kwaliteit met beleid marius sparreboom jentien van staveren
TRANSCRIPT
Kwaliteit met beleid
Marius SparreboomJentien van Staveren
REC-Flevoland / Stichting Eduvier
- Op De Rails Emelwerda - De Optimist SO/VSO-LZK
- Dronten Catamaran
- drs. H. Bekius SO-LZK- de Anger VSO ZMOK- de Rede / Asterisk II VSO- de Deining-Aurum College- De Stedenschool (JJI)- Leerwerkbedrijf Flevodrome- Op De Rails Arcus/ SGL/ Rietlanden-Groenhorst-Op de Rails 10+-Vogeltuin
- St. Gewoon Anders- Aquarius VSO ZMOK i.s.m. vakinternaat NV- Nautilus college VSO LZ- Leerwerkbedrijf Flevodrome Almere
3 hoofdprocessen
IDU
INSTROOM DOORSTROOM UITSTROOM
Waarom ISO ?
Hulpmiddel, geen doel op zich ISO verbindt eigen ambitie / doelstellingen
met de wettelijke kaders ISO past goed binnen het INK
kwaliteitsmodel
Waarom certificeren
Processen centraal in INK Instroom is een kritisch proces Verschil in benadering van de werkwijze Efficiency voor de klant belangrijk (tijd en
sneller zorgmiddelen bij de leerling) Data kunnen genereren integrale toeleiding indicatie cluster 4 / bjz
Doel opzetten kwaliteitssysteem
Meetbaar kwaliteitsbeleid- systematisch beheersen van werkprocessen- registratie en beheer klantengegevens- borging/ verbetering kwaliteitssysteem, interne organisatie,
dienstverlening Bevoegdheidsverdeling Afspraken vastleggen in procedures Blijven voldoen aan eisen conform de wet- en regelgeving
Genomen stappen
1. Commitment management
2. Instellen implementatieteam
3. 0- meting
4. Implementatieplan maken
5. Scholing
6. Documentatiesysteem opzetten
7. Documentatie- beheersingssysteem opzetten
8. Monitoren vooruitgang
Processtructuur
Kwaliteitshandboek
Schematische weergave hoofdprocessen Procesbeschrijving Werkvoorschriften Kwaliteitsborging relevante documenten Kwaliteitsplanning Meting, analyse en verbetering
Basisregels
Documenteren wat je doet
Doe wat je documenteert
Schematische weergave
Hoofdproces REC Flevoland
Deel 1
Verwijzing via school
Kind met gedrags-probleem
Ouders zoeken contact
Email/ telefonisch
Via hulpverlener zoals BJZ, GGZ
Infopakket naar ouders
OAS invullen. Dossier aanmaken
Hulpverlening betrokken?
ja
Hulpverlening wenselijk?
nee
Spilfunctionaris BJZ/ MEE REC inschakelen
ja
Reserveren gespreksruimte en inplannen gesprek
(zie agenda)
Naar deel 2
nee
Ouders verzamelen
dossier gegevens
Ouders maken afspraak met dienst A&O
Procesbeschrijving
Procedures geven weer:
- de route;
- wat de ene afdeling aan de andere toelevert,
in welke vorm en op welk moment;
- regels die betrekking hebben op meerder
afdelingen
Werkvoorschriften
Werkinstructies beschrijven de meest efficiënte methode om een taak uit te voeren en zijn gebonden aan de werkplek.
