las tic y la comunicación interna

Las TIC y la Comunicación Interna Gestionando una Intranet CorporativaComunicación OrganizacionalGestión de la Comunicación empresarial

Mario BossolascoGerente ComunicacionesANTEL TelecomunicacionesMontevideo, Uruguay

www.antel.com.uy

® 2008 A.N.TEL – Comunicación Organizacional

Agenda

1. Nuestra empresa y su gente

2. Que entendemos por Comunicación Organizacional

3. Aplicar las TIC al servicio de la comunicación

4. Como gestionamos la Intranet Corporativa


Conozcan un poco de nuestra empresa…

La Administración Nacional de Telecomunicaciones,

ANTEL, fue creada el 25 de julio de 1974 por DecretoLey Nro. 14.235 y es una empresa propiedad del Estado.

Cometido:• Prestación de todos los servicios de

telecomunicaciones: telefonía, transmisión de datos, telefonía celular y pública que se adecuan a los distintos segmentos de clientes, residenciales, profesionales y corporativos.

• Servicios a la Sociedad Uruguaya (Centros de Acceso a la Sociedad de la Información, Conectividad Educativa, Portal de Gobierno, Telefonía Social, Apoyo al Desarrollo Cultural de las TIC)


…y algunos datos de nuestra gente

• Tenemos un total de 4.418 empleados permanentes y 1.294 contratos temporales.

• Más del 60% pertenecen al sexo femenino.

• Somos una empresa instalada en todo el país, pero el 50% de nuestra gente se concentra en la capital (Montevideo)

• El promedio de edad de nuestro personal de entre 45 y 49 años.

Definición de nuestros públicos objetivo, forma

de construcción del mensaje y herramientas a

utilizar


La razón de ser de Comunicación Organizacional

La vemos como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la empresa, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos, con el fin de que la empresa cumpla mejor y más rápido con sus objetivos.


Pero también enfrentamos problemas…

• Tradicionalmente la comunicación comercial, institucional y la interna han discurrido por canales exclusivos e inconexos.

• Se constituyen en discursos estancos, ensimismados y entablados entre cada área de la organización y su público específico con una temática propia y cerrada.

• Hay una falta de confianza en las TIC para generar nuevos productos y servicios para nuestros empleados.


Cómo armamos el rompecabezas?

Pensando en una estrategia que siente las bases para convertir al departamento de Comunicación en el sistema nervioso central de la empresa; siendo el nexo, el referente y el creador de cultura, mensajes, relaciones e interacciones con todos los públicos (internos y externos) de la empresa.

Comunicación

Cultura

Información

Cambio

Identidad

Innovación

EmpleadosSociedad Uruguaya

Conocimiento


Por qué es estratégico aplicar tecnología?

• Porque necesitamos adentrarnos en el desafío que las nuevas tecnologías generan hoy en los procesos de construcción del conocimiento corporativo.

• Porque resulta imprescindible comprender los múltiples modos en los que las nuevas generaciones se informan, se comunican, se expresan y se acercan a conocer el mundo.

• Porque podemos (y debemos) apropiarnos de estas tecnologías como herramientas para la innovación.


Que es para nosotros la Intranet

• Es nuestro “paradigma comunicativo” donde pusimos énfasis en brindarle al empleado un entorno de trabajo que facilite su gestión diaria y sea su centro de información corporativa.

• Los usuarios tienen a su alcance toda las herramientas que necesitan para llevar a cabo sus actividades diarias, todos los vínculos con los sistemas de información, todo el conocimiento corporativo y la información para la resolución de problemas, aprendizaje, culturización, planificación estratégica y toma de decisiones.


Por qué pensamos en utilizar TIC?

• Me voy a volver loco tratando de encontrar esa información!!!

• ¿Como puedo hacer este reporte si no consigo datos económicos actualizados?

• Otra vez perdí la dirección de la Intranet donde estaba ese informe….

• Cual era la carpeta de mi PC donde estaban los contenidos del plan de trabajo anual????

• Tengo muchas hojas y carpetas y no encuentro los datos de venta del mes pasado….


Y antes; las TIC nos ayudaban?


Así que nos juntamos y tuvimos una idea

Agrupar y consolidar todas la información, sistemas y

autoservicios del empleado de la empresa desde un

único punto de acceso, para satisfacer lasnecesidades de transporte y tratamiento de loscontenidos hacia los diferentes público objetivo, y construir las bases culturales para la gestión del conocimientoy la innovación.


