la empresa como sistema organizado

Comunicación empresarialy atención al clientePilar Sánchez Pastrana

Comunicacion empresarial AC- por_CF 10/03/10 15:41 Página 1

La empresa como sistema organizado1

vamos a conocer...

1. ¿Qué es una empresa?

2. ¿Qué elementos componen la empresa?

3. ¿Todas las empresas son iguales?

4. La organización en la empresa

5. El departamento, pilar básico en laorganización

6. ¿Es importante que los departamentos se relacionen entre sí?

7. La función de producción

8. Función comercial

9. Función económico financiera

10. Los recursos humanos. El departamento de personal

PRÁCTICA PROFESIONALOrganigrama y relación entre departamentos

y al finalizar esta unidad...

Conocerás los elementos que hacen funcionaruna empresa.

Tendrás conocimiento de las funciones delempresario como conductor de la empresa.

Podrás clasificar a las empresas según suforma jurídica, su actividad o su dimensión.

Aprenderás a elaborar e interpretar unorganigrama.

Sabrás valorar la importancia de laorganización para llevar a cabo cualquieractividad.

Conocerás las principales funciones de losdepartamentos básicos de toda empresa.

Serás capaz de establecer un sistema derelaciones entre los departamentos.

01 CF_CEyAT_U01:Ciclos Forma - Transversal 10/3/10 11:02 Página 6

7

situación de partida

Sofía, Julio y Manuel, de 22, 28 y 26 años respectivamente, vivenen Jaén y quieren poner en marcha un taller para la confección deropa.

No saben si esta actividad puede considerarse empresa en térmi-nos legales. También desconocen si todos ellos pueden ser empre-sarios o solo alguno cumple los requisitos necesarios. La verdad esque están un poco perdidos.

Han preguntado en el ayuntamiento de su localidad y les haninformado de que los requisitos y trámites varían dependiendode la forma jurídica que adopten, y esto les ha dejado aún másconfusos, pues a Julio le gustaría constituir una cooperativa,Manuel prefiere una Sociedad Anónima Laboral y Sofía piensaque es mejor una empresa individual, pero desconocen el gradode compromiso y responsabilidad que asumirían en cada uno delos casos.

Entre los tres han conseguido reunir unos 70.000 € para poderempezar, pero saben que es poco y les gustaría acceder a algúntipo de ayuda, si es posible.

A Julio, que está a punto de casarse, le preocupa que la inversiónen la empresa pueda tener alguna repercusión en su patrimoniofamiliar; teme que si el negocio no marcha bien y contraen deu-das, se pueda ver obligado a vender el piso que está preparandocon tanta ilusión.

Han hecho una planificación somera y han estimado que necesi-tan contratar entre 25 y 28 trabajadores, pero no saben por dón-de empezar a organizarlo todo.

Sofía tiene algunos conocimientos sobre asuntos empresariales ypor eso insiste en que antes de hacer ningún trámite legal, sedeben concretar ciertos aspectos, como:

• Tipo de responsabilidad que quieren asumir.

• Forma jurídica y nombre de la empresa.

• Departamentos a crear.

• Funciones que se asignarán a cada departamento.

• Cómo se llevará el contacto con los clientes potenciales, parasaber si están dispuestos a comprar los productos; cuáles sonsus preferencias; qué prendas demandan, etc.

• Quién se encargará de preparar las colecciones para cada tem-porada.

• A quién corresponde la compra de los materiales, y cómo seráel proceso de compras.

• Cómo se va a promocionar y dar a conocer la ropa.

• Quién se va a encargar de todo lo relacionado con los recursoseconómicos.

• En qué departamento y con qué criterios se llevará la gestión depersonal.

• Si conviene, o no, realizar un control de calidad sobre las pren-das; cómo y quién lo realizará.

• Quién se encargará de los procesos de ventas y cómo se lleva-rán a cabo.

¿Por dónde empezar?, se preguntan una y otra vez.

estudio del casoAntes de comenzar a leer esta unidad de trabajo, podrás responder algunas de las preguntas que se plantean sobre estecaso. Una vez que hayas completado el estudio detenidamente serás capaz de resolverlas todas.

1. Sofía, al ser mujer, ¿puede ser empresaria?

2. ¿Podrían los tres juntos constituir una empresa indivi-dual?

3. ¿Qué es el patrimonio personal? ¿Y el patrimonio em-presarial? ¿Pueden llegar a coincidir en algún caso?

4. ¿Pueden verse afectados sus patrimonios personalespor lo que ocurra en la empresa?

5. ¿Qué tipo de forma empresarial conlleva mayor res-ponsabilidad para sus dueños? ¿Por qué?

6. Por el capital inicial del que disponen, y el número detrabajadores, ¿a qué grupo pertenece la empresa quevan a poner en marcha?

7. ¿Qué funciones departamentales tendrán que desa-rrollar en su actividad de confección?

8. Cómo se distribuirán las funciones? ¿Qué departa-mentos deberán crear?

CASO PRÁCTICO INICIAL


8 Unidad 1

1. Qué es una empresa?Dependiendo del punto de vista que adoptemos, podemos encontrar para el tér-mino empresa distintos significados.

Si hablamos de empresa en su sentido más amplio, podemos decir que se trata de:

Este concepto de empresa engloba las tres definiciones aportada s por la RealAcademia, y puede aplicarse a muchas de nuestras actividades diarias. Si la acti-vidad tiene como obj etivo principal conseguir beneficio económico, y en eldesarrollo de la misma se adquieren responsabilidades (frente al Estado, los ciu-dadanos, los consumidores, el medio ambiente, etc.), estamos ha blando deempresa en el sentido económico, y podemos completar la definición anterior di-ciendo que es:

Observaremos que esta definición incluye nuevos aspectos como son los fines lu-crativos y la responsabilidad.

La empresa como entidad económica es nuestra materia de estudio , y a ella nosvamos a referir en lo sucesivo.

una actividad humana organizada y responsable, cuyo fin u objetivo princi-pal es la obtención de beneficio económico, y para conseguirlo se empleanmedios materiales y humanos.

una actividad humana organizada, que emplea medios humanos y ma teria-les con el objetivo o fin de obtener un beneficio.

Definiciones que ofrece la Real Academia de la Lengua Española

Elementos comunes presentes en las tres definiciones

Acción ardua y dificultosa que valerosamente secomienza.

• La voluntad de hacer algo determina-do, que se ha plani ficado con anterio-ridad.

• La intervención de las personas en laacción u obra que se va a llevar a cabo.

Obra o designio llevado a efecto, en especial cuan-do en él intervienen varias personas.

Entidad integrada por el capital y el trabajo, comofactores de la producción y dedicada a actividadesindustriales, mercantiles o de prestación de servicioscon fines lucrativos y con la consiguiente responsa-bilidad.

ACTIVIDADES

1. ¿Crees que un equipo de fútbol es una empresa? ¿Podrías decir si lo es en el sentido económico? Justifica lasrespuestas.

2. Toma cualquier periódico de actualidad y selecciona un artículo en el que se hable de alguna empresa; averi-gua si se refiere al concepto económico o bien al concepto general.

3. ¿Cómo podemos saber si una empresa tiene, o no, beneficios?

Empresario y trabajador

En el desarrollo de esta unidad, ytambién en las siguientes, se aludecon frecuencia al empresario o altrabajador, sin que ello implique pornuestra parte la asignación exclusi-va de estas funciones al varón. Lohacemos porque así aparece en lostextos legales que deben manejarse(Código de Comercio, Ley Generalde la Seguridad Social y Estatuto delos Trabajadores, entre otros).

recuerda


La empresa como sistema organizado 9

2. ¿Qué elementos componen la empresa?

• La actividad. Es a lo que se dedica, lo que la empresa realiza.En el mundo mo-derno existen multitud de actividades empresariales.

• El objetivo o fin. La obtención de beneficio económico (ganancias) es el finprincipal, porque si una empresa no lo alcanza, más tarde o más temprano aca-bará por desaparecer.

Además, pueden existir otros objetivos secundarios tales como: creación deempleo, mejora de la calidad, cuidado del medio ambiente, etc.

• La organización. Es fundamental en cualquier actividad. Muchas veces, la bue-na marcha de un negocio y la supervivencia de una empresa depen den de sumodo de organizar el trabajo.

• Los medios. Todo lo que se necesita para el desarrollo de la actividad empr e-sarial. Sin medios no podría funcionar. Distinguiremos entre:

– Medios humanos: los trabajadores y el empresario. Con frecuencia se les de-nomina recursos humanos y también capital humano.

– Medios materiales: los edificios, las i nstalaciones, maquinaria, vehículos,cuentas corrientes, dinero disponible en metálico, etc.

