les processus de mise en œuvre de plans de maintien des
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Les processus de mise en œuvre de plans de maintien des actifs —
Qualités et défauts
Éric Lalonde, ing., M. ing.Maxxum Gestion d’actifs
LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque 1
LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Insanity: doing the same thing over and over again and expecting
different results
- Albert Einstein
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Préoccupations du gestionnaire
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Préoccupations du gestionnaire
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Quelles situations occupent l’esprit des gestionnaires de parcs immobiliers?
• Infrastructures vieillissantes• Budget d’entretien et de
maintien des actifs en compétition avec les autres départements
• Environnement réglementé• Objectivité des décisions• Départ à la retraite = perte des
connaissances• Intégration des systèmes
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Bulletin des actifs
(Source: ASCE)(Source: City of Hamilton)
Actifs 2001 2005 2009
Eau D D- D-
Égouts D D- D-
Routes D+ D D-
Ponts C C C
Parcs -- C- C-
Matières résiduelles C+ C+ C+
Transport en commun C- D+ D
Écoles D- D D
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Renouvellement et maintien des actifsÉt
end
ue
des
con
stru
ctio
ns
L’évaluation actuelle des déficits accumulés pour le renouvellement des actifs construits dans la période
d’après guerre
Cette période établit notre pratique actuel d’investissement pour
le renouvellement
Nous avons besoin de bien gérer l’accroissement du budget pour
assurer le soutien adéquat des actifs pour les 10 à 20 prochaines années
$
$
$
$
1890 1900 1920 1950 1960 1980 2000
Source : Groupe Altus (2010)
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Déficit, renouvellement d’actifs et mise en priorité
Dolla
rsd’
imm
obili
satio
ns
Problème 1:
Rattrapage240M$
Problème 2:
Taux de renouvellement
d’immobilisations
Problème 3:
Mise en priorité
Fenêtre Stratégique: établissement du budget
Augmentation à 20M$/an
Fenêtre Tactique: Approbation
Source : Groupe Altus (2010)
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Prévision des besoins de maintien anticipés vs l’historiquedes investissements
Besoinscumulatifs
en maintien
Investissementbasé sur les besoins antérieurs
Besoins de maintienBesoins futurs de renouvellement
Déficitaccumulé
Source : Groupe Altus (2010)
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Répartition des coûts sur le cycle de vie
Source : Comperio http://comperioc3.com/go/facility-management-the-most-costly-phase-of-your-facilities-life-cycle/
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Cycle de vie des actifs
Source: Harfan 2005
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Maintien des actifs
Actifs
Processus Données
Actifs
Actifs immobiliers et leur inventaire :Réparti dans différents systèmes, lacunes d’uniformité, information souvent incomplète
DonnéesL’obtention des données requises à la prise de décision est souvent un compromis : Temps, coûts, qualité
Processus
Les processus et les gens assignés à la gestion du maintien des actifs: Incohérents, lacunes de coordination, incomplets
La problématique
Source : Groupe Altus (2010)
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Étapes de mise en œuvre d’un plan de de maintien des actifs
1• Identifier les besoins et objectifs
2• Connaître notre situation de départ
3• Planifier la cueillette de données
4• Examiner nos actifs
5• Évaluer nos actifs
6• Établir les priorités
7• Estimer les risques
8• Exécuter et rétroaction
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
DonnéesCalculs
Rapport
Efforts à déployer
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Données
Information
Savoir
Prise de décision
• Prise de décision =
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Structure de l’informationNiveaux
1. Actif Immeuble XYZ
Année de construction : 1952
2. Système Chaudière
Remplacée : 1987Durée de vie : 35 ans
3. Exigence Remplacer Chaudière
Année de l’exigence : 2022Coût de remplacement : 135 000$
Source : Groupe Altus (2010)
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Cycle de la donnée• Identification: what particular bits of data do
we need so that we can judge the performance of the project?
• Capture: what specific methods or tools will we use to capture the identified data?
