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La conservation partagée des périodiques médicaux en Ile-de-France Claire Nguyen –12 octobre 2010 Journées RNBM. Les origines :. Journée d’étude en octobre 2001 au CTLes Commande de la SDB en mars 2004. La situation en Ile-de-France. Nombre de bibliothèques élevé : - PowerPoint PPT Presentation

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  • La conservation partage des priodiques mdicaux en Ile-de-France

    Claire Nguyen 12 octobre 2010Journes RNBM

  • Les origines :

    Journe dtude en octobre 2001 au CTLes

    Commande de la SDB en mars 2004

    12 octobre 2010

  • La situation en Ile-de-FranceNombre de bibliothques lev : 7 universits : Paris 5, 6, 7, 11, 12, 13, Versailles Saint-Quentin

    Acadmie nationale de mdecine, BIUM et CTLes. = 24 bibliothques (+ 3 bibliothques dodontologie/odonstomatologie)

    Aucun projet dextension des locaux (btiments des annes 60, ou antrieurs). Schma U3M : Bulac, P7, Sainte-Barbe

    Cot du mtre carr en IDF (entre 4 000 et 10 000 euros)

    Exigut des locaux existants et saturation variable

    12 octobre 2010

  • La situation en Ile-de-France (2)Existence de bibliothques de rfrence Acadmie nationale de mdecine Bibliothque Interuniversitaire de mdecine et dodontologie (CADIST, ple associ)

    Prsence du CTLes

    Taux lv de titres redondantsSelon les disciplines, 250 500 titres de base

    Dveloppement du numrique depuis 1999

    12 octobre 2010

  • Objectifs du projet Faire baisser les cots de conservation en vitant de conserver de multiples exemplaires dans plusieurs tablissementsDsengorger certains magasins et librer espaces en vue de laccroissement.Assurer un le long terme et de faon rationnelle la conservation dun nombre limit de chaque collection de chaque titre dans chaque tablissement et en rgion.Assurer un bon accs aux collections de priodiques concerns dans le cadre du prt entre bibliothques (PEB) notamment.Favoriser le passage au tout lectronique pour les tablissements qui ne sont pas ples de conservation dans la mesure o larchivage papier est assur par ple.

    12 octobre 2010

  • Le rle de la BIUM et du CTlesComit de pilotage du plan

    Coordination des actions menes par lensemble des participants pour le traitement de listes, lorganisation matrielle des transferts, pour la rdaction de documents de travail et de guides mthodologiques.

    Suivi technique : hbergement et alimentation de la base (BIUM), paiement des prestations de labes, constitution des listes, nettoyages de la base, extraction de listes,

    Ples de conservation de certains titres

    12 octobre 2010

  • Environnement de travailUn rseau :

    Culture professionnelle homogne : rapidit, aide lusager, Pratiques partagesUn rseau de PEB ancien et actifDes outils communs : les produits de la NLM (classification, bdd Pubmed, catalogues de priodiques, etc.)

    Un dispositif non coercitif, participatif et souple :

    Chacun peut, sil remplit les conditions et le souhaite tre ple de conservation Chacun alimente la base de travail en ligne Filemaker

    12 octobre 2010

  • Les outils mis en place (1)Une convention-cadre :

    Dure : 3 ans renouvelable (2005;2008-)Acteurs : CTLes + BIUM + chaque universit

    Abonnement papier maintenu par le ple de conservation quelques exceptions prsConditions de conservationCession dfinitive

    12 octobre 2010

  • Les outils mis en place (2)Dans chaque tablissement, un rfrent pour la coordination et le pilotage local.

    Au niveau rgional, une double coordination (BIUM et CTLes)

    Une mthodologie:Constitution des listes partir des items de lIndex MedicusTraitement des listes et envoi aux rfrents dans les bibliothquesExtraction des tats de collections ralises par l ABES pour chaque bibliothqueElimination des doublons et appels doffresTransferts des collections et signalement dans le Sudoc

    12 octobre 2010

  • La base de travail

    12 octobre 2010

  • La base de travail

    12 octobre 2010

  • La base de travail

    12 octobre 2010

  • La base de travail version admin

    12 octobre 2010

  • La base de travail version admin

    12 octobre 2010

  • Le signalementLe signalement dans le Sudoc a commenc en 2008

    Chargement des listes 1-17 par la BIUM en 2008 pour les listes rtrospectives. Chacun est charg du signalement dans le Sudoc PCP : PCMed

    Des pratiques de signalement contrastes :

    Pour les tablissements non-ples : Dans 27% des cas, les tablissements corrigent les tats de collection dans le Sudoc; 18% corrigent galement dans la base en lignePour les tablissements ples : Dans 95% des cas, les ples corrigent et signalent leurs tats de collection dans la base en ligne, 87% dans le Sudoc

