kursus pengurusan latihan upm

KURSUS PENGURUSAN LATIHAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

17 – 18 Oktober 2012 Dewan OSH, UPM

Anjuran: Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia

Pejabat Pendaftar

Getting Started…

OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN

Pada akhir kursus ini, peserta dapat:

• Memahami teori dan asas pengurusan latihan

• Memahami kepentingan dan keperluan latihan di UPM

• Melaksanakan analisis keperluan latihan dan menyediakan takwim latihan PTJ

Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN

• Menjalankan penilaian keberkesanan latihan

• Mengurus rekod latihan secara berkesan

• Memahami keperluan MS ISO 9001:2008 berkaitan latihan


TENTATIF PROGRAM

Hari Pertama (17 Oktober 2012)

Sesi 1: 9.00 pagi – 10.30 pagi

• Pengenalan

Sesi 2: 11.00 pagi – 12.30 t/hari

• Pengurusan Latihan di UPM

Sesi 3: 2.30 petang – 5.00 petang

• Analisis Keperluan Latihan


TENTATIF PROGRAM

Hari Kedua (18 Oktober 2012)

Sesi 1: 9.00 pagi – 10.30 pagi

• Penilaian Latihan

Sesi 2: 11.00 pagi – 12.30 t/hari

• Rekod Latihan

Sesi 3: 2.30 petang – 5.00 petang

• Persediaan Audit


Aktiviti 1: ‘Icebreaking & Takeaway’

Pengenalan

Definisi Latihan

Usaha terancang oleh sesebuah organisasi untuk menyelaras

pembelajaran staf bagi meningkatkan kompetensi

berkaitan kerja


Definisi Latihan

Proses sistematik membangunkan pengetahuan, kemahiran dan sikap

bagi membolehkan staf menjalankan tugas pada standard

yang diperlukan


Kepentingan Latihan Kepada Organisasi

• Produktiviti – prestasi, motivasi

• Pembaziran – kewangan, bakat

• Persaingan – kualiti, keuntungan


Faktor Mempengaruhi Prestasi


Pembangunan Bakat

(Latihan, Laluan Kerjaya, Bimbingan,

Maklumbalas)

Persekitaran

(Komunikasi, Sumber, Persekitaran Fizikal,

Kerjasama, Kepimpinan)

Manfaat

(Gaji, Bonus, Cuti, Kemudahan)

Jenis Latihan


Kognitif

Afektif

Psikomotor

Knowledge/Pengetahuan

Skill/Kemahiran

Attitude/Sikap

Jenis Latihan


Pengetahuan

Kemahiran

Sikap

KOMPETENSI

Kaedah Latihan


On The Job Training

• Dalam suasana kerja

• Penyelia/Pegawai berpengalaman

• Belajar sambil bekerja

• Kos efektif

Off The Job Training

• Di luar suasana kerja

• Penceramah/Fasilitator

• Pembelajaran yang fokus

• Kos tinggi

Kaedah Latihan

• Kandungan latihan ditentukan oleh pelanggan atau peserta berdasarkan keperluan latihan

• Peserta bertanggungjawab terhadap latihan yang diikuti, penceramah hanya membantu

• Komunikasi pelbagai hala: penceramah –peserta – peserta lain

• Pelbagai teknik latihan digunakan


Kaedah Latihan

• Peserta dicabar dengan idea-idea, pengetahuan dan kemahiran baharu

• Latihan dijalankan dalam kumpulan kecil, dengan persekitaran kurang formal dan dengan kurikulum yang terancang (tetapi fleksibel)


ADDIE Model


Analysis

• Ada keperluan? Siapa? Kemahiran yang diperlukan? Jurang kemahiran?

• Hasil analisis

Design

• Objektif latihan

• Kandungan Latihan

Develop

• Bangunkan modul

Implement

• Jalankan latihan mengikut perancangan

Evaluate

• Pencapaian objektif latihan

• Peningkatan kompetensi

ADDIE Model


A

D

D I

E E

A

D

D

I

Persoalan Dalam Penentuan Latihan • Adakah latihan perlu dijalankan? • Siapa yang perlu dilatih? • Apakah objektif latihan berkenaan? • Apakah pengetahuan/kemahiran

yang diperlukan? • Apa kandungan latihan yang akan

dijalankan? • Apa bentuk latihan yang sesuai? • Siapa yang akan melaksanakan

latihan? • Bagaimana keberkesanan latihan

ditentukan?


Pengurusan Latihan di UPM

Kategori Latihan


Latihan

Pembelajaran

Pembelajaran Kendiri

Aktiviti 2: ‘Kategori Latihan’

Struktur Pengurusan Latihan UPM


JAWATANKUASA LATIHAN UNIVERSITI

PEJABAT PENDAFTAR

PELAKSANA LATIHAN

PTJ

• Bahagian Pembangunan Sumber Manusia

• Penyelaras Latihan Staf UPM

• Seksyen Latihan (Akademik/Bukan Akademik)

• Pej. Bendahari, CADe, PPKKP, iDEC, TPU, Pej. TNCPI, PPPA

• TPLS/Staf Pelaksana Latihan

• TPLS/Staf Pelaksana Latihan

Peranan TPLS/Staf Pelaksana


Dokumen Rujukan Latihan

Dokumen rujukan latihan utama di UPM:

• Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005

• Program Pembangunan Profesional Staf UPM

• Dokumen Kualiti

• Standard MS ISO 9001:2008


Aktiviti 3: ‘Dokumen Rujukan Latihan’

Analisis Keperluan Latihan (TNA)

Analisis Keperluan Latihan

Proses sistematik mengumpul dan menganalisis maklumat bagi

menambahbaik prestasi individu atau organisasi. Kaedah untuk menentukan apa latihan yang perlu dilaksanakan dan siapa

yang perlu menghadiri latihan.


