la gestione del tempo e dello stress: come … · la gestione del tempo e dello stress come...

Maria Gabriella La Porta · via G. Piermarini, 3 · 21100 Varese · tel. 335 5447570 · [email protected] · P.IVA 03314930128

LA GESTIONE DEL TEMPO E DELLO STRESS: come aumentare la produttività

LA GESTIONE DEL TEMPO E DELLO STRESS come aumentare la produttività

Quante volte ci ritroviamo a pronunciare frasi come “non ho tempo”, “se avessi più tempo”… siamo davvero noi a gestire il nostro tempo lavorativo o è il tempo lavorativo che sta gestendo noi? L’evoluzione organizzativa e la competizione globale ci impongono di essere sempre più efficaci e saper gestire il tempo e lo stress è una competenza fondamentale per raggiungere i nostri obiettivi e misurare la nostra produttività.

SVILUPPO COMPETENZE MANAGERIALI

2 AD ESCLUSIVO USO DEI PARTECIPANTI AL CORSO

LA GESTIONE DEL TEMPO E DELLO STRESS come aumentare la produttività

PRINCIPALI ARGOMENTI:

• le convinzioni e gli alibi nella gestione del tempo;

• l’approccio personale e la gestione del tempo;

• i ladri di tempo: individuarli e stanarli;

• l’importanza della pianificazione;

• priorità, urgenza e importanza: da cosa inizio?

• tempo e relazioni: il ruolo della delega;

• il decalogo della gestione del tempo

• lo stress: riconoscerlo e conoscerlo per gestirlo

• il decalogo anti-stress

SVILUPPO COMPETENZE MANAGERIALI


I PRINCIPALI PASSI

TIME MANAGEMENT Fare di più, in meno tempo

AD ESCLUSIVO USO DEI PARTECIPANTI AL CORSO 4

• conoscersi

• fissare obiettivi e priorità

• scegliere uno stile e un metodo

• dotarsi di strumenti

• provarci

• riprovarci

• cambiare metodo ogni tanto

IL PUNTO DI PARTENZA: CONOSCERSI


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Misura il tuo quoziente di produttività

Test di auto-valutazione

CONOSCERSI

Conoscersi bene consente di: Evitare le tentazioni di deresponsabilizzazione

Identificare le proprie aree di forza e di miglioramento

Scegliere le tecniche più adatte a sé

Impostare e implementare azioni specifiche e misurabili


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Quali sono i tuoi bioritmi e i momenti di maggior rendimento durante la giornata?

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CONOSCERSI


Calo produttivo: attività leggere, routine

Picco energetico: compiti impegnativi, strategici

AD ESCLUSIVO USO DEI PARTECIPANTI AL CORSO

Di tanto in tanto, fai un’analisi più possibile oggettiva di come usi il tuo tempo in una giornata tipo…


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CONOSCERSI


PROCRASTINARE • Rimandiamo cose sulle quali ci dovremmo concentrare

proprio adesso…

• Solitamente lo facciamo per dedicarci a qualcosa di più piacevole o che ci fa sentire più a nostro agio

• Riempiamo le nostre giornate di compiti che sono in fondo alla nostra lista

• Ci imbattiamo più volte in un compito che è sulla lista senza affrontarlo o senza stabilire quando lo faremo… e resta lì…

• Ci apprestiamo a lavorare su un’alta priorità e subito smettiamo per farci un caffè o leggere le e-mail


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I LADRI DI TEMPO


PRIORITÀ CONFUSE

• Incapacità di distinguere tra urgenza e importanza (tutto è emergenza)

• Priorità definite dalle interruzioni (telefonate – email, chi arriva, etc.)

