kultura spletnega komuniciranja - uni-lj.si
TRANSCRIPT
• Kultura spletnega komuniciranja
Elektronska pošta
Srečanja v okencih na ekranu
Družbena omrežja
Ksenija Benedetti
Vedenje in pravila komuniciranja se prilagajajo času,
spreminjajo se tudi človeške vrednote,
vendar ostaja v medčloveškem
komuniciranju srž enaka:
spoštovanje drugih.
To pravilo velja za vsakega človeka –
ne glede na njegov položaj v strukturi podjetja,
države ali družbe.
Nove tehnologije so popolnoma
spremenile načine komuniciranja.
Papir izginja.
Večina komunikacije danes
poteka preko elektronskih
kanalov. Izginjajo tudi papirnate
čestitke in vabila.
Elektronska pošta
• Ločimo med zasebno in službeno/uradno komunikacijo.
• Pri uradnih e sporočilih uporabljamo obliko uradnega
dopisa, razen datuma, v vednost in zadeve, kar je že
vpisano v glavi elektronskega sporočila.
Nagovor
• Napišimo funkcijo:
Spoštovani gospod profesor,
Spoštovani gospod direktor,
Spoštovana gospa županja,
Spoštovani gospod minister,
• Če oseba nima funkcije, izpišimo ime:
Spoštovani gospod Mirko Pirko,
Spoštovani dr. Mirko Pirko,
in še …
• Če pišemo splošno ali dopis pošiljamo
več osebam:
Spoštovani, (velja za oba spola)
• Za nagovorom postavimo vejico in nato
nadaljujmo odstavek z malo začetnico.
in še …
• Zaključimo:
Lep pozdrav (brez ločila) ali
Lepo vas pozdravljam. (pika, ker uporabite glagol)
• Ne ponavljamo besed na začetku in koncu:
spoštovani – s spoštovanjem
• Teksti so kratki. Takoj preidemo k bistvu.
• Priloge naj bodo v priponkah.
• Ne opustimo profesionalnega tona.
• Hitri odgovor: najkasneje v 24 urah; sicer
namestimo odzivnik (kdaj se vrnemo, kdo
nas nadomešča, kontakti te osebe).
• Uporabljamo slovenski nabor znakov.
• Ne uporabljajmo emojijev.
• Ne uporabljajmo slanga.
• Izogibajmo se pretiranemu humorju.
• Ne bodimo pokroviteljski, vzvišeni,
arogantni, cinični.
• Pišimo v spoštljivem in dostopnem jeziku.
Zadeva
• Temeljito premislimo, kaj bomo vpisali v naslov
(zadeva). Na podlagi naslova se mnogi odločajo,
kako hitro in natančno bodo elektronsko pošto
prebrali oziroma ali jo bodo sploh prebrali ter kdaj
bodo nanjo odgovorili: takoj ali kasneje.
Klicaji, velike črke
• V tekstu naj ne bo klicajev; nebesedno negativno
delujejo na prejemnika.
• Velike črke pomenijo kričanje. Če želimo del teksta
poudariti, uporabljajmo odebeljeno pisavo.
• Preden odpošljemo sporočilo, še
enkrat pozorno preberimo tekst in
popravimo napake (slovnica!);
pomoč: orodje za črkovanje v
programu elektronske pošte;
preglejmo tudi morebitne priponke.
Odzivnost
Danes se zaradi ekspresnih komunikacijskih poti, kot
so sms, elektronska pošta, messenger, whatsapp,
viber, pričakuje zelo hitra odzivnost. Včasih smo si
lahko vzeli čas in odgovorili na elektronsko sporočilo
naslednji dan, na sms čez nekaj ur. Danes so se
pričakovanja reakcij na take vrste sporočil časovno
več kot razpolovila. Ravno zato je potreben bolj
tehten razmislek, kdaj bomo komu kaj poslali in
kakšna bodo naša časovna pričakovanja odgovorov.
Odgovorite, prosim.
