la intranet del ign francisco javier sánchez garcía instituto geográfico nacional
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La intranet del IGNLa intranet del IGN
Francisco Javier Sánchez GarcíaInstituto Geográfico Nacional
10/04/23 2La intranet del IGN
ÍndiceÍndice
Introducción
ECM´s, portales, Intranets
Alternativa tecnológica escogida
La implantación de la intranet
Apéndice
10/04/23 3La intranet del IGN
Objetivos de la presentaciónObjetivos de la presentación
Poner de manifiesto el papel de una intranet en las organizaciones.
Mostrar el papel de un CMS dentro de una intranet.
Presentación de la alternativa tecnológica escogida para la intranet del IGN.
Mostrar la evolución de la intranet en base a los objetivos cubiertos.
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IntroducciónIntroducción
Uso creciente de internet como instrumento de comunicación y distribución de información.
Necesidad de gestionar grandes volúmenes de datos
Necesidad de proporcionar mecanismos de comunicación eficiente y efectiva en el interior de las organizaciones.
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IntroducciónIntroducción
Objetivos que se desean cubrir:
◦Concentrar el acceso a la Información
◦Dotar de eficiencia la comunicación
◦Favorecer la interacción entre miembros de un grupo de trabajo
◦Posibilitar el control de las actividades de un departamento a través de los flujos de trabajo (workflows)
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IntroducciónIntroducción
La respuesta del mercado a estas necesidades son un tipo de soluciones que se conocen como Enterprise Content Management (ECM).
Si a esto le añadimos una gestión de usuarios y herramientas para la colaboración entre estos tendremos las líneas maestras de lo que implica una intranet.
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IntroducciónIntroducción
Una implementación típica de una intranet distingue dos elementos:
◦Gestor de portales◦Gestor de contenidos empresariales (ECM)
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PortalesPortales
Un portal es el punto de acceso de los usuarios a los servicios ofrecidos por una organización a través de internet y/ó de su intranet
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¿Qué nos aporta un portal?¿Qué nos aporta un portal?
Un aspecto uniforme a todos los contenidos y aplicaciones
Gestión de usuarios. Posibilidad de restringir el acceso a ciertos contenidos.
Personalización de los contenidos para distintos grupos de usuarios.
Herramientas de colaboración (foros, wikis, chat, etc)
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ECMECM
Gestión de Contenidos Empresariales es la tecnología empleada para Capturar, Gestionar, Almacenar, Conservar y Distribuir los contenidos y documentos relacionados con los procesos de las organizaciones.
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¿Qué nos aporta un ECM?¿Qué nos aporta un ECM?
Disponer de un Repositorio centralizado de contenidos, lo cual facilita la gestión de los mismos (almacenamiento, políticas de copia de seguridad, control del acceso a los datos).
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¿Qué nos aporta un ECM?¿Qué nos aporta un ECM?
MetainformaciónAccesibilidadMotor de búsqueda potenteWorkflows
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Alternativa tecnológica escogidaAlternativa tecnológica escogida
Liferay+Alfresco: una apuesta al alza
◦Amplia implantación
◦Nivel de integración A nivel de usuarios A nivel de estructura organizativa
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Alternativa tecnológica escogidaAlternativa tecnológica escogida
Integración a nivel de usuarios
Gestor de portales
LiferayECM Alfresco
Central Authentication Service (CAS)
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Alternativa tecnológica escogidaAlternativa tecnológica escogida
Formas de agrupar usuarios
Dirección General X
Subdirección General A
Subdirección General B
Subdirección General N
Comunidad de interés 1
Comunidad de interés 2
Comunidad de interés N
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ECM: AlfrescoECM: Alfresco
Entorno JAVA. Software de código abierto con soporte comercial (en su
versión Enterprise), proporcionado por empresas especializadas españolas.
Funcionalidad comparable a la proporcionada por los ECMs de software propietario analizados.
Basado en estándares abiertos (JSR-170). Proporciona acceso al repositorio mediante CIFS, FTP y
WEBDAV. Utiliza componentes de software libre ampliamente difundidos
(Hibernate,Lucene,...) Posibilidad de instalación en cluster.
