laporan pencalonan anugerah inovasi ceo 2016 bidang...

Laporan Pencalonan Anugerah Inovasi CEO 2016 Bidang Berasaskan IT


JABATAN /PPN / CAW : CAWANGAN MUAR

Off-LAs (Off-Line Assets)

Ringkasan Eksekutif

Anugerah AICEO wajar dianugerahkan kerana di

zaman Pembiayaan Sendiri (Self Financing), adalah

amat penting bagi Lembaga Hasil Dalam Negeri

Malaysia untuk mempastikan bahawa setiap Ringgit

dan Sen yang dibelanjakan menepati kehendak

organisasi dan mampu memacu operasi pada tahap

tertinggi kecekapan.

Perbelanjaan atau kemudahan yang tidak

menepati kesesuaian akan mengakibatkan prestasi

kerja menurun. Pembelian yang tidak terkawal serta

pemantauan aset-aset operasi yang tidak cekap akan

mengakibatkan perbelanjaan meningkat.

Secara tidak langsung, penyediaan, penyeliaan

dan pemantauan aset-aset ini akan dapat

meningkatkan kadar kecekapan kerja dan kecekapan

perbelanjaan serta dapat membantu meningkatkan

imej Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia untuk

menjadi salah satu organisasi yang hebat di mata

dunia.


LAPORAN PENUH

1) INOVATIF

a. Peralatan/kemudahan sedia ada, digunakan

untuk projek ini selain daripada tugas-tugas

utama percukaian dan ianya tidak melibatkan kos

perkakasan.

b. Peralatan asas yang ujud, boleh dipelbagaikan

kegunaannya. Kumpulan data-data yang ada,

memberikan gambaran bukan setakat aset

sahaja, malahan dapat memberikan maklumat

berkaitan bilangan kakitangan serta gred

pengguna aset tersebut.

c. Penggunaan carta, pelan lokasi, borang-borang

dan maklumat, dipersembahkan dalam bentuk

yang mesra pengguna dan amat mudah

digunakan.

d. Boleh digunakan di luar sambungan internet dan

pemeriksaan aset boleh dilakukan secara mobile

dan on-site.

e. Kedudukan atau pemilik aset boleh dikenalpasti

serta merta.

f. Memudahkan operasi pemantauan dan

pengesanan Aset Hasil.


2) RELEVAN

a. Aset Hasil yang disediakan oleh LHDNM adalah

untuk digunakan oleh kakitangan. Oleh itu,

pemantauan aset-aset adalah amat penting untuk

memastikan kebajikan dan kemudahan untuk

kakitangan, disediakan pada tahap yang

bersesuaian.

b. Aset Hasil adalah tanggungjawab pegawai yang

diamanahkan. Untuk mempastikan aset-aset ini

sentiasa berada dalam keadaan yang sempurna

dan terkawal, sistem ini digunakan untuk

pemantauan dalaman.

c. Maklumat aset turut memberikan maklumat lain

secara tidak langsung. Sebagai contoh, bilangan

Kerusi Eksekutif High Back, turut mewakili

bilangan pegawai gred 41/44 yang berada di

cawangan.

d. Sebarang perubahan maklumat aset akan

disalurkan dan dapat digunakan oleh beberapa

jabatan seperti Jabatan Pengurusan Insan dan

Jabatan Lojistik Korporat bagi pemantauan dan

perancangan masa hadapan.


3) SIGNIFIKAN

a. Sistem ini diujudkan sebagai medium

pemantauan aset oleh Pegawai Verifikasi Aset

dan item tracker oleh Pegawai Aset dan Editor

Aset.

b. Sistem ini dapat membantu mengesan lokasi

sebenar aset-aset yang berada di cawangan dan

juga dapat mengesan kedudukan aset yang tidak

berada di lokasi yang sebenar.

c. Selain daripada itu, lokasi tepat dan kekuatan unit

juga dapat dikenalpasti dari pelan lokasi yang

direka serta statistik aset dapat dijana dengan

tepat.

d. Sebarang rancangan untuk penambahan atau

pelupusan serta penggantian sementara aset-

aset, akan dapat dilakukan pada tahap kecekapan

100 peratus.