• La responsabilidad. Uno de los aspectos que distinguen a la empresa como enteeconómico. Aunque tenemos que hablar de responsabilidades, en plural, yaque toda actividad empresarial implica un conjunto de ellas.

ACTIVIDADES

LÁCTEOS DEL NALÓN, se dedica a la fabricación de quesos, yogures, cuajadas, procesado de leche y postres.

Posee una factoría en la población de Muros de Nalón (Asturias), en la que trabajan 45 personas. Dispone de maqui-naria moderna para el procesado de la leche y la fabricación del resto de productos. Asimismo, tiene instaladas cámarasde refrigeración y almacenes de temperatura controlada.

En la fábrica se organiza la producción en cuatro departamentos que trabajan coordinadamente: laboratorio, produc-ción, almacén y oficina. La gestión de compras, de ventas y la organización de los recursos humanos se lleva desde laoficina central (principal) que está situada en Oviedo. Ambas sedes mantienen un contacto permanente.

4. Identifica los elementos que componen esta empresa.

5. Señala algunas de las responsabilidades que debe afrontar

6. Una partida de postres lácteos se ha estropeado por el calor del verano y ha producido una intoxicación leve entrelos niños de un colegio. ¿Tiene la empresa algún tipo de responsabilidad? Justifica la respuesta.

• Actividad

• Objetivo, finalidad

• Organización

• Medios

• Responsabilidad

Empresa

El proyecto de los tres amigos es unaempresa, porque se dan todos loselementos necesarios: actividad,objetivo, organización (aunque toda-vía estén en la fase de definirla),medios materiales y humanos y res-ponsabilidad (que tendrán que deci-dir en función del tipo de empresa).

caso práctico inicial

¿Qué significa organizar? Organizar consiste en estableceruna estructura clara, y luego fijar laslíneas de acción a seguir para alcan-zar el objetivo propuesto.• Organizamos un campeonato

escolar.• Organizamos nuestras vacacio-

nes, etc.

vocabulario

La empresa responde ante:• La Administración Pública (Minis-

terio de Trabajo, Seguridad Social,Hacienda, Ayuntamiento, etc.).

• Los trabajadores.• Los proveedores.• El entorno y el medio ambiente.• La sociedad.

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10 Unidad 1

3. ¿Todas las empresas son iguales?Ya sabemos que no. ¿Qué las distingue? Vamos a clasificarlas de acuerdo a deter-minados criterios:

3.1. Por su actividadTodas las actividades se pueden agrupar en tres grandes grupos llamados sectoreseconómicos.

• Sector primario. En relación directa con la naturaleza, ya que de ella obtienensus productos. Incluye las actividades denominadas extractivas: las agrícolas,ganaderas, mineras, pesqueras y forestales. A partir de esos productos naturalesotras industrias elaborarán sus productos.

• Sector secundario. La industria. Comprende las actividades de pro ducción omanipulación de bienes físicos. Son empresas que transforman los productosprocedentes del sector primario o del mismo sector secundario. Se incluye eneste grupo la construcción.

• Sector terciario. Los servicios. Son empresas que ponen al alcance de los con-sumidores los bienes y servicios que proceden de los sectores p rimario ysecundario. Encontramos en este grupo actividades tan important es como elcomercio, los transportes, la enseñanza, la sanidad, los espectáculos, la banca,las comunicaciones, los seguros y otros.

Los tres sectores económicos son importantes para el desarrollo de un país, y soninterdependientes, es decir, se necesitan mutuamente.

EJEMPLO

Tomemos un objeto cotidiano, como por ejemplo una silla. Vamos a reflexionarsobre su relación con los tres sectores: Necesitaremos:

• Obtener la madera (actividad forestal encuadrada en el sector primario).

• Procesar la madera, hacer tableros; dejarlos secar y tratarlos con productos quela protejan (sector secundario).

• Utilizar los tableros de madera, junto con otros materiales que también habránpasado por los sectores primario y secundario, para fabricar la silla (sector se-cundario).

Según la actividad a la que se dedican

• Sector primario

• Sector secundario

• Sector terciario

Según su tamaño o volumen de actividad

• Grandes

• Pequeñas

• Medianas

Por la forma jurídica• Empresa individual (persona física)

• Empresa colectiva (persona jurídica)

PYMES

La empresa de Sofía, Julio y Manuelestará encuadrada en el sectorsecundario, el productivo.


Los sectores económicos yel desarrolloA medida que una sociedad estámás desarrollada técnicamente, dis-minuyen las actividades del sectorprimario y crecen las de los otrossectores. Lo contrario ocurre ensociedades con escaso desarrollotécnico, en las que la mayor partede la población se dedica al pasto-reo, la pesca o la agricultura.

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Papel que desempeñan lasPYMES en la economía denuestro país:• Representan más del 99 % del

total de las empresas

• Emplean al 60 % de la mano deobra en la industria.

• Están repartidas entre los tres sec-tores de actividad.

Dada su importancia en la econo-mía, y debido a las dificultades eco-nómicas por las que atraviesan aveces, la Administración ofrece ayu-das y subvenciones tanto para crearo poner en marcha la actividadcomo para asegurar su funciona-miento. También reciben un trata-miento especial en las obligacionesfiscales con la Hacienda Pública.

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3.2. Según el tamañoNo existe unanimidad a la hora de determinar las fronteras que delimitan el ta-maño de la empresa, sin embargo, los dos criterios generalmente aceptados son elnúmero de personas empleadas, o tamaño de la plantilla, y la cifra de negocios.

La Unión Europea ha fijado un criterio, basado en la cifra prome dio de trabaja-dores que la empresa tiene en un ejercicio económico. Según este criterio:

• Empresa pequeña: menos de 50 trabajadores de cifra media anual.

• Empresa mediana: entre 50 y 250 trabajadores de media.

• Empresa grande: más de 250 trabajadores.

• Transportarla hasta una tienda de muebles donde se venderá. Tanto el trans-porte como la actividad comercial pertenecen al sector terciario.

• Cuando la tienda de muebles realiza una campaña de publicidad para promo-cionar sus artículos, se trata también de un servicio (sector terciario).

• Si pagamos mediante una tarjeta de crédito estaremos utilizando los serviciosde un banco o entidad financiera (sector terciario).

Podemos reflejar estos procesos en el siguiente esquema:

ObtenciónExtracción

• Madera• Hierro• Resinas• Otros

Servicios al consumidor

• Almacenamiento

• Transporte

• Publicidad

• Venta

• Servicios financieros

Elaboración Preparación

• Procesado de la maderatableros

• Procesado del hierroclavos

• Procesado de las resinas barnices, pinturas

Fabricación de la silla

SECTOR PRIMARIO SECTOR SECUNDARIO SECTOR TERCIARIO

ACTIVIDADES

7. Un comercio dedicado a la venta de carne, ¿es actividad empresarial? Justifica la respuesta.

8. En caso de que hayas respondido afirmativamente a la pregunta anterior, identifica todos sus elementos, asícomo el sector de actividad al que corresponde, y describe su relación con los demás sectores.

9. Un teatro, ¿es actividad empresarial? Justifica la respuesta.

10. En caso de que sea empresa la actividad teatral, ¿se dan todos los elementos? ¿En qué sector de actividad lopodemos incluir?

11. Explica cómo intervienen los tres sectores de actividad en los productos siguientes:• Este libro • Una puerta • Un automóvil• La ropa que llevas • Una casa • Un bote de tomate

12. Busca en un periódico reciente alguna noticia que haga referencia a las PYMES. Después tienes que relacio-nar el contenido de esa noticia con lo que acabas de estudiar sobre la empresa (elementos, sectores deactividad, tamaño, etc.).

13. Analiza y comenta la siguiente frase: «Las PYMES son más importantes para nuestra economía (la española)que las grandes empresas».

Cifra de negocio o volumende actividadSe conoce con estas expresiones lacantidad de productos o serviciosfacturados durante un periodo eco-nómico (generalmente el año natu-ral), valorados en unidades mone-tarias.

vocabulario

Será una pequeña empresa, por-que no llega a los 50 trabajadores.Podrá beneficiarse de las ventajasque las instituciones ofrecen a lasPYMES, que se pueden consultaren Internet, en algunas de las pági-nas que aparecen al final de estaunidad.



12 Unidad 1

3.3. Por la forma jurídica

Empresario y empresaRecuerda que un elemento indispensable en la empresa es la organización y estano surge de forma espontánea, por sí misma; es necesario que alguien asuma la ta-rea de organizar y dirigir todos los elementos que conforman la empresa.

La forma jurídica empresarialLa actividad empresarial está regulada, es decir, sometida a unas normas y a unasleyes (Código Civil, Código de Comercio, Ley de Sociedades Anón imas, etc.)donde se regulan los distintos tipos de empresas que pueden constituirse, así comolos requisitos que deben cumplir y las características de cada una ellas.

