kursus lotus notes r7 - emel, penjadualan & calender dan ... · no ip server emel langkah-langkah...

of 140/140
Kursus Lotus Notes R8.5 UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA Kursus Lotus Notes R8.5 - Emel, Penjadualan & Calender dan Web Mel BAHAGIAN OPERASI PERKHIDMATAN IT, PEJABAT TEKNOLOGI MAKLUMAT Manual ini adalah untuk pengguna Emel Rasmi di UiTM samada menggunakan Lotus Notes Client atau pun melalui Internet - Jabatan Operasi Perkhidmatan IT.

Post on 23-May-2019

218 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Kursus Lotus Notes R8.5

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

Kursus Lotus Notes R8.5 - Emel, Penjadualan & Calender dan Web Mel BAHAGIAN OPERASI PERKHIDMATAN IT, PEJABAT TEKNOLOGI MAKLUMAT

Manual ini adalah untuk pengguna Emel Rasmi di UiTM samada menggunakan Lotus Notes Client atau pun melalui Internet - Jabatan Operasi Perkhidmatan IT.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat ii

Kandungan Kursus Kandungan Kursus ......................................................................................................................................... ii

Nota untuk Pelajar ........................................................................................................................................ v

Peserta Sasaran ......................................................................................................................................... v

Ringkasan Keterangan Kursus ................................................................................................................... v

Matlamat Kursus ....................................................................................................................................... v

1 Memulakan Lotus Notes Client R8.5.2 .............................................................................................. 1

1.1 Instal Lotus Notes Client di atas OS Windows .............................................................................. 1

1.2 Konfigurasi .................................................................................................................................... 6

2 Anda ada Emel ................................................................................................................................ 10

2.1 Home Page anda ......................................................................................................................... 10

2.2 Pengenalan kepada database emel anda ................................................................................... 12

2.3 Membaca emel ........................................................................................................................... 16

2.4 Print emel .................................................................................................................................... 19

3 Membuat Dan Menghantar Emel Baru ........................................................................................... 21

3.1 Membuat emel baru ................................................................................................................... 21

3.2 Menghantar Emel ....................................................................................................................... 23

3.3 Memajukan Emel (Forward) ....................................................................................................... 27

3.4 Bekerja dengan Attachment ....................................................................................................... 28

4 Menambahbaik Emel anda ............................................................................................................. 31

4.1 Mengubah rupa emel anda ......................................................................................................... 31

4.2 Membuat dan menggunakan Stationery sendiri ........................................................................ 37

4.3 Menggunakan kemudahan Out of Office .................................................................................... 40

5 Mengatur Emel Anda ...................................................................................................................... 43

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat iii

5.1 Mengisih emel (Sorting) .............................................................................................................. 43

5.2 Memasukkan emel ke dalam Folders ......................................................................................... 44

5.3 Menjawab Emel .......................................................................................................................... 48

5.4 Membuat dan menggunakan Rules ............................................................................................ 52

5.5 Junk Mail ..................................................................................................................................... 55

5.6 Mencari pesanan emel ................................................................................................................ 58

5.7 Menghapuskan emel (Delete) ..................................................................................................... 59

5.8 Archive Database ........................................................................................................................ 63

6 Address Book .................................................................................................................................. 69

6.1 Personal Address Book................................................................................................................ 69

6.2 UiTM Address Book (Domino Directory) ..................................................................................... 77

7 Lotus Notes Kalendar dan Penjadualan .......................................................................................... 84

7.1 Pengenalan .................................................................................................................................. 84

7.2 Kalendar dan Penjadualan (Calendar & Scheduling) .................................................................. 84

7.3 Menggunakan Group Calendars ................................................................................................. 98

8 Menguruskan Tugasan To do ..................................................................................................... 101

8.1 Mengurus Tugasan dengan senarai To Do ................................................................................ 101

9 Mail Web ....................................................................................................................................... 109

9.1 Pengenalan ................................................................................................................................ 109

9.2 Cara membuka emel anda melalui Internet ............................................................................. 109

9.3 Mengubah Home Page .............................................................................................................. 110

9.4 Calendar Web dan Penjadualan ................................................................................................ 112

9.5 To Do Web ................................................................................................................................ 116

9.6 Senarai Kenalan (Contact) ......................................................................................................... 118

9.7 Menukar Internet Password ..................................................................................................... 123

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat iv

10 Sametime (Mesej Segera) ............................................................................................................. 125

10.1 Pengenalan kepada Sametime .................................................................................................. 125

10.2 Aktifkan Sametime Dalam Lotus Notes Client .......................................................................... 125

10.3 Menambah nama group pada Sametime ................................................................................. 127

10.4 Keterangan lanjut bagi menghantar fail melalui Sametime. .................................................... 132

10.5 Keterangan lanjut bagi menghantar sebahagian gambar pada komputer anda melalui

Sametime. ............................................................................................................................................. 133

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat v

Nota untuk Pelajar Berkenaan kursus ini

Peserta Sasaran

Kursus ini adalah untuk peserta yang baru menggunakan emel dan yang ingin menambahkan

pengetahuan yang lebih mendalam mengenai kegunaan dan kemudahan-kemudahan yang terdapat

Lotus Notes Mail R8.5.1.

Ringkasan Keterangan Kursus

Cara pembelajaran adalah secara terus dimana peserta akan dapat menggunakan Notes Mail R8.5.1 dan

ianya merangkumi Asas Notes Mail R8.5.2.

Cara Pembelajaran dan Jangkamasa

Ceramah dan latihan amali di makmal computer. Kursus ini dianggarkan selama 2 hari.

Kemahiran Peserta

Pesertakan sekurang-kurangnya perlu tahu mengendalikan computer peribadi secara asas.

Matlamat Kursus

Pada akhir kursus ini peserta mesti berupaya untuk

Install Lotus Notes Client di PC sendiri

Memulakan Notes Client R8.5.1

Mengenali Database emel

Membuka dan membaca emel

Membuat emel baru dan menjawab emel

Berkerja dengan Attachment

Menambahbaik emel dan cara-cara untuk mengubah rupa emel

Preview dan mencetak emel

Membuat dan menggunakan Stationery

Menggunakan kemudahan-kemudahan yang terdapat dalam notes emel seperti :

a. Kemudahan Out of Office

b. Kemudahan Follow Up

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat vi

c. Message marking

d. Membuat dan menggunakan Rules

e. Junk Mail

Mengatur emel

Membuat dan memasukkan emel kedalam folder

Mengarkibkan emel-emel lama

Mengurus Address Book dan kumpulan

Mengurus dan menggunakan Kalender

Membuat penjadualan dan memanggil mesyuarat

Menggunakan Senarai To Do untuk menguruskan tugasan

Menggunakan Webmail

Menggunakan Sametime untuk berhubung dan menghantar pesanan ringkas.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 1

1 Memulakan Lotus Notes Client R8.5.2 Lotus Notes ialah salah satu cara yang baik untuk berkomunikasi dengan orang lain diseluruh dunia.

Emel Notes boleh mengurus dan mengatur emel yang anda diterima. Emel Notes juga boleh

menghantar dokumen atau pautan (link), pautan sesawang (weblink), berkongsi maklumat, mengurus

tugasan dan menjadualkan mesyuarat.

Seperti yang kita semua maklum bahawa sistem emel UiTM telah dinaiktaraf dari Lotus Notes R7 ke

Lotus Notes R8.5. Pengguna juga hendaklah menukarkan Lotus Notes Client mereka dari R7 ke R8.5

atau ke versi yang lebih tinggi.

1.1 Instal Lotus Notes Client di atas OS Windows

Sebelum membuat instalasi anda perlu ada maklumat emel anda dan maklumat tersebut boleh didapati

dari Pentadbir Emel atau Juruteknik Komputer di jabatan atau fakulti anda.

Pekara yang anda perlu ada ialah:-

a. User id fail id

b. Password katalaluan

c. Nama server emel anda

d. No IP server emel

Langkah-langkah untuk instalasi perisian Lotus Notes Client ke komputer atau komputer riba anda.

Perisian Lotus Notes R8.5 ini boleh didapati dari laman web UiTM dan proses instalasi ini terbahagi

kepada 2 bahagian:

1. Instalasi

2. Konfigurasi

Cara-cara membuat Instalasi

Bil Langkah yang perlu diambil

1. Buka laman sesawang UiTM, http://www.uitm.edu.my, klik About UiTM Departments

Infotech Office.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 2

2. Dalam menu utama laman Infotech Office, klik Pautan Intranet- klik Muat Turun Perisian, klik

Download untuk mendapatkan Perisian Lotus Notes R8.5.1 atau perisian yang sesuai untuk

komputer anda. Anda boleh klik run untuk terus membuat instalasi Lotus Notes atau save untuk

menyimpan fail instalasi ini dan membuat instalasi dilain masa.

Jika anda terus membuat instalasi, gambarajah di bawah akan kelihatan.

Klik Next

3.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 3

Klik Next

4.

Pilih I accept the term in the license agreement dan klik Next

5.

Taipkan nama dan organisasi dan klik Next.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 4

6.

Jika ini instalasi baru, butang Change boleh digunakan untuk menukar lokasi. Jika anda cuma

hendak menukarkan dari versi R7 kepada R8.5.1 atau dari R8.5.1 ke versi yang lebih baru, ia akan

mengambil lokasi yang sedia ada. Klik Next.

7.

Klik pada drop-down list pada Notes Client, IBM Lotus Symphony, Lotus Connections &

Composite Application Editor di bawah, dan pilih This feature, and all subfeatures, ...

Kemudian, tekan Next.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 5

8.

Klik Install.

9.

Klik Finish.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 6

1.2 Konfigurasi

Apabila selesai membuat instalasi, ikon Lotus Notes R8.5 akan kelihatan secara automatik pada Desktop

komputer anda, klik dua kali diikon tersebut.

Bil Langkah yang perlu diambil

1.

Klik Next

2.

Masukkan nama pengguna, PENTING! Nama yang dimasukkan di sini mestilah nama penuh

pengguna seperti yang terdapat di dalam UiTM Address Book. Oleh yang demikian sebelum

membuat instalasi salin nama pengguna tersebut dari UiTM Address Book (Domino Directory),

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 7

pangkat atau tittle seperti Prof, Dr dan sebagainya tidak perlu dimasukkan. Anda hanya

perlukan nama penuh sahaja.

Jika terdapat 2 orang mempunyai nama yang sama, masukkan OU pengguna tersebut.