• Reazione immediata alle richieste degli altri

• Poco (o nessun) tempo per pianificare il tempo…

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I LADRI DI TEMPO



COMUNICAZIONE INEFFICACE

• Eccesso di quantità di comunicazione

• Deficit informativo

• Linguaggi sbagliati

• Strumenti sbagliati

• Indugiare in chiacchiere inutili…


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I LADRI DI TEMPO


INCAPACITÀ DI DELEGA

• Solo io conosco la situazione generale

• Guadagno tempo se lo faccio direttamente io

• Gli altri sapranno farlo bene?

• Eccesso di autostima…


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I LADRI DI TEMPO


INDECISIONE

• Assenza di obiettivi chiari

• Incapacità di dire NO

• Ascoltare troppo i consigli altrui


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I LADRI DI TEMPO


INTERRUZIONI

Ogni volta che veniamo interrotti subiamo una distrazione e dobbiamo utilizzare altro tempo per riprendere il filo dei nostri pensieri

Telefono

Email

Gli altri

Pensieri «parassita»


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I LADRI DI TEMPO


TELEFONATE

• Nessuna indicazione di priorità per le chiamate

• Telefonate troppo lunghe

• Incapacità di chiudere una conversazione

• Reazione immediata alle richieste telefoniche

• Telefono selvaggio… non gestito!


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I LADRI DI TEMPO


INTERNET E E-MAIL

• «Dò un’occhiata a FB»…

• «Leggo un attimo le notizie»…

• Mail selvaggia… ingestita

• Continuo controllo di mail in arrivo

• Mail troppo lunghe o con allegati


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I LADRI DI TEMPO


IL DISORDINE

• Perdiamo tempo nel cercare cose, a ricreare documenti che non riusciamo a rintracciare, ci distraiamo mentre ci interrompiamo per cercare qualcosa…

• Mettere ordine sulla propria scrivania, nei files, nelle mail, nella propria mente è necessario non solo per gestire meglio il tempo, ma anche per sentirsi meno stressati

• Facciamo il back-up i dati del nostro pc…?


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I LADRI DI TEMPO


CONTRASTI E CONFLITTI INUTILI O MAL GESTITI


CONTRASTO

Riferito al

CONTENUTO

«quale soluzione troviamo?»

CONFLITTO

Mette in gioco

IDENTITÀ e RELAZIONE

«chi vince e chi perde?»

I LADRI DI TEMPO


PROCRASTINARE

PRIORITA’ CONFUSE

COMUNICAZIONE INEFFICACE

INCAPACITA’ DI DELEGA

INDECISIONE

INTERRUZIONI

DISORDINE

CONFLITTO

MANCANZA DI PIANIFICAZIONE DEL TEMPO


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I LADRI DI TEMPO


«Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.» (Cyril Northcote Parkinson)

• Invece che il tempo necessario, a volte utilizziamo quello a disposizione: "più tempo a disposizione si ha, più se ne spreca".

• Ma è vero anche il contrario: quando il tempo scarseggia chi lavora lo fa con maggiore efficacia, motivato dal rischio di non riuscire a completare un compito a scadenza ravvicinata, con la prospettiva di possibili conseguenze negative.

– tempo = + motivazione= + produttività


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IL PRINCIPIO DI PARKINSON


IL DECALOGO DEL TIME MANAGEMENT: 10 REGOLE 10

1. PREPARAZIONE

2. OBIETTIVI-PIANI-AZIONI

3. MATRICE DI IKE

4. CURVA DI PARETO

5. RIDUZIONE

6. ORDINE

7. DISCIPLINA

8. COMUNICAZIONE

9. ASSERTIVITA’

10. DELEGA


AD ESCLUSIVO USO DEI PARTECIPANTI AL CORSO 21 AD ESCLUSIVO USO DEI PARTECIPANTI AL CORSO

10 REGOLE 10: 1- PREPARAZIONE

1. Dedica tempo a pianificare e organizzare il tuo tempo, per risparmiare tempo

2. Consuntiva “una tantum” il tuo tempo, per registrare come lo utilizzi effettivamente


22 AD ESCLUSIVO USO DEI PARTECIPANTI AL CORSO AD ESCLUSIVO USO DEI PARTECIPANTI AL CORSO

10 REGOLE 10: 2- OBIETTIVI-PIANI-AZIONI

1. Ti è chiara la tua personale scala di valori? SCRIVILA!

2. Ti sono chiari gli obiettivi a breve e lungo termine? SCRIVILI!

3. Come sono questi obiettivi?

4. Elenca i progetti principali da portare avanti per raggiungere quegli obiettivi e spezzetta il piano in azioni concrete

