La conservazione affidabile

dei documenti informatici

per garantire i diritti di

cittadini e imprese

Associazioni ANORC e ANORC Professioni

Dott.ssa Elena Lisi

ANORCANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione

digitale dei documenti) è un’associazione senza scopo di lucro che dal 2007 mette in

comunicazione e canalizza le conoscenze e i bisogni di aziende, enti pubblici,

professionisti ed esperti che operano con diversi ruoli nella Dematerializzazione e

Conservazione digitale.

L’associazione si fa quindi portavoce delle esigenze di chi si occupa della gestione

elettronica dei documenti, affinché questo processo - che è alla base di qualunque

progetto efficace di innovazione - sia gestito correttamente e in sicurezza e garantisca

ai nuovi archivi fatti di bit durata e immutabilità nel tempo.

Con quasi 400 soci e 22 sedi territoriali, entrambe cifre in costante crescita,

ANORC agisce su molteplici fronti e su gran parte del territorio nazionale,

promuovendo la creazione di gruppi di studio tematici sulla legislazione vigente,

sostenendo un confronto costante e attivo con le istituzioni centrali competenti,

promuovendo attività di ricerca e organizzando percorsi formativi professionalizzanti

destinati agli operatori del settore.

ANORC

Un mercato del lavoro in trasformazione costante, come quello odierno, necessita di

un adeguamento normativo e di nuovi processi che sappiano tutelare tutte le nuove

attività e professioni, combinando le competenze già note con le nuove esigenze di

mercato e con l’inarrestabile innovazione tecnologica.

In particolare la digitalizzazione dei documenti è ormai considerata alla stregua di

una rivoluzione industriale, la cui portata ha inevitabilmente investito enti pubblici e

privati.

I benefici di una gestione digitale dei documenti sono molteplici: riduzione dei

costi, maggiore efficienza nei processi aziendali, liberazione di spazio utile e

maggiore tutela ambientale.

I benefici non restano limitati ai processi interni di amministrazioni e aziende, ma

coinvolgono anche i loro reciproci rapporti e la relazione con cittadini e utenti.

ANORC Professioni

ANORC Professioni, associazione professionale, indipendente e senza scopo

di lucro, è nata con l'obiettivo di dare regolamentazione e riconoscimento

ai Professionisti della digitalizzazione documentale e della privacy, figure ormai

necessarie in ogni moderna organizzazione, sia pubblica che privata.

La domanda di competenze digitali nei prossimi anni continuerà infatti ad

aumentare, rappresentando la vera sfida per la modernizzazione del Paese,

ecco perché queste Professioni vanno sostenute e tutelate.

ANORC Professioni

ANORC Professioni attribuisce riconoscimento a questi Professionisti e alle loro competenze attraverso l'iscrizione a un elenco nazionale, in ottemperanza a quanto stabilito dalla Legge del 14 gennaio 2013 n. 4 sulle professioni non organizzate in Ordini o Collegi.

La serietà e concretezza dell'attività associativa è testimoniata dall'inserimento di ANORC Professioni nell'elenco delle associazioni professionali tenuto dal Ministero dello Sviluppo Economico, nella sezione dedicata alle Associazioni che rilasciano l'attestato di qualità dei servizi. Per poter essere incluse nell'elenco del MISE le associazioni devono superare una verifica sulle loro procedure e devono rispondere a precisi requisiti.

Di che cosa parliamo?

DI PROCEDURE, PROCESSI E SISTEMI

PROGRESSIVO ABBANDONO DELLA CARTA E IL «DIGITAL FIRST»

LE PAROLE CHIAVE:

semplificazione, razionalizzazione, efficienza

Strategie tecnologiche

• Adozione di strumenti hardware e software per la formazione dei

documenti nativi digitali (sequenze di bit)

• Riproduzione e leggibilità del contenuto attraverso formati idonei

• Fissare le sequenza di simboli binari su un supporto (produrre copie di

backup)

Obiettivi

• Riduzione di tempi e costi connessi agli oneri burocratici, snellimento

delle attività, per un’amministrazione rapida ed economica in grado di

fornire servizi di qualità

• Agevolazione della prassi archivistica, reperimento rapido di

informazioni, dati e documenti, controllo degli accessi, tracciamento delle

operazioni

DIGITALIZZAZIONE, DEMATERIALIZZAZIONE E REENGINEERING

Digitalizzazione dei documenti:

Procedere per priorità, analizzare le funzione dell’ente e le tipologie di documenti prodotti

Studio di fattibilità sulla base della normativa vigente Pianificare le attività, agire secondo progetti specifici Scelta di formati idonei Procedure per la sottoscrizione Definizione di set di metadati

Dematerializzazione e reengineering del workflow documentale

Mappatura e riorganizzazione dei processi Informatizzazione delle procedure di registrazione Classificazione automatica Automazione delle procedure di smistamento e assegnazione agli uffici

competenti Creazione di fascicoli informatici Firma digitale Validazione temporale

FORMAZIONE DEL DOCUMENTO

Secondo il comma 1 dell’art. 3 del DPCM 13 novembre 2014 il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:

a) redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software;

b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente;

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

INTERAZIONE CON LA PA E SITO WEB ISTITUZIONALE

Normativa di riferimento:

CAD; DPCM 13 novembre 2014; L. 241/1990; L. 69/2009; D. Lgs. 33/2013 e s.m.

Canali e strumenti per la presentazione delle istanze:

SITO internet: moduli e formulari online

PEC id, PEC (e e-mail) + firma digitale (e firma elettronica qualificata)

SPID, CNS e CIE

Meccanismi di verifica dei processi:

Verifica formato

Verifica della provenienza

Verifica dell’integrità

Adempimenti agli obblighi di pubblicità legale e trasparenza amministrativa:

Elenco dei servizi erogati online, accessibili dall’home page del sito

istituzionale

Albo online

Sezione trasparenza

FOIA

E’ BENE SAPERE CHE…Legge 18 giugno 2009, n. 69, Disposizioni per lo sviluppo economico, la

semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile, ART. 32:

A far data dal 1° gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di

atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicita'

legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti

informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici

obbligati (comma 1)

A decorrere dal 1 gennaio 2010 le «pubblicazioni effettuate

in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale» (comma 5)

D. Lgs. 97/2016: «La trasparenza è intesa come accessibilità totale dei dati e

documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i

diritti dei cittadini, promuovere la partecipazione degli interessati all’attività

amministrativa e favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle

funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche» (art. 2, comma 1)

Riferimenti normativi:

DPR 445/2000; DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico

Ingresso/produzione del documento con strumenti informatici e avvio delle fase

di gestione automatizzata per:

Trattamento pratiche, verifica procedure e semplificazione procedimenti

Presupposti per l’avvio del procedimento (Tabella dei procedimenti amministrativi)

Gestione e archiviazione dei documenti: il manuale di gestione informatica dei

documenti

Descrizione delle modalità di archiviazione dei documenti inviati, ricevuti, e interni:

Registro generale di protocollo e registro giornaliero di protocollo; registri particolari;

repertori

Definizione del set di metadati per tipologia di documento e caratteristiche del

pacchetto di versamento (PdiV)

Descrizione delle misure adottate per la sicurezza dei sistemi

LA GESTIONE DEL WORKFLOW

NB: La corretta archiviazione nel sistema presuppone:

Classificazione di tutti i documenti (Titolario di classificazione) e quindi

assegnazione di una posizione definitiva al documento all’interno del

sistema di gestione

Fascicolazione (Piano per la fascicolatura) per consentire la

sedimentazione ordinata nell’archivio e il rispetto del vincolo tra i documenti

Piano di conservazione (o «massimo di selezione»), nel quale sono definiti

i tempi di conservazione o scarto di serie o unità archivistiche

Smistamento e corretta assegnazione all’ufficio competente

LA GESTIONE DEL WORKFLOW

CONSERVARE A NORMARiferimenti normativi:

CAD, DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistema di conservazione

Descrizione del modello adottato, all’interno del manuale di conservazione

dei documenti informatici:

1. CONSERVAZIONE IN HOUSE

Il soggetto produttore organizza, gestisce e controlla direttamente le procedure

conservative all’interno della propria struttura organizzativa

2. CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING

Il soggetto produttore sottoscrive un accordo con un soggetto terzo, pubblico o

privato, che eroga il servizio per uno o più soggetti produttori. Il servizio può

essere affidato del tutto o in parte all’esterno

Le pubbliche amministrazioni possono rivolgersi esclusivamente a conservatori

accreditati, inseriti nell’elenco pubblicato sul sito istituzionale dell’Agenzia

CONSERVARE A NORMA

MISURE DI SICUREZZA LOGICA, FISICA E TECNOLOGICA DEL SISTEMA:

Indice di conservazione definito secondo lo standard UNI 11386:2010

(SInCRO)

Elenco dei formati accettati

Set di metadati per la conservazione, per tipologia di documento

Operazioni di gestione e verifica del funzionamento del sistema nel tempo

(monitoraggio continuo, backup e restore)

STANDARD DI RIFERIMENTOLa gestione dei pacchetti informativi secondo l’OAIS

«Reference model for an Open Archival Information System (OAIS)» (ISO 14721:2012).

Gli oggetti sottoposti a conservazione: SIP, AIP e DIP

SISTEMI E ADEMPIMENTI

Definizione set di metadati per la

conservazione

Verifica conformità all’originale

Verifica validità certificati di firma

Assegnazione di data e ora certe

Verifica leggibilità dei formati

Verifica integrità dei supporti

Manuale di conservazione

Protocollazione: protocollo informatico

Classificazione: piano di classificazione

Fascicolatura: piano per la fascicolatura

Piano di conservazione

Manuale di gestione

Archiviazione: mantenimento della

correlazione logica tra i documenti

Sistema di

gestione

informatica

dei

documenti

Sistema di

conservazione

ADEMPIMENTI

PARTICOLARI PER LA

PA

Distinzione

logica

dei due sistemi!

Formazione del

documento

LE FASI DEL PROCESSO

Formazione del documento

nativo digitale/ingresso del

documento:

SITO WEB, PEC, SPID

Registrazione documenti

spediti/ricevuti e

assegnazione agli uffici

competenti

Immissione nel

flusso di gestione

(trattazione della

pratica, iter

procedimentale)

Archiviazione nel

sistema di gestione

(assegnazione posizione

logica e definitiva al

documento)

Adempimento agli obblighi

di pubblicazione: albo

online; sezione trasparenza;

FOIA

Conservazione:

modello in house;

affidamento del

servizio in

outsourcing

DI CHE COSA ABBIAMO BISOGNO?

Gli elementi del sistema:

INFRASTRUTTURA

TECNOLOGICA

RISORSE UMANE

Idonee figure

professionali

ORGANIZZAZIONE

ECONOMICAMENTE

SOLIDA MA DINAMICA

Mappatura, ricerca,

progettazione,

reengineering e

monitoraggio

CHI FA COSA …

CHI FA COSA…

Nessun professionista è in grado di operare da solo!

La gestione di processi complessi richiede l’individuazione di team di esperti

Le azioni chiave sono:

Individuazione delle necessarie competenze multidisciplinari (e-CF: conoscenze, abilità e attitudini)

Definizione dei profili professionali degli operatori del settore ICT

Assegnazione chiara dei ruoli

Individuazione di specifiche figure responsabili

Coordinamento delle attività

Revisione e monitoraggio dei processi

I PROFESSIONISTI DELLA DIGITALIZZAZIONE E DELLA PRIVACY

CDO

DATA

PRESERVATION

OFFICER

RESPONSABILE DELLA

FORMAZIONE E

GESTIONE DEI

DOCUMENTI GESTIONE E

CONSERVAZIONE DEI

DOCUMENTI DIGITALI

OPEN DATA, TRASPARENZA E

PUBBLICITÀ LEGALE ONLINE

TRATTAMENTO DEI DATI

PERSONALI

RESPONSABILE DELLA

CONSERVAZIONE

RESPONSABILE OPEN DATA

RESPONSABILE DELLA

TRASPARENZA E

PUBBLICITÀ LEGALE

PRIVACY SPECIALIST

RESPONSABILE DEL

TRATTAMENTO DEI DATI

PERSONALI

DATA

PROTECTION

OFFICER

ATTIVITA’ E PROGETTI

ANORC E ANORC PROFESSIONI

I PROGETTI ASSOCIATIVI

Coalizione dei conservatori accreditati

Professionisti della digitalizzazione

Gruppo di lavoro PA centrali

Digitale In Comune

Progetto editoriale KNOW IT

Master UNITELMA e MasterCourse ANORC

Dott.ssa Elena Lisielena.lisi@anorc.it