• Analysis: how will we treat the raw data to make it meaningful?
• Dissemination: who needs to receive the analysed data in a timely and relevant form to ensure the project’s success?
• Utilisation: how is the disseminated information expected to be used? How will it help us learn or be accountable to stakeholders?
• Assessment: how will we assess whether or not the identified data has in fact helped us?
Source : http://www.aid-it.com.au/Learning.aspx
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Identifier les besoins et objectifs
A• Établir les objectifs du projet de plan de
maintien
B• Identifier les lignes directrices des
préoccupations internes
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Le plan de maintien, un exercice commun
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Les raisons qui motivent la réalisation du plan de maintien– Mettre en évidence des lacunes des actifs– Obtenir de l’aide financière gouvernementale– Contrôler de la désuétude des infrastructures– Léguer un héritage aux générations futures
• Horizon de réalisation– Pour la période budgétaire– Pour l’échéance d’application du plan de maintien
Établir les objectifs du projet de plan de maintien
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Obstacles– Avoir une vision à court terme– Viser les économies immédiates
• Opportunités– Créer un projet rassembleur– Établir le lien entre l’ingénierie et les finances
Établir les objectifs du projet de plan de maintien
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Vérifier auprès des intervenants leurs préoccupations– Occupants– Ingénierie– Entretien
Identifier les lignes directrices des préoccupations internes
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Dans une première phase du plan de maintien…– Systèmes névralgiques– Études– Auscultation et inspection– Systèmes complémentaires
• Au terme du plan de maintien…– Recommandations sur des problématiques identifiées– Vue d’ensemble de tous les systèmes
Identifier les lignes directrices des préoccupations internes - Exemple
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Obstacles– Ne tenir compte que des situations décriées
• Opportunités– Constituer une banque des préoccupations des
intervenants– Inclure le développement durable– Établir le niveau de service visé
Identifier les lignes directrices des préoccupations internes
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Connaître notre situation de départ
C• Rechercher les informations existantes
D• Estimer les efforts, les ressources en fonction des
objectifs
E• Décider du mode de réalisation
F• Élaborer un calendrier de réalisation
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Cycle de la donnée• Identification: what particular bits of data do
we need so that we can judge the performance of the project?
• Capture: what specific methods or tools will we use to capture the identified data?
• Analysis: how will we treat the raw data to make it meaningful?
• Dissemination: who needs to receive the analysed data in a timely and relevant form to ensure the project’s success?
• Utilisation: how is the disseminated information expected to be used? How will it help us learn or be accountable to stakeholders?
• Assessment: how will we assess whether or not the identified data has in fact helped us?
Source : http://www.aid-it.com.au/Learning.aspx
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Données du plan de maintien précédent• Mise à jour des informations• Travaux réalisés depuis• Audits, inspections et auscultations
Valider l’information disponible
Rechercher les informations existantes
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Analyser les données existantes, sous toutes leurs formes– À partir des données requises et complémentaires– Liste des sources d’information– Étendue– Validité/Désuétude– Format– Efforts de récupération
Rechercher les informations existantes
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Rechercher les informations existantes -Exemple
Nature des données Système 1 Système 2 GMAO Système 3Nombre d’immeubles
1305 1307 90% des bâtiments
ImmeubleIdentification et localisation
Identification maître(Adéquat)
Copie du système 1,Adresse en texte libre(Inadéquat), Arborescenced’emplacements (Adéquat).
Adéquat
Dimensions, valeur et âge
Adéquat - il manque desvaleurs d’années deconstruction (632), desuperficies brutes (261) etde valeur de remplacement(1194) pour les bâtiments.
Inexistant. Dimensions de l’étage etdes locaux sont les plusprécises (Adéquat).
Autres Cotes résumées dessystèmes (Inadéquat).
Plans (Adéquat).
