LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ROSA QUISPE ARNAO

Unidad de Administración Documentaria y Archivo

Índice:

I. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

II. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

II.1 ARCHIVO DE GESTION

II.2 ARCHIVO PERIFERICO

II.3 ARCHIVO CENTRAL

III. TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL

IV. SOLICITUD DE PRESTAMO

V. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE UNA INSTITUCION A OTRA

VI. SANCIONES IMPUESTAS POR EL A.G.N.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Ley No 25323 FIN:

• Normar, organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los archivos públicosintegrándolos al SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

• Defensa , Conservación , organización y servicio del PDN.

• Promover la accesibilidad a la información existente en los documentos públicos delpaís.

FUNCIONES:

• Definir políticas y emitir normas sobre protección y defensa

• Contribuir a optimizar la gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional.

• Promover y participar en el fomento de la identidad nacional a través del PDN.

• Propender a la adopción de normas que aseguren la uniformidad y ejecución de losprocesos técnicos archivísticos.

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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Ley No 25323

Conjunto coordinado de centrosarchivísticos distribuidos en un espacioterritorial concreto.

Brinda servicio a la comunidad enmateria de información documental.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

Sistema propio de una institución, parallevar a efecto la planificación,organización y gestión de su fondodocumental, con el objetivo de servirde fuente de información y sustentode sus actividades.

SNA

AGN AR AP

SIA

AG AP AC AH

Lo conforman los archivos secretarialesde las diferentes direcciones y/o áreasdonde se generan los documentos en eldesarrollo de sus actividades de formanecesaria e inevitable.

ARCHIVO DE GESTION

Deben ubicarse en instalaciones que prevengan sudaño, deterioro y que eviten su pérdida.

ARCHIVO DE GESTION

Los documentos deben archivarse y conservarse de tal forma que puedan ubicarse fácilmente.

Ejm.:

Para el caso de Correspondencia:

• Documentación interna: por Direcciones u Oficinas, Asunto, Nº de Documento, Alfabéticamente, Cronológico u otro tipo de identificación que permita su ubicación.

Información externa:

� Por Institución, proyecto, asunto u otro tipo de identificación.

� Orden cronológico.

� Asunto u otro tipo de identificación inequívoca.

ARCHIVO DE GESTION

Para el caso de EXPEDIENTES:

Número de código único:

010020111

010020211

Estado actual del expediente

título, trámite, extinguido

Ubicación geográfica

Arequipa

Ayacucho

Cajamarca

Cerro de Pasco

ARCHIVO DE GESTION

� La organización no la crea el archivo.

� Esta viene impuesta por la Persona o Administración que la produjo.

� Cuando sea transferido conservará el principio de procedencia

ARCHIVO DE GESTION

� Organizar los documentos pensando en las necesidades futuras.

� Optar por un sistema de archivo ágil.

� No todas las oficinas producen y archivan documentos de igual contenido, volumen ni tienen las mismas necesidades de consulta.

� Observar que las demás oficinas no producen expedientes, sin embargo generan y reciben mucha correspondencia.

� El método que se use debe ser conocido por todos.

A fin de descongestionar los archivos de gestión deben indicarse los plazos respectivos de conservación a efectos de realizar las transferencias al archivo central.

El tiempo de conservación será determinado en función a la importancia y necesidad de los asuntos.

TIEMPO DE CONSERVACION

Consiste en enviar la documentación de un archivo de manera ordenada, al vencimiento del plazo establecido.

También es entendido como el ingreso periódico de los documentos al archivo central o entidad archivística.

FIN:

• Conservar la documentación administrativa mientras sustenta decisiones.

• Descongestionar espacios y equipos disponibles.

TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL

TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL

Otros fines:

Garantizar la integridad física del patrimonio documental

• Facilitar a los ciudadanos el acceso a la información (administrativas y jurídicas o para la investigación)

• Asegurar el control efectivo de los documentos siguiendo el principio de procedencia.

• Proporcionar evidencias de las actividades que se realizaron.

• Suministrar pruebas en caso de litigios.

� Resolución Jefatural No 374-2008-AGN/J publicada el 04 de octubre de 2008

� INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

TRANSFERENCIA DEL ACERVO A LAS REGIONES

Diferencias ARCHIVOS BIBLIOTECAS

OBJETO: DOCUMENTO ARCHIVISTICO

� Coproducto o subproducto

administrativo

� Son escritos de acción o decisión.

OBJETO: LIBRO� Son escritos de ideas

FIN: PRACTICO Y LUEGO CULTURAL� Práctico: Son producidos en razón de

las funciones y actividades de las instituciones

� Cultural: Sirven a la investigación.

FIN: CULTURAL� Ser leído por muchas personas� Ser estudiado por los investigadores.

Método: Reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos

Método: Coleccionar, clasificar, catalogar y utilizar los libros.

ARCHIVISTICA BIBLIOTECOLOGIA

SERVICIO

� Los préstamos de documentos debenefectuarse con los registros respectivos,lo que permitirá controlar el movimientoy asegurar el retorno del documento allugar de origen.

� No es necesario que el documento seasolicitado con memorando, bastará unformato de préstamo, firmado por elsolicitante.

SERVICIO

2010 2011 2010 2011 2010 2011

ENERO 8400 9820 60 107 60 125

FEBRERO 7105 7418 193 99 49 45

MARZO 8700 9108 91 42 36 86

SUBTOTAL 24205 26346 344 248 145 256

ARCHIVO CENTRAL

1° TRIMESTRE 2010 VS 1° TRIMESTRE 2011

Mes

Expedientes Documentos

Administrativos

Cajas para

Custodia

0

5000

10000

ENEROFEBRERO

MARZO

ENERO FEBRERO MARZO

2011 9820 7418 9108

2010 8400 7105 8700

ATENCION DE EXPEDIENTES 1 TRIMESTRE 2010 VS.1 TRIMESTRE 2011

2011 2010Cajas para CustodiaDocumentos Administrativos

0

100

200

300

400

20102011

2010 2011

Cajas para Custodia 145 256

DocumentosAdministrativos

344 248

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS, CAJAS RECIBIDAS (ENERO- MARZO)2010 VS. 2011

REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONESADMINISTRATIVAS POR INFRACCION

Resolución Jefatural No 076-2008-AGN/J

INFRACCIONES:

LEVES : cuando afecten a obligaciones de lagestión documental o al ámbito formal

GRAVES: cuando sean contrarios a La legislaciónarchivística.

MUY GRAVES: cuando afecten al PatrimonioDocumental de la Nación

REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR INFRACCION

• Art. 11: Eliminación del Patrimonio Documental Archivístico o incumplimiento de las disposiciones legales ………………………………….MUY GRAVE

• Art. 10: Apropiación ilícita de documentos por parte de funcionarios y servidores públicos………………………………...MUY GRAVE

• Art. 9: Daño al Patrimonio Documental archivístico…….........……….GRAVE, MUY GRAVE

INFRACCIONES TIPIFICADAS

SANCIONES IMPUESTAS POR EL

AGN

FIN