laporan anugerah inovasi kerajaan negeri melaka...
TRANSCRIPT
1
LAPORAN ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA
TAHUN 2017
PENGENALAN
a) Penerangan Jabatan
Latar Belakang PERPUSTAM
Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka (PERPUSTAM) telah ditubuhkan melalui Enakmen
Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka 1975 mengikut Warta Kerajaan No. 3 bertarikh 31
Julai 1975 serta Warta Kerajaan No. 13 bertarikh 16 April 1994 (Pindaan).
Perkhidmatan perpustakaan dibawah Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka bermula di
Tingkat 1, Dewan Hang Tuah, Jalan Hang Tuah Melaka untuk dijadikan sebagai ibu pejabat dan
Perpustakaan Pusat pada tahun 1977.
Perpustakaan Pusat ini kemudiannya berpindah ke bangunan sendiri di Bukit Baru pada Tahun
1996 dan perkhidmatan dikenali sebagai Perpustakaan Negeri telah dimulakan pada 1 Julai
1996. Perpustakaan kemudiannya dikembangkan dari semasa ke semasa diseluruh Negeri
Melaka melalui pembukaan Perpustakaan Cawangan, Pekan, Bergerak dan Desa
Fungsi PERPUSTAM
Menubuhkan, melengkapi, menguruskan dan menyelenggarakan Perpustakaan Awam
(PERPUSTAM).
Membuat semua lain-lain perkara dan hal sebagaimana diperlukan secara berpatutan bagi
semua atau sebarang tujuan Enakmen ini.
Mendorong dan menggalakkan pembacaan terutama dalam Bahasa Malaysia.
Piagam Pelanggan PERPUSTAM
Merancang Dan Melaksanakan Aktiviti-Aktiviti Yang Bersesuaian Bagi Menggalakkan Minat
Membaca Ke Arah Melahirkan Masyarakat Negeri Melaka Yang Berbudaya Membaca, Berilmu
Dan Bermaklumat.
Menyediakan persekitaran yang tenang, selesa dan sesuai untuk aktiviti pembacaan dan
perolehan maklumat.
Objektif & Moto PERPUSTAM
Objektif : Menyediakan perkhidmatan maklumat dan rujukan terkini
Mewujudkan masyarakat bermaklumat melalui aktiviti-aktiviti yang bersesuaian
dengan sumber-sumber yang sedia ada di perpustakaan
2
Moto : Masyarakat Berilmu Penggerak Wawasan
Misi & Visi PERPUSTAM
Misi : Memperkukuhkan Penyampaian Perkhidmatan Perpustakaan dan Maklumat
Visi : Peneraju Perkhidmatan Perpustakaan Dan Maklumat Yang Terunggul
3
b) Pengenalan Inovasi
(i)Tujuan Projek/Inovasi
Tujuan projek ini dilaksanakan adalah mengurangkan tempoh pemasangan panel pameran.
Panel pameran sedia ada berat dan besar serta sukar diangkut dan dipasang oleh petugas.
Selain itu, pemasangan panel pameran sedia ada memerlukan lebih daripada dua orang.
Dengan adanya inovasi panel pameran menggunakan paip PVC, ianya mudah dipasang dan
ringan.
(ii) Objektif Projek/Inovasi
Memasang panel pameran dengan lebih cepat
Meningkatkan kecekapan dan kualiti perkhidmatan
Mewujudkan ruang teratur dan selamat serta menjadikan ruang kerja lebih selesa
Meningkatkan kepuasan pelanggan
Memperbaiki keadaan kerja
(iii) Proses Pelaksanaan Inovasi
Projek ini telah dilaksanakan oleh kakitangan sendiri. Ianya memerlukan kepakaran kakitangan
dalam penghasilan projek ini.
(iv) Tempoh Pelaksanaan
Projek ini telah dilaksanakan dengan menyediakan pelan tindakan penyelesaian dalam tempoh
4 bulan iaitu bermula Mei 2015 sehingga Ogos 2015.
(v) Peringkat Pelaksanaan
Kajian - penekanan kepada keperluan inovasi sosial dan membuka peluang baru bagi
menyelesaikan permasalahan tertunggak
- Melalui borang kaji selidik, temubual, pemerhatian dan statistik penggunaan panel
pameran.
Cadangan – idea dibangunkan dan diketengahkan
- Pemasangan panel sedia ada yang berat dan sukar menyebabkan timbul masalah
kepada kakitangan. Hasil dari perbincangan, kakitangan bersetuju mewujudkan panel
pameran yang ringan dan mudah dipasang.
Prototaip - idea dibangunkan secara fizikal bagi tujuan ujicuba dan di fasa pembangunan
- Idea asal untuk tujuan ujicuba kakitangan menggunakan kayu untuk menghasilkan
rekabentuk tetapi hasil dari ujicuba rekabentuk ini sukar untuk dibawa ke lokasi luar.
