LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

Son toda constancia escrita de una transacción mercantil (compra y venta).

Su Clasificación:

Documentos sencillos: son aquellos documentos de uso diario o común en una empresa.

1. Vale: es un documento que se hace por un adelanto de dinero con el fin de llevar un control del dinero que tenemos bajo nuestra responsabilidad, el cual se hace informalmente.Este cuenta con la siguiente información:

i. Fecha.ii. Cantidad de dinero que ampara, con número y letra.

iii. Especificación clara sobre el concepto.iv. Firma del que autoriza.v. Firma de quien recibe el dinero.

2. Factura: Es un documento legal y contable que se emite a raíz de un contrato mercantil. Esto representa para el comprador, la prueba de propiedad de bienes comprados y un elemento de prueba sobre la calidad y precios de los mismos.

Requisitos:i. Nombre del comprador y vendedor.

ii. Fecha y lugar de la venta.iii. Cantidad, Detalle del producto, Precio Unitario e Importe total de las

Mercaderías.iv. Descuentos, impuestos, bonificaciones.v. Condiciones de pago.

3. Recibo: Es el documento que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero que se recibe, por pago de intereses, abono, servicios y alquileres. El cual debe estar firmado por el que recibe el dinero.

i. Recibos sin saldo: cuanto la cantidad pagada es completa demasiado ii. Recibos con saldo: cuando se hacen abonos a las cuentas.

4. Nota de Crédito: Constancia donde se informa al cliente que, por una u otra causa se ha recibido dinero o su equivalente; por lo que se procede a abonar a su cuenta.Se usa para cuando:

i. El cliente encuentra que hace falta mercadería.ii. Embarque dañado, el que es rechazado.

iii. Mala facturación.iv. Descuento por pronto pago.

5. Nota de Débito: es una constancia en la que se detallan los valores que se cargan a los clientes.(es algo que hay a que cobrar por algo adicional por x razón)Se usa cuando necesitamos cobrar:

i. Intereses.ii. Fletes. (transporte)

iii. Moras.iv. Mala facturación.

Documentos Complejos: son los documentos legales.

1) Pagaré: Las personas que interceden en un pagará serán un deudor, acreedor, fiador o aval.a) Deudor: Es el responsable del documento, el cual debe pagarlo.b) Acreedor: A favor de quien está en el documento.c) Fiador o aval: Persona que voluntariamente adquiere el compromiso de pagar

del documento, si el deudor no lo hace.

Requisitos del pagaré:

i. La mención de un pagaré, de insertará en el texto del documento.ii. La promesa, pura y simple, de pagar una cantidad de dinero determinado.

iii. Indicación del vencimiento.iv. Lugar donde ha de efectuarse el pago.v. Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago (acreedor).

vi. Lugar y fecha en que se ha firmado el pagarévii. Los nombres y la firma de quien ha emitido el título, y del fiador, cuando lo

hubiese.

2) Hipoteca: Derecho real que se constituye sobre un inmueble para garantizar el cumplimiento de una obligación de pago propia o ajena .Por vienen inmuebles pueden contar aquellos que están adheridos a la tierra. La duración de una hipoteca siempre es a largo plazo

3) Letra de cambio: Documento mercantil mediante el cual una persona concede un crédito a otra.

Requisitos:

i. La denominación de la letra de cambio inserta en el mismo texto del título y expresado en el mismo idioma empleado en la redacción del documento.

ii. La orden pura y simple de pagar una suma determinada.iii. Nombre del que debe pagar (librado).iv. Indicación de la fecha de vencimiento.v. Lugar donde el pago debe efectuarse.

vi. Nombre de la persona a cuyo cargo debe efectuarse el pago (Beneficiario o librador).

vii. Fecha y lugar donde se emitió.

4) Carta de venta: Es un acuerdo entre el vendedor y el comprador fijan un tiempo para la compra de un producto.

5) Certificado de prenda: Garantía de pago de bienes y muebles, está regulado por una legislación mercantil.

También están como documentación comercial como las:

Orden de pedido (nota de pedido): esta es para el uso de importación de mercadería. Es utilizado normalmente de importación.

Detalles acordados con el cliente:

i. Tipo de mercadería y precio.ii. Fecha de entrega.

iii. Vía de embarque.iv. Condiciones de pago.

Cotizaciones al exterior:

i. Precio FOB (Libre de abordo): El vendedor fija un precio que comprenderá todos los gastos dentro del país hasta ponerlo en la vía de transporte, después de ahí corre con cuenta del comprador.

ii. Precio CIF (Costo, Seguro y Flete): el vendedor queda obligado a contratar el transporte y a escoger el tipo de seguro en beneficio del comprador para dejar la mercadería donde señale el contrato.

iii. Precio FAS (libre puesta a la orilla): las mercadería son cotizadas al precio de costo puesta a la orilla de un sitio de destinado, puede ser a la orilla de un vehículo de transporte.

