la creación de una asociación -...

La creación de una asociación

SECCIÓN 2

La creación de una asociación

Capítulo 1: Principios generales

Capítulo 2: El acuerdo financiero

Capítulo 3: El acuerdo escrito

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¿Por qué colaborar?

• La colaboración evita la superposi-ción de iniciativas y el desperdicio derecursos.

• Reduce la competencia por los recur-sos y la visibilidad.

• Permite a las organizaciones duplicarsus recursos: los pronunciamientosformulados conjuntamente, porejemplo, refuerzan la defensa de nues-tros beneficiarios.

• Consiente a las organizaciones utili-zar sus recursos de manera complementaria, y lograrobjetivos comunes que ninguna organización podríaalcanzar por sí sola.

• En su nivel más alto (“asociación en sentido pleno”),la colaboración da a las organizaciones la posibili-dad de crear nuevos recursos e ideas que no hubie-ran podido por sí solas.

A continuación se presentan los elementos que cada organización puede aportar enuna relación de trabajo:• recursos financieros• recursos materiales• aptitudes/conocimientos• ideas• contactos (influencia) con comunidades, donantes, gobiernos o el sector privado.

Desde luego que la colaboración supone tiempo y compromiso; y cuanto mayores

51Sección 2 / Capítulo 1: Principios generales

SECCIÓN 2 / CAPÍTULO 1

Principios generales

sean los beneficios que se esperan, tanto mayor es el compromiso que se exige. Noes realista pensar que todas las relaciones organizativas rematen en una asociación enel sentido pleno de la palabra. En la creación de una relación de trabajo uno de losprimeros pasos consiste en evaluar en qué medida cada organización está dispuestay puede formar parte de una asociación cumpliendo los compromisos que ello supo-ne. No hay problema si la relación de trabajo se reduce a una expresión sencilla, sinla pretensión de crear nuevos recursos ni de aportar nuevas ideas; lo que importa esque sea mutuamente beneficiosa.

Principios de asociación

Para orientar su relación con las ONG el PMA ha elaborado un conjunto de princi-pios, que se exponen en el Recuadro 2:

52 Cómo colaborar con el PMA

Marco de asociación entre el PMA y las ONG

Objetivos compartidos y respeto y confianza mutuos Los asociados deben identificarse por igual con los programas y compartir la respon-sabilidad por los éxitos y los fracasos de las actividades o los programas, así como unenfoque común con respecto a los medios de comunicación y a los donantes.

Diseño conjunto de la adopción de decisiones comunes sobre las actividades No puede adoptarse la decisión de establecer asociaciones efectivas a no ser que elPMA y las ONG juzguen que pueden conseguir más con sus actividades conjuntas queactuando por separado.

Compromiso para la creación y cuidado de la asociación Las asociaciones no se crean en un día y exigen considerables inversiones de tiempoy personal.

Voluntad de otorgar cierta independencia en la ejecución de programas conjuntos

Compromiso respecto de la responsabilidad y la transparencia La apertura y sinceridad en las relaciones de trabajo son condiciones indispensablespara la confianza. Una asociación se basa en el compromiso de compartir sinceramen-te la información y ponerse de acuerdo en cuanto a los procedimientos necesariospara rendir cuentas a los donantes.

Fuente: Adaptación del documento normativo “Colaboración entre el PMA y las ONG:un marco de asociación”, PMA, Roma, 2001

RECUADRO 2

A los anteriores deberían añadirse otros dos principios que figuran en el documentoManual de Trabajo en Alianza (2003):

Equidad ¿Qué significa equidad en una relación en la que hay grandes divergencias en cuan-to a poder, recursos e influencia? La equidad supone una igualdad de derechos departicipación y una validación de aportes que no pueden medirse simplemente entérminos de dinero o perfil público.

Ventajas mutuasSi de todos los asociados se espera una contribución, es lógico que también tenganderecho a beneficiarse de la asociación. Una asociación ventajosa será aquélla en laque, además de los beneficios comunes, se busca que cada asociado obtenga benefi-cios específicos. Sólo así se asegura un compromiso continuo y sostenible por partede los asociados.

¿Cómo hacer funcionar una asociación?

A la hora de establecer una relación de trabajo, son tres las cuestiones que hay queexaminar:

Objetivos claros:• ¿Cuáles son los objetivos de ambas organizaciones? • ¿Cuáles de éstos serán también objetivos de la relación? • ¿Qué objetivos se proponen las organizaciones para la relación en cuanto tal?:

¿sólo prevenir la competencia y la superposición, o se espera algo más?

Funciones claras:• ¿Qué aportes corresponden a cada organización? (normalmente, esto se estable-

ce en el documento de asociación)

Procedimientos claros:• ¿Cómo se harán las comunicaciones: qué habría que comunicar, a través de qué

medios, con qué frecuencia?• ¿Cómo se tomarán las decisiones?• ¿Cómo se tratarán y resolverán los desacuerdos? (no hay que olvidar que los

desacuerdos son un ingrediente normal de todas las relaciones, y pueden contri-buir a encontrar soluciones mejores)

• ¿Cómo se transmitirá mutuamente la sensación sobre cómo está funcionando larelación?

Es posible que se quieran cambiar estos procedimientos a medida que se vaya desple-gando la relación institucional o se presenten nuevos problemas. Ambas partes deberí-an sentirse libres de hacerlo pero, en principio, es conveniente hablarlo de antemano.


Es comprensible que cada organización tenga sus propias prioridades y le cuesteaceptar las prioridades de la otra – pero la aceptación de los principios enunciadospermite confrontar las rivalidades y tensiones para encontrar una fórmula de com-promiso.

¿Que clase de asociación tiene el PMA con las ONG?

