LE SYSTÈME D’INFORMATION DOCUMENTAIRE

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LE SYSTME DINFORMATION DOCUMENTAIRE. Plan. Le Systme dinformation documentaire dans le contexte du systme dinformation global de ltablissement 1. LEtat des lieux dans les bibliothques 2. Les Fonctionnalits du systme dinformation documentaire - PowerPoint PPT Presentation

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<ul><li><p>LE SYSTME DINFORMATION DOCUMENTAIRE</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Plan Le Systme dinformation documentaire dans le contexte du systme dinformation global de ltablissement </p><p> 1. LEtat des lieux dans les bibliothques </p><p> 2. Les Fonctionnalits du systme dinformation documentaire + Un cas concret : luniversit de technologie de Compigne (Annie Bertrand)</p><p> 3. La Stratgie et le pilotage dun systme dinformation global : la dmarche de luniversit de Rennes 1 (Thierry Bdouin et Ghyslaine Duong Vinh)</p><p> 4. Les Evolutions technologiques par Jean-Paul Le Guigner (CRU) </p><p> 5. LIntgration du systme dinformation documentaire dans le systme dinformation global + Une illustration : luniversit de Valenciennes (Stphane Bassinet, Arnaud Moulard et Guillaume Hatt) </p><p> La Dynamique des systmes dinformation </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Le Systme dinformation documentaire dans le contexte du Systme global dinformationLe S.I. est le reflet de la politique de ltablissement : construire un systme dinformation, cest poser un acte politique </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Dfinition Le Systme dinformation documentaire nest pas un S.I.G.B. </p><p>Mme avec des fonctionnalits tendues, le S.I.G.B. est seulement un progiciel de gestion, comparable aux autres logiciels de gestion </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Dfinition Mais le S.I.G.B. est un des lments constitutifs du systme dinformation documentaire (S.I. doc.) </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p> Alors, quest-ce que le S.I. doc. ?DEFINITION : </p><p>Un dispositif global daccs la documentation et linformation multimdia, depuis un poste banalis, sur place ou distance, en intranet ou extranet et sur linternet, selon une habilitation personnalise pour chaque usager, / </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Dfinition / construit selon un schma dintgration de ressources et de services, dans une totale compatibilit avec le Systme global dinformation (S.G.I.), fond sur le socle de lEnvironnement numrique de travail (E.N.T.), un pr-requis, </p><p>dont le corollaire indispensable est une interface universelle et conviviale, dans le respect des normes (interoprabilit) </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p> Le Primtre du S.I. doc. Une offre de ressources Une offre de services </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Dfinition Des ressources gratuites ou payantes, produites en interne ou acquises chez des diteurs ou des auteurs extrieurs, indexes par les soins des bibliothcaires (ou documentalistes) </p><p> Des services de base qui peuvent aussi tre inclus dans le primtre fonctionnel du S.G.I. (et de lE.N.T.) : bureau virtuel, GED et workflow, mta-moteur de recherche la frontire avec les autres mtiers </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Dfinition Le S.I. doc. ne peut tre isol des autres projets La documentation est certes un mtier Mais les professionnels de la documentation travaillent au service dune politique dtablissement </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Dfinition Le S.I. doc. doit donc tre conu comme intgr dans le S.G.I. La notion dintgration remplace celle de juxtaposition Ce nest pas une succession doutils mais une construction raisonne base sur la notion de bureau virtuel</p><p> Le S.I. doc. est complmentaire et compatible, une brique du S.G.I., comme la pdagogie, la recherche, ladministration</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>1. LEtat des lieux des S.I. doc. 1.1 Le budget </p><p> 1.2 Lquipement </p><p> 1.3 Les 2 briques constitutives du S.I. doc. </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p> 1.1 Le budget </p><p> La dpense des tablissements La contribution du ministre </p><p> Lquipement matriel </p><p> Les logiciels </p><p> La maintenance</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Etat des lieux La dpense totale