lean implementatie leiderschap + as is to be
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Lean implementeren
In twaalf stappen met aandacht voor • Leiderschap
• Perspectief kosten/baten
• Communicatie
• Tools
• Verandering verankeren 7 peilers
Kristof Vanderbist
Makelaar in kennis
Current state – Future state Expert
My Kingdom for a Horse
Hoe starten ?
My Kingdom for a Horse 2
1. Aligneer met de directie 2. Huidig cultuur of proces 3. Bepaal scope 4. Stel een team samen – trajectleider 5. Sensibiliseer 6. Bepaal wat waarde is voor de klant 7. Breng in kaart huidig proces en activiteiten – detail ? 8. Bepaal opportuniteiten 9. Evalueer totale plaatje 10. Communiceer 11. Start 12. Hou vol
Belang trajectleider : natuurlijk leiderschap : vooraf
My Kingdom for a Horse 3
1. Waarom – noodzaak ?
2. Investering
3. Denk in de toekomst : hoe
4. Wat is het voordeel voor de medewerkers
Visie
Ambassadeur
Model
Ondersteuner
1. Verkoop LEAN : wees enthousiast
2. Toon aan, voorbeelden eigen of andere organisaties, bezoeken
3. Doe kleine dingen als voorbeeld
4. Er is geen optie
1. Wees de verandering
2. Confronteer de kritikasters
3. Luister naar bezwaren en emotionele weerstand
4. Zorg ervoor dat het team niet verdeeld geraakt (intervisie)
1. Geef volle aandacht aan de stappen die wel lopen
2. Perfectie bestaat niet
3. Focus op mogelijkheden ipv tegenkantingen
4. Ga op zoek naar dominante coalitie en span ze voor je kar
Belang trajectleider : natuurlijk leiderschap : tijdens
My Kingdom for a Horse 4
1. Ontwerp organisatie, klantencultuur, werk systemen ter ondersteuning
2. Zeg welke rollen er nodig zijn om de visie te verwezelijken
3. Verwacht dat andere zullen botsen maar doorbijten
4. Zorg dat iedereen van het team de visie draagt
Visie
Ambassadeur
Model
Ondersteuner
1. Weet waarvoor je staat in discussies
2. Eis dat mensen meedoen
3. Zie en leer (benchmarking)
4. Communiceer vooruitgang
1. Definieer welke competenties nodig zijn, help & train
2. Ja maar wordt ja ondanks
3. Ga rond en help
4. Geef de insteek mee : “hoe” is belangrijk, niet “wat als”
1. Zet de pluim om de anderen hun hoed
2. Confronteer de met oude koeien
3. Laat fouten toe
4. Zoek evenwicht tussen stress, tijdsdruk en beloning
Belang trajectleider : natuurlijk leiderschap : na
My Kingdom for a Horse 5
1. Ga door met de visie
2. Benchmark met de beste van de klas
3. Wees afkering voor de boodschap: “ we zijn er”
4. Monitor
Visie
Ambassadeur
Model
Ondersteuner
1. Help de “nieuwe” leiders – training – coaching - mentoring
2. Leg een link met POP en evaluaties
3. Ga door met een transparant plan
4. Acties ipv actieplannen
1. Ga dagelijks/wekelijks langs
2. Ga in dialoog
3. Volg op en kijk naar non-verbale signalen
4. Is er balans met het dagdagelijkse werk ?
1. Wees dynamisch met veranderde markt en andere trajecten
2. Geef de ruimte en tijd om hun successen te kunnen promoten
3. Doe exit interviews
4. Moedig zelf sturing aan
Hoe starten ?
My Kingdom for a Horse 6
In kaart brengen proces
Hoe ? Voordelen Nadelen
Interview Snel Aftoetsen n+1
Lage betrokkenheid Juiste man ? Devil in de details
Proces map met post it of metaplan
Visueel Teamwerk Consensus Hoge betrokkenheid
Tijdrovend
Hoe kiezen ?
