la matriz de administraciÓn del tiempo
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LECTURA 1
LA MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
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LA MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ÍNDICE
3.1 La Matriz de Administración del Tiempo
CÓMO GESTIONAR TU TIEMPO DE FORMA FÁCIL Y SENCILLA
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3.1 La Matriz de Administración del Tiempo
Figura 1. La Matriz de Administración del Tiempo es una herramienta
que ayuda a evitar retrasos y situaciones de estrés. (User2740265 &
Freepick, 2017).
Se ha mencionado en Lecturas anteriores que día a día se realiza un depósito de
tiempo en tu cuenta personal y que de la inteligencia con que lo utilices dependerá tu eficiencia.
Casi todas las personas especialistas coinciden en definir la administración como el
proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los bienes con los que se cuenta en
busca de un propósito específico. La gestión del tiempo se refiere a la manera en que se
procura hacer un buen uso de este recurso que se abona todos los días en tu cuenta.
En las organizaciones nos encontramos con personalidades que gestionan su tiempo de
manera diferente obteniendo, desde luego, resultados distintos. Hay quienes pierden su propio
tiempo, hacen perder el de las demás personas y, en consecuencia, no alcanzan las metas que
les fueron asignadas y son ineficientes. Existen otras personas que son muy eficaces respecto
al tiempo pero ineficaces respecto a la tarea: siempre llegan a tiempo y se van a tiempo pero
no alcanzan los objetivos. Hay gente que es calificada como altamente eficaz ya que cumple
con las metas al cien por ciento, pero haciendo uso indiscriminado de su tiempo y del ajeno;
para cumplir con la meta trabajan más tiempo y hacen trabajar más tiempo a otras personas.
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Utilizar el tiempo de manera efectiva implica precisión para alcanzar los objetivos. Por eso,
cuando se habla de aprender a gestionar el tiempo se habla de instruirse en el uso de
herramientas y estrategias que ayuden a alcanzar las metas pero ahorrando este bien, tanto el
propio como el de las demás personas.
Una de las herramientas más populares en el arte de gestionar el tiempo se llama la
Matriz de Administración del Tiempo y fue presentada por Stephen R. Covey en su exitoso
libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. En esta Lectura nos dedicaremos a revisar
esta propuesta para que la puedas aplicar en tus actividades diarias y obtener eficiencia y
eficacia en todas tus tareas.
¿Qué es la Matriz de Administración del Tiempo?
La Matriz de Administración del Tiempo es una herramienta que ayuda a establecer
prioridades y cumplir con los trabajos en el momento indicado. De acuerdo a Covey (1990), la
Matriz de Administración del Tiempo es el resultado de varias etapas en la evolución de las
ideas administrativas acerca de la gestión del tiempo y a este método se le considera la cuarta
generación. Las tres ideas previas que le sirven de base son las siguientes:
1. La primera generación de herramientas para administrar el tiempo considera la
toma de notas y elaboración de listas de tareas por hacer mediante las cuales
hay evidencia de los requerimientos de tiempo y energía. Solo considera las
metas y objetivos a corto plazo, mas no el futuro.
2. La segunda generación se caracteriza por el uso de las agendas en un intento
de ver no solo lo que tienes que hacer en el presente, sino de mirar hacia
adelante y programar las actividades hacia el futuro.
3. La tercera generación agrega a las precedentes la idea de priorizar comparando
la importancia de las actividades y el establecimiento de objetivos de mediano y
de largo plazo presupuestando el tiempo que será necesario para ello en el
futuro. Esta generación considera el concepto de organización diaria, de un plan
específico para alcanzar las metas y de las actividades que hay que realizar. Sin
lugar a dudas este puede ser un ejercicio muy práctico y útil, pero suele
presionar demasiado a las personas en alcanzar las expectativas de sus
planeaciones al no considerar la interrelación con quienes están alrededor.
Covey (1990) establece que la cuarta generación es la Matriz de Administración del
Tiempo. En ella se cambia el enfoque de la administración del tiempo al de administrarte a ti:
en lugar de centrarse en las cosas que tienes que hacer y en el tiempo en el que las tienes que
hacer, el foco está puesto en preservar las relaciones personales y en alcanzar los resultados
manejando un equilibrio entre tu persona y el círculo de personas que te rodean.
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Esta matriz consta de cuatro cuadrantes y pone énfasis en los dos factores que definen
una actividad: la urgencia y la importancia.
Figura 1. La Matriz de Administración del Tiempo consta de cuatro
cuadrantes que dependen de la urgencia y la importancia.
En el Módulo 1 revisamos que lo urgente es aquello que necesita una atención
inmediata, te presiona, suele hacerse para satisfacer las necesidades de otras personas por
encima de las tuyas y no requiere pensamiento sino reacción. Por otro lado, lo importante es
aquello que traerá beneficios al resultado final que estás buscando, te lleva a la acción para
que las cosas ocurran y requiere de ti más iniciativa y proactividad. Analicemos ahora los
cuatro cuadrantes pensando en que básicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de ellos:
El cuadrante I (Importante y Urgente): en este cuadrante se ubican todas aquellas
cosas que nos representarán un problema si no son atendidas. Trabajar mucho en este
cuadrante te lleva al estrés, al cansancio y a la desorganización. Se le conoce también como el
cuadrante del ahora.
