El lado duro de la gestión del cambio

(Octubre 2005)

- Karina Mansilla Vera -

Harold l. Sirkin Perry Keenan

Alan Jackson

Elaborado para Módulo Nueva Economía y E-Business del Diplomado en Gestión de Empresas, Universidad Austral de Chile

Parte del problema radica que no existe acuerdo:

CUÁLES son los factores que MÁS influyen en las iniciativas de transformación.

Transformar una Organización es DÍFICIL.

- El lado duro de la gestión del cambio -

Gurus de la Gestión del Cambio

Es difícil obtener datos confiables sobre ellos

Aspectos Blandos

Cultura Organizacional

Liderazgo

Motivación

- El lado duro de la gestión del cambio -

Factores Duros

Pueden influir rápidamente en esos elementos.

Características:

Pueden comunicar fácilmente su importancia (dentro y fuera de la Organización)

Empresas pueden medirlos directa o indirectamente.

- El lado duro de la gestión del cambio -

- El lado duro de la gestión del cambio -

Todos concuerdan en que gestionar el cambio es difícil, pero pocos pueden concordar en cómo hacerlo. La mayoría de los expertos está obsesionada con los asuntos “blandos”, como cultura y motivación, pero –dicen los autores– enfocarse sólo en estos temas no garantizará el cambio. Las empresas también tienen que considerar los factores “duros”, como el tiempo que toma completar una iniciativa de cambio, la cantidad de personas necesaria para ejecutarla, y así sucesivamente.

Cuando los autores estudiaron las iniciativas de cambio en 225 empresas, descubrieron una correlación consistente entre los resultados de los programas de cambio (éxito versus fracaso) y cuatro factores, a los cuales denominaron DICE (dados en inglés): la duración del proyecto, particularmente el tiempo entre las revisiones de proyecto; la integridad del desempeño, o las capacidades del equipo de proyecto; el nivel de compromiso de los altos ejecutivos y del personal; y el esfuerzo adicional requerido de los empleados directamente afectados por el cambio. El marco DICE es una fórmula simple para calcular lo bien que una empresa está implementando, o será capaz de implementar, sus iniciativas de cambio. El marco comprende un conjunto de sencillas preguntas para ayudar a los ejecutivos a clasificar sus proyectos en cada uno de los cuatro factores; mientras más bajo el puntaje, es más probable que el proyecto tenga éxito. Las empresas pueden usar las evaluaciones DICE para forzar conversaciones acerca de los proyectos, para medir si los proyectos están encarrilados o en problemas, y para gestionar las carteras de proyectos.

Los autores han usado los cuatro factores para predecir los resultados y orientar la ejecución de 1.000 iniciativas de gestión de cambio a lo largo del mundo. La correlación no sólo se ha mantenido, sino que no ha habido otros factores (o combinación de factores) que hayan sido tan exitosos.

Factores qué determinan el resultado de cualquier iniciativa de transformación:

Duración del Proyecto:

Integridad del Desempeño

Compromiso

Esfuerzo adicional

Factores

DICE

- El lado duro de la gestión del cambio -

particularmente el tiempo entre las revisiones

capacidades de los equipos de proyecto

de los altos ejecutivos y de los empleados a quienes más afectará el cambio.

Que deben hacer los empleados para arreglárselas con el cambio.

Duración Integridad del Desempeño

Compromiso

Esfuerzo adicional- El lado duro de la gestión del cambio -

Proyecto Breve

Sin ningún patrocinador de alto nivel y

Dirigido a un departamento al que le disgusta el cambio

Dirigido por un equipo hábil, motivado y cohesionado

Promovido por la alta dirección, e

Implementado en un departamento receptivo al cambioEquipo aporta esfuerzo adicional

Con mucho trabajo extra

Proyecto Prolongado

Dirigido por un equipo inexperto, desunido y sin entusiasmo

EXITO FRACASO

Mayoría

Proyectos

- El lado duro de la gestión del cambio -

Triunfo

Desgracia

Preocupación

Triunfo Preocupación

Desgracia

- El lado duro de la gestión del cambio -

DURACION (D):

Pregunta:

¿Se realizan regularmente revisiones formales del proyecto?