En el momento de poner en marcha una empresa, tenemos dos alternativas bási-cas:

• Empresa individual, persona física.

• Empresa colectiva, persona jurídica.

La empresa individualConstituida por el empresario-propietario o empresario individual, que se ocu-pa personalmente de la gestión y dirección. No existe separación alguna entre supatrimonio personal o individual y el patrimonio empresarial. E sto quiere decirque responde, con todos sus bienes, de las deudas que la empresa pueda contraer.

Representa la forma de máxima responsabilidad y máximo riesgo empresarial, yaque las pérdidas de la empresa son pérdidas en el propio patrimonio del empresa-rio; por eso también se le llama a veces empresario-riesgo.

Esta forma jurídica es apropiada para actividades de reducida dimensión, como esel caso de los empresarios autónomos que actúan, sobre todo, en el sector de losservicios: hostelería, pequeño comercio, peluquerías, transporte, albañilería, fon-tanería, etc., y también en el sector primario, en las activida des agrícolas,ganaderas y pesqueras.

EMPRESARIO INDIVIDUAL

Persona física

El empresario es la persona o grupo de personas que gobiernan la empresa. Sus funcionesmás importantes son planificar, dirigir, organizar, coordinar y controlar la actividad que se rea-liza; además, es el responsable de las decisiones que se toman.

De esta definición podemos destacar tres aspectos:

Empresa y empresario sonconceptos diferentes, a pesarde que a veces se confundan.

Pueden actuar como empre-sarios tanto las personas físicascomo las personas jurídicas.

El empresario es la figura quedirige la empresa y que res-ponde en nombre de la misma.

Persona física, o «persona natu-ral» según el Derecho Romano, estodo ser humano dotado de razón,conciencia y libertad. Persona físicaes todo individuo.

Persona jurídica lo son las diver-sas agrupaciones, asociaciones,corporaciones o instituciones a lascuales el orden jurídico les concedepersonalidad. Otra persona jurídicaesta formada por una agrupaciónde personas físicas que se unenpara constituir un ente distinto, alque la ley reconoce personalidadjurídica de forma que pueden sersujeto de derechos y obligaciones.

Cada uno de nosotros somos per-sonas físicas, el Instituto es perso-na jurídica.

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La empresa colectivaNace cuando un grupo de personas se asocian para llevar a cabo una actividad yobtener ganancias colectivas que luego se distribuyen entre los individuos.

En este caso, los patrimonios personales de los socios y el pat rimonio de la em-presa están separados, por tanto, los riesgos se distribuyen y son menores que losasumidos por el empresario individual. Eso conlleva que los socios tengan menoscapacidad para influir en lamarcha de la empresa, a diferencia del empresario in-dividual cuya gestión es directa y personal.

En el grupo de empresas colectivas existen diferentes formas jurídicas reguladasen la legislación mercantil; entre otras:

EJEMPLO

• Doña Luz Pinares Mimbres tiene una pequeña empresa para producir almen-dras garrapiñadas. Ha comprado una máquina que cuesta 20.000 euros, quetodavía no ha pagado al proveedor.

Doña Luz, además de la empresa con todas sus instalaciones, es propietaria deuna finca rústica, dos viviendas en la ciudad, un coche, tiene una cuenta co-rriente en una entidad bancaria, y sus clientes le deben 40.000 euros.

Todo estos bienes y derechos de cobro forman parte de su patrimonio, y portratarse de una empresaria individual, responde con todos ellos ante las deu-das empresariales, incluido el proveedor de la máquina.

• La red de hipermercados LEVANTE, S.L. es una sociedad mercantil que debe di-nero a sus proveedores (180.000 euros). Está formada por 5 socios, que hanaportado 30.000 euros cada uno para al capital social.

En este caso es la sociedad con su patrimonio la que responde ante los acree-dores, y no los socios de manera personal, pues la responsabilidad de estos selimita al capital con el que cada uno participa en la empresa (30.000 €), y esaes la cantidad que, como máximo, podrían perder. Porque aunque los bienesempresariales no alcanzasen para pagar las deudas, los acreedores NO podríanreclamar a los socios particulares, aunque estos dispongan de patrimonio per-sonal suficiente para afrontar el pago.

ACTIVIDADES

14. Explica con tus propias palabras las principales diferencias entre empresa in-dividual y empresa colectiva.

15. ¿En qué tipo de empresa tienen mayor capacidad de gestión los propieta-rios del capital? Justifica la respuesta.

Sociedad Anónima (S.A.) Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.)

Sociedad Anónima Laboral (S.A.L.) Sociedad Colectiva

Sociedad Comanditaria Cooperativas

Sociedad Limitada Nueva Empresa (S.L.N.E.) Otras

En cuanto a la forma jurídica de laempresa de confección, los tresamigos emprendedores deberánelegir una sociedad colectiva, yaque no pueden adoptar la formade empresa individual si los tresquieren participar como empresa-rios. Tendrán que estudiar las carac-terísticas de cada una de las formassocietarias y elegir la que más con-venga al caso. Al final de esta uni-dad podrás encontrar enlaces apáginas de organismos oficialesdonde ofrecen información deta-llada y legislación sobre formassocietarias.

Nuestros amigos no quieren afec-tar a los patrimonios personalescon las responsabilidades empresa-riales, también por este motivo estáindicada la forma societaria, en laque la responsabilidad se limita alcapital con el que se participa.



14 Unidad 1

4. La organización en la empresaYa vimos con anterioridad que cualquier actividad en la que participan varias per-sonas exige la organización, colaboración y unión de esfuerzos para conseguir unobjetivo común.

Organizar

Combinar los medios humanos y materiales disponibles con un propósito u objetivo

Esta combinación responde a una planificación previa y a un esquema de relaciones entre los diferentes elementos

EJEMPLO

Hace más de doscientos años, uno de los padres de la Ciencia Económica, AdamSmith (1723-1790) en su obra «Investigación sobre la naturaleza y las causas dela riqueza de las naciones», ya hablaba sobre la importancia de la organizacióny la división del trabajo. Describió la fabricación de alfileres, según la técnica del siglo XVIII, detallando lastareas necesarias para producir un alfiler a partir de un alambre. Llegó a la con-clusión de que un obrero no experto en ese trabajo, no acostumbrado al uso delas máquinas, apenas llegaba a producir uno o dos alfileres al día. Sin embargo, gracias a la división del trabajo y la especialización, la producciónse divide en muchas partes: una persona tira del hilo de metal, otra lo endereza,otra lo corta, otra lo afila, otra lo enrolla para formar la cabeza... El trabajo se dis-tribuye en 18 operaciones distintas, ejecutadas por personas diferentes. De estaforma, diez obreros colaborando conjuntamente llegaban a producir unos48.000 alfileres al día.Este ejemplo de producción de alfileres responde a una planificación de las tare-as y requiere una organización de todos los elementos que intervienen.Podemos identificar los elementos del proceso organizado:• Objetivo: producir el máximo número de alfileres en el mínimo tiempo.• Medios: personas y medios materiales. • Esfuerzo combinado: división del trabajo, asignando a cada uno funciones y

responsabilidades y coordinando las acciones.• Sistema de r elaciones: entre obreros y supervisores, entre estos y los res-

ponsables de cada proceso. Existen competencias definidas para cada puestoy para cada tarea.

ACTIVIDADES

16. ¿Por qué es más necesaria la organización empresarial en las economías industriales?

17. En una empresa, ¿qué medios deberán combinarse por medio de la organización?

18. ¿En qué consiste la organización del trabajo?

19. ¿Por qué, a veces, para referirse a «la empresa», se habla de «la organización»?

a Medios humanos y materiales.



4.1. ¿Cómo afecta la organización a la actividad?Se puede estudiar la organización en el mundo empresarial en dos sentidos:

• Organización-función. Es preciso que haya una persona con autoridad y com-petencia para revisar y coordinar las tareas y para administrar los recursosdisponibles.

• Organización-estructura. La estructura de una organización determina las fun-ciones que corresponden a cada persona en el puesto que tiene asignado.

En este módulo nos interesa el estudio de la organización empresarial como es-tructura, y a esto vamos a dedicar el resto de la unidad didáctica.

4.2. El organigramaNo existe una forma única de organizar. Tampoco existe una estructura única quevalga como modelo para todas las situaciones; cada empresa adopta la que consi-dera más adecuada a sus necesidades.

Dependiendo de la forma que adopte la organización, se llega a la estructura or-ganizativa como un sistema de funciones, de relaciones y de responsabilidades; esdecir, se obtiene el mo delo de organización empresarial que se representa me-diante lo que llamamos el organigrama.