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Rechercher les informations existantes -Exemple
Systèmes Système 1 Système 2 GMAO Système 3
Classifications A, B, C, D D, G A, B, C, D, G
Identification, localisation et dimensions
Classification à déduire de lafiche d’inspection,Identification absente – plutôtassociée à la fiche d’inspection(Inadéquat), localisation entexte libre dans la fiched’inspection (Inadéquat),dimensions absentes(Inadéquat).
Identification (Adéquat),Arborescence d’emplacements(Adéquat) , dimensionsabsentes (Inadéquat).
Inexistant.
Âge, condition, intervention
Valeurs d’âge et de conditionassociées à la fiched’inspection (manque deprécision),étendue/dimensions absentes,Coûts d’intervention trèsvariables (300$-200 000$).
Valeurs d’âge sont pour laplupart inexistantes.
Inexistant.
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Obstacles– Négliger une source d’information (par exemple:
registre des inspections d’équipements)– Omettre de rechercher une information requise
• Opportunités– Récupérer les données produites par des fournisseurs– Mettre en commun toutes les sources d’informations
pertinentes
Rechercher les informations existantes
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Identifier les compétences et les types de ressources requises
• Faire l’inventaire des ressources disponibles– Ressources internes– Firmes spécialisées
• Engagement des intervenants– Disponibilité des équipes– Compétences
Estimer les efforts, les ressources en fonction des objectifs
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Démontrer au département les bénéfices et les retombées des résultats du plan de maintien pour qu’ils contribuent à la constitution des données requises et complémentaires– Mise à jour des données opérationnelles– Identification des endroits problématiques
• Bénéfices– Travaux d'entretien localisés (Audit)
Service de l’entretien
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Obstacles– Se limiter au « carré de sable » habituel– Mal évaluer les efforts de récupération et de
préparation des données– Oublier des activités
• Opportunités– Mettre en valeur la contribution des ressources
internes– Rechercher certaines compétences spécialisées
pour rendre l’exécution plus facile
Estimer les efforts, les ressources en fonction des objectifs
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Selon :– la disponibilité des ressources– l’horizon de réalisation– la complexité des activités
Décider du mode de réalisation
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Différents modes possibles– En régie– À mandat unique– À mandats multiples
• Relevés spécialisés• Études particulières
– Mixte
Décider du mode de réalisation
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Obstacles– Offre vs demande– Envergure de projet
• Opportunités– Augmenter la compétence interne pour réaliser
certaines activités– Tirer profit des compétences spécialisées de
firmes
Décider du mode de réalisation
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Échéancier réaliste• Complet
– Toutes les activités– Supervision des mandats externes (si requis)
• Jalons clairement définis et partagés
Élaborer un calendrier de réalisation
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Obstacles– Superposer les activités exécutées par le même type
de ressources– Omettre la séquence et la période de réalisation de
chacune des activités
• Opportunités– Inclure certaines activités dans le processus quotidien
des ressources internes– Faire un suivi régulier pour assurer le succès de
l’exercice
Élaborer un calendrier de réalisation
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Intervenants – rôles et responsabilités
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Intervenants principaux (internes)
• Direction générale• Finances• TI• Services de
l’entretien• Ingénierie (services
techniques)
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Intervenants principaux (internes) –rôles et responsabilités
• Direction générale– Participer à l’orientation des objectifs du projet– Donner l’approbation à la mise en place du projet /
octroyer le mandat– Questionner/approuver les recommandations du plan
de maintien• Finances
– Allouer les sommes suffisantes à la réalisation des activités
– Assurer une reddition de compte pour les activités couvertes par les programmes d’aide financière
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Intervenants principaux (internes) –rôles et responsabilités
• TI– Orienter le choix des technologies à utiliser pour
qu’elles soient compatibles avec l’environnement de la Ville
– Supporter la réalisation pour l’intégration future des données et des systèmes
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Intervenants principaux (internes) –rôles et responsabilités
• Travaux publics– Participer à la définition des lignes directrices des
préoccupations internes– Valider les données descriptives des immeubles– Alimenter la base d’information portant sur les activités
opérationnelles• Ingénierie (services techniques)
– Assurer la direction et la gestion du projet– Gérer les intervenants externes– Calculer les indicateurs et les interventions– Porter un jugement sur les recommandations– Rédiger et signer le rapport
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Échéancier type
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• NOTE: Ceci est un exemple pour illustrer les besoins typiques d’un plan de maintien et l’ordre avec lequel certaines activités pourraient avantageusement être réalisées. Il ne s’agit en aucun cas d’une recette qui s’applique à tous. Chacun devrait l’adapter selon son propre contexte.
