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VAELES CLES D’UN DOSSIER

GAGNANTTransformez votre expérience en diplôme !

Thierry Berthet du Prat-Mirail

© Éditions d’Organisation, 2004ISBN : 2-7081-3115-X

8. Ne vous contentez pas de remplir lesformulaires

8.1 Etablissez votre portefeuille de compétences

Outre que 61 % des conseillers VAE estiment que le meilleur dossierest celui qui présente des compétences regroupées par domaine etillustrées par divers exemples ou explications tirés du curriculumvitæ, dans 44 % des universités le profil du candidat est rapporté àun référentiel de compétences national ou spécifique à l’universitéou au programme. On ne peut donc pas faire l’impasse sur uneprésentation par compétences, d’autant plus que, comme on l’a vu,cette approche est appelée à se développer.

Le portefeuille de compétences, ainsi que la démarche « attestative »(terme utilisé par le groupement d’intérêt public EspaceCompétences de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur) dont il est lerésultat, est un outil qui vient d’Amérique du Nord (où il n’est qu’unepartie du portefeuille « de carrière »), un monde dominé par l’imageet la prétention, où l’essence et le contenu doivent être prouvés.Comme tout nouvel outil de la panoplie du management, il a donnélieu à une mode dont les consultants oublient facilement de dire quece n’est qu’un simple outil de présentation des résultats d’unepratique déjà bien ancrée dans les mœurs, en l’occurrence le bilande compétences.

© Éditions d’Organisation

COMMENT PRÉSENTER VOTRE DOSSIER - 121


122 - VAE : LES CLES D’UN DOSSIER GAGNANT

Choisissez le classeur pour présenter votre portefeuille decompétences

✓ Le portefeuille de compétences est un classeur inventoriant lescompétences et présentant des preuves de celles-ci.

✓ Physiquement, le classeur à pochettes transparentes amoviblessemble une bonne solution. Contrairement à une simple pochette,on peut le consulter souvent sans l’abîmer, on peut changer l’ordredes feuillets, en ajouter ou en retirer facilement. Si, dans le cadred’une recherche d’emploi, il doit rester illustratif et maniable(présentable lors d’un entretien de recrutement), c’est-à-direcompter de dix à vingt feuillets, dans le cadre d’une demande devalidation des acquis il doit être beaucoup plus détaillé et peutatteindre la centaine de feuillets.

✓ L’élément le plus important est le sommaire, rédigé dans le butprécis d’inventorier les compétences et de convaincre qu’ellessont étayées. Les documents à l’appui n’ont que la valeur d’an-nexes illustratives.

Evidemment ce sommaire est éminemment personnel, et aucunerecette-miracle ne peut dispenser de se poser quelques questionsrelatives aux divisions et regroupements que l’on veut opérer, à laplace relative que l’on souhaite attribuer à chaque rubrique (ausommaire et avec les pièces), et au niveau d’exhaustivité que l’onjuge nécessaire.

✓ Compte tenu du volume probable du classeur, la numérotationdes pochettes transparentes (pas des pièces elles-mêmes) est


nécessaire, ainsi que l’utilisation d’onglets de classement. Parsouci de maniabilité, il est aussi possible de disposer d’uneversion informatisée de son portefeuille de compétences, parexemple en une présentation Powerpoint (Microsoft) ou un fichierAcrobat (Adobe), justificatifs inclus (scannés).

Sélectionnez les éléments à inclure dans votre portefeuille decompétences

Les éléments que vous pouvez faire figurer dans votre portefeuille decompétences peuvent être, entre autres, les suivants :

- diplômes et attestations de stage,

- programmes de formation ou brochures d’écoles (écoles peuconnues),

- contrats, lettres d’embauche ou certificats de travail,

- descriptions de fonctions (le cas échéant établies par soi-mêmeselon l’annexe 1),

- fiches d’évaluation,

- lettres de recommandation et cartes de remerciements,

- cartes de membre ou appels à cotisation d’associations profes-sionnelles,

COMMENT PRÉSENTER VOTRE DOSSIER- 123



- habilitations et certifications, prix et honneurs,

- convocations ou comptes-rendus de groupes d’étude informels,

- convocations à des jurys ou invitations à des évènements,

- convocations à des entretiens de recrutement,

- résultats de tests de personnalité,

- réalisations diverses,

- études et rapports (références, sommaires ou preuves de pater-nité),

- programmes de cours donnés, brochures d’écoles et lettres deremerciements,

- articles de presse citant l’intéressé ou écrits par lui,

- abonnements à des revues professionnelles,

- tickets d’entrée, programmes ou factures de conférences etcongrès,

- pages personnelles Internet,

- déclarations personnelles ou présentations de procédures ou derésultats (schémas, graphiques, fiches explicatives…) faites parsoi-même,

-…

Soignez le sommaire de votre portefeuille de compétences

Le sommaire présenté ci-après, et qui reprend les résultats de troisgrilles d’analyse déjà exposées, n’est qu’un exemple possible.

