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PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

INSTRUCTIVO TRÁMITE DE INCAPACIDADES, LICENCIAS POR MATERNIDAD Y/O PATERNIDAD Y

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Código: INS-TH-007

Versión: 5

Fecha: Memo I2019031227 – 11/07/2019

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1. Objetivo

Brindar lineamientos para el trámite de reconocimiento, liquidación, pago y descuento en nómina de las incapacidades por enfermedad general, enfermedad profesional, accidente de tránsito, licencias por maternidad y paternidad, de los servidores públicos de la Secretaría de Integración Social.

2. Glosario

Administradoras de Fondos de Pensiones AFP: Son las instituciones financieras encargadas de administrar los Fondos y Planes de Pensiones. En el caso de incapacidades, son las encargadas de reconocer los subsidios a las incapacidades superiores a 180 días.1

Certificado de Incapacidad: Documento único oficial que expiden las EPS a través de los profesionales de la salud autorizados.2

Entidad Promotora de Salud (EPS): Las Entidades Promotoras de Salud son las entidades responsables de la afiliación y el registro de los afiliados y del recaudo de sus cotizaciones, por delegación del Fondo de Solidaridad y Garantía. Su función básica es organizar y garantizar, directa o indirectamente, la prestación del Plan de Salud Obligatorio (POS) a los afiliados. No prestan servicio médico, sólo administrativo y comercial.3

Fosyga: Es una cuenta adscrita al Ministerio de la Protección Social manejada por encargo fiduciario, sin personería jurídica ni planta de personal propia, cuyos recursos se destinan a la inversión en salud4.

Incapacidad: Estado de inhabilidad física o mental que impide desempeñar en forma temporal o permanente, la profesión u oficio del trabajador.5

Instituciones Prestadoras de Servicio de Salud (IPS): Son las Instituciones Prestadoras de Servicios. Es decir, todos los centros, clínicas y hospitales donde se prestan los servicios médicos, bien sea de urgencia o de consulta.6

Ingreso Base de Cotización (IBC): Monto del salario sobre el cual se aplica el porcentaje de liquidación para el pago de incapacidades y licencias

1 Articulo 90 y 91 de la ley 100 de 19932, 5 y 6 Numeral 3, Lineamientos para el trámite de incapacidades. Presidencia de la República, 20163 Artículo 177, ley 100 de 19934 Artículo 204 Ley 100 de 19935 Artículo 206 de la ley 100 de 19936 Artículo 185 de la ley 100 de 1993.



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Fecha: Memo I2019031227 – 11/07/2019

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Prórroga de Incapacidad: Tiempo de incapacidad posterior al inicial por la misma enfermedad o diagnóstico igual o parecido, cuando entre uno y otro no haya interrupción mayor de 30 días calendario.

Licencia: Es la situación administrativa que permite que el empleado se separe de sus funciones sin romper el vínculo laboral con la entidad. Conforme a la Legislación laboral vigente, aplicable a los empleados públicos, las licencias pueden ser: por maternidad, paternidad, por enfermedad y licencia ordinaria. (…)7

3. Desarrollo

3.1. Incapacidades

3.1.1 Clasificación de las Incapacidades

a) Incapacidad de origen común o general: Consecuencia de una enfermedad o accidente de origen común, que no guarda relación con el desarrollo del trabajo o el medio en el cual el trabajador (a) ejerce sus funciones.De acuerdo con el Parágrafo 1° del Artículo 40 del Decreto 1406 de 1999, el cual fue modificado mediante Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013, estarán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general, tanto en el sector público como en el privado; y de las entidades promotoras de salud a partir del tercer (3) día.En el sistema general de riesgos laborales, las Administradoras de Riesgos Laborales - ARL reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral.

b) Incapacidad de origen profesional: Consecuencia de una enfermedad originada en la clase de trabajo, o por el medio en el cual el trabajador o trabajadora desarrolla sus funciones.

c) Accidente de Trabajo: Lesión orgánica y/o perturbación funcional, consecuencia de un suceso repentino producto del trabajo o del cumplimiento de una orden del empleador.