5. Revisiona periodicamente i tuoi piani



10 REGOLE 10: 2- OBIETTIVI-PIANI-AZIONI

DATTI OBIETTIVI “SMAART”

Specifici

Misurabili

Ambiziosi ma rAggiungibili

Realistici

a Tempo

…“spacchetta gli obiettivi in sotto-obiettivi”

CONOSCERE E GESTIRE LO STRESS… per lavorare e vivere meglio


NON URGENTE URGENTE

NO

N IM

PO

RTA

NTE

IM

PO

RTA

NTE

10 REGOLE 10: 3- MATRICE DI IKE …utilizza LA MATRICE di IKE “URGENZA/IMPORTANZA”


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CRISI FALLO SUBITO!

Es. Obiettivi da ragg. Progetti in scadenza

Risposte a clienti

1 QUALITA’ DECIDI QUANDO!

Es. Nuove strategie

Progetti medio/lungo Miglioramento personale

2

INGANNO DELEGA O VELOCITA’!

Es. Mail, incontri,

telefonate, …

3 SPRECO

RINVIARE O EVITARE

Es. Facebook, chiacchiere,

pettegolezzi, …

4

“Ciò che è importante

è raramente urgente e

ciò che è urgente è

raramente importante” (“IKE” Generale Eisenhower)

AD ESCLUSIVO USO DEI PARTECIPANTI AL CORSO AD ESCLUSIVO USO DEI PARTECIPANTI AL CORSO

10 REGOLE 10: 4- CURVA DI PARETO

SCEGLI LE PRIORITA’: IL PRINCIPIO DI PARETO «l’80% degli effetti deriva soltanto da un 20% di tutte le cause»

L’80% del risultato si ottiene nel 20% del tempo o dello sforzo


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• Fai le cose al meglio la PRIMA VOLTA

• Non rimandare ciò che è IMPORTANTE

• Impara a dire NO

• Non perderti in inutili PERFEZIONISMI


LA BUSSOLA DELLE PRIORITA’

PARETO 80/20


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OBIETTIVI SMAART

IMPORTANZA URGENZA


10 REGOLE 10: 5-RIDUZIONE

1. Stai focalizzato sulle cause, non sulle conseguenze dei problemi

2. Limita e previeni le interruzioni e gestisci visite e colleghi

3. Impara a dire no

4. Riconosci le tue mancanze personali

5. Se puoi, evita riunioni inutili

6. Impara a delegare in modo appropriato



10 REGOLE 10: 6-ORDINE 1. Organizza il tuo spazio di lavoro: scrivania, cassetti e schedari

2. Seleziona, vaglia e archivia informazioni e documenti: le 6S


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1. Scartare

2. Scaricare

3. Sbrigare

4. Scadenzare

5. Schedare

6. Stoppare


10 REGOLE 10: 6-ORDINE

1. Organizza il tuo spazio di lavoro: scrivania, cassetti e schedari

2. Seleziona, vaglia e archivia informazioni e documenti: le 6S

3. Tieni agenda e taccuino a portata di mano (o di dito…): no ai foglietti selvaggi!



10 REGOLE 10: 7-DISCIPLINA

1. Conosco i miei bioritmi e so approfittare dei miei momenti di massima energia

2. Controllo il perfezionismo… legge di Pareto 80/20!

3. Affronto le cose importanti, anche quando sono antipatiche o impegnative

4. Evito di ridurmi all’ultimo momento…

5. So concedermi una pausa o rallentare quando è necessario, non sono vittima della fretta

6. Sbrigo la routine quotidianamente perchè non si accumuli

7. Sono puntuale, anche se gli altri non lo sono

8. Raggiungo gli obiettivi nei modi e tempi previsti

9. Rispetto le scadenze



10 REGOLE 10: 9-COMUNICAZIONE EFFICACE

Comunicare in modo efficace significa far percepire un messaggio all’interlocutore affinché questo intraprenda un’azione o sia sensibilizzato verso un comportamento


