laporan kerja praktek di pt. arya noble - core.ac.uk · penyusunan laporan kerja praktek dan...
Embed Size (px)
TRANSCRIPT
i
LAPORAN KERJA PRAKTEK
DI PT. ARYA NOBLE
Oleh:
Tri Suharyo Susanto
NPM : 14 06 07775
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
2017
ii
iii
iv
v
vi
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan
bimbingan dan karunia-Nya sehingga seluruh rangkaian Kerja Praktek hingga
penyusunan laporan dapat diselesaikan.
Laporan ini telah disusun dengan semaksimal mungkin dan mendapat bantuan
dari berbagai pihak sehingga memudahkan penulis dalam penyusunan laporan.
Pada kesempatan ini terima kasih diucapkan kepada :
1. Tuhan Yang Maha Esa yang selalu menjadi sumber kekuatan bagi
penulis dalam melaksanakan Kerja Praktek dan menysun laporan
2. Ibu Lia, Bapak Paul, Ibu Michelle selaku pembimbing lapangan selama
pelaksanaan Kerja Praktek
3. Mbak Maria selaku mentor dan rekan kerja selama pelaksanaan Kerja
Praktek
4. Bapak V. Ariyono, S. T., M. T. selaku Ketua Program Studi Teknik Industri
5. Ibu Deny Ratna Yuniartha, S. T., M. T. selaku Dosen Pembimbing Kerja
Praktek
6. Orang tua yang selalu mendukung serta memberikan doa selama
pelaksanaan Kerja Praktek dan penyusunan laporan
Akhirnya, semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi yang
berkepentingan. Kritik dan saran dari pihak lain sangat diharapkan untuk
menyempurnakan Laporan Kerja Praktek ini.
Penyusun
Tri Suharyo Susanto
14 06 07775
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI ....................................................................................................... iv
DAFTAR TABEL ................................................................................................ vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ viii
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ............................................................................................. 1
1.2. Tujuan .......................................................................................................... 1
1.3. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek .......................................... 2
BAB 2. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan ....................................................................... 3
2.2. Struktur Organisasi ...................................................................................... 9
2.3. Manajemen Perusahaan ............................................................................ 12
BAB 3. TINJAUAN SISTEM PERUSAHAAN
3.1. Proses Bisnis Departemen .........................................................................16
3.2. Layanan yang diberikan ............................................................................. 17
3.3. Proses Operasi .......................................................................................... 17
3.4. Fasilitas Operasi ........................................................................................ 18
BAB 4. TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA
4.1. Lingkup Pekerjaan ..................................................................................... 20
4.2. Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Pekerjaan ..................................21
4.3. Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan ...........................................................21
4.4. Hasil Pekerjaan .......................................................................................... 22
ix
BAB 5. PENUTUP
5.1. Kesimpulan ................................................................................................ 32
5.2. Saran ..........................................................................................................32
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... ix
LAMPIRAN .......................................................................................................... x
x
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Tabel Keterangan Flowchart Standar Operasional Prosedur ................24
Tabel 4.1. Lanjutan Tabel Keterangan Flowchart Standar Operasional Prosedur..25
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Arya Group Strategic Business Unit ................................................... 3
Gambar 2.2. Logo Perusahaan PT. Arya Noble ...................................................... 6
Gambar 2.3. Penghargaan Erha ............................................................................. 7
Gambar 2.4. Penghargaan Marco ........................................................................... 7
Gambar 2.5. Produk yang dihasilkan Genero ......................................................... 8
Gambar 2.6. Produk yang dihasilkan Pharmacore .................................................. 8
Gambar 2.7. Produk yang dihasilkan Marco Padang Peranakan ........................... 9
Gambar 2.8. Struktur Organisasi PT. Arya Noble ..................................................14
Gambar 2.9. Tata Nilai Perusahaan .......................................................................15
Gambar 3.1. Proses Bisnis Departemen Business Process ..................................18
Gambar 3.2. Staff Area based on business unit .................................................... 20
Gambar 3.3. Meeting Area .................................................................................... 21
Gambar 3.4. Classroom Area ................................................................................ 21
Gambar 4.1. SOP Researh - Business Case Development (1) ............................. 28
Gambar 4.2. SOP Researh - Business Case Development (2) ............................. 29
Gambar 4.3. SOP Researh - Detailed Requirement Documents (1) ..................... 30
Gambar 4.4. SOP Researh - Detailed Requirement Documents (2) ..................... 31
Gambar 4.5. SOP Concepting Solution ................................................................. 32
Gambar 4.6. SOP Analisis Kesesuaian (Design vs Requirement) ........................ 33
Gambar 4.7. SOP Software Developing Solution .................................................. 34
Gambar 4.8. SOP Infrastructure Developing Solution ........................................... 35
Gambar 4.9. SOP Software Development ............................................................. 36
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Lembar Bimbingan Pelaksanaan dan Penyusunan Laporan Kerja
Praktek
Lampiran 2. Lembar Penilaian Kerja Praktek
xiii
xiv
LAMPIRAN
xv
xvi
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Atma
Jaya Yogyakarta (PSTI UAJY) mewajibkan semua mahasiswanya untuk
melaksanakan kerja praktek sesuai dengan Kurikulum di PSTI UAJY. PSTI UAJY
memandang kerja praktek sebagai wahana atau sarana bagi mahasiswa untuk
mengenali suasana di industri serta menumbuhkan, meningkatkan, dan
mengembangkan etos kerja profesional sebagai calon sarjana Teknik Industri.
Kerja praktek dapat dikatakan sebagai ajang simulasi profesi mahasiswa Teknik
Industri. Paradigma yang harus ditanamkan adalah bahwa selama kerja praktek
mahasiswa bekerja di perusahaan yang dipilihnya. Bekerja, dalam hal ini
mencakup kegiatan perencanaan, perancangan, perbaikan, penerapan dan
pemecahanan masalah. Oleh karena itu, dalam kerja praktek kegiatan yang
dilakukan oleh mahasiswa adalah :
a. Mengenali ruang lingkup perusahaan
b. Mengikuti proses kerja di perusahaan secara kontinu
c. Melakukan dan mengerjakan tugas yang diberikan oleh atasan, supervisor
atau pembimbing lapangan
d. Mengamati perilaku sistem
e. Menyusun laporan dalam bentuk tertulis
f. Melaksanakan ujian kerja praktek
1.2. Tujuan
Hal-hal yang ingin dicapai melalui pelaksanaan kerja praktek ini adalah :
a. Melatih kedisiplinan.
b. Melatih kemampuan berinteraksi dengan bawahan, rekan kerja, dan atasan
dalam perusahaan.
c. Melatih kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja.
d. Mengamati secara langsung aktivitas perusahaan dalam berproduksi dan
menjalankan bisnis.
e. Melengkapi teori yang diperoleh di perkuliahan dengan praktek yang ada di
perusahaan.
2
f. Menambah wawasan mengenai sistem produksi dan sistem bisnis.
1.3. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Kerja Praktek ini dilaksanakan pada tanggal 03 Juli 2017 sampai dengan 11
Agustus 2017 di PT. Arya Noble, Jalan Casablanca Raya Kav. 88
EightyEight@Kasablanka Office Tower, Unit A, 17th Floor. Jakarta Selatan
12870. Pelaksanaan Kerja Praktek tersebut kemudian akan dilanjutkan dengan
penyusunan laporan Kerja Praktek dan penilaian serta ujian Kerja Praktek.
Selama pelaksanaan kerja praktek, Departemen Business Process merupakan
departemen ditempatkan dengan hari kerja Senin sampai dengan Jumat pukul
08.30 sampai dengan 17.30 WIB.
3
BAB 2
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini akan diberikan penjelasan mengenai sejarah singkat perusahaan,
struktur organisasi, dan manajemen perusahaan.
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan
2.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Arya Noble didirikan pada tahun 1998 oleh Ricardo Handoko sebagai Studio
Inovasi Bisnis dan Perusahaan Induk untuk Strategi dan Investasi. PT. Arya
Noble telah menciptakan sebuah kelompok perusahaan di bidang kesehatan dan
bidang industri yang lainnya. PT. Arya Noble telah tampil dengan karya dan
memenangkan penghargaan merek seperti Erha dan Marco, yang merupakan
pionir dan inovator di industrinya masing-masing.
Dengan menggunakan motto “Value Creation through Innovation & Excellence”,
PT. Arya Noble didedikasikan untuk berpikir tanpa henti dan memberikan ide-ide
serta solusi untuk kebutuhan konsumen dan perusahaan melalui model bisnis
dan produk yang inovatif, serta merek bernilai tinggi. PT. Arya Noble memiliki visi
untuk membangun organisasi yang unggul dan berkelanjutan melalui
pengembangan sumber daya manusia dan penerapan sistem manajemen
modern. PT. Arya Noble bercita-cita untuk menjadi perusahaan yang mengubah
kehidupan para pemangku kepentingannya.
