La Estrategia de Comunicación de Riesgo

Diplomado en Comunicación de Riesgo Módulo 4, Unidad 223 de mayo de 2010

Tutora: Lic. Vilma Gutiérrez

Unidad 2. Etapas de la estrategia de comunicación de riesgo (20 de mayo al 9 de junio)

• Objetivo: Identificar las condiciones necesarias para el diseño e implementación de una estrategia nacional de comunicación de riesgo.– Sesión Elluminate 23 de mayo: Etapas de la

Estrategia de Comunicación de Riesgo– Foro: 26 al 30 de mayo– Hoja de ruta para elaboración de su

estrategia (9 de junio)

Si algo malo puede ocurrir…seguramente ocurrirá!!!

El Hundimiento del Titanic

Algunos Datos• Titanic: barco de la línea White Star

• Competidores: Cunard Line (Mauritania y Lusitania)

• Publicidad centrada: no competir con ellos en velocidad pero en tamaño, elegancia, suntuosidad, opulencia y seguridad (Barcos diseñados para no hundirse jamás).

• Titanic considerado en el medio de transporte más grande sobre la tierra

Considerado en el medio de transporte más grande sobre la tierra

Tripulación excelente: Capitan J. Smith capitán de los millonarios (mejor pagado en el mundo)

• Planes para manejo de crisis y comunicación de crisis considerados innecesarios: Si la nave era imposible de hundirse para qué necesitaban un plan?

• Instalaciones médicas a bordo y la más alta tecnología en comunciación de la época.

• Peor escenario: un hueco en el casco

• Justamente lo que sucedió

• Calificados como arrogantes

• un plan de crisis hubiesen podido salvar más vidas

• 1,500 muertos

• Terrible daño a la imagen de White Star

Prepararse para el PEOR

escenario posible

Contenidos• La estrategia de comunicación del riesgo• Componentes de la estrategia de comunicación del

riesgo:– Conformación del equipo de comunicación de riesgo– Coordinación interna– Coordinación interinstitucional, vínculos con socios y aliados– Plan de comunicación de crisis– Capacitación interna y externa a los diversos públicos– Elaboración de mensajes, definición de canales y formatos de

difusión para la preparación, respuesta y recuperación– Vigilancia de la comunicación– Plan de medios– Gestión de recursos

La planificación de la comunicación:

“En Estados Unidos, en los años noventa, 86% de las situaciones de crisis que se suscitaron vinieron de riesgos latentes y sólo 14% fueron crisis repentinas e inesperadas”.

• Planificación de la comunicación= el mejor remedio anti-crisis.

• Pone en evidencia la eficiencia de rol social y credibilidad.

• De lo contrario es la mejor ventana para temor.

Activación de plan de crisis y monitoreo

Oportunidad

de Control

CRISIS

Preparación Inicio CONTROL Recuperación

Evaluación

Estrategia de Comunicación de Riesgo

• Evalúe el plan• Documente las lecciones aprendidas• Identifique acciones para mejorar el plan

• Conformación del equipo de comunicación de riesgo• Coordinación interna• Coordinación interinstitucional, vínculos con socios y aliados• Plan de comunicación crisis• Capacitación interna y externa a los diversos públicos• Elaboración de mensajes, canales y formatos de difusión para la preparación, respuesta y recuperación• Vigilancia de la comunicación• Plan de medios• Gestión de recursos

¿Cómo debe ser esta estrategia?

• Parte de los planes institucionales y nacionales de emergencias de salud pública.

• Convoque a diferentes actores.• Planifique el qué, cómo, quién y a quién comunicar.• Incluya acciones de información pública, abogacía,

comunicación, movilización social y comunicación de crisis.

• Un plan de capacitación.• Se implemente al interior de la institución y con otras

instituciones.

Elaboración de la estrategia

• Proceso apoyado por acciones planificadas .

• Se debe trabajar en equipo.

• Inicia desde identificación de vulnerabilidades, el desarrollo de capacidades básicas para el equipo, planes específicos de acuerdo a vulnerabilidades, monitoreo y evaluación de procesos y resultados.

Componentes de la estrategiade comunicación de riesgo

1. Etapa de Preparación:

a) Planificación, organización, coordinación

b) Conformación del equipo

c) Capacitación

2. Inicio de la Emergencia

a) Plan de Crisis, simulaciones y validaciones

3. Etapa de Control/ Recuperación

4. Etapa de Evaluación

Pasos para la estrategia de comunicación de riesgo

• Conformación del equipo de comunicación• Investigación y análisis del contexto,

principales riesgos y percepciones en los diferentes públicos.

• Coordinación interna.• Coordinación interinstitucional, vínculos

con socios y aliados, • Plan de comunicación crisis.

Voluntad PolíticaVoluntad Política Un equipoUn equipo Marco legal/ Jurídico

Marco legal/ Jurídico

Mapa de RiesgosMapa de Riesgos Socios y AliadosSocios y Aliados

Poblaciones en riesgo, su cultura, sus espacios de comunicación

Organización de la notificación de

la informacion

Vigilancia de la Comunicación

Capacitaciones y simulaciones

Capacitaciones y simulaciones

Relación con los medios

Relación con los medios

Monitoreo y evaluaciónMonitoreo y evaluación

Canales de comunicaciónCanales de

comunicación

Equipo nacional de comunicación de riesgo

Formar un equipo

¿Porqué formar el equipo?

• Situaciones complejas que requieren de la experiencia de diferentes especialistas.

