la nuova intranet della provincia di ferrara e linnovazione dei processi interni ludovica baraldi...
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La nuova Intranet della Provincia di Ferrarae l’innovazione dei processi interni
Ludovica BaraldiBologna, 25 maggio 2006
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Indice
─ visione strategica─ obiettivi─ percorso─ organizzazione─ interfaccia di navigazione─ strumenti e servizi─ conclusioni
La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 2
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Abbiamo in mente una intranet che…
─ rappresenti un vero e proprio ambiente di lavoro virtuale condiviso e utilizzato da tutti i dipendenti
─ offra servizi interattivi avanzati, per migliorare i processi e semplificare le procedure
─ garantisca strumenti di dialogo e condivisione delle informazioni
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Visione strateggica
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“oggi le Intranet più evolute sfidano definizioni e preconcetti, estendendo
il proprio ambito al supporto di processied integrandosi in modo sempre più profondo
con i sistemi gestionali”
Rapporto Intranet files 2005
Visione strateggica
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Osservatorio sulle intranet in Italia del Politecnico di Mi
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Obiettivi orgganizzativi
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─ trasparenza dell’organizzazione e semplificazione delle procedure
─ gestione digitale dei documenti e riduzione della carta
─ integrazione con i principali strumenti di lavoro normalmente utilizzati dai dipendenti
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─ condivisione delle conoscenze
─ distribuzione capillare delle informazioni
─ interazione fra diversi uffici e settori
─ motivazione e coinvolgimento del personale
─ creazione spazi di relazione e collaborazione
Obiettivi di comunicazione
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Obiettivi tecnologgici
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─ usabilità e rispetto degli standard di accessibilità
─ spostamento dei sistemi applicativi dalla periferia al centro con conseguente semplicità di gestione
─ personalizzazione dell’ambiente di lavoro
─ open source
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Percorso: il contesto
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La nuova Intranet è l’ambiente in cui si ricompongono in maniera coordinata e coerente tutte le iniziative di semplificazione delle procedure e dematerializzazione dei processi lavorativi:
─ certificazione di qualità per tutti i servizi erogati
─ strumenti di gestione della documentazione digitale
─ dematerializzazione delle comunicazioni fra gli uffici
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Percorso: a che ppunto siamo?
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Il percorso per la realizzazione della nuova Intranet avviato all’inizio del 2005 prevedeva le seguenti fasi:
─ fase 1 – Progettazione
─ fase 2 – Sviluppo e popolamento
─ fase 3 – Rilascio
L’avvio in produzione è previsto per giugno 2006
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Percorso: Fase 1 – pproggettazione
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─ incarico di progettazione ad una società di comunicazione e RP
─ presentazione dell’iniziativa e audit del personale
─ proposta di riorganizzazione dei contenuti
─ proposta layout grafico
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Percorso: Fase 2 – sviluppppo
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─ adeguamento del CMS per la gestione dei contenuti
─ sistema di autenticazione unico
─ motore di ricerca
─ formazione dei redattori (40, dei diversi settori)
─ popolamento del sistema (contenuti)
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Percorso: Fase 3 – rilascio
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─ rilascio e avvio
─ armonizzazione grafica dei sistemi utilizzati
─ gestione del sistema
─ presidio dei contenuti
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Il gruppo di lavoro:
─ servizio sistemi informativi
─ ufficio qualità
─ servizio personale
Orgganizzazione/1
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Governance interna
─ governo dello sviluppo della intranet
─ gestione corrente
─ definizione ruoli e meccanismi di coordinamento
Orgganizzazione/2
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Interfaccia di naviggazione/1
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NEWS e COMUNICAZIONI(comunicazioni, brevi, eventi in provincia)
SCRIVANIA VIRTUALE(menu personalizzabile)
AREE TEMATICHE
STRUMENTIDI LAVORO(menu personalizzabile)
A portata di mano (rubrica, organigramma…)
Schema logico
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NEWS e COMUNICAZIONI(comunicazioni, brevi, eventi in provincia)
SCRIVANIA VIRTUALE(menu personalizzabile)
AREE TEMATICHE
STRUMENTIDI LAVORO(menu personalizzabile)
A portata di mano (rubrica, organigramma…)
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Interfaccia di naviggazione/2
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Home page
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Interfaccia di naviggazione/3
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Aree tematichetemi di particolare interesse e spazi dedicati a settori ed uffici
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Interfaccia di naviggazione/4
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News e comunicazioniComunicazioni ufficiali, notizie brevi, eventi in Provincia
Inoltre…
rassegna stampa, comunicati e bacheca sindacale
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Interfaccia di naviggazione/5Scrivania virtualeSistema integrato per la gestione documentale
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Accesso ai principali applicativi e utilities
Interfaccia di naviggazione/6Strumenti di lavoro
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Personalizzazione dei menu scrivania virtuale e strumenti di lavoro
Interfaccia di naviggazione/7Personalizzazione home page
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Strumenti e servizi/1La scrivania virtuale
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Strumenti e servizi/2La scrivania virtuale
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Strumenti e servizi/3
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Strumenti per la qualità:
─ manuale della qualità
─ schede processo
─ gestione non-conformità e reclami
─ gestione soddisfazione utente
─ sistema gestione procedimenti (in corso di realizzazione)
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Strumenti e servizi/4
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Strumenti per la gestione documentale:
─ scrivania virtuale
─ protocollo informatico
─ atti monocratici
─ gestione della corrispondenza
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Strumenti e servizi/5
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Altri strumenti gestionali:
─ mandato digitale
─ gestione presenze
─ gestione paghe
─ contabilità (in via di sviluppo)
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Strumenti e servizi/6
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Strumenti per il knowledge management:
─ datawarehouse
─ repertorio dei regolamenti e delle comunicazioni
─ ricerca delibere
─ repertorio contratti
─ normativa
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Strumenti e servizi/7
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Servizi di supporto:
─ gestione sito internet
─ gestione intranet
─ gestione eventi in provincia
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Strumenti e servizi/8
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Utilities:─ ricerca
─ rubrica telefonica
─ agenda condivisa
─ cambia password applicazioni
─ firma digitale dei documenti
─ convertitore pdf
─ webmail (di prossima attivazione)
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ConclusioniAutovalutazioneRilevanza: 77/114Complessità: 51/103
Il corridoio
La mia scrivania
Il palazzo
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