Berikut ini adalah beberapa SBU (Strategic Business Unit) di bawah naungan PT.
Arya Noble yang dapat dilihat pada Gambar 2.1 :
Gambar 2.1. Arya Group Strategic Business Unit
4
a. Genero
Genero didirikan pada tahun 2000 terutama sebagai solusi rantai pasokan
untuk kelompok internal. Meskipun demikian, mulai tahun 2012 Genero telah
mengubah dan memposisikan diri sebagai mitra strategis dengan
menyediakan solusi rantai pasokan dari ujung ke ujung ke perusahaan
farmasi dan kosmetik global yang memasarkan produk di Indonesia dan Asia
Tenggara. Dimulai dengan perumusan, pembuatan & layanan pengemasan,
Genero terus berinovasi dalam memperluas kemampuan dan kapasitas baru
untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Ini juga berusaha untuk meningkatkan
manajemen mutu dengan standar global. Akhir-akhir ini Genero telah menjadi
mitra strategis berbagai perusahaan farmasi dan kosmetik multinasional,
regional, dan nasional di Indonesia dan Asia Tenggara.
b. Pharmacore
Didirikan pada tahun 2008, Pharmacore adalah perusahaan farmasi dengan
tujuan memberikan solusi paling modern untuk perawatan kesehatan
manusia. Dalam pengembangan produk inovatifnya, Pharmacore bekerja
sama dengan pusat litbang paling maju untuk menghasilkan produk
berkualitas tinggi bagi pelanggannya. Pharmacore berfokus pada 5 bidang
terapeutik: Dermatologi, Anti Penuaan & Kesehatan Internal, Penyakit
Penuaan & Gaya Hidup Internal, Obsgyn, dan Pediatri. Tim berpengalaman
Pharmacore berdedikasi untuk terus mengembangkan akses kesehatan
melalui pemasaran dan distribusi obat-obatan inovatif (etis dan over the
counter) di seluruh Indonesia.
c. Erha
Sejarah Erha berawal dari dr. Ronny P. Handoko, SpKK (K), yang pertama
kali memulai praktik pribadinya secara dermatologi pada tahun 1968 di
Jakarta Pusat. Dia didedikasikan untuk profesinya dan memberikan solusi
untuk semua masalah kulit pasiennya.
Pada tahun 1998, Erha didirikan sebagai pelopor & inovator yang
mengganggu di klinik dermatologi di Indonesia. Erha datang dengan model
bisnis baru, menggantikan cara konvensional dengan yang baru, menetapkan
standar baru untuk industri ini. Saat ini, Erha adalah klinik dermatologi nomor
satu di Indonesia.
Tujuan Erha adalah memberikan solusi terbaik dan paling canggih bagi para
pelanggannya untuk perawatan dan kecantikan kulit dan rambut mereka. Erha
5
memberikan program terapi dermatologi yang dipersonalisasi dan didampingi
ahli dermatologi.
Untuk memberi akses lebih banyak pada solusi dermatologi Erha, jaringan
klinik Erha telah tersebar di berbagai kota besar dan besar di seluruh
Indonesia. Klinik Erha disajikan dalam empat format yaitu klinik unggulan
(Erha Derma Center), cabang primer (Erha Clinic), cabang sekunder (Erha
Skin), dan klinik mal (Erha Apothecary). Erha akan terus berkembang di
Indonesia dan Asia Tenggara.
Erha terus meningkatkan dengan datangnya produk dermatologi inovatif,
menggunakan teknologi medis yang paling canggih, dan meningkatkan
pengetahuan para dokter, tim medis, dan tim layanannya untuk memberikan
pelayanan terbaik bagi konsumennya.
d. Marco Padang Peranakan
Gerai pertama Marco didirikan pada tahun 2009, membawa konsep baru di
industri kuliner Padang yang sebelumnya dikenal sebagai makanan cepat saji
tradisional. Marco mengubah ini menjadi konsep makan santai modern
dengan suasana yang bergaya dan nyaman serta layanan yang ramah.
Restoran ini menyajikan resep Peranakan Padang yang berkualitas, inovatif,
dan otentik oleh Chef Marco Lim, sehingga memberi para pengunjung
pengalaman baru menikmati makanan Padang.
Chef Marco sebagai koki eksekutif berkomitmen untuk memastikan bahwa
konsumen Marco selalu menikmati waktu mereka di restoran melalui konsep
kuliner yang inovatif. Kunjungan ke kota lain dan luar negeri dilakukan secara
teratur untuk menginspirasi inovasi baru pada makanan dan minuman.
Marco memiliki visi untuk menjadi daya tarik tersendiri bagi para penggemar
kuliner di seluruh dunia. Marco akan terus memperluas cabangnya untuk
mempromosikan seni dan kelezatan budaya makanan Padang Peranakan di
seluruh dunia.
e. Teatrum
Teatrum adalah merek terbaru dari Arya Noble, yang didirikan pada tahun
2015. Teatrum bertujuan menjadi solusi satu atap dalam layanan komunikasi
pemasaran strategis dan kreatif untuk merek di Indonesia dan Asia Tenggara.
Perusahaan ini terdiri dari tim ahli yang berpengalaman di bidangnya masing-
masing, memiliki jaringan dan afiliasi yang luas dalam industri kreatif, dan
6
memenuhi syarat sebagai mitra bisnis. Teatrum diharapkan menjadi mitra
pemasaran pilihan bagi merek nasional dan regional.
2.1.2. Logo Perusahaan
PT. Arya Noble memiliki logo yang merupakan Simbol atau Lambang
Menggambarkan Filosofi, Visi, Misi & Aspirasi Perusahaan. Gambar 2.2.
merupakan logo dari PT. Arya Noble.
Gambar 2.2. Logo PT. Arya Noble
PT. Arya Noble menggunakan citra anak dengan tangannya terentang seperti
terbang dengan bayang-bayang pesawat terbang di bawahnya untuk
menyampaikan maksudnya: "Dare to Imagine". Sama seperti anak yang selalu
penuh dengan mimpi dan imajinasi, yang berani bermimpi besar dan bercita-cita
untuk menjadi orang yang hebat dan sukses, PT. Arya Noble ingin logo baru
mengilhami para Aryaners (sebutan untuk karyawan PT. Arya Noble) untuk
menangkap kembali imajinasi masa kecil mereka dan menghasilkan gagasan
inovatif yang pada akhirnya akan membangun semangat kewiraswastaan dan
kepemimpinan mereka sehingga mereka dapat berkembang lebih jauh dan
terbang lebih tinggi.
Inovasi ada dalam DNA PT. Arya Noble, dan ini diterapkan dalam semua
aktivitas bisnis PT. Arya Noble untuk menciptakan nilai bagi konsumen PT. Arya
Noble. Untuk menciptakan solusi gaya hidup global yang inovatif adalah fondasi
dari semua yang PT. Arya Noble lakukan. Dan dengan logo ini PT. Arya Noble
berharap agar Imajinasi akan menghasilkan solusi inovatif yang menciptakan dan
memberi nilai tambah bagi kehidupan banyak orang.
7
2.1.3. Pencapaian dari PT. Arya Noble
Dari tahun ke tahun PT. Arya Noble telah tampil dengan karya besarnya dan
merek pemenang penghargaan seperti Erha dan Marco, yang merupakan
pelopor dan inovator. Penghargaan dan sertifikasi diantaranya yaitu:
a. Penghargaan
Terdapat banyak penghargaan yang didapatkan oleh PT. Arya Noble melalui
SBU-nya yaitu Erha dan Marco. Penghargaan yang didapatkan oleh Erha
dapat dilihat pada Gambar 2.3. Sedangkan untuk penghargaan yang
didapatkan oleh Marco dapat dilihat pada Gambar 2.4.
Gambar 2.3. Penghargaan Erha
Gambar 2.4. Penghargaan Marco
b. Sertifikasi
PT. Arya Noble memiliki sertifikasi ISO 9001:2015 (Sistem Manajemen Mutu -
Persyaratan.
8
2.1.4. Produk yang Dihasilkan
PT. Arya Noble membawa imajinasi ke kehidupan dengan cara berpikir yang
inovatif. Berikut merupakan produk-produk inovatif terbaru yang PT. Arya Noble
ciptakan melalui SBU-nya.
a. Genero
Genero adalah perusahaan yang berbasis di Indonesia yang berada di bawah
PT. Arya Noble yang mengkhususkan diri pada Contract Development &
Manufacturing Area atau lebih dikenal dengan CDMO. Genero telah
berevolusi dari pabrik yang mengkhususkan untuk kebutuhan Erha menjadi
perusahaan yang memproduksi sederetan produk farmasi dan kosmetik.
