las vídeo actas municipales
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Julio García Sánchez Jornada sobre Transparencia /octubre 2014 1
Las “VídeoActas” Municipales
en el Ayuntamiento de
ALZIRA. Un ejemplo de :
Hacia la transparencia efectiva: datos abiertos, datos seguros
XI Congreso Iberoamericano de Municipalistas
T R A N S P A R E N C I A
L E G A L I D A D
A H O R R O
T E C N O L O G Í A
La transparencia en los Ayuntamientos
Mención especial en la modalidad: INNOVACIÓN Y MODERNIZACIÓN
I N N
O V
A C
I Ó N
2
Las Vídeoactas en el Ayuntamiento de Alzira
(ÍNDICE)
1. Situación de partida
2. Introducción al VídeoActa
3. Concepto de VídeoActa
4. Fases de un VídeoActa1. Antes del Pleno2. Durante el Pleno3. Después del Pleno
5. Esquema de funcionamiento
6. Portal de Reproducción
7. Beneficios del VídeoActa
8. Impacto en otras organizaciones y Retos futuros
9. Conclusiones
10. Información de contacto
Ayuntamiento de Alzira – Vídeoactas Municipales La Transparencia en los Ayuntamientos Valencia Octubre-2014
3Ayuntamiento de Alzira – Vídeoactas Municipales La Transparencia en los Ayuntamientos Valencia Octubre-2014
1. Situación de PartidaEl Ayuntamiento de Alzira, en cumplimiento con la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de
los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), cuenta con un “Plan de Mejora e
Innovación (2012-2015) (PMI) – Alzira Inteligente (2014-2019)” que ha sido premiado en
varias ocasiones.
El Plan contiene varias líneas de trabajo de Modernización “Administrativa y Tecnológica” con el
fin de que los Ciudadanos puedan ejercer los derechos reconocidos (Art.6 LAECSP).
Sede Electrónica: (2009, con más de 160 trámites publicados)
Reducción de Cargas Administrativas (2011, pioneros con el “AgenteSC”)
Carpeta Ciudadana: (2009, con su BackOffice)
Factura Electrónica: (2010, 1er. Ayto. registrado en la AEAT)
Web Institucional y un APP (2004 y 2013, Aplicación móvil)
Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad (2013)
“VídeoActas” (2012, proyecto objeto de esta ponencia)
Contratación Electrónica (Junio-2014) etc…
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2. Introducción al VídeoActa
El Ayuntamiento de Alzira presenta este proyecto de innovación que le ha permitido, a
través de la grabación de las sesiones de los Plenos Municipales:
Simplificar el proceso de elaboración de las actas
Modernizarlo
Optimizar los recursos humanos disponibles
Aumentar la Transparencia administrativa
Mejorar, facilitar y optimizar el proceso de búsqueda de información en los plenos municipales
Eliminar discusiones internas acerca de cómo quedan reflejadas las intervenciones en las actas
Y a su vez, ha generado valor añadido:
Para la ciudadanía Y Ahorro interno, cuantificable
económicamente y socialmente +
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3. Concepto de “VídeoActa”
La VídeoActa es un sistema de gestión de actas que permite la elaboración de las
actas de los Plenos Municipales de una forma más rápida y eficiente.
Se basa en la integración de vídeo y documentos electrónicos firmados electrónicamente
mediante certificado digital o DNI electrónico
+ + =Firma Electrónica
Se compone, al menos, de los siguientes elementos:
Documento en formato electrónico:
Contiene los puntos del orden del día y los acuerdos alcanzados.
Documento audiovisual:
Contiene la grabación de todo ocurrido en la sesión plenaria (en audio y en vídeo).
Firma electrónica: Del Secretario del Ayuntamiento, realizada con un certificado digital, para garantizar la legalidad: “fe pública”
Firma Electrónic
a
Técnico Secretaria
Desp
ués…
Minutaje y Firma
Minutaje y Firma
Publicación VídeoActa
Publicación VídeoActa
DESPUÉS del Pleno Un empleado público comprueba el minutaje y
prepara el vídeo, junto con el acta del pleno (Orden del
Día y Acuerdos), para la firma.
El Secretario General firma electrónicamente (da fe) el VídeoActa y ordena la publicación.
(*) Se incluye sello de tiempo para garantizar el momento exacto de la firma
Técnico Secretaria
An
tes…
Preparación Agenda PlenoPreparación
Agenda Pleno
ANTES del Pleno
Un empleado público elabora el “Orden del Día”, que
puede ser modificado en el momento del minutaje,
añadiendo puntos imprevistos.
