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Ein Unternehmen der

Kreditfabrik 2.0 – Digitalisierung als Basis der Wachstumsstrategie eines Full-Service-Dienstleister sStuttgart, 09. Juni 2016

CENIT Filenet/P8 System 209.06.2016

Agenda

Wir über unsDie virtuelle Fabrik der DSGFDienstleistungenDie virtuelle Kredit Fabrik der DSGF


► Die DSGF gehört zu den führenden Dienstleistern für Back-Office-Prozesse in Deutschland und ist Verbundpartner in der Sparkassen-Finanzgruppe

► Die DSGF verfügt über eine große Unabhängigkeit in ihren Entscheidungen, welche aus der breiten Eigentümerstruktur, die ausschließlich aus der Sparkassen-Finanzgruppe besteht, begründet ist

► Die DSGF ist das einzige Unternehmen, welches erfolgreich als Full-Service-Dienstleister ohne Organschaft am Markt auftritt

► Die DSGF ist strategischer Partner der Finanz Informatik, integriert in deren Infrastruktur und wirkt aktiv bei strategischen Neuentwicklungen mit

► Die DSGF bietet ihre Leistungen entsprechend der DSGV-Outsourcing-Standards an

Wir über uns – Die DSGF in der Sparkassen-Finanzgrupp e

Die DSGF ist ein fester Bestandteil der Sparkassen-Finanzgruppe

Der Full-Service-Dienstleister für Back-Office-Proz esse


►…mit mehr als 1.300 Mitarbeitern…

►…bei über 67 Mio € Umsatz…

►…ist die DSGF für mehr als 300 Mandanten…

►…der Full-Service-Dienstleister…− Marktfolge Aktiv− Auslandsgeschäft− Dokumentendigitalisierung

►…an 10 eigenen Standorten…Köln, Dortmund, Dresden, Grafenau, Merseburg, Hamburg, Hannover, München, Nürnberg, Pirna

►…mit 6 regionalen Kooperationen− Sparkasse Holstein, Bad Oldesloe− Sparkasse Paderborn-Detmold, Paderborn − Kreissparkasse Heilbronn, Heilbronn − Sparkasse Freiburg-Nördlicher

Breisgau, Freiburg− MarktService Nord, Hannover− S-Direkt, Halle

* Verbundunternehmen DSGF inklusive DSGF Westfalen (vormals Sparkassendienste Westfalen GmbH)** in Kooperation

− Marktfolge Passiv− €-Zahlungsverkehr− Beauftragtenwesen**

Wir über uns – Daten und Fakten

Der DSGF-Verbund* gehört zu den führenden Dienstleistern für Back-Office-Prozesse in Deutschland…

WERT

− Marktfolge Wertpapiere**


Die virtuelle Fabrik der DSGF

Das Konzept einer standortübergreifenden Produktion der DSGF führt zu Effizienzvorteilen und stärkt dabei die Versorgung der Sparkassen in den Regionen

► Vernetzung

Die DSGF vernetzt bundesweit alle ihre Standorte undBeteiligungen über das OSPN der Finanz Informatikzu einer virtuellen Fabrik

► Zentrale Steuerung

Die virtuelle Fabrik ermöglicht eine zentrale Steuerungund eine Einbindung und effiziente Nutzung allerMitarbeiter-Ressourcen aus allen Standorten

► Industrialisierte Prozesse

Alle Aufträge und Dienstleistungen werden an denStandorten mit gleicher Qualität und Geschwindigkeitsowie konsequent nach dem EVA-Prinzip* ausgeführt

► Know-how

Hohes Expertenwissen z.B. aus der Kreditabwicklungsteht über die bundesweite Vernetzung der virtuellenFabrik an allen Produktionsstandorten und damit auchjeder Sparkasse in ganz Deutschland zur Verfügung

* EVA=Eingang, Verarbeitung, Ausgang

Die DSGF integriert ihre Standorte, Beteiligungen u nd Kooperationen in das Produktions-netz auf Basis des OSPN der FI mit zentraler Steuer ung und industrialisierten Prozessen und schafft damit eine virtuelle Fabrik


