LA COMUNICAZIONE

DEISOTTO-PROGETTI SPF

A cura di Daniela Peresson

La comunicazione del progetto

La comunicazione di un progetto e dei suoi risultati riveste un’importanza cruciale. Essa costituisce un importante fattore di successo del progetto e contribuisce al raggiungimento dei risultati. Questa attività del progetto merita quindi un'attenzione particolare e richiede una pianificazione scrupolosa.

Perché comunicare?

Gli scopi principali sono:– Il coinvolgimento di destinatari o beneficiari diretti

nelle azioni previste;– La diffusione dei prodotti realizzati dal progetto,

affinchè questi raggiungano i loro destinatari;– La promozione del progetto stesso nel contesto in cui

viene realizzato.

La comunicazione rappresenta inoltre uno strumento fondamentale per le organizzazioni che intendano instaurare delle relazioni con le realtà presenti nel territorio.

Parte seconda: il Piano di comunicazione

Per pianificare correttamente la comunicazione di un progetto è opportuno procedere all’individuazione delle azioni e dei mezzi più idonei ed efficaci da impiegare. Tutto questo porterà alla redazione di un documento: il Piano di comunicazione, che conterrà le indicazioni strategiche e operative per la comunicazione.Il Piano dovrebbe essere concordato e condiviso fra tutti i partner.

Le risorse per la comunicazione

Nell’elaborare il nostro Piano di comunicazione dobbiamo dapprima quantificare le risorse che possiamo mettere in campo, in termini di:

– risorse finanziarie (circa il 10% del budget del progetto)

– risorse umane (competenze, disponibilità di tempo)

– mezzi (a quali mezzi possiamo avere un accesso facilitato?)

IDEAZIONE

CHIUSURA

PIANIFICAZIONE

REALIZZAZIONE

Promozione delle attività del progettoComunicazione istituzionale del progettoAggiornamento del Piano di comunicazione

Dove si colloca la comunicazione

Redazione del Piano di comunicazioneComunicazione dei

risultati del progetto

La struttura del PianoPer prima cosa è necessario capire quali sono gli obiettivi della comunicazione: disseminazione, promozione delle attività, diffusione dei risultati.Poi bisogna interrogarsi sui destinatari della comunicazione.

TARGET 1 TARGET 2 TARGET 3

TARGET OPINIONE PUBBLICA

DISSEMINAZIONE DEL PROGETTO E SENSIBILIZZAZIONE SUI TEMI RILEVANTI PER IL PROGETTO

PROMOZIONE DELLE INIZIATIVE PROGETTUALI

DIFFUSIONE DEI RISULTATI

La struttura del PianoPer ciascuno strumento prescelto vanno poi dettagliate alcune informazioni essenziali

Strumenti Descrizione dello strumento

Tempi di realizzazione

Tempi di diffusione

Costi

Indicare ciascuno degli strumenti prescelti

Fornire indicazioni e dettagli sui mezzi adottati(qualità e quantità, diffusione ecc…)

Indicare il tempo necessario per predisporre ciascuno strumento

Indicare quando si prevede di realizzare ciascuna azione di comunicazione

Indicare per ciascuno strumento il costo di produzione e il costo di realizzazione

La stesura del Piano

1. analizzare il contesto in cui dovrà agire la comunicazione:

l’area geografica,

la tipologia e le caratteristiche del pubblico,

gli strumenti e i canali

2. individuare gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere con il messaggio

3. definire a chi è rivolta la comunicazione (target) ossia cosa vogliamo far sapere e a chi

4. scegliere un linguaggio adeguato alla natura del progetto e al pubblico cui è rivolto il messaggio (strategia)

La stesura del Piano

5. scegliere i mezzi, le tecniche e gli strumenti attraverso i quali diffondere il messaggio, stabilendo anche le quantità, le caratteristiche i luoghi di diffusione e/o pubblicazione (media, azioni, strumenti)

6. definire chi sono i responsabili (organizzazione)

7. stabilire i tempi della comunicazione (tempistica)

8. mettere a punto un sistema di valutazione della comunicazione per capire quale impatto il messaggio abbia suscitato, per raccogliere elementi importanti da considerare nei successivi piani di comunicazione (monitoraggio)

I destinatari della comunicazione

E’ bene ricordare che i destinatari della comunicazione non sono solo i destinatari/beneficiari del progetto.A questi ultimi ci potremo rivolgere direttamente, oltre che con la diffusione di materiale stampato (depliant, locandine, inserzioni pubblicitarie..) anche con l’invio di lettere e con l’organizzazione di eventi informativi.Un altro insieme di attività si rivolgono invece al mondo dei media e sono destinati a un pubblico più ampio (invio di comunicati stampa, conferenze stampa…).Infine a volte potremmo scegliere di arrivare al nostro target grazie alla mediazione di un terzo gruppo (ad esempio comunicare ai genitori per arrivare ai bambini, comunicare alle associazioni di immigrati per arrivare ai singoli immigrati).

