laporan kuliah kerja praktek · laporan kuliah kerja praktek diajukan guna memenuhi persyaratan...
TRANSCRIPT
i
ANALISA SISTEM PEMINJAMAN PADA KOPERASI
BINA SEJAHTERA SMAN 4
TANGERANG SELATAN
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Guna Memenuhi Persyaratan Kelulusan Mata Kuliah KKP
Program Diploma Tiga (D.III)
1. Mochammad.Fikri 18072120
2. Slamet Hermanto 18072116
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Ciputat
2009
ii
PERSETUJUAN DA PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai
pada periode Tahun Ajaran 2009/2010 di Semester Lima
DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK
Kelas MI.5A
Haryanto S. Kom
iii
PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Laporan Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada
tanggal………………………………
PENILAI
…………………………………………………….
Saran-saran dari penilai:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………….....................................................................................................................
.........................................................................................................................................
......................................
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan hidayahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan
baik. Adapun judul penulisan makalah yang penulis ambil adalah sebagai berikut :
ANALISA SISTEM PEMINJAMAN PADA KOPERASI
BINA SEJAHTERA SMAN 4
TANGERANG SELATAN
Tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai salah satu nilai matakuliah
didalam Kartu Hasil Studi (KHS) di semester V (lima) ini pada program diploma III
(tiga) program studi Manajemen Informatika di Akademi Manajemen Informatika
dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).
Dalam pembuatan makalah ini tidak terlepas dari bantuan serta dorongan dari
berbagai pihak. Oleh karena itu izinkanlah penulis mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya, yaitu kepada :
1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK Bina Sarana
Informatika.
2. Bapak Moch. Ishaq, S.Kom selaku Kepala Jurusan Manajemen Informatika
Bina Sarana Informatika.
3. Ibu Wiruma Selaku
v
4. Bapak Haryanto, S.Kom, selaku dosen penasehat yang telah membimbing
dan membantu penulis, hingga selesainya penulisan KKP ini.
5. Seluruh Dosen,Staf dan Karyawan dilingkungan BSI yang telah banyak
membantu penulis.
6. Bapak Drs. Sutrisno, Bapak Bayudha, Ibu Erna Shofyanti dan seluruh guru
SMAN 4 Tangerang Selatan, yang telah membimbing dan membantu selama
penulis melakukan PKL/Riset.
7. Orangtua dan Keluarga penulis yang telah memberikan dorongan baik moral
maupun materil selama pembuatan laporan KKP ini.
8. Dan teman-teman yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangannya.
Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari rekan-
rekan pembaca, dan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca umumnya
dan khususnya bagi penulis sendiri.
Jakarta, Desember 2009
Penulis
vi
DAFTAR ISI
Lembar Judul KKP...................................................................................................... i
Kata Pengantar………………………………………………………………………ii
Daftar Isi.................................................................................................................... iv
Daftar Simbol ........................................................................................................... vii
Daftar Gambar.........................................................................................................viii
Daftar Tabel .............................................................................................................. ix
BAB I. PENDAHULUAN........................................................................................ 1
1.1.Umum....................................................................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan................................................................................. 2
1. 3. Metode Penelitian................................................................................... 3
1. 4. Ruang Lingkup....................................................................................... 3
1. 5. Sistematika Penulisan............................................................................. 4
BAB II. LANDASAN TEORI ................................................................................. 5
2.1. Konsep Dasar Sistem .............................................................................. 5
A. Pengertian Sistem............................................................................. 6
B. Karakteristik Sistem ......................................................................... 6
C. Klasifikasi Sistem............................................................................. 7
vii
D. Pengertian Sistem Informasi ............................................................ 8
E. Komponen Sistem Informasi ............................................................ 8
F. Sistem Informasi Manajemen ......................................................... 10
G. Sistem Informasi Akuntansi ........................................................... 11
H. Koperasi ......................................................................................... 12
I. Pinjaman ......................................................................................... 13
2.2. Peralatan Pendukung (Tool System)...................................................... 13
A. Diagram Alir Data (DAD) ............................................................. 14
B. Normalisasi..................................................................................... 16
C. Kamus Data .................................................................................... 18
BAB III. ANALISA SISTEM BERJALAN ......................................................... 23
3.1. Umum.................................................................................................... 25
3. 2. Tinjauan Perusahaan ............................................................................ 24
A. Sejarah Singkat Koperasi Bina Sejahtera....................................... 24
B. Struktur Organisasi dan Fungsi ...................................................... 25
3. 3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan.................................................... 28
3. 4. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Berjalan.................................... 29
3. 5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan .............................................. 33
A. Kamus Data Dokumen Masukan ................................................... 33
B. Kamus Data Dokumen Keluaran.................................................... 37
3. 6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan ................................................ 42
viii
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ......................................... 43
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ......................................... 45
3. 7. Permasalahan Pokok ............................................................................ 47
3. 8. Altenatif Pemecahan Masalah.............................................................. 48
BAB IV. PENUTUP ............................................................................................... 49
4. 1. Kesimpulan .......................................................................................... 49
4. 2. Saran..................................................................................................... 50
Daftar Pustaka .......................................................................................................... 51
ix
DAFTAR SIMBOL
Simbol Data Flow Diagram
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber
atau tujan Pada arus data.
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
PROSES
Digunakan untuk menggambarkan suatu prose yang
sedang berlangsung.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat
Untuk Menyimpan atau mengambil data yang
diperlukan.