El PMA colabora con cinco categorías generales de ONG: 1) las grandes ONGinternacionales; 2) las ONG internacionales de menores dimensiones; 3) las grandesONG nacionales que trabajan en su país de origen; 4) las ONG locales; y 5) las orga-nizaciones con base comunal, tales como las asociaciones e iglesias locales. Las rela-ciones que el PMA entabla con estas diferentes organizaciones son de tres tipos prin-cipales: 1) “asociación de cooperación”; 2) “asociación de complementación”; y 3)“asociación de coordinación”.

Estas asociaciones no se excluyen mutuamente, y es muy probable que coexistan.Aunque muchas veces no reflejen todos los principios enunciados anteriormente,existe la posibilidad de que traten de lograrlo.

Asociación de cooperación (conocida anteriormente como “asociación en laejecución”)Ésta es la relación más común que el PMA tiene con las ONG. Normalmente, losasociados cooperantes se encargan, en nombre del PMA, de llevar a cabo actividadescomo el transporte, el almacenamiento y la distribución, generalmente en el marcode una intervención de ayuda alimentaria diseñada por el PMA. El PMA rinde cuen-tas de la intervención al gobierno y a la Junta Ejecutiva del Programa.

En este tipo de asociación, la ONG suele prestar servicios relacionados con la distri-bución de alimentos y el PMA paga los gastos correspondientes. Una asociación decooperación adquiere carácter oficial mediante un acuerdo local en el que se estable-cen claramente las responsabilidades de cada organización, los recursos necesarios yel sujeto encargado de asignarlos (véase el Capítulo 3 de la presente Sección).

La medida en que esta relación se irá transformando en una asociación de tipo máscomplementario dependerá principalmente de la capacidad de la ONG en materia derecursos financieros y humanos.

Asociación de complementaciónEn una asociación de complementación, el PMA y la ONG pueden diseñar conjun-tamente una intervención con objetivos y grupos destinatarios compartidos, o bienel PMA puede proporcionar la ayuda alimentaria como componente de un progra-


ma más amplio de la ONG, que llega a beneficiarios del PMA y comparte los obje-tivos del Programa.

En tal asociación, el PMA y la ONG contribuyen con los recursos que les son másafines: alimentos, en el caso del PMA; e insumos no alimentarios, en el de la ONG.

Un ejemplo de este tipo de asociación es el de una ONG que dirige centros de capa-citación para mujeres, a los que el PMA provee de alimentos. Al prestar apoyo nutri-cional a las mujeres y niños pequeños que frecuentan los centros, el PMA está lle-gando a sus propios beneficiarios. A la vez que, al ofrecer a las mujeresun incentivo para que concurran a los centros,está contribuyendo a ampliar el círculo de losbeneficiarios previstos por la ONG.

Otro ejemplo es el del “paquete mínimo (bási-co)” que el PMA proporciona en asociacióncon otros organismos de las Naciones Unidas yONG, que comprende: alimentación escolar,enseñanza básica, tratamiento antiparasitario ysuplementación de micronutrientes, educaciónsobre el VIH/SIDA, prevención del paludismo,promoción de cocinas de leña limpias y eficaces yestablecimiento de huertos escolares y arboledas. El PMA proporciona el compo-nente de los alimentos.

No existe un acuerdo estándar para este tipo de asociación. En algunos casos se usauna versión adaptada del acuerdo local, en el que se establecerán los mecanismos decoordinación y se asignarán las funciones de vigilancia y rendición de informes.

Asociación de coordinaciónEn la asociación de coordinación la labor de la ONG está separada de la del PMA,pero redundan en ventaja de ambas organizaciones el intercambio de información yel hecho de mantenerse mutuamente informadas sobre las actividades de cada una.

Esta clase de asociación puede ser particularmente conveniente si la ONG se dedica-ra a una labor de promoción. También puede aplicarse en el caso de que una ONGestuviera trabajando en una zona del país y el PMA en otra, o cuando la ONG man-tuviera contactos principalmente con un ministerio gubernamental y el PMA conotro. O cuando la ONG y el PMA estuvieran trabajando con un grupo semejante debeneficiarios sin un acuerdo formal.


Comercial Cooperación(Ejecución)

Complementación Coordinación

Objetivos compartidos No Sí Sí No necesariamente

Principios compartidos No Sí Sí Sí

Diseño compartido No Conveniente Conveniente No

Normalmente,el PMA aporta:

• dinero • alimentos• dinero• capacitación• influencia /

respaldo

• alimentos• dinero• capacitación• influencia /

respaldo

• información / asesoramiento

La otra organizaciónaporta:

• Servicios específicos en condiciones de rentabilidad

• Servicio o serviciosespecíficos sin condiciones de rentabilidad

• insumos no alimentarios

• dinero• materiales• capacitación• personal /

asesoramiento técnico

• información /asesoramiento

Tipo de acuerdo Contrato Acuerdo local Versión ajustada delacuerdo local

Ninguno

Cuadro 1: Pormenores de los tipos de asociación entre el PMA y las ONG encomparación con una relación comercial


Bibliografía y referencias:Foro internacional de líderes empresarios (IBLF) y Alianza mundial para una ali-mentación mejorada (GAIN). 2003. Manual de Trabajo en Alianza.

PMA. 2001. Técnicas y herramientas participativas – Guía del PMA. Roma.

PMA. 2003. Self-Appraisal of World Food Programme Collaboration/Partnershipwith NGOs. Despacho Regional para el África meridional.

PMA. 2005. WFP’s Relationship with NGOs in 2004. Roma.

Colaboración entre el PMA y las ONG: un marco de asociación,(WFP/EB.A/2001/4-B).

¿Qué pagará el PMA?