Contohnya : Azhar Ahmad/InfoTech/UiTM

Dalam ruang Domino Server masukkan nama emel server anda , tik di dalam kotak I want to

connect to a Domino Server. dan klik Next.

3.

Klik Next.

4.

Masukkan nama server anda seperti pada gambarajah. Sekiranya server emel anda bernama

Jati, taip Jati/SERVER/UiTM di Domino server name. Pada ruang Please provide specific

network information to help locate this server, pilih TCP/IP dan di ruang Server address

pula masukkan nombor IP server anda. Jika server Jati, masukkan 10.0.10.10.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 8

5.

Klik Browse bagi mengambil fail userid anda samada dari pendrive atau dari mana anda telah

simpan fail tersebut.

6.

Masukkan katalaluan.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 9

7.

Klik Next.

9.

Instalasi Lotus Notes R8.5.1 telah selesai dan klik OK.

10. Membuka Lotus Notes 8.5.1 dari Desktop komputer.

Bagi membuka Lotus Notes anda, klik di ikon Lotus Notes R8.5 di Desktop dan masukkan

katalaluan dan ia telah sedia untuk digunakan.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 10

2 Anda ada Emel

2.1 Home Page anda

Kali pertama anda membuka Lotus Notes, anda akan dipaparkan dengan pilihan setup kali pertama. Sila

lihat gambar di bawah.

Gambarajah rupa Lotus Notes Client R8.5 kali pertama dibuka.

Klik pada Use the default bagi permulaan kursus ini.

Anda akan dipaparkan dengan Home Page yang memaparkan kemudahan-kemudahan yang disediakan

bagi menghubungkan anda kepada database atau aplikasi-aplikasi yang biasa digunakan seperti emel,

Calendar, Personal Address Book, To Do list dan Notebook dengan cepat.

Gambarajah Home Page Lotus Notes R8.5.1.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 11

Cara Menggunakan Home Page

Ikuti langkah-langkah di bawah untuk melihat cara menggunakan Home Page untuk pergi ke bahagian

emel, kalendar dan kemudahan-kemudahan lain.

Langkah Tindakan

1. Klik ikon Lotus Notes di desktop dan masukkan katalaluan anda.

2. Klik pada ikon Mail, Mailbox akan terbuka di tetingkap baru.

3. Klik semula di Home tab dan klik ikon Calendar, skrin akan memaparkan kalendar anda.

4. Klik semula di Home tab.

5. Di atas Welcome Page terdapat perkataan Click here for Home Page Option.

Anda boleh mengubah rupa Home Page anda mengikut pilihan yang disediakan atau

memilih untuk membuatnya sendiri. Dalam Home Page Option juga, anda boleh memilih

untuk tidak menunjukkan Tip of the day.

6. Di dalam Home Page Option, klik di atas pada sebelah kiri perkataan Return to first-time

setup.

Di situ ada beberapa petunjuk (wizard) tentang bagaimana hendak membuat Home Page

sendiri dan ada buku bantuan (help) tentang perkara-perkara baru dalam Lotus Notes

R8.5.1.

7. Klik sekali lagi di Click here for Home Page options untuk penutup paparan tersebut dan

kembali ke Home Page asal.

8. Klik tanda tigasegi di tengah sebelah kanan Home Page, ada terdapat satu lagi kemudahan

untuk menghantar emel pendek/ringkas, paparan tersebut dinamakan Quick Notes.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 12

Gambarajah Quick Notes pada sebelah kanan tetingkap Lotus Notes.

2.2 Pengenalan kepada database emel anda

Lotus Notes memaparkan skrin yang kelihatan seolah-olah kita melayari Internet. Ia boleh

menghubungkan anda terus ke Internet dan kepada database yang lain dan anda boleh membuat

pautan ke database yang lain melalui emel anda.

Dibawah ini dipaparkan gambarajah Database emel anda:

Gambarajah contoh database emel anda

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 13

Toolbars

Gambarajah ini dinamakan Toolbars.

Anda boleh membuat pilihan jenis-jenis ikon yang anda perlukan untuk diletakkan diatas Toolbar anda.

Langkah-langkah untuk memilih toolbar yang diperlukan.

Langkah Tindakan

1. Dari Menu Bar klik FilePreferences Toolbar.

2.

Gambarajah Toolbars Preferences.

Klik Customize. Pilih Toolbars yang anda perlukan. Klik Add Button.

3. Klik OK.

Windows Tab

Gambarajah ini dinamakan Windows Tab.

Windows Tab memudahkan anda untuk pergi dari satu tetingkap kepada satu tetingkap yang lain.

Setiap kali anda membuka database yang baru anda akan dipaparkan tab windows yang baru.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 14

Action Bar

Gambarajah ini dinamakan Action bar button for emel Inbox.

Short Cut atau Menu Pintas

Gambarajah menu pintas ke Calendar dan To Do.

Book Mark

Gambarajah Bookmark.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 15

Bookmark memudahkan anda untuk mencapai database atau sesawang kegemaran anda yang selalu

anda layari bagi mendapatkan maklumat.

Views dan Folders di dalam database emel anda

Dibawah ini adalah keterangan tentang pilihan views dan folders di emel anda:

Nama View/Folder Keterangan

Inbox Di dalam view ini terdapat semua emel yang dihantar kepada anda. Emel yang

berwarna merah dan bertanda bintang bermakna emel yang belum dibuka

lagi dan terdapat maklumat penghantar, tarikh terima, size emel dan subjek

emel.

Draft Di dalam view ini terkandung emel yang disimpan dan belum dihantar lagi.

Anda boleh memilih untuk menyimpan emel ini dulu sebelum diedit atau

dihantar dilain masa.

Sent View ini akan memaparkan semua emel yang anda telah dihantar sekiranya

anda memilih untuk menyimpan semua emel yang telah dihantar.

Follow Up Bagi mengasingkan emel-emel yang penting dimana anda perlu memberikan

perhatian mengikut keutamaan masing-masing pada masa yang lain.

All Documents Memaparkan semua document dari Folder Inbox, Sent dan Draft.

Junk Di dalam folder ini terdapat emel-emel yang anda kategorikan sebagai Junk

Mail atau emel sampah. Setelah anda memilih emel tersebut untuk

dimasukkan ke dalam Junk secara automatik, satu tetapan arahan (rule) akan

dibuat supaya semua emel yang menggunakan alamat emel tersebut akan

dianggap sebagai emel sampah dan tidak masuk ke dalam inbox anda.

Trash Di dalam folder ini terdapat emel yang ditanda untuk dihapuskan tetapi masih

berada di dalam mailbox selagi ianya belum dibuang dari folder tersebut.

Anda boleh memasukkan ianya semula ke dalam Inbox dengan menekan

butang Restore.

Chat Transcript Menyimpan perbualan yang anda pilih untuk disimpan (Sametime).

Folder Semua Folder dan Sub-Folder yang dibuat akan diletakkan di dalam satu view

yang dinamakan Folders. Untuk makluman, emel di dalam folder ini masih

berada di dalam server emel dan termasuk di dalam quota emel anda.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 16

Archive Menyimpan emel-emel lama ke dalam komputer.

Tools Di dalam view Tools ini terdapat 2 kemudahan iaitu:-

Rules membuat arahan-arahan tertentu bagi emel yang masuk ke dalam

mailbox.

Stationery membuat format atau borang emel dan letter head sendiri.

Borang ini boleh digunakan berulang kali.

2.3 Membaca emel

Untuk membaca emel anda klik view Inbox, kemudian pilih emel yang hendak dibaca dan klik 2 kali di

emel tersebut untuk membuka kandungannya. Anda juga boleh memilih untuk tidak membuka emel

tersebut untuk membacanya, hanya menggunakan kemudahan preview sahaja. Klik pada Show, dan

pilih Preview on Bottom, Preview on Side atau Hide Preview.

Gambarajah memilih Preview Emel dan membaca emel menggunakan Preview on Bottom.

Emel yang belum dibaca akan bertanda bold dan sekiranya emel telah dibuka dan dibaca tanda asterisk

atau bintang akan hilang dan emel berwarna hitam, sekiranya anda membaca emel tersebut dengan

menggunakan kemudahan Preview ia masih juga bertanda bold seperti belum dibuka. Untuk

menandakan emel anda tersebut sudah dibaca walaupun anda membaca emel menggunakan Preview,

anda boleh lakukan di bahagian File Preferences Basic Notes Client Configuration. Lihat dibahagian

Additional options dan tandakan tik pada Mark document read seperti di bawah.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 17

Gambarajah untuk menandakan emel telah dibaca menggunakan Preview Pane.

Emel Baru

Secara default email baru akan berwarna hitam dan bold. Untuk menukarkan kepada warna merah

seperti R7, klik pada File Preferences Fonts and Colors Unread Email Indications Plain Red Text.

Gambarajah cara menukarkan emel baru dari hitam ke merah.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 18

Ikon tanda emel telah dijawab atau dipanjangkan (forward)

Emel yang telah dijawab akan mempunyai ikon anak panah berwarna hijau menghala kekiri. Manakala

emel yang telah dipanjangkan atau dimajukan kepada orang lain akan berwarna biru menghala kekanan.

Jika emel tersebut mempunyai kedua-dua ikon ini, bermaksud emel tersebut telah dijawab dan

dimajukan.

Gambarajah emel yang telah dijawab dan tanda emel yang telah diforwardkan.

Follow-up

Lotus Notes menyediakan satu lagi kemudahan di mana anda boleh mengasingkan emel yang perlu anda

buka semula untuk membuat follow-up.

Ini bagi memudahkan anda untuk mengenalpasti emel tersebut, kemudahan ini dinamakan follow-up

dan semua emel tersebut akan diletakkan di dalam tetingkap yang lain. Anda juga boleh meletakkan

status kepentingan emel tersebut menggunakan bendera yang berlainan warna. Terdapat tiga 3 jenis

warna bagi bendera Follow Up iatiu merah, hijau dan putih.

Gambarah pada kiri bawah bagi

menunjukkan kepentingan email yang

perlukan tindakan selanjutnya.

Bendera Merah Penting dan perlukan tindakan segera

Bendera Hijau Emel biasa

Bendera Putih Tidak berapa penting tetapi masih

memerlukan tindakan anda

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 19

2.4 Print emel

Di dalam Lotus Notes anda boleh:

Melihat bagaimana rupa emel anda dulu sebelum dicetak.

