latihan penggunaan asas microsoft outlook 2010 - … · terhadkepada pasukan projek 1govuc...

1

Upload: lamtuyen

Post on 06-Mar-2019

221 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Disediakan Oleh:Pejabat Pengurusan Projek, MAMPU & TM BERHAD

LATIHAN PENGGUNAAN ASASMICROSOFT OUTLOOK 2010

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 1

ISI KANDUNGAN

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 2

• PENGENALAN– Microsoft Outlook

• HANDS-ON– Create New Email– Add peoples– Set Attachment– Set Calendar– Create Tasks and Notes– Archiving

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

PENGENALAN

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 3

• Microsoft Outlook merupakan sebahagian daripada suite Microsoft Office.

Walaupun sering digunakan terutamanya sebagai suatu aplikasi e-mel, ia juga

menyediakan kalendar, tugasan dan pengurusan hubungan dan pengambilan nota.

• Microsoft Outlook juga boleh digunakan sebagai suatu aplikasi secara

bersendirian, dan juga boleh beroperasi bersama-sama dengan Microsoft

Exchange Server untuk menyediakan fungsi yang dipertingkatkan bagi beberapa

pengguna dalam sesebuah organisasi, seperti peti e-mel dan kalendar yang

dikongsi bersama dan jadual masa bagi mesyuarat dan temujanji.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

ANTARA MUKA MICROSOFT OUTLOOK 2010

1

2

4

6

5

3

7

8

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 4

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

ANTARA MUKA MICROSOFT OUTLOOK 2010Skrin Penerangan

1. Folder List - Kesemua senarai folder e-mail disenaraikan di Folder List termasuk Inbox, Sent Itemsdan Delete Items.

- Mana-mana folder yang dihasilkan akan dipaparkan.- Isi kandungan Folder List berubah bergantung pada Navigation Button yang dipilih.

2. NavigationButton

- Merupakan jalan singkat berhubung dengan Mail, Calender, Contact dan Task.- Pengguna boleh menambah atau membuang senarai aplikasi di dalam Navigation

Button.

3. Message List

- Memaparkan kesemua senarai mesej berdasarkan Folder List yang dipilih

4. Reading Pane

- Memaparkan isi kandungan e-mail yang dipilih untuk dibaca.- Posisi Reading Pane boleh diubah mengikut kesesuaian pengguna.

5. People Pane

- Mamaparkan atau menyembunyikan People Pane.- Untuk konfigurasi Sosial Network Account.

6. To-Do Bar - Memaparkan senarai tugasan yang dilakukan pada hari ini, esok atau akan dating termasuk temujanji dan mesyuarat.

7. Task List - Memaparkan tugasan untuk peringatan.

8. Ribbon Tab - Memaparkan ikon yang ingin dilaksanakan dengan lebih jelas Page 5

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

HANDS-ON MICROSOFT OUTLOOK

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 6

1. Klik Start-Up Windows2. Pilih Microsoft Outlook

2010 atau klik pada Ikon

yang terdapat pada skrin desktop pengguna seperti yang ditunjukkan dalam gambar berikut.

1

2

MEMULAKAN APLIKASI OUTLOOK 2010

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 7

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

3. Klik pada New E-mail untuk menghantare-mel baru.

CREATE NEW E-MEL

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 8

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

4. Pengguna boleh mula menaip nama pengguna e-mel yang ingin dihantar.

5. Outlook 2010 akan mencari di Global Adress List (GAL) dan memaparkan kembali seperti gambarajah disebelah.

ADD PEOPLES

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 9

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

6. Pada tab Message, dalam kumpulanInclude, klik Attach File.

7. Browse folder fail yang ingin dilampirkan, pilih fail tersebut dan klik Insert.

MELAMPIRKAN FAIL KE DALAM MESEJ

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 10

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MELAMPIRKAN ITEM OUTLOOK KE DALAM MESEJ

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 11

8. Dalam keadaan mesej dibuka atau baru, pada tab Message dan di dalam kumpulan Include, klik Attach Item.

9. Klik Outlook Item yang ingindilampirkan.

10. Di bawah Insert As pilih Attachment kemudian klik butang OK.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

CREATE EMEL SIGNATURE

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 12

11. Buka satu mesej e-mail baru atau sedia ada, pada tab Message, di dalam kumpulan Include klik Signature dan kemudian klik Signatures.