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
1. Gambar III. 1 Struktur organisasi ........................................................................ 28
2. Gambar III. 2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ................................................ 33
3. Gambar III. 3 Diagram Nol Sistem Berjalan ....................................................... 34
4. Gambar III. 4 Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan.............................................. 35
xi
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
1. Tabel II. 1 Notasi Tipe Data................................................................................. 23
2. Tabel II. 2 Notasi Struktur Data........................................................................... 24
xii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Komputer adalah peralatan (device) yang bekerja di bawah control program
yang tersimpan, yang secara otomatis menerima, menyimpan, dan memproses data
untuk menghasilkan informasi yang merupakan hasil dari pemrosesan data itu.
Komputer berasal dari kata “to Compute” yang berarti menghitung. Jadi secara umum
komputer disebut sebagai mesin hitung. Tetapi pengertian komputer saat ini bukanlah
semata-mata sebagai alat hitung, tetapi adalah suatu alat hitung dengan konstruksi
elektronika yang mempunyai tempat penyimpanan (storage internal) dan bekerja
dengan bantuan program yang diberikan kepadanya.
Kehadiran komputer banyak memberi manfaat bagi manusia dalam
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan baik yang ringan hingga dalam pembuatan
keputusan. Dalam dunia usaha komputer memiliki peranan yang cukup besar dalam
hal penyediaan informasi bagi pihak dalam perusahaan dan juga pihak luar
perusahaan. Hal itu mendorong perusahaan untuk menghasilkan dan meningkatkan
kualitas informasi yang dibutuhkan agar informasi tersebut menjadi lebih akurat,
relevan dan tepat waktu.
Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 Tangerang Selatan adalah sebuah lembaga
keuangan mikro yang kegiatan utamanya adalah simpan, pinjam atau pembiayaan dan
jasa lainnya. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem yang digunakan haruslah tepat
xiii
karena guna menghindari kesalahan pencatatan besarnya iuran anggota koperasi dan
lain-lain. Pada Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL sistem pinjaman masih
dilakukan secara manual dengan komputer yang belum dimanfaatkan secara
maksimal sebagai alat bantunya sehingga kurang efektif dan efisien. Untuk itu maka
diperlukan suatu sistem pinjaman yang terkomputerisasi dalam rangka memberikan
informasi kepada para anggota dan pihak lainnya secara tepat, cepat dan akurat.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk menganalisis sistem
pinjaman pada Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL. Sehubungan dengan itu
penulis memilih judul makalah ini, yaitu:
“ANALISA SISTEM PEMINJAMAN PADA KOPERASI BINA SEJAHTERA
SMAN 4 TANGERANG SELATAN”
1.2. Maksud Dan Tujuan
Adapun maksud dari penulisan tugas makalah KKP ini adalah :
a. Sebagai wujud nyata riset yang dilakukan penulis.
b. Untuk mempraktekan teori-teori yang telah didapat dibangku kuliah ke
dalam masyarakat.
c. Untuk menambah pengetahuan dan pengalaman kerja nyata.
d. Untuk mengetahui sistem berjalan pada perusahaan yang dituju serta
belajar merancang sistem.
xiv
Sedangkan tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai salah satu nilai
matakuliah di dalam Kartu Hasil Studi (KHS) pada semester V (lima) untuk program
studi Manajemen Informatika di Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina
Sarana Informatika (AMIK BSI).
1.3 Metode Penelitian
Dalam usaha pengumpulan data, metode yang digunakan untuk penulisan Tugas
Laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah:
a. Interview
Yaitu penulis mengadakan wawancara tentang masalah yang terjadi pada
sistem simpan pinjam di Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL.
b. Observasi
Yaitu Penulis langsung mengadakan pengamatan kepada objek yang diteliti.
c. Studi pustaka
Yaitu suatu bentuk metode dengan cara membaca buku yang berkaitan dengan
judul penulisan Tugas Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
1.4. Ruang lingkup
Dalam penulisan makalah ini penulis hanya membatasi ruang lingkup
permasalahan mulai dari proses permohonan pinjaman, proses persetujuan pinjaman,
proses pembayaran angsuran, pembuatan laporan.
xv
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika Penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri
yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga dapat memberikan gambaran
secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan pada makalah ini terdiri dari empat
bab, yaitu sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini membahas gambaran umum, maksud dan tujuan
penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini, metode penelitian dalam
pengumpulan data, ruang lingkup dan sistematika penulisan yang di
bahas dalam bab demi bab.
BAB II : LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi tentang uraian tentang konsep dasar sistem yang
dibahas pada ruang lingkup sistem dan memberikan penjelasan secara
teoritis tentang peralatan (tools) pendukung sistem.
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini membahas tentang uraian umum, tinjauan perusahaan
yaitu sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan fungsi,
prosedur sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan,
kamus data, spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi bentuk
dokumen keluaran, spesifikasi file, spesifikasi program, dan struktur
kode, spesifikasi sistem komputer secara umum, perangkat lunak,
xvi
perangkat keras, konfigurasi sistem komputer, permasalan pokok, dan
alternatif pemecahan masalah.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan dari apa yang telah dibahas dari bab
1 sampai dengan bab III serta berisikan saran yang bersifat
membangun untuk kepentingan perusahaan itu sendiri maupun untuk
kepentingan umum.
xvii
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
A. Pengertian Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel – variabel yang terorganisir,
saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu. Suatu
system pada dasarnya adalah kelompok unsur yang erat hubungannya satu
sama lainnya, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem,
yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada
komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. Suatu Sistem menurut
Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Waren D. Stalling Jr ( HM Jogiyanto,
Jogjakarta, 2005:1 ) adalah “Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur –
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
Sedangkan pengertian Sistem yang menekankan pada komponennya
menurut Richard F.N ( HM Jogiyanto, Jogjakarta 2005:1 ) adalah “ kumpulan
dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak
bertentangan, yang berbeda hanyalah cara pendekatannya.
