1

Kuntien yhdistymisen esimerkki – Uuden Sastamalan kaupungin prosessiorganisaatio

Hyvien käytäntöjen markkinat Kuntamarkkinoilla 10.9.2008

Paavo Salliwww.sastamala.fi

2

Sastamalan perustamisselvitysvaihe 2007Kaupunkirakenne, uudet asuntoalueet

Sastamalan perustavat 1.1.2009:

Mouhijärvi, Vammala ja Äetsä.

Punkalaidun jatkaa yhteistoiminta-alueen jäsenkuntana

TampereTampere

3

Lähtökohdat Mouhijärvi, Vammala ja Äetsä lakkaavat Perustetaan uusi kaupunki uudella nimellä:

Sastamala. Nimellä historiatausta: Keskiaikainen laaja pitäjä.

Rakennetaan uusi organisaatio Tasapuolinen, kaikille uusi Yhteistyötä vahvistava, luodaan yhdessä Muutosvastarintaa eliminoiva, ei ole vanhaa,

mistä pitää kiinni, ei ole vaihtoehtoa, mihin tarttua

4

Rakennemuutoksen askeleetKotter, John P.:Leading Change. Harvard Business School Press 1996.

1. Määrätietoisen etenemistarpeen tunnelman luominen

2. Ohjaavan ryhmän asettaminen 3. Vision ja strategian kehittäminen 4. Muutosvision viestiminen 5. Laaja-alaisen toiminnan valtaistaminen 6. Lyhyen aikavälin voittojen esiinottaminen 7. Saavutusten vakauttaminen ja muutosaallon

laajentaminen 8. Uusien lähestymistapojen ankkurointi

kulttuuriin

5

1. Määrätietoisen etenemistarpeen tunnelman luominen

Valtuustojen päätökset uuden kaupungin perustamisselvityksen tekemisestä, kesä 2007. Aikataulu: Selvityksen perusteella päätökset tehtävä valtuustoissa 31.12.2007 mennessä.

Ohjausryhmä asetti 12 työryhmää, jotka valmistelivat prosessirakenteen kalanruototekniikalla perustaksi organisaatiorakennetta koskevaan selvitykseen. Henkilöstön edustajat ja yhteistyötoimikuntakäsittely.

Lähtökohtana toimintamalli. Prosessikartan tarkentaminen organisaatiorakenteeksi, jotta vakanssit

voidaan määritellä ja nimetä niiden haltijat keväällä 2008. Sastamalan valtuusto päättää lopullisesti 10.11.2008.

Prosessikartasta tilikartta keväällä 2008, jotta talousarvioehdotukset voidaan laatia 30.9.2008 mennessä.

26.10.2008 kunnallisvaaleilla valittava valtuusto päättää talousarviosta 15.12.2008.

Prosessien kehittäminen etenee, kehityskeskustelut, tiimirakenteet ja organisaatioiden rajapinnoilla esiin nostettavat kehittämiskohteet.

6

Hallinnon tukipalvelutKaupunginhallitus, johtaja, tiimien vetäjät

Henkilöstö tiimi

Sastamalan prosessikartta

Hallinto- jakonserniviestintä

tiimi

Konsernitalous-tiimi

Kaupunki-kehityksenohjaustiimi

Kasvun Sastam

ala

Elinvoima ja osaaminenKaupunginhallitus, maaseutu ltk. kulttuuri- ja vapaa-aika ltk

Sosiaalinen hyvinvointi ja toimintakykySosiaali-ja terveysltk

Lasten ja nuorten kasvatus ja ohjausKasvatus- ja opetusltk

Yhdyskunta ja ympäristöTekninen ltk, vesilaitoksen johtokunta, rak. ltk

Prosessinjohtaja

Prosessinjohtaja

Prosessinjohtaja

Prosessinjohtaja

Kuntalaisvaikuttaminen ja päätöksentekoValtuusto Hallitus

JohtoryhmäKaupungin johto

Muut tukipalvelutKaupunginhallitus, johtokunta,

kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtaja

Tilakeskus

7

2. Ohjaavan ryhmän asettaminen

Kuntien valitsemat mandaattineuvottelijat sopivat ohjausryhmän paikkajaosta poliittisen edustavuuden ja tasa-arvolain vaatimukset huomioon ottaen. Ankkurointi kunnalliseen viralliseen päätöksentekojärjestelmään.