12. Pada tab E-mail Signature, klik New.

13. Tulis nama bagi tandatangan e-mail dan klik OK.

14. Di ruangan Edit Signature, tuliskan teks untuk dimasukkan sebagai tandatangan.

15. Klik OK pada tab E-mail Signature untuk menyimpan tandatangan.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MEMASUKKAN TANDATANGAN KE DALAM E-MAIL

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 13

Memasukkan Tandatangan E-mail ke dalam Mesej secara automatik

16. Pada tab E-mail Signature, di bawah Choose default signature, pilih akaun e-mail untuk dikaitkan.

17. Pada senarai New Message, pilihtandatangan e-mail yang hendakdigunakan.

18. Sekiranya untuk memasukkan tandatangan ketika membalas ataupun mengemukakan e-mail, pada senarai Replies/forwards pilih tandatangan email yang hendak digunakan.

19. Klik OK setelah selesai

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MEMASUKKAN TANDATANGAN E-MAIL

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 14

Memasukkan Tandatangan E-mail ke dalam Mesej secara manual

20. Buka satu mesej e-mail baru atau sedia ada, pada tab Message, di dalam kumpulan Include klik Signature.

21. Pilih mana-mana tandatangan yang telah dihasilkan.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

22. Selepas semua proses sebelumnya selesai. Pengguna sepatutnya mendapat hasil seperti di gambarajah sebelah.

23. Klik Send untuk menghantar e-mel.

MENGHANTAR E-MEL

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 15

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

LATIHAN MAIL

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 16

Menghantar E-Mel Bersama Lampiran (Outlook Item)

1. Tekan butang New E-mail2. Masukkan alamat e-mel rakan yang ingin dihantar kedalam kotak To:3. Masukkan tajuk e-mel kedalam kotak Subject.4. Masukkan kandungan e-mel yang ingin dihantar kedalam kotak Text.5. Tekan butang Attach Item.6. Pilih E-mel yang ingin dilampirkan dari folder Inbox.7. Pilih Attachment dibawah Insert As, kemudian klik butang OK.8. Klik butang Send.9. Periksa e-mel yang diterima oleh rakan anda.

*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan di sebelah.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

KALENDAR

Microsoft Outlook2010

Menjadualkan mesyuarat

Menetapkan atau menghilangkan peringatan- Bagi semua temujanji dan mesyuarat baru yang dibuat- Bagi temujanji dan mesyuarat yang sedia ada- Bagi mesej e-mail, kenalan dan tugas

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 17

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MENJADUALKAN MESYUARAT

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 18

1. Di ruangan Calendar, pada tab Home dan di dalam kumpulan New, klik pada New Meeting.

2. Atau klik kanan pada tarikh di dalamCalendar dan klik New Meeting Request.

3. Keybord shortcut: Tekan CTRL + SHIFT + Q

4. Manakala di ruangan Location, tuliskan lokasi mesyuarat. Jika pengguna menggunakan akaun Microsoft Exchange, pilih Room yang ada kekosongan.

5. Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir bagi temujanji.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

6. Pada tab Meeting, di dalam kumpulan Show, klik pada Scheduling Assistant. Scheduling Assistant membantu penghantar mencari masa mesyuarat yang paling baik dan sesuai.

7. Klik pada Add Attendees dan pilih nama atau akaun email untuk menjemput bagi menghadiri mesyuarat.

8. Kemudian klik Required atau Optional dan klikOK.

9. Klik Send untuk menghantar jemputan mesyuarat.

10. Untuk menjadikan temujanji berulang, pada tab Appointment, di dalam kumpulan Option, klik Recurrence .

MENJADUALKAN MESYUARAT

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 19

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKANPERINGATAN MASA

Bagi semua Temujanji dan Mesyuarat Baru yang dibuat

1. Klik pada tab File bagi ‘Backstage view’, kemudian klik Option.

2. Klik pada Calendar.3. Untuk menjadikan peringatan On

atau Off bagi kesemua temujanji dan mesyuarat, didalam Calender Option, padamkan tanda kotak pada Default Reminder.