Pengertian Sistem menurut Norman H.Barish dalam bukunya System
Analyse for Effective Administrator ( Hadori Yunus, 1973:1-2 ) adalah “Alat
dimana pegawai dari suatu perusahaan bekerja untuk melaksanakan kegiatan
pokok perusahaan”.
Pengertian Sistem menurut Mulyadi (1993:6) adalah “Suatu jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan
pokok perusahaan”.
Sedangkan pengertian Sistem menurut Sistem menurut Norman L.Engier,
Tata Sutabri (2004:10) adalah ” Sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang
berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti inventaris atau
penjadwalan produksi ”.
Sistem Menurut Prof. Dr. Mr. S Prajudi Atmosudirdjo, Tata Sutabri,
(2004:10) adalah ”Sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur, atau
komponen-komponen yang berkaitan dan, sehingga unsur-unsur tersebut
merupakan suatu kesatuan proses ”.
xviii
1. Sistem menurut Gordon B.Davis, Tata Sutabri, (2004:10) adalah ” Sistem
dapat berupa abstrak atau fisis ”. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur
dari gagasan atau konsepasi-konsepsi yang saling bergantung, contohnya Sistem
teologi. Sedangkan Sistem fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama
untuk mencapai suatu tujuan.
B. Karakteristik Sistem
Suatu sistem memiliki karakteristik tertentu, yang merincikan bahwa hal
tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun yang termasuk ke dalam
karakteristik sistem adalah sebagai berikut:
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem
dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara suatu sistem dengan
subsistem lainnya.
xix
5. Masukan Sisitem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran
dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem.
C. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah
sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada dan
tampak secara fisik
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan buatan manusia
xx
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi murni melalui proses alam.
Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh
manusia.
3. Sistem dilklasifikasikan sbagai sistem tertentu dan sistem tak tentu
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak
dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem
yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
D. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-
laporan yang diperlukan.
E. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok
bangunan (building block). Sebagai suatu sistem, blok tersebut masing-masing saling
berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Blok masukan (input block)
xxi
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data berupa dokumen dasar.
2. Blok model (model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logoka, dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengn
cara yang sudah tertentu untuk mengahsilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran (output block)
Merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi (technology block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok basis data (database block)
Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lain,
tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak
untuk memanipulasinya.
6. Blok kendali (control block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
xxii
F. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi
di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh
semua tingkatan manajemen. Definisi SIM menurut George M. Scott adalah
kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan
informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.
Definisi SIM menurut Barry G. Cushing adalah kumpulan dari manusia dan
sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab
mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna
untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Definisi SIM menurut Frederick H. Wu adalah kumpulan-kumpulan dari
sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.
Definisi SIM menurut Gordon B. Davis adalah sistem manusia/mesin yang
menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan dari suatu organisasi.
Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa SIM adalah :
1. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi.
2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
xxiii
G. Koperasi
Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang atau seseorang atau
badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip
koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi yang berdasarkan atas asas
kekeluargaan.
Sesuai pasal 16 UU No. 25 1992, jenis-jenis koperasi adalah sebagai berikut :
1. Koperasi simpan pinjam/ koperasi kredit
Koperasi simpan pinjam adalah koperasi yang kegiatan usahanya hanya usaha
simpan pinjam.
2. Koperasi konsumen
Koperasi konsumen menyalurkan barang-barang konsumsi kepada para
anggota dengan harga layak, berusaha membuat sendiri barang-barang
konsumsi untuk keperluan anggota dan disamping pelayanan anggota,
koperasi konsumsi juga boleh melayani masyarakat umum.
3. Koperasi produsen
Koperasi produsen adalah koperasi yang beranggotakan orang-orang yang
mampu menghasilkan barang-barang.
4. Koperasi pemasaran
Koperasi pemasaran adalah koperasi yang beranggotakan orang-orang yang
mempunyai kegiatan dibidang pemasaran barang-barang dagang.
5. Koperasi Jasa
xxiv
Koperasi Jasa didirikan untuk memberikan pelayanan (jasa) kepada para
anggota.
I. Pinjaman
Pinjaman merupakan bagian dari perhitungan akuntansi yang sering
digunakan didalam usaha koperasi,yang bertujuan untuk membantu masyarakat kelas
menengah kebawah dimana harus memenuhi syarat-syarat yang terdapat di dalam
koperasi.
2.2. Peralatan Pendukung (Tool System)
Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang dapat digunakan
untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem. Adapun Tool System
yang digunakan penulis untuk merancang model sistem adalah :
A. Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagran (DFD)
Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram
yang menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) yang digunakan untuk
menggambarkan arus data dari data sistem dan untuk membantu di dalam komunikasi
dengan pemakai sistem secara logika.
Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu
sistem yang telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan
fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Keuntungan dari DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem
dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih
xxv
rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukan
proses pengulangan (looping), proses keputusan dan proses perhitungan.