En general, el PMA procurará reembolsar todos los costos justificados en relacióncon el transporte material de su ayuda alimentaria a los beneficiarios y su gestión. ElPMA defiende decididamente la participación en los gastos con las ONG asociadas.La medida en que el PMA reembolsará los costos relativos al transporte y la distri-bución de los alimentos a los beneficiarios o a cualquierotra actividad relacionada dependerá:• del tipo de intervenciones y actividades para las

que la ONG necesita financiación: por ejemplo, silas actividades de ayuda alimentaria complemen-tan o no un programa en curso de la ONG;

• de la capacidad financiera de la ONG; y• de los recursos financieros propios del PMA

(fondos disponibles).

Es de esperar que la ONG informe de manera trans-parente sobre cualquier otra fuente que financia unadeterminada intervención y en qué medida contribu-ye ella misma con cargo a sus propios fondos.

El grado de participación de una ONG en una acti-vidad ha de acordarse con la oficina del PMA en el país antes de su ejecución. Conantelación a la firma del acuerdo local11 se ha de aclarar la responsabilidad de la ONGen cada paso de la cadena de entrega de la ayuda alimentaria, y consignarlo claramen-te en el acuerdo (véase el Capítulo 3 de la presente Sección sobre el acuerdo local). Elacuerdo sirve de guía para el reembolso de los costos.

57Sección 2 / Capítulo 2: El acuerdo financiero


El acuerdo financiero

_____________________11. Conocido anteriormente como Carta de Entendimiento. El acuerdo local es una versión normalizada de la Cartade Entendimiento, una matriz estándar en la que se exponen las funciones y responsabilidades del PMA y las de susasociados cooperantes.

En los Recuadros 3 y 4 se describe de manera pormenorizada lo que el PMA procu-rará sufragar —si los gastos se justifican y se dispone de fondos—, y lo que no sufra-gará y en qué circunstancias. Además, la financiación del PMA estará supeditada aeventuales restricciones de los donantes.


Costos que el PMA ha de sufragar

• El personal que trabaja en la planificación, administración, entrega y vigilancia dela distribución de alimentos.

• Alquiler de la oficina, sea que esté ubicada en un lugar central o sobre el terreno,seguridad y seguro, material de oficina, comunicaciones y gastos conexos, rela-cionados directamente con la función de apoyo a las operaciones del PMA.*

• Mobiliario de la oficina, equipo y materiales de comunicación comprados o utili-zados para las operaciones del PMA, incluidos los costos de transporte, manipu-lación y devolución del equipo y los activos a sus lugares de origen. *

• Costos relacionados con la distribución y el almacenamiento de los alimentos delPMA, con inclusión de la mano de obra, el alquiler y el mantenimiento de alma-cenes. Ello incluye fumigación, protección contra incendios u otros gastos cone-xos, y equipo de palas, básculas, embalajes para la distribución, sacos/recipientespara reacondicionamiento.

• Alquiler, y mantenimiento, seguro y combustible para los vehículos utilizados enel transporte de productos alimenticios y para vigilar las distribuciones.

• Costos relacionados con el aumento de la capacidad de las ONG locales, cuandose relaciona directamente con la operación del PMA en cuestión, y con la planifi-cación, gestión y vigilancia de las distribuciones de alimentos, incluida la capaci-tación al respecto.

• Costos de las actividades de formación, creación de capacidad, vigilancia y rendi-ción de informes relacionadas con la ejecución de las políticas de género delPMA descritos en los Compromisos ampliados relativos a la mujer, la DirectivaED2003/006 – Revised Standards of Conduct in the International Civil Service, yel Boletín del Secretario General de las Naciones Unidas,“Medidas especiales deprotección contra la explotación y el abuso sexuales”.

• Costos de capital utilizado exclusivamente para fines de distribución de alimen-tos y servicios conexos y si la compra se ha acordado previamente con la oficinadel PMA en el país.

• Cargo del cinco por ciento por servicios de gestión para cubrir parte de los gas-tos administrativos de la sede de la ONG.**

• En el caso de suspensiones de las líneas de distribución, los gastos de la ONG rela-cionados con las interrupciones de la intervención, y los derivados de la consi-guiente ampliación de su duración, los cubrirá en principio el PMA, pero sólo losgastos fijos de dos meses como máximo.

RECUADRO 3

* Si el asociado tiene una arraigada presencia plurianual en el país, se supone que serán bajos loscostos de los locales de la oficina, los materiales y el equipo utilizados para los fines del PMA sólo en unproyecto determinado. Es importante señalar que esos costos han de calcularse en proporción a lasactividades del PMA con el asociado en un proyecto cualquiera.

** En casos excepcionales en los que una ONG gestiona las actividades del PMA fuera de su sede,puede incluir un porcentaje de los gastos de la sede para presentar al examen del PMA como parte delos costos normales previstos dentro del acuerdo sobre reembolsos.

*** Tales casos supondrán una fórmula de participación en los costos entre las dos organizaciones.Hace falta un reconocimiento oficial de la actividad y función de la ONG, junto con un acuerdo en quese establezca la participación en los costos, y/o el reconocimiento de la contribución de la ONG a unprograma de apoyo paralelo o relacionado (por ejemplo, en los sectores de la nutrición, la salud, el sane-amiento, etc.).

**** Sólo en circunstancias excepcionales se pagarán los vehículos livianos, y solamente con previaaprobación de la oficina del PMA en el país.


Procedimientos del PMA para solicitar fondos

Los donantes dan al PMA alimentos en especie, y dinero para comprar alimentos, asícomo un importe uniforme en efectivo para cubrir los costos operacionales de la eje-cución de actividades de ayuda alimentaria, incluida la distribución de alimentos a losbeneficiarios. El importe en efectivo que el PMA recibe para sufragar los costos ope-racionales se calcula en base a una fórmula establecida en x dólares EE.UU. por tone-lada, es decir, que por y toneladas de alimentos recibirá y veces x dólares EE.UU. portonelada en efectivo. Con este dinero se sufragan todos los gastos relacionados con

Costos que el PMA no sufragará

• La evaluación inicial de los costos de una operación llevada a cabo por una ONG.

