Legislative Finance Committee: IT Project Portfolio Supplemental Report 

LFC Meeting Date: June 11, 2013 

 

 Page1

A. GeneralProjectInformation1. Agency: Department of Administration   

2. Project Title: SITSD: Miles City Data Center (MCDC): Infra‐structure build‐out and occupancy 

3. Date Prepared: 6/3/2013 

4. Prepared By: Charlene Giefer 

B. ProjectStatus1. Overall Health: Green 

2. Brief description of current project status 

The Miles City Data Center project has been completed and closed out.  

3. Major milestones completed so far: Close of project 2/8/2013 

4. Next milestone(s): N/A 

C. ScopeChanges

Title and Brief Description 

Date 

Approved 

Schedule 

Impact (weeks) 

Budget Impact 

($ amount) 

       

       

D. IssuesandRisks

Title and Brief Description 

Date 

Identified  Planned Resolution 

Responsible 

for Resolution 

       

       

E. AdditionalComments 

Included is the project’s lessons learned documentation.  

 

 

 

 

State of MontanaDepartment of Administration State Information Technology Services Division 

 Miles City Data Center Project    Lessons LearnedProcess Improvement In Retrospective   Prepared by:  Tammy Stuart Version:  1.0 Release date:  5/3/2013 

 

i  

 

   

Business Case – Document Change Log 

Version  Date  Author  Description of Change 

  3/19/13  T. Stuart  First draft

.5  4/30/13  C. Giefer  Second draft

1.0  5/3/2013  C. Giefer  Final

 

ii  

TableofContents 

A.  General Project Information ................................................................................................................. 1 

B.  Project Status ........................................................................................................................................ 1 

C.  Scope Changes ...................................................................................................................................... 1 

D.  Issues and Risks ..................................................................................................................................... 1 

E.  Additional Comments ........................................................................................................................... 1 

Introduction ............................................................................................................................................... 3 

Purpose ................................................................................................................................................... 3 

LessonsLearnedSession ..................................................................................................................... 3 

LessonsLearnedIdentificationApproach ........................................................................................... 3 

ProjectScoreandOneWordDescriptors ............................................................................................. 6 

ProjectScore(1lowto10high) ......................................................................................................... 6 

ProjectDescriptors ............................................................................................................................... 6 

LessonsLearnedParticipants ............................................................................................................. 6 

ActionItems ........................................................................................................................................... 6 

ProjectManager’sComments ................................................................................................................. 7 

LessonsLearnedDocument .................................................................................................................... 8 

AppendixA–MCDCProject:SessionTranscriptofLessonsLearned .......................................... 11 

 

 

3  

Introduction

PurposeIdentification and documentation of lessons learned is a critical component in an organization’s continuous process improvement efforts. If properly communicated, lessons learned from one project can benefit similar future projects by creating an awareness of positive and negative project events thereby enabling the project manager prepare for managing them.  The lessons learned from this document will become part of the State’s project management information assets so other project teams may review them and plan accordingly. 

LessonsLearnedSessionThe Lessons Learned Work Session took place on Monday, February 8, 2013. The session participants met in Room 53 in the Mitchell Building from 10:00am to 2:00 pm. 

LessonsLearnedIdentificationApproachAn interactive, hands‐on approach was used to collect lessons learned for this project.  Participants were given a pad of sticky notes and a sheet of multi‐colored stickers to be used during the session.  A timeline that identified key milestones was hung on the walls of the meeting room.  The purpose of the timeline was to prompt participants in identifying lessons learned events and at what points during the project the events occurred.   After reviewing the purpose of the Lessons Learned, the group was asked to review the project timeline, hung on the walls, and determine if the list of key milestones was accurate or if any were missing.  The group adjusted the initial timeline of milestones to more accurately reflect the project.  The facilitator discussed the need to identify events / activities that went well for the project and things that didn’t work well. Using their pad of sticky notes, the participants were asked to write down negative and positive events that occurred during the project and place them on the timeline in chronological order near the appropriate milestone on the timeline.  Following the placement of these events on the timeline, participants were asked to place one or more of the colored stickers on the events to which they had one of the following emotional reactions:    

Red = Something negative happened 

Green = Something positive happened 

Blue = Something surprising happened 

Yellow = Something confusing happened  A discussion about the events and the emotions, identified by the stickers placed on the events, took place immediately following the placement of the stickers.  Participants actively participated in this discussion with very little prompting from the facilitator and many lessons learned and solutions were identified and are documented in this report.  Immediately before the close of the lessons learned session participants were asked to identify a word that they felt accurately reflected the project.  Participants also scored the project for a 2nd time.  The project descriptor and project score before the lessons learned will be compared to the project descriptor and project score after the lessons learned session.   

 

4  

The following images are stored with this document, in the PMO shared directory, for larger format viewing. 