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Mezzo

Messaggio Comunicatore Codifica Decodifica Ricevente

Risposta Feed-back

Rumore

Emittente Ricevente


Cosa significa comunicare «bene»?

COMUNICARE IN MODO EFFICACE


Chi ascolta Il messaggio Il risultato L’azione

Chi parla Le parole Cosa sai o dici L’informazione

COMUNICARE DIRE, PARLARE

Ma per farlo è necessario PREPARARSI:

1. Decidere che vogliamo e possiamo diventare comunicatori più efficaci

2. Apprendere e applicare le regole che possono essere utilizzate

3. Fare pratica, fare pratica, fare pratica

Perché imparare a comunicare in modo efficace?


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Comunicare bene consente di RISPARMIARE TEMPO E STRESS


Come imparare a comunicare in modo efficace?



PARA-VERBALE

38%

VERBALE

7%

NON VERBALE

55%

LA COMUNICAZIONE INTERPERSONALE



93% COME LO DICO

7% COSA DICO

10 REGOLE 10: 9-COMUNICAZIONE EFFICACE



• Messaggi brevi • Riassumere e sintetizzare

punti fondamentali

• Interagire con le persone • Non annoiare!!

NO SI

• Fiumi di parole • Farsi cavare le parole di bocca

IL PROCESSO «IDEALE» DI COMUNICAZIONE EFFICACE


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• CHI SONO GLI INTERLOCUTORI?

• CHE INTERESSI, OBIETTIVI, MOTIVAZIONI, PROBLEMI HANNO?

• CHE «LINGUAGGIO» PARLANO?

• SE FOSSI AL LORO POSTO, COSA MI INTERESSEREBBE?

1) A CHI MI RIVOLGO?

• QUALE AZIONE INTENDIAMO INNESCARE? (TRASMETTERE, INFORMARE, CONVINCERE, MOTIVARE, COINVOLGERE, VENDERE, …?)

2) CHE OBIETTIVO

OTTENERE?

• IL MESSAGGIO «GIUSTO» PER QUEGLI INTERLOCUTORI, FINALIZZATO AL NOSTRO OBIETTIVO

3) COSA COMUNICARE?

• SCEGLIERE IL CANALE PIU’ ADEGUATO A RAGGIUNGERE L’OBIETTIVO (INCONTRO, RIUNIONE, MAIL, SMS, TELEFONATA, ….)

4) COME COMUNICARE?


10 REGOLE 10: 9- COMUNICAZIONE


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Incontri Email

Fax

Telefono portatile

Telefono fisso

Riunioni

Caffè

Post It

Instant messaging

Email!


QUALE STRUMENTO SCEGLIERE? Non esiste la risposta “giusta” al 100%, l’importante, prima di iniziare a scrivere, è chiedersi se la e-mail è davvero il mezzo più adeguato!


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NON URGENTE URGENTE N

ON

IMP

OR

TAN

TE

IMP

OR

TAN

TE CRISI

1 QUALITA’ 2

INGANNO

3 SPRECO

4


ASSERTIVITA’ comportamento

PASSIVO comportamento

AGGRESSIVO


10 REGOLE 10: 10 – Assertività


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«Né zerbino, né istrice»

«Comportamento che permette a una persona di agire nel suo pieno interesse, difendere il suo punto di vista senza ansia, esprimere con sincerità e disinvoltura i propri sentimenti e difendere i suoi diritti senza ignorare quelli altrui» (Alberti/Emmons).

