laporan hasil magang
DESCRIPTION
Laporan Magang tentang Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Provinsi GorontaloTRANSCRIPT
1
LAPORAN HASIL MAGANG
Sistem Administrasi Kepegawaian
Lokasi : Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
Disusun Oleh :
Nurlaila S. Maku NIM. 531307083 Prasisca Eka Wahyuni Gobel NIM. 531307085
PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INFORMATIKA
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO APRIL 2010
2
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas
rahmat dan hidayah-Nya karena penyusun dapat menyelesaikan Laporan
ini dengan tepat waktu. Penyusun menyusun ini sebagai syarat kelulusan
Diploma III Teknik Informatika Universitas Gorontalo Penyusun
menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Laporan ini tidak lepas dari
bantuan semua pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini
menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan
setinggitingginya
kepada :
1. .Prof. Dr.Ir. Hi.Nelson Pomalingo M.Pd., Rektor Universitas
Negeri Gorontalo.
2. Ibu Ir. Rawiyah Husnan, MT, Dekan Fakultas Teknik
Informatika Universitas Negeri Gorontalo.
3. Bapak Moh. Hidayat koniyo, S.T, M.Kom, Ketua Jurusan
Fakultas Teknik Univrsitas Gorontalo
4. Mukhlisulfatih Latief, S.Kom, MT, Ketua Program Studi Teknik
Informatika Universitas Gorontalo
5. Plt.Drs. Henry Abay, M.Si, Sekretaris Komisi Pemilihan Umum
3
6. L.Ningrayati Amili S.Kom, M.Kom, Pembimbing Utama yang
telah memberikan bantuan, saran, bimbingan dan arahan yang
bermanfaat dalam penyusunan Laporan ini.
7. Rampi Yusuf S.Kom, Pembimbing Pendamping yang telah
memberikan bantuan, saran, bimbingan dan arahan yang
bermanfaat dalam penyusunan Laporan ini
8. Orang Tua yang selalu memberikan semangat aku untuk
melangkah lebih maju.
9. Teman-teman seperjuangan Fakultas Teknik yang banyak
memberikan dukungan moril.
10. Semua pihak yang belum sempat penulis sebutkan satu-persatu
yang telah dengan ikhlas turut membantu dalam Penulisan
Laporan ini.
Semoga dengan semua jasa dan bantuan yang telah
diberikan mendapat balasan dari Allah. Akhirnya penulis
berharap semoga laporan Laporan ini bermanfaat bagi semua
pihak yang membutuhkan.
Gorontalo, April 2010
Penyusun
4
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL................................................................................... i LEMBAR PENGESAHAN ...........................................................................ii KATA PENGANTAR ..................................................................................iii DAFTAR ISI .................................................................................................v DAFTAR GAMBAR ....................................................................................vi DAFTAR TABEL ....................................................................................... vii BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Permasalahan .................................................1 1.2 Tujuan Magang ..........................................................................2 1.3 Manfaat Magang .......................................................................2 1.4 Lokasi Magang...........................................................................2 1.5 Waktu dan Jadual Pelaksanaan Magang .................................3 BAB II : PEMBAHASAN 2.1 Gambaran Umum Organisaasi.................................................4 2.1.1 Sejarah Singkat Organisasi ...............................................4 2.1.2 Struktur Organisasi ..........................................................9 2.1.3 Deskripsi Tugas dan Fungsi Organisasi ....................... 11 2.1.4 Kegiatan Usaha ............................................................... 13 2.1.5 Kondisi Perangkat Sistem Komputer .......................... 14 2.2 Analisis Kinerja Sistem ........................................................... 16 2.2.1 Pokok Permasalahan....................................................... 18 2.2.2 Identifikasi Permasalahan .............................................. 18 2.2.3 Metode dan Analisis Permasalahan .............................. 19 2.2.3.1 Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian. 19
2.2.3.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Administrasi Kepegawaian ....................................................... 20
2.2.3.3 Diagram Arus Data ............................................. 21 2.2.3.4 Kamus Data.......................................................... 28
2.2.4 Laporan Hasil Analisis ................................................... 44 2.3 Usulan Pengembangan Sistem .............................................. 45 BAB III : PENUTUP 3.1 Kesimpulan ............................................................................ 48 3.2 Saran ....................................................................................... 48 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
5
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Struktur organisasi Komisioner Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo ...............................................................9 Gambar 2. Struktur organisasi Sekretariat Komisi Pemilihan .................... Umum Kota Gorontalo ............................................................. 10 Gambar 3. Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota....................................... 19 Gambar 4. Bagan Alir Dokumen Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota....................................... 20 Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 22 Gambar 6. Diagram Berjenjang Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 23 Gambar 7. DAD Level 0 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 24 Gambar 8. DAD Level 1 Proses 1 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 25 Gambar 9. DAD Level 1 Proses 2 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo.................... 25 Gambar 10. DAD Level 1 Proses 3 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo................... 26 Gambar 11. DAD Level 1 Proses 4 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo .................. 27 Gambar 12. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi
Pemilihan Umum Kota Gorontalo ......................................... 47
6
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1. Jadual Pelaksanaan Magang...........................................................3 Tabel 2. Eksternal Entity.............................................................................. 21
7
BAB I PENDAHULUAN
1. 1 LATAR BELAKANG
Tahun 2009 merupakan momentum paling penting bagi Bangsa
Indonesia karena perhelatan demokrasi terbesar lima tahunan kembali
digelar. Memasuki 1998, mulai Pemilu 1999 Komisi Pemilihan Umum
(KPU) merupakan lembaga yang memegang peranan penting dalam
proses penyelanggaraan Pemilu yang bersifat tetap, nasional dan mandiri.
Komisi Pemilihan Umum sebagai lembaga pemerintah memerlukan
pengolahan administrasi yang efektif dan efisien yaitu berorientasi
kepada tujuan, penggunaan sumber daya, dan mekanisme pengelolaan
instansi pemerintah. Salah satu kegiatan administrasi instansi Komisi
pemilihan Umum Kota Gorontalo adalah pengolahan data kepengawaian
dalam pengolahannya KPU masih menggunakan sistem pemrosesan yang
masih memiliki banyak kekurangan. Karena masih menggunakan
Microsoft Excel.
