käyttöönotto- opas · tämä opas on suunniteltu organisaatioille, jotka etsivät tehokkaimpia...

Käyttöönotto-opas

2

Esipuhe

Liity Driving Adoption -yhteisöön

http://aka.ms/driveadoption

Tapa, jolla ihmiset pitävät yhteyttä henkilökohtaisessa elämässään ja työssä, on muuttunut merkittävästi viime vuosina: maailmasta on käytännössä muodostunut yksi valtava verkosto. Nykyään ihmiset vaativat samanlaista tapaa myös töidensä hoitamiseen. Office 365:n avulla organisaatiosi voi mahdollistaa vuorovaikutuksen ja yhteistyön entistä jäsennetymmin. Tämä on kuitenkin mahdollista vain, jos otat organisaatiosi käyttäjät mukaan matkalle kanssasi.

Tämä opas on suunniteltu organisaatioille, jotka etsivät tehokkaimpia tapoja hyödyntää Office 365 -investointiaan. Se on tarkoitettu vaiheittaiseksi oppaaksi, jonka tarkoitus on varmistaa, että organisaatiosi pystyy ensin tunnistamaan ja sitten suorittamaan tehtävät, joista sille on positiivisimpia vaikutuksia.

Microsoftilla on Office 365 -käyttöönotoista vuosien kokemus. Sen ansiosta olemme voineet luoda käyttökelpoisen oppaan, joka pohjautuu aitojen yritysten tosimaailman kokemuksiin.

Toivomme, että opas innostaa sinua kokeilemaan, mikä kaikki onkaan mahdollista. Toivomme myös sinun pitävän oppaastamme ja jakavan sitä organisaatiossani. Otamme mielellään vastaan palautetta oppaasta Drive Adoption -yhteisön kautta osoitteessa


Muista myös, että et ole yksin. Office 365:tä ovat ottamassa käyttöön tälläkin hetkellä tuhannet organisaatiot. Voit pitää yhteyttä niihin tässä yhteisössä.

Uudista työtapasi, sillä tapasi työskennellä vaikuttaa tekemääsi työhön.

4

Office 365:n menestynyt käyttöönotto edellyttää, että organisaatiosi jokainen jäsen voi saavuttaa työssään enemmän.

Ennen kuin aloitat Office 365:n käyttöönoton, pysähdy hetkeksi miettimään, miksi se on alun perin hankittu organisaatiollesi. Olivatko syynä tekniset vaatimukset, IT-ympäristön päivitykset vai jotkin tietyt liiketoiminnalliset tarpeet?

Käyttöönoton ja omaksumisen edistämisessä on tärkeää, että ymmärrät ne liiketoiminnalliset haasteet, joita ratkaiset Office 365:een perustuvilla ratkaisuilla. Sinun täytyy varmistaa, että kaikki organisaatiosi käyttäjät ymmärtävät edut ja ottavat tarjoamasi ratkaisut hyvin vastaan. Ihmisillä on luontainen taipumus vastustaa muutosta, joten sen edut on tuotava selkeästi esiin.

Microsoft haluaa, että saat Office 365 -investoinneistasi mahdollisimman paljon irti, joten suunnittelu on tässä suhteessa elintärkeää. Tämän käyttöönotto-oppaan ainoa tarkoitus on auttaa sinua käyttöönottoprosessissa. Opas on jaettu kolmeen päävaiheeseen:

01Vaihe 1: Visiointi Määritä tärkeimmät sidosryhmät, kokoa tiimi ja priorisoi liiketoimintaskenaariot. Luo Office 365:n käyttöönoton ja omaksumisen toteutussuunnitelma yhteistyössä tärkeimpien sidosryhmien kanssa.

Vaihe 2: Perehdytys Toteuta toteutussuunnitelma ja tue organisaatiosi uusia tapoja työskennellä perehdyttämällä henkilöstösi uuden ratkaisun käyttöön. Luo oma ohjelma varhaisille omaksujille ja laajenna sitten koko organisaatioon.

02Vaihe 3: Arvon lisääminen Hyödynnä Office 365 -investointisi pitkäkestoinen lisäarvo jatkamalla käyttäjien sitoutumisen ja ratkaisun omaksumisen tukemista. Hallitse muutosta ja valmistaudu siihen mittaamalla Office 365:n käyttöönoton onnistumista ja jakamalla positiivisia kokemuksia. Samalla saat tietoa siitä, missä kohdin tarvitaan iterointia tulevia parannuksia silmällä pitäen.

03

Lue lisää Office 365:n omaksumiseen vaikuttavista keskeisistä menestystekijöistä:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843793

https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Resources/Office365_AdoptionBrochure_v2.0_Screen.pdf

5

TUE KÄYTTÄJIEN SITOUTUMISTA JA OMAKSUMISTA

TUNNISTA JA PRIORISOI

LIIKETOIMINTASKENAARIOT

MÄÄ

RITT

ELE

TÄRK

EIM

MÄT

SIDO

SRYH

MÄT

LUOTOTEUTUSSUUNNITELMA

TEKNINEN PEREHDYTYS

HENKILÖSTÖN PEREHDYTYS

MITTAA, JAA MENESTYSTEKIJÄT JA TOISTA

FastTrackLISÄÄ ARVOA

PEREHD

YTYS

VISIOINTI

TOTEUTA TO

TEUTUSSUUN

NITELM

A

HALLITSE JA ENNAKOI MUUTOKSIA

41

3

2

Meille oli hyvin tärkeä edetä muutoksen tahdissa ja olla häiritsemättä liiketoimintaa. Kumppanuus FastTrack-tiimin kanssa toimi fantastisesti. He auttoivat meitä monissa perehdytyksen haasteissa sekä strategisissa seikoissa, kuten liiketoiminnan prosessien ja muutoksen määrittämisessä.

– Omar Bhatti, Senior Principal, CSC

6

FastTrack Center auttaa onnistumaanFastTrack Center on sadoista insinööreistä koostuva tiimi, joka on sitoutunut tukemaan IT-ammattilaisia ja -kumppaneita kaikkialla maailmassa parhaan Office 365 -käyttökokemuksen saavuttamisessa.

Jos olet Office 365 -asiakas, jolla on vähintään 50 käyttöoikeutta ehdot täyttävässä palvelupaketissa, voit pyytää perehdytystä, johon sisältyy etänä tarjottavaa ja henkilökohtaisesti räätälöityä tukea. FastTrack-insinöörimme auttavat Office 365 -projektin suunnittelussa ja arvioivat teknisen ympäristösi. He tarjoavat korjausohjeita ongelmatilanteissa, siirtävät yrityksesi datan Office 365:een* ja auttavat palvelun käytön omaksumisessa.

FastTrack Centerin esittelyvideo: http://aka.ms/meetfasttrack

Aloita jo tänään

http://fasttrack.microsoft.com

FastTrack Center auttaa onnistumaan

* Siirtopalvelut ovat saatavilla asiakkaille, joilla on vähintään 150 ehdot täyttävää käyttöoikeutta

7

Vaihe 01.VisiointiLanseerauksen ja käyttöönoton suunnittelussa on erittäin tärkeää, että kokoat oikeanlaisen tiimin sekä luettelon liiketoimintatavoitteista, jotka haluat Office 365:n avulla saavuttaa. Siten teet Office 365:stä tarpeellisen työkalun henkilöstöllesi ja varmistat sen hyväksynnän kaikkialla organisaatiossasi.

Tässä vaiheessa opit valitsemaan organisaatiostasi oikeat ihmiset avuksi Office 365:n käyttöönoton onnistumisessa. Opit myös luomaan oman luettelosi Office 365 -liiketoimintaskenaarioista ja kehittämään juuri oman yrityksesi liiketoimintatavoitteisiin vastaavan toteutussuunnitelman.

Vaihe 01: Visiointi

8

Määritä tärkeimmät sidos- ryhmät ja kokoa tiimi

Uuden ratkaisun onnistuneen omaksunnan ensimmäinen sääntö on luoda dynaaminen tiimi, joka koostuu tärkeimmistä sidosryhmistä ja oikeista henkilöistä, jotka voivat ajaa muutosta ja saada sen leviämään organisaatiossa. Onnistunut käyttöönottostrategia perustuu asialle omistautuneille henkilöille, jotka edustavat koko organisaatiota kattavasti.

Viereisen taulukon avulla tunnistat eri sidosryhmät ja niiden roolit sekä vastuut Office 365:n onnistuneessa käyttöönotossa.

Vaihe 01: Määritä tärkeimmät sidosryhmät ja kokoa tiimi

Lisätietoja avainrooleista sekä tiimiin kohdistuvista vaatimuksista ja niiden syistä saat osoitteesta


Vaihe 01.

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Identify_Key_Stakeholders.pptx

Rooli Vastuualueet Osasto

Johtotason tukija Tiedottaa korkean tason Office 365 -visiosta ja -arvosta yritykselle Johto

Toteutusvastaava Varmistaa Office 365 -julkaisun liiketoimintatavoitteiden toteutumisen Mikä tahansa osasto

Asiantuntijat Auttavat levittämään Office 365:n ilosanomaa ja käsittelemään loppukäyttäjien vastaväitteitä Mikä tahansa osasto (henkilöstö)

Projektipäällikkö Valvoo koko Office 365 -lanseerauksen toteutusta ja julkaisuprosessia Projektinhallinta

Koulutuspäällikkö Hallitsee Office 365 -julkaisun koulutusohjelmaa ja/tai resursseja IT- ja/tai henkilöstöosasto

Osastojohtajat Määrittävät, miten tietyt osastot käyttävät Office 365:tä, ja tukevat sitoutumista Mikä tahansa osasto (esimiehet)

IT-asiantuntija Valvoo kaikkia julkaisuun liittyviä teknisiä toteutuksia IT-osasto

Henkilöstöpäällikkö Integroi Office 365:n henkilöstöhallinnon prosesseihin ja hallinnoi henkilöstöhallinnon sisältöä Office 365:ssä Henkilöstöosasto (esimiehet)

Viestintävastaava Valvoo koko yrityksen Office 365 -viestintää IT-osasto ja/tai viestintäosasto

Yhteisöjohtaja Hallinnoi päivittäisiä Yammer-verkoston toimia, opastaa ja laatii parhaat käytännöt IT-osasto ja/tai viestintäosasto

SharePoint-sivuston hallinnoija

Organisaation SharePoint-sivustostrategian hallinnoinnissa avustaminen, liiketoimintapuolen ja IT-osaston välisenä linkkinä toimiminen IT-osasto ja/tai henkilöstö

Avai

nroo

lit9Vaihe 01: Määritä tärkeimmät sidosryhmät ja kokoa tiimi

Vinkkejä

1. Tiimisi jäsenillä voi olla prosessissa useita rooleja.

2. On tärkeää hankkia johtotason tukijoita, kun määrität tärkeitä sidosryhmiä organisaatiossasi. Jos johtoryhmä ja

tärkeimmät sidosryhmät ovat innolla mukana, myös käyttäjät omaksuvat uuden ohjelmiston paremmin.