En todo organigrama aparecen diferentes niveles, y para interpretar lo que signi-fica tendremos en cuenta lo siguiente:

• Cada nivel está relacionado con la responsabilidad y la autoridad que se tieneen la organización.

• A niveles más bajos, corresponde menor autoridad y responsabilidad.

• Cuanto más alto es el nivel, la responsabilidad es mayor y de carácter más ge-neral.

Organigrama es la representación gráfica de una organización. Indica el sis -tema de relaciones, funciones y responsabilidades existentes en la misma.

El empresario dirige y organiza la empresa La organización, generalmente,está relacionada con la labor delempresario que coordina y dirige elfuncionamiento interno de laestructura empresarial, con el fin deconseguir un rendimiento óptimode los recursos.

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a Organigrama y niveles de responsabilidad.

PRIMER NIVEL

SEGUNDO NIVEL

TERCER NIVEL

CUARTO NIVEL


16 Unidad 1

EJEMPLO

Para interpretar este organigrama, nos fijaremos en que A representa la partemás alta; esto indica que A es el órgano donde se toman las decisiones más im-portantes, el que tiene la máxima responsabilidad.Debajo se encuentran cuatro casillas: B, C, D y X, del mismo tamaño, situadas ala misma distancia de A, y unidas a esta mediante una línea, lo que significa queestos órganos dependen todos de A y que tienen la misma importancia dentrode la organización que estudiamos, aunque sus funciones sean diferentes.

De B sale una línea que une tres casillas del mismo tamaño: E, F y G, lo que in-dica su dependencia de B. De C dependen H e I.De la casilla D dependen J y K, y a su vez J tiene dos órganos dependientes, L y M.De X no depende nadie.A medida que nos alejamos de la parte alta del organigrama y vamos descen-diendo de nivel, la responsabilidad decrece, y las decisiones que se toman en losórganos que se encuentran en niveles más bajos serán de menor importanciaque las que se toman en los órganos superiores.A la vista de este organigrama podemos hacer, entre otras, las siguientes lecturas:• G depende directamente de B e indirectamente de A.• C tiene autoridad sobre H e I.• G tiene menos responsabilidades que B, y B menos que A.• J depende directamente de D e indirectamente de A.• M depende directamente de J e indirectamente de D y de A.

ACTIVIDADES

20. ¿Cuál es la diferencia entre la organización como función y la organizacióncomo estructura?

21. ¿Qué es un organigrama?

A

B C D X

E

F

G

H

I

J

L

M

K



5. El departamento, pilar básico de la organización

En el lenguaje propio de la economía de empresa, se entiende por departamentarla acción de organizar la actividad empresarial por departamentos.

El departamento es una consecuencia de la división del trabajo.

Más adelante estudiaremos algunos de los departamentos típicos de una organi-zación empresarial.

Será la actividad de la empresa y sus necesidades las que determinen el modelo deorganización y la estructura de los departamentos.

Veamos los mo delos más habituales que podemos encontrar en la r ealidad em-presarial.

• Por funciones → Organigrama funcional

• Por territorio → Organigrama geográfico

• Por productos → Organigrama por productos o servicios

• Por clientes → Organigrama por clientes

• Por varios criterios → Organigrama matricial

5.1. Organización por funcionesSe agrupan las actividades y se crean departamentos, de acuerdo con las funcio-nes principales de la empresa, tales como pro ducción, compras, ventas,financiación, recursos humanos, etc.

Departamento: área, división o sucursal específica donde se agrupan distintasfunciones y trabajos que desarrollan las personas asignadas al mismo, bajo ladirección de un responsable.

Selección ycontratación

Nóminas y Seg. Social

Servicios sociales

Formación

Almacén

Ventas

Compras

Financiación

Contabilidad

Investigación ydesarrollo

Mantenimientoy reparadores

Producción

SUBDIRECCIÓNFINANCIERA

SUBDIRECCIÓNTÉCNICA

SUBDIRECCIÓNCOMERCIAL

SUBDIRECCIÓNDE RECURSOS HUMANOS

DIRECCIÓN GENERAL

Por las características de la empre-sa de confección textil, de dimen-sión reducida, la forma que mejorse adapta a su organización es lafuncional. Una vez establecidos losdepartamentos, se podrá realizar elorganigrama.



18 Unidad 1

5.2. Organización por territorio. Criterio geográficoEste modo de organización es frecuente en empresas cuyas activi dades se desa-rrollan en distintas zonas geográficas, como es el caso, entre otros, de loshipermercados y grandes superficies comerciales.

Las actividades de un determinado territorio se agrupan; la fun ción directiva seasigna a una persona que será responsable y representante de la empresa en el ám-bito de dicho territorio.

Según el criterio territorial, la sucursal o departamento suele funcionar como unapequeña empresa dependiente de la central.

Por esto es frecuente encontrar en el departamento geográfico distintas funciones,agrupadas con el mismo criterio que veíamos en la organización funcional.

Personal

Aprovisionamiento

Contabilidad

Ventas

MARKETINGRECURSOS HUMANOS

REGIÓN CENTRO

Personal

Aprovisionamiento

Contabilidad

Ventas

REGIÓN SUR

Personal

Aprovisionamiento

Contabilidad

Ventas

REGIÓN NORTE

COMPRAS FINANZAS

DIRECCIÓN GENERAL



5.3. Organización por productosEs adecuada para empresas con actividades muy diferenciadas, que requieren ins-talaciones, equipos y sistemas de pro ducción altamente especializados para cadauna de las líneas de sus artículos o servicios.

Pensemos en una empresa que fabrica detergentes y también cosméticos, su orga-nigrama podría ser como el siguiente:

5.4. Organización por clientesEn este caso, las actividades se agrupan por sectores o grupos de clientes defini-dos por características comunes. El objetivo de esta organización es atender mejory más directamente a las necesidades específicas de cada sector de la clientela.

Es un modelo de organización frecuente en el sector de servicios: bancos, seguros,comercio, etc.

GERENCIA

MARKETING RECURSOS HUMANOS

DIVISIÓN DE COSMÉTICOS

FINANZAS COMPRAS

Investigación

Producción

Almacén

Logística

Ventas

Producción

Control

Comercial

DIVISIÓN DE DETERGENTES

Investigación

Producción

Logística

Ventas

Almacén

Control

Producción

Comercial

PRESIDENCIA

OPERACIONES CON EMPRESASINDUSTRIALES

OPERACIONES CON EMPRESASCOMERCIALES

OPERACIONES CON SECTOR AGRÍCOLA

OPERACIONES CON

PARTICULARES

Préstamos ycréditos

Operaciones deintermediación

Cuentascorrientes

Cuentasde ahorro


20 Unidad 1

5.5. Organización matricialEste sistema combina dos, o más, de los criterios estudiados anteriormente; gene-ralmente, el funcional y el de organización por productos o por territorio.

Se representa en una figura con aspecto de rejilla o de matriz de doble entrada,en el que filas y columnas representan diferentes criterios de organización.

EJEMPLO

Tomamos como referencia el esquema de organización funcional de la página 17y vamos a identificar alguna de las conexiones que pueden darse en ese tipo deestructuras. En el departamento de ventas trabajan cinco empleados a las órdenes del señorMéndez, que es el jefe de ventas. Este empleado debe informar de la marcha desu departamento a la señora Suárez, que es la subdirectora comercial, quien de-cide las acciones a seguir tanto en el departamento de ventas como en el decompras y almacén que también dependen de la misma subdirección.El señor Rovira es el director general de la empresa, y es la persona con más res-ponsabilidad. La señora Suárez debe informarle de todo lo referente a lasubdirección que tiene a su cargo.

ACTIVIDADES

22. Explica las semejanzas y diferencias que se dan entre la organización porfunciones y la organización por criterios geográficos.

23. Para la organización del instituto, ¿cuál de los criterios (funcional o geo-gráfico) sería el más adecuado? Argumenta tu respuesta.

24. ¿En qué se basa la organización por funciones?

25. ¿En qué consiste la organización geográfica?

26. ¿Cuál es el fundamento de la organización por clientes?

27. Analiza el organigrama de la organización por productos, e indica las co-nexiones entre los siguientes departamentos:

• Almacén de cosméticos • Investigación de cosméticos

• Producción de detergentes • Finanzas • Marketing

DIRECCIÓN GENERAL

MarketingRecursos humanos

Finanzas

MAQUINARIA PARA LA MADERA

MAQUINARIA PARA LA JARDINERÍA

PEQUEÑA HERRAMIENTA



6. ¿Es importante que los departamentosse relacionen entre sí?

