leidraad wabo div archivering - wabo-documenten 16 augustus 2010 vrom, vng ... deze instanties...

                Leidraad   Wabo – DIV /  archivering     

De Wet algemene  bepalingen omgevingsrecht  vanuit het oogpunt van  documentaire  informatievoorziening                            Versie 1.1  16 augustus 2010             

VROM, VNG, IPO en Vereniging Stadswerk Nederland | Wabo ‐ DIV boekje versie 1.1   

2 

VROM, VNG, IPO en Vereniging Stadswerk Nederland | Wabo ‐ DIV boekje versie 1.1   

3 

Leeswijzer en samenvatting        Het Wabo‐DIV boekje heeft haar oorsprong liggen in het advies van het Nationaal Archief over de  archiefwaardigheid van Omgevingsloket online, de landelijke voorziening voor het indienen van aanvragen voor  een omgevingsvergunning. Dit boekwerk start in hoofdstuk 1 met een korte uiteenzetting van deze  achtergrond. Vervolgens volgt in hoofdstuk 2 een kennismaking met de Wet algemene bepalingen  omgevingsrecht (Wabo). In hoofdstuk 3 volgt de kennismaking met Omgevingsloket online. Beide hoofdstukken  zijn echte kennismakingen, waarbij het oogpunt van de documentaire informatievoorziening reeds is terug te  vinden. Voor meer detailinformatie wordt verwezen naar andere documenten zoals de Juridische Leidraad.     Omgevingsloket online is een voorziening waarmee alle bevoegde gezagen te maken krijgen. De  brievenbusfunctie is een verplichte functie. In dienstverleningsovereenkomsten tussen bevoegde gezagen  wordt regelmatig Omgevingsloket online aangewezen als platform voor informatie‐uitwisseling. Wanneer  daarvan sprake is krijgt het bevoegd gezag ook met die functie te maken. Vandaar dat in hoofdstuk 4 het  gegevensmodel van Omgevingsloket online wordt geschetst. Dit gebeurt ook vanuit het oogpunt van de  documentaire informatievoorziening. Er wordt vooral aandacht besteed aan de documenttypen die  Omgevingsloket online onderscheidt, de status van documenttypen en de metadata die per type wordt  onderscheiden. Ook wordt in dit hoofdstuk ingegaan op een aantal essentiële begrippen: werkzaamheden,  onderdelen en activiteiten. Het onderscheid is van essentieel belang voor een goed begrip van onderdelen van  het boekwerk.    Tot zover is het boekwerk een leesboek. De lezer neemt informatie tot zich. Deze hoofdstukken moeten leiden  tot een goed fundament, waarop gebouwd kan worden. Alle volgende hoofdstukken bevatten informatie  waarmee aan de slag moet worden gegaan. In hoofdstuk 5 wordt het bevoegd gezag geconfronteerd met de  andere functies van Omgevingsloket online. De vraag die gesteld moet worden is of van deze functies gebruikt  wordt gemaakt. Hierop kan geen eenduidig antwoord worden gegeven. Diverse factoren spelen daarbij een rol,  zoals:   

• De stand van zaken ten aanzien van de belangrijkste informatiesystemen.  • De stand van zaken op het gebied van digitaal werken (behandelen en archiveren),  • De gewenste wijze van communicatie met aanvragers en belanghebbenden.  • De gewenste samenwerking met andere adviseurs. 

    Hoofdstuk 5 bespreekt deze factoren. Dit resulteert in een eenvoudig beslismodel dat kan ondersteunen bij de  te maken afweging. De consequenties van een keuze voor het (uitgebreider) gebruik van Omgevingsloket  online worden tenslotte in beeld gebracht. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt in analoog – digitaal  behandelen en analoog – digitaal archiveren.     Vanuit de verplichte functies van Omgevingsloket wordt de stap gezet naar hoofdstuk 8 en 9. Deze  hoofdstukken bespreken het modelleren van het intakeproces en samenwerkingsproces met adviseurs. Het  intakeproces is het proces dat start met ontvangst van een (digitale) aanvraag (uit Omgevingsloket online) en  eindigt bij de overdracht van het dossier aan de case‐ of vergunningenmanager. Dit proces is vaak een  samenspel tussen meerdere organisatieonderdelen dan wel medewerkers. Hoofdstuk 8 bespreekt de  belangrijkste zaken die moeten worden ingeregeld. Het bevoegd gezag kan nagaan of aspecten reeds op orde  zijn dan wel nog de nodige aandacht vragen.     