Lo schema della comunicazione

Ogni atto di comunicazione ha un destinatario intermedio e uno finale. Bisogna prestare attenzione anche ai tempi e alle modalità del destinatario intermedio.

ProgettoDestinatari

Beneficiari

Mediatori

Media

La scelta dei mezzi e dei tempi

Nella scelta dei mezzi si terrà conto del grado di copertura di ciascun veicolo eventualmente analizzando il costo/contatto, del loro utilizzo mediante il fattore ripetizione (annunci continui sullo stesso mezzo/veicolo) o il fattore sovrapposizione (annunci in contemporanea su più mezzi/veicoli), dell’eventuale ripartizione fra una fase di lancio (all’inizio delle attività) e una successiva di sostegno.

Possibili mezzi di comunicazione del progetto

– Newsletter interna. Obiettivi: consapevolezza, informazione

– Sito Internet del progetto. Obiettivi: consapevolezza, informazione, promozione

– Comunicati stampa. Obiettivi: consapevolezza– Brochure. Obiettivi: consapevolezza– Presentazioni a conferenze. Obiettivi: contatti,

promozione– Poster a conferenze. Obiettivi: contatti/agganci,

promozione– Workshops. Obiettivi: contatti/agganci, feedback– Pubblicazione di articoli. Obiettivi: informazione– Reports e altri documenti. Obiettivi: informazione– Gadgets

La conferenza stampa

Per riuscire bene la conferenza stampa va gestita come un evento nell’evento. Elementi chiave sono:

– la scelta della data e dell’ora;– la scelta del luogo;– l’allestimento;– la cartella stampa;– gli inviti;– la scelta del “dopo-conferenza”.

Le relazioni esterne

Molti interlocutori esterni possono influenzare il ciclo di vita del progetto.Bisogna capire quali di essi sono realmente utili per il progetto e stabilire contatto, codice, forma e contenuto della relazione. In sintesi l’attività di relazioni esterne si esplica nel:

– Allacciare rapporti– Ascoltare e saper capire– Farsi capire– Influenzare l’atteggiamento e il comportamento.

Le R.E. sono finalizzate ad acquisire consenso, adesione, collaborazione e partecipazione

Chi si occupa della comunicazione?

Sarà importante che nel gruppo di progetto venga identificata una persona responsabile della comunicazione e che gli altri componenti siano tenuti al corrente degli interventi che saranno realizzati in tal senso.Nei progetti più complessi si può costituire un piccolo staff della comunicazione che si ripartisca le varie attività (pubblicità, promozione, ufficio stampa, relazioni esterne, edizioni).

La verifica dei criteri

La scelta dei mezzi da impiegare deve essere coerente con i contenuti del messaggio ed il pubblico destinatario di tali contenuti. Prima di dare il via ad un piano di comunicazione è sempre opportuno verificare che siano stati seguiti alcuni criteri.

La verifica dei criteri

– attrattività, interesse che si può suscitare attraverso un determinato mezzo

– accessibilità rispetto al target individuato (ad es. per comunicare con i giovani potrebbe essere strategico l’utilizzo di Internet)

– modalità di comunicazione di un messaggio (sonora, cartacea, visiva, ..)

La verifica dei criteri

– quantità del contenuto del messaggio: alcuni mezzi per essere efficaci richiedono di limitare il numero di informazioni al minimo (ad es. i manifesti con troppo testo risultano illeggibili)

– efficienza, ossia il rapporto tra il costo della comunicazione e il pubblico che ci si prefigge di raggiungere e il costo della comunicazione e ed i benefici sociali previsti

La valutazione del Piano

Alla fine del progetto il piano dovrà essere valutato. Alcuni elementi da tenere in considerazione sono:– la diffusione del messaggio (è arrivato a

destinazione?)– la comprensione del messaggio (è stato capito?)– la condivisione del messaggio (ha suscitato

consenso?)– la scelta dei mezzi (sono stati efficaci?)– la scelta dei tempi (il messaggio è stato

tempestivo?)– I costi sostenuti (la strategia adottata è stata

efficiente?)