Las funciones clásicas de una empresa, es decir, aquellas que le permiten llevar acabo su actividad, son: función productiva, función comercial, función financie-ra y gestión de recursos humanos.

En la mayoría de los casos, cada una de estas funciones se organiza y desarrolla enun departamento. Eso no significa que cada departamento sea autónomo y que notenga relación con los demás; to do lo contrario, es imprescindi ble que sean in-terdependientes, y estén en permanente contacto y comunicación.

Antes de entrar en detalle sobre las funciones de cada departam ento, es impor-tante que reflexionemos sobre la necesidad de la organización y la coordinación.

EJEMPLO

¿Qué podría ocurrir en una empresa que fabrica muchos y buenos productos,pero que vende poco debido a una mala gestión comercial? Pues podrían deri-varse algunas consecuencias como las siguientes:• El almacén se llena con los productos que no se venden.• Almacenar es muy caro (precio del suelo, salarios del personal de almacén, etc.). • Los productos acumulados corren peligro de perderse, estropearse, caducar o

pasar de moda.• Cuando no se vende, la empresa no tiene ingresos. • Si no hay ingresos, no podrá afrontar los pagos (proveedores, personal, im-

puestos, etc..)

ACTIVIDADES

28. Busca en el diccionario el significado de los siguientes términos:

• Interdependencia • Coordinar • Organizar

29. Utiliza el resultado de la búsqueda anterior, para explicar la importanciaque tienen la comunicación y las relaciones entre los departamento queconstituyen una empresa.

a Conexión entre departamentos y funciones.

ALMACÉN

PRODUCCIÓN FINANZAS

VENTAS

PERSONAL

COMPRAS


22 Unidad 1

7. La función de producciónLa producción es el proceso orientado a la obtención de bienes y servicios.

Estamos habituados a asociar la producción con la obtención de objetos materia-les, pero en su sentido más general podemos aplicar esta denominación tambiéna la obtención de servicios, como son el transporte, la enseñanza, el ocio, los se-guros, la sanidad, los servicios bancarios, etc.

7.1. Departamento de producciónSi en vez de hablar de la función de producción en general, hablamos del depar-tamento de producción, nos estamos refiriendo, necesariamente, a una empresatransformadora del sector secundario, ya que las empresas de lo s sectores prima-rio y terciario no suelen tener diferenciado este departamento como tal.

En empresas del sector secundario, el proceso de pro ducción responde al es-quema siguiente:

entrada de materiales → proceso de elaboración o fabricación → SALIDA DEPRODUCTOS

EJEMPLO

La empresa LIMPIAMAX fabrica lavadoras y lavavajillas. Dispone de alta tecnologíae instalaciones modernas y bien dotadas.En el departamento de producción se encuentra el gabinete de diseño, que rea-liza los proyectos de los nuevos aparatos; estudia las mejoras que van aincorporarse, e investiga nuevas líneas de electrodomésticos, a fin de incorporarlas mejoras y novedades que la sociedad actual demanda.También aquí se planifican las actividades a llevar a cabo durante los próximosmeses, es decir, la producción que va a salir al mercado. Esto es imprescindiblepara determinar las compras de materiales y de otros componentes.Las piezas que entran a producción para ser incorporadas a los aparatos, pasanpor un control con el fin de verificar que cumplen los requisitos de calidad esta-blecidos. Cuando los electrodomésticos están totalmente acabados, antes deenviarlos al almacén, se someten a una prueba o control de calidad para detec-tar cualquier posible defecto de fabricación.

TAREAS QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

• Elegir las piezas, componentes, materiales y otros elementos para la producción, y estable-cer los requisitos que estos deben cumplir en cuanto a características, calidad, etc.

• Planificar la producción a corto y medio plazo, así como los materiales y materias primasnecesarios.

• Control de las entradas de materiales que van a ser procesados o incorporados a los pro-ductos.

• Diseño, ejecución y control del proceso de transformación y producción.

• Controles relacionados con los productos que se obtienen tras el proceso productivo. Con-troles de calidad.

• Relaciones con los otros departamentos de la empresa, sobre todo con los de compras, ven-tas, almacén y personal.

El departamento de producción, enla empresa textil, será el que seencargue de la confección de lasprendas. En este mismo departa-mento podría incluirse una seccióno departamento que desarrollaselas funciones de diseño de las pren-das. También se llevarían en el mis-mo las tareas relacionadas con elcontrol de las telas y demás com-ponentes que se utilizan. Y una vezque la ropa está terminada, ten-drán que controlar y revisar paraque cumpla con los requisitos decalidad que se hayan establecido.


a Empresa transformadora. De-partamento de producción.



8. Función comercialEstá relacionada con las operaciones comerciales, es decir, con las compras y ventas.Estas tareas se distribuyen entre dos departamentos: el de compras y el de ventas.

Recordemos que todo lo que la empresa adquiere no lo consume al instante, nitodo lo que pro duce lo vende de inmediato; por eso, asociadas a la función co-mercial, aunque manteniendo cierta independencia, encontramos l as tareasrelacionadas con el almacén, que constituye por sí mismo un dep artamento quese relaciona por igual con la función comercial y con la de producción.

8.1. Departamento de comprasGestiona la adquisición de materiales necesarios para la producción, es decir, rea-liza las funciones de aprovisionamiento.

Cada empresa tiene su propia política de compras, conocida también como polí-tica de aprovisionamiento, que establece una serie de reglas y normas que rigenlas compras a los proveedores.

EJEMPLO

La empresa LIMPIAMAX (ejemplo anterior) necesita comprar diversas piezas y com-ponentes para sus productos. Una vez que el departamento de producción ha planificado sus actividades paraun periodo de tiempo determinado, hace una estimación de los materiales quese van a necesitar.El departamento de producción notificará al de compras dichas necesidades, y este(en colaboración con el almacén), se encargará de localizar a los proveedores que sir-ven los materiales, para decidir cuál es la oferta más ventajosa, teniendo en cuentaque se deberán cumplir las especificaciones técnicas y de calidad que producción haestablecido. Luego negociará las operaciones de compra y, finalmente, comprará.

TAREAS QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

• Conseguir información sobre los productos que se van a adquirir; empresas que los comer-cializan y condiciones en que los venden.

• Análisis y estudio de las ofertas que se reciben.• Relaciones con los proveedores. Pedidos de materiales.• Relaciones con otros departamentos, en especial con: almacén, producción, financiación y personal.

ACTIVIDADES

30. ¿Es lo mismo función de producción que departamento de producción?

31. En qué sectores de actividad tiene especial importancia el departamento de producción?

32. Explica los objetivos que se persiguen con cada uno de los controles siguientes: sobre las materias primas, piezas ocomponentes del proceso productivo; sobre los productos terminados.

33. Entre el momento de la entrada de materias primas y otros componentes y la salida de productos terminados,¿qué operaciones intervienen?

34. ¿Por qué el departamento de producción no adquiere directamente los productos, y notifica sus necesidadesal departamento de compras?

35. ¿Por qué el departamento de compras tiene que trabajar en coordinación con producción?

Política de comprasPara desarrollar una buena políticade compras es necesario conocerbien el entorno en que se desen-vuelve la empresa: proveedo-res,distribuidores, productos, precios,condiciones de venta, etc.

saber más

En el departamento de compras dela empresa de nuestros amigos tendrán que encargarse de buscarlos mejores materiales a los mejo-res precios, para que el proceso deproducción sea rentable. Del depar-tamento de producción informaránsobre las cantidades que hay quecomprar.



24 Unidad 1

8.2. Departamento de ventasSu misión es poner en el mercado los productos o servicios que la empresa fabri-ca o comercializa, que se transformarán en ingresos a través de las ventas.

Del mismo modo que en el caso de las compras, este departamento tendrá su pro-pia política de ventas y establecerá normas sobre el desarrollo de las relacionescon clientes, política de precios y demás condiciones de venta.

Para definir esta política deben conocerse las necesidades de los consumidores, losproductos que estos buscan en el mercado y el precio que están dispuestos a pa-gar. Estas y otras tareas son las que aborda el marketing.

8.3. El almacénCualquier empresa necesita almacenar los diferentes productos que maneja, ydebe hacerlo en unas condiciones que garanticen debidamente su conserva-ción. Pero esto, a pesar de ser importante, no es suficiente, y a que ademásinteresa llevar un control para saber en todo momento, y sin necesidad de ha-cer un recuento físico, las cantidades que tiene almacenadas, e s decir, losstocks.

EJEMPLO

En LIMPIAMAX, desde el departamento de ventas se diseñan y ponen en marchacampañas de publicidad y promoción de los productos; distribuyen folletos in-formativos y realizan sondeos de mercado y encuestas a los consumidores paradetectar sus gustos y necesidades.