Berdasarkan Uraian diatas, Maka Penulis Mempelajari cara kerja
Sistem yang berada pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
Khususnya pada Administrasi Kepegawaian.
8
1.2. TUJUAN MAGANG
Tujuan dilaksanakan magang adalah :
a. Mengetahui dan mempelajari sistem administrasi kepegawaian
pada Komisi pemilihan Umum Kota Gorontalo
b. Mengajukan Usulan Pengembangan sistem Administrasi pada
KPU Kota Gorontalo Khususnya dalam Penyusunan dan
Penyajian Informasi Data Pegawai
1.3. MANFAAT MAGANG
Manfaat dilaksanakan Magang adalah :
a. Memperoleh Wawasan serta Pengetahuan tentang sistem
penyajian informasi mengenai Data pegawai pada KPU Kota
Gorontalo.
b. Terbinanya Kerja sama mutualisme antara pihak KPU Kota
Gorontalo dengan Universitas Negri Gorontalo (UNG)
khususnya jurusan Teknik Informatika
1.4. Lokasi Magang
Lokasi pelaksanaan magang yakni di Sekretariat Komisi
Pemilihan Umum Kota Gorontalo Jalan Djamaludin Malik No 52 A
.Kota Gorontalo Telpon (0435)826207
9
1.5. Waktu Dan Jadual Pelaksanaan Magang
Waktu Pelaksanaan Magang dilaksanakan selama 1 (satu)
bulan dibulai Tanggal 1 Maret sampai dengan tanggal 31 Maret
2010. Adapun jadwal pelaksanaan magang adalah sebagai berikut :
FEB1 1 2 3 4 1 2
1 PERSIAPAN
2 PENGUMPULAN DATA
3 PENGOLAHAN DATA
4 PENYUSUNAN LAPORAN
2010NO URAIAN KEGIATAN MARET APRIL
Tabel 1 : Jadwal Pelaksanaan Magang
10
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Gambaran Umum Organisasi 2.1.1 Sejarah Singkat Organisasi Sesuai pasal 15 UU Nomor 12 Tahun 2003, Pemilu diselenggarakan
oleh KPU yang bersifat nasional, tetap dan mandiri. Struktur organisasi
penyelenggara Pemilu sebagai mana dinyatakan dalam pasal 17 terdiri
atas KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, Jumlah anggota KPU
Kota Gorontalo adalah 5 orang, sedangkan masa jabatan keanggotaan
KPU adalah 5 (lima) tahun terhitung sejak pengucapan sumpah/janji
anggota KPU yang bersangkutan.
KPU Kota Gorontalo adalah pelaksana Pemilu di Kota Gorontalo.
Penetapan anggota KPU Kota Gorontalo diusulkan oleh Walikota setelah
melalui proses seleksi yang ketat serta memenuhi persyaratan
sebagaimana tersebut pada pasal 18 UU Nomor 12 Tahun 2003. Untuk
melaksanakan tugas, wewenang dan kewajibannya, KPU Kota Gorontalo
dalam penyelenggaraan Pemilu mempunyai sekretariat yang dipimpin
oleh seorang sekretaris. Kelembagaan penyelenggaraan Pemilihan Umum
di Kota Gorontalo dibentuk berdasarkan :
- Undang-Undang No. 12 Tahun 2003 tentang Pemilihan Umum
- KEPRES No. 70 Tahun 2001 tentang Pembentukan Komisi
Pemilihan Umum
11
- KEPRES No. 67 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Keputusan
Presiden No. 16 Tahun 1999 tentang pembentukan Komisi
Pemilihan Umum dan Penetapan Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Umum Komisi Pemilihan Umum sebagaimana telah
diubah dengan Keputusan Presiden No. 81 Tahun 2000.
Pembentukan Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
diawali dengan dilantiknya Sekretariat Perwakilan Sekretariat Umum
Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Rudi Iriawan, S.Sos berdasarkan
Surat Keputusan Gubernur Gorontalo No. 821.2/BKD-
DIKLAT/SK/280/2003. Setelah terbentuknya Sekretariat Perwakilan
Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo maka Sekretariat Perwakilan
mengusulkan kepada Walikota Gorontalo untuk membentuk Tim Seleksi
Anggota Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo. Walikota Gorontalo
dengan Surat Keputusannya No. 431 Tahun 2003 telah membentuk Tim
Seleksi dengan komposisi sebagai berikut :
- Ketua merangkap anggota : Prof. Drs. Tahir Musa
- Wakil Ketua merangkap anggota : Drs. M. Nadjamuddin
- Anggota : Drs. Benyamin Mahdang
- Anggota : Drs. Hamzah Yunus, M.Pd
- Anggota : Drs.Hi.Azhari BahariawanThalib
- Sekretaris, Bukan Anggota : Rudi Iriawan, S.Sos
12
Dalam rangka penyelenggaraan Pemilu Legislatif 2009, telah
dibentuk Komisioner Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo
yang juga sama prosnya dengan pembentukan KPU Provinsi Gorontalo
melalui surat Keputusan atas Usulan walikota Gorontalo.
Anggota KPU Kota Gorontalo ditetapkan dan disahkan oleh KTU
KPU Provinsi Gorontalo melalui Surat Keputusan. Adapun kelima
anggota Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo tersebut adalah
sebagai berikut :
1. Prof. Drs. Tahir Musa (Ketua)
2. Drs. M. Nadjamuddin (Anggota)
3. Drs. Benyamin Mahdang (Anggota)
4. Drs. Hamzah Yunus, M.Pd (Anggota)
5. Drs.Hi.Azhari Bahariawan Thalib (Anggota)
Untuk mendukung kerja KPU,maka dibentuk Sekretariat KPU
yang merupakan Lembaga Pemerintahan. Sekretariat KPU berfungsi
untuk memfasilitasi semua kegiatan Ketua dan Anggota KPU. Sekretariat
Umum ini dipimpin oleh Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum
dan dilengkapi dengan Kepala Bagian dan Sub Bagian serta Staf
Pemerintahan yang bekerja sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-
masing.Sekretariat KPU memiliki Visi dan Misi sebagai berikut :
13
a. VISI
Adapun Visi Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu
terwujudnya Komisi Pemilihan Umum sebagai penyelenggara
pemilihan umum yang memiliki integritas, profesional, mandiri,
transparan dan akuntabel demi terciptanya demokrasi Indonesia
yang berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 dalam wadah Negara
Kesatuan Republik Indonesia.
b. MISI
Adapun Misi Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu :
1. Membangun lembaga penyelenggara pemilihan umum yang
memiliki kompetensi, kredibilitas dan kapasitas dalam
menyelenggarakan pemilihan umum.
