la gestion électronique des documents classe de terminale stg
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La gestion électronique des documents
Classe de terminale STG
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Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents ou GED est La gestion électronique des documents ou GED est l’ensemble des outils, des matériels et des technologies l’ensemble des outils, des matériels et des technologies
logicielles qui permettent :logicielles qui permettent :
d’acquérir*, d’acquérir*, d’organiser, d’organiser, de gérer,de gérer,
de stocker,de stocker,et de distribueret de distribuer
des documents sous forme électroniquedes documents sous forme électronique.
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Quelles sont les sources de documents ?
Les documents peuvent être :
des documents électroniques par nature.
des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.
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1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED
Fichiers
Intégrer des documents dans le système GED
1a
1a
On peut intégrer dans le système de GED des
documents électroniques par nature issus des
applications informatiques de l’entreprise :
sous forme d’états
sous format texte
sous toutes les autres formes de fichier
électronique
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1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED
Entrer des documents dans le système GED
Acquérir par numérisation
1b
Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne
sont pas des documents électroniques.
Ils sont numérisés et dématérialisés.
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2a – Organiser l’accès aux documents du système GED
Organiser l’accès aux documents
Indexer
2a
On doit pouvoir trouver facilement et rapidement
les documents pour les utiliser en fonction des besoins de
l’entreprise.
Il faut indexer les documents.
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2b – Classer les documents dans une arborescence
2b
Classer dans une arborescence
Il faut ensuite
classer
les documents dans une organisation de
dossiers informatiques qui constitue
l’arborescence
des dossiers et fichiers.
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3 – Stocker les documents et les protéger
Les documents indexés et classés sont
stockés
dans des serveurs de stockage qui doivent être
protégés
des virus, des erreurs de manipulation, etc.
Stocker et protéger les documents
3
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4 – « Alimenter » les bases de données de l’organisation
4
« Alimenter » les bases de données de l’organisation
Tous les documents indexés, classés et stockés
enrichissent
les bases de données
des applications logicielles
administratives, techniques, commerciales
et comptables de l’entreprise.
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5 – Utiliser des documents dans l’organisation
Utiliser les documents dans l’organisation
5
ENRICHISSEMENTENRICHISSEMENT
Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés
de l’entreprise doivent pouvoir chercher et
trouver facilement et rapidement les différents
documents électroniques en utilisant
des moteurs de recherche.
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6 - La décomposition du système GED – schéma complet
« Alimenter » les bases de données de l’organisation
4
Acquérir par numérisation
1b
Intégrer et entrer des documents dans le
système GED
Fichiers
1a
1a
ENRICHISSEMENTENRICHISSEMENT
Utiliser des documents dans l’organisation
5
2b
classer dans une arborescence
Organiser l’accès aux documents
Indexer et
2a
Stocker et protéger les documents
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