l-th-02 lineamiento para el trámite de situaciones administrativas

LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

Bogotá D.C., Octubre de 2016

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Código: L-TH-02

Versión 06

Proceso asociado: Talento Humano

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ---------------------------------------------------------------------------------------------- 4

2. ALCANCE ----------------------------------------------------------------------------------------------- 4

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------- 4

4. NOVEDADES LABORALES Y PRESTACIONALES --------------------------------------------------- 5

4.1 NOMBRAMIENTOS-------------------------------------------------------------------------------- 5

4.2 RETIRO DEL SERVICIO -------------------------------------------------------------------------- 6

4.2.1 Declaratoria de Insubsistencia (artículo 26 del Decreto 2400 de 1968). -------------------- 6

4.2.2 Renuncia (artículos 110 y siguientes del Decreto 1950 de 1973). -------------------------- 6

4.2.3 Retiro por pensión (Artículos 33 a 45 Ley 100 de 1993, Articulo 9 Ley 797 de 2003 y Decreto 2245 de 2012). --------------------------------------------------------------------------------- 6

4.2.4 Retiro por Destitución (Articulo 41 Ley 909 de 2004). --------------------------------------- 6

4.2.5 Retiro por abandono de cargo (artículo 126 del Decreto 1950 de 1973). ------------------- 6

4.2.6 Retiro por orden judicial (Articulo 41 Ley 909 de 2004). ------------------------------------- 7

4.2.7 Retiro por muerte del funcionario (Articulo 41 Ley 909 de 2004). --------------------------- 7

4.3 INCAPACIDADES --------------------------------------------------------------------------------- 7

4.4 TRÁMITE PARA VACACIONES ------------------------------------------------------------------- 7

4.4.1 Vacaciones ----------------------------------------------------------------------------------- 7

4.4.2 Programación de Vacaciones ---------------------------------------------------------------- 7

4.4.3 Solicitud de Vacaciones ---------------------------------------------------------------------- 8

4.4.4 Interrupción o aplazamiento de vacaciones ------------------------------------------------ 11

4.4.5 Reanudación de Vacaciones ---------------------------------------------------------------- 11

4.4.6 Compensación de Vacaciones en dinero --------------------------------------------------- 11

4.5 LICENCIAS --------------------------------------------------------------------------------------- 12

4.5.1 ORDINARIA. (Art. 60 Decreto 1950 de 1973) ---------------------------------------------- 12

4.5.2 LICENCIA POR LUTO (artículo 1° de la Ley 1635 del 11 de junio de 2013) -------------- 12

4.6 PERMISO REMUNERADO ----------------------------------------------------------------------- 13

4.6.1 FUNDAMENTO LEGAL --------------------------------------------------------------------- 13

4.6.2 Clases de permisos ------------------------------------------------------------------------- 14

4.6.3 Condiciones generales del permiso --------------------------------------------------------- 14

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4.7 COMISIÓN ---------------------------------------------------------------------------------------- 15

4.8 ENCARGOS (Artículo 58 Decreto 1950 de 1973) ----------------------------------------------- 15

4.9 HORAS EXTRAS Y COMPENSATORIOS ------------------------------------------------------- 16

4.10 LIQUIDACIÓN ------------------------------------------------------------------------------------ 16

5. MARCO LEGAL ---------------------------------------------------------------------------------------- 17

6. REQUISITOS TÉCNICOS ----------------------------------------------------------------------------- 17

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS ------------------------------------------------------------------------ 17

8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ----------------------------------------------------------------- 17

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1. OBJETIVO

Establecer las directrices generales para el trámite de las situaciones administrativas para los funcionarios del DAPRE establecidas por la ley.

2. ALCANCE

Estos lineamientos deben ser aplicados por todos los Servidores públicos que hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Licencia: Separación transitoria del ejercicio del cargo, por solicitud propia, por enfermedad o

por maternidad.

Comisión: Ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares distintos a la Institución o cuando por encargo realice actividades diferentes al cargo del cual es titular, podrán ser de estudio o de servicio.

Causación de Vacaciones: Ocurre cada vez que un funcionario ha cumplido un año de servicio

en la Entidad.

Permiso: Autorización para desvinculación de las funciones propias del cargo hasta por tres días hábiles, previa justa causa.

Vacaciones: Autorización para el disfrute del descanso remunerado destinado a la

recuperación de la fuerza laboral.

Novedad: Documento en el que se registran las situaciones administrativas que un servidor público puede solicitar durante su vinculación laboral y que pueden incidir en la asignación salarial.