Dienstleistungen – Marktfolge Aktiv

Die zunehmende Standardisierung durch OSPlus Kredit ermöglicht uns eine reibungslose Abwicklung der Marktfolge Aktiv-Prozesse

Die DSGF erreicht unter Berücksichtigung der komple xen rechtl. Rahmenbedingungen und durch eine konsequente Modularisierung eine hoh e Auslagerungsfähigkeit der Aktivprozesse

Leistungen der DSGF:► Kreditsachbearbeitung für alle Kundensegmente und Kreditprodukte► Förmliche und nicht förmliche Immobilienbewertung► Bilanzanalyse für Gewerbe- und Firmenkunden inkl. kompakter oder

ausführlicher Bilanzkritik► Darlehensbuchhaltung► Wohnungsbaufinanzierung► Durchführung von Ratings► Kreditanalyseportal

(Bonitätsprüfung von Adressen des Eigenhandels)

Leistungen der DSGF WERT, Tochterunternehmen der DSGF:► Markt- und Beleihungswertgutachten gemäß BelWertV und PfandBG► Wertaktualisierungen im Rahmen der Überwachung von Werten

gemäß Solvabilitätsverordnung und GroMiKV► Bautenstandskontrollen und Ermittlung von Zustandswerten► Portfoliobewertungen in zeitlich klar definierten Projektstrukturen- und

Abwicklungslaufzeiten zur Schaffung von Deckungsstockmasse ge-mäß BelWertV/PfandBG

Marktfolge Aktiv

Marktfolge Passiv

Auslandsgeschäft

€-Zahlungsverkehr

Dokumentendigitalisierung

Personaldienstleistungen

Beauftragtenwesen

Marktfolge Wertpapiere

CENIT Filenet/P8 System09.06.2016 7

weitere Systeme

Die virtuelle Kredit Fabrik der DSGF

Entgegennahme von Aufträgen, Bearbeitung und Auftragsmanagment

Fachliche Bearbeitung im Bereich Kredit

Workflow Manager (Filenet)

ZDAAuftragseingang/

frühe Digitalisierung

Fachliche Prozess-

Zuordnung (Klassifikation)

Inhalts-erkennung & Daten

Extraktion

Zeitauto

mat

isch

Prozessstraßen

Auftrags-/ Leistungsmonitoring und Kapazitätssteuerung

Einheitliche Mandantenabrechnung und -reporting

Scanning

Fax

Mail

OS PlusServicauftrag

fidas

OSPlus (Ereignisse, GPS, …)*

* Automatische Datenvalidierung

Internes Kontrollsystem/ Compliance-Reporting

FrontCollect vDigi

EK AR….


Die Kredit Lösung der DSGF

Kurze Übersicht über wichtige Design-Themen

► Die virtuelle Kredit-Fabrik erfordert eine Standort-übergreifende Bearbeitung, d.h. alle Auftragsdokumente müssen als PDF/A an den Auftrag „angehängt“ werden

► Die fachliche Arbeit erfolgt in OSPlus, dem Kernbankensystem der Sparkassen, die „Auftragsverwaltung“ erfolgt in Filenet

► Die Filenet Lösung muss folgende OSPlus Themen lösen:– Single Sign-On für die Fachkräfte der DSGF– Abholen von Auftragsinformationen an der Übergabe-Schnittstelle zur

„Marktfolge“– Abholen von Service-Aufträgen in OSPlus, z.B. für Auszahlungen– Archivierung der Dokumente im Zentralen Dokumentenarchiv ZDA der

Sparkasse (delegiert an die vDigi Anwendung der DSGF)► Die Filenet Lösung muss folgende DSGF Themen lösen

– Variable Anzahl von Einzelleistungen - Workflows– Führung von Messgrößen im Hintergrund, z.B. „Wie oft wurde eine

Einzelleistung durchgeführt, „Wie viel Zeit hat eine Einzelleistung benötigt“– Lieferung von Performance Reports an Kunden und an die interne Ressourcen-

steuerung


Baufinanzierung der DSGF im Überblick

Prozessablauf und Verantwortlichkeiten am Beispiel einer Baufinanzierung

Verträge / UnterlagenStatus-InformationenReject-InformationenQualitäts-InformationenRechnungen