Cuál fue nuestra estrategia

• Ser ambiciosos pero no perder el foco de construir y mantener la Intranet Corporativa pensando siempre en el empleado (audiencias internas).

• Trabajar estilo Down-Top.• Tener un servicio 24x7.• Conceptualizar que información priorizamos, y como la

gestionamos y distribuimos.• Distribuir los contenidos pensando en la tiranía de los 3 clic.• Trabajar profesionalmente y mejorar día a día.

Análisis Diseño Construcción Implantación

ciclo


Algunos puntos importantes a tener en cuenta

• La Intranet Corporativa debe ser administrada por el departamento de Comunicaciones y con el apoyo constante de socios estratégicos cuidadosamente seleccionados.

• Es necesario involucrar y culturizar a las personas y sectores de la empresa, haciéndoles ver los beneficios que obtendrán y la importancia de contar con su apoyo, participación y aportes.

• Hay que implementar un proceso de mejora continua en materia de gestión e intercambio de información mediante la utilización de TIC, considerando las necesidades de la empresa y la de las personas.


Como gestionamos nuestra Intranet

• La administración de la Intranet Corporativa se realiza diferenciando los “roles” de cada usuario.

• Los diferentes tipos de “roles” se determinan dependiendo de las responsabilidades dentro de la empresa y de sus actividades diarias.

• Nosotros contamos con 3 roles básicos:

1. Administrador de la Intranet

2. Administrador de Comunidad3. Usuario Final


Comunidad

Sub-Comunidad

Comunidad

División

División

Sector

Área

Sector

Unidad

Área

Aplicaciones Web

Grupo de Trabajo

Grupo de Trabajo

División

Área

Proyecto

Grupo de Trabajo

Intranet


Que beneficios obtenemos• Único punto de acceso a una serie de “autoservicios”, herramientas e información.

• Reducción de costos administrativos, rápida toma de decisiones y aumento de la productividad.

• Acortar los plazos de los procesos operativos y una estandarización y rápida integración del funcionario en los diferentes puestos de trabajo.

• Mejora de la comunicación interna, transparencia y optimización de los flujos de información.

• Soporte para Gestión del Conocimiento, retención del talento e innovación.

• Fidelización, culturización y formación del empleado.

• Nueva forma de entender las relaciones de la empresa con sus empleados (B2E – E2E)


Tampoco debemos olvidarnos de:

• Blogs Corporativos• Wikipedias Corporativas• Vidipedias Corporativas• Salas de Prensa Virtuales• Mensajería Instantánea Interna (IM)• e-learning y Boletines Electrónicos• Páginas amarillas de los empleados• Bases de conocimientos (mejores prácticas

y FAQ)• Accesos a los portales por Handhelds o

PDA`s• SMS y MMS

Pero todo esto es solo tecnología!!

Nuestro tareas es elaborar el contenido

y darle un uso adecuado a cada una de

estas herramientas


Compartamos algunas pantallas…

Intranet Corporativa


CABEZAL

BANNERS

CONTENIDOS

DESTAQUESY MENU

PIE

Mensajes de la Dirección


Bossolasco


Lecciones aprendidas

• Hay que crear un contexto favorable, donde exista una apuesta a las TIC, usándolas como una herramienta de cultura, comunicación e integración dentro de las empresas.

• Debemos disponer de una estrategia corporativa, que implique a la alta dirección e involucre a todas las áreas, materializándose esta estrategia a través del desarrollo de proyectos concretos (Business Plan) y dirigidos por el departamento de Comunicación.

• El concepto que tengamos de los empleados, de la empresa, de los contenidos y de la tecnología será determinante para el éxito de nuestros proyectos.

• Diseñar e implantar pensando en el empleado.• No invertir en TI porque esta de moda.

Lo importante no es llegar, sino mantenerse.


Conclusiones

• El problema que se plantea es el volumen y dispersión de información y la pérdida de talento y conocimiento, que puede y debe ser gestionado.

• La adecuada gestión de la información es una ventaja competitiva para las empresas, sabiendo aprovechar los avances en tecnología y liderando los proyectos desde el punto de vista humano.

• En definitiva, una Intranet constituye unpaso más dentro de la búsqueda de la excelencia empresarial, de la obtención de la máxima comunicación interna, productividad y eficacia posible, así como de la mejora de las relaciones entre los empleados.


Para finalizar:

Creemos firmemente que la llave de acceso a

lapuerta del paraísoempresarialpara todos, es...login:

comunicaciónpassword:

empleado

www.antel.com.uy

Muchas gracias por su tiempo!

[email protected] ComunicacionesANTEL – Montevideo, Uruguay

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