Simbol-simbol yang dipergunakan terdiri dari empat simbol, yaitu :
1. Kesatuan luar (Eksternal Entity)
Kesatuan Luar (Eksternal Entitiy) atau Batas Sistem (Boundary) merupakan
entity dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem
lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Proses (Proccess)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk
menghasilkan arus data yang keluar dari proses.
3. Simpanan Data (Data Store)
Simpanan dari data dapat berupa suatu file atau database di sistem komputer,
catatan manual, kotak tempat data dimeja seseorang, tabel acuan manual dan
agenda atau buku.
4. Arus Data (Data Flow)
Arus Data menunjukan arus data dari data yang dapat berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data dapat berbentuk formulir atau
dokumen yang digunakan, laporan tercetak, tampilan layer komputer,
masukan untuk komputer, komunikasi ucapan, surat-surat atau memo, data
yang dibaca dan direkamkan kesuatu file, suatu isian yang dicatat pada buku
agenda, transmisi data dari suatu komputer yang lain.
xxvi
xxvii
Beberapa langkah di dalam membuat DFD dibagi menjadi tiga , yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber atau tujuan data yang akan
diproses atau untuk mengambarkan sistem secara umum atau global dari
keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam
diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus secara lebih mendetail lagi
dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
Aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan DFD adalah :
1. Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity
lainnya secara langsung.
2. Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store lainnya
secara langsung.
3. Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara
langsung.
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.
xxviii
C. Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi.
Fungsinya untuk mendefiniskan data yang mengalir pada sistem dengan
lengkap danuntuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama.
Kamus data dibuat dan digunakan baik pada tahap analisa maupun pada tahap
perancangan sistem. Pada tahap analisa perancangan sistem digunakan sebagai alat
komunikasi antara sotem analis dengan pemakai (user) tentang data yang mengalir
pada sistem tersebut serta informasi yang dibutuhkan oleh pemakai (user). Sedangkan
pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, output
/ laporan dan database.
Kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Fungsinya untuk memudahkan mencari arus data di dalam Data Flow
Diagram (DFD).
2. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow
Diagram (DFD),maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data.
3. Tipe Data
Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil
cetakan komputer. Dengan demikan bentuk dari data yang mengalir dapat
xxix
berupa dokumen dasar atau formulir. Dokumen hasil cetakan komputer,
laporan tercetak, tampilan layar monitor, variabel, parameter dan field-field.
Bentuk data tersebut disebut tipe data.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
6. Volume
Volume yang dicatat berupa volume rata-rata dan volume puncak dari arus
data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam
satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukan volume yang
terbanyak.
7. Periode
Periode menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya untuk
mendefinisikan kapan output data harus dimasukan ke dalam sistem, kapan
proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan dihasilkan
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat
dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang
arus data.
xxx
Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi.
Notasi yang digunakan dibagi dua macam yaitu :
1. Notasi Tipe Data
Notasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi format input maupun output dari
suatu data.
Notasi yang digunakan antara lain:
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
NOTASI ARTI
X Setiap karakter
9 Angka numeric
A Karakter alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Sebagai pemisah ribuan
, Sebagai pemisah pecahan
- Sebagai tanda penghubung
/ Sebagai tanda pembagi
2. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Notasi yang umum digunakan antara lain :
xxxi
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
NOTASI ARTI
= Terdiri dari
+ And (dan)
() Pilihan (boleh Ya atau Tidak)
{} Iterasi (pengulangan proses)
[] Pilih salah satu pilihan
I Pemisah pilihan didalam tanda []
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
xxxii
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Perkembangan dan pembangunan negara kita berjalan dengan baik, terbukti
dengan adanya kemajuan teknologi dan perkembangan fisik yaitu sarana dan
prasarana seperti gedung-gedung perkantoran dan lain-lain. Dalam perkembangan
Negara terciptalah lapangan-lapangan kerja baru dengan banyaknya perusahaan-
perusahaan yang didirikan baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar dengan
bidang usaha yang beraneka ragam.
Koperasi merupakan suatu perkumpulan orang-orang yang berusaha untuk
memperbaiki taraf hidup dan meningkatkan kesejahteraan anggotanya karena pada
umumnya anggota koperasi adalah orang-orang di golongan ekonomi lemah untuk itu
sangatlah penting dalam meningkatkan pelayanan pada anggotanya di butuhkan suatu
sistem yang baik.
Sebagai sebuah lembaga keuangan mikro, tidak dapat dipungkiri kehadiran
Koperasi Bina Sejahtera sejak dua belas tahun yang lalu sangat dirasakan
manfaatnya terutama oleh para guru. Karena hanya dengan lembaga inilah diyakini
bahwa kebutuhan terhadap akses permodalan dan manajemen usaha bagi para guru
SMAN 4 Tangerang Selatan dapat dijembatani melalui kegiatan usaha simpanan,
pembiayaan dan jasa lainnya.
xxxiii
Kebutuhan terhadap akses permodalan bagi para guru belakangan sangat
terasa, hal ini dapat dilihat dari perkembangan jumlah anggota yang terus bertambah
dari bulan ke bulan. Namun demikian dari perkembangan yang menggembirakan
tersebut dirasakan adanya keprihatinan bersama yaitu minimnya dana Koperasi
Sekolah untuk melayani permintaan permodalan mereka, sehingga dari sekian
permohonan pembiayaan, hanya sebagian mereka yang dapat terpenuhi.