También investigan sobre los productos de la competencia; para conocer sus ca-racterísticas, el departamento de ventas decide en qué tipo de establecimientosse van a poner a la venta los electrodomésticos, quiénes serán los distribuidores,qué margen comercial se les ofrecerá, se fijan los precios de venta y se diseñatodo el sistema de garantías y servicios posventa.

TAREAS QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS

• Atención a los clientes.

• Estudios de mercado para conocer los productos que los compradores necesitan y deman-dan.

• Diseño de estrategias de venta.

• Promoción de los productos y servicios. Campañas publicitarias y/o promocionales.

• Estudio y diseño de los canales de comercialización.

• Diseño de la política de precios y condiciones de venta.

• Relación con otros departamentos, entre ellos: producción, almacén y personal.

El marketing es una ciencia cuyamisión es detectar las necesidadesy deseos de los consumidores parasatisfacerlos de la manera másfavorable tanto para la empresacomo para el comprador.

vocabulario

El departamento de ventas seencargará de todas las relacionescon los clientes. Diseñará las cam-pañas; se ocupará de la publicidad;investigará sobre las tendencias delmercado y de la moda, sobre losprecios de la competencia, etc. Pro-ducción y ventas deberán trabajarcoordinadamente para dar salida alo que se produce y no fabricar másde lo que los compradores deman-dan, ya que la ropa no convienetenerla mucho tiempo almacenadaporque se pasa de moda y pierdevalor.


a Anuncio publicitario.



Podemos encontrar los siguientes tipos de almacén:

• El almacén en las empresas del sector secundario. Antes de producir bieneses necesario comprar las materias primas y otros materiales que se emplean enel proceso de elaboración. Lo normal es que transcurra cierto t iempo entre elmomento de la compra y su utilización; entre tanto, deberán gua rdarse en unlugar adecuado.

Por la misma razón, cuando los pro ductos fabricados están dispu estos para laventa, y hasta que se produce la salida al mercado, hay que tenerlos almacena-dos.

La necesidad del almacén se acentúa c uando las mercan cías requieren unascondiciones especiales de conservación, cuando hay que controlar no solo lascantidades existentes, sino también su caducidad, fechas de fab ricación, tem-peratura, etc.

• El almacén en las empresas comerciales. También necesitan guardar las mer-cancías durante el periodo que transcurre entre el momento en que las comprana los proveedores y el de su venta a los clientes.

Toda actividad empresarial, de cualquiera de los sectores, necesita disponer de al-gún almacén.

Por lo general, en una misma empresa podemos encontrar varios almacenes, su or-ganización es un aspecto muy importante para la buena marcha de la actividad;permite conocer en todo momento qué cantidad de cada uno de los artículos estádisponible para la venta, o cuántas unidades es necesario comprar. Una mala ges-tión puede ocasionar grandes pérdidas.

TIPOS DE ALMACENES

• De materias primas.

• De productos destinados a la venta.

• De productos no acabados o en proceso de elaboración (semiacabados).

• De combustibles, herramientas, accesorios, etc.

TAREAS QUE SE REALIZAN EN EL ALMACÉN

• Registro y control de las entradas de artículos en cada uno de los almacenes.

• Entradas procedentes de compras en el exterior, y entradas desde la propia producción.

• Control de las existencias, atendiendo a las condiciones de conservación.

• Registro y control de las salidas, ya sea con destino a la venta o porque van a ser consumi-das en el proceso de producción.

• Valoración de las existencias por cualquiera de los métodos legalmente aceptados.

• Gestión y mantenimiento de los stocks: cantidad a comprar, plazos de compra, etc.

• Recuento de materiales. Inventarios.

• Relaciones con otros departamentos, sobre todo con los de compras, ventas y produc-ción.

También la empresa de Sofía y susamigos tendrá que desarrollar unabuena gestión de almacén. Lo másadecuado será que lleven dos tiposde almacén: de materias primas(telas, hilos, botones, componen-tes, bolsas, etiquetas, etc.), y otrode prendas terminadas, dondeguardarán la ropa hasta que la dis-tribuyan a las tiendas. El almacén(con sus distintas secciones) tendráque estar en contacto con produc-ción, con compras y con ventas,para que todo fluya de maneraorganizada.


a Almacén.


26 Unidad 1

EJEMPLO

En el caso de la empresa LIMPIAMAX que vamos siguiendo, en su almacén de ma-teriales se guardan las piezas y componentes hasta que producción las necesitaen su almacén de materiales.También se almacenan allí los electrodomésticos producidos hasta que salen parala venta.En la empresa existen los departamentos de compras y ventas, que dependen,directamente, de la subdirección comercial, y su almacén depende de esta mis-ma subdirección, así como de la subdirección productiva.El almacén, en realidad, es un departamento formado por distintos almacenes:el de materiales, el de herramientas y el de productos acabados, tal como pue-de verse en el gráfico siguiente.

ACTIVIDADES

36. Según tu opinión, ¿en qué consiste la atención a los clientes?

37. ¿Cómo definirías la política de ventas?

38. ¿Qué es la estrategia de ventas?

39. ¿En qué consiste la política de precios?

40. Cita algún caso en el que sea absolutamente imprescindible atender a lasfechas de entrada y salida de mercancías en el almacén, así como a las con-diciones de almacenamiento de las mismas.

41. ¿En qué consiste el control de entradas en el almacén?

42. ¿Qué es el recuento físico del almacén?

43. ¿Por qué puede ocasionar pérdidas la mala gestión del almacén?

DIRECCIÓN GENERAL

PRODUCCIÓN

COMPONENTES

CHAPA

MODELO X

MODELO Y

MODELO A

MODELO B

PIEZAS

PINTURAS

I + D

COMPRAS

VENTAS

SUBDIRECCIÓN PRODUCTIVA

ALMACÉN

ALMACÉN DEMATERIALES

ALMACÉN DELAVADORAS

ALMACÉN DELAVAVAJILLAS

ALMACÉN DEHERRAMIENTAS

SUBDIRECCIÓN COMERCIAL



9. Función económico-financieraLa empresa necesita realizar desembolsos para hacer frente a los pagos, tales comocompra de materias primas, pagos al personal, compra y mantenimiento de equi-pos, etc. Para ello debe disponer de recursos financieros que pueden proceder dela propia empresa (de su capital y sus ganancias) o pueden conseguirse en el ex-terior (préstamos, créditos, etc.).

La función económico-financiera puede estar repartida en dos departamentos: fi-nanzas y contabilidad.

9.1. Departamento de finanzasParte de sus actividad es conseguir los recursos financieros me ncionados, gestio-narlos y administrarlos adecuadamente.

9.2. Departamento de contabilidadSe encarga de registrar, en términos monetarios, las operaciones que se realizan,y que deben reflejarse en los libros contables, tal como establ ece la legislaciónmercantil.

La contabilidad es el registro de gastos e ingresos, cuya diferencia es el resul-tado económico que consistirá en ganancias o en pérdidas para la empresa. Elanálisis de estos datos es imprescindible para la toma de decis iones financie-ras, de producción, comerciales, etc.

COMPETENCIAS DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS

• Estudiar y analizar proyectos de inversión y financiación.

• Conseguir préstamos y créditos en la cuantía y momento precisos, y al tipo de interés másbajo posible.

• Administración y control de los recursos, de manera que se obtenga la máxima rentabilidadde los mismos.

• Administración y control del dinero disponible en la caja y en las cuentas bancarias.

• Colocación e inversión de los excedentes de caja.

• Relaciones con el resto de departamentos, en especial con el de contabilidad.

También deberán realizar funcionesdel tipo económico-financiero (soli-citar préstamos y ayudas, gestionarlos recursos monetarios, estudiarposibles inversiones en maquinaria,etc.). Además, por imperativo legal,deberán llevar la contabilidad de laempresa. Este departamento tie-nen que estar en relación con todoslos demás, de los que recibirá infor-mación para su propio funciona-miento.



28 Unidad 1

10. Los recursos humanos. El departamento de personal

Todas y cada una de las funciones estudiadas en los epígrafes anteriores necesitan,para su desarrollo, la colaboración de las personas, la intervención de los recursoshumanos.

Se dice con frecuencia que el personal de una empresa, la plantilla, es su factormás importante. La gestión y administración de los asuntos relacionados con lostrabajadores se lleva en el departamento de personal, que cuidará de todo lo re-lativo a las relaciones entre las personas de la organización.

EJEMPLO

LIMPIAMAX necesita renovar su maquinaria. El departamento financiero realiza unestudio sobre las posibilidades de la inversión y evalúa aspectos como:• Coste de la maquinaria.• Rendimiento y vida útil.• Una vez decidida la compra estudiará otros aspectos, como la forma de pago,

las fuentes de financiación, etc. • Para tomar estas decisiones será necesario disponer de informes sobre el esta-

do de las cuentas de la empresa, datos que proceden del departamento decontabilidad.