E’ la capacità di esprimere in modo chiaro ed efficace emozioni, opinioni, bisogni, sensazioni, diritti senza offendere né aggredire l'interlocutore.

10 REGOLE 10: 10 – Assertività

QUALCHE REGOLA PRATICA:

• Aver chiari i propri obiettivi

• Aver chiaro l’interesse dell’interlocutore

• Ascoltare attivamente l’interlocutore

• Focalizzarsi sulla soluzione, non sul problema

• Formulare chiaramente le richieste

• Argomentare opinioni con fatti e numeri

• Far valere i risultati

• Offrire spiegazioni e non giustificazioni

• Non rispondere avventatamente

• Iniziare le frasi con «io»

• Preparare incontri e colloqui con cura



10 REGOLE 10: 10 –L’arte della delega

Delegare è una delle attività più importanti per chiunque abbia deciso di migliorare la propria vita sia in ambito personale sia in quello professionale.

Esistono 2 tipi di DELEGA:

• OPERATIVA

• DI RESPONSABILITA’




DELEGA OPERATIVA

Assegnare un compito in maniera prescrittiva definendo preventivamente tempi e metodi • Lavori di bassa complessità

• Orientamento ai modi

• Dipendenza

• Incarichi ripetitivi

• Necessità di controllo continuo e sistematico




DELEGA DI RESPONSABILITA’

Si assegna ad altri la responsabilità del conseguimento del risultato • Lavori complessi • Orientamento ai risultati • Indipendenza • Incarichi mutevoli e imprevedibili • Più lenta all’inizio più efficace dopo • Aumenta le potenzialità dell’organizzazione




DELEGA DI RESPONSABILITA’: 5 FASI

1. Definizione obiettivi SMAART

2. Condivisione linee guida

3. Concessione di risorse

4. Definizione dei criteri di valutazione

5. Definizione e gestione delle conseguenze



IL DECALOGO DEL TIME MANAGEMENT: 10 REGOLE 10

1. PREPARAZIONE

2. OBIETTIVI-PIANI-AZIONI

3. MATRICE DI IKE

4. CURVA DI PARETO

5. RIDUZIONE

6. ORDINE

7. DISCIPLINA

8. COMUNICAZIONE

9. ASSERTIVITA’

10.DELEGA



COS’E’ LO STRESS?

«Una reazione aspecifica dell’organismo a qualsiasi stimolo interno o esterno che richiede meccanismi di

adattamento o riadattamento atti a ristabilire l’omeostasi» (Hans Selye, 1936)



EUSTRESS E DISTRESS…

STRESS «BUONO»

Stimolazioni ambientali costruttive e gratificanti che richiedono un adattamento positivo

fiducia, autostima, energia fisica e psichica =

MASSIME PRESTAZIONI


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STRESS «CATTIVO»

Stimolazioni ambientali a cui non ci si riesce ad

adattare in modo pronto ed efficace

Frustrazione, stato d’allerta, vulnerabilità, senso di mancanza di

energie sufficienti

EUSTRESS DISTRESS


SERVE LO STRESS NELLA NOSTRA VITA?



LA DINAMICA DELLO STRESS


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Resis

ten

za a

llo

ste

ss

Tempo

+ ENERGIA - ENERGIA =

STANCHEZZA


LE CAUSE DELLO STRESS

• Scelte di vita

• Pessimismo

• Trappole mentali

• Personalità


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• Ambiente fisico

• Relazioni sociali

• Organizzazione

• Grandi eventi della vita

• Sfide quotidiane

INTERNE ESTERNE


I SINTOMI DELLO STRESS

1. FISICI

2. MENTALI

3. EMOZIONALI

4. COMPORTAMENTALI

… comunicazione non verbale!



