HELEN DANELLY CASTRO LOBON

TRABAJO FINALEXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

MAESTRA: MARÍA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLÓGICA Y

ARCHIVÍSTICA

FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLÓGICA Y

ARCHIVÍSTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

NOVIEMBRE 2013

INTRODUCCIÓN

• Este aporte lo hago porque se que vale la pena la digitalización de los documentos, además es un proceso que permite tener una facilidad en el acceso de la información y así pueden ser buscados en las bases de datos.

OBJETIVOS

• Es adoptar medidas que garanticen el buen manejo de la información y así las personas lograr una una búsqueda mas rápida

•Método de conservación para los documentos.

FORMAS DE CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

• Hoy en día la documentación exige una conservación dinámica, activa y acorde con la necesidad de manejo, Existen diferentes formas para conservación de los documentos, entre las mas utilizadas por las entidades u organizaciones están:

• La microfilmación. • Digitalización. • Sistema Offset.• Uno de los procesos que la tecnología esta imponiendo

actualmente es la digitalización.

LA DIGITALIZACION DE LOS DOCUMENTOS

UNA PROCESO INTERESANTE

LA DIGITALIZACION DE LOS DOCUMENTOS

CONCEPTO DE LA DIGITALIZACION

Es el proceso que convierte cualquier tipo de documento en imagen electrónica digital codificada.

El documento digitalizado es inmediatamente accesible y reproducible a través de un ordenador,

sin que exista pérdida alguna de calidad en sucesivas copia o accesos.

•

PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS

GRABACION DE LOS DOCUMENTOS

PROCESO DE ESCANEADO

INDIZACION DE LOS DOCUMENTOS

1.PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS

En esta fase se realiza fundamental dos cosas:

– Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder ser escaneados

Separar los documentos por lotes para ser procesados, los criterios para separar los documentos puede ser:

2.PROCESO DE ESCANEADO • Los documentos se introducen en la

unidad de captura (caso de escáner de alto volumen).

• Se supervisa que la entrada de los documentos se haga de una forma correcta.

• Se revisa la calidad con la que salen las imágenes que se van procesando.

• Finalizando el proceso se vuelven a colocar los documentos en su estado original.

TRATAMIENTO DE LA IMAGEN

• Por medio de software especializados estos permiten:

• Visualizar las imágenes ya digitalizadas

• Manipular las imágenes ya sea para mejorar su calidad, modificar su contenido o cambiar su apariencia

TRATAMIENTO DE LA IMAGEN

• En este proceso también debemos tener en cuenta:

• La resolución

• Color de la imagen: B/N ( binarios) o escala de grises.

Bit por pixel Tonos Uso recomendado

1 Blanco y negro Dibujo

8 256 grises o colores

Foto gris o icono

24 16,7 millones de colores

RGB, imágenes en color

32 16,7 + negro o alfa

 CMYK para impresión 

3. LA INDIZACION DE LOS DOCUMENTOS

• Una vez ya digitalizado las imágenes y los textos se someten a un proceso de indización.

En el proceso se realiza:

• Índices de texto e imagen

• Palabras claves

• Datos de identificación

• Términos

• OCR.

Scanner para mapas y croquis

• .

Grabación de los documentos

• En este proceso se ingresa los documentos ya escaneados al sistema, o por medio de soportes en CD, discos ópticos y demás soportes se guarda la información en formato digital.

• Se distribuyen también en el software destinado para la administración de imágenes y documentos ya digitalizados.

• Por medio de este sistema los usuarios pueden acceder, y revisar su información guardada digitalmente.

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION

• Reducción de las áreas de archivo físico y ahorro monetario

• Reducción de riesgos por pérdida de tiempo

• Ahorro en papel, tóner, copiadoras, impresoras, movilidad de archivos

• A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden la nitidez ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

• Seguridad

CONCLUSIONES

• La digitalización es una herramienta de preservación

• la digitalización permite preservar la memoria física de los documentos

• Permite la reproducción de información que se encuentra guardada

BIBLIOGRAFÍA

• Acuerdo 27 de 2006

• tecnologiayinformatica.bligoo.com.ar/concepto-de-digitalizacion

• www.slideshare.net/.../digitalizacin-definicin-tipos-requerimientos-y-proc...