4) KEBERKESANAN

a. Tiada lagi isu berhubungan aset yang tiada di

lokasi.

b. Tiada lagi isu aset yang tidak mempunyai tuan.

c. Aset yang dikesan di lokasi yang salah, telah dapat

dikembalikan ke lokasi atau pemilik sebenar.

d. Statistik bilangan aset telah dapat dijana dengan

lebih kemaskini.

e. “Net worth” aset yang ujud di cawangan, dapat

dijana dengan lebih tepat.

f. Proses penambahan dan pelupusan dapat

dilakukan dengan lebih cekap.

g. Proses Naziran dan “Kiraan Stok” dapat dijalankan

dengan lebih mudah, cekap dan berkesan dengan

penggunaan “Zoom Sticker”.

h. Penilaian Pegawai Naziran bertambah baik.


5) WAY FORWARD

a. Penjanaan Nombor Siri yang baharu akan

merangkumi maklumat pembelian seperti butiran

vendor, Tarikh Pembelian, Pembelian Pusat atau

Pembelian Cawangan, Tempoh Penggunaan.

b. Nombor Siri juga mengandungi maklumat

kedudukan aset seperti nama, unit, dan

cawangan pemilik, boleh diakses dari ibupejabat

sekiranya aduan diajukan ke ibupejabat.

c. Maklumat ini akan menjadi rujukan kepada pihak

LHDN untuk mengkaji kualiti aset yang dibekalkan

oleh vendor-vendor sedia ada.

d. Penggabungan sistem ini dengan sistem-sistem

pengurusan akan dapat membantu Jabatan

Kewangan, Jabatan Pengurusan Insan dan juga

jabatan-jabatan lain untuk merangka belanjawan

tahunan dengan lebih cekap.

e. Maklumat yang lebih meyeluruh mengenai

cawangan akan memudahkan pihak pengurusan.


Lampiran


RINGKASAN Off-LAs (Off-Line Assets)

Ringkasan Eksekutif

Anugerah AICEO – era Self Financing -

Ringgit dan Sen yang dibelanjakan

hendaklah menepati kehendak organisasi

- tahap tertinggi kecekapan.

Perbelanjaan tidak menepati

kesesuaian - prestasi kerja menurun.

Pembelian, pemantauan yang tidak

cekap - perbelanjaan meningkat.

Penyediaan, penyeliaan dan

pemantauan - meningkatkan kadar

kecekapan kerja, kecekapan

perbelanjaan - meningkatkan imej -

organisasi yang hebat di mata dunia.


RINGKASAN LAPORAN PENUH

1) INOVATIF

a. Peralatan/kemudahan sedia ada - tanpa kos tambahan.

b. Kumpulan maklumat tentang bilangan kakitangan serta gred pengguna

aset.

c. Dipersembahkan dalam bentuk yang mesra pengguna dan amat mudah

digunakan.

d. Digunakan tanpa talian internet - mobile dan on-site.

e. Aset dikesan serta merta.

f. Memudahkan pemantauan Aset Hasil.

2) RELEVAN

a. Aset Hasil, kebajikan, kemudahan yang bersesuian.

b. Tanggungjawab setiap pegawai mempastikan aset-aset sempurna dan

terkawal.

c. Maklumat aset memberikan maklumat lain. Bilangan Kerusi Eksekutif High

Back, -mewakili bilangan pegawai gred 41/44.

d. Perubahan maklumat disalurkan bagi pemantauan dan perancangan masa

hadapan.

3) SIGNIFIKAN

a. Medium pemantauan dan item tracker.

b. Mengesan aset-aset, pemilik-pemilik aset.

c. Lokasi tepat dan kekuatan unit dikenalpasti, pelan lokasi - statistik aset.

d. Penambahan, pelupusan, jangkaan penggantian - tahap kecekapan 100

peratus.

4) KEBERKESANAN

a. Tiada isu aset tiada di lokasi atau tiada tuan.

b. Aset dikembalikan ke lokasi atau pemilik sebenar.

c. Statistik lebih kemaskini.

d. “Net worth” aset lebih tepat.

e. Penambahan dan pelupusan lebih cekap.

f. Naziran dan “Kiraan Stok” lebih mudah, cekap, berkesan - “Zoom Sticker”.

g. Penilaian Naziran bertambah baik.

