le document au cœur de la transformation numérique · optimisation of document-intensive...
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Le document au cœur de la transformation numérique
Gagner en maturité pour renforcer la productivité
et réduire les coûts
2
Source: IDC’s 2014 Print and Document Management MaturityScape Benchmark Survey, 2014
2.6%16.4%
43.2% 34.5%
3.4%
Fragmented Print
ManagementDevice and Print Volume
Tracking
Print Workflow
OptimizationHolistic Print Workflow
OptimizationTransform Document-
Intensive Business
Processes
Technology supports
business
Increased visibility and
controlCost savings,
sustainability, security
goals are met
Benefits extended
throughout the enterprise
Previously unattainable
business value is realized
Optimisation
Gestion
Reproductibilité
Opportunité
Ad Hoc
Optimisation des
workflow d’impression
Optimisation globale
des workflow
d’impression
Transformation des
processus métiers
Suivi des devices et
des volumes
d’impression
Approche fragmentée
de la gestion de
l’impression
La technologie
supporte le business
Améliorer la visibilité
et le contrôle
Réduction des coûts,
enjeux environnementaux,
sécurité Les bénéfices
se diffusent dans toute
l’entreprise
Développer de nouvelles
propositions de valeurs
métiers
Accorder les solutions à la maturité de votre entreprise
3© IDC Visit us at IDC.com and follow us on Twitter: @IDC 22
Co
sts
Q
ua
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Pro
du
cti
vit
y
Reduction in Print Costs Optimisation of Document and Business
Processes
Decentralised
Environment
• Silos: IT
procurements,
business units,
etc
• Poor
management
Basic Print
Management
(central)
• Hardware
• Supplies
• Support
Management
(central)
• Analysis
• Strategy
• Hardware
optimisation
• Active
management
• Continuous
optimisation
Document
Solutions
• Optimisation by
functional area
• Secure printing
• Digitisation &
routing
• Electronic
archiving
• Electronic
forms
• Enterprise
output
management
• Support for
mobile workers
Optimisation
of Document-
Intensive
Processes
• Alignment with
business
processes
• Document
lifecycle
improvements
• Branch-specific
solutions
• High levels of
automation
• Strong
integration with
enterprise apps
• ECM/BPM
• Outsourcing of
complete
process
• Optional:
central or
external print
centre
Print Management Document Management
Coûts
Gestion des impressions
Qualit
éP
roductivité
Gestion des documents
Environnement
d’impression
décentralisé
• Solos : Achats
IT, BU …
• Pas de gestion
Gestion
centralisée des
impressions
(basique)
• Equipement
• Fourniture
• Support
Gestion
centralisée des
impressions
• Analyse
• Stratégie
• Optimisation
des
équipements
• Gestion active
• Optimisation
continue
Solutions
documentaires
• Optimisation
par domaine
fonctionnel
• Impression
sécurisée
• Dématérialisat-
ion
• Archivage
électronique
• Formulaire
électronique
• Gestion des
sorties
• Support des
salariés
mobiles
Optimisation des
processus
documentaires
• Alignement avec
les processus
métiers
• Amélioration du
cycle de vie des
documents
• Solutions
adaptées aux
départements
• Forte
automatisation
• Intégration forte
avec les
applications
• ECM/BPM
• Outsourcing de
processus
complets
• Option : centre
d’impression
interne ou
externe
Réduction des coûts
Gestion des impressions
Optimisation des documents
et des processus métiers
5Source: 2015 Western European Hardcopy Survey, France only, N= 82
Les composants des contrats de services d’impression
s’étendent aux solutions de capture/numérisation et de workflowQ6. Parmi les éléments suivants, lesquels sont inclus dans votre contrat de services d’impression ? (Exclure les
solutions centrées sur les devices)