Si el proyecto tomará más de dos meses para completarse, ¿cuál es el tiempo promedio entre revisiones?

Tiempo de Revisiones:

Menor a 2 meses: 1 punto

2 – 4 meses: 2 puntos

4 – 8 meses: 3 puntos

+ 8 meses: 4 puntos

- El lado duro de la gestión del cambio -

INTEGRIDAD DEL DESEMPEÑO (I):

Pregunta:

¿Es el líder del equipo una persona capaz?

¿Cuál es el grado de fortaleza de las destrezas y motivaciones de los miembros del equipo?

¿Tienen el suficiente tiempo para emplearlo en la iniciativa del cambio?

Puntaje 1 punto sí:

- Líder sumamente capaz respetado por sus pares

- Miembros tienen las destrezas y la motivación para concluir el proyecto en el tiempo estipulado

- Empresa ha asignado mínimo 50% del tiempo de los miembros del equipo al proyecto.

Deficiente en todas las dimensiones 4 puntos

Si las capacidades en un punto intermedio: 2 o 3 puntos

- El lado duro de la gestión del cambio -

COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION (C1)

Pregunta:

¿Comunican regularmente los altos ejecutivos la razón del cambio y la importancia de su éxito?

¿Es convincente el mensaje?

¿Es consistente el mensaje, tanto dentro del equipo de alta dirección como a lo largo del tiempo?

¿Ha dedicado la alta dirección suficientes recursos para el programa de cambio?Puntaje

1 punto:

- Sí mediante palabras y hechos, la alta gerencia ha comunicado claramente la necesidad del cambio

2 o 3 puntos

- Si los altos ejecutivos parecen ser neutrales

4 puntos

- Si los altos ejecutivos están renuentes a apoyar el cambio

- El lado duro de la gestión del cambio -

COMPROMISO A NIVEL LOCAL (C2)

Pregunta:

¿Entienden los empleados más afectados por el cambio la razón de éste y creen que valen la pena?

¿Son entusiastas y dan su apoyo o están preocupados y obstruyendo?

Puntaje

1 punto:

- Sí los empleados están ansiosos por adoptar la iniciativa de cambio

2 puntos

- Si sólo están dispuestos

3 o 4 puntos

- Si están renuentes o muy renuentes

- El lado duro de la gestión del cambio -

ESFUERZO (E)

Pregunta:

¿Cuál es el porcentaje de esfuerzo adicional que los empleados deben hacer para implementar el esfuerzo de cambio?

¿Se añade el esfuerzo adicional a una fuerte carga de trabajo?

¿Han resistido firmemente las personas las demandas adicionales que se les hacen?

Puntaje

1 punto:

Menos de 10% de trabajo

2 puntos

10 – 20% adicional

3 puntos

20 – 40% adicional

4 puntos

+ 40% adicional

- El lado duro de la gestión del cambio -

1 1 11 1

1 + 2 + 2 + 1 + 1

7

- El lado duro de la gestión del cambio -

Triunfo

Desgracia

Preocupación

Triunfo Preocupación

Desgracia

- El lado duro de la gestión del cambio -

4 4 44 4

4 + 8 + 8 + 4 + 4

28

- El lado duro de la gestión del cambio -- El lado duro de la gestión del cambio -

Triunfo

Desgracia

Preocupación

Triunfo Preocupación

Desgracia

- El lado duro de la gestión del cambio -- El lado duro de la gestión del cambio -

El marco DICE es una fórmula simple para calcular lo bien que una empresa está implementado o será capaz de implementar sus iniciativas de cambio.

El marco comprende un conjunto de sencillas preguntas para ayudar a los ejecutivos a clasificar sus proyectos en cada uno de los 4 factores, mientras más bajo el puntaje es más probable que el proyecto tenga éxito.

Las empresas pueden utilizar las evaluaciones DICE para:

- Forzar conversaciones acerca de los proyectos

- Medir si los proyectos van bien o en problemas

- Gestionar las carteras de proyectos.

CONCLUSIONES: