Labākais dokumentu vadības risinājums

Dobeles novadā

Kas ir informācijas sistēmas?Informācijas sistēma ir datortehnikas,

programmatūras, infrastruktūras un apmācītu darbinieku kombinācija, ar mērķi veicināt plānošanu, kontroli, koordināciju un lēmumu pieņemšanu.

Svarīgākais - lietot sistēmu

• Informācijas sistēma ir nevis iespēja kaut ko paveikt sistēmā, bet līdzeklis, lai sasniegtu noteiktu mērķi.

• Svarīgākais priekšnoteikums veiksmīgai sistēmas ieviešanai ir noteikt mērķi, kas ir jāsasniedz ar sistēmas ieviešanu. Mērķis nevar būt “ieviest sistēmu”, jo sistēma ir tikai darba rīks mērķu sasniegšanai.

• Svarīgākais priekšnoteikums veiksmīgai sistēmas darbībai – LIETOT sistēmu.

EDUS ieviešanas mērķi

• Informācijas aprites uzlabošana• Izdruku/kopiju skaita samazināšana• Dokumentu aprites laika samazināšana• Dokumentu atrašanas laika samazināšana• Dokumentu strukturēšana/grupēšana• Dokumentu izpildes kontroles nodrošināšana• Vienmēr aktuālās versijas pieejamība• Dokumentu publicēšana visiem darbiniekiem• Lietvedības centralizēšana

EDUS Dobeles novadā

DOME

PAGASTU PĀRVALDES

KAPITĀL-SABIEDRĪBAS

BŪVVALDE

IESTĀDES

NODAĻAS

Dokumentu reģistrēšana• Viegli orientēties dokumentu reģistru struktūrā• Ērta dokumentu reģistrēšana• Vienkārša skenēto dokumentu pievienošana• Iespējas pielāgot dokumentu reģistrācijas kartītes

katram dokumenta veidam• Viegla dokumentu atrašana pēc visiem aprakstošajiem

parametriem (ātrā un paplašinātā meklēšana)• Detalizēti nosakāmas piekļuves tiesības dokumentu

reģistriem un dokumentiem

Dokumentu aprite un izpildes kontrole

Dokumenti tiek nodoti izpildei ar uzdevumu palīdzību: rezolūcija, darba uzdevums, iepazīšanās uzdevums, viedoklis, vīza, atgādinājums

Paziņojumi sistēmā un uz e-pastu par jauniem uzdevumiem un uzdevumu termiņiem

Uzdevuma ir noteikti izpildes termiņi, savlaicīgu izpildi var kontrolēt gan uzdevējs, gan izpildītājs

Dokumentu aprites instrukcija

• Pielikums Nr.1 Dobeles novada pašvaldības dokumentu aprites instrukcijai

* Korespondences sadale amatpersonām* Saņemtās korespondences nodošana izskatīšanai izpildītājam

EDUS nav tikai dokumentu vadība• Notikumi un ziņas – aktuālās informācijas, jaunumu

publicēšanai pašvaldības darbiniekiem• Darba organizators – sapulču un notikumu

plānošanai• Prombūtnes tāfele – darbinieku informēšanai un

aizvietošanas nodrošināšanai

• Attēlu galerija – domes un novada nozīmīgo notikumu attēlu publicēšanai

• Resursu rezervēšana – telpu, prezentāciju tehnikas un koplietošanas automašīnu rezervēšanai

Pašvaldības ieguvumi• Sistēmā strādā visas novada

iestādes, pagasti, kapitālsabiedrības.

• Tikko dokuments iereģistrēts sistēmā, APIC redz un nekavējoties nosūta vai nu rezolūcijai vai tūlītējai izpildei attiecīgai nodaļai vai darbiniekam.

• APIC, saņemot iesniegumu, iereģistrē un nosūta izpildei. Praktizējam arī to, ka izziņu vai jebkuru citu dokumentu pagasta iedzīvotājam varam nosūtīt nekavējoties ar elektronisko parakstu sistēmā.

Ieguvumi

• Saziņai ar iestādēm un kapitālsabiedrībām neizmantojam ne pasta, ne kurjera pakalpojumus,

visas darbības tiek veiktas EDUS.

• Uzdevumus, paziņojumus par pasākumiem, sanāksmēm uzdodam EDUS.

• Dokumentu vizēšana, saskaņošana, viedokļu izzināšana notiek tikai caur EDUS.

• Domes komiteju, domes sēžu sagatavošana tiek veikta EDUS.

