kunta viestintaostoksilla

Download Kunta viestintaostoksilla

Post on 18-Feb-2016

251 views

Category:

Documents

2 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

kunnan viestinta, viestinta

TRANSCRIPT

  • MERJA OLARI-SINTONENJARI SEPPL, SIRPA PALO, TEIJA JRVEL, PIVI RAINIO

    Kunta viestintostoksillaOpas viestint- ja

    markkinointipalvelujen hankintaan

  • Kirjoittajat:Merja Olari-Sintonen, FM, Suomen Kuntaliiton markkinointipllikk

    Jari Seppl, YTM, Suomen Kuntaliiton viestintjohtajaSirpa Palo, OTM, Julkisten hankintojen neuvontayksikn lakimies, Suomen KuntaliittoTeija Jrvel, YTM, HUK, Salon kaupungin viestintpllikkPivi Rainio, tradenomi, Vantaan kaupungin henkilstkeskuksen viestintpllikk

    1. painosISBN 978-952-213-476-9 (nid.)ISBN 978-952-213-487-5 (pdf ) Suomen KuntaliittoPainopaikka: Hakapaino OyHelsinki 2009

    Myynti:Suomen Kuntaliiton julkaisumyyntiwww.kunnat.net/kirjakauppaFaksi (09) 771 2331Tilausnumero 509271

    Suomen KuntaliittoToinen linja 14PL 20000101 HelsinkiPuh. (09) 7711Faksi (09) 771 2291www.kunnat.net

  • Opas viestint- ja markkinointipalvelujen hankintaan 3

    Sislt

    1 JOHDANTO ______________________________________________ 5

    2 KUNTA VIESTINT- JA MARKKINOINTIPALVELUJEN HANKKIJANA _____________________________________________ 72.1 Kaikki kunnat hankkivat viestint- ja markkinointipalveluja ___________ 82.2 Kilpailuttamisen osaamista kannattaa kehitt ______________________ 82.3 Miksi kilpailuttaa markkinoinnin ja viestinnn hankintoja? ___________ 92.4 Eettiset ja ympristystvlliset hankinnat ________________________ 102.5 Viestintammattilainen vai hankinta-ammattilainen ostamassa? ________ 112.6 Itse vai ostopalveluna? _______________________________________ 122.7 Yleisi kuntien viestint- ja markkinointihankintoja ________________ 14

    3 MARKKINOINTIVIESTINTTOIMISTO TARJOAJANA _______ 243.1 Miten lydn sopivan kumppanin? _____________________________ 263.2 Markkinointiviestinttoimiston valinta __________________________ 273.3 Kilpailuun osallistuminen tarjoajan nkkulmasta __________________ 29

    4 HANKINTALAKI OHJAA JULKISIA HANKINTOJA ____________ 304.1 Tavoitteena laadukkaat hankinnat ______________________________ 304.2 Hankintaohjeessa yleiset hyvt toimintatavat ______________________ 314.3 Kynnysarvot mrittvt hankintaprosessia _______________________ 31

    5 HANKINTA PROSESSINA __________________________________ 335.1 Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty ____________________________ 335.2 Hankinnoista on ilmoitettava __________________________________ 375.3 Hankinnan menettelytavan valinta ______________________________ 385.4 Tarjouspyyntn tarvittavat asiakirjat ____________________________ 425.5 Valinta- ja vertailuperusteiden asettaminen _______________________ 445.6 Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta _______________________________ 505.7 Tarjousten vastaanotto, avaaminen ja hylkminen _________________ 535.8 Tarjouksen valinta __________________________________________ 545.9 Hankintapts ja hankintasopimus _____________________________ 555.10 Muutoksenhaku ___________________________________________ 56

  • 4

    6 ONNISTUNUT YHTEISTY _______________________________ 576.1 Ostajan tarpeet tarjoajan ratkaisut ____________________________ 576.2 Yhteistyn aloittaminen valitun markkinointiviestinttoimiston kanssa __ 586.3 Suunnittelusta toteutukseen ___________________________________ 616.4 Yhteistyn arviointi ja kehittminen ____________________________ 616.5 Markkinointiviestinttoimiston vaihtaminen ______________________ 636.6 Palkkio menestymisest ja tehdyst tyst ________________________ 646.7 Sopimuksella sinetidn kahdenvlinen yhteisty __________________ 65