Berikut merupakan contoh produk yang dihasilkan Genero dapat dilihat pada
Gambar 2.5.
Gambar 2.5. Produk yang dihasilkan Genero
b. Pharmacore
Pharmacore berfokus pada 5 bidang terapeutik: Dermatologi, Anti Penuaan &
Kesehatan Internal, Penyakit Penuaan & Gaya Hidup Internal, Obsgyn, dan
Pediatri. Berikut merupakan contoh produk yang dihasilkan Pharmacore dapat
dilihat pada Gambar 2.6.
Gambar 2.6. Produk yang dihasilkan Pharmacore
9
c. Erha
Erha merupakan klinik dermatologi yang memberikan solusi bagi para
pelanggannya untuk perawatan dan kecantikan kulit dan rambut. Erha
disajikan dalam empat format yaitu klinik unggulan (Erha Derma Center),
cabang primer (Erha Clinic), cabang sekunder (Erha Skin), dan klinik mal
(Erha Apothecary). Jaringan klinik Erha telah tersebar di berbagai kota besar
dan besar di seluruh Indonesia diantaranya:
1. Erha Derma Center
Banten, Daerah Istimewa Yogyakarta, DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa
Timur.
2. Erha Clinic
Bali, Banten, DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur,
Kalimantan Barat, Kepulauan Riau, Riau, dan Sulawesi Selatan.
3. Erha Skin
Banten, DKI Jakarta, Jambi, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, dan
Kalimantan Timur.
4. Erha Apothecary
Banten, Daerah Istimewa Yogyakarta, DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa
Tengah, Jawa Timur, dan Kalimantan Selatan.
d. Marco Padang Peranakan
Marco Padang Peranakan merupakan restoran yang berada dibawah PT.
Arya Noble. Restoran ini hanya berada di DKI Jakarta saja diantaranya Lippo
Mall Puri, Grand Indonesia, Pondok Indah Mall, Lotte Shopping Avenue, dan
Pacific Place. Berikut merupakan contoh produk yang dihasilkan Genero
dapat dilihat pada Gambar 2.7.
Gambar 2.7. Produk yang dihasilkan Marco Padang Peranakan
10
e. Teatrum
Teatrum merupakan perusahaan yang bergerak dibidang layanan komunikasi
pemasaran strategis dan kreatif sehingga tidak menghasilkan produk namun
dapat menjadi mitra pemasaran pilihan bagi merek nasional dan regional.
2.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dari PT. Arya Noble dapat dilihat pada Gambar 2.8.
Perusahaan ini memiliki struktur organisasi dengan bagian-bagian dengan tugas-
tugasnya sebagai berikut :
a. Chief Executive Officer
Seorang pimpinan yang bertanggung jawab atas kegagalan atau kesuksesan
sebuah perusahaan. Operasi, pemasaran, strategi, pendanaan, penciptaan
budaya perusahaan, sumber daya manusia, perekrutan tenaga kerja,
pemutusan hubungan kerja, penjualan, hubungan masyarakat, dan
sebagainya. Semua urusan tersebut umumnya ditangani oleh Chief
Executive Officer.
b. Deputy Chief Executive Officer
Deputy Chief Executive Officer atau wakil Chief Executive Officer ini adalah
orang nomor dua dalam organisasi atau orang kepercayaan Chief Executive
Officer. Wakil Chief Executive Officer ini bertugas untuk mengurus semua
masalah yang ada di organisasi dan melaporkan semua yang terkait dengan
organisasi kepada Chief Executive Officer.
c. Chief Business Development Officer
Chief Business Development Officer diharapkan memiliki pengetahuan yang
luas dan komprehensif mengenai semua hal yang berkaitan dengan bisnis
organisasi yang bertujuan mengidentifikasi penjualan baru dan mendorong
pertumbuhan bisnis sehingga memiliki dampak baik terhadap perusahaan
yang dikelola.
d. Chief Investment Management Officer
Chief Investment Management Officer bertujuan untuk memahami,
mengelola, dan memantau aset organisasi, merancang strategi prtumbuhan,
bertindak sebagai penghubung dengan investor, dan mengenali serta
menghindari risiko serius, termasuk yang sebelumnya tidak pernah
ditemukan.
11
e. Chief Financial Officer
Chief Financial Officer bertanggung jawab untuk mengelola risiko keuangan.
Chief Financial Officer juga bertanggung jawab untuk perencanaan keuangan
dan pencatatan, serta pelaporan keuangan untuk manajemen yang lebih
tinggi.
f. Chief Internal Audit
Peran Chief Internal Audit adalah mengaudit dan memeriksa detail tentang
semua aktivitas akuntasi, keuangan, kredit dan aktivitas operasi lainnya
sebagai fungsi penilaian independen secara menyeluruh pada sebuah
perusahaan.
g. Human Capital Management & Service
Human Capital Management & Service memiliki tugas untuk mengelola dan
mengembangkan kemampuan manusia untuk mencapai tingkat signifikan
yang lebih tinggi secara kinerjanya.
h. Learning Development & Learning Center
Departemen ini bertugas memberi training dan informasi mengenai
perusahaan kepada karyawan-karyawan yang baru diterima oleh
perusahaan. Departemen ini juga membuat materi untuk seluruh karyawan di
perusahaan dengan tujuan meningkatkan motivasi karyawan di perusahaan
sehingga diharapkan skill yang dimiliki akan berkembang.
i. Corporate Affairs Management & Service
Departemen ini bertanggung jawab dan bertugas untuk menciptakan dan
mengkomunikasikan citra publik yang menguntungkan bagi atasan atau
kliennya.
j. Financial Management Service
Mengelola dana perusahaan mulai dari perencanaan, penganggaran,
pemeriksaan, pengendalian, pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki
perusahaan dengan tujuan untuk memaksimalkan nilai perusahaan.
k. Operation Management & Service
Departemen ini menciptakan nilai dalam bentuk barang dan jasa melalui
transformasi input menjadi output. Departemen ini memiliki departemen
dibawahnya diantaranya adalah :
i. Business Division Service
1. Facility & Asset Management Department
12
Departemen ini mengkoordinasikan layanan yang diberikan perusahaan
guna mendukung bisnis secara efisien yang terkait dengan fungsi
pemeliharaan di gedung-gedung seperti kantor, area resepsionis, kantor
kerja dan tempat lainnya. Memastikan fungsionalitas lingkungan gedung
dengan mengintergrasikan orang, tempat, proses, dan teknologi.
2. Infrastructure Development Service Department
Departemen ini memperbaiki dan mengembangkan infrastructure yang
ada di perusahaan. Diharapkan infrastructure yang tersedia sudah
sesuai dengan kebutuhan perusahan dalam menjalankan aktivitas
bisnisnya.
3. Procurement Department
Departemen ini memastikan agar proses pengadaan berjalan dengan
lancar sehingga produk dan jasa yang dibutuhkan bisa didapat di saat
yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan kualitas yang tepat dan
dengan harga yang tepat.
ii. Operation Management Division
1. Business Process
Departemen ini memberikan layanan terhadap departemen lain dalam
menjalankan proses bisnisnya. Layanan yang dihasilkan dari
departemen Business Process adalah tersedianya Standar Operasional
Prosedur (SOP) untuk semua proses yang terdapat di perusahaan.
2. Business Analyst
Business Analyst berhubungan langsung dengan User untuk
mengetahui bagaimana sistem digunakan dan mengidentifikasikan
peningkatan yang dapat menyediakan keuntungan yang tinggi bagi
perusahaan.
3. Quality Assurance
Quality Assurance bertanggung jawab untuk memastikan produk atau
jasa memenuhi standar yang ditetapkan termasuk keandalan,
kegunaan, kinerja dan standar kualitas umum yang ditetapkan oleh
perusahaan.
iii. Information Technology Division
1. IT Application & Development
Departemen ini menyediakan pengembangan dan dukungan pada
aplikasi bisnis, berdasarkan pada kebutuhan yang dikumpulkan dan
13
didokumentasikan oleh Business Analyst. Diharapakan aplikasi bisnis
yang tersedia sudah sesuai dengan kebutuhan perusahan dalam
menjalankan aktivitas bisnisnya.
2. IT Network & Infrastructure
Departemen ini mengatur semua kemampuan jaringan komunikasi data
yang dibutuhkan dalam menjalankan aktivitas bisnisnya. Departemen ini
melakukan pengawasan traffic jaringan dan melakukan efisiensi /
upgrade sebelum kebutuhan melebihi kapasitas.
3. IT Operation
Departemen ini mengawasi performa keseharian dari sistem IT,
memaksimalkan availability dari sistem, dan menyelesaikan masalah-
masalah yang ada.