✓ Les « circonstances illustratives » sont les occasions significativesoù l’on a mis en oeuvre chaque compétence.

✓ Les « séquences d’acquisition » sont toutes les périodes de forma-tion initiale ou continue, les postes tenus, séminaires etc.



Portefeuille de compétences - Sommaire

Sommaire du portefeuille de compétences qui rassemble leséléments de preuve de chaque compétence revendiquée.



COMPETENCES

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CIRCONSTANCESILLUSTRATIVES

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CONNAISSANCES etdisciplines opératoires

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SEQUENCES D’ACQUISITION

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Pages

ENVIRONNEMENTScultures et langages1-.................2-.................

PERIODE DEFREQUENTATION

DOCUMENTSA L’APPUI

Pages

8.2 Organisez votre « répartie circonstanciée auprogramme de formation »

Alors que 72 % des responsables VAE considèrent comme meilleurdossier celui qui se base sur le référentiel de formation ouprogramme d’enseignement du diplôme visé et explique, pourchacune des unités de valeur, à quelle occasion l’expérience ducandidat lui a permis d’acquérir des compétences équivalentes,toutes les universités (100 %) ayant répondu à l’enquête de l’été2003 précisent que pour son évaluation, le profil du candidat à laVAE est rapporté au programme de formation conduisant normale-ment au diplôme.

Aussi, même si l’esprit du texte est de type soustractif (le diplômecomplet par défaut - sauf en cas de refus de certaines unités), l’ap-plication qui semble la plus courante est additive (validation unitépar unité - qui peut totaliser le diplôme complet). Bien qu’en théorie« le jury décide de l’attribution du diplôme, du titre ou du certificatde qualification [ ], à défaut […] il se prononce sur les connais-sances, aptitudes et compétences qui […] doivent faire l’objet del’évaluation complémentaire », la réalité concrète est la plupart dutemps l’examen, unité par unité, de la pertinence de validerchacune.

Si un seul document de ce livre doit donc être utilisé ou adapté, c’estcelui que l’on appellera, jusqu’à ce qu’un lecteur suggère (à[email protected]) une autre appellation, la répartiecirconstanciée au programme de formation.





Cette grille de présentation créée spécialement en réponse à l’étudeprécitée, et inédite jusqu’ici, n’était jusqu’à présent proposée souscette forme par aucune université, mais a de fortes chances d’entrer,sinon dans les formulaires diffusés, du moins dans les documentsinternes d’évaluation.

Ce qui existe déjà, par exemple à l’université de Montpellier I, c’estun tableau à deux colonnes : on indique dans la colonne de gaucheles intitulés des unités d’enseignement demandés en validation, et enregard, dans la colonne de droite, les expériences, fonctions oumissions qui en justifient la validation, unité par unité. Le candidatest invité à décrire, pour chacune des unités d’enseignement deman-dées, les fonctions exercées ainsi que les missions et les tâchescorrespondantes (une page maximum par unité demandée), et àprocéder de même pour chacune des unités qui constituent lediplôme s’il souhaite en obtenir la totalité par la validation.

La première difficulté pour l’élaboration d’un document de ce typeest l’accès aux programmes de formation. En effet, les universitésdiffusent un « contenu » ou « programme » qui ne comprend biensouvent que les intitulés de cours ou de modules, mais pas réelle-ment le programme, or sans aller jusqu’au détail de chaque séancece n’est qu’en connaissant le programme d’un cours, qui s’étaleparfois sur 20 à 50 heures, que l’on pourra y répondre point parpoint (c’est bien cela une répartie circonstanciée).

8.3 répartie circonstanciée : simple sommaire ou forme déclarative

On peut envisager deux formes pour la répartie circonstanciée auprogramme de formation.

L’une est essentiellement déclarative, narrative et doit être assezdéveloppée, et l’autre est le simple sommaire d’un classeur depreuves, bâti comme un portefeuille de compétences.