    7 USEIN KYSYTTYJ KYSYMYKSI & VASTAUKSIA ____________ 68

    8 ESIMERKKEJ JA KOKEMUKSIA KUNNISTA ________________ 778.1 Kilpailutus uuden Salon kaupungin viestint- ja markkinointipalvelujen tuottamisesta ______________________________________________ 778.2 Mainio Metropoli -kampanja pkaupunkiseudun yhteisen hankintana _ 80

    LHDELUETTELO_____________________________________________ 82

    LIITTEET ___________________________________________________ 83

  • Opas viestint- ja markkinointipalvelujen hankintaan 5

    1 Johdanto

    Tm opas on laadittu kunta-alan markkinointi- ja viestinttoimijoiden avuksi arjen pulmatilanteisiin. Oppaan toivotaan antavan nkkulmaa mys kunta-alan hankin-tayksikkjen ja kunta-alan tarjouskilpailuihin osallistuvien viestinttoimistojen ty-hn.

    Oppaassa tarjotaan vinkkej kunta-alan viestint- ja markkinointipalvelujen hankkimiseen. Oppaassa selvitetn, miten hankinta ja kilpailutus prosesseina etene-vt ja miten kunnan ja markkinointi- tai viestinttoimiston vlinen yhteisty saadaan toimimaan.

    Mink tahansa markkinointi- tai viestintosaamisen ostamisen lhtkohtana on tarpeiden mrittely pit tiet mit ostetaan. Ennen hankinta-asiakirjojen laatimista on hyv mietti, minklaisiin tarpeisiin osaamista tarvitaan. Minklaisen palveluntarjoajan puoleen voidaan knty? Ymmrtvtk palveluntarjoajat mit ta-voittelemme? Miten tarjouspyynnst saa riittvn selken, jotta sill saa laadukkaita tarjouksia?

    Kunta-alan hankinnat poikkeavat merkittvsti yksityisten yritysten toteuttamas-ta kilpailuttamisesta. Eroja lytyy mys valtion kilpailuttamiseen. Laki julkisista han-kinnoista velvoittaa kunnat ja useimmiten mys kuntien omistamat yhtit kilpailut-tamaan kaikki hankinnat. Velvoite koskee mys viestint- ja markkinointipalvelujen hankintaa. Lisksi kuntien toiminta ja asiakirjat ovat lhtkohtaisesti avoimia. Siksi kuntatoimijoiden, mutta mys kunta-alalle tarjoavien toimistojen on hyv perehty juuri kunta-alan markkinointi- ja viestintpalveluhankinnan erityishaasteisiin.

    Mys markkinointi- ja viestinttoimistojen ala on murroksessa. Perinteisi mai-nostoimistoja on yh vhemmn ja tiettyihin osa-alueisiin erikoistuneet mediatoi-mistot, uusmediatoimistot, markkinointitoimistot ja viestinttoimistot valtaavat alaa. Erilaisten toimijoiden tehtvnkuvia ksitelln tarkemmin oppaan luvussa kolme. Tss oppaassa puhutaan yleisesti markkinointiviestinttoimistosta, joka ksitteen kattaa kaikki alan toimijat.

    Kunnissa kilpailutus voi aiheuttaa pnvaivaa. Useissa kunnissa pohditaan, mil-loin hankinta pit kilpailuttaa ja milloin hankintaan riitt tarjouspyynt. Oppaassa pohditaan erityisesti kysymyksi, joita markkinointi- ja viestintpalvelujen ostaminen hertt. Kenelt voi ostaa? Mik on kynnysarvon ylittv hankinta? Milloin hankin-nasta pit ilmoittaa HILMA:ssa? Mit menettely voidaan kytt ja mit hankinta-prosessissa on erityisesti huomioitava?

    Ksitteist kilpailuttaminen, tarjouskilpailu, hankinta, tarjouspyynt, suorahan-

  • 6

    kinta, hankintamenettelyt, arviointi- ja vertailukriteerit ovat oppaassa keskeisimpi.Erilaisia hankintaohjeistuksia, oppaita ja suosituksia on jo ilmestynyt useita.