El cuadrante II (Importante y No urgente): aquí se encuentran las actividades que, de
no atenderse, impedirán el logro de objetivos en nuestro trabajo. No tienen una fecha de
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finalización, pero son imprescindibles. Aquí se ubica el tiempo que inviertes en tu desarrollo
personal, en tu visión del futuro y la construcción de relaciones personales que te ayudarán a
alcanzar el gran propósito de tu vida. Trabajar en este cuadrante te lleva al alcance de objetivos
y sueños. Se le conoce también como el cuadrante del liderazgo.
El cuadrante III (Urgente y No importante): tal vez no pase nada si no realizas las
tareas que se encuentran aquí, pero alguien debe hacerlas. Representan la interrupción de
actividades importantes por otras menos importantes, dejar lo más por lo menos. Atender este
cuadrante te lleva a lograr metas pequeñas y cosas sin un sentido final. Es conocido también
como el cuadrante del delegar.
El cuadrante IV (No urgente y No Importante): aquí están las actividades ligadas al
ocio y al relajamiento emocional: es el tiempo que inviertes en distracciones. Este es un
cuadrante muy riesgoso porque te lleva a la postergación y al desenfoque de los objetivos. Es
conocido también como el cuadrante del desperdicio.
Entonces, ¿qué debes atender?
De acuerdo a Covey (1990), el cuadrante I es urgente y es importante. Las situaciones
que están ahí reclaman una atención inmediata y de él obtendrás beneficios con respecto a tus
metas finales y por eso hay que hacerlas. Estos eventos tienen una fecha de vencimiento,
implican una presión emocional y representan una crisis: son fuegos que hay que apagar.
Trabajar como bombero en este cuadrante es cansado y desgastante. El cuadrante I involucra
vivir resolviendo problemas, uno tras otro, y esto representa el riesgo de huir de él y correr al
cuadrante IV, que es muy agradable y cómodo.
El cuadrante IV es el refugio de las personas que ya no soportan el desgaste que
provoca trabajar mucho tiempo en el cuadrante I. El cuadrante IV te lleva a procrastinar las
actividades urgentes e importantes del cuadrante I para relajarte un poco. Aquí realizamos
cosas que no son urgentes ni son importantes pero suelen resultar divertidas. Por ejemplo,
puedes pensar: “Me voy a tomar solo 15 minutos para jugar en mi teléfono para despejarme” y
terminas jugando durante horas.
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Figura 2. Pasar mucho tiempo en el cuadrante I puede llevarnos a pasar
al cuadrante IV para descansar pero erróneamente podemos pasar al
cuadrante III y de ahí volver al I.
Cuando las personas se dan cuenta de que el cuadrante IV no ofrece ninguna ganancia
voltean su atención al cuadrante III, donde está lo urgente pero no importante y lo confunden
con el cuadrante I, donde está lo urgente y lo importante. Las personas terminan haciendo
cosas urgentes suponiendo que también son importantes y pierden el tiempo por no saber
distinguir esas dos condiciones. Al seguir esta tendencia las fechas de entrega y las presiones
del medio harán que las personas regresen al cuadrante I, pero ahora con más presión y
menos tiempo para entregar resultados.
Caer en el triángulo de los cuadrantes I-IV-III-I suele resultar perjudicial para gestionar
las actividades y lleva más temprano que tarde al fracaso en la administración personal del
tiempo ya que se deja de considerar al cuadrante II, que representa la parte más funcional de
esta matriz. Sería como caminar mirando al piso sin saber a dónde vas a llegar.
Trabajar solo en los cuadrantes III y IV resulta francamente irresponsable. Hay que estar
fuera de estos sencillamente porque, sean urgentes o no, no son importantes. El corazón de la
administración personal efectiva está en el cuadrante II, que es donde las personas asumen
actitudes para superar las circunstancias que se encuentran en el camino de su éxito.
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Figura 3. El corazón de la administración de tiempo está en el cuadrante
II.
Ahora que establecimos que las actividades de este cuadrante son imprescindibles para
alcanzar tus objetivos y que por lo tanto es el más trascendente, podemos concluir que es al
que debemos dedicarle más tiempo. Pero para hacer esto último tenemos que eliminar las
actividades de los cuadrantes III y IV. Del cuadrante I no puedes eliminar acciones porque ahí
se encuentran las urgentes (las que se tienen que hacer ¡ya!) y las importantes (las que llevan
al propósito final).
Para mitigar las actividades de los cuadrantes III y IV es indispensable que aprendas a
decir no: no a las actividades que te hacen popular o que haces para complacer a otras
personas y a tus propios pensamientos que desean llevarte al cuadrante IV para sentir placer y
estar en tu zona de confort.