Horas extras: Es el tiempo extra laborado como domingos, festivos o el reconocimiento de

descansos compensatorios que son pagados de acuerdo con la normatividad vigente y sus modificatorios.

Liquidación: Serie de operaciones matemáticas tendientes a obtener un resultado requerido con un fin específico.

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Prestación social: Conjunto de beneficios y garantías adicionales al salario y consagradas en la ley a favor de los trabajadores con el fin de cubrir riesgos que se presenten durante la vigencia de la relación laboral.

Nómina: Es el conjunto de la liquidación de todos los funcionarios.

Procedimientos: Sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí con base en un determinado método.

4. NOVEDADES LABORALES Y PRESTACIONALES

La recepción de las novedades laborales y prestacionales se realiza de acuerdo con el cronograma de nómina definido por el Área de Talento Humano, el cual se publica en la intranet; mensualmente son informadas a todos los funcionarios las fechas de recepción las mismas. Para realizar una adecuada liquidación del salario de los funcionarios del DAPRE, todas las novedades laborales y prestacionales se registran en el aplicativo. Para las novedades que estén relacionadas con la separación temporal del cargo por un término igual o superior a seis (6) días hábiles y por retiro del servicio, se debe diligenciar el formato F-TH-54 “Informe de Entrega por Retiro del Servicio o Separación Temporal del Cargo”. El mencionado formato, debe ser remitido por el superior inmediato al Área de Talento Humano, para que repose en la historia laboral del funcionario o exfuncionario. Si la novedad está relacionada con un permiso remunerado o una separación temporal del cargo por un término inferior a seis (6) días, el funcionario debe remitir al superior inmediato o a quien este delegue a través de correo electrónico, el estado de los temas pendientes, con el fin de continuar con su gestión. Nota: Se exceptúan del diligenciamiento del formato F-TH-54 “Informe de Entrega por Retiro del Servicio o Separación Temporal del Cargo” o de enviar por correo electrónico al superior inmediato los temas pendientes, aquellos funcionarios que por caso fortuito presenten alguna novedad que implique la separación temporal del cargo.

4.1 NOMBRAMIENTOS

El Jefe de la dependencia identifica las vacantes a proveer de acuerdo con las necesidades del servicio y procede a realizar la solicitud de provisión al Área de Talento Humano, quien informa al Director del Departamento sobre la solicitud; de acuerdo con el procedimiento P-TH-04 “Selección y Vinculación personal de Planta”.

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4.2 RETIRO DEL SERVICIO

El retiro del servicio implica la cesación del ejercicio de funciones públicas; las causales se encuentran definidas en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004 aplicables a los empleados de libre nombramiento y remoción y de carrera administrativa. Teniendo en cuenta que las causales de retiro del servicio regulan situaciones particulares diferenciadas, a continuación se especifican los documentos que deben soportar el trámite, agrupando las causales así:

4.2.1 Declaratoria de Insubsistencia (artículo 26 del Decreto 2400 de 1968).

Declaratoria de insubsistencia emitida por el Director o el Señor Presidente de la Republica.

4.2.2 Renuncia (artículos 110 y siguientes del Decreto 1950 de 1973).

Carta de renuncia por parte del funcionario presentada ante el Director o el señor Presidente de la República según corresponda.

4.2.3 Retiro por pensión (Artículos 33 a 45 Ley 100 de 1993, Articulo 9 Ley 797 de 2003 y

Decreto 2245 de 2012).

a) Pensión por vejez

Acto administrativo de reconocimiento de la pensión por vejez por parte del Fondo Administrador correspondiente

b) Pensión por invalidez

Acto administrativo de reconocimiento de la pensión por invalidez expedido por la ARL o la

Administradora de Pensiones.

4.2.4 Retiro por Destitución (Articulo 41 Ley 909 de 2004).

Fallo disciplinario en firme emitido por la autoridad competente según el régimen disciplinario al Área de Talento Humano en donde conste expresamente la orden de retirar del servicio al funcionario.

4.2.5 Retiro por abandono de cargo (artículo 126 del Decreto 1950 de 1973).

Comunicación escrita del Jefe de la dependencia donde se presenta el caso ante el Área de Talento

Humano, informando el abandono del cargo.

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Nota: Recuerde que si usted no reporta oportunamente las novedades de los funcionarios a su cargo se entenderá que no existe ninguna y en consecuencia se procederá a dar trámite a los pagos a través de la nómina de personal.