5) WAY FORWARD

a. Nombor Siri - maklumat pembelian.

b. Nombor Siri - maklumat aset - diakses dari ibupejabat.

c. Rujukan kualiti aset vendor-vendor sediaada.

d. Penggabungan sistem membantu merangka belanjawan lebih cekap.

e. Memudahkan pihak pengurusan.


Penggunaan Program

Keperluan Perkakasan

1) Peralatan/kemudahan sediaada - tanpa kos perkakasan tambahan.

2) Program boleh dikendalikan menggunakan Komputer Meja, Komputer Riba

ataupun Telefon Pintar.

3) Boleh digunakan di luar talian internet - mobile dan on-site.

4) Menggunakan perkakasan dan juga common built-in software.

5) Tidak memerlukan kemahiran khusus untuk mengendalikan program i.e.

menggunakan software Microsoft Excel.


Presentation

1) Penentuan Lokasi Tetap yang akan digunakan sepanjang masa.

2) Lokasi tepat dan kekuatan unit boleh dikenalpasti – i.e. Unit Pungutan dan Unit

Audit Meja dapat dikenalpasti.

3) Kekuatan Unit dan juga lokasi unit di mana aset ditempatkan, dapat dikenalpasti dengan

jelas

4) Dipersembahkan dalam bentuk yang Mesra Pengguna dan amat mudah

digunakan.

5) Proses pendaftaran yang dipermudahkan dengan penggunaan borang yang Mesra

Pengguna i.e. OLA01

6) Butiran semasa mendaftarkan aset, akan membekalkan butiran seperti Unit

Penempatan, Gred Pegawai, Sambungan telefon, peranan pegawai.

7) Sebagai medium pemantauan dan item tracker.


Contoh sistem yang beroperasi

1) Maklumat bilangan kakitangan serta gred pengguna aset.

2) Tanggungjawab setiap pegawai mempastikan aset-aset sempurna dan terkawal.

3) Aset dikesan serta merta.

4) Maklumat aset turut memberikan maklumat lain.

a) Bilangan Kerusi Eksekutif High Back, - mewakili bilangan pegawai gred 41/44. .

b) Bilangan Kerusi Eksekutif Low Back - mewakili bilangan pegawai gred 31/32.

5) Pegawai yang ditempatkan di lokasi yang didaftarkan dapat dikenalpasti.

6) Kemudahan lain juga dapat dikenalpasti i.e. Mesin Pencetak

7) Maklumat kekuatan dan juga kesempurnaan bilangan kemudahan, juga dibekalkan.

8) Lokasi pegawai-pegawai dapat dikenalpasti

9) Memudahkan pemantauan Aset Hasil.



1) Bingkai wajah pegawai merujuk kepada peranan di cawangan i.e. Ketua Penolong

Pengarah, Ketua Unit dan lain-lain.

2) Maklumat sambungan talian telefon dipaparkan

3) Perubahan maklumat disalurkan bagi pemantauan dan perancangan masa hadapan.

4) Maklumat lokasi

5) Maklumat pegawai

6) Kedudukan tingkat

7) Identiti pegawai


*Zoom Sticker


a. Isu aset tiada di lokasi diselesaikan.

b. Isu aset yang tiada tuan diselesaikan.

c. Aset dapat dikembalikan ke lokasi atau pemilik sebenar.

d. Statistik lebih kemaskini.

e. “Net worth” aset lebih tepat.

f. Naziran dan “Kiraan Stok” lebih mudah, cekap, berkesan - “Zoom Sticker”.

g. Nombor Siri - maklumat pembelian.

h. Nombor Siri - maklumat aset - diakses dari ibupejabat.

i. Rujukan kualiti aset vendor-vendor sedia ada.

j. Penggabungan sistem membantu merangka belanjawan lebih cekap.

k. Memudahkan pihak pengurusan.

l. Penambahan, pelupusan, jangkaan penggantian - tahap kecekapan 100

peratus.


Kenalpasti Aset

Nama :

Unit :

Samb Telefon:

Lokasi :


Tatakerja Pendaftaran Aset dan Pegawai.