Viviendo en el cuadrante II
Para atender tus compromisos desde el cuadrante II de la Matriz de Administración del
Tiempo es necesario construir una herramienta que te auxilie en ello y para eso hay que
atender algunos criterios que te faciliten esta actividad. La siguiente tabla basada en las
herramientas del cuadrante II propuestas por Covey (1990) te indica cuáles son y en qué
consisten esos criterios.
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Tabla 1
Criterios a considerar para trabajar con el cuadrante II (Covey, 1990)
Coherencia
Sugiere armonía y unidad entre tu visión, tus roles, tus objetivos y la disciplina. En tu planificador debe haber un enunciado para tu misión personal y un espacio para tus roles y metas a mediano y a largo plazo.
Equilibrio
Tu Matriz de Administración del Tiempo debe ayudarte a mantener el equilibrio en la vida identificando tus roles y manteniéndolos a la vista sin que falten renglones para áreas como la salud, la familia y el desarrollo personal. No solo el éxito profesional es importante: la verdadera efectividad requiere equilibrio.
Centrarse en el cuadrante II
Más que atender prioritariamente a las crisis hay que prevenir mediante la organización. Para esto, hay que reconocer a la semana como una unidad de tiempo. No se trata de dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar la agenda de acuerdo a las prioridades.
Una dimensión humana No se trata solo de distribuir el tiempo, sino de encontrar la eficiencia en el manejo del tiempo y tener en cuenta a las personas para mantener un buen trato con ellas.
Flexibilidad La aplicación de la Matriz de la Administración del Tiempo debe convertirse en tu apoyo y no en una restricción. Ella trabaja para ti y no tú para ella.
Ser portátil La herramienta que refleje tu aplicación de la Matriz de Administración del Tiempo debe ser portátil y debe estar contigo en todo momento.
¿Qué actividad corresponde a cada cuadrante?
Suele ser complicado identificar a qué cuadrante corresponden cada una de las
actividades del trabajo: ¿qué va en el cuadrante I y que va en el III?, ¿cuál actividad cabe en el
cuadrante II y cual en el cuadrante IV? A continuación, te presentamos el proceso del árbol de
decisiones para que puedas resolver estos conflictos.
Primero debes hacerte la siguiente pregunta respecto a la actividad que estás
analizando: ¿es esta una actividad importante? La respuesta debe ser sí o no. En caso de que
sea sí, hay que hacer una nueva pregunta: ¿debo concluirla hoy? Si de nuevo la respuesta es
sí, no hay vuelta de hoja: estás trabajando con una actividad de cuadrante I ya que es
importante y es para hoy. Si la respuesta a la pregunta sobre si se debe concluir hoy es no
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quiere decir que tienes un plazo para realizarla y debe ir al cuadrante II porque es importante
pero no es urgente; debes anotarla en tu agenda e incluirla en tu programa de actividades. ¿Es
una actividad importante? Si la respuesta es no habrá que responder a una nueva pregunta:
¿es una actividad rutinaria? Si la respuesta es no entonces solo la debes hacer una sola vez:
es urgente atenderla pero no importante y por ende la puedes delegar; mándala al cuadrante
III. Si la respuesta es que sí es una actividad rutinaria, analiza si esa actividad colabora con tus
objetivos estratégicos. Si en el resultado de tu análisis descubres que sí tiene aportación a tu
visión significa que es una actividad importante y, por lo tanto, debe estar en el cuadrante II.
Fija la periodicidad con la que debes hacerla y anótala en tu agenda y en tu programa de
actividades. Si el resultado de tu análisis es que no colabora con tus objetivos entonces hazte
una pregunta más: ¿es necesaria esa actividad? Si la respuesta es sí se trata de una actividad
urgente porque tiene una fecha y alguien la está solicitando pero no es importante, por lo que la
puedes delegar y enviarla al cuadrante III sin problema alguno. Pero si de tu análisis resulta
que no es necesaria esa actividad no lo pienses más y envíala al cuadrante IV.
Recuerda que solo debes trabajar en las actividades que caigan en el cuadrante I con
las reservas correspondientes. Debes realizar las actividades del cuadrante II con toda tu
intensidad. Del cuadrante III se encargarán las personas a las que delegues la función.
Olvídate del cuadrante IV, ahí solo hay basura que consume tu tiempo.
Para que quede más claro lo que se acaba de explicar te presentamos gráficamente el
árbol de decisiones.
Según Covey (1990), la gente
efectiva pasa más tiempo en el
cuadrante II, reduce en lo posible
el tiempo en el cuadrante I y no se
preocupa demasiado por los
cuadrantes III y IV.
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Figura 4. Árbol de decisiones para establecer en qué cuadrantes queda cada actividad.
FUENTES DE
CONSULTA
Lista de referencias
Covey S. (1990). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. México: Editorial Paidós.
Imágenes
User2740265 & Freepick. (2020). Los asiáticos están cansados y usan sus manos para cubrirse la cara mientras trabajan en la oficina [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/fotos-premium/asiaticos-estan-cansados-usan-sus-manos-cubrirse-cara-mientras-trabajan-oficina_7246675.htm imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).
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