4.2.6 Retiro por orden judicial (Articulo 41 Ley 909 de 2004).

Comunicación escrita del despacho judicial en donde conste expresamente la orden de retirar del servicio a un funcionario, la cual será allegada a la Secretaría Jurídica, dependencia que remitirá al Área de Talento Humano.

4.2.7 Retiro por muerte del funcionario (Articulo 41 Ley 909 de 2004).

Certificado de defunción, este será el documento que se deberá presentar en el Área de Talento

Humano para iniciar el procedimiento de desvinculación del funcionario fallecido, que podrá ser aportado por cualquiera de sus familiares de oficio o petición de la entidad, sin que se requiera de ningún otro documento para tal efecto.

Para formalizar el retiro del funcionario se deberá cumplir con lo contemplado en el procedimiento P-TH-13 “Retiro del Servicio Personal de Planta”.

4.3 INCAPACIDADES

Las licencias por incapacidades se reconocerán y se tramitarán de conformidad con las disposiciones establecidas en el “L-TH-05 Lineamiento para el Trámite de Incapacidades”

4.4 TRÁMITE PARA VACACIONES

4.4.1 Vacaciones

Consiste en el reconocimiento en tiempo y en dinero a que tiene derecho todo empleado público o trabajador oficial por haberle servido a la administración durante un (1) año. Conllevan como finalidad primordial procurar por medio del descanso la recuperación física y mental del servidor público, para que éste regrese a sus labores en la plenitud de sus capacidades y pueda contribuir eficazmente al incremento de la productividad del correspondiente organismo o entidad.

4.4.2 Programación de Vacaciones Anualmente el jefe de cada dependencia deberá programar con los funcionarios a su cargo, la fecha en la que saldrán a disfrutar sus vacaciones causadas. Una vez concertada la fecha del disfrute se hará la solicitud a través del aplicativo de Servicios Compartidos.

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Previamente el Área de Talento Humano enviará a cada dependencia la información relacionada con el estado de la situación administrativa de cada servidor en el formato F-TH-49 “Estado Actual de Vacaciones Funcionarios”. La programación se debe realizar atendiendo en todo caso el cronograma de nómina establecido por la Entidad y la fecha de inicio del disfrute de las vacaciones, se debe realizar por lo menos con un mes y medio después su causación, con el fin de acceder al reconocimiento y pago en los términos establecidos por la Ley. Es importante considerar que si bien el Decreto Ley 1045 de 1978 permite la posibilidad de acumular vacaciones hasta por dos (2) años siempre y cuando haya una necesidad del servicio, la Directiva Presidencial No. 01 del 10 de febrero de 2016 da instrucciones en materia de austeridad y dispone como regla general que “las vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas y solo por necesidades del servicio o retiro podrán ser compensadas en dinero”. Es responsabilidad del Jefe de la dependencia la programación de las vacaciones del personal a su cargo, para lo cual deberá tener en cuenta las necesidades del servicio con el fin de garantizar la continuidad en su prestación, así como el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la dependencia. Sobre este punto es importante recordar, que de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 1045 de 1978, si las vacaciones no son solicitadas dentro de un término prudencial una vez se causen, el Jefe del Área de Talento Humano podrá ordenarlas oficiosamente.

4.4.3 Solicitud de Vacaciones Para realizar la solicitud de vacaciones, cada funcionario debe ingresar al aplicativo de servicios compartidos, mediante el icono que se encuentra en el escritorio de su equipo de cómputo:

Seleccione la opción “PROGRAMACIÓN DE VACACIONES”:

Aparecerá el siguiente formulario, el cual se debe diligenciar en su totalidad así:

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1. Verifique su número de cedula (en caso de no aparecer o no pertenecer a su identificación debe comunicarse con el Área de Tecnologías y Sistemas de Información para actualización de sus datos) y el sistema automáticamente mostrará los periodos y días pendientes por disfrute.

2. Indique la fecha de inicio de vacaciones, para ello se debe tener en cuenta la información arrojada

por el sistema al final del formulario en rojo, ya que solo podrá asignar una fecha, después de la fecha indicada allí. De clic en el botón “Calcular Fecha de Regreso” y el aplicativo arrojara la fecha de reintegro de vacaciones. Nota:

a) Si usted tiene días pendientes, la solicitud la debe realizar con un tiempo mínimo de cinco

(5) días hábiles, antes de la fecha de disfrute.

b) Si quiere solicitar un periodo completo y cuenta con días pendientes de disfrute, el sistema de manera automática, sumara los días al periodo.

c) Si usted va a solicitar uno o más periodos, debe registrar la programación con un mes y medio (1 ½) de anticipación a la fecha de disfrute.