14
CEO
Deputy CEO
Chief Business Development
Officer
Chief Internal Audit
Chief Invesment Management
Officer
Chief Financial Officer
Human Capital Management &
Service
Learning Development & Learning Center
Operation Management &
Service
Corporate Affairs Management &
Service
Financial Management
Service
Business Division Service
Operation Management
Division
Information Technology
Division
Quality Assurance
Infrastructure Development
Service Department
Facility & Asset Management Department
Procurement Department
Business AnlaystBusiness Process IT OperationIT Network & Infrastructure
IT Application & Development
Gambar 2.8. Struktur Organisasi PT. Arya Noble
15
2.3. Manajemen Perusahaan
2.3.1. Visi dan Misi Perusahaan
Berikut merupakan Visi dan Misi PT. Arya Noble :
a. Visi
Membangun organisasi yang sangat baik dan berkelanjutan melalui
pengembangan sumber daya manusia yang berkesinambungan dan
penerapan sistem manajemen modern.
b. Misi
Menjadi perusahaan yang mengubah kehidupan para pemangku
kepentingannya.
2.3.2. Tata Nilai Perusahaan
Ada 10 Arya Ways yang diwujudkan dalam semangat dan tingkah laku semua
Aryaners dan mencakup keseluruhan perusahaan dari kepercayaan inti terhadap
cara kerja dan bahkan penampilan luarnya. Arya Ways dapat dilihat pada
Gambar 2.14.
Gambar 2.9. Tata Nilai Perusahaan
16
a. Work with Talent
Mengenal talenta seseorang sebagai platform pertumbuhan untuk mencapai
keunggulan dan memberi dampak kontribusi yang besar.
b. Work with Purpose
Fokus pada penyediaan solusi sesuai kebutuhan pelanggan, baik secara
internal maupun eksternal.
c. Work with Vision
Berani bermimpi besar dan mencapai standar kelas dunia terhadap visi
perusahaan.
d. Work with Innovation & Entrepreneurship
Terus belajar untuk pengetahuan yang lebih banyak, wawasan, pengalaman,
dan pengertian untuk membuat peluang kreatif sekaligus juga memiliki
kesadaran akan produktivitas dan efisiensi.
e. Work with Swiftness & Excellence
Bekerja ekstra dengan semangat dan keunggulan yang baik untuk segera
melaksanakan semua rencana tetapi tetap menjaga kualitas, efektivitas, dan
efisiensi.
f. Work with Integrity
Bekerja dengan standar moral tertinggi, kejujuran, dan tanggung jawab agar
tidak mengilangkan pihak lain.
g. Work with Winning Spirit
Bekerja dengan optimisme, resolusi, ketekunan, dan kegigihan saat
kesulitan untuk selalu memenangkan persaingan.
h. Work with Servant Leadership Mindset
Menjadi pemimpin yang mengerti dan merespon kebutuhan pelanggan dan
yang mendorong tim untuk terus berkembang.
i. Work with Teamwork (Trust, Empathy, Accommodation & Mission)
Berkolaborasi dalam tim dengan kepercayaan, empati, dan penyesuain diri,
menuju tujuan bersama.
j. Work with Smile & Style
Mencintai dan menikmati pekerjaan seseorang untuk menerapkan rasa
elegan pada penampilan saat bekerja di lingkungan yang bersih, rapi, dan
santai namun didesain secara artistik.
17
2.3.3. Ketenagakerjaan
a. Sumber Daya Manusia
Jam kerja karyawan dimulai pukul 08.30 - 17.30 WIB. Seluruh karyawan bekerja
selama 5 hari kerja yaitu hari senin sampai dengan jumat dengan jam istirahat
selama 1,5 jam pada pukul 11.30-13.00 WIB.
b. Fasilitas yang Diterima oleh Karyawan
Seluruh karyawan pada PT. Arya Noble mendapatkan beberapa fasilitas dari
perusahaan yaitu sebagai berikut:
i. BPJS Kesehatan Karyawan
Perusahaan menjamin kesehatan karyawan dan keluarga karyawan. Terdapat
jaminan bagi karyawan jika karyawan tersebut sakit, sedang hamil, dan
lainnya yang berhubungan dengan kesehatan karyawan.
ii. Tempat Ibadah
Di dalam perusahaan terdapat Musholla sebagai fasilitas umat Muslim untuk
beribadah.
iii. Medical
Bagi seluruh karyawan di PT. Arya Noble mendapatkan tunjangan untuk
karyawan yang menggunakan kacamata.
iv. IT
Fasilitas IT seperti komputer disediakan kepada karyawan.
v. Kendaraan
Fasilitas kendaraan disediakan kepada karyawan untuk digunakan dalam
kepentingan bisnis.
vi. Ruang Meeting
Terdapat beberapa ruang meeting yang dapat digunakan oleh tiap
departemen.
18
BAB 3
TINJAUAN SISTEM PERUSAHAAN
3.1. Proses Bisnis Departemen
Departemen Business Process merupakan departemen yang ditempatkan
selama pelaksanaan kerja praktek. Proses bisnis bagian Departemen Business
Process dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Alu
r K
erj
a P
rose
s
UserDepartemen Business ProcessDepartemen Lain
Mulai
Meminta
permohonan untuk
pembuatan SOP
via email / via form
Mengontak UserMelakukan
research
Melakukan
discussion
Melakukan
konfirmasi ke
User
Melakukan
review SOP
Mengasrsip
dokumen
Melakukan
drafting
Melakukan
sosialisasi
Melakukan
Approval
Selesai
Gambar 3.1. Proses Bisnis Departemen Business Process
Proses bisnis departemen Business Process dimulai ketika dari departemen lain
meminta untuk melakukan pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP)
kepada departemen Business Process via email atau melalui form. Setelah
menerima email atau form Deptartemen Business Process mengontak User dan
melakukan research terhadap SOP yang ingin dibuat. Setelah melakukan
research Departemen Business Process berdiskusi dengan User dan melakukan
drafting SOP terkait. Setelah SOP selesai dibuat selanjutnya adalah melakukan
konfirmasi dan review ke User hingga User setuju dengan SOP yang tersebut.
Setelah SOP disetujui oleh User Departemen Business Process melakukan
sosialisasi kepada departemen yang meminta SOP tersebut untuk memberikan
pemahaman dari SOP tersebut. Setelah semua proses telah dilakukan, proses
terakhir adalah mengarsipkan SOP tersebut.
19
3.2. Layanan yang diberikan
Layanan yang diberikan oleh Departemen Business Process adalah berupa
tersedianya Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mengatur tata cara
bagaimana suatu proses diselesaikan dengan tuntas dalam memberikan nilai
tambah terhadap output-nya. SOP ini berisikan norma dan kriteria yang
menjelaskan bagaimana, siapa, dan hasil apa yang diwujudkan dalam rangkaian
aktivitas tersebut yang melibatkan antar departemen dalam organisasi.
3.3. Proses Operasi
Proses operasi dalam Dept. Business Process adalah sebagai berikut:
a. Melakukan research
Dept. Business Process melakukan research dalam pembuatan SOP. Proses
research ini dilakukan untuk memperoleh informasi-informasi yang terkait
dalam pembuatan SOP terhadap pihak-pihak yang paham dengan proses
bisnis yang terkait dengan SOP yang akan dibuat. Proses ini dilakukan
dengan cara berdiskusi dengan pihak terkait sehingga didapatkan informasi-
informasi yang valid dan selanjutnya digunakan dalam penyusunan SOP
yaitu pada proses drafting.
b. Melakukan drafting
Setelah informasi-informasi yang terkait dalam pembuatan SOP didapatkan
maka langkah selanjutnya adalah drafting. Drafting merupakan penyusunan
informasi-informasi dalam bentuk flowchart dan terdapat keterangan yang
didalamnya berisi dokumen-dokumen apa saja yang ada di setiap proses
aktivitasnya. Output dari proses ini adalah SOP yang kemudian dilanjutkan ke
proses selanjutnya yaitu melakukan review.
c. Melakukan review
Review dilakukan setelah SOP telah tersusun pada proses drafting. Review
ini dilakukan dengan melibatkan User. Pada proses ini Dept. Business
Process menjelaskan SOP yang telah disusun kepada User. Setelah
menjelaskan kepada User, User memeriksa apakah sudah sesuai atau perlu
adanya revisi. User berhak untuk mengubah proses yang ada jika terdapat
ketidaksesuaian dengan yang seharusnya. Jika Standar Operasional
Prosedur sudah sesuai dan tidak ada revisi maka langkah selanjutnya adalah
melakukan proses approval.
20
d. Sosialisasi
Sosialisasi dilakukan setelah SOP telah mendapatkan approval dari User.
Sosialisasi ini ditujukan kepada seluruh karyawan pada departemen yang
meminta dalam pembuatan SOP. Proses sosialisasi ini bertujuan agar
semua karyawan pada departemen terkait paham mengenai isi dari SOP
tersebut.