COME PREVENIRE E GESTIRE LO STRESS

IMPARA A CONOSCERE TE STESSO

• Conosci ed accetta i tuoi limiti

• Lavora sui tuoi punti di forza

• Comprendi cosa IN TE genera stress

• Testa e adotta le metodologie più adeguate PER TE



GESTIRE LO STRESS: LE TECNICHE «PERSONALI»

IL DECALOGO ANTISTRESS

…da prendere in considerazione per affrontare da ogni angolazione la pressione dello stress ed evitare di farsi travolgere…!




1. DAI IMPORTANZA AD UNA SANA IGIENE DI VITA

“Igiene” significa “arte di vivere”, cioè attenzione:

• all’alimentazione

• al riposo

• all’esercizio fisico

• alle relazioni

• all’equilibrio mentale

…anche con modifiche graduali




2. CONOSCI TE STESSO

• Identifica ciò che a te genera stress

• Impara a prevenirlo e conviverci (“coping with stress”)

• Lavora sui tuoi pregi




3. ASCOLTA IL TUO CORPO

Quando sei stanco, fai una pausa, interrompi l’attività anche solo per qualche minuto.




4. MIGLIORA LA TUA RESPIRAZIONE

Ricordati di respirare con il diaframma per permettere un maggior rilassamento




5. ADOTTA STRATEGIE DI RILASSAMENTO

Dai spazio ad attività riequilibratrici a te gradite: musica, sport, leggere, conversare con gli amici, …




6. RIDI E ALIMENTA IL BUONUMORE

Una risata ricarica la mente ed il corpo e allontana i pensieri negativi…




7. CREA PENSIERI POSITIVI

• Accetta lo stress come parte della tua vita e che puoi imparare a gestirlo consapevolmente … se lo vuoi!

• Contieni il pessimismo, i pregiudizi e la tendenza al perfezionismo

• Accetta una sana competizione

• Le fantasie e i pensieri positivi sono utili alla nostra mente, riducono tensione e paura, insicurezza e disistima

• Monologo interiore con parole positive

• Ricordati che la negatività è contagiosa … evitala!



http://www.google.co.in/imgres?imgurl=http://www.ayushveda.com/tipson/wp-content/uploads/2009/05/defensive-pessimism.jpg&imgrefurl=http://www.ayushveda.com/tipson/tips-to-deal-with-defensive-pessimism/&usg=__OZL4dKOz_whg10IZ3Rvxjiu7jk0=&h=300&w=300&sz=23&hl=hi&start=5&zoom=1&tbnid=VLg0LSKW3FifWM:&tbnh=116&tbnw=116&ei=Eu3-TuLkKo7QrQfTnpXdBw&prev=/search?q%3Dpessimistic%2Bthinking%26hl%3Dhi%26sa%3DX%26gbv%3D2%26tbm%3Disch%26prmd%3Divns&itbs=1


8. SII PROTAGONISTA DEL CAMBIAMENTO

Accettalo come parte del divenire, diventane parte attiva e consapevole




9. CHIEDI AIUTO QUANDO NE SENTI IL BISOGNO

Parla con un amico o con un esperto per superare difficoltà e conflitti che non riesci a risolvere da solo




10. PREMIATI!

Celebra i piccoli e grandi risultati raggiunti




IL DECALOGO ANTISTRESS

1. DAI IMPORTANZA AD UNA SANA IGIENE DI VITA

2. CONOSCI TE STESSO

3. ASCOLTA IL TUO CORPO

4. MIGLIORA LA TUA RESPIRAZIONE

5. ADOTTA STRATEGIE DI RILASSAMENTO

6. RIDI E ALIMENTA IL BUONUMORE

7. CREA PENSIERI POSITIVI

8. SII PROTAGONISTA DEL CAMBIAMENTO

9. CHIEDI AIUTO QUANDO NE SENTI IL BISOGNO

10. PREMIATI!



Maria Gabriella La Porta · via G. Piermarini, 3 · 21100 Varese · tel. 335 5447570 · [email protected] · P.IVA 03314930128

Grazie per l’attenzione…

arrivederci!

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