La différence entre celui-ci et celle-là, qui rassemblent le même typede documents, est que la répartie circonstanciée est un extrait choisi,et plus étayé, du portefeuille de compétences ; le portefeuille est unoutil de gestion de carrière, évolutif et jamais terminé, la répartiecirconstanciée est une réponse sélectionnée à un programme précis.

Dans les deux cas de présentation (déclarative ou attestative) il s’agitde lister les unités de cours composant le programme en question, etd’expliquer en face pourquoi (sur quelle base) on pense en avoirdéjà acquis le contenu ; dans le cas où il s’agit d’un référentiel dediplôme formulé en termes de compétences à atteindre, on expli-quera pourquoi (comment) on pense avoir déjà atteint cet objectif.

Sur vingt ans d’expérience, on a pu collecter autant d’acquisen marketing qu’en gestion des ressources humaines, mais sion vise la validation de certains acquis à travers un master(ex-DESS) en GRH, on n’inclura pas les acquis en marketingdans sa réponse circonstanciée.

Exemple



Enfin il n’est pas nécessaire de se limiter au programme de la forma-tion dont en vise le diplôme : si le programme équivalent dans uneautre université comporte une unité que celui-ci n’a pas, et que l’onmaîtrise, on peut le mentionner (en l’expliquant).

8.4 Choisissez la présentation de votre répartiecirconstanciée

Les pages suivantes proposent deux présentations différentes, l’uneen répartie à un référentiel de diplôme formulé en objectifs et l’autreen répartie à un programme de formation formulé en contenus.

L’une insiste sur le processus d’acquisition par l’expérience et necomporte pas d’annexes, et l’autre mentionne les acquis de l’expé-rience et présente des « pièces à conviction ».

Toutes les combinaisons de présentations sont possibles, en fonctionde ce que l’on a pu percevoir des attentes de l’université concernée.En particulier, si un portefeuille de compétences est présenté parailleurs, la répartie circonstanciée au programme devrait logiquementn’être que déclarative (avec éventuellement des références mais pasd’annexes), alors que s’il n’y a pas de portefeuille de compétences larépartie circonstanciée devrait logiquement être plus attestative.

Comme pour le portefeuille de compétences, il est aussi possible dedisposer d’une version informatisée de la répartie circonstanciée auprogramme de formation, par exemple en une présentationPowerpoint (Microsoft) ou un fichier Acrobat (Adobe), notamment sielle inclut des justificatifs (scannés).




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Répartie au programme de formation

programme de formation du master en ingénierie de la formation



Unités devaleur

Acquis de l’expérience Justificatifs Pag.

« Droit de laformation »

Adjoint DRH SA Delanne - déclara-tions légales 2483 (1995-2000)Mémoire de fin d’études de maîtrise(1990) sur la réforme du finance-ment de la formation professionnelle

Note de rappelpour retard dedéclarationFiche de nota-tion du mémoire

A1

A2

« Etablissementdu plan de

formation »

SA Delanne – établissement du planannuel

Note de servicesignée par messoins

B1

« Ingénierie deformation »

SA Delanne – établissement du planannuel

Cahier descharges présentéau GRETA

C1

« Formationouverte et àdistance »

Vacataire enseignant en formationouverte et à distance à l’ESC

Brochure ESCSynopsis demon cours

D1D2

« Approchesystémique dela formation »

Adhérent GARF – conférencesmensuelles

Invitation repasde fin d’annéeGARF

E1

« Gestionprévisionnelledes ressources

humaines »

Etudié dans le cadre d’un stage GRHau CNOF

Fiche deprogrammeCNOF

F1

« Formation etinsertion »

Service national – assistant recon-version

Lettre de recom-mandation

G1

………

« Economie dela formation »

Mémoire de fin d’études de maîtrise(1990) sur la réforme du finance-ment de la formation professionnelle

Fiche de nota-tion du mémoire

A2

8.5 Utilisez le moment venu des argumentscomplémentaires

Au moment du dépôt de la demande de validation des acquis de sonexpérience auprès de la cellule VAE comme au moment de ladéfense orale de son dossier, le candidat peut aussi avancer quelquesarguments complémentaires, auxquels le jury peut être sensible,mais qui ne constituent pas des justificatifs et ne peuvent pastoujours être présentés par écrit, à savoir notamment :

• J’ai tenu le poste exact auquel prépare ce diplôme, ce qui estla meilleure preuve que j’en ai le niveau.

• Je ne présente aucun risque d’inadaptation puisque monadaptation à ce poste est derrière moi.