Varoitus

Muista, että nämä roolit ovat ohjeellisia. Roolit voivat olla organisaatiosi koosta ja rakenteesta riippuen päällekkäisiä tai

limittäisiä tai jopa tarpeettomia.

10

Keitä ovat johtotason tukijat ja miksi he ovat tärkeitä?

Organisaation johdon tuki ja prosessiin osallistuminen on keskeistä työntekijöiden palvelun käytön omaksumisen tukemisessa. Heillä on suurin vaikutus yrityskulttuuriin, minkä lisäksi he voivat viestiä aktiivisesti uuden teknologian ja uudenlaisen työskentelytavan lisäarvosta ja eduista koko organisaatiolle. He voivat myös tarjota elintärkeää ymmärrystä tärkeistä liiketoiminnallisista tavoitteista ja yleisistä haasteista, joihin Office 365 on hankittu vastaamaan.

Johtotason tukijat asettavat yleisen tason liiketoimintatavoitteet.

Vaihe 01: Keitä ovat johtotason tukijat ja miksi he ovat tärkeitä?

Vinkkejä

Kun määrität johtotason tukijat, ota huomioon eri toimialoilta tärkeimmät sidosryhmät, joihin muutos vaikuttaa.

Heinäkuu 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright © 2008 McKinsey & Company. Kaikki oikeudet pidätetään. Lainattu luvalla.

Tutkimuksen mukaan muutosprojektit onnistuvat todennäköisemmin, jos niillä on näkyvä johtotason tukija. Yli 85 prosenttia vastaajista ilmoitti, että kun toimitusjohtaja oli hyvin tai jossain määrin näkyvästi mukana, muutosprojekti onnistui hyvin tai erittäin hyvin.

Johtotason tukijoiden tehtäviä:

Projektitiimin auttaminen käytettävien liiketoimintaskenaarioiden tunnistamisessa ja priorisoinnissa

Organisaation muille johtajille viestiminen siitä, miten organisaatio suunnittelee käyttävänsä Office 365:tä liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseen

Aktiivinen osallistuminen ja Office 365:n ominaisuuksien käyttäminen, jotta loppukäyttäjien omaksuminen nopeutuu ja toivottu toiminta vahvistuu

Lisätietoja tavoista, joilla johtotason tukija voi olla mukana auttamassa Office 365 -julkaisuprojektin onnistumisessa, saat osoitteesta https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Identify_Key_Stakeholders.pptx

11

Varmista, että johtotason tukijat ymmärtävät perusteet:

Aktiivinen ja näkyvä

Liittouman muodostaminen

Suora viestintä

muiden johtajien kanssa

osallistuminen

työntekijöiden kanssa

Vaihe 01: Keitä ovat johtotason tukijat ja miksi he ovat tärkeitä?

Copyright Prosci®. Kaikki oikeudet pidätetään.

12

Keitä ovat toteutusvastaavat ja miksi he ovat tärkeitä? Toteutusvastaavien määrittäminen organisaatiossa on tärkeää Office 365:lle asetettujen liiketoimintatavoitteiden saavuttamisessa. Heidän vastuullaan on varmistaa, että työntekijät käyttävät palvelua ja hyötyvät siitä.

Toteutusvastaavien tehtäviä:

Sen varmistaminen, että Office 365:tä käytetään ja että siitä hyödytään

Oikeiden sidosryhmien mukanaolon varmistaminen

Organisaation Office 365:lle asettamien liiketoimintatavoit-teiden muuntaminen Office 365 -skenaarioiksi

Viestinnän ja koulutuksen onnistuneen toteutuksen varmistaminen

Vaihe 01: Keitä ovat toteutusvastaavat ja miksi he ovat tärkeitä?

13

Keitä ovat asiantuntijat ja miksi he ovat tärkeitä?

Organisaatiosi Office 365 -asiantuntijat ovat niin ikään tärkeä hyödynnettävä sidosryhmä Office 365:n omaksumisen tukemisessa.

Organisaation kaikkien jäsenten hyväksynnän saaminen on haaste. Asiantuntijat auttavat haasteen helpottamisessa ja näyttelevät tärkeää roolia Office 365:n omaksumisessa, kun he sitoutuvat jakamaan tietojaan ja osaamistaan kollegoille valmentamisen ja auttamisen muodossa. Heidän avullaan Office 365 saadaan mukaan osaston tai tiimin jokapäiväiseen työhön.

Asiantuntijoiden tehtäviä:

Luo oma ohjelma

Lisää resursseja ja materiaaleja organisaatiosi oman Office 365 -asiantuntijaohjelman kehittämiseen saat lataamalla tämän oppaan:


Office 365:n tiimeille tuomasta lisäarvosta tiedottaminen

Ratkaisun hyödyistä kertominen oman tiimin jäsenille

Office 365 -tietouden lisääminen epämuodollisten viestintäkanavien kautta

Uusien käyttäjien ohjeistaminen ja parhaiden käytäntöjen jakaminen

Palautteen antaminen projektitiimille käyttäjien sitoutumisesta ja omaksumisesta

Vaihe 01: Keitä ovat asiantuntijat ja miksi he ovat tärkeitä?

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Build_Champions_Program_Guide.pptx

14

Käytä Office 365 -ryhmiä projektin suunnitteluun ja Office 365:n käyttöönottoon liittyvien asiakirjojen muokkaamiseen yhdessä.

Käytä Microsoft Planneria Office 365:n käyttöönottoprojektin päivittäisten tehtävien hallintaan.

Yammerin avulla voit luoda Office 365 -asiantuntijayhteisön ja kehittää sekä tukea sitä.

Järjestä projektitiimin verkkokokoukset Skype for Businessin avulla ja tallenna kokousmuistiinpanot Microsoft OneNotella.

Vaihe 01: Office 365:n käyttäminen julkaisutiimin yhteistyöhön

Office 365:n eri sovellusten ja palvelujen käyttäminen palvelun julkaisun suunnittelun ja toteutuksen aikana voi tukea sen omaksumisen onnistumista. Sillä tavoin tiimin jäsenet tulevat tutuksi palvelun kanssa ja voivat kertoa sen eduista eteenpäin kollegoilleen. Esimerkkejä:

Tyytyväisin olen ollut siihen tapaan, jolla koko organisaatio työskenteli yhdessä globaalin muutoksen toteuttamiseksi.

Meillä oli projektille omistettuja tiimejä, jotka suunnittelivat sitä mittavasti etukäteen. Yammer itsessään osoittautui täydelliseksi ruohonjuuritason muutostekijäksi: tiimit muotoutuivat dynaamisesti ja työskentelivät käyttöönottoryhmien rinnalla jokaisessa maassa. Yammer-keskusteluja käynnistyi kaikkialla, ja siitä tulikin loistava kanava loppukäyttäjätuen tarjoamiselle.

Siihen mennessä kun Office 365:n käyttöönotto oli valmis, huomasin jo ihmetteleväni, miten ennen pärjäsimme ilman tätä työkalua.

– Andy Tidd, IT-johtaja, ABB

Office 365:n käyttäminen julkaisutiimin yhteistyöhön

15Vaihe 02: Tunnista ja priorisoi liiketoimintaskenaariot

Tunnista ja priorisoi liiketoimintaskenaariot

Vaihe 02. Liiketoimintaskenaarioiden määrittäminen on tärkeä vaihe sen varmistamisessa, että Office 365 otetaan sujuvasti käyttöön organisaatiossasi ja että investoinnista saadaan kaikki mahdollinen hyöty irti. Liiketoimintaskenaariot kattavat ne tavat, joilla henkilöstö käyttää Office 365:tä liiketoiminnan haasteiden ratkomiseen tai määritettyjen tavoitteiden saavuttamiseen.

Selkeiden liiketoimintaskenaarioiden avulla voit mitata onnistumista tehokkaasti ja saada konkreettisia tuloksia.

Voit auttaa tiimejä ymmärtämään, kuinka ne voivat Office 365:n avulla saavuttaa entistä enemmän.

Liiketoimintaskenaariot lisäävät tietoisuutta tuotteista ja valmiutta niiden omaksuntaan asettamalla ne kontekstiinsa. Siten henkilöstö tietää, milloin ja mihin niitä käytetään.

Miksi liiketoimintaskenaariot ovat tärkeitä:

16Vaihe 02: Tunnista ja priorisoi liiketoimintaskenaariot

Löydä liiketoimintaskenaarioita tuottavuuskirjastosta

Tuottavuuskirjastoon on koottu useita liiketoimintaskenaarioita, joiden avulla löydät Office 365:lle organisaatiosi toimintaa

tehostavia käyttötapoja.

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary


Ota oppia muiden kokemuksista. Liity yhteisöön! Microsoftin teknisen yhteisön Driving Adoption -yhteisössä voit keskustella tuhansien muiden Microsoftin asiakkaiden kanssa

ja saada selville, mitkä skenaariot ovat olleet hyödyllisimpiä heille.

Mitä hyötyä siitä on minulle?

Tuotepäivitykset

Pidä yhteyttä tuotekehitykseen

Tee yhteistyötä kollegojen kanssa

Ryhdy keskustelemaan kollegojen kanssa nyt – liity Driving Adoption -yhteisöön


Rakenna verkostoja

Hanki lisää käyttäjäresursseja

Ota oppia muiden kokemuksista

17

Driving Adoption -yhteisösivu

Tukee keskustelua ja parhaiden käytäntöjen jakamista

Katso uusimmat keskustelut

Katso, mistä yhteisössä puhutaan

Liity Spacesiin

Keskusteluja tietyistä yhteisön aiheista

Driving Adoption -ilmoituksetLue uusimmat ilmoitukset

YhteisöKatso yhteisön jäsenet

Vaihe 02: Tunnista ja priorisoi liiketoimintaskenaariot

18

Määrittele liiketoimintaskenaariot

Oikeiden liiketoimintaskenaarioiden määrittämisen kannalta on hyvä sitouttaa projektiin henkilöt, joiden tehtävänä on edistää ja tukea muutosta koko organisaatiossa. Sinun kannattaa järjestää muutamia työpajoja, joihin kutsut osastojen johtajat, projektipäälliköt, IT-asiantuntijat ja muut sidosryhmät ideoimaan Office 365:n käyttömahdollisuuksia organisaatiossa. Seuraavat kysymykset auttavat sinua tunnistamaan liiketoimintaskenaarioita:

Millaisia yhteistyöhön ja viestintään liittyviä haasteita organisaatiolla on tällä hetkellä?