Después de diligenciado, de clic en el botón “CONTINUAR”:

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Aparecerá una ventana con el resumen de la solicitud de vacaciones y la opción “Enviar” de clic si la información es correcta, de lo contrario de clic en la opción “Regresar” si requiere corregir o modificar la información:

Una vez da clic en el botón “ENVIAR”, el sistema generará un número de solicitud para realizar seguimiento y posterior verificación del trámite.

Simultáneamente el sistema enviará una notificación al correo electrónico con la información de la solicitud. Al finalizar la solicitud de vacaciones y una vez se surtido el trámite completo ante el Área de Talento Humano, el sistema notificará por correo electrónico la confirmación de sus vacaciones e incluirá el link con el cual se deberá cerrar dicha solicitud. Paso seguido se activará la encuesta de satisfacción la cual es muy importante diligenciar para calificar y mejorar el servicio.

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4.4.4 Interrupción o aplazamiento de vacaciones El Jefe inmediato de la dependencia, puede solicitar al Área de Talento Humano la interrupción o aplazamiento de las vacaciones del funcionario mediante comunicación interna SIGOB, siempre que exista un motivo legal realmente justificado. Esta solicitud se debe realizar como mínimo con tres (3) días hábiles de anticipación. Si se encuentra disfrutando de sus vacaciones y tiene una incapacidad expedida por la EPS, debe hacerla llegar al Área de Talento Humano para la interrupción automática de sus vacaciones y posterior reanudación.

4.4.5 Reanudación de Vacaciones El funcionario que tenga el periodo de vacaciones interrumpido y quiera disfrutarlo, debe solicitar al Área de Talento Humano la reanudación correspondiente a la totalidad de los días interrumpidos, con el Vo.Bo del jefe inmediato a través del Sistema de Servicios Compartidos, como mínimo con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha del disfrute.

4.4.6 Compensación de Vacaciones en dinero

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De conformidad con lo establecido en la Directiva Presidencial 01 de 2016, las vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas. Solo por necesidades del servicio o retiro podrán ser compensadas en dinero. El funcionario que haya solicitado el disfrute de las vacaciones causadas y que por necesidades del servicio no pueda salir a disfrutarlas, tendrá derecho a que su jefe inmediato solicite al Área de Talento Humano la compensación en dinero, con la debida justificación en donde se indiquen las razones por las cuales se fundamenta la solicitud. Este trámite se realizará a través del SIGOB. La autorización por parte del Área de Talento para la compensación de vacaciones, estará sujeta a la disponibilidad presupuestal.

4.5 LICENCIAS

4.5.1 ORDINARIA. (Art. 60 Decreto 1950 de 1973)

La solicitud de licencia o su prorroga se hará a través del SIGOB, acompañada de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera, el cual se debe hacer llegar al Área de Talento Humano. Solicita licencia ordinaria a su jefe inmediato por 60 días al año, continuos o discontinuos, prorrogables por 30 días más si existe justa causa a juicio de la autoridad competente. Durante la licencia ordinaria no podrán desempeñarse otros cargos dentro de la administración pública. Su violación será sancionada disciplinariamente y el nuevo nombramiento deberá ser revocado. El tiempo de licencia ordinaria y de su prorroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio.

4.5.2 LICENCIA POR LUTO (artículo 1° de la Ley 1635 del 11 de junio de 2013)

“Conceder a los servidores públicos en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles”. La justificación deberá presentarse ante el Área de Talento Humano con los documentos establecidos en la normatividad señalada.