Membuka emel dan terus mencetaknya.

Mencetak emel dari Inbox tanpa membukanya terlebih dahulu.

Apabila anda memilih Preview, Notes akan memaparkan rupa pesanan emel tersebut di dalam Preview

Window. Anda boleh memilih untuk melihat pesanan emel tersebut dalam satu atau dua muka sekali

pada satu masa. Gunakan preview ini untuk menyemak margin, header dan format keseluruhan

pesanan emel yang hendak dicetak itu.

Langkah-langkah menggunakan Print Priview.

1. Buka pesanan emel yang hendak anda lihat sebelum dicetak itu.

2. Dari Menu Bar Klik File Print .

3. Klik butang Preview.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 20

Gambarajah untuk membuka Preview.

4. Setelah melihat rupa pesanan emel tersebut dari tetingkap preview klik Done.

5. Klik Cancel.

Langkah-langkah untuk mencetak pesanan emel.

1. Untuk mencetak satu pesanan emel, pilih emel tersebut dari Inbox, sekiranya anda hendak

mencetak lebih dari satu pesanan, tandakan emel-emel tersebut, tanpa membukanya.

2. Dari Menu Bar, klik File Print.

Gambarajah untuk mencetak emel.

3. Klik OK.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 21

3 Membuat Dan Menghantar Emel Baru

3.1 Membuat emel baru

Ada beberapa cara untuk membuat emel baru.

1. Klik pada butang New pada bar Mail di Home Page anda.

Gambarajah membuat emel baru di Home Page.

2. Klik ikon New Messages dari Action Bar.

Gambarajah membuat emel baru dari Action Bar.

3. Klik Create dari Menu Bar dan piih Message.

Gambarajah membuat emel baru dari Menu Bar.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 22

4. Membuat emel baru dengan menekan kekunci Ctrl dan kekunci M pada papan kekunci

komputer anda.

Langkah-langkah membuat emel baru.

Langkah Tindakan

1 Pilih dari mana-mana cara di atas, Contohnya Ctrl+M, anda akan dapat gambarajah di bawah.

Gambarajah emel baru.

2. Masukkan alamat penerima. Anda juga boleh menaip terus nama penerima dan Notes akan

secara automatik mencari nama tersebut di dalam Address Book. Anda juga boleh klik pada

To dan anda akan terus dipaparkan dengan Address Book. Pilih samada UiTM Address Book

atau Personal Address Book bagi mendapatkan nama dan alamat penerima.

Gambarajah mencari alamat penerima dari Address Book.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 23

3. Klik To untuk penerima.

Kik cc Untuk salinan kepada.

Klik bcc sekiranya kita tidak mahu penerima mengetahui bahawa ada salinan kepada

penerima lain.

4. Taipkan perkara di ruang subject.

5. Taipkan isi kandungan emel tersebut. Anda boleh memilih untuk menukarkan jenis font yang

anda gunakan pada toolbars.

6 Klik menu action Sent untuk menghantar emel tersebut.

Klik menu action Save As Draft sekiranya emel tersebut belum siap atau anda hendak

menghantar emel tersebut dilain masa.

3.2 Menghantar Emel

Sebelum emel di hantar, Notes menyediakan beberapa pilihan yang boleh dibuat. Anda boleh juga

memilih untuk menghantar terus emel anda tanpa membuat pilihan tersebut di bawah.

Sekiranya anda memilih untuk menyimpan setiap emel yang anda hantar, sila ikut beberapa langkah

yang perlu anda lakukan seperti di bawah.

Langkah-langkah menyimpan setiap emel yang dihantar.

1. Klik FilePreferences

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 24

2. Dalam kotak User Preferences klik MailSending and Receiving.

3. Dalam ruang Sending anda di beri 3 pilihan:

Sentiasa menyimpan emel - Always

Tidak menyimpan emel - Never

Bertanya sebelum menyimpan Ask Me

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 25

4. Buatlah pilihan anda berdasarkan 3 pilihan diatas.

5. Klik OK.

6. Emel yang anda hantar itu akan disimpan di dalam view SENT di dalam database anda.

Delivery Option

Sebelum menghantar emel, Lotus Notes memberikan beberapa pilihan mengenai penghantaran emel

tersebut, semua ini terdapat di dalam Delivery Option.

Keterangan Mengenai Delivery Option.

Delivery Options

Basic Tab

Keterangan

Importance Ada 3 pilihan:

1. Normal

2. Low

3. High

Anda diberi pilihan dalam menentukan tahap kepentingan emel tersebut.

Delivery report Memilih supaya sistem memberikan lapuran penghantaran emel tersebut

berdasarkan pilihan yang dibuat iaitu:

None (default)

Only on failure

Confirm delivery

Trace entire path

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 26

Delivery priority Memilih kadar penghantaran:

1. Low

2. Normal

3. High penghantaran segera

Return receipt Memilih supaya sistem memaklumkan penghantar sekiranya emel yang dihantar

telah dibuka oleh penerima

Prevent copying Menghalang penerima daripada memajukan, mengedit atau membuat salinan

pesanan emel tersebut.

Autospell check Jika memilih ON tajuk pesanan dan kandungan emel akan disemak ejaannya

secara automatik.

Security option Sign digunakan untuk menandatangan emel secara eletronik semasa

menghantar emel sebagai langkah keselamatan, ini adalah untuk menyakinkan

penerima bahawa anda adalah penghantar sebenar.

Encrypt Digunakan untuk mengubah kod pesanan emel sebagai langkah

keselamatan tambahan, hanya penerima sebenar sahaja yang boleh mebaca

emel tersebut.

Mood stamp Membenarkan pengguna untuk memaparkan gambar yang menunjukan

kepentingan mel tersebut atau keadaan.

Jika anda memilih pilihan ini, gambar terpilih akan dipaparkan di bawah tajuk

pesanan.

Langkah-langkah untuk menggunakan delivery option sebelum menghantar emel:

1. Klik Delivery Option dari Action Menu.

2. Buat pilihan yang terdapat dalam Delivery Option tersebut mengikut kesesuaian anda.

3. Klik OK.

4. Klik Send dari Action Menu.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 27

3.3 Memajukan Emel (Forward)

Anda boleh memilih untuk memajukan atau memanjangkan emel yang anda terima kepada orang lain

dan ada beberapa pilihan untuk memanjangkan emel tersebut.

Gambarajah tentang pilihan forward emel.

Keterangan tentang pilihan forward emel.

Forward Memanjangkan atau memajukan emel yang diterima kepada orang

lain.

Forward without Attachment Memanjangkan emel atau memajukan emel orang lain tanpa kepilan

fail.

Internet -Style Forward Memanjangkan emel penghantar dengan hanya text sahaja dan

bertanda disebelah kiri text tersebut.

Apabila anda forward emel diruang Subject akan terdapat tanda Fw: diikuti dengan subject asal yang

dihantar oleh pengirim. Di bawah ialah contoh forward emel dengan memilih Internet-Style forward.

Gambarajah Internet-style forward.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 28

3.4 Bekerja dengan Attachment

Hampir semua jenis fail boleh dikepilkan bersama-sama Notes Mail anda.

Apabila anda membuka emel anda yang mengandungi attachment atau kepilan fail, ianya boleh anda

ceraikan untuk disimpan atau anda boleh terus membukanya.

Langkah-langkah menghantar emel berserta attachment.

Langkah Tindakan

1. Dari Menu Action Klik New - Message.

2. Masukkan alamat penerima.

3. Masukkan perkara di ruang Subject.

4. Taipkan isi kandungan emel tersebut.

5. Klik ikon klip kertas dari Action Bar untuk menyertakan fail anda di dalam emel tersebut.

6. Pilih lokasi dan nama fail yang hendak disertakan itu.

7. Klik butang Create.

8. Klik butang Send.

Pesanan emel yang mengandungi attachment akan ditandakan dengan gambar klip kertas di dalam view

Inbox anda.

Gambarajah emel yang mengandungi attachment didalam view Inbox.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 29

Ada beberapa cara untuk anda menggunakan attachment ini.

Tindakan Keterangan

View Bagi melihat isi kandungan fail yang di sertakan.

Save Bagi menyimpan fail yang di sertakan samada di dalam komputer anda atau ke dalam

media lain.

Open Membuka terus fail yang disertakan ini menggunakan aplikasi semasa ianya dibuat dan

anda boleh terus mengedit, menyimpan atau mencetak fail tersebut.

Langkah-langkah untuk menyimpan fail yang disertakan di dalam emel anda.

Langkah Tindakan

1. Buka emel yang ada disertakan dengan fail.

2. Klik 2 kali difail yang disertakan itu.

3. Klik Save.

4. Pilih lokasi dan folder di mana anda hendak simpan fail tersebut.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 30

5. Klik butang Save dan fail yang disertakan itu akan disimpan di lokasi dan folder yang anda

tentukan itu.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 31

4 Menambahbaik Emel anda

4.1 Mengubah rupa emel anda

Anda boleh mengubahsuai rupa emel anda dengan membuat pilihan-pilihan yang telah disediakan,

diantaranya anda boleh memilih koleksi letterhead yang telah disediakan oleh Notes.

Cara untuk mengubahsuai rupa emel anda ialah dengan membuka emel anda klik pada Action Menu

More Preferences.

Gambarajah membuka Preferences dari bar Action.

Di dalam skrin Preferences terdapat beberapa pilihan untuk mengubahsuai rupa emel anda. Diantara

pilihan yang terdapat adalah seperti di bawah ini.

Gambarajah Preferences.

1. Menukar Letterhead

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 32

Gambarajah memilih letterhead.

Langkah-langkah bagi menukar letterhead emel.

Langkah Tindakan

1. Dari Action Menu bar klik More.

2. Pilih Preferences.

3. Klik Tab Letterhead.

4. Pilih letterhead yang digemari.

5. Klik OK.

2. Meletak Tandatangan (Signature)

Anda boleh juga meletakkan kata-kata aluan seperti Assalamualaikum dipermulaan emel dan

meletakkan tandatangan di sebelah bawah emel anda.

Anda boleh memilih samada untuk memasukkan tandatangan yang berbentuk teks dan di bawahnya

anda masukkan nama atau keterangan pendek mengenai anda. Anda boleh juga memasukkan

tandatangan anda dalam bentuk grafik iaitu tandatangan yang terlebih dahulu anda imbas dan disimpan

di dalam fail html. Anda juga boleh memasukkan attachment vCard(electronic business card) sebagai

signature.