Ieguvumi

• Strādājot EDUS dokumentu izpilde ir kontrolējama, izpildes termiņus redz ne tikai pats darbinieks, atbildīgais par dokumentu kontroli, bet arī vadība.

• Neviens dokuments nevar pazust, kā arī nevar sacīt, ka nav redzēts vai saņemts - sistēmā redzam pat to, ka tikai paskatījies.

• Turpat redzam arī transporta un telpu (zāļu) rezervāciju un ērtāk laikus plānot darbus.

Darba laika ekonomijaIepazīstināt 50 darbiniekus ar darba kārtības noteikumiem uz 10 lapām:Papīra izmaksas: 10 lapas x 50 gab. x Ls 0.006 = Ls 3.00Kopēšanas izmaksas: 10 lapas x 50 gab. x 0,02 Ls = Ls 10.00Patērētais laiks: (25 min. kopēšanai + 10 min. skavošanai + 15 minūtes kopiju nogādāšanai pie adresātiem) x sekretāres alga par minūti 0,05 Ls = 2.50 Ls

Šāda vienkārša uzdevuma veikšana, pielietojot ierastās metodes, uzņēmumam izmaksā 15.50 Ls

EDUS sistēmā reģistrētam dokumentam norādīt 50 iepazīšanās uzdevumu izpildītājus, kā arī no sistēmas nosūtot e-pastus, ja izpildītājs nav sistēmā, aizņem ne vairāk 5 minūtes sekretāres laika, tātad izmaksas ir 0,25 Ls

Papīra ekonomija1 paka papīra (500 lapas) maksā 3.00 Ls, viena lapa

maksā 0.006 Ls1 organizācijas veidlapa maksā Ls 0,02 LsJauna lāzera kasetne 2000 izdrukām maksā 40 Ls, tātad 1 izdruka/kopija 0,02 Ls1 viena aploksne 0,03 Ls1 vienkāršas vēstules līdz 20g nosūtīšana 0,35 LsVidējs kopēšanas ātrums 20 lapas minūtē1 minūte sekretāres darba (ja alga 500Ls mēnesī)

izmaksā 0,05 Ls

PIEMĒRS:• 25 iepriekš elektroniski sagatavotu vēstuļu nosūtīšana

adresātiem.

• 25 izdrukas uz veidlapām = 25 gab. x (0,02 Ls par veidlapu + 0,02 Ls par izdruku) = 1.00 Ls

• 25 kopijas (otrie eksemplāri) = 25 gab. x (0.006 Ls par lapu + 0,02 Ls par izdruku) = 0,65 Ls

• Sagatavošana nosūtīšanai = 25 gab. x (0,03 Ls par aploksni + 0.35 Ls par pastmarku) = 9.50 Ls

• Patērētais laiks: drukāšanai, kopēšanai, kopiju ievietošanai lietā, oriģinālu ievietošanai aploksnē, pastmarku līmēšanai vai vēstuļu marķēšanai un nogādāšanai tuvākajā pasta nodaļā = 120min x alga 0.05 Ls = 6.00 Ls

Kopā šāda vienkārša uzdevuma veikšana uzņēmumam izmaksā 17.15 Ls

IeguvumsEDUS sistēmā reģistrēta un elektroniski parakstīta* (E-paraksta paka „Uzņēmumam”**) dokumenta nosūtīšana adresātam pa e-pastu:Patērētais laiks = 15 min x 0.05 Ls = 0.75 LsKopā izmaksas 0.75 Ls! Vadītājam, lai parakstītu dokumentu, nav jābūt ofisā, jo EDUS sistēmai ir attālinātās pieejas iespēja.

* EDUS sistēmā nodrošina dokumentu parakstīšanu un e-paraksta derīguma pārbaudi tiešsaistes režīmā bez papildus programmatūras!** e-me E-paraksta paka „Uzņēmumam”.

• Papīra ekonomija:• 2010. gads – 10107 pakas (mazās)• 2011. gads - 945 pakas• 2012. gads – 875 pakas

• 10107 x 2.20 Ls = 22235, 40 Ls• 875 x 2.20 Ls = 1925 Ls

• STARPĪBA 9232 pakas un 20310 Ls

Sadarbība ar izstrādātāju

• Konsultācijas sistēmas lietošanas un lietvedības organizēšanas jautājumos

• Palīdzība problēmu gadījumos• Regulāra sistēmas atjauninājumu piegāde• Nepārtraukta sistēmas uzlabošana un

modernizēšana• Iespēja pasūtīt individuālus papildinājumus

PALDIES PAR UZMANĪBU!