Mitkä ovat tärkeimmät osa-alueet, joille organisaatio haluaisi parannusta?

Mitkä ovat organisaation strategiset aloitteet tai nykyiset muutosprojektit, joita Office 365 voi tukea?

Millaiset yhteistyö- ja viestintätavat toimivat yleensä parhaiten organisaatiossasi?

Millainen on tietojen luonnostelu- ja jakamisprosessi?


Office 365 tarjoaa käyttöön teknologian kansainvälisen viestinnän ja yhteistyön kehittämiseen. Me käytämme videoneuvotteluja, esityksiä ja työpöydän jakamista työskentelyyn kumppaniemme kanssa.– Klaus Huelsewiesche, tutkimus- ja kehitysyksikön IT-päällikkö,

Laundry and Home Care, Henkel

Koska olen mukana...[tiimissä]

Haluan…[kuvaus siitä, mitä

haluat tehdä]

Käyttämällä...[teknologian tietty

sovellustapa]

Siinä onnistutaan, kun...

[ratkaisun onnistumisen mitta]

19

Koska olen mukana myyntitiimissä

Haluan myyntiehdotuksesta

yhden version, jota kaikki voivat käyttää ja muokata, sen sijaan, että eri versioita lähetellään ympäri tiimiä.

Käyttämällä SharePoint-sivustoa, johon tallennetaan

keskitetysti yksi versio myyntitarjouksesta,

jota voin tiimini kanssa muokata käyttämällä

Wordin ja PowerPointin yhteismuokkaustoimintoja.

Siinä onnistutaan, kun myyntitiimini voi tehdä tarjouksia

entistä helpommin ja käyttää siten enemmän

aikaa kauppojen lukkoonlyömiseen.

Aloita oman liiketoimintaskenaarion muotoileminen seuraavan rungon avulla:

Koska olen mukana [TIIMISSÄ]

Haluan [KUVAUS SIITÄ, MITÄ HALUAT TEHDÄ]

Käyttämällä [TEKNOLOGIAN TIETTY SOVELLUSTAPA]

Siinä onnistutaan, kun [RATKAISUN ONNISTUMISEN MITTA]

Etkö tiedä, mistä aloittaa?


20

Priorisoi liiketoimintaskenaariot Koska Office 365 voi aikaansaada positiivisia vaikutuksia kattavasti koko yritykselle, on tärkeä priorisoida useat liiketoimintaskenaariosi oikean aloituskohdan löytämiseksi.


Pieni

Keskisuuri

Suuri

Vaik

utus

Vaikeustaso

Pieni Keskisuuri Suuri

Pikaviestintä kaikkien käyttöön

Perinteisen puhelinjärjestelmän korvaaminen Cloud PBX -ratkaisulla

HR-käytäntöjen tarkistustyönkulkuTuotekoulutus Office-videoina

Sähköposti pilvipalveluun

Uusien rekrytointien Yammer-ryhmä

21

Skenaari- oiden priorisointi

Sijoita omat liiketoimintaskenaariosi alla olevaan kaavioon sen mukaan, millainen niiden odotettu vaikutus on organisaatiolle ja miten vaikeaa ne on saavuttaa. Kaavio havainnollistaa, mitkä skenaariot tuovat tehokkaimman vaikutuksen nopeimmin. Pystyt myös tunnistamaan vaikeammat projektit, jotka voivat olla tärkeitä mutta tarvita enemmän suunnittelua.

Vinkkejä

Kannattaa ajatella sitä, mikä tuo henkilöstöllesi eniten lisäarvoa ensimmäisenä. Tietyt asiat, joihin saattaisit ryhtyä saman

tien (esimerkiksi sähköpostin siirto), eivät välttämättä tuo välitöntä näkyvää lisäarvoa. Voi olla kannattavaa keskittyä ensin

nopeisiin ja selkeisiin parannuksiin, kuten pikaviestinnän tarjoamiseen kaikkien käyttöön.


22

Määritä onnistumisen edellytykset

Kun kehität ihanteellisia liiketoimintaskenaarioita, on tärkeää laatia muodolliset onnistumisen edellytykset Office 365 -käytön omaksumisen vaikutuksen mittaamiseen.

Määritä liiketoiminnan suorituskyvyn mittarit, jotka saattavat parantua, jos organisaatiosi ottaa käyttöön erilaisia liiketoimintaskenaarioita. Esimerkiksi kustannukset voivat laskea, asiakastyytyväisyys parantua, henkilöstön sitoutumisaste nousta ja tilausten käsittelyaika lyhentyä.

Arvioi tilanne ennen Office 365:n käyttöönottoa. Määritä suorituskyvyn mittaluvut ja selvitä käyttäjiesi nykyinen Office 365 -osaaminen.

Valitse kriteerit, joiden avulla voit esitellä johtoryhmälle Office 365:n käyttöönoton vaikutusta organisaatiossa.

Vaihe 02: Määritä onnistumisen edellytykset

Onnistumisen edellytysten määrittäminen:

Sinun täytyy päättää, mitä mitataan, ja se, miten sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia tietoja kerätään.

Huomioi seuraavat asiat, kun määrität onnistumisen edellytyksiä:

23

Hyödynnä SMART-muisti-sääntöä

Kun luonnostelet onnistumisen edellytyksiä, muista tehokkaiden tavoitteiden asettamisessa englannin kielen sana SMART:

Selvä ja yksiselitteinen, vastaa kysymyksiin "Mikä, missä, kuka ja milloin?"

Selkeä:

Konkreettinen, edistyminen ilmenee selvästi.

Mitattavissa:

Realistinen, ei äärimmäinen.

Aina saavutettavissa:

On tärkeä sidosryhmille.

Relevantti:

Sidottu tiettyyn määräpäivään, vastaa kysymykseen "Milloin?"

Täysin ajoitettavissa:

Vaihe 02: Määritä onnistumisen edellytykset

Onnistumisen edellytykset Menetelmä/lähde Mittarit Esimerkkitavoite

Lisääntynyt omaksuminenKasvanut käyttö osoittaa, että käyttäjät ovat omaksuneet tekniikan.

KvantitatiivisetOffice 365 -raportit

Postilaatikon käyttöSharePoint-käyttöSkype for Businessin pikaviestit ja neuvottelutKäytetyt Skype for Business -puheluminuutit

Käyttöönottoa edeltävän ja sitä seuraavan käyttöraportin vertailu osoittaa, että käyttö on kasvanut 10 % kuukaudessa.

Koulutuksen tehokkuusLisääntynyt käyttö on merkki tehokkaasta koulutuksesta.

KvantitatiivisetOffice 365 -raportit

KvalitatiivisetLoppukäyttäjäkyselytYammer-ryhmät ja -palaute

Postilaatikon käyttöSharePoint-käyttöSkype for Businessin pikaviestit ja neuvottelutKäytetyt Skype for Business -puheluminuutitTyöntekijätyytyväisyys

Koulutusta edeltävän ja sitä seuraavan käyttöraportin vertailu osoittaa, että omaksunta on lisääntynyt kuukausittain.Työntekijöiden nettotyytyväisyyspisteet ovat vähintään 130 viimeisessä koulutuskyselyssä.

Pienemmät toimintakustannuksetKasvanut omaksunta vähentää kolmansien osapuolten kokousratkaisujen käyttöä, lyhentää matka-aikoja ja nopeuttaa resurssisuunnittelua

KvantitatiivisetOffice 365 -raportitTalous-/kirjanpitoraportitTukipalvelun raportitMatka- ja puhelinkuluraportitTuotantokeinot

Postilaatikon käyttöSharePoint-käyttöKokouspuheluiden laskutus ja käyttöMatka- ja puhelinkulutTukipuhelut

Raportit Office 365:n käyttöönottoa edeltävältä ja seuraavalta ajalta osoittavat, että kustannukset ovat pienentyneet. Käyttöönoton jälkeen kolmansien osapuolten puhelinkokouspalveluiden käyttö on vähentynyt 10 % kuukaudessa.

Parantunut tuottavuusKasvanut omaksunta johtaa nopeampaan viestintään ja päätöksentekoon, jolloin tehtävät suoritetaan lyhemmässä ajassa.


Projektien suorittamiseen kuluva aika

Asiakastilausten toimitusaika lyhenee 15 % kuudessa kuukaudessa.

Parempi yhteistyöAiempaa parempi viestintä eri tiimien ja toimipisteiden välillä.


TyöntekijätyytyväisyysSäästynyt aika

Useissa eri toimipisteissä toimivat tiimit kertovat, että yhteydet tiimien jäseniin ovat parantuneet kolmen kuukauden sisällä Skype for Businessin käyttöönotosta.

Parantunut työntekijätyytyväisyysJoustavat työskentely-mahdollisuudet parantavat työntekijätyytyväisyyttä paremman osallistumisen, pienemmän stressin ja työn sekä muun elämän paremman tasapainon ansiosta.


Työntekijätyytyväisyys Työntekijätyytyväisyys paranee 15 % kuudessa kuukaudessa.

24

Esimerkkejä onnistumisen edellytyksistä

Määritä edellytykset onnistumiselle hyödyntämällä alla olevia esimerkkejä:

Vaihe 02: Esimerkkejä onnistumisen edellytyksistä

25

Luo toteutus-suunnitelma

Vaihe 03. Toteutussuunnitelma on elintärkeä julkaisun kannalta, sillä se tarjoaa tiekartan Office 365:lle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen.

Toteutussuunnitelman luominen

Vaihe 03: Luo toteutussuunnitelma

05.Anna onnistumisen

edellytykset Edut-kohdassa

06. Lisää projektin sidosryhmät

suunnitelman Tiimi-välilehdelle.

01. Kirjaudu sisään FastTrack-sivustossa käyttämällä Office 365:n 02. Aloita toteutussuunnitelman luominen valitsemalla Aloita

uusi suunnitelma.

03. Valitse Business Case -ruutu toteutussuunnitelman aloitussivulla.

04.Valitse Liiketoimintaskenaariot

http://www.fasttrack.microsoft.comorganisaatiotunnusta:

Yleinen lähestymistapaLoppukäyttäjää ei muisteta huomioida suunnittelussa. Esimerkkinä "sähköposti, jossa on linkki koulutukseen".