3.4. Fasilitas Operasi
Terdapat beberapa fasilitas operasi di PT. Arya Noble yang digunakan selama
pelaksanaan kerja praktek. Adapun fasilitas operasi yang digunakan adalah
sebagai berikut:
a. Staff Area
Fasilitas yang terdapat pada PT. Arya Noble salah satunya adalah Staff Area.
Pada Staff Area ini terdapat fasilitas-fasilitas yang telah disediakan oleh
perusahaan seperti meja, kursi, dan komputer. Fasilitas ini yang setiap
harinya digunakan oleh karyawan dalam menjalankan pekerjaannya. Fasilitas
pada staff area dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2. Staff Area based on business unit
b. Meeting Area
Fasilitas selanjutnya yang disediakan oleh PT. Arya Noble dalam menunjang
karyawan-karyawannya adalah Meeting Area. Terdapat beberapa Meeting
Area yang disediakan oleh PT. Arya Noble. Terdapat fasilitas-fasilitas yang
telah disediakan oleh perusahaan seperti meja, kursi, papan tulis, dan
proyektor. Fungsi fasilitas ini adalah biasanya digunakan untuk tempat rapat
atau sering juga digunakan untuk interview pekerjaan untuk karyawan baru
yang ingin bekerja di PT. Arya Noble. Fasilitas pada Meeting Area dapat
dilihat pada Gambar 3.3.
21
Gambar 3.3. Meeting Area
c. Classroom Area
Fasilitas selanjutnya yang disediakan oleh PT. Arya Noble adalah Classroom
Area. Terdapat fasilitas-fasilitas yang telah disediakan oleh perusahaan
seperti meja, kursi, papan tulis, dan proyektor. Fasilitas ini biasanya
digunakan untuk pengenalan profil perusahaan dan apa saja yang terdapt
didalamnya kepada karyawan-karyawan yang baru tergabung. Classroom
Area ini juga biasanya digunakan untuk melakukan sosialisasi misalnya
terhadap SOP yang telah dibuat. Classroom Area ini memiliki kapasitas kursi
dan meja yang banyak dan tempat yang luas sehingga Classroom Area ini
sering digunakan untuk rapat antar departemen. Fasilitas pada Classroom
Area dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Gambar 3.4. Classroom Area
22
BAB 4
TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA
4.1. Lingkup Pekerjaan
Departemen Business Process merupakan bagian dari Operation Management
Division. Departemen Business Process berada di bawah pengawasan General
Manager Operation Management Division, Bu Lia. Bu Michelle selaku Senior
Manager dan Mbak Maria selaku Supervisor yang membimbing selama kerja
praktek. Setiap harinya bimbingan dilakukan oleh Mbak Maria selaku Supervisor
untuk mengkonsultasikan apa saja yang telah dikerjakan setiap harinya.
Departemen Business Process bertugas menggambarkan proses kerja sehingga
tersedia Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dikonfirmasi process
owner. Dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) metode yang
digunakan adalah focus group discussion, drafting, dan konfirmasi ke process
owner. Dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) membutuhkan
informasi dengan departemen terkait dan mengkonfirmasi apakah proses yang
telah disusun sudah benar atau perlu adanya revisi.
4.1.1. Rekan Kerja
Selama melaksanakan kerja praktek, bimbingan dan bantuan dilakukan oleh
beberapa pihak yaitu:
a. Ibu Imelda Nugraha (Lia) selaku General Manager Operation Manager
b. Bapak Jan Paul van der Eerden selaku Business Process Specialist
c. Ibu Michelle selaku Business Process & Quality Assurance Senior Manager
d. Mas Eka selaku Business Analyst Manager
e. Bapak Hengki selaku Information Technology Manager
f. Mbak Maria selaku Business Process Supervisor
4.2. Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Pekerjaan
Tanggung jawab yang diberikan yaitu :
a. Mengikuti bimbingan yang diberikan oleh pembimbing lapangan.
b. Memahami isi tentang ISO 9001 tahun 2015 dan Instruksi Kerja untuk
penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP).
c. Membantu pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP).
d. Mengikuti proses diskusi yang berguna dalam penyusunan SOP.
23
Berdasarkan tanggung jawab yang diberikan, maka wewenang yang diberikan
sebagai berikut :
1. Diperbolehkan mengetahui isi dokumen-dokumen PT. Arya Noble yang terkait
dalam penyusunan SOP.
2. Diperbolehkan untuk menggunakan fasilitas kantor sesuai dengan pekerjaan
yang diberikan.
3. Pemberian pengetahuan terkait proses kerja yang dilakukan oleh departemen
terkait.
4. Diperbolehkan mengikuti kegiatan Jump Start yang diadakan oleh departemen
lain (Arya College) untuk mengetahui profil perusahaan dan aturan-aturan yang
ada di dalamnya.
4.3. Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan
Dalam melaksanakan pekerjaan di PT. Arya Noble, pekerjaan dilakukan sesuai
dengan bimbingan dan arahan yang diberikan oleh pembimbing lapangan. Adapun
metode yang digunakan selama bekerja adalah sebagai berikut :
a. Focus Group Discussion
Metode ini digunakan untuk mengetahui alur proses bisnis dan kebutuhan User
melalui rapat yang dilakukan. Informasi yang didapat ini akan digunakan dalam
penyusunan SOP pada langkah selanjutnya yaitu drafting.
b. Drafting
Metode ini adalah proses penyusunan SOP setelah mendapatkan informasi-
informasi terkait dengan masalah yang ada. SOP ini tersusun dari flowchart
proses bisnis yang terjadi dan terdapat keterangan yang didalamnya berisi
dokumen-dokumen apa saja yang ada di setiap proses aktivitasnya. Metode ini
bertujuan agar tersedianya Standar Operasional Prosedur sebelum dilanjutkan
ke metode selanjutnya yaitu konfirmasi ke process owner.
c. Konfirmasi ke Process Owner
Metode ini dilakukan setelah SOP tersedia dan dilanjutkan dengan konfirmasi
ke process owner/User. Pada metode ini SOP yang telah disusun dijelaskan
kepada User. Setelah dijelaskan kepada User, User memeriksa apakah sudah
sesuai atau perlu adanya revisi. User berhak untuk mengubah proses yang ada
jika terdapat ketidaksesuaian dengan yang seharusnya. Jika Standar
Operasional Prosedur sudah sesuai dan tidak ada revisi maka selanjutnya
adalah melakukan proses approval.
24
4.4. Hasil Pekerjaan
Selama kerja praktek project yang diberikan adalah merevisi SOP yang berkaitan
dengan Departemen IT. Project ini berisi 10 SOP yang belum selesai direvisi atau
belum disetujui oleh User. 10 SOP yang akan direvisi diantaranya adalah SOP
Business Case Development, SOP Researh - Detailed Requirement Documents,
SOP Concepting Solution, SOP Analisis Kesesuaian (Design vs Requirement),
SOP Software Developing Solution, SOP Infrastructure Developing Solution, SOP
Software Development, SOP Infrastructure Development, SOP Software Testing,
dan SOP Infrastructure Testing. Namun hanya 7 SOP yang selesai direvisi dan
disetujui oleh User dikarenakan waktu Kerja Praktek yang sangat singkat. Pada
setiap minggunya, berbagai macam pekerjaan yang berbeda-beda didapatkan.
Pekerjaan yang dilakukan diantaranya :
a. Menganalisa kebutuhan informasi dan proses bisnis.
b. Mengelola dan mengintegrasikan data untuk menghasilkan informasi yang
berkualitas.
c. Menganalisa, mendesain, dan mengimplementasikan teknologi.
d. Business Process Modelling, seperti: Standard Operasional Prosedur (SOP),
Flowcharting.
e. Business Process Assessment, seperti: Focus Group Discussion (FGD) / User
Interview, Business Process Review.
Untuk Flowchart SOP, keterangan gambar dan proses dijelaskan sebagai berikut:
Tabel 4.1. Tabel Keterangan Flowchart Standar Operasional Prosedur
Shapes Keterangan
- Proses untuk mulai selalu terdapat di kiri atas
- Akhir proses berada setelah proses terakhir di dalam
FlowChart
- Diisi dengan level jabatan yang bertanggung jawab.
- Penomoran dimulai dan diisi kelipatan 25 (25, 50, dst..)
- Proses yang dilakukan harus ditulis dengan kata kerja
aktif.
- Penomoran dimulai dan diisi kelipatan 25 (25, 50, dst..)
- Untuk penomoran lanjutan setelah decision mengikuti
path yang ideal (jalur dengan jawab “YA”)
- Keluaran dari decision hanya ada Ya atau Tidak
25
Tabel 4.1. Lanjutan Tabel Keterangan Flowchart Standar Operasional
Prosedur
Shapes Keterangan
- Predefined Process ditulis dengan :
- Cetak tebal (Bold) dan ditulis dengan perataan
tengah
- Semua Huruf Besar
- Penomoran Dokumen sesuai dengan nomor proses.