2. Menyelenggarakan pemilihan umum untuk memilih Anggota
Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Presiden dan Wakil
Presiden serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara
langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, adil, akuntabel, edukatif
dan beradab.
3. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemilihan umum
yang bersih, efisien dan efektif.
14
4. Melayani dan memperlakukan setiap peserta pemilihan umum
secara adil dan setara, serta menegakkan peraturan pemilihan
umum secara konsisten sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
5. Meningkatkan kesadaran politik rakyat untuk berpartisipasi
aktif dalam pemilihan umum demi terwujudnya cita-cita
masyarakat Indonesia yang demokratis.
15
2.1.2 STRUKTUR ORGANISASI
Anggota HADI SUTRISNO, S.IP (Divisi Teknis Penyelenggara
Hubungan Masyarakat, Hubungan Antar Lembaga)
Anggota Djarnawi Datau, S.ag
(Divisi Umum, Organisasi, Rumah Tangga dan Perencanaa
Keuangan, Logistik)
Anggota La Aba, S.pd M.pd
(Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Pengembangan SDM)
Anggota AROMAN BOBIHOE, SH
(Divisi Hukum dan Pengawasan)
Ketua H. RIZAN ADAM, S.Pd, M.HI
(Divisi Hukum Dan Pengawasan)
Gambar 1 . Struktur organisasi Komisioner KPU
16
PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM Nomor : 6 Tahun 2008 Tanggal : 16 Juli 2008
STRUKTUR ORGANISASI SEKERTARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KOTA GORONTALO
Gambar 2 . Struktur organisasi Sekretariat KPU
SUB BAGIAN PROGRAM
DAN DATA 1. Sukardi Hamzah,S.sos
SUB BAGIAN TEKNIS
PEMILU DAN HUPMAS 1. Surajudin Tuli,S.kom 2. Dwi Feby Hariati
SUB BAGIAN HUKUM
1. Sri Susanti A.Nasaru,SH
SUB BAGIAN UMUM 1. Chandra Yos Sapi’i,SE 2. Muchin Polin,S.kom 3. Dian Andriyani Sabihi
Plt. SEKERTARIS KPU KOTA GORONTALO
Drs.Henry.Abay,M.Si
19
2.1.3 Deskripsi Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi
Adapun tugas dan fungsi masing-masing bagian pada Komisi
Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu
A. Lembaga Non Pemerintah:
1. Ketua KPU Kota Gorontalo
Menyelesaikan sengketa hukum, melaksanakan pengawasan
rencana dan program pemilu, peningkatan partisipasi masyarakat
dan melakukan koordinasi dengan semua lembaga.
2. Divisi Teknis Penyelenggara Pemilu
Menyiapkan penyusunan rencana dan program, pengumpulan
dan pengolahan data kegiatan penyelenggaraan pemilihan umum
di Kota Gorontalo dan teknis penyelenggaraan pemilihan umum
serta proses ferifikasi dan administrasi penggantian antar waktu.
3. Divisi Umum, Organisasi, Rumah Tangga dan Perencanaa Keuangan, Logistik
Memahami pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan,
keamanan, tata usaha, mengkoordinir pengadaan dan pelaksanaan
inventarisasi kebutuhan logistik, kebutuhan dana dan distribusi
pemilu.
4. Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Pengembangan SDM
Menyiapkan bahan informasi, sosialisasi peraturan perundang-
undangan yang berkaitan dengan Pemilu, peningkatan pendidikan
dan pengetahuan masyarakat tentang Pemilu serta pengembangan
20
sumber daya manusia dalam rangka peningkatan pelayanan
informasi.
5. Divisi Hubungan Masyarakat, Hubungan Antar Lembaga, Pengolah Data dan Informasi
Melakukan pengumpulan data dan informasi mengenai
kegiatan penyelenggaraan Pemilu serta melaksanakan pelayanan
publik tentang Pemilu dan hubungan antar lembaga Pemerintah
dan non Pemerintah serta masyarakat.
B. Pembagian Tugas Sekretariat KPU Kota Gorontalo terdiri dari : 1. SUB BAGIAN PROGRAM
Sub Bagian Program mempunyai tugas menyiapkan
penyusunan rencana, program, anggaran bersama Sub Bagian
Umum, pengumpulan dan pengolahan data pemilihan umum
2. SUB BAGIAN TEKNIS PENYELENGGARA
Sub Bagian Teknis Penyelenggara mempunya tugas
menyiapkan pelaksanaan teknis
3. SUB BAGIAN HUKUM DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Sub Bagian Hukum dan hubungan masyarakat
mempunyai tugas melaksanakan inventarisasi, pengkajian, dan
penyelesaian sengketa hukum, penyuluhan peraturan yang
berkaitan dengan pemilu, dan penyiapan verifikasi faktual
peserta Pemilu serta administrasi keuangan dan dana
kampanye.
4. SUB BAGIAN UMUM DAN LOGISTIK
21
Sub Bagian Umum mempunyai tugas mengumpulkan
dan mengolah bahan pelaksanaan anggaran, perbendaharaan,
verifikasi, dan pembukuan pelaksanaan anggaran, urusan
rumah tangga, perlengkapan keamanan dalam, tata usaha,
pengadaan logistik Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala
Daerah, distribusi logistik Pemilu Anggota DPR, DPD, dan
DPRD Presiden dan Wakil Presiden
2.1.4 Kegiatan Usaha
Adapun kegiatan usaha yang dilakukan pada Komisi Pemilihan
Umum Kota Gorontalo yaitu untuk membantu pemerintah Pusat
,Provinsi dan daerah dalam mewujudkan Demokrasi Kedaulatan
rakyat berupa pelaksanaan Pemilihan Umum, Pemilihan Kepala
Daerah, serta pemilihan Presiden dan Wakil Presiden.
Dalam kegiatan utamanya sebagai penyelenggara pemilu, maka
Komisi Pemilihan Umum melakukan beberapa kegiatan mulai dari
Pencatatan Daftar Pemilih Tetap sampai dengan Pendistribusian
Logistik hingga akhir pengumuman dan pelantikan anggota terpilih
hasil Pemilu..
2.1.5 Kondisi Perangkat Sistem Komputer
Sebagian besar kegiatan yang dilakukan pada Komisi Pemilihan
Umum Kota Gorontalo,khususnya pengelolaan data pegawai sudah
menggunakan komputer, Bagian Kepegawaian yang merupakan
sentral dari kegiatan yang berkaitan dengan tugas serta fungsi
22
kesekertariatan dalam hal menunjang kelengkapan administrasi
pemilu sudah menggunakan komputer yang memenuhi standar,
antara lain :
1. Hardware ( Perangkat Keras)
Perangkat keras yang di gunakan yaitu Komputer yang
dilengkapi dengan perangkat lainnya yang mendukung kinerja
dengan menggunakan spesifikasi yang sama yaitu :
- Motherboard MSI P9658 neo-F-socket I.GA 775
- Prosessor Intel Core 2 Duo 2.8 G.Hz
- V-Gen memory DDR 3 .1 Gb
- Hardisck Segeate Barakuda 180 Gb
- DVD-RW Samsung.
- Casing Simbada
- Monitor LCD
- Keyboard dan Mouse Optic
- Printer HP Laser Jet
- Scaner Canon dan Speaker Active
2. Software ( Perangkat Lunak)
Dengan menggunakan perangkat lunak orginal sebagai berikut
:
- Sistem Operasi : Windows XP Service Pack 2.
- Microsoft Office 2007
- Corel Draw
23
- Photoshoop CS
3. Brainware ( Operator)
Untuk operator sendiri Komisi Pemilihan Umum Kota
Gorontalo memiliki 2 orang pegawai yang bertugas sebagai
operator yang masing-masing berpendidikan S1, Sistem Informasi
dan D3 Sistem Informasi.
2.2 ANALISIS KINERJA SISTEM
Sistem pengelolaan Administrasi pegawai di Bagian Kepegawaian
KPU Kota Gorontalo adalah sebagai berikut :
1. Pegawai Baru Memasukkan Surat Perintah Tugas dan SK, bagi
PNS
2. Bagian Kepegawaian menerima Berkas Pegawai dang
Menginputnya dan menghasilkan data KP4 ( Keluarga
Penerima Pembayaran Penghasilan Pegawai )
3. Bagian Kepegawaian menerima data KP4 dan data pegawai
Kontrak yang kemudian menginput data kepegawaian.
4. Bagian Kepegawaian Memasukkan Data Pegawai, Rekapitulasi
Absen kebendahara untuk menentukan pembayaran Gaji, Uang
Lembur,dan Uang Makan.
24
5. Berdasarkan data Pegawai dan Rekapitulasi absen bendahara
melakukan Pembayaran Gaji dan Pembayaran Uang makan dan
uang lembur.ke pegawai.
6. Bagian Tata Usaha Menerima Dokumen Data Pegawai dari
kepegawaian
7. Berdasarkan data pegawai Bagian Tata Usaha Membuat
struktur organisasi dan Tupoksi, beserta dokumen arsipnya
8. Bagian Tata Usaha Membuat rekapitulasi absen bulanan yang
dokumennya diberikan ke bagian kepegawaian.
9. Bagian Kepegawaian Menerima Sturktur Organisasi sebagai
bahan untuk pembuatan daftar tugas pokok yang kemudian di
berikan kepada pegawai dan membuat arsip
10. Bagian Kepegawaian Menyusun laporan Bulanan berupa
- Laporan Status Pegawai
- DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
- Struktur Organisasi
- Rekapitulasi Absen Pegawai
- Laporan Pembayaran Gaji
- Laporan Pembayaran Uang Lembur
- Laporan Pembayaran Uang Makan
2.2.1 POKOK PERMASALAHAN
25
Pokok Permasalahan yang terjadi pada Komisi Pemilihan
Umum Kota Gorontalo khususnya di bidang Administrasi
Kepegawaian adalah :
1. Proses pengolahan dokumen khususnya kepegawaian masih
menggunakan aplikasi umum ( Ms.Word dan Ms.Excel)
2. Pencarian Data Pegawai di lakukan dengan manual sehingga
memerlukan waktu relatif lama untuk menemukannya.
2.2.2 IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Permasalahan yang terjadi di atas di sebabkan oleh hal-hal
sebagai berikut :
1. Pengelolaan dokumen masih menggunakan aplikasi umum
disebabkan belum ada sistem yang khusus mengelola data
kepegawaian
2. Penumpukan Berkas dan dokumen pegawai yang masih di simpan
dalam map, sehingga sering terjadi kesulitan dalam mencari data
pegawai yang di butuhkan
26
2.2.3 METODE DAN ANALISIS PERMASALAHAN
2.2.3.1 Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian
Mulai
Menginput Data Pegawai
Menginput Struktur Organisasi, Tupoksi & DUK
Menginput Status Pegawai
Membuat Struktur Organisasi &Tupoksi
Menginput absen Pegawai
&Tupoksi
Membuat Laporan
Selesai
1 Laporan : Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Lap.Pembayaran Gaji Lap.Pembayaran UAng
Lembur Lap.PEmbayaran Uang
Makan
Gambar 3 . Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota
27
2.2.3.2 Bagan Alir Dokumen Administrasi Kepegawaian Pada KPU Kota
Gorontalo
PEGAWAI TATA USAHA KEPEGAWAIAN BENDAHARA PIMPINAN
Mulai
Surat Perintah Tugas / SK Menginput Data
Pegawai
2 Data Kp4 Data Pegawai
C
Menginput Status Data Pegawai
Membuat Struktur Organisasi &Tupoksi
A
A
C
Menginput Struktur Organisasi &
Tupoksi Menginput absen
Pegawai
3 Relapitulasi Absen /
Bulan
C
Surat Perintah Tugas / SK
3
Struktur Organisasi
1 Daftar Tugas Pokok & Fungsi
C
c
D
Selesai
1 Data Kp4 Data Pegawai
2 Data Kp4 Data Pegawai
1
Struktur Organisasi
2
Struktur Organisasi
3
Struktur Organisasi
1
Daftar Tugas Pokok & Fungsi
2
Daftar Tugas Pokok & Fungsi
2 Rekapitulasi Absen
/ Bulan
1 Rekapitulasi Absen
/ Bulan
B
B
1 Data Kp4 Data Pegawai
2 Rekapitulasi
Absen / Bulan 2
Data Kp4 Data Pegawai
Menginput Data Pegawai, Rekapitulasi
Absen / Bln
2 Pembayaran Gaji Pembayaran Uang
Makan Pembayaran uang
Lembur
1 Pembayaran Gaji Pembayaran Uang
Makan Pembayaran uang
Lembur
C
c
1 Pembayaran Gaji Pembayaran Uang
Makan Pembayaran uang
Lembur
2 Laporan :
Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen
1 Laporan : Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Pembayaran Ganji Pembayaran Uang
Lembur Pembayaran Uang
Makan
D
Keterangan : KP4 : Keluarga Penerima Pembayaran Penghasilan Pegawai DUK : Daftar Urut Kepangkatan
Gambar 4 . Bagan Alir Dokumen Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
1 Laporan : Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Pembayaran Ganji Pembayaran Uang
Lembur Pembayaran Uang
Makan
28
2.2.3.3 Diagram Arus Data 1. Eksternal Entity
Tabel : Eksternal Entity Sistem Informasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo
Eksternal Input Output Pegawai - Data Pegawai PNS
- Tupoksi
Tata Usaha - Struktur Organisasi - Tugas Pokok dan
Fungsi - Rekapitulasi Absen
- DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
- Daftar Pegawai - Data Pegawai
Bendahara - Daftar Pegawai - Rekapitulasi Absen
- Daftar pembayaran gaji
- Daftar pembayaran Uang Lembur
- Daftar Pembayaran Uang Makan
Pimpinan - - Lap.Data status Pegawai
- Lap.DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
- Lap.Struktur Organisasi
- Lap.Rekapitulasi Absen
- Lap. Pembayaran Gaji - Lap. Pembayaran
Uang Lembur - Lap. Pembayaran
Makan
Tabel 2 : Eksternal Entity
29
2. Diagram Konteks
Gambar 5 . Diagram Konteks Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
Data Pegawai
Sistem Informasi kepegawaian
a
Pegawai b
Tata Usaha
d.
Pimpinan
Struktur Organisasi Pembagian Tugas Rekapitulasi Absen DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
Daftar Pegawai
Tugas Pokok dan fungsi
Lap. Data status Pegawai Lap. DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap.Struktur Organisasi Lap.Rekapitulasi Aben Lap. Pembayaran gaji Lap. Pembayaran Uang Lembur Lap. Pembayaran Uang Makan c.
Bendahara Daftar Pegawai Rekapitulasi Absen
Daftar pembayaran Gaji Daftar pembayaran Uang Lembur Daftar Pembayaran Uang Makan
30
3. Diagram Berjenjang Level 1 Gambar 6 . Diagram Berjenjang Sistem Administrasi Kepegawaian pada
Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
0 Sistem
Informasi Kepegawaian
Pada KPU Kota Gorontalo
1
Proses Pendataan
2 Proses
Pengolahan Kepeg
4 Proses
Pembuatan Laporan
1.1p
Input Data CPNS
1.2p
Input Data PNS
1.3p
Input Data Peg.
Kontrak
2.1p
Struktur Organisasi
2.2p
TUPOKSI
2.3p
DUK
2.4p
Rekapitulasi Absen
3 Proses
Pengolahan Gaji
3.1p
Pembayaran Gaji
3.2p
Uang Lembur
3.2p
Uang Makan
4.1p
Lap. Status Peg
4.2p
Laporan DUK
4.3p
Lap. Struktur
Organisasi
4.4p
Lap. Rekap Absen
Level 2
4.5p
Lap.PembGaji
4.6p
Lap.Uang Lembur
4.7p
Lap. Uang Makan
31
4. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data)
1) Diagram Arus Data Level 0
Gambar 7 . DAD Level 0 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
Data Gaji Pegawai
a
Pegawai Data Pegawai 1
Proses Pendataan
Kp4 Pegawai Pusat
KP4 PNS Daerah
Peg. Kontrak /Honor
F21
Data KP4 Peg. Daerah
Data KP4 Pegawai Pusat
Data Peg. Kontrak / Honor F31
2 Proses
Pengolahan Kepegawaian
b
Tata Usaha Struktur Organisasi Pembagian Tugas Rekapitulasi Absen DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
Daftar Pegawai
c
Bendahara F4 Struktur Organisasi
F5 Tugas Pokok & Fungsi
F7 Rekapitulasi Absen
F6 Daftar Urut Kepangkatan
3 Proses
Pengolahan Gaji
F8
F9 Data Uang Lembur
F10
4
Proses Pembuatan
Laporan
d
Pimpinan
Lap Data status Pegawai Lap DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap Struktur Organisasi Lap. Pembayaran Gaji Lap. Pembayaran Uang Lembur Lap. Pembayaran Uang Makan
Rekapitulasi Absen Daftar Pegawai
Data Uang Lembur
Data Uang Makan
Data Gaji Pegawai Data Uang Lembur Data Uang MAkan
Struktur Organisasi
Tugas Pokok & Fungsi
Daftar Urut Kepangkatan
Rekapitulasi Absen
Rekapitulasi Absen Daftar Urut Kepangkatan
Tugas Pokok & Fungsi Data Gaji Pegawai
Peg. Kontrak /Honor
KP4 PNS Daerah
Kp4 Pegawai Pusat
Tugas Pokok & Fungsi
Data Gaji Pegawai
Data Uang Makan
Daftar pembayaran Gaji Daftar pembayaran Uang Lembur Daftar Pembayaran Uang Makan
F11
32
2) DAD Level 1 Proses 1
3) DAD Level 1 Proses 2
1.1p
Input Data Peg. Pusat
1.2p
Input Data Peg.