Kwaliteitsborging relevante documenten
Titel document Verantwoordelijk Bewaartermijn
minimaal
Kwaliteit Actieplan, inclusief auditplan kwaliteitsmanager 2 jaar
Notulen afdelingsleider 2 jaar
Audit rapport, intern kwaliteitsmanager 2 jaar
Audit rapport, extern kwaliteitsmanager 2 jaar
Klanttevredenheidsmetingen kwaliteitsmanager 2 jaar
Leveranciersbeoordelingen kwaliteitsmanager 2 jaar
Directiebeoordelingen kwaliteitsmanager 2 jaar
Personeeldossiers (inclusief certificaten/ diploma’s beoordelingsgesprekken etc.)
directie Tot uitdiensttreding medewerker
Functioneringsgesprekken directie Tot uitdiensttreding medewerker
Afspraken met klanten dienst A&O 2 jaar
Leerling- dossiers directie 5 jaar
Overzicht documenten
De verantwoordelijke beheert de documenten d.m.v.een overzicht, waarin minimaal de volgende zaken op zijn genomen:
• Naam document• Versienummer/ datum• Bron m.b.t. actualiteit• Leverancier document• Gedistribueerd aan + datum
Beheer wet – en regelgeving REC- FlevolandBeheerder: ECPlaatsvervanger bij afwezigheid:JvS/BD
door Artikel Versie/
datum
Opgeslagen in:
Wie levert aan?
Gedistribueerd aan?
Datum Gecom
municeerd
vernietigd
S. Dijksma
StaatssecrOnderwijs,
Cultuur, wetensch.
Wijzigingen indicatie besluit
27 juni 2008
Kast EC Min. Onderwijs,
Cultuur, wetensch
CvI- leden
BT- leden
Dienst A&O
Vaksectie ortho
Spil BJZ
IJsselgroep (SBD)
Scholen regio
Hulpverl. Regio
8 aug 2008
18 aug
2008
Brief
Jaarplanning 2008-2009
Operationele doelstellingen Kwaliteitsdoelstellingen Arbo- en veiligheidsdoelstellingen Auditplan
Jaarplanning kwaliteitssysteem
Onderdeel Verantwoordelijk S O N D J F M A M J J A
Directiebeoordeling JvS * X
Opstellen jaarplan JvS X
KPI’s analyseren en bijstellen JvS X
Leveranciersbeoordeling GvdL X
Klanttevredenheidsmeting BD X X X X X X
Kwaliteitsoverleg JvS X X X X
Wijzigingenlijst
Document Versie Wijziging
Kwaliteitshandboek Versie 1, feb. 2008 Start
Formulier F1- F8 Versie 1, feb. 2008 Start
Kwaliteitshandboek Versie 2, april 2008 Start
Checklist F6 Versie 2, aug. 2008 Start
Kwaliteitshandboek Versie 3.0 sept. 2008
Hoofdproces, H5. aanmeldingen ge-update
Kwaliteitshandboek Versie 3.1 nov. Scope aangepast. Opmaak H5.1. aangepast.
Kwaliteitshandboek Versie 3.2. nov. 2008
Hoofdstuknummering gecorrigeerd
Meting, analyse en verbeterplan
Kritische Proces Indicatoren:• Doorlooptijden dossiers • Doorlooptijden 1e contact tot aanmelding • Gelijkmatigheid aanlevering dossiers
(herindicaties/ initiële indicaties• Klachten• BAC- dossiers (max 1,5 %)
Planning interne audit
Maand Directie Receptie Centrale administratie
Dienst A&O CvI
Augustus
September
Oktober
November
December
Januari
Februari
Maart
April
Mei
juni
Meting, analyse en verbeterplan
Problemen worden structureel aangepakt:
a. Bij start van het kwaliteitsprogramma en vervolgens periodiek:
- signaleren van kwaliteitsproblemen
- selecteren van kwaliteitsproblemen
b. Voor ieder kwaliteitsprobleem afzonderlijk:
- analyseren probleem
- opstellen verbeterplan
- testen en bijstellen
Externe resultaten
Zichtbaar kwaliteitssysteem Verbetering toeleiding indicatiestelling Verkorten doorlooptijden Verbetering klachtenbehandeling Tevreden ouders Tevreden inspectie
Interne resultaten
Procedures staan duidelijk op papier Vergroting zelfstandigheid werknemers Minder improvisatie Vermindering van interne klachten Betere motivatie en grotere betrokkenheid bij
werknemers