kultur og samfunn · fasilitering av ulike forum, råd og arrangement kystkultur i Øygarden:...

Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook

KULTUR OG SAMFUNN

Kultur


Innhald 1. Bakgrunn.............................................................................................................................................. 3

1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune ............................................................................................. 3

1.2 Visjon ............................................................................................................................................. 3

2. Mål ....................................................................................................................................................... 3

2.1 Intensjonsavtalen .......................................................................................................................... 3

2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål .................................................................................................. 4

2.3 Prinsipp for tenesteyting ............................................................................................................... 4

2.5 Digitalisering .................................................................................................................................. 5

3. Prosjektorganisering ............................................................................................................................ 5

4. Prosjektbestilling ................................................................................................................................. 6

5. Organisering og ansvar ........................................................................................................................ 8

5.1 Prosjektmetodikk .......................................................................................................................... 9

5.2 Prosjektstyring ............................................................................................................................. 10

5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt ...................................................................................... 10

6. Framdrift og milepelsplan ................................................................................................................. 10

6.1 Projectplace ................................................................................. Feil! Bokmerke er ikke definert.

7. Rapportering, omfang og avgrensing ................................................................................................ 11

8.Rammevilkår og økonomi ................................................................................................................... 12


1. Bakgrunn

1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune

Nye Øygarden består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer

eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye

storkommunen med omlag 40.000 innbyggjarar vil handtera

framtidige velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens

kommunar kvar for seg. Den nye kommunen

vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas utfordringar.

1.2 Visjon

Øygarden - eit fyrtårn i vest.

Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre,

gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som

sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen.

2. Mål

2.1 Intensjonsavtalen

Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar,

med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram 3

viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet.

Beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast.

Nærtenesteprinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er tilgjengelege

for innbyggjarane lokalt og digitalt.

Me skal ha ein kommune innbyggjarane er stolte av og der det er godt og trygt å bu og

leva.

Nye Øygarden skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting.

Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi

og marine næringar.


2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål

Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen

Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur

Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane

Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig

kommunesenter

Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er

grunnleggjande faktorar

Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal

framleis byggjast ut

2.3 Prinsipp for tenesteyting

Nærtenesteprinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen.

Det betyr at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter,

og dei brukarretta tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg.

Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal

vidareførast.

Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til

kommunesenteret eller kommunedelsentera.

Effektiviseringsvinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje betre tenester

til innbyggjarane

Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god

leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd.

Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon.

Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha

gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes

velferdsteknologi.


2.5 Digitalisering

Digital samanslåing byr på mange utfordringar og mogligheiter.

Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggje ein ny og framtidsretta

kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finne nye løysingar og

auka graden av digitalisering

Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i

samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre

må skaffast på nytt

Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og

samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale

fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv

oppgåveløysning.

3. Prosjektorganisering

Prosjektrådmann

Prosjekt: Kultur og samfunn

Delprosjekt: Kultur

Overordna styringsgruppe


4. Prosjektbestilling

Dei beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot

morgondagens oppgåver og utfordringar.

I dei tilfella beste praksis ikkje er god nok, må vi sjå etter nye og betre løysningar (neste

praksis).

Det er eit mål at velferdstenestene i den nye kommunen skal vera organisert så nær

innbyggjarane som mogeleg. Det skal sikrast gode og likeverdige tenester og i framtida skal

det vera tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse. Kommunen skal satse på innovasjon og

digitalisering for å oppnå forbetring, fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige

element for å ivareta målsettinga om ressursoptimalisering.

Bestilling:

Kva behov skal dekkast innan delprosjekt ?

Døme på teneste

Stab: Personal-, fag-, økonomi

Kunst og kultur

Friluftsliv

Idrett

Frivillig sektor, frivilligkoordinator og frivilligsentralar

Bibliotek (tema i tillegg til delprosjekt for Innbyggjartorg)

Ung i Øygarden (Førebyggjande tenester: MOT/MOT-festivalen (igongsett arbeid),

fritidsklubbar, UKM, Sommaraktiviteter i Vest (igongsett arbeid), leirstadar o.l.