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4.6 PERMISO REMUNERADO

4.6.1 FUNDAMENTO LEGAL

El Decreto 1083 de 2015 en el artículo 2.2.5.10.16 establece: PERMISO. El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa. Corresponde al jefe del organismo respectivo, o a quien haya delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos. El numeral 6 del artículo 33 de la Ley 734 de 2002 establece que es un derecho de todo servidor público: “6. Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la ley.” De las normas citadas, se concluye que el permiso constituye un derecho del empleado, el cual permite que los servidores públicos se desvinculen transitoriamente de la prestación de sus funciones para que puedan atender situaciones de orden personal o familiar que se encuentren justificadas, con goce de sueldo, hasta por el término anteriormente indicado. En consecuencia, en caso de diligencias personales debidamente justificadas, los empleados públicos pueden hacer uso del derecho a obtener permisos, los cuales serán concedidos por el Jefe Organismo o su delegado, quien evaluará si es viable autorizarlo o negarlo. Cabe señalar, que las normas no señalan qué eventos constituyen una justa causa, ni tampoco el número de permisos que se pueden conceder a un empleado, dejando en cabeza del Jefe del Organismo o su delegado la competencia para analizar y decidir en cada caso lo pertinente. Al respecto, la Dirección Jurídica del Departamento Administrativo de la Función Pública considera que el objetivo del permiso remunerado es que el empleado pueda separarse temporalmente de las funciones a su cargo para atender situaciones de orden personal o familiar que se encuentren justificadas, por consiguiente, se entiende que se pueden otorgar en el año tantos permisos remunerados de hasta tres (3) días como sean necesarios, siempre que concurran las dos condiciones señaladas en la norma, es decir, que haya justa causa y que el jefe del organismo o su delegado, los autorice. En consecuencia, se considera que en uso de esta facultad el Jefe del Organismo o su delegado le corresponde analizar la justa causa presentada por el empleado respectivo, para conceder o no, el permiso remunerado hasta por tres (3) días y el trámite que debe seguir el empleado para solicitar el permiso debe encontrarse descrito en los procesos al interior de cada entidad. La Resolución No. 0345 de 2016 “Por la cual se delegan unas funciones”, en su artículo 1º. señala como función del Jefe del Área de Talento Humano, entre otras, la de autorizar o negar las solicitudes de permiso remunerado superiores a un (1) día que eleven los funcionarios del Departamento Administrativo de Presidencia de la República y en el artículo 2º. delega en los Altos Consejeros Presidenciales, en el Alto Comisionado para la Paz, en los Consejeros Presidenciales, en los Secretarios, en los Directores, en el

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Subdirector de Operaciones, en los Jefes de Oficina y en los Jefes de Área, la función de autorizar o negar las solicitudes de permiso remunerado que le presenten los funcionarios a su cargo, hasta por un (1) día.

4.6.2 Clases de permisos A continuación se describen ciertas clases de permisos, sin que estos correspondan a una enunciación taxativa para el otorgamiento de los mismos, sino como un referente para la toma de la decisión y será responsabilidad de los competentes aprobar o negar los permisos, analizar en cada caso si existe o no una justa causa para su otorgamiento. Permiso ocasional hasta por un (1) día: Corresponde al permiso concedido durante la jornada laboral, el cual no puede superar la duración de la misma, para atender situaciones de orden personal o familiar que sea consideradas como justas causas por parte del superior jerárquico. Permiso para citas médicas: Corresponde al permiso concedido para que el funcionario acuda citas médicas, controles, exámenes, terapias, etc. Permiso por calamidad doméstica de hasta tres (3) días: Corresponde al permiso concedido por la ocurrencia de hechos graves de fuerza mayor o caso fortuito que sobrevienen intempestivamente tales como: hospitalización o incapacidad médica de un familiar de primer grado de consanguinidad, afinidad o civil, catástrofes naturales: (inundación, terremoto, huracán, etc.). Permiso por matrimonio de hasta tres (3) días: Corresponde al permiso concedido al funcionario que contraiga matrimonio, será otorgado en los días inmediatamente previos o a los días posteriores al matrimonio, a elección del funcionario solicitante. Permiso compensatorio: Corresponde al permiso concedido como consecuencia de una compensación previa de las horas y/o días de duración del permiso. Permiso compensatorio por horas extras laboradas: Corresponde a los compensatorios concedidos con ocasión de la causación de horas extras.

4.6.3 Condiciones generales del permiso Ningún funcionario podrá ausentarse de su puesto de trabajo sin la debida autorización, razón por la cual la Entidad no se responsabiliza por los hechos que ocurran a funcionarios que hayan desconocido la normatividad y reglamentación vigente en materia de permisos. Para conceder permiso remunerado a un funcionario cuando medie justa causa, el jefe de la dependencia lo debe avalar y/o conceder por la intranet y hacerlo llegar al Área de Talento Humano, teniendo en cuenta que estos permisos no afectan la liquidación del salario del funcionario.

