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Lancer un publipostage avec Word 2010

Étapes à suivre lors de la Fusion et du publipostage

1. Sélectionner le type de document

2. Sélectionner le document de base

3. Sélectionner les destinataires

4. Écrire ou mettre en forme le document principal

5. Aperçu de la fusion

6. Terminer / Imprimer la fusion

Qu’est-ce que le publipostage ? � Le publipostage est une opération qui consiste à rédiger un courrier répétitif en plusieurs exemplaires (envoyer à

plusieurs personnes la même lettre) tout en personnalisant chaque lettre.

� Le publipostage est donc le résultat de la fusion entre DEUX DOCUMENTS,

Il faut donc construire un …

ý UN DOCUMENT PRINCIPAL : principal.docx

ý UNE SOURCE : source.docx

= texte de la lettre = Noms, prénoms, adresses, …

Les extraits de la source de données ayant la forme d’un tableau :

Titre Nom Prén. Adr. Tél. CP

Pers. 1

Pers. 2

Elément

fixe

Eléments

variables

Eléments

concernant une

personne

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Le document principal est donc relié à une source

Rem : On peut relier à une seule source plusieurs documents principaux.

EX : Une liste d’adresses peut servir pour plusieurs envois de lettres différents.

� A partir de ces documents, on effectue une FUSION :

Dans le cas d’un publipostage élémentaire (sans condition), nous obtiendrons donc une lettre par ligne du tableau.

L’ensemble des lettres générées par cette fusion est appelé LETTRES TYPE 1.

� On ne sauve pas le résultat de la fusion (car il peut être régénéré n’importe quand) on se contente donc de

l’imprimer.

Par contre, la source et le document principal doivent être conservés.

Exercice : Un publipostage simple …

La première chose à faire est de créer votre document en rédigeant les parties qui seront identiques à chaque courrier

(en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec la base de

données.

Aperçu de la lettre type :

Amicale des élèves – Section TOURISME

Haute Ecole Saint Thomas

Rue des Acacias, 5

1050 Bruxelles

Bruxelles, le 10/01/2013

Madame, Monsieur,

Comme chaque année, l’amicale de la section Tourisme organise une rencontre débat professionnels / élèves :

Le 13 février à 10h30 dans les locaux de la Haute Ecole

Ce sera pour tous l’occasion de partager des expériences professionnelles et d’échanger des avis sur les plans de

carrières envisageables pour tous les détenteurs de ce diplôme.

Afin d’organiser au mieux cette journée, nous vous invitons à nous renvoyer le coupon – réponse ci-joint.

Aussi, nous espérons vous compter parmi nous durant le repas qui suivra cette rencontre.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

L’Amicale

Enregistrez votre lettre sous « amicale Tourisme.docx »

Dans le Ruban d’office, cliquez sur Publipostage.

Puis démarrez le publipostage en suivant l’assistant…

La source de données à encoder est la suivanteSociété Titre

Jetour Monsieur Assin

Escapades Monsieur Covert

Bol d’air Monsieur Kiroule

Horizons Madame Coptère

Club Med Madame Héat

� Enregistrez votre source de données sous «

Cette source va être enregistrée dans un fichier Access «

Votre lettre, contenant les champs de fusion aura l’apparence suivante

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, cliquez sur Publipostage.

Puis démarrez le publipostage en suivant l’assistant…

La source de données à encoder est la suivante : Nom Prénom Adresse CP

Assin Marc Place des Fleurs, 115 1000

Covert Harry Avenue des Merisiers, 45 1050

Kiroule Pierre Rue des Arbalétriers, 7 1080

Coptère Elie Avenue du Trône, 47 1000

Héat Aline Grand Rue, 236 1050

Enregistrez votre source de données sous « agences de voyage »

Cette source va être enregistrée dans un fichier Access « *.mdb »

Votre lettre, contenant les champs de fusion aura l’apparence suivante :

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Ville

1000 Bruxelles

1050 Bruxelles

1080 Bruxelles

1000 Bruxelles

1050 Bruxelles