Le nuove frontiere dell’archiviazione passano da:

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Dematerializzare la carta in azienda?

La normativa italiana oggi lo consente?

Nata inizialmente per la Pubblica Amministrazione e successivamente estesa ad Aziende e Professionisti, la normativa italiana è oggi una delle più avanzate legislazioni europee in materia di dematerializzazione degli archivi, consentendo in massima parte, di ricorrere alla cosiddetta Conservazione Sostitutiva. Il Governo Italiano è fortemente impegnato per la diffusione a tutti i livelli della digitalizzazione dei processi.

La Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una particolare applicazione informatica, che tramite firma digitale e marca temporale, rende i file archiviati immodificabili, validandoli e certificandoli fiscalmente.

E’ del tutto evidente come praticando la conservazione sostitutiva tutti i soggetti interessati possano, non solo rendere più snelli ed efficienti i processi aziendali, ma possano soprattutto risparmiare cifre molto consistenti sui tipici costi di gestione legati all’archiviazione dei documenti.

E allora, perché non iniziamo subitoa dematerializzare la carta?

Il genere umano viene da millenni di utilizzo della carta, un elemento così familiare ed insito nel DNA delle nostre comunicazioni, che è oggettivamen-te difficile concepire di soppiantarlo con l’elettronica.

Noi tutti stentiamo molto a concentrarci sulla lettura di un documento a video, preferendo solitamente riprodurlo su carta.

In ufficio stampiamo di tutto e di più, perché riteniamo sia molto più semplice ritrovare un foglio, che un file elettronico, e ciò è suffragato dal fatto che non esiste un modo univoco di archiviare file su computer. L’archiviazione elettronica basata su indici, ha risolto perfettamente questa problematica.

La normativa, pur essendo effettivamente avanzata, è ancora nella sua fase evolutiva, rendendo l’approccio informatico più difficoltoso.

Non siamo sufficientemente sensibilizzati verso il risparmio effettivo che sarebbe possibile ottenere.

Temiamo molto di non essere in grado di controllare un processo che appare delicato e richiede oltretutto una grande responsabilità giuridica.

S&NT e la Conservazione Sostitutiva

Col nostro approccio consulenziale, siamo già oggi in grado di guidare i clienti nell’approccio più corretto verso la dematerializzazione degli archivi cartacei fiscalmente rilevanti, ritenendo che il “Paperless Office”, sia la meta perfetta a cui dobbiamo tendere.Tuttavia ci rendiamo conto che per la maggior parte delle organizzazioni, un ufficio senza carta, rappresenterebbe nell’immediato un cambiamento così radicale, che potrebbe impattare sulle attività produttive.

Proponiamo per questo motivo un approccio soft, inquadrando il processo di implementazione in almeno due fasi distinte e complementari:• Fase 1 - Soluzione di gestione documentale• Fase 2 – Conservazione Sostitutiva

La Fase 1 attuata per un periodo adeguato, servirà ad “educare” l’utente verso il trattamento elettronico degli archivi, preparandolo ad affrontare al meglio la delicata Fase 2 di dematerializzazione conservativa.

S&NT e la Conservazione Sostitutiva

Ricordiamo che adottando una soluzione di gestione elettronica dei documenti, anche senza applicare inizialmente la conservazione sostitutiva, oltre che incrementare grandemente l’efficienza degli utenti, si potranno ottenere subito consistenti risparmi, evitando ad esempio di stampare o fotocopiare tutta quella documentazione non fiscale, quantificabile come minimo nel 30%, che abbonda sulle nostre scrivanie.

Negli ultimi anni S&NT ha effettuato una selezione delle migliori soluzioni documentali presenti sul mercatoLa soluzione per noi ideale, doveva rispondere a prerequisiti tecnico-commerciali ben precisi, che per altro riteniamo siano quelli maggiormente richiesti dalla nostra clientela…iDoc di Runtime è stata la soluzione prescelta perché:

• Basata su standard industriali consolidati• Compatibile con i principali database• Facilmente integrabile in qualsiasi ambiente• Modulare ed espandibile a piacimento• Facile da aggiornare e manutenere

• Semplice da utilizzare• Interfaccia utente molto intuitiva• Sicura ed affidabile• Aderente alle normative vigenti• Di prezzo contenuto

Oggi S&NT dispone di un team di esperti in gestione documentale, pronto a rispondere alle esigenze più evolute nel settore.

iDoc è una soluzione evoluta di gestione documentale: quel genere di applicazione più spesso nota come archiviazione elettronica dei documenti.

iDoc è una soluzione facilmente espandibile da 1 a n utenti in versioni client/server, continuando a mantenere la sua perfetta compatibilità e non vanificando quindi gli investimenti sostenuti nel tempo.

iDoc in versione base non fa la conservazione sostitutiva, ovvero quella speciale procedura che permette di dematerializzare gli archivi cartacei fiscalmente rilevanti. Questa funzione è però implementabile opzionalmente mediante un modulo addizionale.

iDoc può trattare file di qualunque tipo: nativamente elettronici, come office, email, immagini, pdf, ecc, o anche documenti cartacei acquisiti mediante un qualsiasi scanner o multifunzione.