• Todos los costos relacionados con actividades realizadas por la ONG, independien-temente de las distribuciones de ayuda alimentaria pero simultáneamente.***

• Un derecho de gestión, en el caso de que:- la ONG realice otro programa simultáneamente con la operación, pues se supo-

ne que el costo de gestión lo cubre dicho programa, o;- se haya firmado un acuerdo entre el PMA y la ONG por el que la ONG financia

determinados aspectos de la operación.

• Los costos fijos o cualquier otro gasto, en el caso de que las operaciones del PMAtengan que suspenderse y la ONG haya recibido un aviso por escrito por lomenos 30 días antes de la fecha de terminación (según lo acordado en el punto2.2 del acuerdo local).

• Vehículos livianos.****

RECUADRO 4

la operación, incluidos los costos de la intervención de la ONG. El PMA sólo puedereembolsar los gastos de la ONG si cuenta con los fondos necesarios.

¿Qué documentos ha de presentar la ONG junto con el presupuesto?

Al preparar el presupuesto, la ONG ha de saber que tendrá que presentar lossiguientes documentos:• planillas del presupuesto 1 y 2 (véase el Anexo 1);• descripción del presupuesto (para mayores detalles, véase más adelante la sección

dedicada a la descripción del presupuesto);• documento sobre la propuesta de proyecto (véase una muestra en el Anexo 2).

Las planillas del presupuesto, la descripción del presupuesto y el documento sobrela propuesta de proyecto han de presentarse al PMA al mismo tiempo.

El presupuesto de la ONG ha de basarse en:Una estimación realista de los costos - La estimación de los costos de la ONG tieneque ser todo lo exacta que las circunstancias permitan, ya que influirá en lo que reci-birá el PMA en definitiva. En lo posible, se recomienda que el PMA y la ONG rea-licen conjuntamente la estimación de los costos de una operación. Una estimación de los costos proporcional a las actividades que realiza el PMA conel asociado - En todos los casos, el costo estimado de los suministros de oficina,alquiler y gastos ordinarios tiene que ser proporcional a las actividades que realiza elPMA con el asociado. Si la ONG cuenta con una arraigada presencia plurianual enel país, se dará por descontado que el alquiler de una oficina, los suministros, losordenadores, el equipo de comunicaciones y el mobiliario:• ya existen; y/o • se han cargado a otro proyecto del PMA; o • la proporción de las actividades del PMA a las que la oficina presta servicios es

reducida en comparación con otros proyectos del asociado.

La ONG ha de garantizar que:Los costos sean comparables con los de actividades semejantes que se realizan en elpaís - La ONG ha de garantizar que los costos sean comparables a los de operacio-nes y situaciones semejantes en el país. Aunque el PMA no impone tarifas para sala-rios, alquileres u otros servicios, al examinar el presupuesto de la ONG compararálos costos con los vigentes en el lugar para operaciones semejantes. Los costos fijos y variables se calculan por separado - El importe reembolsado a lasONG se calcula en base a una estimación de los costos fijos (“costos a plazos prefi-jados”) más una estimación de los costos calculados en base al tonelaje que se distri-buya (“costos variables”). La ONG tiene que llenar las dos secciones de la planilla


indicando los distintos tipos de gastos. La planilla es la que figura en el Anexo 1. LaSección A es para los costos fijos y la Sección B para los costos variables. Los costos de la supresión gradual se incluyen en el presupuesto - Los costos rela-cionados con la supresión gradual de una intervención y los relativos a su cierre defi-nitivo tienen que estimarse e incluirse en el presupuesto. Si la ONG no los puedeestimar en las fases de diseño y planificación, tendrá que hacerlo antes de que expireel acuerdo.

La ONG debe presentar una descripción del presupuesto, en la que se incluyan:• las actividades propuestas por la ONG, con detalles relativos al personal y al

modo cómo se ha calculado la estimación de los costos; • pormenores sobre comunicaciones, cuestiones informáticas, y costos; • un pronóstico relativo a los viajes necesarios, con una estimación de los costos;• detalles sobre iniciativas de capacitación que requieren financiación, indicando

las circunstancias de personas, temas, motivos y fechas de la capacitación; • cualquier otra actividad complementaria que la ONG proponga, y su relación

con la ayuda alimentaria del PMA; • los costos de las actividades complementarias que sufragará la ONG si estuvie-

ran vinculadas con intervenciones de ayuda alimentaria del PMA.

Lo ideal sería que la ONG y la oficina del PMA en el país examinaran la descripcióndel presupuesto para tener la seguridad de que esté incluida toda la información queel PMA necesita para justificar su propio presupuesto. La descripción del presupues-to puede ser una parte integrante de la propuesta del proyecto de la ONG. (Véase,por ejemplo, en el Anexo 2 la propuesta de proyecto de una ONG a la oficina delPMA en Zimbabwe.)

Revisiones del presupuesto

El PMA examinará las revisiones del presupuesto cuando:• Se retrase la llegada de los alimentos. • Se interrumpa la línea de distribución. • Las distribuciones se extiendan más allá del plazo previsto. • Las distribuciones aumenten o disminuyan.

En estas circunstancias, la ONG presentará un presupuesto revisado que recoja lasvariaciones, con inclusión de cualquier costo adicional contraído, debidas al retrasoo la prórroga de una intervención. Para las revisiones de presupuesto la ONG utili-zará las mismas planillas del presupuesto (Véase el Anexo 1 al final del presente capí-tulo). Es probable que los costos incluyan personal, alquiler y mantenimiento, asícomo otros gastos y equipo inevitables y comprometidos.