Ideaalinen lähestymistapaLoppukäyttäjän omaksuminen on rinnakkainen ja integroitu prosessi käyttöönoton kanssa

Julkaisun aikajana Julkaisun aikajana

Julka

isure

surs

sit

Julka

isure

surs

sit

Käyttäjään kohdistettu suunnittelu ja toimet

Omaksunnan kehityskaari

Teknisen käyttöönoton suunnittelu ja toteutus

26

Olet nyt valmis omaksuntatoimien suunnitteluun

Kun suunnittelet toimia palvelun käytön omaksumisen tukemiseen, on tärkeää katsoa alkuperäistä lanseerausta pidemmälle. Monissa organisaatioissa loppukäyttäjien omaksuminen jää vähälle huomiolle siinä luulossa, että uutta teknologiaa ruvetaan käyttämään vain sen takia, että sitä tulee saataville. Sitä on kuitenkin ajateltava perustana, jonka päälle voi rakentaa. Ihmisillä on taipumus vastustaa muutosta, ja siksi omaksuntavaihe on suunniteltava huolellisesti rinnakkain teknologisen käyttöönoton suunnittelun kanssa. Pidä se jatkuvasti mielessä, niin tuloksena on hieno ja toimiva toteutussuunnitelma.


CIO Executive Board Business Productivity Database

Tyypillisesti vain 34 prosenttia käyttäjistä haluaa ottaa uutta teknologiaa käyttöön heti julkaisussa

Ota selvää, miten Henkel suunnitteli onnistuneen Office 365 -käyttöönoton

27

Onnistuneen Office 365:n omaksumisen suunnitteluun on tarjolla laaja valikoima toimiesimerkkejä, malleja sekä tapahtuma- ja koulutusvinkkejä. Ideaalitapauksessa kannattaisi käyttää kaikkia näitä keinoja mahdollisimman laajan omaksunnan saavuttamiseksi, mutta se ei tietenkään ole aina realistista käytettävissä olevan ajan ja resurssien puitteissa.

Siksi olemme jaotelleet toimet tärkeisiin ja täydentäviin, joita suosittelemme parhaiden tulosten saavuttamiseksi.


http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: Erinomaista omaksumista

Asiakkaiden menestys-tarinoita

Omaksumis-toimet

28

Viestintä ja tiedottaminen Kehitä viestintästrategia, jolla luot tietoisuutta ja innostusta uutta ratkaisua kohtaan. On hyvä saada henkilöstö innostumaan palvelusta jo etukäteen ja pitää innostusta yllä sitä käytettäessä lanseerauksen jälkeen.

Muista huomioida henkilökuntasi viestinnän sanoman suunnittelussa, sillä heidän on ymmärrettävä ratkaisun edut juuri oman työnsä kannalta.

Valitse useita erilaisia toimia, kuten sähköpostit, julisteet ja tapahtumat – vaikkapa pullakahvien puitteissa! Ripottele niitä koko projektin aikajanalle.

Järjestä tapahtumia, jossa tuotteita pääsee kokeilemaan ja niistä voi esittää kysymyksiä.

Räätälöi tiedotustoimet oman yrityksesi ja sen kulttuurin mukaisiksi.

Jos organisaation johtaja lähettää ilmoituksen Office 365:n käyttöönotosta, käynnistää lanseeraustapahtuman tai kertoo sen eduista kaikkien työntekijöiden henkilökuntakokouksessa, uuden teknologian merkitys menee hyvin perille ja sen käyttämisen tärkeys korostuu.

Tärkeätomaksumis-toimet

Vaihe 03: Viestintä ja tiedottaminen

Tukipalvelun valmiusTämän oppaan avulla tukipalvelusi voi valmistautua Office 365:n mahdollisten ongelmien vianmääritykseen ja käyttäjien kysymyksiin vastaamiseen.


Meidän ei tarvitse innovoida Office 365:llä, siitä pitää huolen Microsoft. Meidän tehtävämme on omaksua teknologia niin nopeasti kuin mahdollista ja keskittyä sen käyttämiseen, niin voimme tarjota lisäarvoa asiakkaillemme.– Darren Russell, Digital Transformation

Lue lisää:http://aka.ms/officeblogs/adoption

Director, Mott MacDonald

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/en-us/Resources/Office_365_Troubleshooting_Guide.docx


Julisteet, esitteet ja muut painotuotteet

http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Colaborate on content With Office apps for desktop and mobile, you can keep connected easily and share your content on OneDrive for Business and SharePoint Online. Collaborate with the people you rely on to get things done, at the office

or on the go. Work with your team on a project, share reports with a partner, or connect with your customers—from virtually any device.

Access and share files from anywhere

Work better together

Elevate teamwork

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Get it done from anywhere Ready to do your best work wherever you happen to be? With Office 365 you can

get work done from anywhere, without missing a beat.

Get Office on your favorite devices

Work where you are

Work together seamlessly

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Lähtölaskenta- ja ilmoitussähköpostit


Vinkkejä sähköpostisarjana


29Vaihe 03: Viestintä ja tiedottaminen




30

Julkaisu-tapahtumat

Ota huomioon Office 365:n käyttämisen tavoitteet. Miten lanseeraustapahtuma voisi tukea näitä päämääriä ja liiketoiminnan niihin liittyviä aspekteja?

Ota huomioon yrityskulttuuri. Minkä tyyppiset toimet sopivat omaan johtajuuteesi ja toisaalta työntekijöillesi parhaiten?

Ota huomioon aika ja resurssit. Voitko suunnitella erilaisia tapahtuma-aktiviteetteja siten, että ne sopivat omiin tarpeisiisi ja aikatauluihisi?

Ota huomioon yrityksen tulevat tapahtumat. Onko Office 365:n julkaisuaikaan tulossa tapahtumaa, jonka yhteydessä lanseerauksen voisi järjestää?

Lanseeraustapahtuman valitseminen

Vaihe 03: Osallistamistapahtumat


Tehokkaan lanseerauksen resurssit ja taktiikat

Olemme koonneet yhteen resursseja, ideoita ja taktiikoita tehokkaan Office 365 -lanseerauksen järjestämiseksi.

Voit tilata Office 365 -T-paitoja suunnittelutiimin ja asiantuntijoiden käyttöön osoitteesta https://www.co-store.com/iw (vain Yhdysvalloissa olevat asiakkaat)

Office 365 -aiheiset bannerit, julisteet ja toimitiloissa jaeltavat esitteet

Office 365:n työkaluja ja ominaisuuksia esitteleviä demolaitteita kokeiltavaksi kahvioon tai aulaan

Järjestä sitouttamistapahtumia verkossa Skype-kokouslähetyksinä muissa toimipisteissä oleville tiimiläisille

31

KoulutusAnna jokaiselle hyvä alkuvauhti! Koulutus on elintärkeässä roolissa, jotta uusilla käyttäjillä on tarvittavat tiedot ja taidot Office 365:n monipuoliseen hyödyntämiseen. Koulutuksessa tulisikin keskittyä juuri uuden ratkaisun etuihin. Jos käyttäjät ovat uusia Office 365 -käyttäjiä, koulutuksen pitää olla paljon muutakin kuin vain alustava toimenpideohjeistus. Heille on kerrottava, miksi muutos tapahtuu, mitä käyttäjien on syytä odottaa ja miksi muutosta edellytetään heiltä.

Ota koulutusohjelman kehittämisessä huomioon seuraavat seikat:

Nykyinen käytössä oleva tuottavuusratkaisu Jos käytössä on jokin tuottavuusratkaisu, koulutusvaihe saattaa vaatia lisäpanostuksia, sillä käyttäjät joutuvat vaihtamaan toimintatapojaan.

Henkilökunnan tekninen osaaminen Koulutusohjelman suunnittelussa on otettava huomioon se, kuinka teknisesti taitavia työntekijät ovat. Se vaikuttaa siihen, kuinka helposti he oppivat uusia tapoja työskennellä.

Yrityksessä käynnissä olevat muut uudistukset On tärkeää ottaa huomioon, mitä muita mahdollisia ohjelmia on käynnissä organisaatiossa, jotta henkilöstö ei ylikuormitu eikä uusien työtapojen opiskelusta aiheudu mitään sekaannuksia.

Paras toteutustapa On tärkeää ottaa selville juuri oman organisaatiosi kannalta toimivin koulutuksen muoto, kuten pieniin osiin jaettu mikrokoulutus, henkilökohtainen koulutus tai itsenäisesti opiskeltavat verkkokoulutukset.

Vaihe 03: Koulutus


Vaihe 03: Koulutus


Tuottavuuskoulutus

Skenaariopohjainen koulutus valmistaa henkilöstöä maksimoimaan tuottavuutensa Office 365:n avulla.

Videokoulutus

Skenaariopohjainen

http://aka.ms/productivitytraining

Suoraviivainen

Yleiskielinen

Tuotekoulutus

Tuotepohjainen koulutus auttaa valmistamaan henkilöstöä palvelujen ja sovellusten tehokkaaseen käyttöön.

Saatavilla verkossa

Artikkelityyli

http://aka.ms/o365producttraining

Nopeasti luettava

Yksityiskohtainen lähestymistapa

PikaoppaatTuotekohtaiset pikaoppaat esittelevät kattavasti Windows-tietokoneiden Wordin, Excelin, PowerPointin, Outlookin ja OneNoten päivitettyjen versioiden perusteet.

http://aka.ms/quickstart

Word 2016

Quick Start Guide New to Word 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Word can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Navigate with easeUse the optional, resizable sidebar to manage long or complex documents.

Discover contextual commandsSelect tables, pictures, or other objects in a document to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based documents.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the page display to your liking.

Format with the Mini Toolbar Click or right-click text and objects to quickly format them in place.

Status bar shortcutsClick any status bar indicator to navigate your document, view word count statistics, or check your spelling.

Find whatever you needLook up Word commands, get Help, or search the Web.

Excel 2016

Quick Start Guide New to Excel 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Excel can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Discover contextual commandsSelect tables, charts, or other objects in a workbook to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based workbooks.

Find whatever you needLook up Excel commands, get Help, or search the Web.

Switch or create sheetsClick the sheet tabs to switch between workbook sheets or to create new ones.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the sheet display to your liking.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Insert and edit functionsUse the formula bar to view or edit the selected cell or to insert functions into your formulas.

Customize chartsSelect a chart to quickly add, change, or remove any existing chart elements and formatting.