Langkah-langkah meletakkan tandatangan di dalam emel:

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 33

Langkah Tindakan

1. Klik dari menu Action, Tools - Preferences.

2. Klik tab Mail.

3. Klik tab Signature.

Gambarajah meletak tandatangan atau signature.

4. Tandakan Tik di dalam kotak Automatically append a signature to the bottom of my

outgoing mail messages.

5. Pilih samada anda hendak menggunakan signature dalam bentuk teks dengan menaip nama,

jawatan dan sebagainya atau memilih untuk menggunakan signature yang telah diimbas dan

disimpan di dalam HTML file atau image file. Anda juga boleh memasukkan attachment

vCard(electronic business card) sebagai signature.

6. Klik OK.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 34

3. Message Marking

Lotus Notes membolehkan anda membuat penanda bagi mengenalpasti dengan mudah siapa

penghantar emel tersebut juga mengenalpasti status anda sebagai penerima.

Message Marking (Pengirim emel)

Ikuti langkah-langkah bagi menandakan emel dengan menggunakan warna.

Langkah Tindakan

1. Klik More Preferences

2. Klik Tab Mail Sender Colors.

Gambarajah tab Message Marking

3. Di bawah Sender names, klik anak panah kebawah.

4. Masukan nama penghantar emel yang emelnya anda hendak tandakan menggunakan

warna.

Perhatian: Nama tersebut mestilah dipilih dari UiTMs Address Book.

5. Dibawah Background klik anak panah kebawah, pilih warna latarbelakang emel, manakala

dibawah Text pilih warna teks.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 35

6. Sekiranya anda ada pilihan warna yang lain untuk penghantar yang lain pula ulang langkah-

langkah 4 dan 5 untuk pilihan seterusnya.

7. Klik OK.

Inbox anda akan kelihatan seperti gambarajah di bawah sekiranya anda menerima emel dari

penghantar-penghantar yang anda telah tandakan nama mereka.

Gambarajah Message Marking penghantar emel pada Inbox.

Message Marking (Penerima emel)

Ikuti langkah-langkah bagi meletakkan tanda status penerima.

Langkah Tindakan

1. Klik More Preferences.

2. Klik Tab Mail Recepient Icons.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 36

Gambarajah tab Message Marking penerima (Receipient).

3. Tik dalam kotak yang bertanda bulat biru menunjukan cuma anda seorang penerima emel

tersebut.

4. Tik dalam kotak tanda separuh biru menunjukan anda adalah salah seorang penerima dari

jumlah penerima emel tersebut. Di sini anda boleh tentukan jumlah penerima.

5. Tik dalam kotak tanda bulat putih yang menunjukan bahawa anda sebagai penerima

salinan emel tersebut.

6. Pada bahagian The selected icons apply to..., jika penghantar menghantar emel kepada

anda dengan menggunakan alamat Internet anda ([email protected]) atau

nama group anda dimana anda adalah ahli kepada group tersebut, contohnya PTAR Users.

Anda boleh memasukkan lebih dari satu group atau alamat Internet.

Inbox anda akan kelihatan seperti gambarajah di bawah sekiranya anda menerima emel dari

penghantar-penghantar yang anda telah tandakan nama mereka.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 37

Gambarajah Message Marking Penerima (anda sendiri) pada Inbox.

4.2 Membuat dan menggunakan Stationery sendiri

Stationery digunakan bagi memudahkan anda menghantar emel dengan menggunakan format yang

sama. Stationery hanya memerlukan anda menukar beberapa bahagian emel tertentu sahaja dan anda

boleh membuatnya sendiri kerana ia amat mudah.

Stationery terbahagi kepada 2 jenis:

Memo Stationery

Personal Stationery

Memo Stationery selalunya ialah emel yang anda selalu buat berulang kali. Anda menjadikan emel ini

sebagai Memo Stationery apabila anda hendak menggunakan format yang sama setiap kali anda

menghantar emel dan anda hanya perlu menukarkan atau menambah bahagian-bahagian tertentu

sahaja.

Personal Stationery pula membolehkan anda membuat letterhead, header atau footer anda sendiri bagi

tujuan-tujuan tertentu dalam menghantar emel anda.

Stationery disimpan dalam folder Stationery. Anda boleh membuat, mengguna, mengedit, menukar

nama dan menghapuskan Stationery dari folder Stationery ini

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 38

Gambarajah folder Stationery.

Langkah-langkah untuk membuat Personal Stationery.

Langkah Tindakan

1. Klik Tools Stationery.

2. Dari bar Actions, klik New Stationery dan pilih Personal.

3. Di ruang yang disediakan masukan letterhead yang anda buat/pilih sendiri untuk digunakan

sebagai Personal Stationery.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 39

Gambarajah contoh Personal Stationary.

Nota : Perhatikan pada sebelah kiri atas, kelihatan butang Save. Jika email biasa, anda akan

lihat butang Send.

4. Klik Save.

5. Namakan Stationery tersebut.

6. Klik OK.

Langkah-langkah yang sama dilakukan untuk membuat Memo Stationery, pilih untuk membuat Memo

Stationery, namakan dan simpan stationery tersebut.

Menggunakan Stationery

Langkah-langkah untuk menggunakan stationery yang anda buat sendiri.

Langkah Tindakan

1. Klik Tools Stationery.

2. Klik New Stationery kemudian pilih samada hendak menggunakan Memo atau Personal.

3. Taipkan isi kandungan emel tersebut dan buat seperti emel yang biasa anda lakukan.

4. Klik Send untuk menghantar emel tersebut.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 40

4.3 Menggunakan kemudahan Out of Office

Lotus Notes menyediakan kemudahan menjawab emel secara automatik sekiranya anda bercuti atau

tiada di pejabat. Kemudahan ini dinamakan Out of Office.

Sekiranya anda bercuti anda boleh membenarkan sistem menjawab emel yang dihantar kepada anda

dengan memberitahu penghantar yang anda sedang bercuti atau tiada di pejabat ketika itu dan akan

membalas emel tersebut apabila anda sudah kembali bertugas.

Langkah untuk mengaktifkan kemudahan Out of Office.

Langkah Tindakan

1. Pada Action Menu Klik More Out of Office.

2. Masukkan tarikh anda pergi dan tarikh kembali.

3. Masukkan pesanan anda pada bahagian Standard Notification dan Alternate Notifications

sekiranya anda ingin meninggalkan pesanan. Standard Notification untuk pesanan untuk

semua penghantar emel. Alternate Notifications adalah pesanan yang berbeza untuk

penghantar yang tertentu sahaja.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 41

4. Pada tab Exclusions, anda boleh mengecualikan penghantar emel daripada mendapat

jawapan Out-Of-Office daripada anda. Pengecualian ini selalunya kepada penghantar email

dari luar UiTM.

5. Klik Enable and Close.

Orang yang menghantar emel semasa ketiadaan anda, akan menerima jawapan seperti yang anda

telah tetapkan di dalam Out of Office.

Apabila anda bertugas seperti biasa iaitu selepas tarikh kembali, sistem akan menghantar kepada

anda senarai nama-nama penghantar emel untuk rujukan anda.

Jangan lupa, apabila anda telah balik bertugas, klik Tools pilih Out of Office. Klik button Disable.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 42

Gambarajah untuk disable Out of Office.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 43

5 Mengatur Emel Anda

5.1 Mengisih emel (Sorting)

Emel di dalam Inbox disusun mengikut emel yang sampai dahulu berada di atas manakala emel terkini

berada di bawah. Tetapi anda boleh menukar susunan tersebut mengikut kehendak anda, dan dimasa

akan datang Lotus Notes akan mengatur emel yang sampai ke Inbox seperti yang anda kehendaki.

Ada beberapa cara untuk mengisih emel yang di dalam Inbox:

Langkah Tindakan

1. Klik tanda (^) di hadapan sekali emel yang bertanda dengan ikon Follow-Up akan disusun di

atas sekali mengikut warna bendera yang yang menunjukan status kepentingan emel

tersebut.

2. Klik pada Who, nama penghantar akan disusun mengikut abjad.

3. Klik pada Date, emel akan diisih mengikut tarikh dan masa disusun secara menurun.

4. Klik pada Size, emel akan diisih atau disusun mengikut saiz.

5. Klik pada Subject, emel akan diisih mengikut abjad pada text subjek. Sekiranya emel itu

adalah balasan dari emel sebelumnya atau emel yang dimajukan ianya akan disusun

mengikut turutan balasannya.

Anda juga boleh menyusun emel anda mengikut lajur yang anda pilih sendiri contohnya didalam Inbox

anda lebih suka lajur pertama menunjukkan Tarikh (Date) kemudian Nama (who).

Cara untuk berbuat demikian ialah anda perlu klik dilajur tersebut, kemudian seret dan letakkan di posisi

baru yang anda kehendaki.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 44

Gambarajah asal Inbox anda.

Lajur di dalam Inbox telah diubah mengikut Tarikh (Date) kemudian diikuti dengan nama pengirim.

Gambarajah Inbox telah ditukar susunannya.

5.2 Memasukkan emel ke dalam Folders

Memasukkan emel ke dalam folders.

Lotus Notes Mail mengandungi direktori Folder. Anda boleh membuat folder baru dan membuat sub-

folder dan boleh memilih untuk menyimpan emel anda di dalam folder, ini bertujuan untuk mengatur

emel yang berkaitan dalam satu folder yang sama bagi memudahkan kerja anda.

Gambarajah menunjukan Folder dan sub-folder.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 45

Langkah-langkah untuk membuat folder:

Langkah Tindakan

1. Dari Menu Action klik Folder Create Folder.

Atau dari Folder itu sendiri, klik kanan dan pilih New Folder. Lihat gambar di bawah.

Atau dari Menu Bar , pilih Actions Folder Create Folder.

2. Taipkan nama folder tersebut.

3. Pilihkan lokasi di mana folder itu hendak diletakkan samada di dalam Navigation Pane atau

di dalam folder yang telah sedia ada.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 46

4. Klik OK.

Langkah-langkah untuk memasukkan emel ke dalam folder:

Langkah Tindakan

1. Pilih emel yang hendak dimasukkan ke dalam folder.

2. Dari bar Action, klik Folder Move to Folder.

3. Pilih folder di dalam kotak Select a folder di mana emel tersebut hendak dimasukkan atau

anda boleh memilih untuk memasukkan ke dalam folder yang baru dengan cara menekan

butang Create New Folder.