4
- Panel pameran direka dan dicipta dengan menukar bahan kepada yang lebih ringan,
mudah dibawa serta mudah dibuka dan dipasang iaitu PVC.
Pengekalan
Pembangunan idea inovasi dikekalkan dan dijadikan sebahagian daripada norma harian.
- Mengekalkan penggunaan panel pameran (boleh memuatkan bahan pameran bersaiz A3
sebanyak 16 keping dan A4 sebanyak 24 keping).
- Perubahan teratur – mereka semula dan memperkenalkan perubahan secara menyeluruh
untuk mendapatkan hasil idea terbaik.
- Bagi memudahkan pergerakan panel pameran, pihak pengurusan mengesyorkan
penambahan roda di panel pameran.
(vi) Implikasi Kewangan
Kos pembuatan panel pameran hanya memerlukan kos yang rendah iaitu RM 265 seunit
berbanding panel di pasaran berharga RM1000.
(vii) Kaedah Pencetusan Idea
Pengurusan atasan dan warga/pelanggan
Kaedah yang digunakan adalah seperti berikut:-
Menggunakan kaedah PDCA
- Untuk melancarkan projek, beberapa perkara perlu diambil kira iaitu masalah perlu dicari,
objektif, analisa dibuat dan seterusnya masa pelaksanaan hendaklah dirancang terlebih
dahulu. Kakitangan perlu mencari data untuk perbandingan sebagai sumber rujukan.
Menggunakan kaedah Brainstorming
- Melalui percambahan fikiran, maklumbalas petugas dan laporan, permasalahan dipilih
mengikut kaedah Brainstorming. Enam masalah telah dikenalpasti dan disenaraikan dan
setiap masalah telah dibincangkan berdasarkan kesan kepada jabatan, petugas dan juga
pengguna. Akhirnya, masalah dipilih ialah pemasangan panel pameran mengambil
tempoh masa.
Menggunakan kaedah 5W 1H
What
Apa masalahnya?
5
Kesukaran membawa dan memasang panel pameran
Apa itu panel pameran?
Panel pameran adalah alat yang digunakan untuk mempamerkan informasi atau
maklumat
Where
Di mana ia digunakan?
Di lokasi program sebagai contoh :
- Bangunan Kerajaan / Swasta
- Sekolah / Kolej / Universiti
- Karnival / Pesta Buku
When
Bila ianya berlaku ?
Semasa kakitangan membawa dan memasang panel pameran
Who
Siapa yang terlibat ?
Kakitangan Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka
Why
Kenapa ianya berlaku ? Panel tersebut berat dan menyukarkan pergerakan Memerlukan tenaga pekerja yang ramai
How
Bagaimana ianya berlaku ?
Panel pameran yang sedia ada 70% diperbuat daripada bahan besi dan aluminium. Jadi
ianya menyukarkan petugas semasa pemasangan panel dilakukan kerana cara
pemasangannya terlalu kompleks dan perlu dilakukan dengan teliti dan penuh berhati-hati
Menggunakan Rajah Ishikawa
Melalui analisa masalah menggunakan Rajah Ishikawa sebelum projek, 4 faktor dipilih
melalui verifikasi punca-punca masalah iaitu:-
Faktor manusia - Tenaga kerja terhad
Faktor persekitaran -Aksesori panel pameran tidak teratur
Faktor bahan - Peralatan terlalu berat
Faktor kaedah - Tiada panduan untuk pemasangan
6
(viii) Kategori Inovasi
Inovasi Penyampaian Perkhidmatan
(ix) Indikator / Ciri-ciri Utama Inovasi
Meningkatkan kecekapan dan mengoptimumkan kos
Panel pameran ini mudah dipasang, dibuka dan mudah dibawa ke lokasi .
Pemasangan tidak perlu tenaga kerja yang ramai.
Tempoh pemasangan yang singkat.
Kos pembuatan yang murah berbanding dengan panel pameran sedia ada.
Tidak memerlukan ruang penyimpanan yang luas, kakitangan bekerja dengan lebih
selesa .
Memperkenalkan pendekatan baharu
Panel pameran boleh dipelbagaigunakan seperti latar persembahan boneka dan sesi
bercerita .
(x) Input Pelanggan diambil kira dalam peringkat penghasilan inovasi
Semua peringkat
(xi) Mekanisme Maklum balas Pelanggan
Kaedah Borang Soal Selidik / Maklumbalas
7
IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
Berdasarkan kaedah Brainstroming masalah dipilih ialah pemasangan panel pameran
mengambil tempoh masa yang lama. Sasaran projek adalah memendekkan tempoh masa
pemasangan panel pameran dari 15 minit kepada 2 minit 30 saat.