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Gestor de portales: LiferayGestor de portales: Liferay
Software libre.Ampliamente implantado.Basado en el estándar Java JSR-168 (actualmente
JSR-286)Facilidad para su integración con Alfresco.Existen numerosos portlets ya desarrollados para el
mismo.Proporciona herramientas de colaboración
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La evolución de la intranet del IGNLa evolución de la intranet del IGN
Fase Inicial: La intranet como repositorio de información corporativa
Siguiente paso: El impulso del trabajo colaborativo
Objetivo final: Automatización de flujos de trabajo
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Paso 1: Repositorio de informaciónPaso 1: Repositorio de información
La intranet como repositorio de documentación actualizada. Corresponde a una fase inicial de la intranet, la cual funciona como un “kiosco”
Se garantiza la veracidad y validez de los contenidos
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Paso 1: Repositorio de informaciónPaso 1: Repositorio de información
Restituciónfotogramétrica
MTN25
BCN25
MTN50Vuelo fotogramétrico
OrtofotosMosaicos
MDT25
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Fase inicial: Repositorio de informaciónFase inicial: Repositorio de información
Modelo que se pretende evitar (“Islas de información”, modelo al que se tiende debido a la naturaleza estanca de los distintos departamentos)
Elaboración de mapa
Web del IGN Aplicaciones geográficas
Repositorio de contenidos 1
Repositorio de contenidos 2
Repositorio de contenidos 3
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Fase inicial: Repositorio de informaciónFase inicial: Repositorio de información
Problemas que se evitan tras esta primera fase:
Información redundante
Dificultad de mantener la información debidamente actualizada en todos los repositorios
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Paso 2: Trabajo ColaborativoPaso 2: Trabajo Colaborativo
La intranet como groupware (el impulso del trabajo colaborativo)
Groupware se refiere al conjunto de programas que integran el trabajo de usuarios con un objetivo común. Es lo que llamamos “comunidades de interés”
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Paso 2: Trabajo ColaborativoPaso 2: Trabajo Colaborativo
La intranet debe aportar funcionalidades útiles a aquellos equipos de trabajo que funcionan de modo cooperativo.
Ventajas
Repositorio de documentación
Sistema centralizado de avisos
Foros, hilos de discusión
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Paso 2: Trabajo ColaborativoPaso 2: Trabajo Colaborativo
Factores críticos
La organización
Los usuarios
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Paso 2: Trabajo ColaborativoPaso 2: Trabajo Colaborativo
La organización
Fuertemente jerarquizada y burocratizada.
Se ajusta al modelo “Catedral” mientras que los CMS pretenden optimizar las ventajas de un modelo “Bazar” (La Catedral y el Bazar es un ensayo a favor del software de código abierto escrito por el Eric S. Raymond en 1997)
El “Bazar” precisa de usuarios, si no comprometidos, al menos no abiertamente hostiles.
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Paso 2: Trabajo ColaborativoPaso 2: Trabajo Colaborativo
Los usuarios
Tener en cuenta la media de edad/grado de motivación
Preguntas a las que debemos dar respuesta
¿Qué es esto?
¿Qué gano yo con esto?
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Paso 3: Flujos de trabajoPaso 3: Flujos de trabajo
Un proceso de gestión documental no es más que un conjunto de pasos o tareas ordenados en una secuencia. Cada una de las tareas está asignada a una persona o grupo de personas y el sistema sabe qué tiene que hacer cuando se termine la tarea (por supuesto, puede hacer cosas distintas en función del resultado de la tarea)
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Paso 3: Flujos de trabajoPaso 3: Flujos de trabajo
Supone un paso importante desde el punto de vista de la dirección de un departamento.
El CMS pasa a ser una pieza clave el día a día del departamento ya que es un auténtico controlador de los procesos que en el se definan.
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Paso 3: Flujos de trabajoPaso 3: Flujos de trabajo
Ejemplo de workflow
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Paso 3: Flujos de trabajoPaso 3: Flujos de trabajo
Ejemplo de workflow
Entrega Recibido Plot 1
OK Plot 1
FME
OK FME
Revisión Temática
Revisión Toponimi
a
Revisión Comunicaci
ones
Revisión General
Envío Delegacion
es
Recepción Delegacion
es1
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Apéndice 1Apéndice 1
Tendencias actuales
El estandar CMIS
Integración con las webs sociales
Desarrollos en la nube (cloud computing)
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Apéndice 1: El estandar CMISApéndice 1: El estandar CMIS
Apostar por la interoperabilidad (El estandar CMIS)
Content Management Interoperability Services (CMIS) es una especificación para mejorar la interoperabilidad entre CMS . Ha sido aprobada por OASIS (OASIS Specification on May 1, 2010). Define un conjunto de metadatos y servicios genéricos que deben proveer los CMS que adopten este estandar
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Apéndice 1: Redes socialesApéndice 1: Redes sociales
Integración con webs sociales
Muchos empleados ya están involucrados en una cultura 2.0 que adquieren fuera y quieren introducir en las empresas.
Publicación de contenidos en redes sociales, integración de usuarios de facebook, twitter
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Apéndice 1: Cloud computingApéndice 1: Cloud computing
¿Es adecuada para la administración?Responsabilidad de custodia
Ley 11/2007. Artículo 31. Archivo electrónico de documentos. 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos
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ConclusionesConclusiones
El alcance de los ECM´s va mas allá de ofrecer un repositorio centralizado de documentos.
Combinado con un gestor de portales ofrece la infraestructura para facilitar el trabajo colaborativo
En última instancia puede incluso llegar a ser el instrumento que coordine los procesos de un departamento a través de los workflows
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ConclusionesConclusiones
El éxito de un CMS se va a medir en la medida en que es utilizada por los usuarios.
Esto precisa de un estímulo constante por parte de la dirección del departamento