Orden de compra: se solicitan mercancías o servicios internos.

¿Qué debe contener?

a) Cantidad y descripción del artículo y el precio de cada uno.b) El nombre del proveedor.c) La fecha.d) La firma autorizada.e) Sellos de la compañía que esta ordenando la compra.

Características:

i. Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido.ii. Número de la orden de compra.

iii. Nombre y dirección del proveedor.iv. Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.v. Termino de entrega y de pago.

vi. Cantidad de artículos solicitados.vii. Número de catálogo.

viii. Descripción.ix. Precio unitario y total.x. Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden.

xi. Firma autorizada.

TITULOS VALORES:Son documentos indispensables para ejecutar el derecho literal que en ellos se consigna, y pueden ser públicos o privados según si clasificación.

Se clasifican en: Títulos nominativos – (títulos directos): Son aquellos que reconocen el derecho de una

persona. (solo yo puedo reclamar*).

Título a la orden: Son títulos donde el titular del derecho puede ser sustuido por otro (cheque transferible*).

Títulos al portador: quien tenga el título es quien puede hacer el reclamo de los derechos (quien tenga el documento*)

Traspaso o Transmisión de los títulos valores:La transmisión del título de valor significa transmitir, a otra persona, el documento.

Título nominativo: es transmisible por endoso y tradición o cesión. Títulos valor a la orden: se transmiten por endoso y entrega, debe contener el nombre del

beneficiario. Títulos de valores al portador: se transmiten por la sola entrega. No requiere un título que

proceda a la entrega.El Endoso:

Consiste en una constancia puesta al dorso del título o en hoja adherida a él, a los efectos de operar como título para la transición de ciertos valores. Debe constar en el titulo o en hoja adherida:

Nombre del endoso. Clase de endoso. Lugar y fecha. Firma del endose de su legítimo apoderado.

Documentos del endoso:

Cheques Letras de cambio Pagarés Facturas (sobre todo automotrices)

Bonos:

Creado por la sola declaración de voluntad del emitente y contiene la obligación de pagar alguna suma de dinero en un plazo determinado y una tasa de interés.

Requisitos de los abonos para su trámite:

1) Nombre de la clase del bono2) Número de titulo 3) Monto (número y letra)4) Cupones numerados, de acuerdo con la clase de bono; y sus intereses se pagan por

trimestre.5) A veces se acompaña con un” Comprobante de venta de bonos”, modificado plazos y tipo

de interés, lo cual se denomina BONOS RESELLADOS.

Pagaré:

Valor de Crédito, las personas que intervienen en un pagaré son: Deudo, acreedor, fiador o aval.

Deudor: Es responsable del documento, el cuál debe pagarlo. Acreedor: A favor de quien está en el documento. Fiador o aval: Persona que voluntariamente adquiere el compromiso de pagar del

documento, si el deudor no lo hace.

Requisitos del pagaré:

La mención de ser un pagaré, se inserta en el texto del documento. La promesa, pura y simple, de pagar una cantidad de dinero o determinada. Indicación del vencimiento. Lugar donde ha de efectuarse el pago. Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago (acreedor). Lugar y fecha en que se ha firmado el pagaré. Los nombres y la firma de quien ha emitido el título, y del fiador, cuando lo requiere.

Cheque:

Es un documento comercial que hace la función de dinero en efectivo.

Cheque nominativo y no negociable: Es aquel en cual se escribe el nombre completo de la persona o empresa beneficiada.

Hipoteca:

Se constituye sobre un inmueble para garantizar el cumplimiento de una obligación propia o ajena. Por bienes inmuebles entendimos aquellos que están adheridos .La duración de una hipoteca siempre es largo plazo.

1. Primera Hipoteca: Es cuando se la primera inscripción de una propiedad inmueble2. Segunda Hipoteca: Y es toda subsiguientes inscripción de una propiedad

inmueble.

No cabe duda que y todos los que prestan dinero con garantía hipotecaria esperan y prefieren la primera hipoteca, porque su garantía en cuanto a cualquier propiedad de venta o liquidación del bien inmueble de que se trae.

Gastos e intereses:

Una serie de gastos como peritaje, tasaciones, emisión de escritura pública e inscripción en el correspondiente Registro de Propiedad.

El recibir dinero prestado con carácter hipotecario representa tener que pagar intereses

Acciones:

Son lo que se acredita y transmite la calidad de socio en una sociedad anónima. Las acciones más comunes, también llamadas ordinarias, confieren idénticos derechos, como mínimo los siguientes:

Participación de los temedores en el reparto de las ganancias y al patrimonio resultante de la liquidación de la sociedad

Derecho preferente de suscripción en la emisión de nuevas acciones. Votación en las asambleas generales de accionistas.