Pegawai Aset akan mengambil tindakan seperti berikut:-

1) Kakitangan Sediaada (KS) atau Kakitangan Baru (KB).

a. Kakitangan Sediaada (KS)

i. Tukar Unit

1. Kenalpasti Unit dan Lokasi Terdahulu

2. Kenalpasti Unit dan Lokasi Terkini

3. Kenalpasti perubahan aset

a. Aset masih kekal di Lokasi Terdahulu.

i. PA7 Lokasi Terdahulu dikemaskini kepada nama

Kakitangan Masuk

b. Aset dibawa bersama ke Lokasi Terkini.

i. PA7 Lokasi Terkini dikemaskini kepada nama

Kakitangan Masuk

ii. Tukar Lokasi

1. Kenalpasti Lokasi Terdahulu

2. Kenalpasti Lokasi Terkini

3. Kenalpasti perubahan aset

a. Aset masih kekal di Lokasi Terdahulu.

i. PA7 Lokasi Terdahulu dikemaskini kepada nama

Kakitangan Masuk

b. Aset dibawa bersama ke Lokasi Terkini.

i. PA7 Lokasi Terkini dikemaskini kepada nama

Kakitangan Masuk

b. Kakitangan Baru (KB)

i. Pengambilan Baru

1. Kenalpasti Lokasi Penempatan

2. Bekalkan OLA01 untuk proses kenalpasti aset

3. Bekalkan OLA02 untuk butiran kakitangan

4. Maklumkan ke Ibupejabat berkaitan Penambahan Butiran dan

Bilangan Kakitangan

ii. Pindah Cawangan

1. Kenalpasti Cawangan Terdahulu

2. Kenalpasti Lokasi Penempatan

3. Bekalkan OLA01 untuk proses kenalpasti asset

4. Bekalkan OLA02 untuk butiran kakitangan

5. Maklumkan ke Ibupejabat berkaitan Penambahan Butiran dan

Bilangan Kakitangan


Tatakerja Pendaftaran Aset Baru.


1) Mengenalpasti aset.

2) Menjana barkod untuk aset

3) Menandakan aset dengan barkod

4) Mengenalpasti lokasi aset ditempatkan

5) Mengemaskini PA7 Lokasi berkenaan


Tatakerja Laporan Kerosakkan Aset.


1) Mengenalpasti Aset.

2) Kenalpasti Lokasi Aset

3) Kenalpasti Kakitangan berkaitan

4) Membuat Laporan Kerosakkan Aset kepada Ibupejabat menggunakan borang PA9.

5) Mengantikan aset yang rosak dengan:

a. Aset yang sama-tara sekiranya mempunyai ganti atau pun,

b. Aset lain sementara menunggu penggantian.

6) Kemaskini PA7 kakitangan berkenaan.


Butiran Program:

Penasihat Projek : En Mohd Zamari bin Ngah

Pereka Program : En Hanizam Jumaah

Pembantu : Puan Anita Husain dan Puan Siti Hafsah Manap

Cawangan : Muar

Nama Projek : OffLAs (Off Line Assets)

Perisian : Microsof Excel

Kegunaan : Pemantauan Aset Hasil

Perkakasan : Komputer Meja/Komputer Riba/Telefon Pintar

Kos Perkakasan : TIADA

Maklumat Dijana : Butiran Aset

: Butiran Pemilik Aset

: Butiran Kekuatan Cawangan

Pengguna Semasa : Editor SPA, Pegawai Aset, Pegawai Verifikasi Aset,

Pegawai Naziran, Penyelaras Komputer, Ketua Unit,

Unit Pentadbiran, Pejabat Pengarah Negeri.

Dikongsi kepada : Cawangan Johor Bahru, Cawangan Kluang

Dipersembahkan kepada: PPN Johor – Januari 2016

: JTM dan JLK – 07 April 2016

Tempoh Mula Projek : 01 Ogos 2014

Tempoh Penyediaan : 1 bulan

Tempoh tambahbaik : 3 bulan

Tarikh Mula Digunakan : 01 Disember 2014

Pegawai Verifikasi Aset : Hanizam bin Jumaah

Editor SPA : Siti Hafsah Manap

Pegawai Aset : Mohd Najib Mohd Salleh


Sekian Terima Kasih

laporan pencalonan anugerah inovasi ceo 2016 bidang...

Documents