Ad ogni file importato o acquisito nel sistema, vengono associate le opportune parole chiave: l’automatismo informatico utilizzato per ricercare ogni documento nell’archivio elettronico.Le parole chiave o indici, vengono apposti manualmente dall’operatore, oppure anche automaticamente, qualora si vogliano attivare procedure di archiviazione massiva per classi documentali omogenee di un certo rilievo numerico.Si possono infatti attivare profili e mappature del documento, dove le informazioni che serve identificare come chiavi di ricerca, vengono rilevate automaticamente su ciascun documento, mediante speciali software di riconoscimento caratteri (OCR) che possono leggere in determinate coordinate opportunamente predisposte. Alternativamente si può ricorrere ai barcode, una modalità di indicizzazione molto pratica ed estremamente affidabile, che mediante etichette apposte preventivamente, consente di avviare a scansione contemporanea un gran numero di documenti diversi, archiviandoli in modo automatico.

Ma iDoc è un sistema globale di gestione documentale, dove l’archiviazione è solo una delle fasi del ciclo del documento. L’utente iDoc avrà infatti facoltà di:• inviarlo via email, quest’ultima sarà automaticamente collegata al documento di origine;

• riprodurlo opzionalmente su carta (stampa).

• inviare più documenti con una unica email;• effettuare l’invio telematico delle fatture attive automaticamente in base all’anagrafica-- del destinatario della fattura;• senza ulteriori operazioni i documenti sono già disponibili per la consultazione on line ---via browser internet;• collegarlo logicamente ad altri documenti;• inviarlo via fax;• apporre annotazioni digitali (post it ecc.);• trasformarlo in un formato file diverso;• apporre firma digitale e marca temporale;

iDoc con un apposito modulo, può integrarsi in Word e Outlook per eseguire l’archiviazione anche dall’interno degli applicativi Microsoft.

iDoc può manipolare i file PDF, creando file multipagina provenienti da applicazioni diverse, trasformare un file PDF in TIF e viceversa, oppure trasformare un file in PDF/A, lo standard che predispone il file alla conservazione sostitutiva, rendendolo immodificabile.

Quando si lancia per la prima volta il programma, viene visualizzata la maschera dei codici di attivazione, che vengono forniti da Runtime dietro comunicazione del codice identificativo del computer prescelto per l’installazione e della configurazione prescelta. Si presuppone come prerequisito, la presenza di una struttura database già installata e/o l’indirizzo del server SQL a cui puntare.

iDOC - Installazione

iDOC possiede 3 diverse interfacce utenteWindows – Web - VRF

E’ la licenza Full di iDoc, che si installa su qualsiasi PC, fornendo le migliori prestazioni dell’applicazione. La licenza Windows consente sia di archiviare, che consultare gli archivi in configurazioni da 1 a n client.

iDOC possiede 3 diverse interfacce utenteWindows – Web - VRF

Qualunque utente client accreditato, che disponga di un PC o un Mac con browser internet, potrà collegarsi all’archivio elettronico documentale per effettuare una consultazione. L’utente PC ha a disposizione due tipi di licenza web: quella solo consultazione e quella full, con funzionalità di archiviazione del tutto analoghe a quelle disponibili con le licenze Windows.

iDOC possiede 3 diverse interfacce utenteWindows – Web - VRF

VIRTUAL ROOM FILEE’ una speciale interfaccia grafica animata in Flash, caratteristica esclusiva di questa soluzione, che riproduce visivamente la struttura dell’archivio documentale. Tale modalità, abbinata ad un video touchscreen, opzione della nostra offerta, permette all’operatore di fare archiviazione semplicemente toccando con un dito la cartella e trascinando i file nei Dox virtuali. Vengono visualizzati solo Dox e cartelle su cuil’utente che si collega è autorizzato a lavorare. Possibile utilizzare l’interfaccia grafica anche da normali PC mediante l’ausilio del mouse.

iDOC – Schermata iniziale

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