VROM, VNG, IPO en Vereniging Stadswerk Nederland | Wabo ‐ DIV boekje versie 1.1   

4 

Hoofdstuk 9 bespreekt de twee modellen in Omgevingsloket online om samen te werken met andere bevoegde  gezagen en adviseurs. Er zal bij gebruik van Omgevingsloket online als platform voor informatie‐uitwisseling  een keuze moeten worden gemaakt uit één van de twee modellen. Dit vindt plaats in de samenspraak met de  samenwerkingspartners. De twee modellen worden kort beschreven en met elkaar vergeleken.    De verplichte functies van Omgevingsloket online vragen om aandacht voor het digitaliseren van documenten  en het up‐ en downloaden bestanden naar en van Omgevingsloket online. De hoofdstukken 10 en 11 zijn aan  deze onderwerpen gewijd. Bij het digitaliseren van bestanden moet op een aantal punten worden gelet. Deze  komen aan bod in hoofdstuk 10. Specifieke zaken waarmee rekening moet worden gehouden bij het up‐ en  downloaden zijn onderwerp van hoofdstuk 11. Beide hoofdstukken kunnen worden gezien als  aandachtspuntenlijsten, die kunnen worden nagelopen. Hoofdstuk 12 is een uitvloeisel van de hoofdstukken 10  en 11. Dit hoofdstuk bespreekt de authenticiteit van documenten.    Ook hoofdstuk 13 heeft direct te maken met het gebruik van Omgevingsvergunning online en bespreekt de  overdrachtsprocedure. Deze procedure is van belang om afgesloten dossiers in Omgevingsloket online over te  halen naar de eigen omgeving en gereed te zetten voor opschoning. Omgevingsloket online biedt het bevoegd  gezag namelijk ondersteuning tot het moment dat de beschikking is vervaardigd. De overdrachtsprocedure  vraagt om het nodige inregelwerk bij bevoegde gezagen.    Een tweetal hoofdstukken is nog niet genoemd. Het zijn de hoofdstukken 6 en 7. Dit zijn twee hoofdstukken die  los staan van Omgevingsloket online, maar wel vanuit oogpunt van documentaire informatievoorziening van  essentieel belang zijn. Vandaar dat deze onderwerpen direct na de keuze voor een gebruiksoptie  Omgevingsloket online worden besproken. In hoofdstuk 6 wordt het ordeningsplan voor de Wabo  gepresenteerd. Dit plan is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:   

• De opzet van een Document Structuur Plan (DSP).   • De zaaktypencatalogus van EGEM (KING).  • Het e‐proces Vergunningen van EGEM (KING).  • Het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) als opvolger van het GFO zaken.  • De  standaard documenten ontwikkeld door Vereniging  Stadswerk Nederland  in  samenwerking met 

een aantal gemeenten in opdracht van het ministerie van VROM.      Het ordeningsplan biedt handvatten voor het bevoegd gezag om dossiers en informatiesystemen in te regelen.  Voor de fase van informatie & advies, vergunningverlening en inspectie en toezicht en handhaving is het plan  uitgewerkt. Aan de orde komen achtereenvolgens:   

• De titel van het werkproces.  • De hoofdstappen van het werkproces.  • De opbouw van zaken en deelzaken (dossieropbouw).  • De documenttypen.  • De veel voorkomende documenten. 

  Er wordt in hoofdstuk 6 ook ingegaan op het onderwerp metadata en de verschillende type dossiers.  Hoofdstuk 7 bespreekt het inregelen van de bewaar‐ en vernietigtermijnen. Voor de omgevingsvergunning is  geen eigen selectielijst opgesteld, maar wordt gebruik gemaakt van de bestaande selectielijsten. Er wordt  ingegaan op de modulaire wijze van werken, die binnen de landelijke begeleidingscommissie de voorkeur heeft  gekregen. Deze methodiek wordt toegelicht.      

VROM, VNG, IPO en Vereniging Stadswerk Nederland | Wabo ‐ DIV boekje versie 1.1   

5 

  Hoofdstuk 14 bespreekt in het kort een tweetal regelingen, die op het gebied van Omgevingsloket online in de  toekomst een rol zullen spelen.    In hoofdstuk 15 is een aantal bijlagen opgenomen. Bij het schrijven van dit boekwerk is veel informatie  verzameld. Een selectie hiervan is als achtergrondinformatie opgenomen. Een tweetal bijlagen moet op dit  moment al apart worden genoemd, namelijk de transponeringstabel van oud naar nieuw. De lezer krijgt hier  inzicht in de relatie tussen een aantal belangrijke begrippen en kan op basis van deze tabel de relatie leggen  tussen een activiteit van de Wabo en de ‘oude’ toestemmingen. Deze tabel kan als opstap worden gebruikt  naar de proeve van een selectielijst. Deze is ook als aparte bijlage terug te vinden.    De leidraad Wabo – DIV / archivering is tot stand gekomen door