Kaedah Pelaksanaan TNA

• Kaji Selidik

• Temubual

• Pemerhatian



Contoh: Penolong Pegawai Sains


Senarai Tugas Menyelenggara peralatan makmal secara dalaman

Kemahiran Menjalankan kalibrasi peralatan makmal

Desired Level (DL) 5

Current Level (CL) 1

Gap 4 (DL – CL)

Importance To Job (ITJ) 3

Training Priority (TP) 12 (Gap x ITJ)

Kursus Dicadangkan Kursus Kalibrasi Peralatan Makmal


Skala DL/CL

Skala ITJ


1 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar

2 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar yang minima

3 Berkemahiran tanpa tunjuk ajar

4 Berkemahiran dan boleh memberi tunjuk ajar

5 Kemahiran yang tinggi

1 Kurang Penting

2 Penting

3 Sangat Penting


Contoh: Pegawai Tadbir


Senarai Tugas Menjadi setiausaha mesyuarat jawatankuasa

Kemahiran Menulis minit mesyuarat



Gap 3 (DL – CL)



Kursus Dicadangkan Kursus Penulisan Minit Mesyuarat


Contoh: Pemandu


Senarai Tugas Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM

Kemahiran Berbahasa Inggeris



Gap 3 (DL – CL)



Kursus Dicadangkan Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu


Gap Analysis: Individu


Senarai Tugas Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus

Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM

Berbahasa Inggeris

4 1 3 2 6 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu


Gap Analysis: Staf/Penyelia


Senarai Tugas

Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus

1 2 Avg


Berbahasa Inggeris

4 3 1 2 2 2 4 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu


Gap Analysis: Kumpulan


Senarai Tugas

Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus

1 2 3 4 Avg


Berbahasa Inggeris

4 1 2 2 1 1.5 2.5 2 5 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu

Penyediaan Takwim Latihan

Lampiran


Pemantauan Takwim Latihan

Lampiran


Aktiviti 4: ‘TNA Staf Pelaksana Latihan’

Aktiviti 5: ‘Recap!’

Penilaian Latihan

Model Kirkpatrick

Empat Peringkat Penilaian Latihan

(Four Levels of Evaluation Model)


Reaction/Reaksi

Learning/Pembelajaran

Behaviour/Tingkah laku

Result/Keputusan

Peringkat 1

• Pandangan dan perasaan peserta terhadap latihan yang dijalankan

• Dijalankan sebaik sahaja latihan tamat

• Data mudah diperolehi & dianalisis

• Borang maklumbalas/ survey, lisan

• Kos rendah


Reaction

Peringkat 2

• Peningkatan pengetahuan dan keupayaan peserta setelah menjalani latihan

• Dijalankan sebelum dan selepas latihan

• Sukar dijalankan bagi latihan kompleks

• Ujian sebelum/selepas, temubual


Learning

Peringkat 3

• Aplikasi pembelajaran dan kemahiran yang diperolehi selepas latihan dalam tugas

• Dijalankan selepas latihan bagi memberi masa bagi proses aplikasi berlaku

• Pemerhatian/temubual bagi menilai perubahan

• Memerlukan kerjasama penyelia/pegawai

• Penilaian selepas latihan


Behaviour

Peringkat 4

• Menilai kesan/impak yang diberikan oleh peserta kepada organisasi (perniagaan/ persekitaran)

• Memerlukan usaha dan masa yang banyak untuk dilaksanakan dan dibuktikan

• ROI, produktiviti, masa, aduan, penjimatan


Result

Penilaian Keberkesanan Latihan

Program yang perlu dijalankan penilaian:

• Latihan formal: Kursus, Bengkel, Seminar, Forum, Simposium, Kolokium, Konvensyen dll.

Pengecualian:

• Pengurusan universiti, Ketua PTJ, pegawai akademik (bidang kepakaran), bengkel kerja, subjektif, tidak melibatkan tugas hakiki.


Penilaian Keberkesanan Latihan

• Penilaian dijalankan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh latihan

• Analisis penilaian keberkesanan latihan (lampiran)


Aktiviti 6: ‘Latihan Yang Perlu Dinilai’

Rekod Latihan

Borang Latihan


Sistem Pengurusan Latihan

• Log in menggunakan id putra

• TPLS/Staf Pelaksana diberi kuasa khas memasukkan/edit latihan/semak status latihan PTJ

• Mozilla Firefox


Template Pengurusan Latihan

Lampiran


Aktiviti 7: ‘Fail Latihan’

Persediaan Audit

Penemuan Audit


• Analisis keperluan latihan tidak dijalankan

• Takwim PTJ tidak disediakan/diluluskan

• Takwim PTJ tidak dimaklumkan kepada staf

• Latihan tidak dijalankan mengikut takwim

• Penilaian program tidak dijalankan

• Penilaian keberkesanan tidak dijalankan

• Tiada rekod kehadiran latihan

• Aktiviti latihan tidak dimaklumkan kepada TPLS

Penemuan Audit


• Staf tidak diberi latihan teknikal/tidak kompeten

• Staf baharu tidak diberi latihan

• Staf kurang faham tentang SPK/Prosedur latihan

• Pelaksanaan latihan tidak mengikut prosedur

• Tiada tindakan terhadap staf yang tidak cukup 7 hari latihan

• Fail tidak diwujudkan/tiada dokumen

• Surat tawaran lewat dikeluarkan

Aktiviti 8: ‘Checklist Audit’

Aktiviti 9: ‘Log Pembelajaran’

kursus pengurusan latihan upm

Documents