4. Klik butang Move untuk memasukkan emel ke dalam folder, klik Add sekiranya anda hendak

emel tersebut berada di dalam folder lain tanpa memindahkanya dari folder asal.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 47

Anda juga boleh menggunakan kaedah Drag & Drop untuk memasukkan emel ke dalam folder. Kaedah

lebih cepat dan lebih mudah.

Menghapuskan folder (delete)

Apabila anda menghapuskan folder, semua emel yang di dalam folder tersebut masih berada di dalam

view All Document. Untuk menghapuskan emel-emel tersebut, anda harus menghapuskannya seperti

biasa kerana penghapusan folder hanya menghapuskan folder dan bukan emel didalamnya.

Langkah-langkah untuk menghapuskan folder:

Langkah Tindakan

1. Buka atau klik pada folder yang hendak di hapuskan.

2. Dari Menu Bar klik Action Folder Option Remove Folder.

Cara lain untuk menghapuskan folder ialah klik kanan tetikus di folder tersebut dan pilih Remove Folder.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 48

Menukar nama folder (Renaming)

Anda boleh memilih untuk menukar nama folder yang telah anda gunakan.

Langkah-langkah untuk menukar nama folder:

Langkah Tindakan

1. Pilih folder dan klik kanan pada folder tersebut.

2. Klik pada Rename Folder

3. Masukkan nama baru dan klik OK.

Cara lain untuk menukar nama folder ialah klik dari Menu bar, klik Actions Folder Options dan klik

Rename .

5.3 Menjawab Emel

Setelah membaca emel, anda mempunyai beberapa pilihan untuk cara membalas emel tersebut. Anda

boleh memilih untuk menjawab emel dengan menyertakan emel yang dihantar kepada anda atau

menjawabnya tanpa emel yang dihantar itu.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 49

Gambarajah pilihan untuk menjawab emel.

Keterangan tentang pilihan menjawab emel:

Pilihan anda Maksud pilihan

Reply Menjawab emel tanpa emel asal

Reply with History only Menjawab emel bersama-sama emel penghantar

Reply with History &

Attachments

Menjawab emel bersama-sama emel asal beserta attachment atau

kepilan fail.

Reply with Internet-Style

History

Menjawab emel bersama-sama emel penghantar tetapi hanya text

sahaja dan terdapat tanda > disebelah kiri text tersebut.

Apabila anda menjawab emel di ruang Subject, anda akan mendapat perkataan Re: diikuti dengan

subject asal yang dihantar oleh pengirim.

Gambarajah menjawab emel.

Menjawab emel menggunakan kaedah warna.

Anda boleh juga memilih untuk menjawab emel dengan mengedit emel yang dihantar kepada anda.

Kaedah ini dinamakan penggunaan warna untuk menjawab emel.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 50

Ada 2 kaedah warna yang boleh digunakan:

1. Mengunakan Permanent pen

2. Menggunakan Highlighter

Langkah-langkah menjawab emel dengan menggunakan Permenant Pen.

Langkah Tindakan

1. Buka emel yang hendak dijawab klik Reply with History only.

2. Didalam emel yang dihantar kepada anda itu dari Menu Bar pilih Text Permanent Pen

Use Permenant Pen.

Cara lain yang lebih ialah dengan memilih dari bar Short cut dan pilih ikon Pen.

3. Bawa cursor di mana anda hendak menjawab terus taip jawapan anda. Text jawapan

anda akan bertukar menjadi bold berwarna merah.

4. Anda boleh memilih untuk menggunakan warna lain.

Klik Text Color Blue

5. Klik Text Permanent Pen -Use Permanent Pen untuk balik semula kepada warna asal.

Atau klik pada ikon Pen semula.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 51

Gambarajah jawapan menggunakan Permanent Pen.

Langkah menjawab emel menggunakan Highlighter.

Langkah Tindakan

1. Buka emel yang hendak dijawab klik Reply with History only.

2. Didalam emel yang dihantar kepada anda itu dari bar Menu pilih Text Highlighter

Use Yellow Highlighter.

Atau menggunakan ikon Pen Highlighter di bar Short Cut.

3. Bawa cursor highlighter anda dari kiri ke kanan untuk mewarnakan text tersebut dan dari

kanan ke kiri untuk memadamnya.

4. Klik Text HighlighterUse Yellow Highlighter untuk balik semula kepada asal.

Gambarajah menjawab emel menggunakan highlighter.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 52

5.4 Membuat dan menggunakan Rules

Anda boleh membuat arahan-arahan tertentu untuk dipatuhi oleh Email Lotus Notes anda terhadap

emel-emel baru yang akan masuk ke dalam Inbox anda. Sebagai contoh anda boleh membuat arahan

(rules) supaya sistem menyemak nama pengirim tertentu untuk emel dimasukkan ke dalam folder yang

telah anda tentukan atau anda boleh memilih untuk menghapuskan terus emel yang memenuhi arahan

anda itu.

Arahan-arahan yang anda buat ini akan di simpan di dalam folder Rules didalam database anda. Anda

boleh membuat rules atau undang-undang baru, mengedit dan menghapuskan rules atau undang-

undang tersebut.

Gambarajah menunjukan arahan-arahan yang terdapat di dalam folder Rules.

Membuat Rules

Langkah-langkah untuk membuat rules:

Langkah Tindakan

1. Klik View Tools - Rules.

2. Klik New Rule di bar Action.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 53

3. Dalam ruang Specify Condition buat pilihan berikut:

a. Klik anak panah kebawah pertama pilih sender.

b. Klik anak panah kebawah kedua pilih is.

c. Taipkan nama pengirim contoh Trainer.

3. Klik butang Add.

4. Dalam ruang Specify Action buat pilihan berikut:

Klik anak panah kebawah pilih move to folder, kemudian klik Select.

5. Apabila anda klik Select anda boleh membuat pilihan ke dalam folder yang anda hendak

masukan emel tersebut, pilih folder Training.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 54

Klik OK.

6. Klik butang Add Action, perhatikan arahan yang telah anda buat pada kotak di bawahnya.

7. Klik OK.

Perhatikan dalam folder Rules anda telah membuat satu arahan untuk emel anda.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 55

Gambarajah satu rule atau arahan yang telah dibuat di dalam folder Rules.

Menggunakan Rules

Perkara yang hendak anda lakukan Proses

Menghidupkan atau mematikan rule

(Enable or Disable)

Anda boleh memilih untuk mengaktifkan rules yang anda buat

atau tidak dengan cara dari Menu Action, klik Enable atau

Disable.

Edit Rule Pilih rule yang anda hendak edit dari Menu Action klik Edit dan

anda boleh buat pembetulan.

Menyusun rule (Move Rule) Anda boleh memilih untuk meletakan rule anda di atas atau

dibawah supaya Notes membaca rule yang mana satu dulu

sebelum mengambil tindakan dengan cara.

Klik pada rule yang anda hendak ubah kedudukannya kemudian

dari Menu Action, klik Move Up atau Move Down.

Menghapuskan Rule (Delete Rule) Pilih rule yang hendak anda hapuskan dari Menu Action, klik

Delete.

Nota: Anda adalah tidak digalakkan membuat rules lebih dari 5 rules kerana ini akan mengakibatkan

kejadian yang tidak diduga. Contohnya: email yang dikehendaki terhapus tanpa diketahui.

5.5 Junk Mail

Anda boleh memilih untuk tidak menerima lagi emel-emel yang anda tidak suka dan apabila emel itu

dihantar kepada anda, ia akan terus dimasukkan ke dalam folder Junk Mail. Cara ini lebih mudah dan

rule akan dibuat secara automatik. Arahan atau rule ini hanya perlu dibuat sekali sahaja.

Langkah-langkah untuk menghalang emel dari masuk ke Inbox. (Block email from Sender)

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 56

Langkah Tindakan

1. Apabila anda menerima emel tersebut klik delete kemudian buka folder Trash, pilih emel

tersebut dan klik More Deliver Senders mail to junk

2. Emel tersebut akan dikategorikan sebagai Junk Mail dan dihantar ke folder Junk.

3. Sebaik sahaja anda membuat pilihan, Lotus Notes akan memasukan nama penghantar ke

dalam senarai emel yang telah disenaraihitamkan dan membuat satu arahan (rule) supaya

emel-emel tersebut akan terus dimasukan ke dalam folder Junk Mail.

Setelah email berada di folder Junk, anda boleh memilih untuk menghapuskan terus emel-emel tersebut

atau membatalkan arahan dari melarang emel-emel tersebut masuk ke dalam Inbox anda.

Gambarajah dalam folder Junk Mail.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 57

Cara-cara melihat arahan atau rule automatik yang telah dibuat dan mengeluarkan alamat emel yang

dikehendaki:

Langkah Tindakan

1. Klik View Tools - Rules.

2. Klik pada arahan atau rule seperti di dalam kotak hitam dibawah:

3. Anda akan nampak seperti gambarajah di bawah:

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 58

Anda boleh mengeluarkan alamat emel yang anda kehendaki atau percaya dengan mengklik

alamat emel tersebut dan kemudian klik pada butang Remove.

5.6 Mencari pesanan emel

Bagi memudahkan anda membuat pencarian emel pada database emel anda, Notes menyediakan satu

cara pencarian yang sangat baik. Starts with adalah satu ciri yang menggunakan kaedah pencarian

teks (Search Text) untuk membuat carian dengan mudah dan cepat.

Gambarajah paparan Starts with..

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 59

Langkah-langkah membuat carian dengan menggunakan kaedah pencarian teks (Search Text):

Langkah Tindakan

1. Buka folder/view di mana anda hendak mencari pesanan tersebut.

2. Klik pada tanda tigasegi di sebelah kanan lajur di mana pencarian hendak di buat.

3. Taipkan teks pertama dari pesanan emel yang hendak cari itu.

*sebaik sahaja anda mula menaip kotak Start With.. akan dipaparkan dan anda boleh mula

menaip teks tersebut diruang Search Text.

4. Klik OK, dan anda akan dipaparkan dengan pesanan emel yang anda cari.

5.7 Menghapuskan emel (Delete)

Bagi menghapuskan emel yang tidak dikehendaki lagi, hanya perlu menandakan emel tersebut

kemudian dari Menu Action klik ikon Trash. Anda juga boleh menekan kekunci Delete pada papan

kekunci komputer anda.

Pesanan emel yang telah di tandakan untuk dihapuskan akan dimasukkan ke dalam folder Trash.