Korttipohjainen

Mukautettava

Lyhyt, yksinkertainen ja helposti ymmärrettävä

Kertoo alkutoimet: määritys, sisäänkirjautuminen ja seuraavat vaiheet

Kattaa 3–5 tärkeintä tehtävää

Office Training Center -tuoterakenneNäiden ohjeiden avulla löydät koulutusmateriaalista tarvitsemasi.

http://aka.ms/officebom

32

33

Luo asiantuntija- ohjelmaAsiantuntijat ovat intohimoisia, levittävät ilosanomaa mielellään ja auttavat kollegoitaan opettelemaan tehokkaiden ratkaisujen käyttöä. Asiantuntijat auttavat vähentämään projektin ydinryhmälle aiheutuvaa rasitusta ja lisäämään sitoutumista koko yhteisössä.

He auttavat luomaan pohjan ja innostuksen, jotka johtavat aiempaa parempien työskentelytapojen omaksumiseen.

He muodostavat vaikutuspiirejä tiimeissään.

He auttavat herättämään uudet työtavat henkiin eri tiimeissä.

He tunnistavat liiketoiminnan haasteita ja etsivät mahdollisia ratkaisuja.

He antavat palautetta projektitiimille ja tukijoille.

Minä olen tehokäyttäjä. Pyrin pysymäänkin sellaisena, jotta muut toimisivat samoin. Kyse on ideoiden jakamisesta.– Paul

Kyse on motivoituneiden ihmisten etsimisestä. Minä näen sen mahdollisuutena. Osa työstäni on yhteisön kannustamista ja tiedon jakamista.– Darren

Miksi asiantuntijat ovat tärkeitä?

Vaihe 03: Luo asiantuntijaohjelma


Jokaisessa liiketoiminta-yksikössämme on omaksumisasiantuntija, joka lähettää viikoittain Office 365:tä koskevia sähköposteja. Kun käyttäjät saavat tietää jokaisen Office 365 -työkalun tärkeimmistä eduista sujuvasti, saamme niistä myös parhaan lisäarvon.

– Nick Lamshed, muutosjohtaja, Qantas

34

Miten voit luoda asiantuntija-yhteisön?

Etsi innokkaita asiantuntijoita, jotka ovat valmiita käyttämään aikaa ja vaivaa.

Luo Yammer-ryhmä asiantuntijoille päivitysten ja onnistumisten jakamiseen.

Anna kevyt Office 365:n ydinelementtejä käsittelevä koulutus.

Tarjoa työtä tiimi- ja yksilötasolla tukevia materiaaleja ja resursseja esimerkiksi lounastapaamisilla.

Varmista säännölliset keskustelut asiantuntijoiden kanssa siitä, mikä toimii ja mikä ei.

Suunnittele ohjelma, jolla voit sitouttaa ja antaa tunnustusta työstä, kuten erikoiskohtelu asiaankuuluvissa tapahtumissa tai puheenvuoroja.

Viesti käyttäjille selkeästi asiantuntijoiden roolista ja siitä, mistä he löytyvät. Muista kuitenkin, että asiantuntijat eivät ole sama asia kuin IT-tuki, vaan yrityksen edustajia.

Vinkkejä

Tee asiantuntijaohjelmasta pakollinen osa käyttöönottosuunnitelmaasi. Olemme havainneet, että käyttäjät oppivat

tehokkaimmin vertaisiltaan. Tunnista luonnolliset johtajatyypit ja opettajat organisaatiostasi ja pyydä heitä toimimaan

asiantuntijoina yhteisösi kehittämiseksi.


Vaihe 03: Miten voit luoda asiantuntijayhteisön?


https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Build_Champions_Program_Guide.pptx

35Vaihe 03: Muut toimet

Luo Yammer-ryhmäLuo Yammer-ryhmä (#O365win), jossa työntekijät voivat jakaa Office 365:een liittyviä onnistumisiaan ja parhaita käytäntöjään sekä saada apua uusien ominaisuuksien käyttämiseen.

Muut toimet

Lisää Microsoftin Office 365 -koulutusresursseja organisaatiosi sisäiseen koulutussivustoon.

Koulutus

Kilpailut ovat hyvä tapa saada aikaan tervehenkistä kilvoittelua organisaation osastojen välille ja tehostaa samalla omaksumista. Järjestä Office 365:n ominaisuuksien käyttämiseen kannustavia kilpailuja, arvontoja ja muita tempauksia.

Kilpailut

Näytä Office 365:n esittelyvideo lanseeraustapahtumassa tai toistuvasti kahviossa tai hissien lähellä.


Office 365:n esittelyvideo

Lisää videoita on osoitteessa http://aka.ms/officevideo

https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Resources/Teasing_Videos.zip

Tehtävä Viikko 1 Viikko 2 Viikko 3 Viikko 4 Viikko 5 Viikko 6 (lanseeraus)

Viikko 7 Viikko 8 Viikko 9 Viikko 10 Viikko 11 Viikko 12

Määritä tärkeimmät sidosryhmät ja kokoa tiimi

Määritä toteutusvastaava ja projektipäällikkö.

Määritä johtotason tukija(t) ja etsi henkilöt tiimin jäljellä oleviin rooleihin.

Tunnista ja priorisoi liiketoimin-taskenaariot

Tunnista ja kehitä liiketoimintaskenaariot.

Priorisoi liiketoimintaskenaariot.


Määritä onnistumisen edellytykset / suorituskyvyn mittarit ja vertailumittaluvut.


Aloita lisäämällä projektisi tiedot toteutussuunnitelmaan osoitteessa http://fasttrack.office.com.

Viimeistele toteutussuunnitelma.

Luo asiantuntija-ohjelma

Määritä asiantuntijat.

Luo asiantuntijoille Yammer-tukiryhmä.

Kouluta asiantuntijat ja keskustele toimista aivoriihessä.

Määritä asiantuntijoiden jatkuvat tehtävät.

Viimeistele asiantuntijoiden lanseeraustoimet.

Hanki asiantuntijoilta palautetta ja tietoja onnistumisista lanseerausta varten.

Hanki palautetta asiantuntijoilta ja muuta ohjelmaa tarpeen mukaan.

Varhaisten omaksujien ohjelma

Värvää osallistujat ohjelmaan. Luo Yammer-ryhmä viestinnän ja palautteen keräämisen helpottamiseksi.

Teetä osallistujilla lähtötasoa kartoittava kysely. Käynnistä varhaisten omaksujien ohjelma virallisesti antamalla osallistujien käyttöön aktivoitu Office 365 -tili.

Pyydä ohjelmaan osallistujilta vapaamuotoista palautetta.

Lähetä lopullinen kysely ja tee lanseeraukseen tarvittavat muutokset saatujen analyysien perusteella.

Tiedotus ja viestintä

Kehitä viestintäsuun-nitelma ja sitouttamista-pahtumien strategia. Luo viestintämateriaaleja tarjolla olevien mallien avulla.

Lähetä työntekijöille "lähtölaskentasähköposti".

Varmista, että Office 365 näkyy visuaalisesti yrityksen kaikissa toimipisteissä.

Ilmoita tulevasta Office 365 -lanseerauksesta yrityksen intranetissä. Valmistele lanseeraustapahtuma.

Luo Yammer-ryhmä, jossa loppukäyttäjät voivat jakaa Office 365:een liittyviä onnistumisiaan. Teetä loppukäyttäjillä lähtötasoa kartoittava kysely.

Tiedota käyttäjille sähköpostitse, mitä heillä on nyt käytettävissään. Toteuta lanseeraustapahtuma.

Lähetä käyttövinkkejä sähköpostitse loppukäyttäjille.

Lähetä käyttövinkkejä sähköpostitse loppukäyttäjille. Teetä julkaisunjälkeinen kysely.


Koulutus Kehitä loppukäyttäjien koulutussuunnitelma.

Avaa sisäinen koulutussivusto koulutusresurssien tallennuspaikaksi.

Kouluta loppukäyttäjät. Kouluta loppukäyttäjät.

Suunnittele ja toteuta jatkuvat koulutukset.

TukiValmistele tukipalvelu loppukäyttäjien tukemista varten.

Tue käyttäjien sitoutumista ja omaksumista

Valmistele ja järjestä kilpailuja käyttäjien sitoutumisen kannustamiseksi.

Päivitä ja ylläpidä sisäistä koulutussivustoa.

Jaa tietoja onnistumisista.

Järjestä säännöllisesti uusia sitouttamistapahtumia.

Hallitse ja ennakoi muutoksia

Seuraa Office 365 Public Roadmap- ja Office-blogeja.

Ilmoita käyttäjille uusista julkaistavista ominaisuuksista ja valmista heidät niitä varten.

Mittaa, jaa menestystekijät ja toista

Kerää ja raportoi tiedot Office 365:n onnistumisen edellytyksistä ja suorituskyvyn mittareista.

Kerää ja jaa tietoja onnistumisista.

Ota käyttöön uudet liiketoimintaskenaariot.

Vaih

e 01

: Visi

oint

iVa

ihe

02: P

ereh

dyty

sVa

ihe

03: L

isää

arvo

a 36

Office 365 -julkaisun aikataulu

Tehtävä Viikko 1 Viikko 2 Viikko 3 Viikko 4 Viikko 5 Viikko 6 (lanseeraus)

Viikko 7 Viikko 8 Viikko 9 Viikko 10 Viikko 11 Viikko 12

Määritä tärkeimmät sidosryhmät ja kokoa tiimi

Määritä toteutusvastaava ja projektipäällikkö.

Määritä johtotason tukija(t) ja etsi henkilöt tiimin jäljellä oleviin rooleihin.

Tunnista ja priorisoi liiketoimin-taskenaariot

Tunnista ja kehitä liiketoimintaskenaariot.

Priorisoi liiketoimintaskenaariot.


Määritä onnistumisen edellytykset / suorituskyvyn mittarit ja vertailumittaluvut.


Aloita lisäämällä projektisi tiedot toteutussuunnitelmaan osoitteessa http://fasttrack.office.com.

Viimeistele toteutussuunnitelma.

Luo asiantuntija-ohjelma

Määritä asiantuntijat.

Luo asiantuntijoille Yammer-tukiryhmä.

Kouluta asiantuntijat ja keskustele toimista aivoriihessä.

Määritä asiantuntijoiden jatkuvat tehtävät.

Viimeistele asiantuntijoiden lanseeraustoimet.

Hanki asiantuntijoilta palautetta ja tietoja onnistumisista lanseerausta varten.

Hanki palautetta asiantuntijoilta ja muuta ohjelmaa tarpeen mukaan.