Ahora bien, la ONG debería saber que aunque el PMA hiciera todos los esfuerzospara examinar y responder a todas las peticiones justificadas, su capacidad para finan-ciar una operación depende directamente de los recursos disponibles para esa inter-vención. Los déficit presupuestarios pueden requerir negociaciones entre el PMA ylos donantes y no hay garantía de que el PMA reciba el dinero para costear los gas-tos extraordinarios.

• En el caso concreto de interrupciones en la línea de distribución: el PMA noreembolsará más que el valor de dos meses de costos fijos.

• En el caso de que el PMA tenga que suspender una operación antes de lo previsto:el PMA no reembolsará a la ONG los costos fijos si al menos 30 días antes de lanueva fecha de terminación ha advertido por escrito a la ONG su decisión. Si elPMA no advierte a la ONG en ese lapso, no reembolsará a la ONG más que elvalor de dos meses de costos fijos.

¿Cómo se reembolsan los costos de la ONG?

Adelanto de fondos para sufragar los gastos de iniciación y de aumento decapacidad Las ONG asociadas pueden establecer operaciones en un nuevo territorio o tenerque fortalecer considerablemente su capacidad para hacer frente a una crisis. En talescasos, la ONG incurrirá en gastos antes de que comience la distribución de los ali-mentos del PMA y tendrá derecho, por lo tanto, a un adelanto para costear los cos-tos estimados de la iniciación de la operación. Es probable que en estos costos seincluyan:• el alquiler de una oficina• el personal complementario • el mantenimiento • el mobiliario y equipo, incluidas las comunicaciones.

El importe del adelanto dependerá de la duración total prevista para una intervención:• Por una intervención de seis meses o más: se pagará un adelanto de tres meses de

todos los costos estimados para la intervención de la ONG. • Por una intervención de menos de seis meses: la ONG recibirá el 30% del costo

total estimado para la intervención de la ONG.

Además:• Normalmente, el adelanto se limitará a 100.000 dólares EE.UU., a menos que se

negocie con la oficina en el país un acuerdo sobre una cifra mayor. • Al recibirse la confirmación de la financiación, el adelanto se pagará dentro de

un plazo de 21 días, como está estipulado en el acuerdo local (las mismas condi-


ciones se aplican para el pago de facturas). • La oficina en el país y la ONG llenarán una planilla de presupuesto para el reem-

bolso del adelanto.

Documentos que han de presentarse al PMA para el reembolso de los costosPara efectuar un pago a la ONG el PMA necesita los siguientes documentos:• Las guías de carga del PMA que confirman la transferencia de productos desde

el PMA a la ONG;• un resumen de las guías de carga;• un resumen de la entrega y distribución mediante la instrucción de expedición

del PMA; • una factura;• una confirmación de la distribución por parte de la suboficina del PMA.

Antes de reembolsar los costos, algunas oficinas en los países piden también que conlos documentos indicados se presente un informe sobre la calidad de los productos.

Calendario del reembolso de los costosNormalmente, el PMA reembolsará los costos dentro de un plazo de 21 días a par-tir de la presentación de los documentos mencionados, como está estipulado en elacuerdo local. Para acelerar el proceso de recolección de los comprobantes y recibosde pago, el PMA aceptará una declaración certificada de los gastos contraídos, en unaestructura que se establecerá de común acuerdo y con la condición de que el originalde todos los recibos y comprobantes se conserven durante un período de cinco años,y sean puestos a disposición, previa solicitud, incluso con fines de auditoría.

Si el PMA objeta una factura En el caso de que el PMA objete una factura o estado de cuentas, lo hará por escri-to, y pagará sólo el 75% del valor de la factura, dentro de un plazo de 21 días, hastaque se aclare el entredicho. Cualquier factura posterior se saldará una vez resueltoslos problemas relacionados con la cuenta anterior, pagada parcialmente, o una vezacordada la modalidad del pago.

Demoras injustificadas en el pago, y solución de diferencias En el caso de que la ONG tenga que hacer frente a demoras excepcionales en el pago,y/o desee plantear cualquier otra cuestión acerca de la aplicación de los acuerdos departicipación en los costos con los asociados cooperantes, la ONG se pondrá en con-tacto ante todo con el Director del PMA en el país. Si éste no puede resolver el pro-blema, la ONG remitirá la cuestión al Director Regional del PMA. Si tampoco éstepuede resolverlo, la ONG se pondrá en contacto con el Mediador del PMA, cuyonombre puede obtenerse de la dependencia que se encarga de las ONG en Roma.


Las funciones del Mediador del PMA se describen sucintamente en el Anexo 3.

Anexos:Anexo 1: Planillas del presupuestoAnexo 2: Formulario del PMA para la propuesta de proyectos – Muestra del PMAen ZimbabweAnexo 3: Mandato del Mediador

Bibliografía y referencias:PMA. 2004. Acuerdos relativos a la participación en los costos con los asociados coo-perantes. Roma.PMA. 2004. Payment Guidelines for Implementing Partners. El PMA en el Sudán,Darfur.



Anexo 1: Planillas del presupuesto

1. Información general 1.1. Nombre de la Organización:2.1. Título del proyecto/programa:3.1. Sector/tipo de proyecto /programa:4.1. Ubicación geográfica del programa: (país, provincia, distrito)5.1. Duración de la ayuda del PMA: (en meses)6.1. Fecha propuesta para el comienzo: (día/mes/año)7.1. Fecha prevista para la terminación: (día/mes/año)8.1. Total solicitado al PMA: (en efectivo y en especie/toneladas)9.1. Condición jurídica de la Organización:10.1. Partes interesadas: (otros asociados locales con una función en la ejecución del proyecto)11.1. Fecha de presentación del proyecto:

2. Resumen del proyectoEn esta sección, presentar una breve descripción del proyecto. Incluir todos los elementos/actividadesy las fechas pertinentes para la comprensión de la operación. Indicar claramente a quién se dirige laoperación, cuantificando los tonelajes y los beneficiarios, declarando el tipo de productos y la ubicacióngeográfica de la ejecución.