   

 

 

5  

 

 

 

 

6  

ProjectScoreandOneWordDescriptors

ProjectScore(1lowto10high)  Before  After  Combined 

Average Project Score  8.1  6.8  7.5 

Mean Project Score  8  7  7.5  

ProjectDescriptorsBefore the Lessons Learned Session: 

Success, challenging, average, unorganized, waiting extremely well executed, fully loaded, challenged, good, 

flexible, organized, successful, success, average 

After the Lessons Learned Session: 

still challenging, do‐over, lucky, reactive, surprise, coordination, delays, success, typical, successful, indecision, 

risky 

LessonsLearnedParticipantsParticipant  Project Role  Participant  Project Role 

Charlene Giefer Ed Sivils Dave Carlson Tony Noble Ron Heilman Lynne Pizzini Chris Kuntz Linda Kirkland 

Project Manager Project Team Member Project Team Member Project Team Member Project Team Member Project Team Member Project Team Member Project Team Member 

Stuart Fuller Barry Fox Don Grinsell Irv Vavruska Audrey Hinman Heather Nelson Tammy Stuart 

Project Director Project Team Member Project Team Member Project Team Member Project Team Member Project Team Member Lessons Learned Facilitator 

ActionItemsAction  Responsibility 

There were no action items that came out of the lessons learned session.   

   

 

 

7  

ProjectManager’sComments 

The project was a success.  The project accomplished what it set out to do and overcame some significant challenges on 

the way.   Appropriate weekly meetings and communications were critical to making the project successful.  

In addition to the lessons learned listed in the document, there are some other items that should be noted: 

A major risk factor with trying to obtain 10GB network services at a reasonable cost came into play.  There were 

multiple delays in obtaining those services and the project cost increased because we had to implement a plan 

“C” for 10GB networking to Miles City.  

There were a number of technology and strategy changes during the life of the project that fundamentally 

changed some of the assumptions on how DR would work.  These changes included the backup SAN strategy 

and network   

 

                                

 

8  

LessonsLearnedDocumentThe following items are defined as follows:   

Value 

The value of the lesson is either positive to the project or negative. 

Significant Event 

Description of the lesson learned event. 

Lessons Learned/Recommendations  

Suggestions for implementing positive lessons or for managing negative lessons on future projects. 

 

 

 

 

9  

LessonsLearnedValue  Significant Event  Lessons Learned/Recommendations 

Negative  Project coordinators changing four times over the course of the project.  As a result there was some confusion for the new project coordinators due to inconsistent project documentation and no clear transition between managers which caused some confusion for team members.  

Plan for changes in the Project coordinator/manager role; keep project documentation up to date and if possible allow for a transitions period between managers. 

Negative  Due to scope changes personnel resources on this project were at times confused and over allocated. Team members were responsible for day‐to‐day responsibilities, assigned to multiple projects, changing priorities due to unforeseen facilities issues at both the Helena SMDC and the Miles City Data Center, and decisions being made/changed on changing expectations by possible external customers. 

1) Identify potential risks up front that could affect the scope and resources and plan for mitigation of these risks. 

2) Assign team member day to day responsibilities as needed to other capable co‐workers. 

3) Better manage SITSD’s project portfolio; i.e. possibly determine if there are projects that can be put on hold to ease over allocation of resources. 

4) Postpone any talks with possible external customers until the project is complete. 

Positive  Hired local employee to manage MCDC  Projects that are conducted at locations outside Helena benefit by having an employee on site during the project. 

Negative  The 2011 legislature was in session during this project.  Events taking place at the legislature included budget items, and the failed funding of a new employee pay plan had an impact on employee morale.  

Awareness of how the political environment may impact resources is important for any project, in particular when the legislature is in session.  Pay attention to employee impact of any kind during a project and put a plan in place to mitigate the impact. 

Negative  A formal change request process was not used and there was confusion on what decisions were made and the reason they were made.  The entire team did not buy into every decision because they did not know how the decisions were made. 

Projects should use a formalized change management process and important decisions should be communicated to the team in writing through a decision request document. 

Negative  Although a budget was identified for this project, as a result of changing SITSD funding availability and system architectural changes, it was not always clear as to how much money was available, what items were priority for purchase and how purchases would be paid for. 

Use a more formalized method to track and prioritize all change requests and their impact on the project budget, as well as be more aware of changing funding availability and make adjustment decisions based on priority and impact to the overall project.  

Negative  The building flooded due to an extraordinary rain event  This was an unforeseen risk which was out of our control due to the building 

 

 

 

10  

that overwhelmed the building storm water management system; as well there were flaws in the storm water system which exacerbated the problem. 

plan. During the planning phase, look more closely at the possibility of external risks when identifying risks that could impact the project in a negative way. 

Negative  Some team members were not involved in the plan for testing at the beginning which led to confusion about what was needed and last minute planning. 

Begin the test plan early in the project and involve resources that will be responsible for any part of testing upfront. 

Negative  It was determined early on in the project that a 2nd FTE would be needed at MCDC, but due to other high priority project items the 2nd resource was not hired.  An unexpected loss of the only onsite MCDC resource was an immediate need for an additional resource and nobody to fill that need. 

Plan for staffing requirements should be completed at the beginning of the project and revised as needed.  Once a need has been definitively identified that resource should be acquired or alternative plans made. 

Negative  Moving equipment in the middle of the winter added safety concerns. 

When possible, schedule equipment moves during mild weather. 

Positive  Hiring a moving company to move the bulk of the equipment saved time and cost. 

Using a moving company prevents multiple trips and transfers some of the risk. 

Negative  The project was long and had many technical issues/decisions to address. 

Any project that is long and has easy divisions of work should be phased or sub‐projects should be created. 

  Appendix A  MCDC Session recorded lessons learned document. 

 

 

 

11  

AppendixA–MCDCProject:SessionTranscriptofLessonsLearnedTheseMCDCProjectlessonslearnedweretranscribedduringtheFebruary8th,2013session.MCDC Meeting lesson learned 

Attendees: Tammy Stuart,  Charlene Giefer, Ed Sivils, Dave Carlson, Tony Noble, Ron Heilman, Lynne Pizzini, Chris Kunz, Stuart Fuller, Barry Fox, 

Don Grinsell, Irv Vavruska, Audrey Hinman,  Heather Nelson, and  Linda Kirkland 

 Sticky title ‐ LL (Lesson Learned) 

John Salazar hired.  – LL if you have a remote project you need someone on site to manage the remote area. 

Legislative session – LL we need to be aware of what is being said.  What is the political environment and try to counterbalance that to keep 

morale up. We will come back to this one. 

Compressor issue – Lynne external events can affect the time line of the project. LL plan for unexpected events.  You want your recourses to 

identify somebody who can take their place or go to something else they might do so identify that person ahead of time.    

1GB Mid‐Rivers award LL per Stuart your initial concept of the project will change during the project.     

 Northern Tier dealings LL it would have been nice to have a business analyst to do a comparative analysis.  Linda it is the political aspect that 

changed from day to day.  LL is no plans are made until something is in writing.    

Confusion on the disaster recovery mainframe Oregon role LL if you can’t get key discussion made it will be negative on the project in some 

way.  

Tammy asked about decision request or change request that will cause you to pay a little more attention and that should be something else we 

do that goes along with tighten up the project management putting it in writing that you know of the issue and tried to address and here is 

where we are at.  

Miles City travel to LL at the being if you are doing a remote project do an analysis of the cost not just money but impact on employees and 

make the decision up front.  

 

 

 

12  

Infrastructure equipment and budget list develop LL you need a defined budget and it will adjust.      

Storage initial plan – LL maybe could happen was a resources reallocation depending on priority.  

Miles City water issues don’t build on a swamp.  Needed more testing on the property and hire a project manager that new how to build 

buildings.  LL if we had somebody with experience area could have helped. 

Project charter got finalized out of order.  Stuart we as a group are maturing on how about budget management.  LL maybe we need to look at 

the expectations and set realistic expectations.  FTM LL you don’t want to schedule all these high priority projects.  

Cabinet requirements ‐ LL earlier planning, Audrey goes back to good building project management.  

FTM LL consider your resources and can they give you their best work if putting them on and changing priorities.  

Network indecision LL management not listening to staff per Audrey 

Software licensing ‐ LL want profession on team that know about these things.  

Confusion on funding the servers ‐ LL is not responsibility of the individual team member to do it. 

Northern Tier no go‐ LL goes back to the analysis. 

Lack of new info at meetings ‐ LL not to meet if nothing new 

Multiply trips for cabling requirements‐ LL inconsistency in planning   

Mainframe DR planning team ‐ LL make sure we identify the team members ahead of time 

SunGard month to month decision ‐LL sometimes it is good to have a meeting about a specific decision.  

Storage plan change‐ LL is just being able to communicate in advance give as much notice advance notification as possible.  

Voice decision ‐ LL goes back to other LL about decisions   

 

 

 

13  

Clarify testing – Chris we had to figure out what it meant, LL involve the people upfront that own the hardware that do the testing upfront.     

Possible change in power needs for storage a 4 day notice‐ LL and analysis might have helped  

Charlene assigned to Project Management role‐ LL project documentation needs to be kept up dated. 

Decision for second FTE at Miles City Data Center – LL staffing was an issue and that needs to be addressed.  

Application testing failed because VM’s were not there – LL about the dates when some gives a hard date or can it be adjusted.  

Storage reorg ‐ LL when something like this occurs we need someone in leadership to step up and deal with this.