TAREAS QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

• Llevar los libros de contabilidad.

• Elaborar las cuentas anuales.

• Realizar inventarios y balances periódicos.

• Efectuar diversos informes sobre cuentas con clientes, con proveedores, con bancos, etc.

• Informar a otros departamentos, y a la dirección de la empresa, sobre la marcha y el estadode las cuentas.

• Relaciones con el resto de los departamentos.

Vida útilPeriodo de tiempo durante el cualse espera que el bien inmovilizadosea utilizado por la empresa de for-ma rentable. Podemos decir que es«la esperanza de vida rentable» deun bien empresarial.

vocabulario

Por último, nuestros amigos debe-rán desarrollar una buena políticade personal, fundamental para eléxito de la empresa. En este depar-tamento se fijarán las característi-cas que deben reunir los trabaja-dores (nivel de formación, conoci-mientos, destrezas, experiencia,etc.). Realizarán la selección. Seencargarán de todos los aspectosformales, como contratos, altas enla Seguridad Social, confección delos recibos de salarios y documen-tos de cotización, etc. Llevarán uncontrol de los tiempos y trabajospara abonar los salarios. Y lo quees fundamental, se ocuparán y pre-ocuparán de que las relacionesentre todos los miembros de laempresa sean óptimas, ya que estoayuda al ambiente general de laorganización y al bienestar de laspersonas.




EJEMPLO

LIMPIAMAX está en fase de expansión y necesita ampliar la plantilla. En el depar-tamento de personal se estudian las características que deben cumplir los nuevosempleados: formación necesaria, especialización, conocimientos, etc.

Se hace pública la oferta de empleo, a través de la Oficina de Empleo y de la pren-sa. Se lleva a cabo el proceso de selección, que consiste en una prueba y unaentrevista personal. Todo ello ha sido diseñado y controlado por el departamen-to de personal.

Se formalizan los nuevos contratos y se organizan cursos de formación para losnuevos empleados. También estas fases corresponden al departamento de per-sonal.

COMPETENCIAS Y TAREAS DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL(RECURSOS HUMANOS)

• Planificar el número adecuado de personas necesarias para cubrir los puestos de trabajo.

• Estudiar las capacidades que se requieren para desempeñar cada una de las tareas.

• Programar las necesidades futuras, y la posibilidad de atenderlas con la plantilla actual.

• Planificar y desarrollar cursos de actualización y formación del personal.

• Admisión de nuevo personal. Proceso de selección, contratación y formación.

• Remuneraciones, salarios.

• Controles de asistencia.

• Planes de ayuda y mejoras al personal, tales como becas, ayudas, comedores, etc.

• Relaciones con el resto de departamentos de la empresa.

ACTIVIDADES

44. ¿Cuál es el fundamento de la función financiera?

45. ¿Qué relación existe entre finanzas y contabilidad?

46. ¿Qué son las cuentas anuales?

47. ¿Cuándo se producen ganancias en la empresa?

48. ¿Qué son los recursos humanos?

49. ¿Qué es la plantilla en la empresa?

50. Explica todo lo que sepas sobre el contrato de trabajo.

51. ¿Qué son las remuneraciones?

52. ¿Con qué departamento se relaciona, especialmente, el departamentode personal?


30 Unidad 1

1. ¿Qué entendemos por medios en la empresa?

2. ¿Es necesaria la organización en empresas de pequeña dimensión? Argumenta la respuesta y aporta ejem-plos.

3. ¿Cómo definirías la responsabilidad empresarial? Incluye algún ejemplo.

4. ¿Qué son los «sectores de actividad»? Aporta ejemplos.

5. ¿Quién asume el riesgo en la empresa?

6. Indica algunas de las funciones que corresponden al empresario.

7. ¿En qué sector o sectores de actividad se encuentran con más frecuencia las actividades de los autóno-mos?

8. ¿El número de trabajadores de la empresa tiene relación con la forma jurídica (empresa individual o em-presa colectiva)?

9. ¿Qué tipo de empresario responde con los bienes de la empresa y con los suyos propios, aunque no esténal servicio de la empresa?

10. ¿Pueden considerarse como empresarios individuales los socios de las sociedades mercantiles?

11. ¿Crees necesario que exista en toda empresa la figura del empresario? ¿Por qué?

12. ¿Por qué decimos que la organización es fruto de la división del trabajo?

13. ¿Qué condición debe darse para que el esfuerzo conjunto sea rentable?

14. ¿Todas las personas necesitan elaborar su organigrama? Argumenta la respuesta.

15. ¿Cuál es la estructura organizativa más adecuada para una empresa que produce bienes?

16. Explica, con ejemplos, lo que significa organizar una empresa. ¿Podría carecer de organización?

17. ¿Por qué decimos que en la empresa las funciones son interdependientes?

18. ¿En qué tipo de empresas localizamos el departamento productivo?

19. ¿Cuál es la función del marketing?

20. ¿Qué empresas tendrán diferenciados los almacenes de materias primas y productos acabados?

21. Representa en un esquema las relaciones del almacén de cualquier empresa con los clientes y con los pro-veedores de la misma.

22. En una empresa industrial que almacena los productos hasta que se venden a los clientes, ¿cómo repre-sentarías las distintas conexiones del almacén y el departamento de producción?

23. Comenta la siguiente afirmación: «en una empresa, el elemento fundamental es el capital; el resto de loselementos son secundarios y subordinados a este». Indica si estás de acuerdo o no, justificando la res-puesta.

ACTIVIDADES FINALES



24. En un manual de Derecho Civil que puedes encontrar en la biblioteca, o en los enlaces a páginas de inter-net que encontrarás más adelante, busca el significado de los siguientes términos: persona física y per-sona jurídica. Explica con tus propias palabras, ayudándote de ejemplos, lo que has entendido.

25. Busca el significado de la palabra cooperativa y haz un pequeño resumen sobre su significado y los tiposde cooperativas. Puedes acudir a un diccionario y al Código de Comercio.

26. Doña Teresa Ponciano, casada, quiere poner en marcha una empresa de fabricación de muebles. Adop-tará la forma jurídica de empresa individual que ella misma va a dirigir como empresaria. ¿Necesitará al-guna autorización de su marido? Razona tu respuesta.

entra en internetEsta unidad trata sobre la estructura básica de una empresa, sus elementos y su forma de organización; aspectosque van a determinar todo el sistema de relaciones y de comunicaciones que se van a desarrollar en el marco desu actividad diaria.

Para tener más información sobre estos aspectos, puedes navegar por varias páginas web, algunas institucionales(portales de algún organismo público) que ofrecen ayuda y asesoramiento a los emprendedores que deciden po-ner en marcha un negocio.

En algún caso podrás descargar documentos de ayuda en forma de «guía». Y en todas ellas se ofrece informaciónsobre formas jurídicas y otros aspectos legales que todo emprendedor debe conocer.

A continuación encontrarás el enlace y una breve descripción de lo que puedes buscar en el mismo:

http://www.crear-empresas.com Página gratuita de ayuda para que todas aquellas personas que tengan pensadoemprender una actividad por cuenta propia, puedan tener una visión de los pasosa dar y de las obligaciones legales a que habrán de hacer frente.

http://www.madrid.org Instituto Madrileño de Desarrollo (Comunidad Autónoma de Madrid). Entrandoen «publicaciones» podrás encontrar dos publicaciones en forma de guía, de altacalidad:

• Guía para la creación de empresas.

• Manual del empresario autónomo.

http://www.ipyme.org Página del Ministerio de Industria. A través del órgano GGPYME, ofrece un Plande Fomento Empresarial, definiendo los instrumentos de puesta en marcha y ofre-ciendo asesoramiento al nuevo empresario.

https://www.circe.es Portal institucional del Ministerio de Industria, de ayuda a la creación de empre-sa y trámites por Internet.

http://www.ico.es Página del Instituto de Crédito Oficial que apoya y financia el desarrollo de pro-yectos de inversión de los autónomos y las pequeñas y medianas empresas espa-ñolas. Se puede descargar folleto informativo sobre tipos de ayudas.


32 Unidad 1

PRÁCTICA PROFESIONAL

Organigrama y relación entre departamentos

La empresa LIMPIAMAX, que vamos siguiendo a través de los ejemplos de la unidad,fabrica lavadoras y lavavajillas. Su organigrama es el siguiente:

Objetivos

• Identificar el organigrama funcional deuna empresa del sector secundario.

• Distinguir los tipos de comunicacionesinternas y los flujos de informaciónque se producen entre el almacén y elresto de los departamentos funciona-les en una empresa transformadora.