3.2. Tinjauan Perusahaan
A. Sejarah Singkat Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL
Ide dan inisiatif pendirian Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL
bermula dari keprihatinan bersama beberapa Guru dan pengurus Sekolah SMAN 4
TANGSEL serta rekan-rekan di Komite Sekolah terhadap kondisi guru dan karyawan
SMAN 4 TANGSEL yang seringkali kesulitan mengakses permodalan guna
mengembangkan usahanya sehingga mereka mencari alternatif termudah dalam
mengakses permodalan yaitu rentenir, walaupun kenyataan sebenarnya ketika mereka
meminta bantuan terhadap rentenir tersebut justru itulah awal keterpurukan usaha
mereka.
Beberapa pertemuan dengan beberapa pengurus telah di lakukan guna
menindak lanjuti keinginan mulia tersebut. Selang beberapa bulan semua sepakat
untuk mendirikan Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL. dengan mengambil
bentuk KSG (Kelompok Swadaya Guru) sebagai legalitas dan status hukum awal
operasionalnya.
xxxiv
Tepat pada tanggal 01 Juni 1996, Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4
TANGSEL berdiri dengan didukung oleh beberapa anggota Komite Sekolah.
B. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja, menunjukan
bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas
tertentu, menunjukan hirarki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan
hubungan pelaporannya. Dengan struktur organisasi yang baik, tugas-tugas
digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif, terarah, dan
terawasi dan hasil-hasilnya dapat terkendali.
Bentuk struktur organisasi pada Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL
adalah sebagai berikut:
Gambar III.1 Struktur Organisasi
Rapat Angota Tahunan
(RAT)
Ketua
Badan Pemeriksa
Sekretaris Bendahara
xxxv
Berikut ini mengenai fungsi dari masing-masing bagian yaitu sebagai berikut:
1. Rapat Anggota Tahunan (RAT)
Rapat Anggota Tahunan (RAT) adalah rapat yang diadakan oleh pengurus dan
dihadiri para anggota sebagai bentuk pertanggung jawaban pengurus kepada
anggota setiap akhir periode. Rapat Anggota Tahunan (RAT) mempunyai
fungsi, yaitu :
a. Memilih dan memberhentikan pengurus.
b. Memtuskan hal-hal yang menyangkut dengan koperasi, misalnya
menentukan besarnya simpanan pokok atau wajib.
c. Mengesahkan laporan pertanggungan jawaban dari pengurus.
2. Ketua
Memiliki fungsi utama jabatan dalam merencanakan, mengkoordinasi dan
mengendalikan seluruh aktifitas lembaga yang meliputi penghimpunan dana
dari pihak ketiga serta penyaluran dana yang merupakan kegiatan utama
lembaga serta kegiatan-kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan
aktifitas utama tersebut dalam upaya mencapai target. Tugas Ketua adalah
sebagai berikut:
a. Menyusun sasaran, rencana jangka pendek dan jangka panjang serta
proyeksi (financial maupun non financial) tahunan.
b. Mencapai target yang telah ditetapkan secara keseluruhan.
c. Menyelenggarakan penilaian prestasi kerja karyawan.
xxxvi
d. Mencapai lingkup kerja yang nyaman untuk semua pekerja yang
berorientasi pada pencapaian target.
e. Menjalin kerja sama dengan pihak lain dalam rangka memenuhi
kebutuhan lembaga.
f. Menjaga keamanan dana-dana masyarakat yang dihimpun dan
pembiayaan yang diberikan serta seluruh asset Koperasi.
g. Menjaga Koperasi agar dalam aktifitasnya senantiasa tidak lari dari visi
dan misinya.
3. Bendahara
Memiliki fungsi jabatan merencanakan dan melaksanakan segala transaksi
yang sifatnya tunai. Bendahara bertugas :
a. Menyelesaikan laporan kas harian.
b. Menjaga keamanan kas.
c. Menyediakan laporan cashflow pada akhir bulan untuk keperluan
evaluasi.
4. Sekreataris
Memiliki tugas utama dalam tata pendataan semua dokumentasi dan arsip.
Menyusun laporan untuk disampaikan dalam RAT dengan bekerjasama
bagian bendahara.
5. Badan Pemeriksa
Badan Pemeriksa merupakan pengurus dari guru dan anggota Koperasi yang
mempunyai tugas antara lain :
xxxvii
a. Mengawasi kebijakan operasional yang meliputi bidang organisasi
bidang koperasi dan bidang usaha.
b. Memeriksa tata kehidupan koperasi termasuk organisasi, manajemen
usaha, keuangan, permodalan, dan lain sebagainya.
c. Bertanggung jawab atas kegiatan pemeriksaan dan hasil pemeriksaan.
3.3. Prosedur Sistem Peminjaman Berjalan
Prosedur sistem peminjaman pada Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4
TANGSEL adalah sebagai berikut:
1. Proses Permohonan Pinjaman
Calon peminjam mengisi formulir permohonan dan melengkapi persyaratan
yang diberikan oleh kasir untuk pengajuan pinjaman. Bila sudah diisi dan
dilengkapi, diserahkan ke Seksi Usaha.
2. Proses Pembayaran
Peminjam akan diberikan jadwal angsuran pembiayaan oleh bagian
Bendahara. Setiap melakukan pembayaran, peminjam menyerahkan bukti
angsuran kepada Seksi Usaha. Peminjam akan mendapatkan salinan bukti
angsuran sebagai bukti pembayaran angsuran.