Échéancier type
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Échéancier type – Liste des activités
1 • Récupérer les données existantes
2 • Créer / modifier l’inventaire des immeubles (actifs, systèmes)
3 • Mettre à jour les données existantes selon les travaux réalisés
4 • Planifier l’audit des immeubles
5 • Réaliser l’audit
6 • Calculer les indicateurs et les classes d’intervention
7 • Rédiger le plan de maintien des actifs
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Échéancier type – Liste des activités
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Identification• Localisation• Caractéristiques / propriétés intrinsèques• Mesures
– Conditions d’opération– État constaté
• Sous-objets / Événements– Observations d’inspection– Bris, défaut
• Travaux d’entretien
Récupérer les données existantes 1
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Données requises (minimales)– Ex. Système, Année, Dimensions– À recueillir sur tous les systèmes
• Données complémentaires– Pour aider à justifier certaines problématiques
Données requises et complémentaires 1
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Procéder par étapes• Immeubles
– Ex. Année, Dimensions
• Systèmes– Choisir les systèmes qui contribuent le plus à la
décision
Créer l’inventaire d’actifs 2
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Remplacement de système– Modifier année, type de système.
• Événement opérationnel (réparation, bris, etc.)– Documenter l’événement (date, fréquence, etc.).
• Inspection de système– Vérifier si les propriétés du système sont les
mêmes que celles aperçues lors de l’inspection
Mettre à jour les données existantes selon les travaux réalisés
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Certains immeubles peuvent démontrer des signes alarmants de défaillance;
• La gestion du risque doit intervenir dans l’identification des immeubles/systèmes à prioriser dans l’audit.
Planifier l’audit des immeubles 4
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Analyse du risque
Source : http://kennebeccaptain.blogspot.com/2011/02/passage-planning-errors-sv-quest.html
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Établir la nomenclature de référence pour la localisation et l’identification des systèmes;
• Partager toute l’information au personnel d’audit;
• Définir le livrable de l’audit pour une meilleure intégration.
Réaliser l’audit 4
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Plus dispendieux et intensif Précision accrue et portfolio complet Utilisé en combinaison avec relevé de validation
Valeur ajoutée à l’aide à la décision
Audit Complet Précision accrue, en complément du modèle Rapide, données de qualité à un coût raisonnable Confirme les 5-7 prochaines années de planification
Bilan de l’état
Relevé de Validation
Haute précision du modèle de cycle de vie Utilise durée de vie théorique et gabarits Altus Offre une vision globale des coûts et des données Première ébauche du portfolio d’actifs
Modélisation de données
Confirme l’existence et l’âge pour chacune des composantesRevue des Actifs
Peu de frais Aucune capacité de projection/planification d’actifsListe des Retards
Activité Bénéfices et Risques
5%
35%
75%
95%
98%
Activités à valeur ajoutée pour la base de données de planification des actifs
Source : Groupe Altus (2010)
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Conclusion
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
• Bien connaître l’existant pour orienter la réalisation et réduire le risque
• Planifier les activités dont la portée est mesurable et bien définie
• Isoler des activités dont la portée peut être variable– Les activités d’auscultation/inspection– Les études
Préparer le projet de la bonne façon
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LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque
Les processus de mise en œuvre de plans de maintien des actifs —
Qualités et défauts
Éric Lalonde, ing., M. ing.Maxxum Gestion d’actifs
LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque 59