laporan tugas akhir prosedur pengadaan bahan …
TRANSCRIPT
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
i
LAPORAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI
DI PT WANGSA JATRA LESTARI SUKOHARJO
Disusun Oleh:
GISTA SAFIRA
D1516043
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar
Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2019
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
ii
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
iii
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
iv
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
v
MOTTO
Seberat dan sesulit apapun jalanmu kalau tujuan akhirmu adalah
Allah, InsyaAllah kau akan dimampukan olehNya.
(Mashara)
“Tidak dijanjikan selalu mudah, tapi juga tidak akan seterusnya
diselimuti kesulitan. Itu kenapa kita harus selalu dekat untuk
mendapat cinta-Nya. Agar ia ridho memberikan kekuatan, dan juga
menunjukkan jalan keluar milik-Nya”
(Danny Dzul Fikri)
You only get one life. Maka jangan sampai di akhir nanti barulah kita
tersadar, betapa banyak hal sia – sia yang dikejar matian – matian, dan
betapa banyak hal – hal penting yang disia – siakan.
(Sonny Abi Kim)
“Jadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu, sesungguhnya
Allah beserta orang – orang yang sabar”
(QS. Al – Baqarah:153)
“Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan,
sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan. Maka apabila
engkau telah selesai (dari suatu urusan), tetaplah bekerja keras (untuk
urusan yang lain)”
(QS. Al-Insyirah 5-7)
“Yakinlah, ada sesuatu yang menantimu setelah banyak kesabaran
(yang kau jalani), yang akan membuatmu terpana hinggau kau lupa
betapa pedihnya rasa sakit”
(Ali bin Abi Thalib)
“Penuhi syaratNya maka DIA pun akan memenuhi janjiNya”
(Sonny Abi Kim)
Sebab kegelisahan dalam hidup adalah tidak bisa menangkap pesan
dariNya.
(Gista Safira)
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
vi
PERSEMBAHAN
Dengan rasa syukur kepada Allah SWT karya ini penulis persembahkan kepada:
1. Allah Azza Wa Jalla yang selalu memberikan pertolongan, kekuatan,
ketenangan, kemampuan, kemudahan, dan kelancaran dalam menyusun
sehingga peulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Kedua orang tuaku, Bapak Sugeng Raharjo, dan Ibu Sri Wijayanti
Natalianingrum yang selalu mendoakan, memberi kasih sayang, serta
dukungan secara moral dan finansial.
3. Kakakku, Bachtiar Zulfikar yang menghibur, memberikan dukungan, dan
membantuku.
4. Seluruh keluarga tercinta yang memberikan semangat dalam menyusun dan
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
5. Sahabat – sahabatku tercinta yang selalu mendukung, mendoakan, dan
membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Semua dosen yang telah memberikan ilmu, dan staf Manajemen Administrasi
yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
7. Ikhwah fillah pengurus JN UKMI UNS VICTORY 2018
8. Teman – teman satu perjuangan di Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi 2016 Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
9. Almamater kebanggaan, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
10. Pembaca sekalian.
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
vii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah Azza Wa Jalla yang telah
melimpahkan rahmat, taufik, dan hidayah. Tak lupa shalawat serta salam
senantiasa tercurahkan kepada Nabi Muhammad صلى الله عليه وسلم sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Pengadaan Bahan Baku
Produksi di PT Wangsa Jatra Lestari Sukoharjo” sebagai syarat kelulusan
memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi
Fakutas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk menjelaskan bagaiman prosedur
pengadaan bahan baku produksi yang ditetapkan oleh PT Wangsa Jatra Lestari
Sukoharjo. Dalam Penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bimbingan,
bantuan dan dukungan secara moril maupun materil dari berbagai pihak. Penulis
mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini, antara lain kepada:
1. Ibu Endang K Maharani S.Sos, M.Si selaku Dosen Pembimbing
laporan Tugas akhir yang telah memberikan arahan serta bimbingan
dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir dengan lancar.
2. Ibu Enny Setyo M., S.Pd, M.Si, selaku Dosen Penguji Tugas Akhir
yang telah menguji dan mempertimbangkan laporan Tugas Akhir
untuk memperoleh gelar Ahli Madya Manajemen Administrasi di
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs.Ali, M.Si, selaku Pembimbing Akademik dan Ketua
Program Diploma III Manajemen Administrasi Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
viii
5. Seluruh dosen Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan
ilmu kepada penulis.
6. Ibu Maharani Devi selaku HR & GA manager, Ibu Rifka Bayu Fredita,
dan Bapak Juwadi selaku HRD yang telah memberikan kesempatan
kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Manajemen
Administrasi (KKMA) di PT Wangsa Jatra Lestari.