    12 octobre 2010

  • Le signalement

    12 octobre 2010

  • Le signalement

    12 octobre 2010

  • Le signalement

    12 octobre 2010

  • 12 octobre 2010

  • 12 octobre 2010

  • 12 octobre 2010

  • Rsultats au 09/10/201021 listes traites (6439 titres au 08/10/2010) et 2 listes en cours : 23 bibliothques ont au moins 1 ple de conservation

    Rle de certains tablissements confirm : * BIUM : 4924 titres; Acadmie de mdecine : 593titres; CTLes : 373 titres. 18 autres bibliothques ples : moins de 50 titres en gnral par ple

    12 octobre 2010

  • Rsultats au 09/10/2010 (2)Transferts :

    Une centaine dappels doffres depuis le dbut du plan (17 bibliothques ont rpondu au moins) deux types dappels doffres.Les transferts ont dbut en novembre 2005.1461 ml linaires transfrs au 8 octobre 2010 (2010 : 36 transferts)Les transferts de gros volumes (impliquant surtout le CTles) ont laiss place des transferts nombreux mais faibles en ml.

    Eliminations : des rsultats partiels; un indicateur systmatiser. 1080 ml selon les participants (septembre 2010).

    Signalement :Signalement rtrospectif dans le Sudoc (juin 2008), puis signalement courant. 5386 titres au 09/10/2010

    Une culture rseau fortifie

    Permet de prciser la politique documentaire

    12 octobre 2010

  • Rsultats au 09/10/2010 (3)

    12 octobre 2010

  • DifficultsRessources humaines : Au plan local comme rgional, rythmes diffrents.

    Complexit du travail : Lie la nature des priodiques et au travail affrent.

    Les transferts : Problmes logistiques, Problmes de conservationnisme : veut-on se dpartir ou non des collections

    Les orphelins :818 orphelins.

    12 octobre 2010

  • Difficults (2)Longue dure : A cause du choix initial : traitement systmatique (env.10 000 titres?). Des titres cependant qui chappent la conservation.

    E-only :Contrats avec grands diteurs (interdiction de dsabonner).Problme de la TVA.

    12 octobre 2010

  • Rien nest figEvolutions du plan depuis 6 ans :

    DExcel Filemaker Pro.

    Abandon du principe du second ple de scurit au Ctles.

    Un assouplissement

    Extension dautres bibliothques des tablissements participation, aux autres secteurs de la sant : odontologie (2009), pharmacie (2011).

    12 octobre 2010

  • Demain Extension thmatique : Dj commences ou sur le point odontologie; pharmacie. Dbats sur la biologie et la psychologie

    Extension institutionnelle ? AP-HP : 1 rseau, 37 hpitaux en IdF; Institut Pasteur (intress).

    Extension gographique ?Interrgionale (grand bassin parisien) : existe dj de faitNationale ? Quelle coordination avec les PCP rgionaux?

    12 octobre 2010

    4 thmatiques dgages en 2001. On dcide de commencer par la mdecine

    Numrique : 4500 revues en sant par ex. la BIUM (1/5 des collections de priodiques..)Objet : titres vivants et morts avec barrire mobile : 10 ans. Curseur.collectionq XIX-XX.le fonds ancien nest pas concers1 ou 2 conservent et continuent le papier, les autres acquirent du e-only, ou passent au modle e-only) (pbs de financement rgler, de facteurs extrieurs lis aux diteurs qui nont pas permis de le faire)

    Peb : forte tradition mdicale

    Nrbe limit : Paris 6 a 9 sections mdicales : mnage en interne.Groupe GESPER de Paris 7 qui a fini en 2006.Outils : abes voulait pas dun catalogur bis : na pas donn toutes les localisationscest aussi pour a quon procde par listes

    Crise conomique de 2007 : BIUM et pas quelle a d bcp supprimer

    Un ou deux rfrentsListe de diffusion (2009); au dbut runion trimestrielle puis annuelle (2006)

    Listes : environ 200 titres max., sinon, on les dcoupeOn envoie, on complte lacunes. Pb : si bcp de collections comme la BIUM et pas indexespb de reprage

    Pourquoi on a pas demand toutes les extractions au dpart? Abes voulait pas cette poque, peur quon fasse catalogue bis. On a donc df aire listes par thmatiques, avec petits soucis que a implique (titres qui sortent)champs bibliographiques : extraction abes

    un moment M : faut faire nettogaes de temps en temps mais pas trop car pas vocation dtre catalogue bis

    1839 titres oublis par la conservation, soit prs de 30%