3. Antecedentes del proyecto

3.1. Introducción:En esta sección, presentar una descripción general de la esfera (esferas) de ejecución, describiendo losaspectos geográficos, demográficos, económicos, sociales y culturales, la dimensión de género, asícomo otros antecedentes pertinentes que explican por qué es necesario el proyecto.

Presentar una breve historia de la presencia de la organización en el país, la estrategia general de inter-vención y las actividades actuales. Mencionar, si es el caso, otros programas ejecutados en la mismazona de operaciones.

3.2. Exposición del problema:Razones que justifican la intervención del asociado y de su ayuda. Describir los problemas principalesidentificados, su magnitud, prevalencia y efectos socioeconómicos en la zona operacional y cómopodría la intervención propuesta abordar los problemas identificados. Indicar claramente lafunción/contribución de la ayuda alimentaria para alcanzar los objetivos del programa.

4. Descripción del proyecto

4.1. REPERCUSIONES (objetivos/metas generales):Indicar los objetivos generales que se tratan de alcanzar con la operación. La descripción de los objeti-vos ha de ir acompañada de indicadores, fuentes de verificación e hipótesis.

4.2. RESULTADOS (objetivos/finalidades específicas):Indicar los objetivos específicos del proyecto en término de beneficios directos derivados de la entre-ga de las mercaderías y/o servicios previstos en la operación a la población de beneficiarios selecciona-dos. Incluir indicadores, fuentes de verificación e hipótesis de los objetivos específicos.


Anexo 2: Formulario del PMA para la propuesta de proyectos –Muestra del PMA en Zimbabwe

4.3. PRODUCTOS (resultados):Describir las mercancías/servicios que se entregarán a los beneficiarios en esta operación, con el fin deabordar la causa de los problemas básicos.Establecer los indicadores de resultados que se utilizarán para evaluar el desempeño en la entrega delas mercancías/servicios.

4.4. Beneficiarios:4.4.1. Beneficiarios4.4.2. Criterios de selección4.4.3. Criterios de despido (si procede)

Indicar la población que se beneficiará de la operación y por qué ha sido seleccionada en el programa.Describir los criterios de selección de los beneficiarios, así como los criterios de despido (si procediera).Añadir toda la información pertinente relativa al grupo seleccionado (edad, lugar, género,...). Indicarcómo los criterios de selección toman en cuenta la equidad de género en el acceso a los servicios.

4.5. Principales componentes y actividades:4.5.1. Actividades4.5.2. Cesta de alimentos

Describir los componentes principales del programa y todas las actividades que se realizarán con el finde entregar las mercancías/servicios identificados. Los componentes y las actividades tienen que estarrelacionadas con los resultados previstos.Detallar las raciones propuestas según el grupo seleccionado y las necesidades de alimentos, incluidosu valor nutritivo y las raciones que justifican la cesta de alimentos prescrita.

4.6. Procedimiento de ejecución:¿Cómo se ejecutará la operación? Describir las modalidades de selección y distribución, las disposicio-nes logísticas, las medidas, modalidades y enlaces relativos al seguimiento y evaluación y rendición deinformes.

4.7. Programa/calendario del proyecto:Presentar el programa de ejecución del proyecto, detallando todos los componentes y los componen-tes por actividad.

4.8. Seguimiento y evaluación:Describir los procedimientos de seguimiento y evaluación que el asociado seguirá durante la duracióny al cierre del programa. Indicar la frecuencia de las actividades de seguimiento que la organización rea-lizará, los muestreos y objetivos del seguimiento, los instrumentos que se utilizarán para ello, etc.Métodos de evaluación.Los métodos de rendición de informes (frecuencia de los informes, contenido y fechas de presentación).

4.9. Riesgos y supuestos:4.9.1. Factores externos: Identificar los factores externos a la intervención que: a) han de estar pre-sentes para que la operación alcance los objetivos identificados a todo nivel y/o b) pudieran impedir ellogro de dichos objetivos.

4.9.2. Seguridad: ¿tiene la operación normas y procedimientos de seguridad escritos? Cómo podríala situación de seguridad en la zona de operaciones afectar el logro de los objetivos del programa.

4.9.3. Principales líneas de acción: ¿Se ha tenido en cuenta el efecto de la operación en los derechoshumanos, la prevención contra el VIH/SIDA, las cuestiones de género y el ambiente? Si se han previstomedidas o actividades específicas para incorporar estas cuestiones presentar una elaboración.


5. Estrategia de géneroDescribir la estrategia de género de la organización y en el presente proyecto. Indicar cómo el proyec-to contribuirá a la potenciación del papel de la mujer (en lo posible, relacionar las actividades con losCompromisos ampliados relativos a la mujer del PMA).

6. Coordinación con las partes interesadasExplicar las medidas adoptadas para ejecutar la operación (autorizaciones, compatibilidad con la legis-lación nacional y las normas locales) y, si procede, la participación en el foro nacional y local de coordi-nación.

7. Estrategia de retiradaIndicar la estrategia de retirada del presente proyecto, si se presentara la necesidad durante la vida delproyecto, así como el final natural del proyecto.

8. Presupuestos y recursos necesariosPresentar una descripción narrativa de los costos del programa, indicando los que necesitan la ayudadel PMA.