7. Bapak Rois Sholeh selaku Prcorement Manager, Ibu Tri Wahyuni
selaku Procurement Supervisor, Ibu Diyah Apriani selaku
Procurement Administration, serta seluruh Procurement Staff yang
telah membimbing, memberikan arahan, serta memberikan ilmu
kepada penulis ketika melaksanakan Kuliah Kerja Manajemen
Administrasi di Departemen Procurement PT Wangsa Jatra Lestari
sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Seluruh karyawan PT Wangsa Jatra Lestari yang telah memberikan
semangat dan ilmu serta informasi yang dibutuhkan penulis.
9. Bapak, Ibu, Kakak serta keluarga tercinta yang senantiasa mendoakan,
memberikan kasih sayang, dukungan kepada penulis sehingga penulis
bisa menyelesaikan tugas akhir ini.
10. Sahabat-sahabat saya Galuh Ratna Sarwendah, Jevri Dwi Ambarwati,
Lutfita Rizky Khotijah, dan sahabat sahabat saya yang tidak bisa saya
sebutkan satu persatu yang telah mendoakan, mebantu, memberi warna
dalam hidup serta memberikan dukungan kepada penulis.
11. Keluarga Kost Al – Fikr yang telah mendoakan, menghibur, memberi
semangat, dan membantu penulis.
12. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah
membantu selama ini.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna baik dari
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
ix
materi pembahasan dan tata bahasanya. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk
kesempurnaan Tugas Akhir dan pengetahuan bagi penulis dan
pembaca.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi kita semua. Terima kasih
.
Surakarta, 27 Maret 2019
Gista Safira
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................................... i
PERSETUJUAN ................................................................ Error! Bookmark not defined.
PENGESAHAN .................................................................. Error! Bookmark not defined.
PERNYATAAN ............................................................................................................. ii
MOTTO ......................................................................................................................... iii
PERSEMBAHAN .......................................................................................................... v
KATA PENGANTAR .................................................................................................. vii
DAFTAR ISI .................................................................................................................. x
DAFTAR TABEL ....................................................................................................... xiii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... xiv
DAFTAR BAGAN ....................................................................................................... xv
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................... xvi
ABSTRAK .................................................................................................................. xvii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ..................................................................................... 5
C. Tujuan Pengamatan ................................................................................... 5
D. Manfaat Pengamatan ................................................................................. 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN………………….7
A. Tinjauan Pustaka…………………………………………………………7
1. Prosedur………………………………………………………….7
a. Pengertian prosedur …………………………………………..7
b. Pentingnya Prosedur………………………………………......8
c. Hakekat Prosedur……………………………………………...8
d. Manfaat Prosedur……………………………………………...8
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xi
e. Prinsip – Prinsip Prosedur…………………………………….9
f. Ciri prosedur yang baik…………………………………….....9
2. Pengadaan……………………………………………………...10
a. Pengertian pengadaan……………………………………….10
b. Aktivitas Pengadaan………………………………………...11
c. Filosofi Pengadaan…………………………………………..11
d. Fungsi Pengadaan…………………………………………...11
e. Tujuan Pengadaan…………………………………………...13
f. Istilah dalam Pengadaan…………………………………….13
g. Prinsip Pengadaan…………………………………………...15
h. Alur Pengadaa Material……………………………………..17
i. Proses Pengadaan Barang……………………………………18
3. Bahan Baku .......................................................................... 22
a. Pengertian Bahan Baku……………………………………22
b. Persediaan Bahan Baku………………………………….. 22
4. Produksi ............................................................................... 22
a. Pengertian Produksi………………………………………..22
b. Perencanaan Produksi……………………………………...23
c. Menjadwalkan Pengerjaan…………………………………23
5. Prosedur Pengadaan Bahan Baku Produksi .......................... 23
B. Metode Pengamatan…………………………………………….23
1. Lokasi Pengamatan ............................................................... 23
2. Jenis Pengamatan .................................................................. 24
3. Teknik Pengumpulan Data .................................................... 24
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xii
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN……………………………………….27
A. Profil Prusahaan…………………………………………………..27
B. Lokasi Perusahaan ........................................................................28
C. Sejarah Perusahaan .......................................................................28
D. Visi dan Misi Perusahaan .............................................................29
E. Bagan organisasi ..........................................................................30
F. Personalia ....................................................................................36
G. Corporate Social Responsibility (CSR) .........................................40
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN .............................41
A. Bahan Baku yang Digunakan PT Wangsa Jatra Lestari ..................41