Gambarajah emel yang hendak dihapuskan.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 60

Langkah-langkah untuk menghapus emel dari view Inbox.

Langkah Tindakan

1. Klik Inbox dan pilih pesanan emel yang hendak dihapuskan. Sekiranya hendak

menghapuskan lebih dari satu emel klik butang Ctrl pada papan kekunci komputer anda,

kemudian pilih emel yang hendak di hapuskan. Ulang cara ini umtuk memilih emel yang lain.

Gambarajah memilih emel yang hendak dihapuskan.

2. Dari Action Menu klik Delete dan semua emel yang telah ditandakan untuk dihapuskan akan

masuk ke dalam folder Trash.

3. Buka Folder Trash dari sini anda boleh memilih untuk memasukan semula emel yang telah di

delete tadi ke dalam Inbox dengan menekan butang Restore.

4. Sekiranya anda hendak membuang terus emel-emel tersebut dari mailbox anda, klik Empty

Trash dan semua emel-emel tersebut akan dihapuskan terus dari database anda.

Sekiranya anda hendak menghapuskan atau mengeluarkan emel dari folder tanpa menghapuskannya

dari database emel anda, pilih emel tersebut (1), klik Folder (2) dan pilih Remove From Folder (3).

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 61

Gambarajah mengeluarkan emel dari folder tanpa menghapuskannya dari emel database anda.

Memampatkan emel database anda selepas menghapuskan emel.

Setelah menghapuskan emel-emel tersebut dari database, anda boleh memilih untuk membuat

memampatkan database secara manual atau menunggu supaya system emel membuatnya di server

emel pada sebelah malam seperti yang ditetapkan oleh Pentadbir Email.

Langkah-langkah untuk memampatkan (compact) database secara manual

Langkah Tindakan

1. Klik Folder Trash dan klik butang Empty Trash.

2. Klik view Inbox.

3. Dari Menu Bar klik FileApplication Properties.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 62

4. Dalam kotak Database Properties klik tab i.

5. Klik % used, sekiranya % used kurang dari 95 % ini bermakna database tersebut perlu dibuat

pemampatan (compaction) bagi mendapatkan saiz disk space sebenar database tersebut.

Klik % used dan klik Compact.

6. Jangan gunakan database tersebut sehingga proses pemampatan selesai, lebih kurang 5

10 minit. Proses ini bergantung kepada saiz database tersebut.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 63

5.8 Archive Database

Kaedah bagi menyimpan emel-emel lama yang masih diperlukan lagi dinamakan archive atau arkib.

Apabila saiz emel database anda melebihi paras amaran dan menghampiri paras maksimum kuota emel,

pengguna-pengguna akan mendapat amaran Cannot allocate space, database exceed quota limit. Ini

berlaku kerana pengguna tidak mengemaskini emel database mereka, seperti tidak menghapuskan emel

yang tidak diperlukan lagi, atau emel lama yang masih diperlukan dan tidak boleh dibuang. Emel-emel

yang mengandungi lampiran-lampiran juga mengambil ruang yang besar di dalam database tersebut.

Emel-emel yang berada di dalam folder juga menyumbang kepada masalah kekurangan ruang emel.

Cara yang paling baik bagi mengatasi masalah ini ialah menggunakan kaedah pengarkiban emel-emel ke

komputer masing-masing. Pengguna boleh memilih cara ini pada bila-bila masa dan boleh menyimpan

emel-emel ini pada storan luaran komputer (external harddisk).

Langkah-langkah untuk mengarkibkan emel lama (Archive).

Langkah Tindakan

1. Buka mailbox anda, klik pada Archive.

2. Dari Menu Bar klik Action Archive Settings.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 64

3. Dalam kotak Archive Setting anda telah diberikan 2 criteria iaitu Default for Last Modified

dan Default for Last Accessed atau anda boleh memilih untuk membuat criteria anda

sendiri.

Sekiranya anda memilih untuk membuat criteria sendiri klik Create dan sekiranya anda

memilih untuk menggunakan Criteria sedia ada klik disalah satu Criteria yang diberi dan klik

Edit.

Sebagai contoh buat satu criteria baru dan namakan Mail lama. Klik pada Create.

4. Apabila anda klik Create anda akan dipaparkan satu lagi tetingkap yang diberi nama Create

Archive Criteria.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 65

Didalam ruang Descriptive name of these archive criteria, taipkan nama Mail Lama (atau

nama lain yang anda mahukan) dan tandakan tik pada Enable this criteria kemudian klik

butang Selection Criteria.

5. Kemudian anda akan dipaparkan dengan tetingkap yang lain pula yang diberi nama Archive

Selection Criteria.

Disini anda boleh memilih untuk mengarkibkan emel mengikut pilihan-pilihan yang

diberikan, atau boleh memilih untuk mengarkib emel yang tidak digunakan lagi selepas 30

hari atau beberapa hari mengikut pilihan anda.

Sebagai contoh, untuk untuk mengarkibkan emel yang dipilih sahaja, klik pada criteria

selected by user .

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 66

6.

Klik OK, kemudian anda akan dipaparkan dengan tetingkap sebelumnya dan klik OK juga

sekali lagi.

7. Anda akan ditanya samada hendak terus membuat archive atau hendak melakukan archive

mengikut jadual.

Jika anda memilih untuk mengarkibkan emel yang anda pilih sahaja, maka tidak perlulah

anda membuat jadual pengarkiban, oleh itu klik No.

Sekiranya pilihan criteria anda tadi merupakan last modified atau last accessed anda

boleh membuat jadual seperti gambarajah di bawah.

8. Pilih hari atau masa untuk archive dilakukan dan klik OK.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 67

9. Anda telah selesai membuat ketetapan untuk archive dan anda boleh terus mengarkibkan

emel anda.

Cara-caranya:

Pilih emel-emel yang anda hendak archive.

10. Dari Menu Bar klik Action Archive Archive Selected Documents. Kemudian anda akan

ditanya di mana anda hendak meletakkan emel tersebut, maka pilih Mail lama dan klik OK.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 68

11. Proses mengarkibkan emel lama akan berlaku di mana emel dari mailbox (server) anda, akan

dipindahkan ke komputer anda sendiri.

12. Apabila selesai, anda akan dapati emel-emel yang anda pilih tadi sudah tiada lagi di dalam

Inbox anda. Sekiranya anda memerlukan emel itu semula klik Archive Mail lama.

13. Perkara yang perlu diberikan perhatian apabila anda berada di archive database anda akan

dapati perkataan Archive di bahagian atas mailbox dan berwarna jingga kekuning-kuningan.

Sila lihat gambar di bawah.

Apabila anda selesai menggunakannya, klik tanda X di Windows tab (Archive) dan kembali

ke Inbox terkini.

14. Ketetapan untuk archive ini perlu dibuat sekali sahaja, jika anda ingin melakukan proses

arkib pada masa lain, anda hanya perlu pilih emel yang hendak disimpan, kemudian klik

menu Action Achive Archive selected documents.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 69

6 Address Book

Address book terbahagi kepada 2 jenis

Personal Address Book

UiTM Address Book (Domino Directory)

6.1 Personal Address Book

Notes telah menyediakan Address Book untuk anda dan ini bagi memudahkan anda menyimpan alamat

emel kawan-kawan atau orang-orang yang selalu anda hubungi.

Address book ini boleh dibuka dari Home Page klik pada ikon Contact atau dari Bookmark klik ikon

Address Book

Gambarajah dari Home Page.

Gambarajah dari Bookmark.

Lotus Notes mempunyai beberapa cara mudah untuk anda memasukkan alamat emel perseorangan

atau berkumpulan ke dalam Address Book ini, anda boleh mengkategorikan alamat emel ini mengikut

senarai kategori pilihan anda sendiri sebagai contoh, senarai orang yang anda hubungi mengikut nama

syarikat, nama projek atau sebagainya mengikut kesesuaian.

Gambarajah Personal Address Book.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 70

Mengisi Address Book

Apabila anda membuat emel baru dan menaip nama penerima, Lotus Notes akan mencari alamat emel

penerima tersebut di dalam Personal Address Book dahulu, sekiranya tidak berjumpa, Lotus Notes akan

mencarinya di dalam Domino Direktori (UiTM Address Book) pula.

Anda boleh mengambil nama-nama yang selalu anda hubungi dari Domino Direktori dan memasukkan

ke dalam Personal Address Book anda bagi mempercepatkan lagi kerja anda.

Menambah kenalan (contact) dari Domino Direktori

Langkah-langkah menambah alamat emel dari Domino Direktori ke dalam Personal Address Book.

Langkah Tindakan

1. Buka Personal Address Book.

2. Dari Menu Action Klik Browse for Contact...

3. Dalam kotak Find name starting with cari nama yang hendak dimasukkan kedalam

Personal Address Book, bila sudah jumpa klik pada Add to Contacts.

Gambarajah menambah nama dari UiTM Address Book ke Personal Address Book. Klik

Close.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 71

Anda boleh juga memasukkan beberapa nama sekali gus dari Domino Directory ke Personal Address

Book dengan membuka Domino Direktori, pilih beberapa nama kemudian klik Copy to Personal Address

Book.

Gambarajah memasukkan beberapa nama ke Personal Address Book.

Menambah kenalan (contact) menerusi emel yang diterima

Apabila anda menerima emel, setelah membuka dan membaca emel tersebut, anda boleh memilih

untuk menyimpan terus alamat emel penghantar ke Personal Address Book anda.

Langkah-langkah untuk memasukkan terus alamat emel dari pesanan emel yang diterima.

Langkah Tindakan

1. Klik Inbox.

2. Buka emel anda.

3. Klik Menu Action Tool.

4. Pilih Add Sender to Address Book.

5. Klik OK.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 72

Menambah kenalan (contact) baru di dalam Personal Address Book

Langkah-langkah untuk menambah alamat emel baru ke Personal Address Book.

Langkah Tindakan

1. Buka Personal Address Book. Klik pada ikon Contacts.

2. Dari Menu Action klik New Contact.

3. Masukkan nama dan alamat emel.

Gambarajah mengisi maklumat kenalan atau contacts.

Anda juga boleh memilih untuk mengisi semua maklumat di dalam ruang-ruang yang

disediakan.

4. Klik butang Save and Close.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 73

Mengurus Address Book

Anda boleh mengurus nama-nama yang terdapat di dalam Personal Address Book dengan

membahagikan nama-nama tersebut mengikut kategori masing-masing.