Berdasarkan Rajah Ishikawa Analisa Punca-Punca Masalah dibuat sebelum dan selepas.
Keterangan projek
Masalah
Penerangan Ringkas
Akibat Daripada Masalah
Pemasangan panel
pameran mengambil
tempoh yang lama
Pemasangan mengambil
lebih dari seorang
kakitangan dan
mengambil masa lebih
daripada 15 minit
• Penglibatan lebih daripada
seorang kakitangan.
• Masa yang lama untuk
memasang panel.
• Perlukan kenderaan yang sesuai
untuk membawa panel.
Objektif projek adalah memendekkan tempoh masa pemasangan panel pameran
Punca-punca Masalah adalah terdiri daripada faktor berikut:-
Manusia
PUNCA MASALAH PEMERHATIAN PENILAIAN
Tenaga Kerja Terhad Hanya seorang
petugas yang
mengendalikan kaunter
pameran
Pemasangan panel pameran
mengambil masa yang lama
Persekitaran
PUNCA MASALAH PEMERHATIAN PENILAIAN
Aksesori Panel Pameran
Tidak Teratur
Peralatan dan aksesori
panel pameran tidak
berada pada tempat
yang sepatutnya
Petugas mengambil masa yang lama
untuk mencari aksesori yang perlu
digunakan sewaktu pemasangan panel
pameran seperti “allen key”
8
Bahan
PUNCA MASALAH PEMERHATIAN PENILAIAN
Peralatan Terlalu Berat Panel pameran perlu
diseret kerana berat
dan kekurangan tenaga
kerja
Memerlukan petugas tambahan untuk
setiap pemasangan panel pameran
Kaedah
PUNCA MASALAH PEMERHATIAN PENILAIAN
Tiada Panduan Untuk
Pemasangan
Petugas tidak
memahami cara
pemasangan panel
yang betul
Memerlukan petugas yang mahir untuk
memberi tunjuk ajar dalam
pemasangan panel pameran
Senarai Punca-Punca Masalah dan Cadangan Penyelesaian
Bil Punca Paling Mungkin Cadangan
1. Tenaga Kerja Terhad Menggunakan bahan peralatan yang lebih
ringan dan mudah dibawa
2. Peralatan Terlalu Berat Menggunakan troli untuk membawa
peralatan panel pameran
3. Aksesori Panel Pameran Tidak Teratur Menggunakan panel pameran yang tidak
mempunyai aksesori peralatan
4. Tiada Panduan Untuk Pemasangan Menggunakan panel pameran yang tidak
mempunyai aksesori peralatan
Analisis SWOT
Bil Punca
Dikenal Pasti
Cadangan
Penyelesaian
Strength Weakness Opportunity Threat
1. Tenaga Kerja
Terhad
Menggunakan
panel pameran
yang boleh
dibawa dan
Memudahkan
dan
mempercepatkan
Bergantung
pada bahan
pameran
yang
Menjimatkan
masa
Tiada
9
dipasang oleh
seorang petugas
sahaja
pemasangan
digunakan
2. Peralatan
Terlalu Berat
Menggunakan
bahan peralatan
yang lebih ringan
dan mudah
dibawa
Memudahkan
dan
mempercepatkan
pemasangan
Tiada
Penjimatan
masa dan
tenaga
Tiada
3. Aksesori
Panel
Pameran
Tidak Teratur
Menggunakan
panel pameran
yang tidak
mempunyai
aksesori
peralatan
Panel mudah dan
cepat dipasang
Petugas
mengambil
mudah
dalam
tugasan
pemasangan
Menjimatka
n masa
Tiada
4. Tiada
Panduan
Untuk
Pemasangan
Mewujudkan
panel pameran
yang lebih mesra
pengguna
Petugas mudah
untuk memahami
kaedah
pemasangan
Petugas
mengambil
mudah
dalam
tugasan
pemasangan
Kerja
pemasangan
dapat
dilaksanakan
dengan
cepat
Tiada
10
Lakaran Reka Bentuk Multi-Purpose Panel PERPUSTAM (MP3)
Panel Pameran ini dinamakan sebagai MULTI-PURPOSE PANEL PERPUSTAM (MP3)
Penambahbaikan dan Tindakan Susulan
Kemudahan Panel
Multi-purpose Panel PERPUSTAM ini diperbuat daripada sejenis bahan PVC yang ringan dan
tahan lasak. Ia memudahkan untuk dibawa dan dipasang oleh seorang petugas sahaja. Tetapi
pada awal ciptaan panel ini, ianya sukar untuk dialihkan dan bergerak. Jadi pihak pengurusan
menyarankan untuk memasang roda pada kaki panel tersebut.