4. Sekiranya tanda Default Reminder dipilih, masukkan atau pilih masa peringatan sebelum temujanji atau mesyuarat berlaku.

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 20

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

Bagi Temujanji dan Mesyuarat yang sedia ada

1. Buka kalendar bagi temujanji atau mesyuarat.

2. Pada tab Appointment, didalam kumpulan Option, pilih masa peringatan pada senarai naik turun Reminder sebelum temujanji atau mesyuarat berlaku.

3. Untuk menjadikan peringatan Off,pilih None pada senarai turun naikReminder.

MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKANPERINGATAN MASA

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 21

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

Bagi Mesej E-mail, Kenalan dan Tugas-Tugas

1. Pada tab Home, didalam kumpulan Tags, klik pada Follow Up dan kemudian pilih Add Reminder.

2. Pada kotak dialog Custom, padamkan tanda kotak Reminder, jika tanda kotak Reminder dipilih masukkan atau pilih masa peringatan bagi mesej e-mail, kenalan atau tugas.

MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKANPERINGATAN MASA

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 22

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

LATIHAN KALENDAR

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 23

MENJADUALKAN TEMUJANJI MENGGUNAKAN FUNGSI KALENDAR

1. Tekan butang New Appointment2. Masukkan tajuk berkenaan temujanji di dalam kotak Subject.3. Masukkan tempat dimana temujanji akan dilakukan pada kotak Location.4. Tetapkan Start Time dan End Time bergatung kepada masa temujanji yang

dikehendaki.5. Masukkan maklumat tambahan berkenaan temujanji didalam kotak Text.6. Klik butang Save & Close.7. Semak dan pastikan temujanji yang dimasukkan tadi berjaya dipaparkan pada

fungsi Kalendar.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

KENALAN

Page 24

Microsoft Outlook2010 Mewujudkan kenalan dari mesej e-mail yang diterima

Menambah kenalan dari electronic business card yang diterima

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MEWUJUDKAN KENALAN DARI MESEJ E-MAIL YANG DITERIMA

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 25

1. Buka atau paparkan mesej e-mail yang mengandungi nama penghantar atau penerima untuk dijadikan senarai kenalan.

2. Klik kanan pada nama dan kemudian klik pada Add to Contacts.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MENAMBAH KENALAN DARI ELECTRONIC BUSINESS CARD YANG DITERIMA

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 26

1. Dalam mesej yang telah dibuka, klik kanan pada Electronic Business Card atau lampiran fail .vcf pada Reading pane, kemudian klik Add to Contacts.

2. Ubah informasi kenalan jika perlu.

3. Pada tab Contact, didalam kumpulan Action, klik Save & Close.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

LATIHAN KENALAN

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 27

MENGHANTAR DAN MENYIMPAN KENALAN

Pengguna 11. Tekan butang New E-mail2. Masukkan alamat e-mel rakan yang ingin dihantar kedalam kotak To:3. Masukkan tajuk e-mel kedalam kotak Subject.4. Masukkan kandungan e-mel yang ingin dihantar kedalam kotak Text.5. Tekan butang Attach Item -> Business Card -> Other Business Cards.6. Pilih Contacts dari menu Look in.7. Pilih kenalan yang ingin dihantar, kemudian klik butangOK.8. Klik butang Send.9. Periksa e-mel yang diterima oleh rakan anda, pastikan rakan anda menerima e-

mel berserta lampiran kenalan yang dihantar tadi.

*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan disebelah.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MENGHANTAR DAN MENYIMPAN KENALANPengguna 2

1. Periksa e-mel yang diterima dari rakan anda, klik kanan pada ElectronicBusiness Card atau lampiran .vcf kemudian pilih Add to Contacts.

