la gestión de las incidencias en compras: gic · 2014-02-10 · institut català de la salut gic:...
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Institut Català
de la Salut
Júlia Blasi Torrado Responsable de la Unidad de Soporte a la Gerencia de Compras
La gestión de las incidencias en compras: GIC
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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS
Institut Català de la Salut
Compra agregada
Operador logístico ÚNICO
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GIC: gestor de las incidencias en compras del ICS
La Gerencia de Compras es
la central de compras
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8 hospitales 34 centros de atención primaria
(328 centros)
39.720 profesionales
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221
expedientes
de compra
agregada
2.052 contratación
menor agregada
55.104 artículos contratados en expedientes
5.679 contractos
activos agregados
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Antecedentes en la resolución de las incidencias
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Antecedentes en la resolución de las incidencias
Primer intento de poner orden: unificación de las
vías de comunicación
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Objetivo del GIC
Tener un único receptor de las incidencias
Requerimientos básicos
Autonomía en la parametrización
Número de petición asignado al gravar el registro
Tipificación de los ímputs
Asignación autónoma y derivaciones entre gestores
Notificaciones automáticas a solicitantes y implicados
Anexión de documentos
Histórico documentado
Acceso a la incidencia sin intermediarios
Informes para la explotación de la información
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Resultados conseguidos I
Ordenación de los flujos de trabajo Tipo de incidencia Unidad gestora receptora
Minimizar duplicidades Información de incidencias existentes de un mismo código
Reducción de consultas del estado de la incidencia Acceso autónomo a la incidencia
Acceso a toda la documentación de la incidencia
Comunicación automática al cierre de la incidencia
Vincular los documentos y comunicaciones Anexión obligada de documentos al crear la incidencia
Emisión de comunicaciones registradas en la incidencia
- Comunicación automática de cierre
- Comunicaciones masivas de actuaciones a los centros
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Resultados conseguidos II
Opción reclamar/modificar de datos informados Comunicación desde el mismo GIC
Reducción del tiempo de resolución de incidencias El gestor no invierte tiempo en:
- interpretar datos - recopilar documentación
- atender incidencias que no le son propias
- responder consultas no relevantes
Explotación de los datos registrados Detección de incidencias en materiales a licitar
- adjudicaciones erróneas - deficiencias en la calidad de los materiales
Análisis de la gestión: tiempos de respuesta y uso
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Agrupación de tipos de incidencias (6) Variaciones en el pedido Variación en el catálogo Calidad Proveedores Variación en el suministro Comunicaciones especiales
Tipos de incidencias descritas: 50
Motivos: 64
Ejemplo Agrupación: VARIACIONES EN EL PEDIDO Tipo: 010. Errores en precios de materiales Motivos: Error en la interpretación Unidad de medida Error de transcripción Error de precio en la factura Precio del presupuesto aplicado sin IVA Diferencia en el precio
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Usuarios del GIC
Usuarios gestores de las incidencias
42 gestores de la Gerència de Compres:
Usuarios creadores de incidencias:
186 usuarios en los centros
13 usuarios en Logaritme (Operador logístico del ICS)
630 usuarios de proveedores
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Julia Blasi Torrado
Responsable de Unitat de Suport
Gerència de compres i Contractacions
934824157