3.1.2. Documentos Requeridos para el Trámite de Incapacidades

INCAPACIDAD DÍAS DE INCAPACIDAD DOCUMENTOS ASOCIADOS

Expedida en la misma o diferente red de servicio de la EPS del afiliado

Mayor o igual a 1 día

Incapacidad original expedida o transcrita por la EPS en los casos que se requiera

Cuando la incapacidad es emitida por un médico particular, la transcripción debe tramitarla el servidor.

7 Cartilla: Empleo, Situaciones Administrativas, Jornada Laboral y Retiro de Empleados del Sector Público - DAFP



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Cuando es una licencia por maternidad y sea expedida en la misma red o diferente red de servicio de la EPS del afiliado

126 días (18 semanas) por parto normal y puede

aumentar por parto prematuro o por parto múltiple según criterio

médico.

Licencia de maternidad original con fecha de inicio mínimo 7 días y máximo 14 días antes del parto

Copia de la historia clínica en sobre cerrado

Copia del registro civil de nacimientoSi la licencia no fue expedida antes del parto, se debe

anexar certificación del motivo por la cual no se expidió antes

3.1.3 Trámite de incapacidades por enfermedad general

Toda incapacidad debe remitirse en original cuando sea emitida por la red del afiliado y en original transcrita cuando la incapacidad sea expedida por una IPS diferente a la red de su EPS.

El primer día de incapacidad, el servidor debe informar a su jefe inmediato su condición y dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la expedición de la incapacidad, el servidor o servidora pública debe hacer llegar a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central) el documento en original sin tachones, ni enmendaduras, para ser revisado y autorizado para radicar en el primer piso (correspondencia).

La no presentación de la incapacidad dentro del tiempo establecido se toma como ausencia no justificada y se dará traslado del caso a la Oficina de Asuntos Disciplinarios para que proceda de conformidad.

Si el (la) servidor(a) público(a) no presenta el certificado original de la incapacidad y demás documentos exigidos por la Ley, la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central) hace la devolución, el servidor - servidora debe presentar nuevamente los documentos exigidos dentro de los siguientes siete (7) días calendario. Si pasados los siete (7) días de la devolución no se obtiene respuesta, la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central), reportará el caso a la Oficina de Asuntos Disciplinarios.

El servidor o servidora debe entregar al jefe inmediato y/o al Gestor de Talento Humano copia del radicado de la incapacidad.

Admitida la incapacidad, se ingresa en la base de datos de incapacidades Excel y al aplicativo de nómina, procediendo a los trámites ante las EPS para el reconocimiento económico y para las estadísticas de ausentismo de la Entidad y control de cartera.

La Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central), realiza la liquidación del valor de la incapacidad para hacer el descuento al servidor(a) público(a) y el cobro a la EPS:



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- Desde el día 1 hasta el día 2 de incapacidad: la Secretaría Distrital de Integración Social (SDIS), asume el 100% del valor de la incapacidad.

- Las incapacidades hasta dos días que no constituyan prórroga se deben remitir en original a la hoja de vida de cada servidor(a) público(a), al igual que una copia de las incapacidades superiores a dos días.

- Las incapacidades hasta dos días se procesarán en el aplicativo de nómina bajo el concepto de “incapacidad empresa”, que permita identificar la situación administrativa de la incapacidad y registrar las estadísticas respectivas en el aplicativo correspondiente, con remuneración del 100% del salario según la normatividad anteriormente descrita.

- Desde el día 3 hasta el día 90 de incapacidad: El (la) servidor(a) público (a) asume 1/3 parte del valor de la incapacidad y la EPS, asume 2/3 partes del valor de la incapacidad.

- Desde el día 91 hasta el día 180: La EPS asume el 50% del valor de la incapacidad y el (la) servidor(a) público(a), asume el 50% restante del valor de la incapacidad.

La Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central), realiza y tramita la cuenta de cobro mensual para que cada EPS cancele el valor que le corresponde por cada incapacidad y se realizará el seguimiento trimestralmente de las incapacidades radicadas.

La Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central), realiza el recobro de las incapacidades de vigencias anteriores, cada 6 meses, con un seguimiento mensual.

La Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central), solicita mensualmente a la Tesorería Distrital la relación de pagos efectuados por las EPS, para la respectiva conciliación entre lo cobrado a las EPS y lo cancelado por estas, llevando así un control de la cartera generada por incapacidades y enviar un informe mensual al área de contabilidad.

En el evento en que un servidor público se retire de la entidad con incapacidades en trámite o por informar posteriormente a su retiro de dichas incapacidades, se le descontará el valor de sus prestaciones y en caso de no ser posible este descuento, le corresponde a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central), de la SDIS, liquidar y notificar al ex servidor público, el valor a reintegrar por concepto de incapacidades, con copia al área funcional de control de cartera de la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano, encargada de realizar los cobros persuasivos y de tramitar los cobros coactivos ante la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Secretaría de Hacienda Distrital.

Adjunto con la notificación se le entregará el formato de reintegro, debidamente diligenciado, con el cual debe realizar el pago en la Tesorería Distrital.

Una vez realice el pago, debe entregar en la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina y Prestaciones (Nivel Central), el recibo original de dicho pago.



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En caso de incumplimiento del pago por parte del ex servidor público, la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina y Prestaciones (Nivel Central), comunicará al Líder del Grupo funcional de Administración de Personal de la SDIS, para el cobro persuasivo correspondiente, o para adelantar lo pertinente legal en caso de cobro coactivo.

- Desde el día 181 en adelante, las EPS no reconocen valor alguno a los servidores públicos, por lo tanto los servidores públicos, empleadores o los administradores, están obligados a solicitar a las EPS, AFP o las ARL donde estén afiliados, la práctica del examen de pérdida de capacidad laboral y la calificación del grado de invalidez.

Cuando la EPS no ha emitido concepto de invalidez después del día 180, deberá pagar un subsidio equivalente al valor de la incapacidad, hasta que emita el concepto.

La Administradora del Fondo de Pensiones - AFP al cual se encuentre afiliado el (la) servidor(a), asume el pago del subsidio por incapacidad, hasta tanto el (la) servidor(a):

a) Sea incluido en la nómina de pensionados.b) Se le cancele la respectiva indemnización, si procediera.c) Tenga en Firme la calificación del grado de invalidez.

Cuando un servidor público de la SDIS supere 180 días de incapacidad, de conformidad con la ley se le suspenderán todos los pagos de salarios y demás emolumentos por el tiempo que perdure dicha situación; pero se mantendrá el pago de los respectivos aportes a la seguridad social.

Cumplidos los 120 días continuos de incapacidad, debe verificarse con el sistema de seguridad y salud en el trabajo que la EPS haya emitido el concepto favorable de rehabilitación, el cual se debe comunicarse al trabajador y enviar a la AFP antes del día 150.

Cuando hayan transcurrido, por lo menos los primeros ciento treinta y cinco (135) días de incapacidad, correspondientes a las tres cuartas partes del término de ciento ochenta (180) días de prórroga, la EPS podrá solicitar a la Administradora de Pensiones a la cual esté afiliado el trabajador, el trámite correspondiente para calificar la invalidez del asegurado, situación que debe ser verificada por la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central) de la SDIS.

Concepto EPS Favorable: La AFP podrá postergar el trámite de calificación de invalidez hasta por 360 días calendario adicionales a los primeros 180, siempre que le otorgue al (la) servidor (a) público (a) un subsidio equivalente a la incapacidad que viene disfrutando.

Concepto EPS Desfavorable: La AFP debe remitir el caso a las juntas de calificación de invalidez.



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Si transcurridos los anteriores términos legales, no se obtiene de parte de la EPS el concepto de rehabilitación, el sistema de seguridad y salud en el trabajo requerirá nuevamente a la EPS para la obtención de dicha calificación.

3.1.4 Trámite de incapacidades por accidente laboral menor a 180 días

El servidor o servidora pública debe informar el accidente la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Seguridad y Salud en el trabajo (Nivel Central) de la SDIS, para que se reporte a la ARL dentro de las 48 horas siguiente a su ocurrencia.

Si la EPS y la ARL califican la incapacidad como accidente laboral, el (la) servidor(a) público(a) debe llevar dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la expedición de la incapacidad, a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central), el documento en original, reporte del accidente laboral emitido por la ARL, para ser revisado y autorizado para radicar en el primer piso (correspondencia).