- Ditulis dengan meringkat kata dokumen menjadi “Dok”
dan dilanjutkan dengan penulisan nomor proses, contoh
: Dok. 25
- Referensi on page dituliskan dengan penggunaan
alphabet
- Huruf besar
- Referensi off page outgoing dituliskan dengan
penggunaan angka
- Referensi on page incoming dituliskan dengan
penggunaan angka
- Garis panah berwarna hitam
- Untuk decision, huruf awal tulisan besar, (Ya / Tidak)
- Digunakan untuk memilih antara salah satu proses yang
dilakukan.
- Proses yang dipilih boleh lebih dari 2, tetapi 1 buah
“ATAU” maksimal hanya boleh digunakan untuk 3
proses lanjutan
- Digunakan apabila ada proses yang dikerjakan
bersamaan
- Proses yang dipilih boleh lebih dari 2, tetapi 1 buah
“DAN” maksimal hanya boleh digunakan untuk 3 proses
lanjutan
AA.00.00.00.00-AAA 000
PROSEDUR
Nama external prosedur
26
Berikut adalah hasil pekerjaan terkait dengan tanggung jawab dan wewenang
dalam pekerjaan yang telah dilakukan selama melaksanakan kerja praktek beserta
penjelasannya.
a. SOP Business Case Development
Prosedur ini mengatur proses penangkapan kebutuhan User dan
pengolahannya hingga didapatkan dokumen hasil analisa yang telah disetujui
User untuk mendukung proses research selanjutnya. SOP Business Case
Development dapat dilihat pada Gambar 4.1 dan 4.2.
b. SOP Researh - Detailed Requirement Documents
Prosedur ini mengatur proses penyusunan Detailed Requirement Documents
hingga menjadi dokumen resmi yang digunakan oleh pihak IT dalam
pembuatan solusi. SOP Researh - Detailed Requirement Documents dapat
dilihat pada Gambar 4.3 dan 4.4.
c. SOP Concepting Solution
Prosedur ini sebagai panduan dalam melakukan concepting solution secara
sistematis, sehingga dapat diperoleh solution concepts yang akan diuraikan
pada tahapan analisis kesesuaian. SOP Concepting Solution dapat dilihat pada
Gambar 4.5.
d. SOP Analisis Kesesuaian (Design vs Requirement)
Prosedur ini mengatur proses analisis antara kebutuhan dan solusi yang
diajukan agar proses pembuatan solusi dapat dilakukan dengan lancar. SOP
Analisis Kesesuaian (Design vs Requirement) dapat dilihat pada Gambar 4.6.
e. SOP Software Developing Solution
Prosedur ini sebagai panduan dalam melakukan developing solution untuk
software secara sistematis, sehingga dapat dihasilkan software yang sesuai
dengan specification. Dengan adanya software yang sesuai dengan
specification, maka diharapkan dapat mendukun kinerja sistem yang ada di
Arya Group. SOP Software Developing Solution dapat dilihat pada Gambar 4.7.
f. SOP Infrastructure Developing Solution
Prosedur ini sebagai panduan dalam melakukan developing solution untuk
infrastructure secara sistematis, sehinvgga dapat dihasilkan infrastructure yang
sesuai dengan specification. Dengan adanya infrastructure yang sesuai dengan
specification, maka diharapkan dapat mendukung kinerja sistem yang ada di
Arya Group. SOP Infrastructure Developing Solution dapat dilihat pada Gambar
4.8.
27
g. SOP Software Development
SOP Software Development merupakan rangkaian proses lanjutan dari SOP
Software Developing Solution untuk dilaksanakan pengembangan software /
application agar sesuai dengan administrasi serta mengurangi risiko proses.
SOP Software Development dapat dilihat pada Gambar 4.9.
Hasil pekerjaan yang telah dilakukan selama kerja praktek pada akhirnya dapat
diterima dan disahkan oleh atasan sehingga hasil kerja selama 30 hari kerja ini
dapat diaplikasikan di perusahaan.
28
KETERANGAN
A. Penjelasan Awal (Introduction)Prosedur ini mengatur proses penangkapan kebutuhan User dan pengolahannya hingga didapatkan dokumen hasil analisa yang telah disetujui User untuk mendukung proses research selanjutnya.
B. Alur Proses (Flowchart Of Process & Document)25, 50. Dokumen 25 terdiri dari :
- Request
75, 125, 150, 425. Dokumen 75 terdiri dari :- Request- Feedback
175. Dokumen 175 terdiri dari:- Alternatif Solusi dalam bentuk presentasi
225. Dokumen 225 terdiri dari :- Business Case (Gap Analysis)- Business Case (Requirement)
250. Dokumen 250 terdiri dari :- Business Case- Feedback- IT Plan / IT Master Plan
Alu
r K
erj
a P
rose
s
Kontrol No.
Halaman/Jumlah Hal.
No. Revisi
Tingkat Kerahasiaan
RESEARCH – BUSINESS CASE DEVELOPMENT
Tgl. Efektif
Tanggal Revisi
A.11.11.01.20–SOP 001.00
1 dari 2
Internal
IT – SYSTEM ANALYSTRESEARCHER – BUSINESS ANALYST
Manager 250
Melakukan analisis technical feasibility
Dok. 250
ATAU
Supervisor 225
Membuat Business Case
Dok. 225
Business Case telah
dikirim
ParafING
MHL
Supervisor 125
Menganalisis current situation
1
Feasible
A
TidakFeasible
2
Business Case yang
perlu direvisi
Mulai
Manager 25
Mendefinisikan kebutuhan
Manager 75
Menganalisis kebutuhan User
USER
Kebutuhan User telah diterima
Manager 50
Menyerahkan dan meminta kebutuhan untuk dianalisis
ATAU
Supervisor 175
Mencari alternatif solusi
Dok. 175
A
Kebutuhan jelas
Kebutuhan tidak jelas
Dok. 25
Dok. 25
Dok. 75
Manager 425
Mengembalikan dokumen kepada User
Dokumen telah dikirim
Dok. 75
Supervisor 150
Melakukan Gap Analysis
200
Terdapat alternatifIT solution?
Selesai
YaATAU Tidak
3Perlu
alternatif solusi
Tidak terdapat
alternatif IT solution
Dok. 75
Dok. 75
A.00.08.01.40-SOP 001
PROSEDUR
IMPROVE PROCESSES
00
MTP
STO
Gambar 4.1. SOP Research - Business Case Development (1)
29
KETERANGAN
B. Alur Proses (Flowchart Of Process & Document)
300, 350, 375, 400. Dokumen 300 terdiri dari :- Business Case
Alu
r K
erj
a P
rose
s
Kontrol No.
Halaman/Jumlah Hal.
No. Revisi
Tingkat Kerahasiaan
RESEARCH – BUSINESS CASE DEVELOPMENT
Tgl. Efektif
Tanggal Revisi
A.11.11.01.20–SOP 001.00
2 dari 2
Internal
RESEARCHER – BUSINESS ANALYST
Supervisor 300
Menyerahkan dan meminta persetujuan business case yang telah dibuat kepada
User
Dok. 300
USER
275
Ada Revisi?
Tidak
Ya
Manager 350
Menetapkan dan menyetujui business case
Dok. 300
ParafING
MHL
Manager 375
Menyerahkan business case kepada Researcher –
Business Analyst
Dok. 300
1 2
AG.00.01.03.10-SOP 001
PROSEDUR
PENGAJUAN STRATEGIC INITIATIVE
ATAU
AG.00.08.01.40-SOP 001
PROSEDUR
PENGAJUAN OPERATIONAL
INITIATIVE
325
Ada Revisi?
3
Ya
Tidak
DAN/ATAU
Business Case yang
telah disetujui
Supervisor 400
Mengarsipkan Business Case
Selesai
Business Case yang disetujui
telah diterima
Business Case telah
dikirim
Feedback telah
diterima
Dok. 300
00
MTP
Gambar 4.2. SOP Research - Business Case Development (2)
30
KETERANGAN
A. Penjelasan Awal (Introduction)Prosedur ini mengatur proses penyusunan Detailed Requirement Documents hingga menjadi dokumen resmi yang digunakan oleh pihak IT dalam pembuatan solusi.
B. Alur Proses (Flowchart Of Process & Document)25. Dokumen 25 terdiri dari :
- Business Case- Project plan- Feasibility Study
50. Dokumen 50 terdiri dari :- Business Case- Minutes Of Meeting- Informasi Detailed Requirement (jika ada)
75, 100, 125, 150, 175. Dokumen 75 terdiri dari :- Detailed Functional Requirement (DFR)
Alu
r K
erj
a P
rose
s
Kontrol No.