• En me diplômant, vous ferez baisser la moyenne du délaid’attente nécessaire avant un premier poste cadre à l’issue dudiplôme.

• En me diplômant, vous renforcerez les statistiques d’emploi àla sortie du diplôme puisque j’ai déjà mon emploi.

• En me diplômant, vous renforcerez les statistiques de niveaude responsabilité puisque je suis déjà cadre.

• Sur le programme, on pourrait ajouter ceci, comme dans telleécole équivalente, et que j’ai d’ailleurs pratiqué ou étudié.

• Je me ferai l’avocat de la formation dans mon secteur.• La formation pourra s’enorgueillir de moi ancien élève.• Je pourrai apporter des cas concrets aux professeurs.• J’apporterai quelque chose à l’association des anciens.



8.6 Ne prenez surtout pas le risque de la légèreté

L’arrivée en France du portefeuille de compétences, improprementnommé puisqu’il s’agit essentiellement d’un recueil de preuves,justificatifs et illustrations, peut rappeler l’arrivée il y a quelquesannées du contrôle de références et de la mode du sermon éthique.Elle doit être rapprochée de leur origine dans un système social oùont échoué toutes les autorités de normalisation (qui essaient depuis125 ans d’imposer le système métrique et dont aucune loi ne résisteà la jurisprudence) et de certification (réfractaires aux standardscomptables internationaux et compromises dans toutes les affairesde corruption). A cet égard, l’ouvrage de David Callahan, The chea-ting culture, why more Americans are doing wrong (« la culture dela triche »), à paraître début 2004, est singulièrement parlant.

La France n’est pas les Etats-Unis, et comme l’indiquait BernadetteRivoire on fait a priori confiance au candidat sur la réalité desconnaissances et aptitudes qu’il revendique. Un acharnement àvouloir absolument ouvrir son portefeuille de compétences pourprésenter et commenter chaque justificatif pourrait même paraîtresuspect et attirer les doutes.

Ce recueil doit donc être préparé « au cas où ». Il s’agit de fairesavoir au conseiller VAE que ce recueil existe pour qu’il puisse leciter auprès du jury, ce qui est un gage de sérieux. C’est un peucomme quand on indique sur un curriculum vitæ à la française« références sur demande », alors que sur le résumé à l’états-unienne, s’il n’y a pas au moins trois références nominatives aveccoordonnées de contact, le document est voué au panier.




De leur côté les évaluateurs ne demanderont pas à voir un justifica-tif pour toute compétence invoquée, mais ils en réclameront peut-être deux au hasard (pour sondage aléatoire) et si ces deux-là exis-tent ils en concluront que le dossier a du répondant ; s’ils tombentsur une compétence ou une circonstance pour laquelle il n’y a rien,car cela arrive inévitablement, ils en demanderont deux autres.

La malhonnêteté ne paie pas. Il ne s’agit pas de donner une bonneréponse dans une interrogation écrite, avec l’alternative entre leweek-end de bachotage et l’œillade vers la copie du voisin, il s’agitde présenter des années de travail (au moins trois ans) en vue d’es-sayer d’obtenir un diplôme complet, qui sans la VAE coûterait desannées d’effort. Il serait dommage de compromettre la solidité et lacrédibilité de tout cet édifice à cause d’un « mensonge mineur ».

Le système français de VAE, on l’a vu, est unique au monde en sacomplétude actuelle, et unique quant aux possibilités offertes à quiveut en user avec application.

La pratique de certaines sociétés de services et d’ingénierieinformatique, qui mettent sur le CV (joint à toute propositioncommerciale) de tous les consultants la réalisation d’un seuld’entre eux dans le secteur d’activité ou le domaine d’appli-cation considéré, a jeté le discrédit sur toute une profession,sans compter le coup porté à l’employabilité de leurs consul-tants hors du secteur SSII.

Exemple


Mais quand on envisage d’accorder à un professionnel qu’on aaccompagné pendant quelques heures le même diplôme que celuique l’on accorde sur examen à des étudiants qu’on a observés ensituation pendant plusieurs années, on ne peut pas se permettre deprendre le risque d’associer la notoriété de l’institution ou la crédi-bilité du système au curriculum vitæ fantaisiste d’une personne quiaurait manifestement menti sur son expérience.




Vous pouvez constituer votreportefeuille de compétences, car ilsuscitera l’intérêt des deux tiers desconseillers VAE.

Vous devez rédiger votre répartiecirconstanciée au programme deformation, car tous les conseillersVAE l’utiliseront.


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