des tablissements en informatique documentaire : </p><p>Selon lE.S.G.B.U., dernire enqute, 10,95 M, soit moins de 9 % des dpenses totales des bibliothques </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Etat des lieux La contribution du ministre : </p><p>La participation de la S.D.B.D., en 2004, plus de 6 M, soit prs de 55 % du montant total des dpenses des tablissements en informatique documentaire </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Etat des lieux Le matriel : Le 1er poste de dpense (4,95 M), soit plus de 40 % des dpenses dinformatique documentaire </p><p> Les logiciels : 2,7 M, soit plus de 25 % des dpenses dinformatique documentaire </p><p> La maintenance : 3,13 M, prs de 30 % du montant total des achats informatiques </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>1.2 Lquipement </p><p>10 000 postes dans les lieux de bibliothques </p><p>Lobjectif demeure : 1 poste pour 10 au minimum, 1 poste pour 5 au mieux </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p> 1.3 Les briques constitutives du S.I. doc. Les S.I.G.B. </p><p> Les S.I. doc. </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Etat des lieux Les S.I.G.B. : </p><p>Tous les SCD et bibliothques ont un S.I.G.B., </p><p>MAIS toutes les units documentaires ne sont pas encore intgres dans le S.I.G.B. </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Etat des lieux Les S.I. doc. : </p><p>offrent des ressources juxtaposes : </p><p>des pages dinformation sur le serveur web </p><p>le catalogue (opac web), voire les catalogues de ltablissement, </p><p>des liens vers les bases de donnes, les documents numriss et, principalement, vers les revues lectroniques, </p><p>un rpertoire de sites web ou une liste de signets </p><p>/</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Etat des lieux /</p><p>et des services : </p><p>lauthentification de lusager laccs au rseau de CD-Rom </p><p>un album (dossier personnel de lusager) le dchargement et limpression des rsultats de recherche un systme de GED, plus ou moins complet, dont, par exemple, la numrisation des thses </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Etat des lieux Aujourdhui, 20 S.I. doc. </p><p> des S.I. doc. de 1re gnration, dont 5 prsentant toutes les fonctionnalits, dvelopps de faon autonome, comme une brique complte et quasiment autosuffisante, en avance sur les E.N.T. des universits </p><p> et seulement 8 S.I. doc. de nouvelle gnration (intgrant de nouvelles technologies) </p><p>9 SCD dveloppent une dmarche dintgration dans le S.G.I. de ltablissement </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Etat des lieux Et des morceaux de S.I. doc. dvelopps de manire complmentaire et parse : </p><p>Liste de revues : Bimpe (Saint-Etienne) APE (Abes) </p><p>GED B.U. : Base institutionnelle darchives (Besanon) Archive institutionnelle ouverte (Nice) Chanes de numrisation des thses courantes Cyberdocs et Sparte (Lyon 2, Limoges) </p><p>/</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Etat des lieux /</p><p>GED recherche : E-prints (Strasbourg 1) E-journal (Limoges) </p><p>Ces outils ont vocation tre intgrs dans le S.I. doc. de nouvelle gnration </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>2. Les Fonctionnalits du S. I. doc. 2.1 Informations institutionnelles </p><p> 2.2 Ressources internes et externes </p><p> 2.3 Services internes et externes </p><p> 2.4 Liens vers les autres informations au sein du S.G.I. et vers des rseaux documentaires spcifiques </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>2.1 Les Informations institutionnelles </p><p> Coordonnes administratives Plan de situation des locaux de bibliothque sur les campus Plan des accs et transports </p><p> Prsentation institutionnelle du Service commun de la documentation Prsentation des bibliothques : notices du R.N.B.C.D. </p><p> Rglement intrieur </p><p>/ </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits / </p><p> Conditions et modalits dinscription </p><p> Horaires douverture et de vacances </p><p> Conditions de consultation, de prt, de prt inter, de rservation de places </p><p> Des renseignements pratiques, les expositions, les actualits </p><p> Nouveauts documentaires : acquisitions, abonnements </p><p> tat du catalogue : collections intgres, collections encore sur fichiers, collections non traites </p><p>/</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits / Comptes rendus du Conseil de la documentation et des commissions de slection par domaine Charte documentaire </p><p> Liens avec dautres pages ou dautres sites de ltablissement </p><p>Certaines de ces pages doivent tre actualises EN PERMANENCE</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>2.2 Les Ressources internes et externes Les ressources documentaires Les ressources pdagogiques </p><p> Les ressources de la recherche </p><p> Les ressources administratives </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits </p><p>Les ressources documentaires Catalogue unique des collections de toutes les bibliothques (Opac en mode web) </p><p> CD-Rom et DVD-Rom en monoposte ou en rseau </p><p> Documents patrimoniaux numriss (fonds particuliers) </p><p> Abonnements lectroniques </p><p> Bases de donnes bibliographiques, textuelles, factuelles, dimages, dauto-formation </p><p> Liste de signets /</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits / </p><p> Catalogue inter-tablissements, catalogue disponible sur le site du Ple, </p><p> Catalogue Sudoc, Portail Sudoc </p><p> Catalogue CCFr </p><p> Bases de donnes disponibles sur le site de lUrfist </p><p> Sites de revues lectroniques (revues.org), de signets (Cerimes) etc. </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits</p><p>Les ressources pdagogiques Productions pdagogiques : intgralit de cours composant un diplme complet ensemble de cours dune unit denseignement courssupports de cours auto-valuation (Q.C.M.) y compris le catalogue des publications du S.C.U.I.O.</p><p> Campus numriques nationaux </p><p> Productions de Canal U, des Amphis de la 5e etc. </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits </p><p>Les ressources de la recherche Thses Masters</p><p> Productions des enseignants-chercheurs (prpublications, articles, postpublications) </p><p> Publications des presses universitaires, revues universitaires lectroniques </p><p> Actes de colloques, Canal C2 Rapports de stages etc. </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits</p><p> Les ressources administratives de type institutionnel : livret de prsentation de ltablissement charte de lusagerlettre du prsident ou du directeur comptes rendus des diffrents conseils rglements et circulaires toute la production ditoriale officielle de ltablissement </p><p> de type plus immdiat, moins prenne, traitant de la vie courante de ltablissement ou du campus : un relais vers ladministration, la culture, la sant, le sport </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>2.3 Les Services externes et internes Gestion </p><p> Recherche </p><p> Edition </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits</p><p>La gestion S.I.G.B. : </p><p>fonctionnalits utiles aux professionnels fonctionnalits utiles lusager : prt, rservation de places, commande ou la rservation de documents, prt entre bibliothques (PEB) dossier (suivi de la situation de lemprunteur) </p><p> Messagerie, fils de discussion (groupes de travail), forum Foire aux questions (FAQ) </p><p> Renseignements pratiques (agenda des formations et activits proposes aux professionnels) </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits</p><p>La rechercheDiffusion slective de linformation (D.S.I.) </p><p> selon les droits daccs </p><p> profils personnaliss </p><p> parcours pr-tablis en fonction des diplmes en fonction de profils de groupes dusagers </p><p>le cur du mtier de la politique documentaire </p><p>/</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits</p><p>La recherche /</p><p>Service de la recherche : Permanence de personnels, par tl. et par courriel Aide en ligne personnalise Service de SOS </p><p> Formation la mthodologie et la recherche documentaire Offre de base ou spcialisation par le SCD Enseignement intgr dans les cursus </p><p>une consolidation de la profession de bibliothcaire </p><p>/</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits</p><p>La recherche/</p><p> Accs au dossier personnel : Album (sauvegarde de profils de type D.S.I.) Panier (sauvegarde temporaire de recherches en cours) Dchargement des recherches : impression dporte sauvegarde temporaire sur un priphrique extrieur (cl USB) sauvegarde dans un espace de stockage personnalis sur un serveur de ltablissement </p><p>etc. </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits </p><p>Ldition GED (Gestion lectronique de