Värvää osallistujat ohjelmaan. Luo Yammer-ryhmä viestinnän ja palautteen keräämisen helpottamiseksi.

Teetä osallistujilla lähtötasoa kartoittava kysely. Käynnistä varhaisten omaksujien ohjelma virallisesti antamalla osallistujien käyttöön aktivoitu Office 365 -tili.

Pyydä ohjelmaan osallistujilta vapaamuotoista palautetta.

Lähetä lopullinen kysely ja tee lanseeraukseen tarvittavat muutokset saatujen analyysien perusteella.

Tiedotus ja viestintä

Kehitä viestintäsuun-nitelma ja sitouttamista-pahtumien strategia. Luo viestintämateriaaleja tarjolla olevien mallien avulla.

Lähetä työntekijöille "lähtölaskentasähköposti".

Varmista, että Office 365 näkyy visuaalisesti yrityksen kaikissa toimipisteissä.

Ilmoita tulevasta Office 365 -lanseerauksesta yrityksen intranetissä. Valmistele lanseeraustapahtuma.

Luo Yammer-ryhmä, jossa loppukäyttäjät voivat jakaa Office 365:een liittyviä onnistumisiaan. Teetä loppukäyttäjillä lähtötasoa kartoittava kysely.

Tiedota käyttäjille sähköpostitse, mitä heillä on nyt käytettävissään. Toteuta lanseeraustapahtuma.


Lähetä käyttövinkkejä sähköpostitse loppukäyttäjille. Teetä julkaisunjälkeinen kysely.


Koulutus Kehitä loppukäyttäjien koulutussuunnitelma.

Avaa sisäinen koulutussivusto koulutusresurssien tallennuspaikaksi.

Kouluta loppukäyttäjät. Kouluta loppukäyttäjät.

Suunnittele ja toteuta jatkuvat koulutukset.

TukiValmistele tukipalvelu loppukäyttäjien tukemista varten.

Tue käyttäjien sitoutumista ja omaksumista

Valmistele ja järjestä kilpailuja käyttäjien sitoutumisen kannustamiseksi.

Päivitä ja ylläpidä sisäistä koulutussivustoa.

Jaa tietoja onnistumisista.

Järjestä säännöllisesti uusia sitouttamistapahtumia.

Hallitse ja ennakoi muutoksia

Seuraa Office 365 Public Roadmap- ja Office-blogeja.

Ilmoita käyttäjille uusista julkaistavista ominaisuuksista ja valmista heidät niitä varten.

Mittaa, jaa menestystekijät ja toista

Kerää ja raportoi tiedot Office 365:n onnistumisen edellytyksistä ja suorituskyvyn mittareista.

Kerää ja jaa tietoja onnistumisista.

Ota käyttöön uudet liiketoimintaskenaariot.

37Alla oleva aikajana auttaa Office 365:n julkaisun suunnittelussa. Tee tarvittavat muutokset oman organisaatiosi tarpeiden mukaan.

38

Käyttäjille suunnattu jäsennetty kampanja lisäsi omaksumista 73 prosenttia verrattuna siihen, että emme olisi tehneet mitään.

– Nick Lamshed, muutosjohtaja, Qantas

39

Perehdytä projektitiimisi jäsenet ja innosta heitä auttamaan kollegojaan entistä tuottavampaan työskentelyyn Office 365:n avulla

Tunnista ja priorisoi liiketoimintaskenaariot

Luo toteutussuunnitelma osoitteessa http://fasttrack.microsoft.com

Viimeistele Office 365:n käyttöönottoprojektin aikajana ja aloita omaksumistoimien toteuttaminen

Vaihe 01Tarkistuslista

Vaihe 01: Tarkistuslista

40

Vaihe 02.PerehdytysKun olet luonut pätevän toteutussuunnitelman Office 365:n omaksumiseksi organisaatiossasi, on aika alkaa henkilökunnan perehdytys Office 365:een ja sen mahdollistamaan uudenlaiseen tapaan työskennellä.

Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä johtuu siitä, että minkä tahansa teknologisen uudistuksen kohdalla loppukäyttäjiltä vaadittavat toimintatapojen muutokset edellyttävät hallintaa.

Tässä vaiheessa toteutussuunnitelmasi tarkoitus on tukea henkilöstöäsi muutosprosessin alusta loppuun. IT-tiimisi voi hyödyntää FastTrack Centerin resursseja Office 365:n teknisen perehdytyksen viimeistelyssä.

Vaihe 02: Perehdytys

41


Varmista onnistunut lanseeraus aloittamalla Office 365:n käyttöönotto varhaisten omaksujien ohjelmalla, josta saat alkuvaiheen palautetta. Ohjelman pohjalta käyttöönottoa on helppo lähteä laajentamaan koko organisaatioon.

Office 365:n teknistä perehdytystä suunniteltaessa kannattaa harkita keskeisten yrityskäyttäjien ryhmälle suunnattua varhaisten omaksujien ohjelmaa. Siihen tulisi ottaa mukaan myös IT-tiimin jäseniä käyttäjien tukemiseksi. Ohjelmassa voit kerätä palautetta käyttökokemuksista ja tietoja alkuvaiheen onnistumisista, joita voi hyödyntää, kun Office 365 lanseerataan koko organisaatioon.

Jatkossa varhaisten omaksujien ohjelmaan osallistuneet voivat myös tukea laajempaa lanseerausta Office 365 -asiantuntijoiden roolissa. Ohjelma on mahdollisuus testata palvelun toimivuutta luotetulla käyttäjäryhmällä, joka voi reagoida joustavasti mahdollisiin ongelmatilanteisiin.

Varhaisten omaksujien ohjelman voi käynnistää toteutussuunnitelman toisen viikon aikana.

Vaihe 02: Varhaisten omaksujien ohjelma

Vinkkejä

Yleisesti ottaen varhaisen omaksumisen ohjelmaan kannattaa valita sellaisia ihmisiä, jotka haluavat projektin onnistuvan.

Ohjelmaan osallistuvat ovat tärkeitä mielipidevaikuttajia, jotka jakavat kollegoilleen julkaisusta saamiaan kokemuksia.

Käytä varhaisen omaksumisen ohjelmaa todellisten ongelmien ratkaisemiseen pelkän teknologian testaamisen sijaan.

Rohkaise ohjelmaan osallistuvia käyttämään Office 365:tä tärkeimmiksi priorisoimiisi liiketoimintaskenaarioihin. Pyri

havaitsemaan mahdolliset muutostarpeet sellaisissa skenaarioissa, joiden liiketoiminnalliset vaikutukset olet määrittänyt

tärkeiksi syiksi organisaatiollesi ottaa Office 365 käyttöön.

42

Pyydä mukaan yrityksen eri toimialoilla ja osastoilla työskenteleviä käyttäjiä, jotka parhaassa tapauksessa tekevät yhteistyötä projekteissa tai liiketoimintaprosesseissa.

Pyydä mukaan todennäköisiä asiantuntijoita tai johtajia, joista tulee uudistuksen puolestapuhujia koko organisaation laajuisen lanseerauksen aikana. Tarkista ensimmäisen vaiheen tiedoista, millaisia ominaisuuksia asiantuntijalta tarvitaan.

Pyydä mukaan teknologian kanssa usein vaikeuksissa olevia käyttäjiä. On tärkeää, että ymmärrät heidän tarpeensa, jotta voit ottaa ne huomioon lanseerauksessa.

Pyydä mukaan IT:n tai tukipalvelun työntekijöitä, jotka tukevat käyttäjiä lanseerauksen aikana.

Älä pyydä mukaan toimitusjohtoa tai ylintä hallintoa. Voi olla houkuttelevaa pyytää toimitusjohtajaa mukaan, mutta kun johtoa ei ole mukana varhaisten omaksujien ryhmässä, sinulla on tilaisuus ratkaista mahdolliset ongelmat, ennen kuin he tulevat mukaan laajan käyttöönoton aikana.

Pilottiryhmään sopivia jäseniä


43

Kouluta varhaisen omaksumisen ohjelmaan osallistuvia valituissa liiketoimintaskenaarioissa perusskenaariot mukaan lukien. Tutustu FastTrackissä tarjolla oleviin skenaarioiden viestintä- ja koulutusresursseihin osoitteessa http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Onnistuneen varhaisten omaksujienohjelman sisältämiä toimia:

Aloita Office 365:n asiantuntijaohjelma. Kerro asiantuntijoiksi valitsemillesi henkilöille ohjelmasta ja aloita heidän valmentamisensa asiantuntijoiksi.

Hanki varhaisen omaksumisen ohjelmaan osallistuvilta reaaliaikaista palautetta ja säädä käyttöönottosuunnitelmaa sen perusteella. Luo osallistujille Yammer-ryhmä, jossa kaikki ohjelmaan kuuluvat näkevät julkaistun palautteen ja rohkaistuvat näin kertomaan myös omista ajatuksistaan.

Ole valmiina vastaanottamaan palautetta Skype for Businessin kautta työaikana, jotta voit vastata kysymyksiin ja jakaa vinkkejä.

Pyydä ohjelmaan osallistuvilta palautetta aktiivisesti: käy työpisteellä, lähetä pikaviesti tai soita. Muista, että jos kukaan ei anna palautetta, ohjelmasta ei ole niin paljon hyötyä kuin voisi olla.



44

Aikajana Tehtävä Kuvaus

Viikko 1Viestintä Kehitä viestintäsuunnitelma ja sitouttamistapahtumien strategia. Valmistele materiaalit.

Koulutus Suunnittele loppukäyttäjien koulutusohjelma.

Viikko 2

Viestintä Lähetä lähtölaskentasähköposti, jossa kerrot yleisölle, mitä on luvassa, luot odotuksia ja herätät mielenkiintoa keskittymällä siihen, mitä käyttäjille on luvassa.


Käynnistä varhaisten omaksujien ohjelma värväämällä ja kouluttamalla osallistujat ja perustamalla ohjelmalle oma Yammer-ryhmä.

Tee pilottiin osallistuville käyttäjille alkuvaiheen kysely, jolla keräät tietoja heidän Office 365 -tiedoistaan ja -osaamisestaan. Tee tämä hieman ennen sitä, kun käyttäjät saavat aktivoidut tilit ja laitteet.

Tuki Valmistele tukipalvelu käyttäjien tukemiseen. Varmista, että tukihenkilöt tuntevat Office 365:n tukipalvelun vianmääritysoppaan.

Viikko 3

Viestintä Varmista, että Office 365 näkyy visuaalisesti toimipisteissäsi. Hyödynnä julisteita, lehtisiä ja esittelyvideoita.