    Moni kaipaa kuitenkin ohjeisiin pivityst vuoden 2007 hankintalakiuudistuksen jlkeen. Nyt ksill oleva opas esittelee hankintalain yleisesti. Tarkemmin kuntien hankintaohjeisiin voi tutustua esimerkiksi Kuntaliiton Kuntien yleiset hankintaoh-jeet 2007 -julkaisusta tai tutustumalla Kuntaliiton julkisten hankintojen neuvontayk-sikn varsin kattaviin verkkosivuihin osoitteessa www.hankinnat.fi .

    Kun hankintojen kytnnt ovat selkeit ja yhtenevisi koko kunta-alalla, kil-pailutuksen ja hankintojen laatu silyy tulevaisuudessakin hyvn. Epselvt tai tur-han jret tarjouskilpailut karkottavat osaavia osallistujia. Tarjouskilpailutusten sel-keys varmistaa kuntaorganisaatioille ptevt ja sopivimmat markkinointiviestinnn kumppanit. Huolellisesti mietitty ja toteutettu tarjouskilpailu pohjustaa onnistunut-ta yhteistyt tulevien kumppanien kanssa.

  • Opas viestint- ja markkinointipalvelujen hankintaan 7

    2 Kunta viestint- ja markkinointi- palvelujen hankkijana

    Kuntien hankinnat muodostavat merkittvn taloudellisen vaihdannan. Suomessa kunnat, valtio ja seurakunnat hankkivat vuosittain yli 22 miljardin arvosta tavaraa, palveluja ja rakennusurakoita. Suomen hankintalaki ja EU-alueen hankintadirektiivit stelevt kaikkia julkisia hankintoja, mys markkinoinnin ja viestinnn palvelujen hankintoja.

    Kunta-alan organisaatiot ovat yh aktiivisempia viestinnn ja markkinoinnin toimijoita. Suurissa kaupungeissa on kokonaisia viestintyksikkj, jotka hoitavat laaja-alaisesti viestinnn eri tehtvi. Pieniss kunnissa viestint saattaa hoitaa esi-merkiksi kunnansihteeri oman toimensa ohella. Markkinointia hoidetaan usein osana viestint. Vaihtoehtoisesti se on vastuutettu kunnan tai seudun omistamalle elin-keinoyhtille, joka pyrkii edistmn alueen elinvoimaisuutta ja kilpailukyky mys markkinointiviestinnn keinoin.

    Kuntien markkinointi- ja viestinttoimijoista muodostuu varsin suuri joukko, joka hankkii merkittvi mri ulkopuolista osaamista ja toteutusta lhes pivittin. Kuntien viestint- ja markkinointipalvelujen hankintojen kokonaisarvoa on vaikea laskea, mutta hankintojen suuruus vaihtelee isojen kaupunkien satojen tuhansien arvoisista yksittisist hankinnoista pienten kuntien muutamien tuhansien eurojen vuosittaisiin kokonaishankintoihin. Monimutkaiseksi laskemisen tekee mys se, ett on vaikea mritell, mit viestinnn ja markkinoinnin hankinnoilla tarkoitetaan. Lasketaanko mukaan vain markkinointikampanjat vai mys kaikki kunnan vaakunal-la varustetut painetut lomakkeet? Useimmiten hankinnat jaotellaan viestintvastaavi-en tekemien erillisten hankintojen ja kunnan yleisen kyttmateriaalin vlille.

    Vuosituhannen vaihteen jlkeiset vuodet ovat tuoneet valtavasti muutoksia kun-tien viestintn ja markkinointiin. Muutostilanne vaatii muutosviestint, mik on kasvattanut viestinnn roolia ja merkityst. Kunta- ja palvelurakenneuudistus, kun-taliitokset ja yhteistoiminta-alueet ovat tuoneet uudenlaisen muutosviestinnn tar-vetta kuntakentlle. Esimerkiksi kuntaliitosten myt syntyy uusia kuntia, joiden on rakennettava viestint ja markkinointi lhes kokonaan alusta. Maailmanlaajuinen taloustilanteen vaihtelu vaikuttaa mys viestinnn svyihin, sanomiin ja mrn. Viestinnll on lakisteisi tehtvi, mutta markkinoinnista voidaan melko helpo