Langkah-langkah untuk mengkategorikan nama-nama di dalam address book.

Langkah Tindakan

1. Buka Personal Address Book. Klik pada ikon Contacts.

2. Pilih beberapa nama yang hendak dikumpulkan dalam satu kategori yang sama.

3. Dari Menu Action klik More Categorize.

4. Dalam kotak Categorize, pilih kategori yang telah anda buat atau anda juga boleh

membuat kategori baru di dalam ruang Add category.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 74

Klik OK.

Anda boleh memilih untuk melihat kenalan (contact) anda mengikut kategori masing-masing dengan

membuka Personal Address Book dan klik view Contacts by Category.

Membuat Kumpulan (Group) di dalam Personal Address Book

Kumpulan atau group di dalam Personal Address Book anda ini hanya boleh digunakan oleh anda sendiri

sahaja. Pengguna emel lain tidak dapat menggunakannya. Jika anda inginkan kumpulan yang boleh

digunakan oleh ramai pengguna, kumpulan tersebut perlu dibuat di dalam UiTM Address Book.

Ikuti langkah-langkah bagaimana hendak membuat kumpulan dari Personal Address Book.

Langkah Tindakan

1. Buka Personal Address Book.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 75

2. Klik folder Group.

3. Dari Menu Action Klik New Group.

4. Taipkan nama kumpulan dan di dalam ruang Members masukkan nama-nama yang hendak

dimasukkan di dalam kumpulan tersebut atau dengan menekan butang drop-down list bagi

mendapatkan nama-nama dari Domino Direktori dan dari Personal Address Book. Anda

boleh memasukkan alamat emel kawan anda yang tidak ada di dalam UiTM Address Book,

contohnya [email protected]

5. Klik Save and Close.

Membuat kumpulan dari emel yang diterima

Sekiranya anda menerima emel yang dihantar kepada anda secara berkumpulan, anda boleh membuat

satu kumpulan baru bagi kegunaan anda pula dengan menggunakan nama-nama dalam kumpulan yang

dihantar kepada anda itu.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 76

Langkah-langkah membuat kumpulan dari emel yang diterima secara berkumpulan.

Langkah Tindakan

1. Buka Inbox, pilih emel yang ditujukan kepada ramai penerima.

Gambarajah emel yang ramai penerimanya.

2. Dari Menu Bar klik Actions More Add Recepients to Contact Group...

3. Taipkan nama Group dan anda boleh pilih dari nama-nama di bawah sebagai ahli bagi

kumpulan tersebut.

4. Klik OK.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 77

6.2 UiTM Address Book (Domino Directory)

Mengenal UiTM Address Book

Setiap pengguna yang berdaftar dengan UiTM akan disenaraikan didalam UiTM Address Book dan

terdapat maklumat-maklumat pengguna di dalamnya. Anda boleh melihat alamat emel, nombor

telefon, jabatan dan lain-lain lagi bagi pengguna emel yang berdaftar melalui UiTM Address Book ini.

Perbezaan diantara UiTM Address Book dan Personal Address Book ialah, UiTM Address Book diuruskan

oleh Administrator dan terletak di dalam server, manakala Personal Address Book diuruskan oleh

pengguna sendiri dan terletak di dalam PC masing-masing.

Langkah-langkah untuk membuka UiTM Address Book dan membuat bookmark di Lotus Notes client

anda.

Langkah Tindakan

1. Buka Lotus Notes Anda.

2. Klik OpenApplications Workspace.

3. Apabila anda klik Workspace, anda akan dipaparkan dengan kotak-kotak database yang

terdapat di dalam Workspace anda.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 78

4. Klik 2 kali di kotak UiTMs Address Book untuk membuka UiTM Address Book tersebut.

5. Klik pada Windows tab UiTM Address Book dan seret ke panel Bookmark tanpa

melepaskan tetikus anda.

6. Apabila sampai ke panel Bookmark baru lepaskan tetikus anda. Dan anda akan dapat

membuat bookmark untuk UiTM Address Book anda seperti yang tertera di gambarajah.

View yang terdapat dalam UiTM Address Book.

View yang digunakan oleh pengguna emel ialah

Group

People

Users

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 79

By FullName

By Internet Address

By LongName

By Mailfile

By OU

By Server

By ShortName

View yang selainnya adalah kegunaan Pentadbir Emel dalam pengurusan emel pengguna.

Gambarajah contoh view People di dalam UiTMs Address Book

Keterangan mengenai view yang terdapat di dalam UiTM Address Book

View Keterangan

Group Kumpulan yang diwujudkan bagi kegunaan ramai. Contoh: Daftar users, Ptar

User dan sebagainya.

People Nama pengguna yang berdaftar dengan UiTM.

User Senarai pengguna mengikut kategori.

View mengikut kategori ini digunakan bagi memudahkan pencarian didalam UiTMs Address Book dan

pencarian boleh dibuat berdasarkan kategori ini.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 80

Kategori Keterangan

By FullName Senarai mengikut nama penuh pengguna.

By Internet Address Senarai Internet Address atau alamat emel.

By LongName Senarai mengikut nama dan maklumat emel pengguna.

By MailFile Senarai nama database emel pengguna.

By OU Senarai pengguna mengikut Jabatan/Fakulti.

By Server Senarai pengguna mengikut nama server dimana database emel pengguna itu

ditempatkan.

By Shortname Senarai pengguna mengikut username mereka.

Mengisi maklumat anda ke dalam UiTM Address Book

Semua pengguna emel adalah diminta supaya memasukkan atau mengemaskinikan maklumat mereka di

dalam Domino Directory.

Langkah-langkah untuk berbuat demikian:

Langkah Tindakan

1. Klik ikon UiTMs Address Book di panel Bookmark untuk membukanya.

2. Klik view People dan dengan menggunakan kaedah carian Start With taipkan nama anda.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 81

3. Setelah berjumpa dengan nama anda, klik 2 kali dinama tersebut dan klik Edit Person.

4. Klik tab Work/Home dan isikan maklumat anda di ruang yang disediakan.

5. Klik Save and Close.

Memasukkan Internet Password atau katalaluan Internet

Sekiranya anda belum pernah membuka emel anda melalui Web, anda boleh berbuat demikian dengan

memasukkan katalaluan di ruang Internet Password di dalam UiTM Address Book tersebut.

Katalaluan tersebut akan ditukarkan ke dalam bentuk kod yang tidak akan di fahami oleh orang lain bagi

langkah keselamatan emel pengguna. Pengguna emel adalah dilarang sama sekali memberitahu

katalaluan Internet secara lisan atau secara on-line kepada orang yang tidak dikenali.

Langkah-langkah memasukkan Internet Password di dalam UiTMs Address Book.

Langkah Tindakan

1. Klik Edit Person dan pilih tab Basic.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 82

2. Klik pada Enter Password dan masukan katalaluan anda.

3. Klik Save and Close.

4. Lihat bagaimana katalaluan anda akan bertukar ke bentuk kod yang tidak boleh dibaca

atau diketahui oleh orang lain.

Sekiranya anda bercadang untuk menukar katalaluan bagi membuka emel dari Web, lakukan proses

yang sama seperti di atas atau pun menggunakan butang Change Internet Password yang telah

disediakan pada laman web One Stop Centre apabila membuka emel anda dari Internet.

Gambarajah muka hadapan emel di Internet.

Gambarajah menukar katalaluan emel anda dalam web.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 83

*Cara menukar katalaluan membuka emel dari Lotus Notes Client dan membuka emel dari Internet

adalah berbeza. Manakala katalaluan tersebut pula terpulang kepada anda, samada hendak meletakkan

katalaluan yang sama atau berbeza. Tetapi adalah digalakkan pengguna menggunakan katalaluan yang

sama bagi mengelakkan kekeliruan atau masalah terlupa katalaluan yang berbeza-beza.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 84

7 Lotus Notes Kalendar dan Penjadualan

Objektif

Selesai sahaja kursus ini, anda seharusnya boleh:

a. Memaparkan calendar.

b. Membuat acara atau kemasukan baru di dalam calendar.

c. Menjawab kepada jemputan mesyuarat.

d. Mengubah ketetapan calendar bersesuaian dengan kehendak anda (Calendar Preferences).

e. Mengurus kalendar berkumpulan (Group Calendar).

7.1 Pengenalan

Lotus Notes Kalendar mempunyai ciri-ciri yang amat berguna kepada pengguna emel untuk merancang

mesyuarat, menguruskan calendar dan juga tugasan harian. Ciri-ciri ini dapat dilakukan secara automatik

bersama-sama dengan emel dimana peringatan dan lain-lain ciri digunakan untuk perjumpaan-

perjumpaan, mesyuarat dan tugasan harian.

7.2 Kalendar dan Penjadualan (Calendar & Scheduling)

Notes Calendar ialah satu paparan di dalam database emel anda yang digunakan untuk mengurus masa

anda. Notes Calendar juga digunakan untuk merancang mesyuarat, perjumpaan, ulang tahun,

peringatan dan peristiwa.

Selain daripada menguruskan kalendar anda sendiri, Notes Calendar juga membolehkan anda melihat

jadual pengguna lain, membuat jemputan mesyuarat, melihat jawapan para jemputan mesyuarat, dan

menempah bilik ataupun prasarana untuk mesyuarat.

Anda juga boleh mencetak calendar, menambah hari cuti yang telah disediakan oleh Lotus Notes

mengikut negeri-negeri di dunia dan memberi peringatan amaran kepada anda untuk sesuatu

kemasukan pada calendar. Anda juga boleh menguruskan calendar pengguna lain.

Membuka dan melihat Calendar

Untuk membuka calendar, ikut salah satu cara di bawah:

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 85

Klik pada tanda ikon Calendar

Daripada database emel anda, klik pada tanda anak panah di sebelah tajuk perkataan Mail atau

To Do dan pilihlah Switch to Calendar daripada menu tersebut.

Petua: Anda boleh bertukar dari calendar anda sendiri kecalendar pengguna lain, Mail dan To Do

dengan menggunakan tajuk menu Mail, Calendar dan To Do.

Menukar paparan Calendar

Berikut ialah gambar paparan Calendar.

Untuk menukar paparan Calendar

Keterangan cara untuk menukar tumpuan, rupa dan isi Calendar adalah seperti di bawah:

Jika anda ingin Lakukan ini

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 86

Menukar format

paparan Calendar

Klik pada ikon Day, Week, Month dan pilih format terperinci yang anda

perlukan.