Če prejmemo sporočilo na papirju, računalniku ali
telefonu, odgovorimo. Če ne gre drugače, pa kratko ‒
ja, ne, A, B, ok, ni ok. (Skoraj) vsak odgovor je boljši
kot ne odgovoriti. Odgovorimo tudi na zgrešene
klice.
Srečanja v okencih na ekranih
Večina srečanj se je v zadnjem letu
premaknila na splet. A tudi za ta srečanja
veljajo določena pravila. Naj nas ne zavedejo
domače okolje, copati in ekran.
Nekaj namigov za primerna uradna Zoom
srečanja
• Dobro se „poglejte v ogledalo“, preden začnete s
srečanjem.
• Izločite vse morebitne možnosti za nepredvidene zvoke v
vaši okolici (domače živali, pralni stroj, otroci, …)
• Če morate kaj natipkati, tipkajte neslišno.
• Ponovno preberite vsa sporočila, ki jih pošiljate v
klepetalnicah, preden jih objavite.
• Ne jejte med srečanjem.
• Če ste gostitelji, bodite pozorni na gumb „end
meeting“; če ga pritisnete po pomoti, se zgodi
kaos.
• Zaprite vse druge programe, preden delite ekran
(share screen gumb).
• Svetloba naj bo uperjena v vaš obraz in ne v vaš
hrbet.
• Razmislite o primernem ozadju.
• Ne zamujajmo.
• Določimo moderatorja.
• Če gre za srečanja do 20 oseb, moderator
predstavi vse sodelujoče ali jih prosi, da se
predstavijo sami, tako da jim on daje besedo,
sicer pride do zmešnjave.
• Če srečanje snemamo, morajo o tem biti
obveščeni vsi udeleženci srečanja.
• Ne dolgovezimo.
• Ne vpadajmo v besedo, za besedo prosimo z
dvignjeno virtualno roko.
• Ne premikajmo se preveč.
• Pravočasno pritisnimo ikono za mute in izklop
kamere.
Pomembna je primerna osvetljenost
Preverimo postavitev kamere,
bolje malce od zgoraj dol
Bodimo primerno urejeni
• Oblačila naj bodo primerna
poslu, ki ga opravljamo in vrsti
spletnega srečanja.
Različna delovna mesta,
različna oblačila.
Več kože ženska pokaže,
manj avtoritete projicira.
Poskrbimo za primerno pričesko
in primeren make up
Izberimo primerno ozadje
V ozadju naj ne bo motečih elementov
Uporabite svoj logotip
Vrsta
kamere igra
pomembno
vlogo.
Pazimo na nebesedno komunikacijo.
Med drugim sporočamo:
• kakšno je naše razpoloženje,
• kakšno je naše počutje,
• ali pazljivo poslušamo ali ne,
• ali se strinjamo ali ne,
• ali odobravamo ali ne,
• ali nas zanima ali ne,
• ali lažemo.
Ali se vam je že zgodilo,
da ste pozabili ime
človeka, ki so vam ga
predstavili?
Prvi vtis sloni večinoma na
nebesedni komunikaciji.
Druge priložnosti ni.
• Prvi vtis se dogaja vedno v dveh
smereh. Prva je ta, kakšen prvi vtis
mi naredimo na druge ljudi. Takrat
se potrudimo, da bo le-ta čim boljši.
Druga je ta, kakšen prvi vtis si mi
ustvarimo o nekom drugem. Takrat
bodimo močno previdni.
Pozorni bodimo na:
• optimizem,
• nasmeh,
• primerno komunikacijo z očmi in
mimiko obraza,
• urejenost.
Besedna intonacija
• Jakost
• Zvočnost
• Višina
• Ritem
• Hitrost
• Melodija
• Premori govora
Točnost je del nebesedne govorice –
tako v poslovnem
kot zasebnem življenju.
• Zamujanje brez utemeljenega
opravičila je znak nespoštovanja časa
drugega človeka. V mnogih primerih je
zamuda neopravičljiva. Opravičilo za
zamudo mora biti kratko in jasno ter
čim bliže resnici.