2. Ubah atau tambah informasi kenalan jika perlu.3. Klik butang Save & Close

*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan disebelah.

LATIHAN KENALAN

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 28

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

TUGASAN

Page 29

Microsoft Outlook2010 Mewujudkan tugasan

Mewujudkan tugasan dari outlook item- Menarik mesej e-mail ke to-do bar- Menarik item ke task navigation pane

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MEWUJUDKAN TUGASAN

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 30

1. Pada tab Home di mana-mana folder, di dalam kumpulan New, klik New Items dan kemudian klik Task.

2. Keyboard shortcut: Tekan CTRL + SHIFT + K

3. Di ruangan Subject, tuliskan nama bagi tugasan.

4. Pada tab Task, di dalam kumpulanActions, klik Save & Close.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MEWUJUDKAN TUGASAN DARI OUTLOOK ITEM

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 31

Menarik E-mail ke To-Do Bar1. Tarik mana-mana item di dalam Outlook

ke bahagian senarai tugasan pada To-DoBar.

2. Lepaskan butang tetikus apabila garisan merah kelihatan pada tempat yang ingin dijadikan sebagai tugasan di senarai To-Do Bar.

Menarik item ke Task Navigation Pane1. Tarik mana-mana item di dalam Outlook

ke ruangan Task pada Navigation Pane dan lepaskan butang tetikus setelah menarik item ke ruangan tersebut.

2. Kesemua kandungan mesej e-mail akan terkandung di dalam tugasan kecuali lampiran.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

LATIHAN TUGASAN

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 32

MENAMBAH TUGASAN

1. Klik pada New Items -> Task dari tab Home.2. Masukkan tajuk tugasan di kotak Subject.3. Tetapkan Start date, Due date dan Priority jika berkenaan.4. Tetapkan Reminder jika ingin mengaktifkan fungsi peringatan pada masa yang

dikehendaki.5. Klik butang Save & Close.

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

NOTA

Page 33

Microsoft Outlook2010

Membuat nota

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MEMBUAT NOTA

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia

1. Pada tab Home, di dalam kumpulan New,

klik pada More Items dan kemudian klik

Note.

2. Tuliskan perihal atau perkara pada nota.

Segala perubahan pada nota akan

disimpan secara automatik.

3. Untuk menutup nota, klik pada ikon di

atas kiri penjuru Note Window.

34

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

E-MELARKIB

1. Arkib direka untuk menyimpan semua data dalam satu• tempoh masa yang panjang.

2. Apabila proses arkib dilakukan, e-mel akan dikeluarkan dari e-mel sever dan arkib fail yang diarkib akan disimpan di dalam cakera keras komputer anda.

3. Proses arkib adalah penting untuk mengekalkan• kelajuan optimum dalam aplikasi Outlook.

4. Saiz akaun Outlook yang lebih besar, akan melambatkan• prestasi aplikasi Outlook.

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 11

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK2003/2007/2010

Arkib secara manual

1. Buka aplikasi Outlook 2003/2007/2010.

2. Cari tetingkap Archive.3. Bagi Outlook 2003/2007:

– Klik pada tab File dan kemudian pilih Archive.

Outlook 2003/2007

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 12

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

Bagi Outlook 2010:

– Klik pada tab File. Di bahagian tab Cleanup Tools, klik pada Archive.

Outlook 2010

MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK2003/2007/2010

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 13

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

1. Pilih butang radio Archive thisfolder and all subfolders.

2. Pilih folder yang ingin diarkibkan.3. Klik kotak Include items with ‘Do

not AutoArchive’ checked.

Outlook 2003/2007/2010

MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK2003/2007/2010

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 14

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC

1. Di bahagian Archive items older than, pilih tarikh pada sebelum berlakunya arkib.

2. Klik Browse dan pilih lokasi untuk penyimpanan fail arkib.– Pada bahagian File Name, isikan

nama bagi fail yang diarkib.– Kemudian klik OK.

Outlook 2003/2007/2010

MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK2003/2007/2010

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 15

Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUCUnit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 35

TOGETHER WE TRANSFORM