Daerah
1.3p
Input Data Peg.
Kontrak
a
Pegawai
F11
KP4 Pegawai Pusat
F21
KP4 Pegawai Daerah
F31
Data Pegawai Kontrak/homor
Kp4 Pegawai Pusat
Kp4 Pegawai Daerah
Data Pegawai Kontrak
Data Pegawai Daerah
Data Pegawai Kontrak
Data Pegawai Pusat
Gambar 8 . DAD Level 1 Proses 1 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum
2 Kp4 Pegawai Daerah
Kp4 Pegawai Pusat
Data Pegawai Kontrak
Gambar 9. DAD Level 1 Proses 2 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota
b
Tata Usaha
2.1p
Struktur Organisasi
2.2p
Tugas Pokok dan Fungsi
2.4p
Rekapitulasi Absen
F41
Struktur Organisasi
F51
Tugas Pokok & Fungsi
F7 Rekapitulasi Absen
Struktur Organisasi
Tugas Pokok& Fungsi
Rekapitulasi Absen
2.3p
Daftar Urut Kepangkatan
(DUK)
F61
Daftar Urut Kepangkatan
Daftar Urut Kepangkatan
Rekapitulasi Absen
Daftar Urut Kepangkatan
Tugas Pokok & Fungsi
Struktur Organisasi
a
Pegawai Tugas Pokok & Fungsi
4
c
Bendahara
Rekapitulasi Absen
Tugas Pokok & Fungsi
Daftar Urut Kepangkatan
Rekapitulasi Absen
Daftar Pegawai
F21
Data KP4 Peg. Daerah
Data KP4 Pegawai Pusat
Data Peg. Kontrak / Honor F31
F11
Kp4 Pegawai Pusat
KP4 PNS Daerah
Peg. Kontrak /Honor
F21
Data KP4 Peg. Daerah Data KP4 Pegawai Pusat
Data Peg. Kontrak / Honor F31
F11
KP4 PNS Daerah
Kp4 Pegawai Pusat
Peg. Kontrak /Honor
F21
Data KP4 Peg. Daerah
Data KP4 Pegawai Pusat
Data Peg. Kontrak / Honor F31
F11 KP4 PNS Daerah
Kp4 Pegawai Pusat
Peg. Kontrak /Honor
F21
Data KP4 Peg. Daerah
Data KP4 Pegawai Pusat
Data Peg. Kontrak / Honor F31
F11 KP4 PNS Daerah
Kp4 Pegawai Pusat
Peg. Kontrak /Honor
Struktur Organisasi
33
4) DAD Level 1 Proses 3
F8 data Data Gaji Pegawai
F9 Data Uang Lembur
F10 Data Uang Makan
Data Gaji Pegawai
Data Uang Lembur
Data Uang Makan
c
Bendahara
3.1p
Pembayaran Gaji
3.2p
Uang Lembur
3.3p
Uang Makan
Data Gaji Pegawai
Data Uang Lembur
Data Uang Makan
Gambar 10. DAD Level 1 Proses 3 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota
4
Data Gaji Pegawai
Data Uang Lembur
Data Uang Makan
34
5) DAD Level 1 Proses 4
4.1p
Laporan Status
Pegawai
4.3p
Laporan DUK
4.2p
Laporan Struktur
Organisasi
4.4p
Laporan Rekapitulasi Absen
d.
Pimpinan
Gambar 11 . DAD Level 1 Proses 4 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota
4.5p
Lap.Pemb Gaji
4.6p
Lap.Uang Lembur
4.7p
Lap. Uang Makan
Laporan Data Status Pegawai
Data DUK
Data Struktur Organisasi
Data Rekapitulasi Absen
Laporan DUK
Laporan Struktur Organisasi
Laporan Rekapitulasi Absen
Data Pembayaran Gaji Lap. Pembayaran Gaji
Data Uang Lembur Laporan Uang Lembur
Data Uang Makan Laporan Uang Makan
F61
Daftar Urut Kepangkatan
F41
Struktur Organisasi
F7 Rekapitulasi Absen
F8 Data Pembayaran Gaji
F9 Data Uang Lembur
F10 Data Uang Makan
F21
Data KP4 Peg. Daerah
Data KP4 Pegawai Pusat
Data Peg. Kontrak / Honor F31
F11
Kp4 Pegawai Pusat
KP4 PNS Daerah
Peg. Kontrak /Honor
35
2.2.3.4 Kamus Data
1. Nama arus Data : Data Pegawai Pusat
Alias : -
Bentuk data : Dokumen dasar
Arus Data : a – 1.1p - 2
Penjelasan : Berisi Data Pegawai Pusat
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Tempat / Tgl Lahir Teks 14
Jenis Kelamin Teks 8
Agama Teks 9
No SK Teks 12
Tanggal SK Teks 12
Tanggal SPMT Teks 12
Alamat Teks 21
2. Nama arus Data : Data Pegawai Daerah
Alias : -
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : a – 1.2p
Penjelasan : Berisi Data Pegawai Daerah
Periode :
36
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Tempat / Tgl Lahir Teks 14
Jenis Kelamin Teks 8
Agama Teks 9
No SK Teks 12
Tanggal SK Teks 12
Tanggal SPMT Teks 12
Alamat Teks 21
3. Nama arus Data : Data Pegawai Daerah
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 1.2p – F2 - 2
Penjelasan : Berisi Data Pegawai Daerah
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Tempat / Tgl Lahir Teks 14
Jenis Kelamin Teks 8
Agama Teks 9
37
No SK Teks 12
Tanggal SK Teks 12
Tanggal SPMT Teks 12
Alamat Teks 21
4. Nama arus Data : Data Pegawai Kontrak
Alias : -
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : a – 1.3p
Penjelasan : Berisi Data Pegawai Kontrak
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No SK Teks 12
Nama Teks 21
Tempat / Tgl Lahir Teks 14
Jenis Kelamin Teks 8
Agama Teks 9
Tanggal SK Teks 12
Tanggal SPMT Teks 12
Alamat Teks 21
5. Nama arus Data : Data Pegawai Kontrak
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 1.3p – F3 - 2
38
Penjelasan : Berisi Data Pegawai Kontrak
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Tempat / Tgl Lahir Teks 14
Jenis Kelamin Teks 8
Agama Teks 9
No SK Teks 12
Tanggal SK Teks 12
Tanggal SPMT Teks 12
Alamat Teks 21
6. Nama arus Data : Struktur Organisasi
Alias : -
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : b – 2.1p
Penjelasan : Berisi Struktur Organisasi
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
Ketua KPU Teks 12
Anggota KPU 1 Teks 12
Anggota KPU 2 Teks 12
Anggota KPU 3 Teks 12
Anggota KPU 4 Teks 12
39
Sekretaris Teks 12
Kasubag Program Teks 12
Kasubag Teknis
Penyelenggara
Teks 12
Kasubag Hukmas Teks 12
Kasubag Umum dan Logistik Teks 12
7. Nama arus Data : Struktur Organisasi
Alias : -
Bentuk data : Variable/ field
Arus Data : 2.1p – F4 - 4