3. Proses Pembuatan laporan
Selanjutnya Sekretaris akan mengumpulkan data dengan mengambil semua
data untuk dibuatkan laporan dan dilaporkan ke ketua dan Badan Pemeriksa.
xxxviii
3.4 Diagram Alir Data Sistem Peminjaman Berjalan
Untuk mengetahui gambaran sistem peminjaman dari proses permohonan
pada Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL, maka dapat dijelaskan melalui
diagram alir data (DAD).
Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu
prosedur dari sebuah sistem dan menunjukan arus data atau dokumen-dokumen
masukan dan dokumen-dokumen keluaran.
Berikut ini adalah penggambaran Diagram Alir Data pada sistem peminjaman
pada Koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL adalah sebagai berikut :
Keterangan :
FPP : Formulir Permohonan Pembiayaan
FMK : Formulir Masuk Keanggotaan
BP : Bukti Penerimaan
BPK : Bukti Pengeluaran Kas
xxxix
KA : Kartu Anggota
TTU : Tanda Terima Uang
JAP : Jadwal Angsuran Pinjaman
Gambar III. 2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
xl
Gambar III. 3 Diagram Nol Sistem Berjalan
xli
Gambar III. 4 Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan
xlii
3.5. Kamus Data Sistem Peminjaman Berjalan
Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi:
nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur
data. Adapun data sistem berjalan dari proses permohonan pinjaman sampai proses
pelaporan adalah sebagai berikut:
A. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Kamus Data Formulir Permohonan Pembiayaan
Nama arus data : Formulir Permohonan Pembiayaan
Alias : FPP
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Peminjam – proses 1.0
Proses 1.0 – Sekretaris
Penjelasan : Untuk mengetahui data peminjam
Periode : Setiap kali melakukan peminjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama lembaga + Formulir Permohonan
pembiayaan + No + Tanggal
Isi : Data pemohon dan data keluarga + Permohonan
Pembiayaan dan data jaminan + Referensi
Footer : Pernyataan + Pemohon +Suami / Istri + Peminjam
2. Kamus Data Tanda Terima Uang Oleh Nasabah
xliii
Nama arus data : Tanda Terima Uang
Alias : TTU
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Peminjam – proses 2.0
Proses 2.0 - Bendahara
Penjelasan : Sebagai bukti penerimaan uang oleh nasabah
Periode : Setiap melakukan pinjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama dokumen + Nama lembaga + No. seri +
Tanggal
Isi : Nama + Alamat + Pekerjaan
Footer : Debitur
3. Kamus Data Bukti Pengeluaran Kas
Nama arus data : Bukti Pengeluaran Kas
Alias : BPK
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Bendahara – proses 2.0
Proses 2.0 – Bagian Pembiayaan
Penjelasan : Sebagai bukti pengeluaran kas lembaga
Periode : Setiap melakukan pinjaman
Volume : Tidak tentu
xliv
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama dokumen + Nama lembaga + No. Bukti
Isi : Keperluan + terbilang
Footer : Lembar persetujuan direktur + lembar persetujuan
bagian pembukuan + lembar persetujuan kasir +
tanggal + debitur
4. Kamus Data Realisasi Pembiayaan
Nama arus data : Realisasi Pembiayaan
Alias : RP
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Peminjam – proses 2.0
Proses 2.0 – Administrasi Keungan
Penjelasan : Sebagai bukti kesepakatan peminjam
Periode : Setiap melakukan pinjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama lembaga + Nama dokumen + No.
Isi : Nama + Alamat + Jenis pinjaman + Besar
pinjaman + Jangka waktu + Tgl jatuh tempo +
Angsuran pokok + Profit / mark up + Tab wajib +
Dana Sukarela + Per
Footer : Petugas + Tanggal + Peminjam
xlv
5. Kamus Data Angsuran Pembiayaan
Nama arus data : Angsuran Pembiayaan
Alias : Bukti Angsuran
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Peminjam – proses 3.0
Proses 3.0 – Bendahara
Penjelasan : Sebagai bukti angsuran pembiayaan
Periode : Setiap kali melakukan angsuran pinjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama lembaga + Nama dokumen + No. Bukti
Isi : Jenis pembiyaan + No. rekening + Nama debitur +
Cara angsuran + Angsuran yang ke + Cicilan
pokok + Margin / jasa + Tabungan wajib + Denda
+ Dana Sukarela + Total
Footer : Debitur + Tanggal + Petugas Koperasi
6. Kamus Data Bukti Penerimaan
Nama arus data : Bukti Penerimaan
Alias : BP
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Peminjam – proses 2.0
Proses 2.0 – Bendahara
xlvi
Penjelasan : Sebagai bukti penerimaan dana oleh peminjam
Periode : Setiap melakukan pinjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama lembaga + Nama dokumen
Isi : Sudah terima dari + Berupa uang terbilang +
Untuk pembayaran
Footer : Jumlah + Dibukukan oleh + Disetujui oleh + Kasir
/ Petugas Koperasi
7. Kamus Data Formulir Masuk Keanggotaan Koperasi
Nama arus data : Formulir Masuk Keanggotaan Koperasi Guru
Alias : Data peminjam
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Peminjam – proses 2.0
Proses 2.0 – Bendahara
Penjelasan : Sebagai bukti peminjam masuk anggota Koperasi
Periode : Setiap kali melakukan peminjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama lembaga + Nama dokumen + Tanggal