Enviar a la dependencia donde se encuentre laborando, copia de la incapacidad con el radicado y esta la remitirá a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Seguridad y Salud en el trabajo (Nivel Central).


La ARL asume el 100% del valor de la incapacidad.

3.1.5 Trámite de incapacidad por enfermedad profesional menor a 180 días

Este tratamiento se da cuando la EPS y la ARL califican la incapacidad como de enfermedad profesional.

El servidor o servidora pública debe enviar dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la expedición de la incapacidad, a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central), el documento en original, para ser revisado y autorizado para radicar en correspondencia (Nivel Central).


La Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central) de la SDIS, adelanta los trámites necesarios ante la ARL para obtener pago de la incapacidad, entendiéndose que nómina es quien realiza lo referente a la cartera de incapacidades.



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Respecto a los trámites de enfermedad profesional, calificaciones y demás actos administrativos relacionadas con estas incapacidades, le corresponden a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Seguridad y Salud en el Trabajo (Nivel Central).

3.1.6 Trámite de incapacidades por accidente de tránsito

Dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la expedición de la incapacidad, el servidor o servidora pública debe llevar a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central), el documento en original, copia de la historia clínica, reporte de accidente de tránsito firmado por la autoridad competente, para ser revisado y autorizado para radicar en correspondencia (Nivel Central).



3.1.7 Trámite de incapacidades de cualquier clase, mayores a 180 días

En estos casos, las EPS no reconocen valor alguno a los servidores públicos, por lo tanto, los servidores públicos, empleadores o los administradores, están obligados a solicitar a las EPS, AFP o las ARL en donde estén afiliados, la práctica del examen de pérdida de capacidad laboral y la calificación del grado de invalidez.

En caso de que el servidor (a) público objeto de valoración no asista a la cita fijada por la junta de calificación de invalidez, esta podrá emitir dictamen del respectivo expediente.

Cuando la EPS no ha emitido concepto de invalidez después del día 180, deberá pagar un subsidio equivalente al valor de la incapacidad, hasta que emitan el concepto.

La Subdirección de Gestión y Desarrollo de Talento Humano - Seguridad y Salud en el Trabajo será la responsable de hacer seguimiento para que a los 120 días de incapacidad, la EPS emita concepto favorable de rehabilitación y que lo remita a la AFP al cumplir los 150 días de incapacidad. La AFP debe realizar el pago de estas incapacidades en los porcentajes establecidos por la Ley, hasta tanto el servidor (a) pública:

a) Sea incluido en la nómina de pensionados por invalidez.b) Se le cancele la respectiva indemnización si procediera.c) Tenga en firme la calificación del grado de invalidez.

A partir del día 181 de incapacidad continua, La Subdirección de Gestión y Desarrollo de Talento Humano, a través del responsable de Nómina y Prestaciones gestiona con el líder y/o



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coordinador de Nómina la suspensión del pago de salario al servidor (a) público y solo continuará efectuando los pagos de seguridad social.

A partir del día 181 de incapacidad continua le corresponde a la AFP reconocer al servidor (a) público un subsidio de incapacidad.

Cuando la calificación de invalidez no de origen a la pensión de invalidez, la SDIS a través de la Subdirección de Gestión y Desarrollo de Talento Humano, debe optar por una de las siguientes alternativas:

a) Reintegrarlo (a) al cargo que venía desempeñando, si los dictámenes médicos determinan que puede continuar desempeñando las funciones propias del mismo.

b) Asignarle funciones considerando las recomendaciones efectuadas por la EPS, ARL o la Junta de Calificación de Invalidez.

c) Trasladarlo (a) a cargos, siempre y cuando la incapacidad no impida el cumplimiento de las nuevas funciones ni implique riesgo para su integridad.

La práctica del examen de pérdida de capacidad laboral y calificación del grado de invalidez es un deber legal de las AFP, de las Compañías de Seguros que asumen el riesgo de invalidez y muerte, de la ARL y de las EPS, no obstante la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Seguridad y Salud en el Trabajo y Nómina (Nivel Central) deben hacer seguimiento mediante petición a la entidad correspondiente según el caso, para que realice la valoración en los términos definidos por las normas establecidas.