Halaman/Jumlah Hal.
No. Revisi
Tingkat Kerahasiaan
RESEARCH – DETAILED REQUIREMENT DOCUMENTS
Tgl. Efektif
Prosedur :
Tanggal Revisi
A.11.11.01.30–SOP 001.00
1 dari 2
Internal
IT – SYSTEM ANALYST RESEARCHER – BUSINESS ANALYST
ATAU
USER
Manager 125
Menyetujui draft detailed requirement documents
dan menyerahkan kepada Business Analyst
Tidak AdaRevisi
Dok. 75
1
3
ParafING
MHL
DFR yang disetujui User telah diterima
Project Plan telah diterima
Manager 175
Mendiskusikan technical impact dengan tim teknis IT (Software dan Hardware)
Dok. 75
Supervisor 50
Mengumpulkan detailed requirements
Dok. 50
Supervisor 150
Menyerahkan detailed requirement documents ke
IT / System Analyst
Dok. 75
Supervisor 75
Membuat draft detailed requirement documents
Dok. 75
Supervisor 100
Menyerahkan draft detailed requirement documents kepada User untuk di-
review
Dok. 75
DFR yang disetujui User telah diterima
DFR yang perlu direvisi
DFR telah diserahkan
A
A
Revisi
Supervisor 25
Analisis kebutuhan
Dok. 25
Solution design tidak
sesuai dengan requirements telah diterima
A.06.11.02.20–SOP 001
PROSEDUR
ANALISIS KESESUAIAN (DESIGN VS
REQUIREMENT)
00
A.11.08.02.30-SOP 001
PROSEDUR
PROJECT MANAGEMENT
2
MTP
STO
Gambar 4.3. SOP Research - Detailed Requirement Documents (1)
31
KETERANGAN
B. Alur Proses (Flowchart Of Process & Document)200, 225. Dokumen 75 terdiri dari :
- Detailed Functional Requirement (DFR)
250. Dokumen 250 terdiri dari :- Final Draft Detailed Functional Requirement
275, 300, 325. Dokumen 275 terdiri dari :- Detailed Functional Requirement (DFR)
350. Dokumen 350 terdiri dari :- Detailed Functional Requirement (DFR)- Materi presentasi
375, 400. Dokumen 375 terdiri dari :- Detailed Functional Requirement (DFR)
300, 325, 375, 400. Posisi yang melakukan aktivitas pada proses kerja minimal adalah Senior Manager.
Alu
r K
erj
a P
rose
s
Kontrol No.
Halaman/Jumlah Hal.
No. Revisi
Tingkat Kerahasiaan
RESEARCH – DETAILED REQUIREMENT DOCUMENTS
Tgl. Efektif
Tanggal Revisi
A.11.11.01.30–SOP 001.00
2 dari 2
Internal
RESEARCHER – BUSINESS ANALYSTIT – SYSTEM ANALYST
ATAU
Revisi
Tidak ada Revisi
USER
ATAU
Tidak AdaRevisi
MTPINGParaf
MHL
DFR yang disetujui Business
Analyst telah diterima
DFR telah dikirim
Manager 200
Melakukan review draft detailed requirement
documents
Dok. 75
Manager 225
Mengkonfirmasi draft detailed requirement
documents ke Business Analyst
Supervisor 250
Melakukan finalisasi DFR
Dok. 250
Pejabat Berwenang 325
Menandatangani DFR dan menyerahkan kepada
Business Analyst
Dok. 275
Supervisor 350
Melakukan presentasi ke User mengenai solusi yang
diajukan
Dok. 350
Pejabat Berwenang 375
Melakukan approval DFR dan menyerahkan kepada
Business Analyst
Dok. 375
Pejabat Berwenang 300
Menandatangani DFR kemudian menyerahkan
kepada IT – System Analyst
Dok. 275
Dok. 75
1
2
A.06.11.02.10–SOP 001
PROSEDUR
CONCEPTING SOLUTION
3
Revisi
DFR yang telah dikonfirmasi IT telah diterima
B
B
Pejabat Berwenang 400
Menyerahkan DFR yang telah disetujui kepada
System Analyst
DFR telah disetujui
Dok. 375
00
DFR yang disetujui
User telah diterima
STO
Supervisor 275
Mencetak DFR
Dok. 275
Gambar 4.4. SOP Research - Detailed Requirement Documents (2)
32
A.06.11.02.20–SOP 001
PROSEDUR
ANALISIS KESESUAIAN (DESIGN VS
REQUIREMENT)
KETERANGAN
A. Penjelasan Awal (Introduction)Prosedur ini sebagai panduan dalam melakukan concepting solution secara sistematis, sehingga dapat diperoleh solution concepts yang akan diuraikan pada tahapan analisis kesesuaian.
B. Alur Proses (Flowchart Of Process & Document)25. Dokumen 25 terdiri dari :
- Detailed Functional Requirements (DFR)
50. Dokumen 50 terdiri dari :- Requirement Specification Documents (RSD)- Hasil analisis technical impact (terkait software,
hardware, network, security yang dibutuhkan)- IT Master Plan- IT Blueprints
75, 100, 150. Dokumen 75 terdiri dari :- Requirement Specification Documents (RSD)
berdasarkan hasil analisis dari proses 50.
100. Pejabat berwenang yang melakukan proses kerja :- Senior Manager- General Manager
Alu
r K
erj
a P
rose
s
Kontrol No.
Halaman/Jumlah Hal.
No. Revisi
Tingkat Kerahasiaan
CONCEPTING SOLUTION
Tgl. Efektif
Tanggal Revisi
A.06.11.02.10–SOP 001.00
1 dari 1
Internal
IT – SYSTEM ANALYST
Manager 25
Melakukan analisis requirements
Dok. 25
Manager 50
Melakukan analisis Technical Impact
Dok. 50
Manager 75
Merancang solution concepts / requirement
spesification
Dok. 75
Manager 150
Menyerahkan solution concepts / requirement spesification ke Business
Analyst
Dok. 75
Paraf ING
MHL
A.11.11.01.30–SOP 001
PROSEDUR
DETAILED REQUIREMENT DOCUMENTS
DFR telah diterima
Solution Concepts telah
dikirim
Pejabat Berwenang 100
Persetujuan Requirement Specification Documents
125
Setuju?
Ya
Tidak
Dok. 75
00
STO
Gambar 4.5. SOP Concepting Solution
33
KETERANGAN
A. Penjelasan Awal (Introduction)Prosedur ini mengatur proses analisis antara kebutuhan dan solusi yang diajukan agar proses untuk pembuatan solusi dapat dilakukan dengan lancar.
B. Alur Proses (Flowchart Of Process & Document)25. Dokumen 25 terdiri dari :
- Requirement Specification Document (RSD)- Detailed Functional Requirement (DFR)Kesesuaian design ditentukan berdasarkan :- Perbandingan antara Functional Requirement dengan Functional Design- Perbandingan antara Technical Requirement dengan Specification
50, 75, 125, 150. Dokumen 50 terdiri dari :- Hasil Analisis - Form sign off- Requirement Specification Document (RSD)- Detailed Functional Requirement (DFR)
Alu
r K
erj
a P
rose
s
Kontrol No.
Halaman/Jumlah Hal.
No. Revisi
Tingkat Kerahasiaan
ANALISIS KESESUAIAN (DESIGN VS REQUIREMENT)
Tgl. Efektif
Tanggal Revisi
A.06.11.02.20–SOP 001.00
1 dari 1
Internal
RESEARCHER – BUSINESS ANALYSTIT - SYSTEM ANALYST USER
Manager 25
Menganalisis kesesuaian design dari solution
concepts / requirement specification
Supervisor 50
Mendiskusikan hasil analisis ke User
Supervisor 125
Memberikan hasil analisis ke IT / System Analyst
Manager 75
Melakukan sign off tahap riset
Dok. 25
Dok. 50 Dok. 50
Dok. 50
Paraf ING
MHL
Hasil analisis dari Business Analyst telah
diterima
Hasil analisis kesesuaian design dan requirement telah diterima
Solution Design telah
sesuai dengan requirements
Solution Design telah
sesuai dengan requirements
Solution Concepts
telah diterima
100
Setuju?