Isi : Nama anggota + Tempat / tanggal lahir + Alamat
anggota
xlvii
Footer : Nomor anggota + Simpanan pokok + Jumlah +
Terbilang + Diperiksa + Disetujui + Tanggal +
Petugas Anggota + Catatan
B. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Kamus Data Bukti Penerimaan
Nama arus data : Bukti Penerimaan
Alias : BP
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Bendahara – proses 2.0
Proses 2.0 - Peminjam
Penjelasan : Sebagai bukti penerimaan dana oleh peminjam
Periode : Setiap melakukan pinjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama lembaga + Nama dokumen
Isi : Sudah terima dari + Berupa uang terbilang +
Untuk pembayaran
Footer : Jumlah + Dibukukan oleh + Disetujui oleh + Kasir
/ Petugas Koperasi
2. Kamus Data Angsuran Pembiayaan
Nama arus data : Angsuran Pembiayaan
Alias : Bukti Angsuran
xlviii
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Bendahara – proses 2.0
Proses 3.0 - peminjam
Penjelasan : Sebagai bukti angsuran pembiayaan
Periode : Setiap kali melakukan angsuran pinjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama lembaga + Nama dokumen + No. Bukti
Isi : Jenis pembiyaan + No. rekening + Nama debitur +
Cara angsuran + Angsuran yang ke + Cicilan
pokok + Margin / jasa + Tabungan wajib + Denda
+ Dana Sukarela + Total
Footer : Debitur + Tanggal + Petugas Koperasi
3. Kamus Data Tanda Terima Uang Oleh Nasabah
Nama arus data : Tanda Terima Uang
Alias : TTU
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Adminstrasi Keuangan – proses 2.0
Proses 2.0 - peminjam
Penjelasan : Sebagai bukti penerimaan uang oleh nasabah
Periode : Setiap melakukan pinjaman
Volume : Tidak tentu
xlix
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama dokumen + Nama lembaga + No. seri +
Tanggal
Isi : Nama + Alamat + Pekerjaan
Footer : Debitur
4. Kamus Data Formulir Masuk Keanggotaan Koperasi
Nama arus data : Formulir Masuk Keanggotaan Koperasi
Alias : Data peminjam
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Adminstrasi Keuangan – proses 2.0
Proses 2.0 - peminjam
Penjelasan : Sebagai bukti peminjam masuk anggota Koperasi
Periode : Setiap kali melakukan peminjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama lembaga + Nama dokumen + Tanggal
Isi : Nama anggota + Tempat / tanggal lahir + Alamat
anggota
Footer : Nomor anggota + Simpanan pokok + Jumlah +
Terbilang + Diperiksa + Disetujui + Tanggal +
Petugas + Anggota + Catatan
5. Kamus Data Realisasi Pembiayaan
l
Nama arus data : Realisasi Pembiayaan
Alias : RP
Bentuk data : Dokumen manual
Arus data : Adminstrasi Keuangan – proses 2.0
Proses 2.0 - peminjam
Penjelasan : Sebagai bukti kesepakatan peminjam
Periode : Setiap melakukan pinjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama lembaga + Nama dokumen + No.
Isi : Nama + Alamat + Jenis pinjaman + Besar
pinjaman + Jangka waktu + Tgl jatuh tempo +
Angsuran pokok + Profit / mark up + Tab wajib
+ Dana Sukarela + Per
Footer : Petugas + Tanggal + Peminjam
6. Kamus Data Pembiayaan
Nama arus data : Pembiayaan
Alias : Jadwal angsuran pinjaman
Bentuk data : Dokumen cetakan
Arus data : Adminstrasi Keuangan – proses 2.0
Proses 2.0 - peminjam
Penjelasan : Sebagai jadwal pembayaran angsuran bagi
li
peminjam
Periode : Setiap melakukan pinjaman
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi +
Header : Nama dokumen + Nama peminjam + No. Anggota
+ No. Pembiayaan + Tanggal pembiyaan + Cara
angsuran + Jangka waktu + Plafond pembiayaan +
Total margin + Angsuran pokok + Angsuran
margin
Isi : Jadwal angsuran + Realisasi angsuran +
Besar angsuran Sisa angsuran + Besar margin +
Sisa margin + Setor simpanan keanggotaan +
Saldo simpanan keanggotaan +
Denda + Dana Sukarela + Total angsuran
7. Kamus Data Neraca
Nama arus data : Neraca
Alias : Laporan Keuangan
Bentuk data : Dokumen cetakan
Arus data : Bendahara – proses 4.0
Proses 4.0 – Ketua, Badan Pemeriksa
Penjelasan : Sebagai laporan keuangan untuk pengambilan
lii
keputusan
Periode : Setiap akhir bulan
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama dokumen + Nama lembaga + Tanggal
Isi : No. Aktiva + Aktiva tetap + Jumlah + No. Pasiva
+ Jumlah + Kas + Bank + Piutang / pembiayaan /
pinjaman + Aktiva tetap + Aktiva lainnya +
Tabungan +Dana Sukarela + Modal
+ Laba / rugi tahun berjalan + Jumlah aktiva +
Jumlah pasiva
Footer : Ketua + Pembukuan
3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-
dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen
tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Formulir Permohonan Pembiayaan
Fungsi : Untuk mengetahui data peminjam
Sumber : Peminjam
liii
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
2. Tanda Terima Uang Oleh Nasabah
Fungsi : Sebagai tanda terima uang
Sumber : Peminjam
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
3. Bukti Pengeluaran Kas
Fungsi : Sebagai bukti pengeluaran kas
Sumber : Bendahara
Tujuan : Bagian pembiayaan
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
4. Realisasi pembiayaan