% de répondants
Les projets d’implémentation
6
Q. Quels services votre entreprise va-t-elle implémenter dans les 12 prochains mois ?
IDC’s Document Processes QuickPoll, 2013, N=102
0 5 10 15 20 25 30
Capture of documents to workflow from MFDs
Mobile capture of documents into a workflow
Cloud content/document management
Capture -enable Web-based applications
Advanced capture from documents/forms ('touchless processing')
Integrated capture/document management solution
Extraction of handwritten info from documents/forms
Outsourced cloud scanning/imaging
% of respondents
Capture et intégration des documents
dans un workflow depuis le MFD
Capture en mobilité des documents
et intégration dans un workflow
Solutions de gestion Cloud des contenus et documents
Applications de capture en mode Web
Solutions avancées de capture de
documents/formulaires (touchless processing)
Solutions intégrées de capture
et de gestion documentaire
Extraction de l'info manuscrite
des documents / formulaires
Externalisation / cloud de la capture / dématérialisation
Les principales raisons pour lesquelles les entreprises
scannent et imprimentQ14. Indiquez votre niveau d'accord avec chacun des énoncés suivants concernant les principales raisons pour lesquelles
l'information est imprimée ou numérisée dans votre entreprise
7Source: 2015 Western European Hardcopy Survey, France only, N =100
En désaccord totalComplètement d’accord
Confronter les résultats au modèle de maturité IDC
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Ad-Hoc
• Gestion de
l’impression
fragmentée
• Responsabilité
répartie entre
achats, IT,
LOB
• Ad hoc,
initiatives
cloisonnées
• Aucune
dépense
planifiée
• Effort
individuel ou
en petit groupe
Opportunité
• suivi des
Devices et
volumes
d’impression
• Centralisation,
initiatives
impliquant
plusieurs
groupes
• Déploiement
de
technologies
de contrôle des
périphériques
• Maintenance
proactive
• Dépenses de
référence
établies
Reproductibilité
•Devices optimisés
tout en tenant
compte des
exigences de
l’utilisateur
final/workflow ainsi
que les capacités
des devices
•Mise en œuvre
d’une structure de
gouvernance et/ou
de gestion du
changement
•Analyse
permanente pour
une amélioration
continue
Gestion
• PDM s’étend dans
l’entreprise
• Comprend le
domicile, connexion
à distance, filiales,
travailleurs mobiles
• Support des
devices mobiles
• Peut inclure les
installations
centralisées et/ou les
impressions
externes
• Initiatives pour
convertir les
workflow papier vers
le numérique
Optimisation
• Réingénierie et
transformation des
workflows métiers (ou
verticaux) fortement
consommateurs de
documents
• De nouveaux systèmes
d’engagement pour les
parties prenantes
• Intégration plus étroite
avec les systèmes
d’entreprise
• Autres services non-
documents
Source: IDC Maturity Model: Print and Document Management, 2013
Modèle de maturité IDC « Impression et Gestion de Document (PDM) »
Coûts élevés, satisfaction en berne
Les entreprises dépensent un pourcentage élevé de leurs revenus pour la production, la distribution et la gestion de documents
• 5% en moyenne, avec des pics à 14% selon les activités
Les difficultés les plus significatives
1. Cycle de vie des documents et gestion du stockage
2. Rechercher/trouver des documents/informations
3. Impression mobile
4. Partage/collaboration autour des documents
Source: Business Workflow End-User Pain Points and the Impact of MPDS and BPS, #246636
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Vers une plus grande maturité de le gestion documentaire
Faire plus avec le même niveau de ressources
• Améliorer la productivité, la flexibilité, l’accès aux informations et, par extension,
améliorer la satisfaction des employés
• Réduire les coûts opérationnels et accélérer le chiffre d’affaires
• Améliorer la sécurité
• Meilleure prise en charge des activités liées à la conformité réglementaire
• Amélioration de la compétitivité et de la satisfaction/fidélité des clients
Gérer la surcharge d’information
• Accès facile et extraction d’enseignements précieux pour favoriser l’efficacité, la
compétitivité et la fidélisation/satisfaction des clients
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Relever les défis de chaque secteur d’activité grâce à
l'automatisation - Êtes-vous en retard ?
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Banque Assurance Industrie Commerce
• Gestion des
réclamations
• Acquisition de
nouveaux clients
• Demandes de
prêts
• Conformité
réglementaire
• Conformité
réglementaire
Pour les biens, les
dommages,
assurance-vie et
rentes
• Gestion des
réclamations
• Acquisition de
nouveaux clients
• Gestion du contrat
• Conformité
réglementaire
• Gestion des
inventaires
• Bon de
chargement / fret
• Demande de
modification
• Gestion des
garanties
• Affichage
numérique
• Acquisition de
nouveaux clients
• Traitement des
factures
• Gestion de la
logistique de
Document
• Gestion des
incidents (vol,
perte, dommage)
Recommandations
Identifier votre positionnement sur le modèle de maturité
Planifier le passage à l’étape suivante
Identifier un partenaire qui peut vous accompagner sur la totalité du voyage
La réduction et la gestion des coûts liés à l’impression– et des documents – est la clé (si vous ne l’avez pas déjà fait!)
Adresser les enjeux liés aux processus
Mettre en place une équipe centrale représentant les domaines fonctionnels clés
Identifier les enjeux clés en matière de processus – valoriser l’analyse des usages pour appuyer la conduite du changement (incl. nécessité de changer les habitudes des employés)
Donner la priorité à des domaines clés d’amélioration des processus
Traiter l’impression et la gestion documentaire comme un processus continu
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Didier KraincDirecteur Général / Country
Manager - IDC France
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