Ohjausryhmän asettaminen, kunnanhallitusten päätökset. Keskeiset päätöksentekijät, kval ja khal puheenjohtajistot mukana. Henkilöstön edustaja ohj. ryhmässä.

Ohjausryhmästä järjestelytoimikunta lääninhallituksen päätöksellä kesällä 2008, kuntajakolain mukaan kunnanhallituksen päätösvalta.

Työvaliokunta valmistelemassa, järjestelytoimikunnalla yksi esittelijä, joka on työvaliokunnan puheenjohtaja. Työvaliokunta laajennettu käytännössä Sastamalan johtoryhmäksi.

Sastamalan yhteistyötoimikunta, 2008 loppuun 3 kunnan yhteistyötoimikuntien yhteinen kokoonpano.

8

3. Vision ja strategian kehittäminen

Tässä otsikko tarkoittaa visiota prosessiorganisaatiosta ja strategiaa sen muodostamiseksi.

Visiona toimintamalli, jota oli alustavasti rakennettu Vammalan kaupungin omaa organisaation kehittämistä varten 2006. Konsultti oli aloittanut työnsä. Asiaa oli käsitelty myös seudullisesti. Vammalan valmistelu pysähtyi, kun kuntarakenneasia tuli esille. Malli, siis perusnäky tulevasta organisaatiosta, hyväksyttiin lähtökohdaksi.

Strategia: yhteensä 900:sta Sastamalan palvelukseen siirtyvästä henkilöstä n. 200 osallistuu työryhmissä kuntauudistuksen ja prosessiorganisaation valmisteluun. Malli on esillä luottamustoimielimissä, tiedotusmateriaaleissa, raporteissa, työpaikkakokouksissa, yhteistyötoimikunnassa jne. Kehitetään mahdollisimman hyvä organisaatiorakenne uudelle kaupungille ja tuodaan sen piirteet käytännön päätöksentekoon rungoksi. Runko osoittaa, mihin tehtäviin ihmiset sijoitetaan ja kuinka rahavarat prosesseille kohdennetaan. Työtä tukemaan ja valmentamaan konsultti. Kun johtajia nimetään, he ottavat prosessimallin työkaluksi ja kehittävät siihen sovelluksia.

Sastamalan kaupungin visio on ”Kasvun Sastamala”. Ja sen saavuttamiseksi valmistellaan koko ajan strategiaa, erityisesti valittava Sastamalan valtuusto vuoden 2009 aikana.

9

4. Muutosvision viestiminen

Siis näky prosessiorganisaatiosta viestinnässä esillä monikanavaisesti.

Näky ei ole suinkaan valmis. Jokainen johtaja ja tiimi kehittää sitä

oman prosessinsa osalta eteenpäin. Kysymyksessä on enemmänkin yhteisen

rakentamisen tehtävä, kuin jonkun välittämä valmis visio, johon viestinnän vastaanottajien tulisi sitoutua ja ottaa omakseen.

10

5. Laaja-alaisen toiminnan valtaistaminen

Ohjausryhmä asetti 12 työryhmää, niille puheenjohtajat ja antoi valmistelutehtävän sekä palkkasi konsultin.

Vaiheittain nimettiin johtajat, kunnanjohtajien työnjako 2007 Sastamalan perustamispäätöksellä, sitten muut prosessinjohtajat, jotka edelleen valitsivat osaprosessien johtajat, kevät 2008. Oli muutama sisäinen haku ja 2 ulkoista hakua. 99 % vakansseista täytettiin suoraan sopimalla.

Työryhmät korvautuivat prosessitiimeillä. Ohjausryhmällä/järjestelytoimikunnalla koko ajan tieto

tilanteesta. Avoin ja laaja-alainen tiedotus, mm. www.sastamala.fi

-palstalla ja tiedotusvälineissä Ohjaava koalitio odottaa tuloksia. Tiimit vastaavat

niiden syntymisestä.