Če kronično zamujate,
ste kronično nespoštljivi.
Nekaj NE-jev
• Ne kritizirajmo neutemeljeno, ne obsojajmo, ne pritožujmo se.
• Ne bodimo nesramni, zajedljivi, cinični.
• Ne bodimo nevljudni, ne žalimo, ne grozimo.
• Ne opravljajmo za hrbtom.
• Ne obsojajmo različnosti.
• Ne ignorirajmo.
• Ne pripisujmo zaslug drugih sebi.
• Ne zanikajmo napake, če smo jo naredili; zanjo se opravičimo.
in …
• Ne podcenjujmo sogovornika, ne precenjujmo sebe.
• Ne bodimo vzvišeni, domišljavi.
• Ne povzdigujmo glasu.
• Ne segajmo v besedo.
• Ne uporabljajmo izrazov ona, on; uporabljajmo imena.
• Ne zavijajmo z očmi, ne dvigujmo obrvi, ne spakujmo
se.
Uporabljajmo štiri kratke male velike
nepogrešljive besedice
• Hvala.
• Prosim.
• Oprostite.
• Izvolite.
Vikanje in tikanje
• Z vikanjem izkažemo spoštovanje do določene
osebe.
• Tudi ko preidemo „na ti“, se spoštovanje ne sme
izgubiti.
• Na začetku vedno vikamo, dokler ne pride do
sporazumnega dogovora.
Beseda velja ...
• Koliko je vredna naša obljuba? Kako resno
mislimo, ko rečemo sodelavcu: „Do torka bom
pripravil predlog seznama vabljenih.“ Ali ko
obljubimo stranki: „Do petka boste prejeli našo
ponudbo.“ In potem? Smo to opravili? Ali smo
morda uporabili enega izmed 1001 izgovorov iz
pravljic?
Čim prej?
• Obljuba mora imeti rok. Ta rok nikakor ni čim prej
ali v najkrajšem možnem času. Čim prej je lahko čez
10 minut, dve uri, sedem dni, devet let. Rok pomeni:
čez 10 minut, čez dve uri, do največ sedem dni,
najkasneje v devetih letih.
Ustvarjalen sms za rojstni dan
Želim ti vse!
Ves smeh, ki ga premoreš, ljubezen okoli tebe,
mir v sebi, izzive v vlogah in življenje na
trdnih nogah, zanesljive prijatelje
in tople večerne objeme.
Ostani preprosta v tem vrtiljaku.
Obnašanje in komuniciranje na spletu
Nekaj splošnih nasvetov
- Obnašajmo se tako, kot želimo, da se drugi do tebe.
- Česar ne bi rekli v živo, ne natipkajmo online.
- Ne skrivajmo se za anonimnostjo, za zaslonom. Na spletu
smo pogosto lažje nesramni do drugih, saj svoji žrtvi ne
gledamo v obraz. Poleg tega se na anonimnost ni dobro
zanašati, saj puščamo elektronske sledi.
- Osebo, ki jo želimo fotografirati s svojim mobilnim
telefonom, prej vprašajmo za dovoljenje.
- Ne razpošiljajmo sporočil, slik, video posnetkov, ki nekomu
škodijo.
- Ne perimo umazanega perila na spletu. Prepiranje,
razčiščevanje sporov, konfliktov, družinskih nesoglasij,
nesporazumov s prijatelji, znanci in neznanci ne sodi na splet.
O teh stvareh se raje pogovorimo v živo.
Tudi s fantom/punco se odnosa ne zaključi z objavo
spremembe statusa na FB.
- Ko smo z nekom v družbi, se posvečajmo tej osebi in ne
preverjajmo neprestano, kaj se dogaja na našem mobilnem
telefonu in družbenih omrežjih. Pogovarjanje po telefonu,
čekiranje telefona, ko si z nekom v družbi, je neprimerno.
- Ne širimo nestrpnosti in sovražnega govora na spletu. To je
tudi kaznivo dejanje. Če pa naletimo nanj, pa prijavimo
sovražni govor na Spletno oko.