Tilskotsordningar, prisar og stipend (igongsett arbeid)

Kulturskule

Arrangementsteam (Lyd, lys, video)

Utlån av utstyr (t.d. BUA-løysing)

Fasilitering av ulike forum, råd og arrangement

Kystkultur i Øygarden: Stiftingar, kystkultursenter og kystlag


Kulturarv, museum og historie (Stadnamnsråd, bygdebøker, bygningsvern m.m.)

Reiseliv

Internasjonale venskapsbyar/kommunar (Delvis sett i gong),

Drift og utvikling av sosiale medier, kulturkalender, skjermløysingar,

sund.memoar.no, Ordispor.no, biblioteksheimeside, Aktiv kommune, nye digitale

løysingar m.m.

Med meir..

Sikre samhandling med andre delprosjekt, til dømes:

- Kulturskule (O+KS/KS+O – ikkje avklart delprosjekt/arbeidsgruppe per 28.11)

- Innbyggjartorg: Bibliotek/Service/byggjesak (OD+KS – Sett i gong)

- Spelemidlar (KS+Ø – delvis sett i gong)

- Medborgarskap: Inkludering/integrering/barnefattigdom (KS+HV)

- Arbeidsgruppe for lokaldemokrati og identitet (ILD) (KS)

KS = Kultur og samfunn

O = Oppvekst

OD = Organisasjon og digitalisering

HV = Helse og velferd

Med meir..

Punktlista over er ikkje uttømmande og fagområder som naturleg høyrer til opplistinga må

takast omsyn til i arbeidet til delprosjektet.

Dersom delprosjektgruppa erfarer at det er fagområder går over i ansvarsområdet til andre

delprosjekt, er delprosjektleiar ansvarleg for å løfte problemstillinga opp til prosjektgruppe

kultur og samfunn.

Oppdraget til delprosjektgruppa vert delt inn i fire oppgåver. Det er utarbeidd ein mal for

oppgåva med å kartlegge no-situasjon, kalla M1.1.

M1.1 – Kartlegge dagens no situasjon:

Skaffe oversyn over innhald, organisering og IKT verktøy i dei tre kommunane.

Skildre fordeler og ulemper med dagens organisering og tenesteomfang.

Arbeid som pågår i andre prosjekt/arbeidsgrupper knytt til kommunesamanslåing må

inngå i dette prosjektet.

Sikre tverrfaglig samarbeid og samhandling med tverrgåande prosjekt.


M1.2 – Foreslå satsingsområde, mål og strategiar for Nye Øygarden kommune

Ta omsyn til at den nye kommunen vil ha eit innbyggjartal på 40 000.

Ta omsyn til nasjonale føringar (Kulturmelding + potensiell styrking av Kulturlova)

Ta omsyn til lokale forhold – utfordringar og kva som er mogeleg.

M1.2 - Tilrå tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den

nye kommunen, for å sikra best mogelig

Heilskapleg, samanhengande og framtidsretta tenestetilbod

Brukarvennlege tenester med ny framtidsretta praksis eller beste praksis i dei

noverande kommunane skal vidareførast.

Referansegrupper – brukarperspektiv og høyringar

Effektivisering av arbeidsprosessar

Effektive teneste

Nærtenesteprinsippet og tilgjengelege teneste både lokalt og digitalt

Arbeidsgivarpolitikk der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar

M1.3 – Prioriteringsplan

1. Prosjektrapporten må innehalda ein prioritert tiltaksplan før og etter 1.1.2020.

2. Prosjektrapporten må innehalda ein kostnadskisse ved evt. innkjøp.

Bestilling med fristar M1, M1.2 og M1.3


5. Organisering og ansvar

Prosjektleiar: Christel Møvik-Olsen (Ø) – Kulturleiar

Medlemmer: Laila Klemetsaune (S) – Kulturleiar

Linn-Christin Torgersen (F) – Rådgjevar Friluftsliv

Hilde Kristin Egeland (S) - Kulturskulerektor/Britt Tove Skaga (S) – Kultur- og

idrettskonsulent

Ivar Einarsen (F) - Rådgjevar idrett

Stine Sanden (F) – leiar Fjell frivilligsentral

VO/PTV er invitert inn i delprosjekta, men det må avklarast med vedkommande sin overordna

leiar, og det følgjer ikkje midlar med.