Koulutus Ota käyttöön sisäinen tiimisivusto, johon voit tallentaa koulutusresursseja, esimerkiksi aloitusoppaita ja vinkkejä. Voit myös ohjata käyttäjiä Microsoftin julkiseen oppimiskeskukseen. Office 365:n koulutuskeskus löytyy osoitteesta http://aka.ms/O365learning


Pyydä ohjelmaan osallistujilta palautetta.

Suorita pilotin puolivälissä kysely, jolla kysyt käyttäjien mielipiteitä Office 365:stä. Tee tulosten perusteella tarvittavia muutoksia ennen yleistä käyttöönottoa.

Viikko 4–5

Viestintä Julkaise viestintäosaston avulla ilmoituksia yritysportaalissa, IT-portaalissa ja muissa sisäisissä sivustoissa tarpeiden mukaisesti.

Tee pilottiryhmän tavoin koko organisaatiolle kysely hieman ennen sitä, kun käyttäjät saavat aktivoidut tilit ja laitteet.Valmistele lanseeraustapahtuma.


Suorita lopullinen kysely välittömästi pilotin jälkeen. Tulosten avulla voit määrittää, täytyykö sinun tehdä muutoksia yleisiin koulutus- ja tiedotusmateriaaleihin.

Ennen julkaisua

Hanki organisaatiosi hyväksyntä Office 365:n käyttöönotolle kehittämällä viestintäsuunnitelma, organisoimalla koulutusvalmistelut ja käynnistämällä varhaisten omaksujien ohjelma lanseerausta edeltävien viiden viikon aikana. Alla olevasta aikajanasta saat vinkkejä ennen lanseerausta tehtävistä toimista.

Julkaisua edeltävä aikajana

Resurssit ja mallitJotta Office 365:n käyttöönottoprosessisi sujuisi parhaalla mahdollisella tavalla, olemme tuottaneet avuksesi sarjan malleja ja resursseja.


Vaihe 02: Ennen julkaisua


45

Julkaisu Office 365:n lanseerauksen laajentaminen koko organisaatioon on suuri hetki. Nyt on aika hyödyntää kaikkea aiempaa suunnittelua ja katsoa, miten kova työsi palkitaan.


Viikko 6

Viestintä Luo innostusta loppukäyttäjiin toteuttamalla Office 365:n lanseeraustapahtuma. Lähetä käyttäjille sähköposti-ilmoitus, jossa kerrot, mitä on saatavilla, miten he pääsevät alkuun ja mistä he löytävät apua sekä resursseja.

Koulutus Pidä käyttäjien koulutukset.

Julkaisun aikajana

Vaihe 02: Julkaisu

46

Julkaisun jälkeen

Kun Office 365 on nyt onnistuneesti lanseerattu koko organisaatiossa, on tärkeä jatkaa käyttäjien sitouttamista Office 365:n käyttämiseen. Pidä kiinnostusta yllä tarjoamalla lisää käyttövinkkejä sekä jatkuvaa koulutusta tarpeen mukaan.


Viikko 8–12

Viestintä Jaa käyttäjille säännöllisesti vinkkejä vinkkisähköpostimallien avulla. Näin pidät Office 365:n käyttäjien tietoisuudessa ja voit esitellä eri käyttökohteita laajemmin.

Kun Office 365 on otettu käyttöön koko organisaatiossasi, suorita vielä lopuksi kysely, jolla kartoitat käyttäjien osaamista ja kokemuksia Office 365:stä.

Koulutus Jatka käyttäjien koulutusta tarpeiden mukaisesti.

Julkaisun jälkeinen aikajana

Vaihe 02: Julkaisun jälkeen

47

Työskentele missä tahansaHyödynnä tuttuja Office-sovelluksia kaikilla laitteilla selaimen avulla tai Office 365:n kanssa yhteensopivilla mobiilisovelluksilla.


Olemme luoneet Office 365:n käytön aloittamisen tueksi viisi perusskenaariota, jotka vastaavat yleisesti tehtäviä, joita työntekijät tekevät päivittäin. Niissä käsitellään esimerkiksi viestintää ja sähköpostia sekä kalentereita, tiedostojen tallentamista ja jakamista, virtuaalikokouksien pitämistä ja yhteistyön tekemistä reaaliaikaisesti.

Eri skenaariot ovat alla:

Julkaisuresursseja toteutussuunnitelman tueksi

Sähköposti ja kalenteri missä tahansa Office 365:llä voit käyttää helposti kokouksia, yhteystietoja, tehtäväluetteloita ja sähköpostia millä tahansa laitteella, pitää sähköpostisi siistinä ja hallita kiireellisiä asioita myös silloin, kun et ole työpöytäsi äärellä.

Työstä sisältöä yhdessä muiden kanssaTallenna työtiedostosi OneDrive for Businessiin, jotta voit päivittää ja jakaa niitä missä tahansa. Voit synkronoida tiedostoja ja töitä offline-käytön mahdollistamiseksi ja työstää tiedostoja muiden kanssa samanaikaisesti. Voit lisäksi hallita tiedostoja tehokkaiden suojaus- ja vaatimustenmukaisuustoimintojen avulla.

Mielekkäämpiä kokouksiaOffice 365:n sovelluksilla voit pitää yhteyttä muihin ja järjestää tehokkaita kokouksia sekä säästää aikaa ja resursseja. Skype for Businessin, Outlookin, PowerPointin, OneNoten ja SharePoint Online -sivustojen avulla voit tehdä yhteistyötä paremmin.

Tuo tiimisi yhteenYammer Enterprisella voit pitää yhteyttä oikeisiin ihmisiin, jakaa tietoja tiimien kesken sekä järjestää projekteja työnteon tehostamiseksi ja nopeuttamiseksi. Yammer Enterprise -verkosto auttaa luomaan osaamis- ja tietovarannon, jota kaikki työntekijät voivat hyödyntää milloin tahansa ja millä tahansa laitteella.


Valitse haluamasi skenaario ja tutustu siihen liittyvään viestintä-, tapahtuma-

ja koulutusresursseihin.

48

Jokainen FastTrack-sivuston perusskenaariopaketti sisältää malleja sähköposteille, julisteille ja lehtisille sekä videoita ja koulutusresursseja. Voit mukauttaa viestintäsuunnitelmasi malleja tarpeen mukaan.



49

Perusskenaariot ovat hyvä lähtöpiste viestintä- ja koulutusstrategian laatimiselle.

Muunna perusskenaarioita siten, että ne ratkaisevat todellisia liiketoiminnan ongelmia.

Päätä, mitkä skenaariot sopivat yrityksellesi Office 365:n käyttöönoton tukemiseksi.

Hyödynnä kuhunkin skenaarioon liittyviä resursseja sähköposti-ilmoitusten ja koulutustoimien toteuttamisessa.

Tutustu näihin materiaaleihin julkaisua edeltävän aikajanan ensimmäisellä viikolla ja päätä, mitkä niistä sopivat parhaiten hyödynnettäviksi oman organisaatiosi lanseerauksessa. Niistä muodostuu viestintäsuunnitelmasi.


50

Jokainen skenaario sisältää räätälöitäviä sähköposteja perusviestintää varten Office 365:n lanseeraus- ja omaksumisprosessin jokaisessa vaiheessa. Sähköpostit sisältävät suoria linkkejä koulutuksiin ja resursseihin, joiden avulla käyttäjät voivat opetella Office 365:n käyttöä. Nämä linkit on valmisteltu kullekin skenaariolle. Saatavilla olevia mallipohjia:

Sähköpostimallit

Sähköpostit ovat saatavilla Word-tiedostoina (.docx). Voit valita käytettävät mallit ja räätälöidä niitä vapaasti omien viestintätavoitteidesi mukaisesti. Voit muokata niiden tekstiä yrityksen tyylisi mukaisesti, lisätä yrityksesi logon ja lisätä niihin sisältöä vaadittuihin kohtiin. Muista lähettää sähköpostit etukäteen määritetyltä tililtä (esimerkiksi johtotason tukijan tililtä) määrätylle kohdeyleisölle.

Vinkkejä

Levitä sanaa muillakin keinoilla sähköpostien lisäksi.

Voit luoda innostusta Office 365:n käyttöönottoa kohtaan skenaariopaketin painovalmiilla julisteilla ja esittelyvideoilla

osana tiedotuskampanjaasi.


Sähköpostin tyyppi Vaihe Tarkoitus

Lähtölaskenta Ennen julkaisua Tällä sähköpostilla voit luoda innostusta ja ilmoittaa työntekijöille siitä, mitä he voivat Office 365:llä tehdä. Sähköposteja on yksi per skenaario.

Ilmoitus Julkaisu Tällä sähköpostilla voit aloittaa käyttöönoton ja neuvoa uusia käyttäjiä aloittamaan Office 365:n käytön. Sähköposteja on yksi per skenaario.

Vinkkejä Julkaisun jälkeen Näiden vinkkien ja ohjeiden avulla voit esitellä lisää Office 365:n toimintoja ja auttaa työntekijöitä työskentelemään tehokkaammin. Sähköposteja on kolme per skenaario.



51

Perusta varhaisten omaksujien ohjelma ja päivitä toteutussuunnitelmaa saadun palautteen perusteella.

Mukauta tarjolla olevia malleja ja resursseja tarpeen mukaan oman lanseerauksesi tueksi.

Suorita Office 365:n lanseerausta edeltävät, sen aikaiset ja sitä seuraavat omaksumista edistävät toimet.


Vaihe 02: Tarkistuslista

52

Vaihe 03.Arvon lisääminenKun Office 365 on julkaistu organisaatiossa, henkilöstö ymmärtää sen tuoman lisäarvon saman tien. Se on kuitenkin vasta alkua. Office 365:een lisätään jatkossa uusia ominaisuuksia, minkä lisäksi palvelua halutaan käyttää yhä monipuolisemmin, kun sen osaaminen kehittyy.

Kun valmistaudut auttamaan työntekijöitä tässä prosessissa, luvassa on onnistumisia myös pitkällä aikavälillä.

Tässä vaiheessa saat tietää julkaisun jälkeisistä sitouttamistoimista ja aloitat mittaamisen sekä onnistumisten jakamisen. Voit myös säätää toimia yhä vahvemman omaksumisen tukemiseksi.

Vaihe 03: Lisää arvoa

53

Tuesitoutumistaja omaksumista

Jatkuvien sitouttamistoimien suunnittelu ja toteutus on tärkeää omaksumisen tukemiseksi. Sillä tavoin kiinnostus pysyy yllä koko organisaatiossa senkin jälkeen, kun alkuinnostus palveluja kohtaan on tasaantunut. Se varmistaa myös, että organisaatiosi saa Office 365:stä kaiken hyödyn irti.