11

6. Lyhyen aikavälin voittojen esiinottaminen

Vastuun ja tehtävien antaminen ja ottaminen uuden organisaation mukaisista Sastamalan tehtävistä on luonut uutta motivaatiota.

Tiimien yhteinen vastuu parhaillaan kasvamassa. Prosessikentässä syntyy koko ajan innovaatioita. Prosessikartan sopeuttaminen on jo alkanut

luonnollisen poistuman kautta vapautuvien vakanssien täyttämättä jättämisen johdosta. Tuottavuusnäkökulma.

Organisaatioiden välinen yhteistyö paranee, kenttä on avoin ja rajapinnoilla alkaa syntyä innovaatioita.

12

7. Saavutusten vakauttaminen ja muutosaallon laajentaminen

Prosessikartta tilikartaksi vakauttaa uuden kaupungin rakennerungon.

Talousarviossa valtuuston asetettavat tavoitteet pohjautuvat strategiaan, BSC tuloskortteihin. Prosessinäkökulmasta asetetaan suorituskyky- ja vaikuttavuustavoitteita, esitykset 30.9. mennessä, valtuusto 15.12.

Joitakin prosesseja kuvataan tarkemmin Kehitettävät rajapintoja ylittävät ketjut nostetaan

kehittämiskohteiksi laajalti koko organisaatiossa Strategia ja prosessimalli jalkautetaan keskeisinä välineinä

motivoivat strategiset teemat. Esimerkiksi lasten ja nuorten kasvatuksessa ja ohjauksessa: ”Turvallinen opin polku.” Tämä asia on merkityksellinen ja yhteiskunnallisesti erittäin tärkeä kaikille prosessiin kuuluville henkilöille ja kumppaniorganisaatioissa työskenteleville. Kehityskeskusteluissa ja muussa arkityössä selkiytetään, mikä on henkilön tästä teemasta johdettu tehtävä. Samalla käy ilmi, kuinka teema niveltyy strategiaan.

13

8. Uusien lähestymistapojen ankkurointi kulttuuriin

Henkilöiden osallistuminen. Prosessimallin jatkuva parantaminen yhdessä. Innovatiivinen käyttö kunnallisen arkityön keskeisenä välineenä.

Johtavat henkilöt ovat ottaneet prosessimallin omakseen, puhuvat siitä. Mallin innovatiivinen soveltaminen ja hyväksikäyttö jatkuvasti esillä ja käytössä koko organisaatiossa.

Järjestelytoimikunta vartioi oikeiden prosessitermien käyttöä. Talousarviossa on prosessikarttapohja rakenteessa, samoin

tilinpäätöksessä. Hallintosääntö laaditaan hallinto- ja prosessisääntönä. Samaan

asiakirjaan perinteinen ja lakisääteinen hallinto sekä organisaation parempaa suorituskykyä tukeva prosessikulttuuri, valmis syksyllä 2008 ja käytössä valtuuston päätöksellä 1.1.2009 alkaen.

Prosessikartta on keskeinen informaation väline uusille luottamushenkilöille ja kaikille johtajille kokonaisuutta hahmotettaessa.