• Pensamiento colectivo y creativo: trabajo en equipo

• Involucra personas e instituciones que tienen que ver con los resultados

• Consenso de los lideres de diversas instituciones

• Trabajo más allá de los esfuerzos de una sola persona

Primeras tareas del equipo

• Definir vulnerabilidades, los peores escenarios• Qué dicen los datos: qué sabemos y que no

sabemos.• Entender el riesgo desde la perspectiva científica

y desde la percepción de la población• Cuál es la situación, cómo podemos hacer para

describirla como una oportunidad?• Cuáles son las incertidumbres?• Cuáles serían las decisiones criticas a tomar • Quién está a cargo de estas decisiones?

¿Qué tenemos y cómo estamos?

• Análisis del contexto, principales riesgos, percepción del riesgo de los diferentes públicos, necesidades de la población de información, uso y acceso a los principales medios de comunicación.

• Situación del sector salud, revisión de los planes institucionales y nacionales de emergencias de salud pública.

• Revisar resoluciones y leyes nacionales e internacionales (por ejemplo RSI).

¿Qué tenemos y cómo estamos?

• Identificar capacidades de comunicación dentro y fuera de la institución: inventario de recursos, iniciativas de comunicación o producción de materiales informativos y educativos realizados.

• Identificar mecanismos existentes para escuchar al público (vigilar comunicación).

La coordinación interna e interinstitucional

• La articulación interna permite:• Definir los flujos de

intercambio de información

• Definir la coordinación de tareas

• Mayor compromiso• Mejor toma de

decisiones

Coordinación Interna: principales acciones

• Elaborar o validar el protocolo de información y comunicación a nivel interno.

• Definir el flujograma para la aprobación de la difusión de información para los diversos públicos.

• Definir mecanismos internos para la coordinación interinstitucional y multisectorial.

• Elaborar o validar los planes de acción de activación rápida.

• Definir voceros institucionales para las diversas fases de la emergencia

Coordinación interinstitucional, vínculoscon socios y aliados

• Definir liderazgos, roles y funciones para la preparación, respuesta y recuperación frente a los riesgos identificados.

• Definir el grupo de voceros institucionales.• Identificar expertos en el/los temas definidos.

Coordinación interinstitucional, vínculoscon socios y aliados

• Definir un mecanismo rápido para la difusión conjunta de la información (oportunidad del primer anuncio).

• Diseñar procedimientos conjuntos para verificar la información antes de ir al público.

• Elaborar el plan de comunicación interinstitucional de gestión del riesgo, así como el plan de crisis interinstitucional.

• Preparar la información básica en distintos temas, así como productos y herramientas de comunicación.

Capacitación a los diferentes públicos

• Equipo de comunicación de riesgo a nivel nacional, regional, local.

• Autoridades: nacionales, locales, de las instituciones involucradas y otros aliados estratégicos.

• Profesionales del equipo de gestión de emergencias de salud pública de las instituciones involucradas (equipos de respuesta, COEs, etc.)

• Organizaciones comunitarias, líderes locales, sector educativo, periodistas de medios de comunicación masivos, entre otros.

Capacitación de voceros

• Son la cara pública de la situación de emergencia.

• Entrenados en comunicación de crisis, comunicación no verbal, manejo de medios de comunicación masivos.

• Conocen procedimientos, políticas, objetivos, metas y resultados previstos del plan de crisis.

• Estarnpreparados para responder a preguntas difíciles

Recuperación

• Reforzar los mensajes de prevención y persuadir a la población de continuar con las orientaciones sanitarias.

• Evaluar la etapa de inicio y control de la emergencia sanitaria para detectar errores a corregir durante la recuperación.

Evaluación

• Evaluar la ejecución del Plan de Crisis y el desempeño del equipo.

• Documentar las lecciones aprendidas.

• Determinar cuáles son los aspectos fundamentales que deben mejorarse en la Estrategia de Comunicación de Riesgos y en el Plan de Crisis en particular.

Conclusiones

1. La estrategia de comunicación de riesgo y sus componentes son parte esencial de los planes nacionales de emergencias sanitarias.

2. El proceso más importante de la Estrategia de Comunicación de Riesgo se desarrolla en la etapa de PREPARACION.

Conclusiones3. Es clave garantizar la fluidez de la

coordinación interna e interinstitucional para el flujo apropiado de información y comunicación.

4. Establecer una relación horizontal entre la comunidad y las instituciones, y desarrollar estrategias para conocer las preocupaciones de la población son aspectos fundamentales para un manejo adecuado en una emergencia de salud pública

Proyecto Final del Módulo

• Reconocer en la etapa de PREPARACION los pasos a seguir para la elaboración de la estrategia en su marco general,y su implementación frente a un posible evento de salud a su elección.

• Identificación y análisis de un escenario probable de emergencia sanitaria.

• Matriz de 2x2 para elaborar una hoja de ruta de acuerdo a la lista de verificación de la estrategia de comunicación de riesgos para la etapa de preparación.

• Recomendaciones a seguir para el grupo de comunicación de riesgo de su institución o ministerio.

Etapa de Preparación

Tareas para la organización interna del equipo de comunicación de riesgos

Para elaborar esta acción ¿que quienes, cómo?

Examen de leyes y acuerdos internacionales (Reglamento Sanitario Internacional) y políticas públicas sobre la difusión de información pública.

En consulta con los gerentes y/o las autoridades a cargo, formular una política de manejo de la transparencia que establezca los criterios para difundir la información al público.

Definir cuáles serán las funciones de cada miembro (institución) del equipo de comunicación de riesgos durante la crisis (flujo de información interinstitucional).