8.1. Presupuesto total de la operación: según la estructura del presupuesto adjunta 8.2. Contribución que se pide al PMA:8.3. Recursos humanos: (dentro del presupuesto propio de la organización y de lo que se pide al PMA)8.4. Recursos materiales: (dentro del presupuesto propio de la organización y de lo que se pide al PMA)8.5. Recursos logísticos: (dentro del presupuesto propio de la organización y de lo que se pide al PMA)

9. Información de la organización 9.1. Nombre oficial, dirección, número de teléfono/fax de la organización9.2. Persona de contacto del programa, número de teléfono, dirección de correo electrónico9.3. Objetivos/cometido estratégicos de la organización:9.4. Esferas de trabajo de la organización:

Presentar una breve historia de las esferas y tipos de las operaciones realizadas, las esferas de especia-lización, y las colaboraciones con otras organizaciones, otras fuentes de financiación anteriores y pre-sentes, y cualquier otra información pertinente al proyecto presentado.

10. Marco lógico:


Indicadores de resultados

Medios de verificación

Riesgos y supuestos

EFECTOS

RESULTADOS

PRODUCTOS

ACTIVIDADES INSUMOS COSTOS

Mandato del Mediador

• El Mediador examinará cualquier asunto que le remita sea el personal del PMA o una ONG con res-pecto a diferencias surgidas en la ejecución de los “Acuerdos relativos a la participación en los cos-tos con los asociados cooperantes.”

• El Mediador examinará tales asuntos sólo después que hayan sido examinados por el respectivoDirector del PMA en el país y el Director Regional y se hayan agotado las iniciativas destinadas aresolver la diferencia a ese nivel.

• El Mediador servirá de catalizador para facilitar una solución satisfactoria del problema, señalán-dolo a la atención de la Administración Superior del Departamento de Operaciones y de otros ofi-ciales superiores del PMA, si es necesario.

• El Mediador presentará al personal del PMA y a los asociados cooperantes un resumen anual delos casos presentados y de su seguimiento. Resumen que se publicará en el boletín de la ONG.


Anexo 3: Mandato del Mediador

¿Qué tipos de acuerdo se firman entre el PMA y las ONG?

El acuerdo local Un acuerdo local es un acuerdo de proyecto elaborado para cada proyecto en el quecolaboran el PMA y la ONG, que comprende la distribución de alimentos a los bene-ficiarios y para el que la ONG pide la financiación del PMA. Elaboran y firman el acuer-do local la ONG y la oficina del PMA en el país.

En el acuerdo local se exponen sucintamente:• los objetivos de la asociación; • las funciones y responsabilidades propias de cada

organización;• detalles sobre cantidades de alimentos, raciones

alimentarias, y sistemas de distribución;• las necesidades en materia de rendición de infor-

mes y gestión financiera;• los procedimientos de pago.

Si la distribución la efectúa una ONG, generalmente el PMA seencargará de las siguientes funciones:• el despacho de aduanas y el transporte de los alimentos hasta

un almacén (o varios almacenes) en el país beneficiario;• el mantenimiento, la fumigación y la gestión general del almacén;• el traslado de los alimentos desde el almacén hasta los puntos de entrega (llamados

“puntos de transferencia”) decididos de común acuerdo (entre el PMA y la ONG);• la información a la ONG, lo antes posible, sobre cualquier interrupción conoci-

da o prevista en la cadena del suministro de alimentos.

En los puntos de transferencia (que podría ser el lugar de la distribución, o una ins-talación de almacenamiento), la ONG se encargará de:

73Sección 2 / Capítulo 3: El acuerdo escrito


El acuerdo escrito

• la recepción, el almacenamiento y la manipulación de los alimentos;• la distribución a los beneficiarios; • la vigilancia de la distribución y la rendición del informe correspondiente.

En el Anexo 1 puede verse un módulo para el acuerdo local. Tras la consulta anualde 2004 entre las ONG y el PMA, se presentaron algunas sugerencias para mejorarel acuerdo local desde el punto de vista de la claridad. Queda pendiente una evalua-ción de su empleo sobre el terreno.

Memorando de Entendimiento sobre procedimientos de colaboración – unacuerdo global Mientras el acuerdo local es un acuerdo específico para proyectos y firmado entre la ONGy las oficinas del PMA en el país, el Memorando de Entendimiento es un acuerdo másgeneral firmado entre la ONG y la sede del PMA. El Memorando de Entendimiento seredactó por primera vez a finales del decenio del noventa con el fin de que desempeñarauna función catalizadora entre ambas organizaciones a nivel de sede y país para:• iniciar un contacto oficial y periódico; • intercambiar información, según proceda; • colaborar en las operaciones sobre el terreno, para lo cual puede ser necesario fir-

mar un acuerdo local (según la naturaleza de la asociación, véase el Cuadro 1 enel Capítulo 1 de la presente sección).

El Memorando de Entendimiento presenta un marco global para la asociación entreel PMA y la ONG y generalmente expone sucintamente:• las esferas estratégicas en las que ambas organizaciones pueden colaborar;• las esferas de responsabilidad de cada organización, indicando sus ventajas com-

parativas; • los recursos que, en términos generales, aportará cada organización.


Las ONG que han firmado Memorandos deEntendimiento globales con el PMA

Para 2004, el PMA había firmadoMemorandos de Entendimiento globalescon las siguientes ONG internacionales:• Action Contre la Faim Network (ACF) • Agencia Adventista para el Desarrollo

y Recursos Asistenciales (ADRA) • CARE/Estados Unidos • CARE/Canadá • CARE/Australia

• CARITAS Internationalis • Servicios Católicos de Socorro (CRS) • CONCERN • Fundación contra el Hambre (FHI)• Agro Acción Alemana (GAA)• Federación Luterana Mundial (LWF)• Movimondo-Molisv • Save the Children Estados Unidos • Visión Mundial Internacional (WVI)

RECUADRO 5

Memorando de Entendimiento sobre acuerdos de disponibilidad inmediata Con objeto de mejorar su capacidad de respuesta ante emergencias, el PMA ha fir-mado acuerdos de disponibilidad inmediata con diversas ONG internacionales asícomo organizaciones gubernamentales y comerciales.