Vemos que el almacén es una pieza fundamental del sistema y lo comparten producción y ventas; en realidad se tra-ta de cuatro almacenes englobados en un solo departamento: Materiales/Herramientas/Lavadoras/Lavavajillas.

En cada uno de ellos se lleva la gestión y control de los artículos de su competencia. Así, en el de lavadoras hay un re-gistro diferente para cada uno de los modelos que producen; de igual modo en el de lavavajillas, en el de materialesy en el de herramientas.

Un día determinado, dentro de la dinámica habitual, se presentan las siguientes situaciones:

a) Martín, encargado del almacén de materiales, comprueba que solo quedan 900 unidades del componente «CT-25», pieza que interviene en la producción de las lavadoras. Martín conoce bien su trabajo y sabe que cuan-do el stock llega a 850 unidades hay que hacer un nuevo pedido, pues cada día se necesitan un promedio de 50y no pueden correr el riesgo de agotar las existencias porque eso afectaría a la producción.

b) Se han terminado 50 lavadoras que llegan al almacén, y ahí permanecerán hasta que salgan para la venta.

c) Llega a la empresa un pedido urgente de 15 lavadoras, para enviar al supermercado CORRETUR.

Veamos las conexiones que se desarrollan entre el almacén y el resto de los departamentos de LIMPIAMAX

como consecuencia de estos movimientos.

DIRECCIÓN GENERAL

PRODUCCIÓN

COMPONENTES

CHAPA

MODELO X

MODELO Y

MODELO A

MODELO B

PIEZAS

PINTURAS

I + D

COMPRAS

VENTAS

SUBDIRECCIÓN PRODUCTIVA

ALMACÉN

ALMACÉN DEMATERIALES

ALMACÉN DELAVADORAS

ALMACÉN DELAVAVAJILLAS

ALMACÉN DEHERRAMIENTAS

SUBDIRECCIÓN COMERCIAL



A) Mantenimiento del stock del componente «CT-25». Secuencia detareas a realizar:

• Martín consultará a producción cuál es el ritmo de trabajo previstopara la próxima semana, y qué número de piezas van a necesitarse.Al mismo tiempo informará del nivel de stock actual (900 piezas).

• Si el ritmo de producción se mantiene, y el departamento de producciónlo confirma, Martín pasará una propuesta de compra al departamentode compras, con el detalle explícito de cantidad y tipo de piezas.

• Nuria, de compras, es la persona que se encarga de la relación con elproveedor de este artículo, al que cursará un pedido.

• Cuando el proveedor envíe las piezas, Martín registrará su entrada enel Almacén, y remitirá a Nuria la documentación correspondiente aesa compra (albarán de entrega que él mismo firmó cuando llegaron).

• Las piezas permanecerán almacenadas hasta que salgan para incor-porarse al proceso de fabricación. Cuando esto ocurra, Martín ano-tará la salida, para poner al día el registro en el que se contabilizan lasexistencias.

B) Almacén de lavadoras. Secuencia de tareas a realizar:B.1.) Entrada de lavadoras:

• Las lavadoras recién fabricadas se almacenan. Remedios, responsable de este almacén, les dará entrada, ano-tando en el registro correspondiente el hecho, para llevar la cuenta exacta de las unidades en existencias.

B.2.) Salida de lavadoras para venta:

• Soledad, del departamento de ventas, se comunicará con Remedios para que ponga en marcha, de forma ur-gente, el envío al cliente CORRETUR. Esto conlleva el registro y control de las salidas de los electrodomésticos.

• Para poder cumplir con este encargo, Remedios y su ayudante tienen que trabajar dos horas extraordinarias ese día.

• Una vez realizado el envío al supermercado, Remedios remitirá a Soledad la documentación de envío (albaránque firmará la persona de la recepción de artículos en el almacén de CORRETUR cuando le lleguen las lavadoras).En el departamento de ventas emitirán la factura correspondiente.

C) Otras conexiones interdepartamentales:

Remedios informa al departamento de personal sobre las horas extraordinarias que se han trabajado en almacén,para que el salario correspondiente a las mismas se incluya en la nómina del mes.

En cualquier momento, desde almacén se puede informar tanto a compras como a ventas sobre las existencias enstock, número y valoración de las mismas. Estos informes son importantes a la hora de determinar las políticas decompras y de ventas en los correspondientes departamentos.

Proveedor

Componente CT-25

Almacen de piezas y

componentes

Producción

Almacén de productos

terminados Lavadora

Hipermercado

1. ¿Qué puede ocurrir si Martín no se pone en contacto con producción antes de pedir a Nuria que compre laspiezas «CT-25»?

2.¿Qué situaciones podrían darse si Remedios no informa a ventas del envío de lavadoras al supermercado?

3. ¿Cómo es el sistema de relaciones y comunicaciones que se desarrollan entre el almacén y el resto de depar-tamentos de LIMPIAMAX? ¿Puedes reflejarlo en un esquema?

Para reflexionar


34 Unidad 1

EVALÚA TUS CONOCIMIENTOS

Señala si son verdaderas o falsas las afirmaciones siguientes: V F

1. La empresa requiere el empleo de recursos (humanos, materiales y artificiales).

2. Los sectores de actividad son tres: primario, secundario y terciario.

3. El desarrollo de la actividad empresarial conlleva responsabilidades.

4. El principal objetivo empresarial es la consecución de beneficio económico.

5. El sector primario es el relacionado con las empresas cuyo tamaño es menor de 15 trabajadores.

6. Una tienda de juguetes, un cine, un banco y una fábrica de pasteles pertenecen (todas) al sector terciario.

7. El empresario individual siempre tiene que ser una persona física.

8. Una PYME es una empresa cuyo empresario es siempre un autónomo.

9. Decimos que la actividad empresarial está regulada porque está sujeta a leyes y normas.

10. La organización de la empresa es el organigrama de la misma.

11. En el caso de las empresas colectivas el patrimonio de la empresa y de los socios es el mismo.

12. La forma de empresa individual comporta más riesgos que la empresa colectiva.

13. El organigrama es una representación fija e igual para todas las empresas, del sistema de relacionesy responsabilidades de la misma.

14. La organización funcional se basa en la agrupación de actividades, de acuerdo con las funciones prin-cipales de la empresa.

15. La organización por productos es más adecuada para actividades empresariales con mucha variedadde productos poco diferenciados.

16. En el modelo de organización territorial la sucursal suele funcionar como una pequeña empresadependiente de la central.

17. El modelo de organización por clientes se basa en establecer un organigrama funcional para cadauno de los clientes de la empresa.

18. Cuánto más autónomos e independientes sean los departamentos, mejor será la organización empresarial.

19. Los controles de calidad del producto terminado, en general, están asociados con la función de producción.

20. El análisis y estudio de las ofertas de proveedores es una de las funciones del departamento de compras.

21. El departamento de compras, entre otras funciones, tiene la de relacionarse con los clientes.

22. El diseño de las campañas de promoción es una función que corresponde a gerencia.

23. El recuento, gestión y control de las existencias se lleva en el almacén.

24. La planificación de los materiales que se van a emplear en el proceso productivo corresponde al depar-tamento de compras.

25. La administración y control de los recursos dinerarios es una de las funciones correspondientes aldepartamento financiero.

26. Realizar inventarios y balances es una de las funciones del departamento de recursos humanos.

27. Estudiar y determinar las cualidades requeridas para el desempeño de los puestos de trabajo es unade las funciones del departamento de producción.

28. Planificar la plantilla es una de las funciones del departamento de personal o de recursos humanos.

29. Establecer las remuneraciones y salarios de los empleados es una las funciones del departamento decontabilidad.

30. La tarea de elaborar las cuentas anuales corresponde al departamento de finanzas.



EN RESUMEN

LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA

Actividad

Objetivo

Responsabilidad

Medios

Necesidad

Organización como función

Organización como estructura

El organigrama

Concepto

Elementos

Por funciones

Por territorio

Por productos

Por clientes

Modelo matricial

Primario

Secundario

Terciario

Por el sector

Grandes

PYMES

Por el tamaño

Empresa individual

Empresa colectiva

Por la forma jurídica

TIPOS DE EMPRESA

Modelos de departamentación

DEPARTAMENTO COMOBASE DE LA ORGANIZACIÓN Departamento de producción

Función de producción

Finanzas

Contabilidad

Función económico-financiera

Departamento de personal

Función de recursos humanos

Departamento de compras

Departamento de ventas

Almacén

Función comercial

DEPARTAMENTOS Y ÁREASFUNCIONALES BÁSICAS

LA EMPRESA COMO AGENTE ECONÓMICO


la empresa como sistema organizado

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