14

Elinvoiman prosessit

Elinvoima jaosaaminen

Elinkeinot ja osaaminen

Yhdyskuntarakenteenohjaus

Maaseutupalvelut

Elämänlaatu ja elämykset

Maaseudun kehittäminen

Maaseutuviranomaispalvelut

Prosessitiimi

Lomatoiminta

Kaupungin metsät ja pellot

Osaava työvoima

Yrityspalvelut ja kehittäminen

Markkinointi

Kirjasto- ja tietopalvelut

Kulttuuripalvelut

Liikuntapalvelut

Vapaan sivistystyön palvelut

Yksityistiepalvelut

Lomatiimi

Kehittämistiimi

MSEV-tiimi

Markkinointi-tiimi

OSKEn jory

Yrityspalvelunhallitus

Maatiimi

Tietiimi

Kirjastotiimi

Kulttuuritiimi

Liikuntatiimi

Vapaan sivitys-työntiimi

Maanhankintapolitiikka

Strateginen suunnittelu

Yleiskaavoitus

15

TULOS

Yrittäjyyden, koulutuksen

ympäristön ja kulttuurin

elinvoimaa luova kokonaisuus

ASIAKAS

Asukkaat ja yritykset

PERUSTEHTÄVÄ

Huolehtia Sastamalan osaamisesta ja

elinvoimaisuudesta

OSATOIMINNOT

Elinkeinot ja osaaminen Yhdyskuntarakenteen

ohjaus Maaseutupalvelut Elämänlaatu ja elämykset

Elinvoima ja osaaminen

16

Elinvoima ja osaaminen -> Elinkeinot ja osaaminen

Elinkeinot ja osaaminen

Osaava työvoima

Yrityspalvelut ja kehittäminen

Markkinointi

Markkinointi-tiimi

OSKEn jory

Yrityspalvelunhallitus

Koulutus ja rekrytointi

Yrityksen perustaminen

Omistusjärjestelyt

Tuote- ja palveluinnovaatioidenkehittäminen

Rahoitus

Työvoimareservit

Työperäinen maahanmuutto

Matkailumarkkinointi

Yritystila- ja tonttisopimukset

Imagomarkkinointi

Yritystontti-tiimi

Vetovoima-tiimi

Matkailunohjausryhmä

Verkosto-tiimi

OSKEnkehittäjäverkosto

Yritys-tiimi

Mamu-tiimi

Osaamis- ja kehittämiskeskuksen (OSKEN) johtoryhmä•yrityspalvelun toimitusjohtaja Jukka Kaartoluoma•työvoimatoimiston johtaja Regina Salkovic•koulutuskuntayhtymän johtava rehtori Antti Lahti•työvoiman palvelukeskuksen johtaja Tiina Leppäniemi•Aikuiskoulutusosaston johtaja Ilpo Moisio•työvoimatoimiston palvelupäällikkö Irene Impiö•lasten- ja nuorten kasvatuspros.joht. Pekka Kares

17

Elinvoima ja osaaminen -> Elinkeinot ja osaaminen

Elinkeinot ja osaaminen

Osaava työvoima

Yrityspalvelut ja kehittäminen

Markkinointi

Markkinointi-tiimi

OSKEn jory

Yrityspalvelunhallitus

Koulutus ja rekrytointi

Yrityksen perustaminen

Omistusjärjestelyt

Tuote- ja palveluinnovaatioidenkehittäminen

Rahoitus

Työvoimareservit

Työperäinen maahanmuutto

Matkailumarkkinointi

Yritystila- ja tonttisopimukset

Imagomarkkinointi

Yritystontti-tiimi

Vetovoima-tiimi

Matkailunohjausryhmä

Verkosto-tiimi

OSKEnkehittäjäverkosto

Yritys-tiimi

Mamu-tiimi

VERKOSTOTIIMITiina Leppäniemi, palvelukeskuksen johtaja, Sastamalan kaupunkiKatja Tommiska, prosessinjohtaja, Sastamalan kaupunkiAnna-Leena Kivipuro, apulaisrehtori, Sastamalan koulutuskuntayhtymäUlla Mattelmäki, johtava ylilääkäri, Sastamalan perusturvakuntayhtymäEeva Suonpää, toiminnanjohtaja, Vammalan- Huittisten seudun mielenterveysseura ry.Reetta Kettunen, koulutuspäällikkö, Ammattiopisto Luovi, KarkkuJari Andersson, aluerehtori Marttila-Sylvää, Sastamalan kaupunkiIrma Järvinen-Aro, ylilääkäri, Vammalan aluesairaalaRegina Salkovic, toimistonjohtaja, Sastamalan T&E-toimistoMuita asiantuntijoita kutsutaan tarvittaessa

18

Elinvoima ja osaaminen -> Elinkeinot ja osaaminen; rajapinnat

Elinkeinot ja osaaminen

Verotoimisto

Eläkevakuutus-yhtiöt

TEM (Te-keskus, Tvtsto, PRH, Tekes)

Satafood

Yrittäjäjärjestöt

Saspe

TTY

TKK

TAMK

TY

LPKKY

Maakuntakorkeakoulu

Sastamalan opistoOPM

Tykes

KELA

Luovi

Tukitalo

ProAgria

Finnvera

19

Lopuksi

Kiitos mielenkiinnosta

Lisätietoja www.sastamala.fi