Office 365:n omaksunnasta on tärkeä kerätä sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista tietoa, jotta sitä on mahdollista seurata. Kvantitatiivista dataa saat hyödyntämällä hallintakonsolin työkuormaraportteja, ja kvalitatiivisessa tiedonkeruussa voit käyttää käyttäjäkyselyjä ja Yammer-ryhmiä.

Muista jakaa tietoa onnistumisista sekä lähettää Office 365 -käyttövinkkejä säännöllisesti. Nosta esille henkilöitä, jotka hyödyntävät Office 365:tä tehokkaasti, sillä se inspiroi muita samaan.

Keräämiäsi tietoja hyödyntämällä voit kohdentaa tulevaa viestintää sellaisiin palveluihin, joita käytetään muita vähemmän, ja korostaa niiden hyötyjä käyttäjille.

Vaihe 03: Tue sitoutumista ja omaksumista

Käytetyt Skype for Business -asiakasohjelmatAktiiviset käyttäjät -raportti

Office 365 -ryhmien aktiivisuus

54

Vinkkejä

Mittaa ja tallenna käyttötiedot ennen aloittamista, jotta voit seurata omaksuntatoimien tehokkuutta.

Seuraa Office 365:n omaksumista organisaatiossa

Office 365:n hallintaportaalissa on tarjolla raportteja, jotka näyttävät käyttäjien nykyiset sitoutumistasot eri palveluihin. Raporttien avulla voit tunnistaa alueet, joilla omaksumista on varaa parantaa.

Vaihe 03: Seuraa Office 365:n omaksumista organisaatiossa

55

Tue omaksumista

Voit parantaa Office 365:n omaksumista säännöllisellä tiedottamisella ja koulutuksilla.

Vinkit ja neuvot auttavat käyttäjiä kehittämään taitojaan: http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Jaa tietoja onnistumisista eli siitä, miten työntekijät käyttävät Office 365:tä innovatiivisilla ja vaikuttavilla tavoilla.

Isännöi säännöllisesti sitoutumista edistäviä lisätapahtumia, kuten koko yrityksen henkilöstölle tarkoitettuja kokouksia tai lounastietoiskuja.

Aseta henkilöstölle haasteita ja järjestä kilpailuja, joissa palkitaan Office 365:n parhaista käyttötavoista uudenlaiseen työskentelyyn.

Tiedotuskampanjat

Säännöllinen koulutuskalenteri tietojen kertaamiseksi.

Osastoittain järjestettävät palautesessiot hyödyllisten käyttötapojen jakamiseksi.

Tukikoulutusta käyttäjille, joilla on vaikeuksia uuden ratkaisun oppimisessa.

Varmista, että tukipalvelu osaa antaa käyttöohjeita.

KoulutusKoulutus on erittäin tärkeää, sillä Office 365:n osaaminen kehittyy eri tahtiin eri henkilöillä tai tiimeillä.

Vaihe 03: Tue omaksumista


56

Mittaa, jaa menestystekijät ja toistaMenestymisen mittaamisen oppaan avulla voit arvioida, kuinka tehokas Office 365:n lanseeraus on ollut. Vertaamalla toteutunutta kehitystä määritettyihin ehtoihin voit parantaa ratkaisuja käyttäjille ja kerätä tietoja onnistumisista.

Vinkkejä

Tämän oppaan Visiointi-osassa annoimme tehtäväksi määrittää onnistumisen edellytykset. Muista pitää ne mielessä, kun käyt

läpi menestymisen mittaamisen opasta.


Loppukäyttäjäkyselymallit

Vaihe 03: Mittaa, jaa menestystekijät ja toista

Kyselymallin avulla voit mitata tyytyväisyyttä ja edistymistä välitavoitteeseen verrattuna.


https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Sample_User_Satisfaction_Surveys.xlsx

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Measuring_Success_Guide.pptx

57

Menestystarinat voivat usein olla aivan yhtä arvokkaita kuin kvantitatiiviset tiedot Office 365:n onnistumisia esiteltäessä. Käyttöönoton aikana on hyvä, että projektiryhmän jäsenet ja asiantuntijat määrittelevät esimerkkejä, joista ilmenee toimintojen välinen yhteistyö ja tiimityö. Esimerkit voi jakaa käyttämällä Yammeria.

Kun jaat tarinan Office 365 -kokemuksesta, muista kertoa seuraavat tiedot:

Liiketoiminnallista arvoa koskevat tarinat on helppo jakaa sisäisesti Office 365 -menestystarinaryhmässä Yammer-verkostossa. Voit myös jakaa menestystarinoita ulkoisesti laajemmalle Office 365 -käyttäjäkunnalle Driving Adoption -yhteisössä.


Vinkkejä

Pidä hauskaa! Kilpailujen järjestäminen ja positiivisen ilmapiirin luominen Office 365:tä kohtaan tulisi olla kiinnostavaa

ja mukaansatempaavaa. Yritä saada muutkin mukaan!

Aika. Menestystarina kannattaa aloittaa ajankohdalla, jotta yleisö tietää, milloin se tapahtui.

Hahmot. Tarinaan kannattaa lisätä osallisten nimet, jotta yleisö tietää, kenestä on kyse.

Tapahtumat. Tarinassa on hyvä kertoa kaikki tapahtumat.

Visuaalisuus. Yleisön on hyvä saada myös visuaalinen kuva tapahtuneesta.

Tallenna ja jaa onnistumisia


58

Toista Omaksuminen on jatkuvaa: se ei pääty käyttöönottopäivään tai sen vaikutusten mittaamiseen. Etsi jatkuvasti uusia tapoja, joilla Office 365 voi tuoda lisäarvoa organisaatiosi liiketoimintaan, jotta pysyt ajan tasalla käyttäjiesi ja organisaatiosi kehittyvistä tarpeista.

Arviointiprosessista saatavien tietojen ja näkemysten avulla voit laatia lisäkoulutusta parhaista käytännöistä ja erittäin tehokkaista Office 365 -ratkaisuista.

Järjestä lisää liiketoimintaskenaario- ja ratkaisukehityskoulutusta aiempaa useampien osastojen kanssa. Voit järjestää myöhemmin osastokoulutuksia, joissa kuvataan, miten Office 365 auttaa kunkin toimialan menestyksessä.

Tuottavuuskirjaston avulla voit tunnistaa uusia liiketoimintaskenaarioita, joiden avulla voit hyödyntää Office 365:tä entistäkin kattavammin.


Muista kannustaa käyttäjiä ja asiantuntijoita kehittämään ideoita siitä, miten Office 365 voi parantaa liiketoimintakäytäntöjä. Jaa ne muiden kanssa osallistamistapahtumissa, yhteisössä ja Yammer-ryhmässä. Kehitä näiden ideoiden pohjalta lisää ratkaisuja ja koulutuksia.


Haluamme heidän rakastavan tätä työkalua. Tämä tarkoittaa paitsi työntekijöiden kuulemista, mutta myös heidän antamansa palautteen toteutusta käytännössä.

– Jeff Schuman, Nationwide


59

Hallitse jaennakoi muutoksia

https://aka.ms/managingchangeO365

Muutoksen hallinta Office 365:ssä

Yrityksesi ja pilvipalvelusi ovat jatkuvassa muutoksessa. Ihmiset etsivät jatkuvasti uusia mahdollisuuksia työn tehostamiseen, jossa tulevat apuun pilven jatkuvasti päivittyvät ominaisuudet.

Pidä silmällä Office 365 Public Roadmap- ja Office-blogeja, sillä niistä saat tietoa palvelun uusista toiminnoista ja päivityksistä, joita voit hyödyntää.

Vaihe 03: Hallitse ja ennakoi muutoksia

Ominaisuudet on ryhmitelty kehitysvaiheittain.

Suodata ominaisuuksia sovelluksen, palvelujen tai alustan mukaan, niin

löydät organisaatiollesi hyödyllisimmät ominaisuudet ja päivitykset.

http://fasttrack.microsoft.com/roadmap

60

Office 365 Public Roadmap

Vaihe 03: Office 365 Public Roadmap

Blogiartikkeleita on helppo jakaa useissa eri kanavissa.

http://blogs.office.com

61

Office-blogit

Vaihe 03: Office-blogit

62

Hallinnoi päivitysten vastaanottotapaa organisaatiossa

Office 365:n hallintakeskuksessa voit tilata organisaatiollesi uusimmat päivitykset heti, kun ne julkaistaan. Voit halutessasi tilata päivitykset vain tietyille henkilöille tai pysyttäytyä oletusarvoisessa julkaisuaikataulussa, jolloin saat päivitykset myöhemmin. Lisätietoja vaihtoehdoista on osoitteessa http://aka.ms/releaseoptions.

Office 365:n hallintaportaalin viestikeskuksen avulla organisaatiosi järjestelmänvalvojat voivat varmistaa palvelujen sujuvan toiminnan.

Viestikeskus

Vaihe 03: Hallitse ja ennakoi muutoksia

Edistä Office 365:n omaksumista jatkuvilla toimilla.

Seuraa Office 365:n onnistumismittareita ja raportoi tulokset.

Jaa Office 365:n menestystarinoita koko organisaatiolle.

Etsi ja ota käyttöön uusia tapoja, joilla Office 365 voi tuoda lisäarvoa käyttäjille ja organisaatiolle.

Hallitse ja ennakoi muutoksia.

63Vaihe 03: Tarkistuslista


http://fasttrack.microsoft.com

Siirry osoitteeseenfasttrack.office.com

http://blogs.office.com

SeuraaOffice 365:n uutisia


Liity tekniseen yhteisöön

© 2017 Microsoft Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään. Tämä asiakirja tarjotaan sellaisenaan. Tässä asiakirjassa annettuja tietoja ja näkemyksiä, URL-osoitteet ja muut Internet-sivustoviittaukset mukaan lukien, voidaan muuttaa ilman erillistä ilmoitusta. Sinä olet itse vastuussa asiakirjan käytöstä.

Tämä asiakirja ei anna laillisia oikeuksia mihinkään Microsoft-tuotteessa oleviin immateriaalioikeuksiin. Voit kopioidaja käyttää tätä asiakirjaa sisäisesti yrityksessäsi. Voit muokata tätä asiakirjaa sisäisesti yrityksessäsi.

käyttöönotto- opas · tämä opas on suunniteltu organisaatioille, jotka etsivät tehokkaimpia...

Documents