El responsable de las incapacidades en nómina y prestaciones de la Subdirección de Gestión y Desarrollo de Talento Humano debe requerir a la persona en estado de incapacidad para que suministre información, clara, veraz y completa sobre su estado de salud.

Cuando hayan transcurrido por lo menos 135 días de incapacidad, correspondiente a las ¾ partes del término de 180 días, se debe solicitar a la Administradora del Fondos de Pensiones - AFP a la cual esté afiliado el trabajador, el trámite correspondiente para calificar la capacidad laboral. De igual manera, se debe notificar a la EPS para que intervenga en el trámite de calificación y al funcionario para que solicite la calificación o coadyuve en el trámite respectivo, labor que debe ser apoyada por las áreas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Administración de Personal.

3.2. Licencias

3.2.1 Clasificación de las licencias

a) Maternidad Preparto: Esta será de una (1) semana con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre requiere una semana adicional previa al parto, podrá gozar de las dos (2) semanas, con dieciséis (16) semanas post parto. Si en caso diferente, por razón médica no puede tomar la semana previa al parto, podrá disfrutar las dieciocho (18) semanas en el post parto inmediato.



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De las dieciocho (18) semanas de licencia remunerada, la semana anterior al probable parto será de obligatorio goce en caso de que el médico tratante prescriba algo diferente, para lo cual, debe remitir constancia de las razones por las cuales no tomó la licencia pre parto.

El tiempo máximo de la maternidad preparto es de 14 días calendario (2 semanas)

Requisitos:

La servidora pública debe hacer llegar a la Subdirección de Gestión y Desarrollo de Talento Humano – Nómina, el certificado médico expedido por la EPS a la que se encuentre afiliada en el que conste:

a) El estado de embarazo de la servidora públicab) La indicación del día probable del parto, yc) La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta que ha de iniciarse una o dos semanas antes del parto.

La servidora debe entregar al jefe inmediato y/o al Gestor de Talento Humano copia del radicado de la incapacidad.

b. De Maternidad: (…) Consiste en el descanso de dieciocho semanas remuneradas, las cuales se liquidarán “con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso” (Art. 34, ley 50/90). Se trata así de un derecho laboral de carácter sustantivo con efectos económicos y temporales en la relación laboral de la cual se origina, en favor del sector de las trabajadoras públicas y del sector privado, a cargo del sistema de régimen contributivo al cual se encuentre afiliada, o del propio empleador si no lo está, independientemente de si están o no cobijadas por el sistema integral de seguridad social en salud de la Ley 100 de 1993.

Todas las provisiones y garantías establecidas para la madre biológica, según lo dispuesto en el artículo 34 de la Ley 50 de 1990, se hacen extensivas, en los mismos términos y en cuanto fuere procedente, para la madre adoptante del menor de siete (7) años de edad, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se adopta. La licencia se extiende al padre adoptante sin cónyuge o compañera permanente8. (…)

Requisitos:

Dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la expedición de la licencia de maternidad, la servidora pública debe hacer llegar a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central) el documento en original, copia de la historia clínica, copia del registro civil de nacimiento del (la) recién nacido(a) para ser revisado y autorizado para radicar en correspondencia (Nivel Central).

8 Tomado de Régimen prestacional y salarial de los empleados públicos del orden territorial - DAFP



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Cuando la servidora no tome la licencia a partir de mínimo siete (7) días antes y máximo catorce (14) días antes, debe remitir una constancia del motivo por la cual no inició la licencia antes del parto.

c. De Paternidad (Ley María): El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad.

La licencia remunerada de paternidad opera por los hijos nacidos del cónyuge o de la compañera.

El único soporte válido para el otorgamiento de licencia remunerada de paternidad es el Registro Civil de Nacimiento, que debe remitirse a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central) dentro de los cinco (05) días siguientes de obtenido el registro civil, el cual deberá presentarse a la EPS a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha del nacimiento del menor.