B. Prosedur Pengadaan Bahan Baku Produksi ....................................46
1. Prosedur Pembelian Bahan Baku……………………………….46
2. Prosedur Penerimaan Bahan Baku.……………………………..52
3. Prosedur Penyimpanan Bahan Baku……………………………57
4. Prosedur Penyiapan atau Pengiriman Bahan Baku ke Departemen
Produksi……………………………………………………...…….62
C. Kendala yang dihadapi dalam Pengadaan Bahan Baku Kertas ........66
D. Cara Mengatasi Kendala dalam Prosedur Pengadaan Bahan Baku
Kertas………………………………………………………………………67
BAB V PENUTUP ..........................................................................................68
A. KESIMPULAN ............................................................................68
B. SARAN .......................................................................................70
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................71
LAMPIRAN
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1: Daftar Order dari Customer ............................................................... 3
Tabel 1.2: Pembelian Bahan Baku (Kertas) ........................................................ 4
Tabel 3.1: Jumlah Karyawan.............................................................................36
Tabel 3.2: Ketetapan Lima Hari Kerja ...............................................................39
Tabel 3.3: Ketetapan Enam Hari Kerja ..............................................................39
Tabel 4.1: Jenis Kertas......................................................................................41
Tabel 4.2: Standar Maksimal Inskit ...................................................................48
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1: Logo Perusahaan ..........................................................................27
Gambar 3.2: Hasil Produksi ..............................................................................27
Gambar 4.1: Surat Order (SO) ..........................................................................47
Gambar 4.2: Penyimpanan Bahan Baku Kertas ..................................................59
Gambar 4.3: Labelling Kertas ...........................................................................60
Gambar 4.4: Kartu Stok ....................................................................................61
Gambar 4.5: Kertas Yang Sudah Disiapkan Oleh Bagian Logistik Warehouse ....65
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xv
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1: Alur Pengadaan Material .................................................................17
Bagan 3.1: Struktur Organisasi PT Wangsa Jatra Lestari ....................................30
Bagan 4.1: Prosedur Pembelian Bahan Baku .....................................................49
Bagan 4.2: Prosedur Penerimaan Bahan Baku ...................................................53
Bagan 4.3: Prosedur Penyimpanan Bahan Baku.................................................58
Bagan 4.4: Prosedur Penyiapan/Pengiriman Bahan Baku ke Departemen Produksi
........................................................................................................................62
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Persetujuan Magang
2. Surat Tugas
3. Surat Keterangan Selesai Magang
4. Form Presensi Magang
5. Form Monitoring Magang Minggu Pertama
6. Form Monitoring Magang Minggu Kedua
7. Form Monitoring Magang Minggu Ketiga
8. Form Monitoring Magang Minggu Keempat
9. Form Monitoring Magang Minggu Kelima
10. Form Penilaian Magang
11. Pedoman Wawancara
12. Form Permintaan Material
13. Form Permintaan Pembelian (Purchase Request)
14. Form Pesanan Pembelian (Purchase Order)
15. Surat Jalan (Delivery Order)
16. Faktur Pajak
17. Invoice
18. Bukti Terima Barang
19. Label Pengeluaran Barang
20. Cheklist Penyiapan Bahan
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xvii
ABSTRAK
GISTA SAFIRA, D1516043, PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU
PRODUKSI DI PT WANGSA JATRA LESTARI SUKOHARJO, Tugas
Akhir, Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2018, 72 Halaman.
Bahan baku merupakan bahan pokok yang harus ada di setiap perusahaan
manufaktur. Tanpa adanya bahan baku perusahaan tidak bisa melakukan proses
produksi karena bahan baku adalah bahan utama yang digunakan untuk
menghasilkan suatu produk. Bahan baku yang digunakan perusahaan harus
diadakan dengan baik sesuai dengan tata cara yang telah ditetapkan oleh masing –
masing perusahaan dengan memperhatikan kualitas dari bahan baku maupun
supplier, waktu, kuantitas, dan cara penyimpanan agar bahan baku yang diadakan
bisa tersedia ketika perusahaan membutuhkan, ada pada kualitas dan kuantitas
yang tepat (tidak kekurangan dan atau tidak kelebihan), serta kondisi bahan baku
dapat terjaga mutunya sesuai dengan standar perusahaan. Penulisan Tugas Akhir
ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur atau tata cara pengadaan
bahan baku untuk proses produksi di PT Wangsa Jatra Lestari Sukoharjo.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu
pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarakan/melukiskan
keadaan subyek/obyek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta – fakta
yang tampak atau sebagaimana adanya. Pengumpulan data diperoleh dengan
melakukan wawancara, observasi, perekaman, dan mengkaji dokumen atau arsip.
Hasil yang diperoleh dari pengamatan yang dilakukan di PT Wangsa Jatra
Lestari Sukoharjo adalah pengadaan bahan baku dilaksanakan melalui empat
prosedur, yaitu prosedur pembelian, prosedur penerimaan, prosedur penyimpanan,
prosedur penyiapan dan pengiriman bahan baku ke departemen produksi. Dalam
pembelian bahan baku PT. Wangsa menggunakan cara indirect purchase, serta
menerapkan enam kriteria untuk memilih supplier, yaitu quality, price, lead time
delivery, Term Of Payment (TOP), dan No Conformance Report (NCR).
Kata Kunci: Prosedur pengadaan, bahan baku