la conduccion de reunion
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Esta presentacion te explica los retos y dificultades respecto a la conduccion de reunion. Tambien, le presentan como el Mind Mapping puede facilitar y ayudar la conducción de reunion, y permite reuniones exitosas.TRANSCRIPT
Conducción de reunionesMind Mapping
Una parte importante de la actividad de gerencia o dirección de proyectos en una empresa transcurre en las reuniones.
PyMEs 30%
Grandes empresas 50%
¿ Qué es una reunión ?
En una organización, una reunión convoca a dos o más personas con el propósito de lograr un objetivo común a través de la interacción verbal, tales como el intercambio de información o la posibilidad de llegar a un acuerdo. Puede llevarse a cabo de manera organizada y planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos.
Informativa
Exploratoria
Solución de problemas
Creativas
Capacitació
n
Casual
Su fin es informar sobre algún tema en especial.
Para examinar o analizar un problema en términos de las causas que lo generan.
Convocada para dar respuesta inmediata a un problema especifico.
Utilizada para encontrar nuevas ideas, productos o servicios.
Realizada para dar o recibir algún entrenamiento específico y con un objetivo determinado.
Realizada generalmente entre jefes y empleados en forma espontánea.
5
Informativa
Exploratoria
Solución de problemas
Creativas
Capacitació
n
MindMappin
g
Los Objetivos
Tratar una problemática
Tomar una decisión
Planificar acciones en
común
Reunion exitosa
Animación adecuada
Soporte visual
Capacidad de organizaciónGestión de palabraManejo de conflictosCalidades comunicacionales
Capitalizar la informaciónFocalizar la discusiónTrabajar sobre el fondoFomentar la participación
Cuando NO citar a una reunión
No se tiene objetivo específico que
alcanzar
Los asuntos requieren un tratamiento
individual
No se tiene una agenda previamente
establecida
Los problemas se deben discutir en
privado
Existe otra mejor forma de comunicación
Ya se tomó la decisión
No se cuenta con la información requerida
No estarán presentes las personas claves
Organización
Definir el objetivo a alcanzar mediante una reunión
Identificar los participantes requeridos para alcanzar el objetivo de la reunión
Definir la duración máxima de la misma (tan corta como sea posible)
Informar a los participantes del objetivo y de la agenda a seguir
Divergencia - Convergencia
El cerebro diverge poco y converge demasiado rápido !
La Animación
Elemento CLAVE del éxito de la reunión
Apoyarse sobre un soporte visual
Establecer pautas de desarrollo
Usar colores e imágenes
Tres Fases de desarrollo
Fase de información / exploraciónLa información se encuentra centralizada o descentralizada, lo evidente es el intercambio o la exploración de información entre los participantes.
Fase de opinión / debateDirigidos por el animador, los participantes dan su opinión al conjunto sobre los temas que hay que tratar.
Fase de toma de decisionesCreación de la planificación de las acciones, con fechas, prioridades y recursos.
Comunicación
Las palabras comunican un 7%
El tono de voz un � 38%
La comunicación no verbal un �
55%
El animador : Funciones
CLARIFICACION:Asegurar el objetivo de la reuniónHacer preguntas a los participantes para asegurar la comprensión por parte de todos
CONTROL:Establecer unas normas mínimas para permitir una comunicación adecuada�Impedir el monopolio, estimular a los participantes, administrar el tiempo�
RELAJACIÓN:Eliminar la tensión, tranquilizar posibles situaciones conflictivas
DINAMIZACIÓN:Crear motivación en el grupo para hacer algo, con el objetivo de no desviarse del camino establecido
El animador : Actitud
1. Si algo no queda claro, pida que lo explique mejor.
2. Facilite cuantas aplicaciones o respuestas le pidan los miembros del equipo.
3. Procure que todos opinen, sobre todo los más tímidos, y mantenga a raya a las personas dominantes
4. Los miembros del equipo han de respetarse unos a otros y escuchar las distintas ideas, aunque no
estén necesariamente de acuerdo con todas.
La problemática del Líder
Intimidación de los empleados.
Temor a que le obligase a callar o a que lo tratase como si estuviese loco.
Sentimiento de exclusión en la toma de decisiones.
Falta de compromiso del participante con las medidas que interpretarían como imposiciones.
Beneficios Mind Mapping
La construcción de un mapa permite a los participante a focalizarse en el tema tratado y seguir el hilo de la reunión
El Mind Mapping crea una dimensión de grupo y evita que cada
participante piense de manera aislada e individual
Evita : Roces emocionales / Conflictos interpersonales / CensuraDetalle
Detalle
Detalle
Global
Global Global
Visualizar la información
Evaluar una reunión
1. Aprovechamiento del tiempo
2. Participación balanceada
3. Claridad del objetivo de la reunión
4. Cumplimiento de las tareas asignadas
5. Liderazgo de dirección de la reunión
6. Eficacia en la solución a los problemas
planteados