Penjelasan : Berisi Struktur Organisasi
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
Ketua KPU Teks 12
Anggota KPU 1 Teks 12
Anggota KPU 2 Teks 12
Anggota KPU 3 Teks 12
Anggota KPU 4 Teks 12
Sekretaris Teks 12
Kasubag Program Teks 12
Kasubag Teknis
Penyelenggara
Teks 12
40
Kasubag Hukmas Teks 12
Kasubag Umum dan Logistik Teks 12
8. Nama arus Data : Tugas Pokok dan Fungsi
Alias : -
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : b – 2.2p
Penjelasan : Berisi Data Tugas Pokok dan Fungsi
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 6
9. Nama arus Data : Tugas Pokok dan Fungsi
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 2.2p – F5 – 4, 2.2p - a
Penjelasan : Tugas Pokok dan Fungsi
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
41
NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 6
10. Nama arus Data : Daftar Urut Kepangkatan
Alias : -
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : b – 2.3p
Penjelasan : Beirsi Data Daftar Urut Kepangkatan
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Tempat Lahir Char 4
Tanggal Lahir Date 4
Jenis Kelamin Teks 9
Umur Chart 2
Jabatan Chart 9
Asal Pendidikan Teks 9
Tingkat Pendidikan Teks 9
Tahun Lulus Numeric 4
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 6
TMT Date 4
Kenaikan Teks 5
42
11. Nama arus Data : Daftar Urut Kepangkatan
Alias : -
Bentuk data : Variable/ Field
Arus Data : 2.3p – F6
Penjelasan : Beirsi Data Daftar Urut Kepangkatan
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Tempat Lahir Char 4
Tanggal Lahir Date 4
Jenis Kelamin Teks 9
Umur Chart 2
Jabatan Chart 9
Asal Pendidikan Teks 9
Tingkat Pendidikan Teks 9
Tahun Lulus Numeric 4
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 6
TMT Date 4
Kenaikan Teks 5
12. Nama arus Data : Rekapitulasi Absen
Alias : -
Bentuk data : Dokumen Dasar
43
Arus Data : b – 2.4p
Penjelasan : Berisi Data rekapitulasi Absen
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No_Urut Numeric 2
Nama Teks 12
Jam_ Masuk Char 4
Jam_Pulang Char 4
13. Nama arus Data : Rekapitulasi Absen
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 2.4p – F7, 2.4p - c
Penjelasan : Berisi Data rekapitulasi Absen
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No_Urut Numeric 2
Nama Teks 12
Jam_ Masuk Char 4
Jam_Pulang Char 4
14. Nama arus Data : Data Gaji Pegawai
Alias : -
Bentuk data : Dokumen Dasar
44
Arus Data : c – 3.1p
Penjelasan : Berisi Data Gaji Pegawai
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Jabatan Teks 10
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 4
Jumlah Numeric 7
15. Nama arus Data : Data Gaji Pegawai
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 3.1p – F8 - 4
Penjelasan : Berisi Data Gaji Pegawai
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Jabatan Teks 10
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 4
45
Jumlah Numeric 7
16. Nama arus Data : Data Uang Lembur
Alias : -
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : c – 3.2p
Penjelasan : Berisi Data Uang Lembur
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric 18
Nama Teks 12
Jabatan Chart 6
Tanggal Date 4
Kegiatan Teks 12
17. Nama arus Data : Data Uang Lembur
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 3.2p – F9 - 4
Penjelasan : Berisi Data Uang Lembur
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric 18
Nama Teks 12
Jabatan Chart 6
46
Tanggal Date 4
Kegiatan Teks 12
18. Nama arus Data : Data Uang Makan
Alias : -
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : c – 3.3p
Penjelasan : Berisi Data Uang Makan
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
Nama Teks 12
Jumlah Hari Chart 6
Jumlah Bulan Chart 11
Total Hadir Numeric 6
Jumlah Dibayar Numeric 7
19. Nama arus Data : Data Uang Makan
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 3.3p – F10 - 4
Penjelasan : Berisi Data Uang Makan
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
47
Nama Teks 12
Jumlah Hari Chart 6
Jumlah Bulan Chart 11
Total Hadir Numeric 6
Jumlah Dibayar Numeric 7
20. Nama arus Data : Laporan Status Pegawai
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.1p - d
Penjelasan : Berisi Laporan Stutus Pegawai
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No_Urut Numeric 3
Nama Teks 18
Jabatan Teks 10
Jumlah Pegawai Char 3
21. Nama arus Data : Laporan Struktur Organisasi
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.2p - d
Penjelasan : Berisi Laporan Struktu Organisasi
Periode :
Struktur Data :
48
Field Type Size
Ketua KPU Teks 12
Anggota KPU 1 Teks 12
Anggota KPU 2 Teks 12
Anggota KPU 3 Teks 12
Anggota KPU 4 Teks 12
Sekretaris Teks 12
Kasubag Program Teks 12
Kasubag Teknis
Penyelenggara
Teks 12
Kasubag Hukmas Teks 12
Kasubag Umum dan Logistik Teks 12
22. Nama arus Data : Laporan DUK
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.3p - d
Penjelasan : Berisi Laporan DUK
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Tempat Lahir Char 19
Tanggal Lahir Date 8
Jenis Kelamin Teks 9
Umur Chart 7
49
Jabatan Chart 9
Asal Pendidikan Teks 12
Tingkat Pendidikan Teks 9
Tahun Lulus Numeric 4