5.1 Prosjektmetodikk

«Prosjektveiviseren» er Difi sin anbefalte prosjektmodell for styring av

digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn

for prosjektet med etablering av den nye kommunen.


Overordna styringsgruppa

•Overordna stryringsgruppe tek stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnmenda for avgjerd

•Andre spørsmål frå prosjektgruppene kan overordna styringsgruppe ta avgjerd om

Prosjektgruppe/ styringsgruppe

•Prosjektleiar rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider grunnlag til møte i styringsgruppa

•Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen

Delprosjekt

•Delprosjekt rapporterer til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekta

•Politiske og prinispielle spørsmål må løftast til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekt

5.2 Prosjektstyring

5.3

Prinsipp for organisering av delprosjekt

Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gir

framdrift og resultat i tråd med milepelsplan.

Deltakarar i prosjektgruppa og tillitsvalte kan inngå i delprosjekt, både som deltakarar

og delprosjektleiarar.

Prosjektleiar skal ikkje inngå som deltakar i delprosjekt.

6. Framdrift og milepælsplan M1.1 kartlegging av dagens no situasjon skal leverast til prosjektgruppa Kultur og

samfunn innan 17.12.18

M1.2 Framtidig satsingsområde og organisering skal leverast til prosjektgruppa Kultur

og samfunn innan 14.01.19

M1.3 – Prioriteringsplan situasjon skal leverast til prosjektgruppa Kultur og samfunn

21.01.19

Delprosjektleiar og gruppa legg sjølv oppgåver, fristar og ansvar for gjennomføring i

milepælsplanen.

Delprosjektgruppa skal lage ein tydelig plan for arbeidet. Til dømes, møtast kvar

måndag.


6.1 Projectplace Alle delprosjekt skal ta i bruk Projectplace. Der skal det utarbeidast eit gant-diagram som gir

tydeleg oversyn over milepelar og aktivitetar knytt til prosjektet. Kvar aktivitet skal brytast

ned til spesifikke arbeidsoppgåver som vert delegert. Se døme på milepælsplan:

Fasar Aktivitetar Milepælar frist

Konsept Skaffe oversyn over

innhald, organisering og

IKT verktøy i dei tre

kommunane.

M1.1 17.12.18

Konsept Foreslå satsingsområde,

mål og strategiar for Nye

Øygarden kommune

M1.2

Plan Tilrå tenesteomfang,

organisering, struktur,

kompetanse og

lokalisering i den nye

kommunen, for å sikra

best mogelig

M1.2 14.01.19

Planlegging Prioritert tiltaksplan før

og etter 1.1.2020.

M1.3 21.01.19

7. Rapportering, omfang og avgrensing Delprosjektleiar leverer statusrapport til prosjektgruppa kvar 14.dag eller oftare. Det

skal rapporterast på status og framdrift i henhold til milepelsplanen.

Delprosjektleiar skal sikre at alle prosjektdeltakarane tek i bruk «Projectplace» som

prosjektstyringsverktøy og får naudsynt opplæring


8. Rammevilkår og økonomi Naudsynte personressursar vert tilført prosjektet frå overordna styringsgruppe

Behov for økonomiske ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant

Behov for ekstern kompetanse/ ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe

i forkant

kultur og samfunn · fasilitering av ulike forum, råd og arrangement kystkultur i Øygarden:...

Documents