Klik dua kali pada mana-mana tarikh dipaparan Kalendar untuk membuka

calendar hari tersebut dalam format One Day.

Bergerak ketarikh,

bulan atau tahun

yang berlainan

Gunakan Date picker pada sebelah kiri atas di Calendar.

Bergerak melintasi

Calendar

Gunakan bar skrol mendatar pada bawah Calendar untuk paparan hari (Day)

dan minggu (Week). Gunakan bar skrol membujur untuk paparan bulan.

Klik pada butang forward atau back pada bar membujur dan mendatar untuk

menganjakkan paparan untuk masa atau tarikh tertentu. Contohnya Calendar

akan berganjak satu hari jika paparan tersebut ialah paparan satu hari.

Melihat hanya

kemasukan yang

tertentu sahaja

Pilih Actions -> Filter by dan kemudian pilih jenis kemasukan yang anda

mahukan untuk menghadkan paparan.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 87

atau

Melihat rumusan

(summary)

kemasukan pada

paparan terkini.

Pilih View-> Show -> Summary. Ulang untuk kembali ke paparan Calendar

utama.

Melihat maklumat

kemasukan

Gerakkan penunjuk tetikus pada satu kemasukan dan akan kelihatan pop-up

dengan maklumat asas.

Bergerak ketarikh

tertentu

Pilih View -> Go To Date, kemudian masukkan tarikh atau pilih satu tarikh

menggunakan kotak tarikh. Klik OK.

Bergerak ketarikh

hari ini

Pilih View-> Go To Today.

Petua: Anda boleh juga klik pada perkataan Today di kotak tarikh.

Kemasukan Calendar

Di bawah ialah ikon-ikon yang menunjukkan jenis kemasukan di dalam Calendar.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 88

Ikon Jenis Kemasukan

Appointment (Perjumpaan/temujanji)

Anniversary (Ulangtahun)

Private (Peribadi)

Reminder(Peringatan)

Meeting (Mesyuarat)

All Day Event

Membuat Kemasukan Calendar

Anda boleh mengurus masa anda dengan menggunakan Notes Calendar. Anda juga boleh menggunakan

penggera amaran untuk mengingatkan anda tentang temujanji atau untuk menghabiskan tugasan.

Cara untuk membuat kemasukan calendar:

Langkah Tindakan

1. Buka Calendar anda.

2. Klik pada bar butang New yang berada di atas paparan Calendar dan pilih Appointment,

Anniversary, Reminder atau All Day Event.

3. Masukkan maklumat kemasukan tersebut pada ruang Subject.

4. Pilih satu tarikh, masa dan zon masa pada tempat Starts. Jika diperlukan, masukkan juga di

tempat Ends.

5. (Pilihan) Pilih Repeats untuk kemasukan yang berulang. Kemudian nyatakan pada pilihan

ulangan di dalam kotak dialog Repeat Option.

Nota: Jika anda membuat kemasukan berulang dan selepas menyimpannya, kemudian anda

membuat keputusan untuk menukar tarikh menjadi tidak berulang lagi, atau sebaliknya,

anda mesti membuat kemasukan baru. Anda tidak boleh menukar kemasukan asal. Untuk

menukar jenis kemasukan, pilih kemasukan tersebut dan pilih Actions -> Copy Into New ->

New Calendar Entry.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 89

Semua maklumat kemasukan asal akan dibawa kedalam borang yang baru di mana anda

boleh menukar properties dan kemudian boleh menyimpan kemasukan tersebut.

6. (Pilihan) Masukkan lokasi (location) pada ruang Location.

7. (Pilihan) Pilih satu kategori pada ruang Categorize.

8. (Pilihan) Pilih Mark Private untuk menghalang pengguna lain dari membaca kemasukan

Calendar. Pengguna lain yang boleh mengurus Calendar anda boleh melihat tarikh dan masa

kemasukan tersebut tetapi tidak dapat melihat maklumatnya.

9. (Pilihan) Pilih Mark Available untuk menjadikan sesuatu kemasukan itu masih kelihatan

lapang untuk kemasukan lain (free time schedule).

10. (Pilihan) Pilih Notify me pada sebelah ikon Alarm pada kanan kemasukan Calendar dan

nyatakan pilihan anda pada kotak dialog peringatan Alarm jika anda mahu diingatkan akan

kemasukan tersebut.

11. (Pilihan) Tambah teks atau fail-fail penting atau grafik pada ruang Description.

12. Klik Save and Close. Notes akan menambah pada kemasukan pada Calendar.

Petua: Berikut ialah cara lain yang lebih cepat untuk menambah kemasukan baru.

Klik 2 kali pada slot masa dalam calendar (membuka kemasukan untuk temujanji

(appointment), kecuali anda menukarkan ketetapan yang sedia ada ke kemasukan

yang berlainan pada tab Basics di Preferences Calendar and To Do.)

Untuk membuat kemasukan pada paparan Day, pastikan slot masa dipaparkan, klik

sekali pada slot masa pilihan anda, kemudian klik sekali lagi dan mula menaip terus

pada paparan tersebut.

Pilih Actions-> Copy Into New -> New Calendar Entry daripada emel yang sedang

dibaca (membuka kemasukan temujanji).

Tarik satu emel, kemasukan calendar atau kemasukan To Do keikon Calendar. Satu

kotak dialog akan kelihatan bagi anda memilih jenis kemasukan calendar yang anda

mahukan. Jika anda memilih kemasukan meeting, nama-nama pengguna didalam

emel asal, kemasukan calendar atau kemasukan To Do akan dibawa kedalam

kemasukan baru sebagai para jemputan. Jika tidak, nama tersebut tidak akan

dibawa masuk.

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 90

Di Toolbar, klik pada ikon New, pilih New Calendar entry (membuka borang

temujanji).

Untuk membuat peringatan dengan amaran dari Home Page, klik pada ikon tigasegi

biru pada tengah kanan di paparan Home Page. Klik pada Quick Reminder di

bawah seksyen Quick Notes. Masukkan subjek, tarikh, dan masa pada ruang yang

disediakan. Masukkan juga masa sebelum bermula Peringatan tersebut pada ruang

Remind Me. Klik Save.

Menjawab jemputan mesyuarat (Meeting Invitation)

Anda akan menerima jemputan mesyuarat dari emel anda. Apabila anda menjawab jemputan ini, Notes

akan menghantar notis kepada penganjur mesyuarat samada anda telah menerima, menolak,

menghantar wakil atau telah memberi cadangan untuk masa yang lain. Jika anda menerima jemputan

mesyuarat, Notes akan secara automatik membuat kemasukan baru pada Calendar anda.

Sebelum anda menjawab jemputan mesyuarat, anda boleh melakukan salah satu perkara di bawah:

Memeriksa jadual anda.

Memohon lebih maklumat mengenai mesyuarat tersebut.

Cara menjawab pada jemputan mesyuarat

Langkah Tindakan

1. Buka satu jemputan mesyuarat.

2. Klik pada butang Respond atau Respond with Comments dari Action bar dan buat salah

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 91

satu seperti di bawah:

Jika anda ingin .. Lakukan demikian ..

Menerima jemputan Pilih Accept

Menolak jemputan Pilih Decline

Memberi tanggungjawab

untuk menjawab jemputan

kepada pengguna lain

Pilih Delegate, masukkan nama pengguna tersebut pada

kotak dialog, kemudian pilih Keep me informed of

updates jika anda masih mahu menerima maklumat

mengenai mesyuarat daripada pengerusi mesyuarat. Dan

klik OK. Notes akan menghantar jemputan kepada nama

yang anda nyatakan dan menghantar notis Decline kepada

Penganjur mesyuarat.

Mencadangkan masa baru

atau lama

Pilih Propose New Time, masukan tarikh baru, masa,

dan/atau zon masa dan klik OK.

Nota: Anda tidak boleh terus mencadangkan tarikh baru,

masa atau zon masa untuk jemputan mesyuarat berulang.

Anda mestilah menerima jemputan dahulu, kemudian

untuk mencadangkan tarikh baru, buka mesyuarat pertama

jemputan tersebut dari Calendar, kemudian klik Respond

atau Respond with Comments dan pilih Propose New

Time.

Menerima jemputan tetapi

mahukan masa tersebut

dipaparkan sebagai lapang

pada jadual anda.

Pilih Tentatively Accept. Notes akan memasukkan

mesyuarat tersebut pada Calendar, tetapi di slot masa

tersebut masih kelihatan lapang apabila dilihat oleh

pengguna lain.

3. Jika anda klik pada Respond with Comments, lakukan satu atau lebih perkara di bawah:

Masukkan komen pada borang notis. Anda boleh mengawal teks anda dengan

memilih ikon Text dan pilihlah satu atau lebih pilihan.

Untuk mengimpot fail grafik, klik pada anak panah kebawah, pilih Graphics dan

kemudian klik ikon Graphics dan tambahkan fail grafik tersebut.

Untuk mengempilkan fail, klik pada anak panah kebawah, pilih Attachments dan

kemudian klik ikon Attachments dan tambahkan fail tersebut.

Untuk membuat pautan dokumen, pautan database atau pautan paparan yang

Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0

Muka Surat 92

anda telah copy, klik pada anak panah kebawah dan klik Links.

Paste pautan tersebut seperti anda lakukan pada dokumen lain.

4. Klik OK, jika anda klik Cancel, tiada jawapan dihantar.

Petua: Responses with comments akan kelihatan didalam paparan All Calender Entries, dan

terletak di bawah mesyuarat yang anda telah jawab.

Broadcast Meetings

Anda juga boleh menerima jemputan mesyuarat yang tidak disertakan dengan pilihan Accept, Decline,

Delegate atau Propose New Time. Jemputan ini dikenali dengan Broadcast Invitations.

Untuk menambah jemputan secara broadcast ke dalam Calendar anda, ikut langkah di bawah:

1. Buka jemputan tersebut.

2. Klik pada butang Add to Calendar dari Bar Action.

Mengubah jadual, membatalkan atau mengesahkan mesyuarat

Langkah Tindakan

1 Pilih satu kemasukan mesyuarat di dalam Calendar.

2 Daripada menu, pilih Actions -> Owner Actions, dan lakukan salah satu daripada di bawah:

Pilih Reschedule, kemudian nyatakan tarikh dan masa baru di dalam kotak dialog

Reschedule Options, untuk menghantar notis pertukaran jadual kepada para

jemputan. Calendar para jemputan tidak