documents)avec ROC-O.C.R. (Optical Character Recognition) </p><p> C.M.S. (Content management System) Systme de gestion de contenus et de constitution dynamique de pages web avec signalement et indexation </p><p>/</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits / </p><p>avec intgration doutils de travail collaboratif : </p><p> Workflow ou systme de suivi de llaboration dun document jusqu sa validation </p><p> Business Process Management (B.P.M.) ou orchestration ou principes de modlisation de processus utilisant le format de Records Management </p><p>/</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits / </p><p> Questions juridiques : rflexion avec les auteurs, avec les services </p><p> Impression : Achat et installation concerts des imprimantes </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>2.4 Les Liens avec les autres informations du SGI avec les outils de gestion : progiciels de lAmue ou du groupe de la Rochelle outils de gestion crs par ltablissement ou en collaboration avec dautres tablissements </p><p> avec les sites de marchs publics : le site interne, celui de lAmue, ceux du B.O.A.M.P. et du J.O.U.E. </p><p>/</p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Fonctionnalits /</p><p> avec le site de lU.N.R. </p><p> avec les sites des tablissements, coles, ple, associations de lacadmie, de la rgion, dun ensemble interrgional le site de lagence de coopration </p><p>etc. </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p> (2.5) UN CAS CONCRET DE S.I. DOC. : </p><p>LUNIVERSITE DE TECHNOLOGIE DE COMPIEGNE </p><p>ANNIE BERTRAND </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>3. LA STRATEGIE ET LE PILOTAGE DUN SYSTEME GLOBAL DINFORMATION : LA DEMARCHE DE LUNIVERSITE DE RENNES 1 </p><p>THIERRY BEDOUIN GHYSLAINE DUONG VINH </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>4. LES EVOLUTIONS TECHNOLOGIQUES : </p><p>COMITE RESEAU UNIVERSITES </p><p>JEAN-PAUL LE GUIGNER </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>5. LIntgration du systme dinformation documentaire dans le systme global dinformation 5.1 Les domaines de collaboration entre le S.I. doc. et le S.G.I. </p><p> 5.2 Les dveloppements en cours </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>5.1 Les Domaines de collaboration Logiciels libres </p><p> Outils de gestion de documents et de bases de donnes et outils de recherche </p><p> Outils de tableaux de bord </p><p> Politique de publication </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Intgration S.I. doc. dans S.G.I. </p><p> Logiciels libres Une prconisation : lADAE ( Agence pour le dveloppement de ladministration lectronique) // une position pragmatique </p><p> La licence est gratuite, mais le service est payant </p><p> La communaut des dveloppeurs en coproprit doit tre prenne </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Intgration S.I. doc. dans S.G.I. </p><p>Gestion lectronique de documents et recherche Les outils de gestion lectronique de documents (GED) et workflow </p><p> Les moteurs de recherche et le mta-moteur daccs universel intgrant un outil de moissonnage et un protocole de recherche fdre </p><p> Le dossier de lusager, partiellement propos par lE.N.T. </p><p>Le comit de pilotage doit se prononcer sur le rle fonctionnel de chaque service et sur le choix et le partage des outils </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Intgration S.I. doc. dans S.G.I. </p><p> Outils de tableaux de bord 2 niveaux : valuation de la politique publique par le ministre (mise en uvre de la LOLF) valuation des axes stratgiques de ltablissement et orientation de la politique par lquipe dirigeante </p><p> Outils, critres, indicateurs et statistiques mutualisables </p><p> Le systme dinformation de gestion (SIG) permet le pilotage de la politique dtablissement </p><p>Il est impratif que les services travaillent ensemble la construction dun projet intgr </p><p>DES - Marie-Thrse REBAT</p></li><li><p>Intgration S.I. doc. dans S.G.I. </p><p> Politique de publication Un objectif de cohrence et une coordination entre les services pour une politique globale de rdaction, de signalement et dindexation, de stockage, de diffusion : luniversit est un diteur</p><p>Rle particulier dans lorganisation de laccs aux publications : recensement de toutes les publications, particuliremen...</p></li></ul>

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