En virtud de este tipo de acuerdo, el asociado proporciona al PMA personal o equi-po de apoyo desplegado a corto plazo, en principio, dentro de las 72 horas. Los con-tratos suelen ser por 3 a 6 meses.

Para la distribución del personal, las personas cedidas al PMA se toman de los regis-tros que lleva el asociado. Antes de la distribución suelen recibir capacitación e infor-mación sobre el PMA.

Aptitudes del personal desplegado Las categorías de actividades más frecuentes son:• telecomunicaciones; • logística: oficiales de control de movimiento, gerentes de flota, gerentes de alma-

cén, oficiales de operaciones aéreas, capitanes de puerto, maquinistas, directoresde talleres, mecánicos;

• ingenieros civiles.

También pueden solicitarse otras categorías de personal.

Ejemplos de módulos de servicio disponibles (personal y/o equipo de apoyo) • apoyo a campamentos base (establecimiento y gestión de locales de oficina, dis-

tribución y transporte de personal, servicio de comidas, servicios de atenciónmédica, etc., para una nueva oficina local en un lugar donde faltan los serviciosnormales);

• transporte de superficie; • transporte aéreo.

Los acuerdos de disponibilidad inmediata se firman entre la sede del PMA y la sededel asociado y los gestiona el equipo reforzado de intervención logística en situacio-nes de urgencia (ALITE). En el acuerdo se exponen las funciones y responsabilida-des de cada organización, el tipo de asistencia que se puede prestar y las condicionesrelativas a cada despliegue.


Acuerdos tripartitos – Acuerdo entre el PMA, el ACNUR y la ONG En situaciones que implican a los refugiados, el PMA colabora estrechamente con elACNUR. • Si los refugiados son menos de 5.000, el ACNUR proporcionará alimentos y

artículos no alimentarios. • Si son más de 5.000, el PMA proporcionará alimentos y el ACNUR artículos no

alimentarios.

En ambos casos, se pedirá a un asociado cooperante (por lo general una ONG) quedistribuya los alimentos a los beneficiarios. Si interviene el PMA (cuando el númerode los refugiados excede de 5.000), decide conjuntamente con el ACNUR qué ONGdistribuirá los alimentos y se firmará un acuerdo tripartito entre la ONG elegida, elPMA y el ACNUR.

En el acuerdo tripartito se indican las modalidades de distribución, las responsabili-dades del asociado cooperante, las necesidades en materia de rendición de informesy otras condiciones generales, haciendo hincapié siempre en que el asociado tendráque informar tanto al ACNUR como al PMA.

Anexos:Anexo 1: Modelo de acuerdo localAnexo 2: Elementos fundamentales del Memorando de Entendimiento global

Bibliografía y referencias:Para una muestra del Memorando de Entendimiento, véase:Manual de orientación sobre programas del PMA, disponible en CD ROM. Se puedeobtener un ejemplar solicitándolo a: [email protected].

Para más detalles sobre los acuerdos de disponibilidad inmediata del PMA, véase:PMA. 2003. Guidelines for Managing Stand-by Partners. Roma. (O contactar [email protected] en la sede del PMA en Roma.)


ONG asociadas de disponibilidad inmediata hasta 2005

• El Consejo Danés para los Refugiados (DRC) • El Consejo Noruego para los Refugiados (NRC) • La Federación Suiza para la Remoción de Minas (SFMA)• La RedR Australia

RECUADRO 6


Anexo 1: Modelo de acuerdo local

Iniciativas conjuntas El PMA y la ONG:• colaboran en la evaluación de las necesidades alimentarias, de ser posible mediante evaluaciones

conjuntas, o bien mediante el intercambio de información;• colaboran para comprometer a la comunidad, especialmente las mujeres, en la planificación, ges-

tión, distribución y vigilancia de la ayuda alimentaria;• se consultan mutuamente en forma periódica sobre las oportunidades que se presentan para sim-

plificar/unificar el transporte y la logística.

Todos los cambios propuestos en las raciones que se distribuirán a determinados grupos en unmomento determinado se conversarán y acordarán entre el PMA y la ONG en consulta con el gobiernoy otros interesados.

El personal del PMA y de la ONG tendrá derecho a participar en los programas de capacitación paracasos de emergencia organizados por uno u otro organismo, sobre la base de la participación en loscostos.

Responsabilidades del PMAEl PMA se encarga de:• movilizar y entregar los productos alimenticios a los puntos de transferencia acordados, y sufragar

todos los gastos contraídos en dichos puntos;• movilizar recursos y pagar a la ONG las tarifas acordadas anteriormente para el transporte de los

productos desde el punto de transferencia hasta el lugar de la distribución (si el punto de transfe-rencia no está ubicado en el lugar de la distribución);

• tratar de movilizar recursos en efectivo para cubrir los gastos relacionados con la distribución yvigilancia por parte de la ONG;

• mantener informada a la ONG sobre la situación de la línea de distribución.

El PMA es responsable ante los donantes por el uso apropiado de los productos.

Responsabilidades de la ONGLa ONG se encarga principalmente de la distribución final y vigilancia de los productos alimenticiosentregados por el PMA.Y ha de dar cuenta de ellos. Algunas de sus responsabilidades son las siguientes:• distribuir equitativamente los alimentos sobre la base de las necesidades evaluadas y los criterios

de elegibilidad establecidos, y en consonancia con las políticas, procedimientos y planes acordados;• establecer un sistema de información para facilitar al PMA datos socioeconómicos y nutricionales,

en lo posible desglosados por género;• presentar al PMA informes financieros y operacionales periódicos en una estructura estándar acor-

dada, en una frecuencia convenida localmente;• poner la documentación a disposición para la inspección del PMA, y la auditoría.


Anexo 2: Elementos fundamentales de un Memorando deEntendimiento global

la creación de una asociación -...

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