La licencia remunerada de paternidad será a cargo de la EPS, para lo cual se requerirá que el padre haya estado cotizando efectivamente durante las semanas previas al reconocimiento de la licencia remunerada de paternidad.

Requisitos:

Dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al nacimiento, el servidor debe hacer llegar a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Incapacidades, copia del registro civil de nacimiento del (la) recién nacido(a) para ser revisado y autorizado para radicar en correspondencia (Nivel Central)

El servidor o servidora debe entregar al jefe inmediato y/o al Gestor de Talento Humano copia del radicado del Registro Civil de Nacimiento del recién nacido.

d. De Maternidad por Adopción: Todas las provisiones y garantías establecidas en el presente capítulo para la madre biológica se hacen extensivas, en los mismos términos y en cuanto fuere procedente, para la madre adoptante asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se adopta.

La licencia se extiende al padre adoptante sin cónyuge o compañera permanente.



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Requisitos: El adoptante debe hacer llegar a la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central) dentro de los cinco (05) días siguientes a la adopción, fotocopia del documento de identidad, certificado expedido por una entidad autorizada por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) o acta de entrega del menor expedida por dicha entidad, Registro Civil por cada hijo, para ser revisado y autorizado para radicar en correspondencia (Nivel Central).

e. Por Aborto: La trabajadora que en el curso del embarazo sufra un aborto o parto prematuro no viable, tiene derecho a una licencia de dos o cuatro semanas, remunerada con el salario que devengaba en el momento de iniciarse el descanso. Si el parto es viable, se aplica lo establecido en el artículo anterior.

Requisitos: La servidora debe presentar en la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central) el certificado médico sobre lo siguiente:

a) La afirmación de que la trabajadora ha sufrido un aborto o parto prematuro, indicando el día en que haya tenido lugar, yb) La indicación del tiempo de reposo que necesita la trabajadora.

Es de precisar que las licencias citadas anteriormente son reconocidas por la EPS al 100%.

Para efectos laborales, será obligación de los servidores(as) públicos informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia de maternidad en los términos establecidos en el presente instructivo, de no hacerlo, se dará traslado del caso a la Oficina de Asuntos Disciplinarios para que proceda de conformidad con sus funciones, atendiendo lo establecido en el numeral 55 del artículo 48 del Código Disciplinario Único9 y se descontará al servidor (a) público el 100% de la incapacidad.

3.3. Fórmulas de liquidación descuento nómina: incapacidad por enfermedad general y maternidad

CLASE DEINCAPACIDAD INICIAL PRORROGA HASTA 90 DÍAS MAS DE 90 DÍAS Y

HASTA 180 DÍAS

Enfermedad general

MaternidadIngreso Base deCotización

30∗126Ingreso Base deCotización

30∗(156 ) encaso de partomúltiple

9 Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes, numeral 55. El abandono injustificado del cargo, función o servicio.



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3.4. Fórmulas de liquidación: incapacidad por accidente de trabajo y enfermedad profesional

CLASE DEINCAPACIDAD LIQUIDACIÓN

Accidente de TrabajoIngreso Base deCotización

30∗(No .dedías−1 )

Enfermedad profesional

Ingreso Base deCotización30

∗(No .dedías−1 )

Nota: En este caso se resta un día ya que la normatividad (Artículo 3° Ley 776 de 2002) establece que se cancela la incapacidad desde el día siguiente al accidente de trabajo.

3.5. Factores salariales para liquidación de incapacidades (IBC): De conformidad con lo establecido en el Decreto 1158 del 3 de junio de 1994, el IBC se liquida sobre los siguientes factores:

Asignación básica mensual Gatos de representación Prima técnica Prima de antigüedad Bonificación por servicios prestados Remuneración por trabajo dominical o festivo Remuneración por trabajo suplementario o de horas extras, o realizado en

jornada nocturna.

Nota: Para el pago de la incapacidad se toma el IBC del mes anterior a la fecha de ocurrencia de la incapacidad.

3.6. Marco Legal

Código Sustantivo del Trabajo: Artículo 40 párrafo 1, Artículo 227, Artículo 228 por el cual se da un auxilio monetario por enfermedad no profesional.

Ley 100 de 1993: Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones.

Decreto 3135 de 1968: Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado, y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.