My Kingdom for a Horse 7
Evalueren proces & kies
Performantie +/-
Bottlenecks ? Doorlooptijdverkorting
Goesting
Competentie
Invloed andere projecten
Pensioen – Transformaties
Verlichting administratie – meer tijd voor klant- focus kerntaken
Opbrengst
Competitie
Klachten
Tijdsvreters
Gebrek structuur of standaard
Veranderende markt : meer flexibiliteit
p.8
AS IS Validatie Klantendienst
Activiteiten in kaart gebracht
Flow opmerkingen
Onderverdeling vanuit LEAN standpunt
Actieplan in grote lijnen
Behandeling vragen vanuit de klant (aanvragen, wijzigingen)
Opvolgen planning
Ingeven orders/afroepen
19%
14%
9%
Stellen van prioriteiten en communicatiefiltering
Vertrouwen in het proces verhogen
Introduceren van standaard informatie templates voor offertes / designs
Duidelijker zicht op stock en afnamepatroon
Gebruik/belang van planningslijst, formulieren… opnieuw toelichten
• Geen filtering van de vragen naar andere afdelingen en geen
eenduidige wijze om prioriteiten te stellen
• Weinig vertrouwen in de processen leidt tot de nood om alles op
te volgen
• Klantendienst genereert werklast die bij andere afdelingen
door de vele contactpunten (zie ook filtering)
• Nood aan meer proactieve benadering van de klant en :
standaarden, volledigheid formulieren, mee opvolgen van stock intern
en bij klant
Veel tijd gaat naar opvolging
Voorbeeld
Categorie Totaal
Communicatie 28%
Nazicht 55%
Operationele taken 17%
Totaal 100%
Implementatie
My Kingdom for a Horse 9
Evalueren proces & kies
Ontwikkel toekomstig proces
Hoe ? Voordelen Nadelen
Wit blad Grote doorbraak Klant centraal
Lage betrokkenheid Devil in the details
Proces map met post it of metaplan 5W+1H
Visueel Teamwerk Hoge betrokkenheid
Minder grote doorbraak Acceptatie eerder centraal
Implementatie
My Kingdom for a Horse 10
Kies juiste tools
Spaghetti Kanban Cell layout OEE
One piece flow
Lijn balancering
SMED Poka yoke
Visueel management
Kaizen Standaard
werk 3-1-3
Implementatie
My Kingdom for a Horse 11
Bepaal toekomstige performantie Maak onderscheid tussen ◦ Gemakkelijk – Moeilijk ◦ Goedkoop – Duur ◦ Zelf – Afhankelijk van derden
Prioriteiten Bepaal budget Maak actieplan : wie, wat, waar, wanneer en hoe Communicatieplan Doen, doen, doen ! Voorzie ondersteuning x+1->30 Evalueer performantie en betrokkenheid x+30,
x+60, x+90 en stuur bij
Implementatie
My Kingdom for a Horse 12
Overtuig ◦ Management met ROI (Return on investment) ◦ Medewerkers, na ventilatie, met tijd +
verantwoordelijkheid
Valkuilen ◦ Geen tijd ◦ Geen klant ◦ Geen ondersteuning management ◦ Geen communicatie ◦ Geen borging ◦ Geen peleton ◦ Vasthouden aan 1 oplossing
Veranderen
Visie Communicatie Competenties Beslissings
vrijheid Tools Actieplan Waardering
Duidelijkheid Betrokkenheid Zelfvertrouwen Initiatief Daadkracht Doelgerichtheid Enthousiast
Verwarring Weerstand Angst Machteloos Ergernis Chaos Onverschillig
7 ankerpunten
Indien deze aanwezig :
Indien deze niet aanwezig :
5 principes : focus op stap 1,2 en 3 bij start
My Kingdom for a Horse 14
1. Bepaal wat waarde is voor de klant
2. Elimineer alle activiteiten zonder toegevoegde waarde
3. Stroomlijn
4. Pull planning
5. Continu verbeteren : streven naar perfectie
Aanbevolen lectuur
My Kingdom for a Horse 15
1. Lean voor Dummies, N.J. Sayer
2. A Pratical Guide for implementing toyota’s 4P’s, J. K. Liker
It is not the strongest of the species that survives, nor
the most intelligent that survives. It is the one that is the most adaptable to change.
Charles Darwin Kristof Vanderbist
Ing. Biochemie Expertise in Kwaliteit & Validatie
Lean Six Sigma Black Belt +32 487 47 78 61
www.mykingdomforahorse.be