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 4
TMT Date 6
Kenaikan Teks 6
23. Nama arus Data : Laporan Rekapitulasi Absen
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.4p - d
Penjelasan : Berisi Laporan Rekapitulasi Absen
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
Bulan Teks 9
No_Urut Char 3
Nama Teks 12
Tanggal Char 4
Jumlah_Hadir Numeric 3
24. Nama arus Data : Laporan Pembayaran Gaji
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.5p - d
Penjelasan : Berisi Lpaoran Pembayaran Gaji
50
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Jabatan Teks 10
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 4
Jumlah Numeric 7
25. Nama arus Data : Laporan Uang Lembur
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.6p - d
Penjelasan : Berisi Laporan Uang Lembur
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric
Nama Teks
Jabatan Chart
Tanggal Date
Kegiatan Teks
26. Nama arus Data : Laporan Uang Makan
Alias : -
Bentuk data : Variable / Field
51
Arus Data : 4.7p - d
Penjelasan : Berisi Laporan Uang Makan
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Jabatan Teks 10
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 4
Jumlah Numeric 7
52
2.2.4 APORAN HASIL ANALISIS
Hasil analisis Sistem Pengelolaan data Kepegawaian di KPU Kota
Gorontalo yaitu :
a. Analisis Distribusi Pekerjaan
Secara keseluruhan distribusi dan pembagian pekerjaan
telah dilaksanakan secara merata berdasarkan tugas dan
fungsi serta tanggung jawab pegawai sesuai dengan struktur
organisasi
b. Analisis Pengukuran Pekerjaan
Masih ada pekerjaan manual yang di lakukan dalam
pengelolaan data pegawai,yaitu pencarian data-pegawai
yang di perlukan.
c. Analisis Kendala
Dilihat dari kendala yang di hadapi yaitu alokasi waktu
yang di butuhkan dalam hal pencarian dan pengelolaan data
kepegawaian relatif lama.
d. Analisis Dokumen
Dokumen yang di analisis hanyalah kelengkapan data ke
pegawaian dan laporan rekapitulasi absen perbulannya
e. Analisis Laporan
53
Pembuatan Laporan dalam Pengelolaan data kepegawaian
sudah menggunakan komputer,Laporan status
Pegawai,DUK (Daftar Urut Kepangkatan),Struktur
organisasi, dan rekapitulasi absen.
f. Analisis Teknologi
Dalam hal pelaksanaan Pengelolaan data pegawai memang
sudah hampir seluruhnya di lakukan dengan menggunakan
komputer tetapi dalam hal ini masih Ms.Word dan Ms.Exsel
belum terdapat satu sistem yang di khususkan untuk itu.
2.3 USULAN PENGEMBANGAN SISTEM
Berdasarkan Hasil penelitian penyusun selama berada di
KPU Kota Gorontalo, beberapa kendala yang di hadapi yakni
dalam hal pencarian dan pendokumentasian data kepegawaian
masih manual,sehingga di saat data di butuhkan memerlukan
waktu yang lama untuk menemukannya,sehingga efektifitas
pekerjaan terhambat.
Oleh karena itu penyusun memberikan saran berupa usulan
kepada pihak KPU Kota Gorontalo untuk membuat sebuah sistem
Informasi kepegawaian berbasis database, yang bertujuan untuk
54
memaksimalkan serta kelancaran dan efektifitas pekerjaan
khususnya di bagian kepegawaian itu sendiri.dalam hal
pengelolaan data pegawai.
Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian Pada KPU Kota
Gorontalo dapat di gambarkan dalam bagan alir sistem sebagai
berikut:
55
Gambar 12. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
Pembayaran Uang Makan Pembayaran uang Lembur
MULAI
Input data Pegawai
Data Pegawai Data KP4
Input Rekapitulasi Absen Pegawai / bulan
Rekapitulasi Absen / Bulan Input Status
Pegawai
MEMBUAT LAPORAN
1
Lap.Data status Pegawai Lap. DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap. Struktur Organisasi Lap. Rekapitulasi Absen Lap. Daftar Uang Makan Lap. Daftar Uang Lembur Lap.Daftar Gaji
SELESAI
Daftar Uang Makan Daftar U ang Lembur
Data status Pegawai DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Struktur Organisasi Daftar pembayaran Gaji
Data status Pegawai DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Struktur Organisasi Daftar pembayaran Gaji
56
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang di lakukan selama melaksanakan
magang di KPU Kota Gorontalo khususnya di bagian Administrasi
Kepegawaian maka dapat di simpulkan bahwa pengelolaan administrasi
kepegawaian masih menggunakan sistem manual, dan masih menyimpan
data dalam bentuk dokumen sehingga terjadi penumpukan dan kesulitan
dalam pencarian data. Dan belum adanya satu sistem khusus dalam hal
pengelolaan administrasi Kepegawaian.
3.2 SARAN
Berdasarkan hasil penelitian maka penyusun memberikan saran
pada proses pengelolaan data administrasi kepegawaian yang tadinya
masih di lakukan dengan cara manual dapat dimaksimalkan dengan
menggunakan satu sistem yang khusus di gunakan untuk mengelola
Administrasi Kepegawaian.
57
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto,1999.Analisis & Desain Sistem Informasi :Pendekatan Teori dan Prsaktek Bisnis. Yogyakarta.Andi
Jurusan Teknik Informatika. 2009 Panduan Magang .Universitas Gorontalo.
Gorontalo Taha, Iyen Oktaviany & Tuty Sylvia Pieters. 2009. Laporan Hasil Magang :
Sistem Pengadaan Alat Kesehatan (Alkes). Jurusan Teknik Informatika. Universitas Gorontalo. Gorontalo