En Costa Rica están prohibidas las acciones al portador.

Requisitos:

Denominación, domicilio u duración de la sociedad. Fecha de la escritura, el nombre del notario que lo autorizó y datos de inscripción en

el registro público. Nombre del socio. Importe del capital autorizado o pagado y el número total y el valor nominal de las

acciones. Serie, número y clase de la acción o del certificado, con indicación del número total de

acciones que ampara. Firma de los administradores que, de acuerdo con la escritura social debe suscribir el

documento.

Cuenta de ahorros bancaria:

Es un contrato de mediante el cual el banco (banco del estado) recibe de una persona, sumas de dinero para acreditarlas a su nombre, con el derecho a recibir intereses sobre su saldo periódicamente. (AGREGAR IMÁGENES… MAMI XD Ayúdeme con eso)

Estados de cuenta:

Reporte mensual que envía el banco a todos las cuentas corrientes, se detallan cronológicamente, los depósitos, los retiros y las notas de crédito y débito. (AGREGAR IMAGENES MAMI XD)

Cuenta corriente:

Es la cuenta que abre un particular o una empresa en un banco. A la persona que tiene una cuenta corriente habiente. Esta le permite tener una chequera

INSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LIBROS Y FACTURAS

Contribuyente es aquel que apoya con su pago al Estado

Clasificación de contribuyentes en Costa Rica:1. Las personas: Son personas físicas domiciliadas que durante el periodo fiscal hayan tenido

ingresos por: prestaciones transacciones y todo tipo de negocios realizados dentro del país.

2. Las empresas: Son personas jurídicas que deberán contribuir al estado con una porción de sus utilidades, para ayudar al mantenimiento de y mejora miento del país.

3. Los consumidores: Las personas o empresas al efectuar sus compras o consumos contribuyen al Estado pagando los impuestos indirectos como: el impuesto sobre ventas o el impuesto de consumo.

4. Los productores: Estos debe contribuir con parte de sus utilidades que se derivan de sus productos para contar con la ayuda del Estado para el aumento de producción y la creación de técnicas modernas que faciliten este aumento para obtener mejores precios para sus productos.

Requisitos para la legalización de libros empastados y folios:1) Presentar la “ Solicitud de legalización de libros ” que se obtiene en las

Administraciones tributarias2) Incluir el número de autorización que se le asigna al solicitante en Administración

Tributaria.3) Si es persona física debe presentar la Ced. De identidad y si es persona Jurídica debe

presentarse la persona legal acreditado en los registros 4) Si la solicitud de legalización y retiro de los libros es realizada por un tercero, la firma

del contribuyente o del representante legal deberá estar debidamente autenticada por un abogado o notario en el espacio establecido en el formulario.

Requisitos para la legalización de facturas: Tipos de Comprobantes de pago:

1) Requisitos de facturas.2) Facturación electrónica.3) Facturación pre impresa.4) Tiquetes de caja5) Comprobantes emitidos por sistema computarizado.

->Toda persona contribuyente o declarante está obligado a extender Facturas o documentos equivalentes debidamente autorizados por la Administración Tributaria.

Fundamento Legal: Artículo 8 de la Ley del Impuesto General sobre Ventas y Artículo 9 del Reglamento General sobre la Renta.

Requisitos generales de los comprobantes de pago:

1) Estar inscrito ante la Administración Tributaria.2) Imprimir los comprobantes.3) Las Facturas deben estar en español y con una copia como mínimo.4) Los comprobantes deben tener una numeración pre impresa.5) Espacio para la fecha.6) La numeración de la factura debe contar con 8 dígitos}.7) Identificación y nombre de la empresa.

Comprobantes emitidos por la caja registradora:Para poder trabajar en la casa registradoras debe dirigirse hacia las personas de Administración Tributaria, par que extiendan un certificado de autorización de cada caja que usted valla a utilizar

Requisitos para:

1) Nombre completo o razón social del contribuyente.

2) Número de inscripción. 3) Numeración consecutiva.4) Fecha de emisión.5) Precio neto de venta.6) valor total de factura.

7) Las Cintas deben archivarse el orden cronológico.

8) La caja registradora debe imprimir la cinta de control.

9) Los comprobantes deben emitirse en original y copia.

FACTURACIÓN ELECTRONICA Y DOCUMENTACIÓN ELECTRONICOS ASOCIADOS

La Administración Tributaria autoriza a las empresas proveer el servicio de facturación digital mediante internet u otro sistema. Requisitos:

1) Identificación del contribuyente.2) Nombre del tipo de documento.3) Dirección del servicio del contribuyente.4) Numeración consecutiva.5) Fecha de emisión de la transacción.6) Condiciones de venta.7) Redactado en español.