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4. Fases de un VídeoActa
DURANTE el Pleno
Un empleado público realiza la grabación del Pleno y
se encarga de “minutarlo” mientras se está grabando.(*) Minutaje (indexación del video por Orden del día y Oradores)
Operador Sala Plenos
Du
rante…
Minutaje Pleno
Minutaje Pleno
Grabación Pleno
Grabación Pleno
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5. Esquema de funcionamiento
Salón de Plenos
3 Cámaras
Sistema de Grabación
(*) 21 Concejales, salón en forma de U, Presidencia en la parte central
Tecnología
Ciudadanos
1. Transmisión vía Internet, en streaming
Transp
are
nci
a
Firma Electrónica+ ó
Secretario General
“VídeoActa”
Fe PúblicaModern
idad
2. Desde el Portal de Reproducción (www.alzira.es)
Custodia Documental
Red Interna DMZ
CPD del Ayto.
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6. Portal de ReproducciónPermite localizar VídeoActas por diferentes criterios y permite seleccionar qué parte del
VídeoActa reproducir, accediendo por los criterios por los que se realiza el “minutaje”:
El Portal de Reproducción está integrado en la página Web del Ayuntamiento: www.alzira.es
Por Intervenciones (puntos orden del Día)
Por Oradores (en qué puntos han intervenido)
Documento Electrónico (El Acta -Orden del día y Acuerdos-)
Firmas Electrónicas (Verificar la autoría de la firma y la integridad del “VídeoActa”)
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7. Beneficios del VídeoActa (I)
Transparencia (Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno) :
Máxima difusión de la vida institucional del Ayuntamiento. El
ciudadano puede asistir en directo, durante la celebración
del pleno, de forma virtual, o consultar lo acaecido a
posteriori, a través del Portal de Reproducción.
Simplificación Administrativa :
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7. Beneficios del VídeoActa (II)
Análisis de VídeoActas :
Los datos elegidos es el promedio de las años: 2011, 2012 y 2013
N. Plenos anuales: 19
N. Asuntos por Pleno: 18
N. Miembros Corporación: 21
N. Dictámenes (19x18): 342
AHORRO de costes internos (1) : ARCAS :Es una herramienta facilitada por el Ministerio de Industria que permite evaluar el Retorno de la Inversión (ROI) en proyectos TIC y calcular el Ahorro Interno generado.
y
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7. Beneficios del VídeoActa (III)
AHORRO de costes internos (2):
AHORRO INTERNO EN EL
AYUNTAMIENO
65.000 €
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7. Beneficios del VídeoActa (IV)
Rápido acceso a los contenidos pre-grabados:Con el papel era muy engorroso realizar consultas (actas de más
de 130 folios). El sistema actual permite acceso por fechas, por puntos del orden del día, por oradores (en qué puntos han intervenido)…
Eficiencia:Los cargos electos, empleados públicos y ciudadanos disponen de un proceso optimizado de búsqueda o consultas de Actas.
Modernización administrativa:El Secretario hace uso de la firma electrónica para dar la Fe pública del acto y acuerdos alcanzados. Garantía de legalidad.
Firma Electrónica
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8. Impacto en otras Organizaciones y Retos futuros:
Impacto del proyecto en otros organismos:La validez jurídica de la “solución” permite “exportar” el proyecto a otras Administraciones.
Ayto. Alzira
Retos futuros:“VideoActo”: Ejemplo: En la apertura de plicas en procesos de contratación pública (los proveedores podrán asistir de forma “virtual”)
“TeleVoto”: El voto a distancia de los Concejales pertenecientes al Pleno, sin tener que estar presencialmente en el Salón de Plenos en el momento de la votación.
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8. Conclusiones
1. El Ayuntamiento de ALZIRA está proyectando hacia sus ciudadanos una imagen de “modernidad” y de “progreso”
En el uso eficiente de las Tecnologías
2. Está siendo un Ayuntamiento cada vez más “Transparente” Sede Electrónica, Carpeta Ciudadana, Factura Electrónica,, Contratación Electrónica, Vídeoactas,
Reducción de Cargas Administrativas, etc.
3. El ciudadano ha pasado a ser el “centro de atención”, al cual van dirigidos los servicios electrónicos
Se está dando cumplimiento al art.6 de la LAECSP que trata sobre los derechos de los ciudadanos
4. Los servicios electrónicos que se prestan son cada vez más productivos, eficientes y de mayor calidad.
5. Y, sobre todo, la e-Administración está proporcionando un elevado ROI (Retorno de la Inversión)
Hay mayor ahorro con la Reducción de Cargas administrativas a ciudadanos, empresas, Ayuntamiento y otras Administraciones
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9. Información de contacto
Ayuntamiento de Alzira: Víctor Almonacid Lamelas
Secretario General del Ayuntamiento de Alzira.Máster en NNTT aplicadas a las AAPP. Vicepresidente del Consejo General de COSITAL.Twitter @nuevadmon E-Mail: [email protected]
Julio García SánchezResponsable de Informática del Ayuntamiento de Alzira.Máster en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Twitter @JulioGarciaSchz E-Mail: [email protected] +34 96 245 92 70
Empresa colaboradora:
Elena Martí TerolResponsable de Modernización del Ayuntamiento de Alzira.E-Mail: [email protected] +34 96 245 92 85
https://www.youtube.com/watch?v=w80C3OD5Ae0
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GRACIAS POR VUESTRA
ATENCIÓN
Julio García Sánchez