Ya
Solution design tidak
sesuai dengan requirements
A.11.11.01.30–SOP 001
PROSEDUR
DETAILED REQUIREMENT DOCUMENTS
A.06.11.02.30-SOP 004
PROSEDUR
DEVELOPING SOLUTION FOR
INFRASTRUCTURE
DAN
Manager 150
Mengarsipkan form sign off
Selesai
Tidak
A.06.11.02.10-SOP 001
PROSEDUR
CONCEPTING SOLUTION
Dok. 50
DAN
A.06.11.02.30-SOP 001
PROSEDUR
DEVELOPING SOLUTION FOR
SOFTWARE
00
MTP
Gambar 4.6. SOP Analisis Kesesuaian (Design vs Requirement)
34
KETERANGAN
A. Penjelasan Awal (Introduction)Prosedur ini sebagai panduan dalam melakukan developing solution for software secara sistematis, sehingga dapat dihasilkan software yang sesuai dengan specification. Dengan adanya software yang sesuai dengan specification, maka diharapkan dapat mendukung kinerja sistem yang ada di Arya Group.
B. Alur Proses (Flowchart Of Process & Document)
50. Dokumen 50 terdiri dari :- Rules
75, 100. Dokumen 75 terdiri dari :- Detailed Functional Requirement (DFR)- Requirement Specification Document (RSD)
Alu
r K
erj
a P
rose
s
Kontrol No.
Halaman/Jumlah Hal.
No. Revisi
Tingkat Kerahasiaan
SOFTWARE DEVELOPING SOLUTION
Tgl. Efektif
Tanggal Revisi
A.06.11.02.30–SOP 001.03
1 dari 1
Internal
IT – SYSTEM ANALYST
25
Menggunakan Vendor?
DAN
FRONT END APPLICATION TEAM
Paraf ING
MHL
SPK telah
diterima
Rules telah dikirim
A.06.11.02.30-SOP 002
PROSEDUR
SOFTWARE DEVELOPMENT
A.07.10.02.30-SOP 001
PROSEDUR
PEMBELIAN
A.06.11.02.20–SOP 001
PROSEDUR
ANALISIS KESESUAIAN (DESIGN VS
REQUIREMENT)
Manager 50
Menetapkan Rules
Doc. 50
Tidak
STO
DAM
Ya
A.11.08.02.30-SOP 001
PROSEDUR
PROJECT MANAGEMENT
Manager 75
Menjelaskan dokumen terkait dengan requirement
ke vendor
DAN/ATAU
SOFTWARE DEVELOPMENT OLEH
VENDOR
DFR dan RSD telah dikirim
Manager 100
Mempersiapkan environment
DAN
Environment telah siap
Butuhenvironment
Tidak butuhenvironment
Doc. 75Doc. 75
ATAUDevelopmentoleh vendor
Developmentsendiri
03
DFR dan RSD telah diterima
DAN
DFR & RSD telah dikirim
dan konfirmasi environment sudah siap
Solution design sesuai
dengan
requirements
Gambar 4.7. SOP Software Developing Solution
35
KETERANGAN
A. Penjelasan Awal (Introduction)Prosedur ini sebagai panduan dalam melakukan developing solution for infrastructure secara sistematis, sehingga dapat dihasilkan infrastructure yang sesuai dengan specification. Dengan adanya Infrastructure yang sesuai dengan specification, maka diharapkan dapat mendukung kinerja sistem yang ada di Arya Group..
B. Alur Proses (Flowchart Of Process & Document)
50. Dokumen 50 terdiri dari :- Rules
75, 100. Dokumen 75 terdiri dari :- Detailed Functional Requirement (DFR)- Requirement Specification Document (RSD)
Alu
r K
erj
a P
rose
s
Kontrol No.
Halaman/Jumlah Hal.
No. Revisi
Tingkat Kerahasiaan
INFRASTRUCTURE DEVELOPING SOLUTION
Tgl. Efektif
Tanggal Revisi
A.06.11.02.30–SOP 004.00
1 dari 1
Internal
IT – SYSTEM ANALYST
25
Menggunakan Vendor?
DAN
FRONT END APPLICATION TEAM
Paraf ING
MHL
SPK telah
diterima
Rules telah dikirim
A.06.11.02.30-SOP 003
PROSEDUR
INFRASTRUCTURE DEVELOPMENT
A.07.10.02.30-SOP 001
PROSEDUR
PEMBELIAN
A.06.11.02.20–SOP 001
PROSEDUR
ANALISIS KESESUAIAN (DESIGN VS
REQUIREMENT)
Manager 50
Menetapkan Rules
Doc. 50
Tidak
STO
DAM
Ya
A.11.08.02.30-SOP 001
PROSEDUR
PROJECT MANAGEMENT
Manager 75
Menjelaskan dokumen terkait dengan requirement
ke vendor
DAN/ATAU
SOFTWARE DEVELOPMENT OLEH
VENDOR
DFR dan RSD telah dikirim
Manager 100
Mempersiapkan environment
DAN
Environment telah siap
Butuhenvironment
Tidak butuhenvironment
Doc. 75Doc. 75
ATAUDevelopmentoleh vendor
Developmentsendiri
00
Solution design sesuai
dengan
requirements
DFR dan RSD telah diterima
DAN
DFR & RSD telah dikirim
dan konfirmasi environment sudah siap
Gambar 4.8. SOP Infrastructure Developing Solution
36
KETERANGAN
A. Penjelasan Awal (Introduction)Software Development merupakan rangkaian proses lanjutan dari Solution Development untuk dilaksanakan pengembangan software / application agar sesuai dengan ketentuan perusahaan, memenuhi persyaratan administrasi serta mengurangi risiko proses.
B. Alur Proses (Flowchart Of Process & Document)25, 50, 75. Dokumen 25 terdiri dari :
- Logical Design- Detailed Functional Requirement (DFR)- Requirement Specification Documents (RSD)
125. Dokumen 125 terdiri dari :- Manual Book
150, 175. Dokumen 150 terdiri dari :- Software Contingency Instructions
200, 225. Dokumen 200 terdiri dari :- Findings
250. Dokumen 250 terdiri dari :- Manual book
Alu
r K
erj
a P
rose
s
Kontrol No.
Halaman/Jumlah Hal.
No. Revisi
Tingkat Kerahasiaan
SOLUTION DEVELOPMENT – SOFTWARE DEVELOPMENT
Tgl. Efektif
Prosedur :
Tanggal Revisi
A.06.11.02.30-SOP 002.03
1 dari 1
Internal
FRONT END APPLICATION TEAM
Manager 25
Merancang Logical Design
Dok. 25
Officer 50
Melakukan Coding
Manager 75
Melakukan pengecekan kesesuaian program
100
Sesuai?
ParafING
MHL
Logical design
telah ada
Dok. 25
A.06.11.02.30-SOP 001
PROSEDUR
SOFTWARE DEVELOPING
SOLUTION
DFR dan RSD telah diterima
Dok. 25
Officer 125
Membuat manual book
Dok. 125
STO
DAM
Environment telah siap
DANDAN
TidakYa
Manager 150
Membuat / review software contingency instructions
Dok. 150
Manager 175
Mempersiapkan software dan/atau manual book
untuk di-testing
Dok. 150
Software dan/atau manual
book untuk di-testing telah
diterima
A.06.11.02.40–SOP 001
PROSEDUR
SOFTWARE TESTING
Informasi findings
telah diterima
Manager 200
Melakukan analisis findings
Dok. 200
Officer 225
Merevisi Coding-an
Officer 250
Merevisi manual bookDAN/ATAU
A
A
Dok. 200 Dok. 250
03
Gambar 4.9. SOP Software Development
37
BAB 5
PENUTUP
Bab ini merupakan bagian akhir dari laporan Kerja Praktek. Pada bab ini akan
dibagi menjadi 2, yakni kesimpulan dari hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan
serta saran yang diusulkan untuk memperbaiki kondisi yang telah ada.
5.1. Kesimpulan
a. Selama pelaksanaan kerja praktek 7 Standar Operasional Prosedur (SOP)
dihasilkan dalam 30 hari kerja
b. Lanjutan proses bisnis pada SOP Research - Business Case Development
terdapat SOP yang belum dibuat diantaranya SOP Improve Processes, SOP
Pengajuan Strategic Initiative, dan SOP Pengajuan Operational Initiative
c. Terdapat SOP yang belum dibuat pada SOP Research - Detailed
Requirement Documents yaitu SOP Project Management
d. Lanjutan proses bisnis pada SOP Software Developing Solution dan SOP
Infrastructure Developing Solution terdapat SOP yang belum dibuat
diantaranya SOP Project Management dan SOP Software Development
Oleh Vendor
e. Terdapat 3 SOP yang belum selesai disetujui oleh User diantaranya adalah
SOP Infrastructure Development, SOP Software Testing, SOP Infrastructure
Testing
5.2. Saran
a. SOP yang belum dibuat dan berkaitan dengan SOP lainnya sebaiknya
segera dibuat atau diselesaikan sehingga proses bisnis dapat berjalan
dengan lancar
b. Project yang diberikan sebaiknya disesuaikan dengan jumlah hari Kerja
Praktek sehingga project yang diberikan dapat diselesaikan dengan jumlah
hari Kerja Praktek.