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Decreto 1848 de 1969: Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.

Decreto 819 de 1989: Por el cual se reglamentan parcialmente el Decreto Extraordinario 3135 de 1968 y la Ley 71 de 1988.

Decreto 2177 de 1989: Por el cual se desarrolla la Ley 82 de 1988, aprobatoria del convenio número 159, suscrito con la Organización Internacional del Trabajo, sobre readaptación profesional y el empleo de personas invalidas.

Decreto 1158 de 1994: Mediante el cual se establecen los factores que conforman el ingreso base de cotización para los servidores públicos.

Decreto 1295 de 1994: Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.

Decreto 806 de 1998: Por el cual se reglamenta la afiliación al régimen de seguridad social en salud y la prestación de los beneficios.

Decreto 1406 de 1999: Por el cual se adoptan unas disposiciones reglamentarias de la Ley 100 de 1993, se reglamenta parcialmente el artículo 91 de la Ley 488 de diciembre 24 de 1998, se dictan disposiciones para la puesta en operación del Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral, se establece el régimen de recaudación de aportes que financian dicho Sistema y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1804 de 1999: Por la cual se determina que las prestaciones económicas derivadas de las incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad se reconocerán por la EPS, siempre y cuando el empleador haya pagado los aportes en forma ininterrumpida y oportuna por lo menos durante cuatro (4) meses de los seis (6) meses anteriores a la fecha de causación del derecho.

Decreto 4023 de 2011: Por la cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la Subcuenta de Compensación Interna del Régimen Contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, se fijan reglas para el control del recaudo de cotizaciones al Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.

Decreto Ley 019 de 2012: Por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 1352 de 2013: Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de las Juntas de Calificación de Invalidez y se dictan otras disposiciones.

Ley 755 de 2002: Por la cual se modifica el parágrafo del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=187#91

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5248#91



ADOPCIÓN

Código: INS-TH-007

Versión: 5

Fecha: Memo I2019031227 – 11/07/2019

Página: 14 de 15

Ley 797 de 2003: Por la cual se reforman algunas disposiciones del Sistema General de Pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensionales Exceptuados y Especiales.

Ley 962 de 2005: por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Ley 1468 de 2011: Por la cual se modifican los artículos 236, 237, 57 y 58 del Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.

Ley 1562 de 2012: Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional.

Decreto 2943 de 2013: Por el cual se modifica el parágrafo 1º del artículo 40 del Decreto 1406 de 199910.

Ley 1822 de 2017: Por medio de la cual se incentiva la adecuada atención y cuidado de la primera infancia, se modifican los artículos 236 y 239 del Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.

Circular Externa No 017 del 09 de mayo de 2019 del Departamento del Servicio Civil Distrital de Bogotá: por el cual se dictan lineamientos distritales sobre incapacidades para las entidades y organismos distritales.

4. Observaciones

La Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina (Nivel Central) se encarga del trámite de cartera de las incapacidades ante las EPS y los respectivos fondos de pensiones, una vez cumplidos los requisitos de ley.

5. Administración del instructivo

La Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano - Nómina y Prestaciones Sociales, tendrá bajo su responsabilidad la actualización, identificación, socialización, aplicación y adecuada gestión del instructivo Trámite de Incapacidades, Licencias por Maternidad y/o Paternidad y Adopción.6. Aprobación del documento

10 Artículo 1. Parágrafo 1º. En el Sistema General de Seguridad Social en salud serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente.”



ADOPCIÓN

Código: INS-TH-007

Versión: 5

Fecha: Memo I2019031227 – 11/07/2019

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ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE Wilber José Martínez MartínezClaudia Ochoa Reyes

Blanca Aurora Amado CadenaJohn Jairo Zúñiga SernaMaría Inés Torres Pinto

Giovanny Arturo González Zapata

CARGOContratista Nómina y Prestaciones SGDTH

Profesional Especializado Nomina y Prestaciones SGDTH

Coordinadora de Nomina y Prestaciones de Talento Humano

SGDTHContratistas - Gestor SIG

Dependencia Gestión y Desarrollo del Talento Humano

Subdirector Gestión y Desarrollo del Talento

Humano

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