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4.7 COMISIÓN

a) Comisión de servicios: Para ejercer las funciones propias de su cargo en una sede diferente a la

habitual de su trabajo o atender transitoriamente actividades oficiales distintas al empleo, se conceden por 30 días, prorrogables por otros 30; comisiones al interior y exterior para cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, que se conceden mediante acto administrativo en el cual se debe expresar el término. Este término podrá ser superior en las condiciones señaladas por el tercer inciso del artículo 65 del decreto 1042 de 1978.

b) Comisión para adelantar estudios: La comisión la autorizará el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado y el comisionado tendrá derecho a recibir únicamente los sueldos y las prestaciones sociales correspondientes, durante el término de la misma. Solo podrán conferirse para recibir capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento para el ejercicio de las funciones propias del empleo de que es titular o con fines de la entidad donde se encuentre vinculado. Se podrá conferir comisión de estudios en el exterior al servidor público que tenga por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad, previo cumplimiento de los siguientes requisitos. Convenio mediante el cual el comisionado se compromete a prestar sus servicios a la entidad por el doble del tiempo de duración de la comisión y Póliza de Garantía de cumplimiento por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los sueldos que el funcionario pueda devengar durante el transcurso de su permanencia en el exterior. El plazo de la comisión de estudios no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se trate de obtener título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado, debidamente acreditada con los certificados del respectivo Centro Académico. Cuando se trate de obtener título académico de especialización científica o médica la prórroga a que se refiere el presente artículo podrá otorgarse hasta por tres (3) veces, bajo las mismas condiciones contempladas en el inciso anterior.

4.8 ENCARGOS (Artículo 58 Decreto 1950 de 1973)

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“Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo”. El encargo temporal, es entonces una situación administrativa de creación legal que le permite al Estado solucionar las dificultades que puedan presentarse en los casos de ausencia temporal o definitiva de un empleado, cuya labor es indispensable para la atención de los servicios a su cargo. Estos empleos podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. La solicitud de encargo se debe realizar mediante comunicación escrita a través del Sistema de Gestión de Correspondencia, la cual deberá ser aprobada por el jefe inmediato y remitida al Área de Talento Humano para efectos de iniciar el trámite.

4.9 HORAS EXTRAS Y COMPENSATORIOS

Cuando por razones especiales del servicio fuere necesario realizar trabajos en horas distintas de la jornada ordinaria de labor, el funcionario competente, autorizará descanso compensatorio o pago de horas extras. Los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que presten sus servicios en horario distinto a la jornada ordinaria y estén dentro del Nivel Asistencial hasta el grado 09, le serán autorizadas horas extras. Para los conductores se autorizará hasta un máximo de 100 horas y los demás hasta 50 horas mensuales; si el funcionario llegase a superar el máximo de horas extras, el sistema automáticamente los acumula y los pasa a compensatorios en tiempo, los cuales se liquidarán mes a mes. La autorización de las horas extras de un funcionario corresponde al jefe inmediato, quien certificará el cumplimiento de las mismas según Formato F-TH-08 Control diario de horas extras y/o recargo nocturno, previo Vo.Bo. del funcionario competente o usuario del servicio y del coordinador (si aplica); esta información se remitirá mensualmente al Área de Talento Humano dentro de las fechas establecidas.

4.10 LIQUIDACIÓN

Para la liquidación de horas extras se aplica un recargo del 25% de la remuneración básica fijada por la Ley para horas extras diurnas, y un recargo del 75% sobre la remuneración básica para las horas extras nocturnas, teniendo en cuenta los incrementos por antigüedad para ambos casos.

El auxilio por enfermedad no profesional lo paga la EPS, corresponde a dos terceras partes (2/3) del salario que devengue el trabajador durante los primeros noventa (90) días de incapacidad y la mitad (1/2) durante los siguientes noventa (90) días, de conformidad con los artículos 18 del Decreto 3135 de 1968 y 9 del Decreto 1848 de 1969.

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De conformidad con lo establecido por el artículo 9 del Decreto 783 de 2000, el funcionario deberá haber cotizado un periodo mínimo de cuatro (4) semanas en forma ininterrumpida para efectos del reconocimiento de la correspondiente incapacidad.

5. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

6. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, Numeral 6.2

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

P-TH-04 Selección y Vinculación de Personal de Planta P-TH-03 Trámite de Situaciones Administrativas P-TH-02 Liquidación de nómina y prestaciones sociales de funcionarios y ex funcionarios P-TH-11 Tramite de Comisiones y Gastos de Viaje P-TH-13 Retiro del Servicio personal de planta F-TH-04 Control de documentos para posesión legal del cargo F-TH-08 Control diario de horas extras y/o recargo nocturno F-TH-37 Control de Documentos para retiro del servicio F-TH-09 Cumplido de Comisión F-TH-49 Estado Actual de Vacaciones Funcionarios F-SA-11 Formato Estudio de Seguridad

8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Área de Talento Humano

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