Penggunaan panel
Pada awal panel ini dihasilkan, ianya bertujuan untuk digunakan sebagai mempamerkan bahan-
bahan bacaan sebagai pameran umum. Setelah dilihat berdasarkan reka bentuk panel ini, ianya
juga boleh digunakan oleh petugas untuk beberapa program yang lain, antaranya ialah
persembahan boneka, sesi bercerita dan papan kenyataan.
11
CARTA ALIR PROSES PEMASANGAN PANEL PAMERAN (SEBELUM PROJEK)
MULA
Terima peralatan panel pameran
Semak kelengkapan panel pameran
Memasang kaki panel pameran
Meletakkan kedudukan penahan
dengan betul pada kaki panel
Skru penahan panel agar tidak
jatuh
Memasang papan panel
Memastikan papan panel tidak
jatuh
Meletakkan Info pada papan panel
pameran
TAMAT
Lengka
p
Tidak
Lengkap
Tidak
Stabil
Stabil Tempoh
masa yang
diambil
12
CARTA ALIR PROSES PEMASANGAN PANEL PAMERAN (SELEPAS PROJEK)
MULA
Terima peralatan panel pameran
Semak kelengkapan panel pameran
Memasang kaki panel pameran
Meletakkan kedudukan penahan
dengan betul pada kaki panel
Memasang papan panel
Meletakkan Info pada papan panel
pameran
TAMAT
Lengka
p
Tidak
Lengkap
Tempoh
masa yang
diambil
13
Multi-Purpose Panel PERPUSTAM (MP3) ini dijadilakan sebagai panel persembahan boneka.
Selain berfungsi sebagai panel pameran, MP3 juga boleh digunakan sebagai tempat untuk
melaksanakan aktiviti kanak-kanak seperti sesi bercerita dan papan kenyataan.
14
Berdasarkan pemerhatian pihak pengurusan, MP3 perlu penambahbaikan dari segi keteguhan
panel dengan cara meletakkan simen didalam kaki panel agar lebih stabil semasa pemasangan
serta penambahan roda pada kaki panel untuk memudahkan pergerakan MP3.
Penambahan roda pada kaki panel sedang dilakukan
Simen diletakkan didalam PVC yang berfungsi sebagai kaki panel pameran
IMPAK INOVASI
Agensi / Jabatan - Bahan penyediaan panel pameran adalah murah berbanding pembelian
panel pameran yang baru. Harga untuk panel pameran inovasi baru ini adalah RM 265.00.
Perkhidmatan Awam - Mempercepatkan pemasangan panel pameran iaitu mengambil masa 2
minit 30 saat.
ELEMEN INOVASI
(i) Inovatif / Kreativiti
Inovasi panel pameran ini menggunakan bahan yang lebih ringan dan mudah dibawa
berbanding panel pameran yang sediada yang menggunakan bahan yang lebih berat. Selain
itu, penambahan roda kepada panel pameran agar memudahkan pergerakan. Kelebihan panel
pameran ini adalah boleh dipelbagaigunakan seperti latar sesi bercerita dan persembahan
boneka serta papan kenyataan.
(ii) Keberkesanan
Faedah penggunaan panel pameran ini adalah mempercepatkan masa pemasangan panel
pameran, pemasangan menjadi lebih mudah dan kakitangan berpuashati dengan inovasi yang
diwujudkan, pembuatan panel pameran hanya memerlukan kos yang rendah dan menjimatkan
kos jabatan.
15
(iv) Signifikan
Perkhidmatan mesra pelanggan disebabkan panel pameran ringan, mudah dan selamat
digunakan.
Penjimatan masa/ kos/ sumber dan meningkatkan produktiviti.
Mengurangkan tempoh pemasangan panel pameran daripada 15 minit kepada 2 minit 30 saat.
Pembuatan panel pameran hanya memerlukan kos yang rendah
Pembuatan panel pameran sediada memerlukan kos sebanyak RM 1000.00 berbanding kos
panel pameran MP3 sebanyak RM 265.00. Berlaku penjimatan sebanyak RM 735.00.
Bahan-bahan diperolehi daripada pembelian.
Mempermudahkan dan mempercepatkan tugasan.
(iv) Relevan
Pembuatan panel pameran sediada memerlukan kos sebanyak RM 1000.00 berbanding kos
panel pameran MP3 sebanyak RM 265.00. Berlaku penjimatan sebanyak RM 735.00. Ini
selaras dengan seruan kerajaan supaya semua agensi/ jabatan mengamalkan penjimatan.
PENGIKTIRAFAN DITERIMA
Inovasi ini telah memenangi Tempat Ketiga di Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan Kreatif
Tahun 2015 peringkat Negeri Melaka.
PENUTUP
Secara keseluruhannya, inovasi ini memberi impak yang besar kepada organisasi. Selain itu,
ianya memberi pembelajaran kepada kakitangan dalam kerjasama berpasukan serta
mencungkil bakat dan kreativiti kakitangan.