Fungsi : Sebagai bukti realisasi pinjamaman
liv
Sumber : Peminjam
Tujuan : Administrasi Keungan
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
5. Angsuran pembiayaan
Fungsi : Sebagai bukti angsuran pinjaman
Sumber : Peminjam
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
6. Bukti penerimaan
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan dana pinjaman
Sumber : Peminjam
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
7. Formulir Masuk Keanggotaan Koperasi
Fungsi : Sebagai bukti masuk anggota Koperasi
Sumber : Peminjam
lv
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
Bentuk : Lampiran
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Bukti penerimaan
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan dana pinjaman
Sumber : Bendahara
Tujuan : Peminjam
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
2. Angsuran pembiayaan
Fungsi : Sebagai bukti angsuran pinjaman
Sumber : Bendahara
Tujuan : Peminjam
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
2. Tanda Terima Uang Oleh Nasabah
Fungsi : Sebagai tanda terima uang
lvi
Sumber : Bendahara
Tujuan : Peminjam
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
3. Formulir Masuk Keanggotaan Koperasi
Fungsi : Sebagai bukti masuk anggota Koperasi
Sumber : Bendahara
Tujuan : Peminjam
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
4. Realisasi pembiayaan
Fungsi : Sebagai bukti realisasi pinjamaman
Sumber : Bendahara
Tujuan : Peminjam
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
5. Pembiayaan Murabahah
Fungsi : Untuk mengetahui jadwal pembayaran
angsuran
lvii
Sumber : Bendahara
Tujuan : Peminjam
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
4. Neraca
Fungsi : Sebagai laporan keuangn
Sumber : Bendahara
Tujuan : Ketua dan Badan Pemeriksa
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman
3.7. Permasalahan Pokok
Bedasarkan pengamatan, penulis mengambil kesimpulan bahwa Koperasi
Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL dalam mengelola proses pinjaman dari proses
permohonan memang sudah menggunakan komputer tetapi belum seluruhnya
terkomputerisasi. Bisa dibayangkan apabila pengelolaan pinjaman dilakukan secara
sederhana akan mengakibatkan :
Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu yang lama.
lviii
a. Permintaan informasi yang cepat sulit dilaksanakan.
b. Keamanan dokumen yang kurang terjamin.
c. Kurangnya sumber daya manusia, sehingga masih ada yang mempunyai
jabatan rangkap.
d. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka
untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif pemecahan
masalah yaitu mengkomputerisasikan sistem pinjaman dari proses permohonan
dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya.
Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program
pada komputer, yaitu :
a. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga
menghasilkan suatu informasi yang benar tentang data-data yang ada.
b. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya
suatu ketertiban dalam hal pencatatan data.
c. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan
menggunakan sistem manual.
BAB IV
PENUTUP
lix
4.1. Kesimpulan
Dari pembahasan mengenai sistem pinjaman pada Koperasi Bina Sejahtera
SMAN 4 TANGSEL dapat terlihat bagaimana fungsi dan peranan komputer yang
belum digunakan secara optimal.
Oleh karena itu penulis menarik kesimpulan bahwa sistem pinjaman dari
proses permohonan pinjaman pada koperasi Bina Sejahtera SMAN 4 TANGSEL
adalah :
a. Bahwa dengan penggunaan sistem peminjaman secara manual banyak
mengandung resiko kesalahan pencatatan data.
b. Sistem pengumpulan data yang digunakan mengandung resiko hilangnya
data-data penting karena pengolahan bukti tersebut dilakukan setelah semua
bukti terkumpul.
Oleh sebab itu dengan memanfaatkan teknologi komputer untuk membuat
komputerisasi sistem pinjaman guna menunjang proses mulai dari permohonan
pinjaman sampai pembuatan laporan yang selama ini berlangsung sangatlah
diperlukan.
4.2. Saran
Dari kesimpulan diatas penulis mencoba memberikan beberapa saran dengan
harapan dapat bermanfaat dengan menjalankan sistem peminjaman.
49
lx
a. Dalam menangani proses peminjaman, sebaiknya menggunakan cara kerja
komputer secara maksimal agar lebih efektif dan efisien sehingga pekerjaan
dapat diselesaikan dengan baik dan mengurangi resiko kerja yang tinggi.
b. Perangkat komputer baik software maupun hardware yang digunakan
sebaiknya dengan kebutuhan dan kemampuan.
DAFTAR PUSTAKA
lxi
H. Hendar dan Kurnadi. 1999. Ekonomi Indonesia Untuk Perguruan Tinggi. FEUI,
Jakarta
Jusup, Al Haryono. 2001. Dasar-Dasar Akuntansi Jilid 1 Edisi ke Enam. Bagian
Penerbitan STIE YKPN, Yogyakarta
Jogiyanto HM. 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori Dan Praktek Apilikasi Bisnis. Andi, Yogyakarta
Sutabri, Tata. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Andi, Yogyakarta
. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Andi, Yogyakarta
SR, Soemarso. 1999. Akuntansi Suatu Pengantar. Rineka cipta, Jakarta