Beratung, Kapitaldienst und Kreditentscheidung

Vertrags-unterzeichnung, Auszahlungsauftrag

Beschluss- und Vertragserstellung

Rücklauf Vertrag/ Sicherheiten, Auszahlung

Kreditpflege/Bestands-bearbeitung

GS + DSGF-Workflow

GPS-Vorgang


Baufinanzierung der DSGF im Überblick

Prozessablauf in der DSGF am Beispiel einer Baufinanzierung

Beratung, Kapitaldienst und Kreditentscheidung

Vertrags-unterzeichnung, Auszahlungsauftrag

Beschluss- und Vertragserstellung

Rücklauf Vertrag/ Sicherheiten, Auszahlung

Kreditpflege/Bestands-bearbeitung

Beschluss &

Vertragser-

stellung

Vertrags-

rücklauf

DSGF

DSGF Dokumentenbearbeitung

Team(s) Neugeschäft Team(s) Bestand

Mandant

Mit 2 Teams DSS (Scanning) und DOK (Klassifikation)


DSGF-Workflowsystem Kredit 2.0

Die Benutzeroberfläche der DSGF–> optimale Verzahnung zwischen Workflow, OSPlus und gescannten Unterlagen


Filenet bei der DSGF

Historische Entwicklung

► Filenet Einsatz bei der transactio (ta) Nürnberg seit 2005 (Filenet NBG)– Zur Durchführung von Dienstleistungsprozessen der ta (keine in den Workflow integrierten

digitalen Dokumente)– Bereitstellung der Lösung PERS für einen externen Personal-Dienstleister inklusive

Archivierung im ParisPlus Archiv der Sparkassen (F-I)– Anwendung für Reject-Verarbeitung zwischen Sparkasse(n) und Dienstleister (TASSY)– PERS Lösung unter Verwendung eines eigen geschriebenen Step Processors im Rahmen

der OpenWorkdesk Benutzeroberfläche– Höchste Filenet Version: 5.1

► Filenet Einsatz bei der DSGF ab 2016– Migration der transactio zur DSGF, Beginn 2015 mit Analyse der Filenet Anwendungen– Entscheidung zum Ausbau des Filenet Systems durch Neu-Installation in Köln (Filenet CGN) – Erhöhung der Lizenzen sowohl für interne wie auch externe Benutzer– Staging: 1 Entwicklungssystem, 1 Produktionssystem (beide verfügbar in 2016), 1 Test- und

Abnahmesystem (verfügbar in 2017)– Filenet Version: 5.2 – Verwendung des Content Navigators als Benutzeroberfläche– Einsatzgebiete: Personal, Kredit, Passiv, DSGF


Filenet bei der DSGF

Vorhandene Alt-Systemarchitektur des übernommenen Unternehmens

OPEN WORK DESK

FILENETAUSTAUSCH

(ORG-DB)

IBM FILENET 5.1

CE PE

DYN. STEPPROZESSOR

PFLEGE

(ACCESS)

DSGFALFRESCO IBM

� GUI: Alfresco OWD– Step-Prozessor: dynamisch,

Eigenentwicklung– Funktionen: Vorgangsauswahl,-suche,

Scanvorblatt (eForms)� Workflow-Model– Personal-Dienstleistung: 1 WF -> 80+

Prozesse– indirekte Eigenschaftszuweisung über

ORG-DB je Step– Funktionen: Eingabe Auftrag, Bearbeitung

Auftrag, Instant Messaging (Auftrag �> Bearbeitung), E-Mail Versand (Oracle Prozedur), Log/Historienbildung (in ORG-DB), Dokumentzuordnung, Archivierung

� ORG-DB– Steuertabellen Step-Prozessor / eForms– Mitarbeiterdaten, Log/Historienbildung

EFORMS


Varianten des Filenet Ausbaus auf Version 5.2

Ergebnisse eines gemeinsamen Workshops mit CENIT im Oktober 2015 am Beispiel PERS

► Option 1: Migration des eigenen ta/DSGF Step Processors+ Nur ein Workflow (Wiederverwendung, marginale Anpassungen), geringerer

Abstimmungsaufwand mit Dienstleister, – Step Prozessor ohne Feldvalidierung, kein Standard, eigene Lösung, hoher Pflegeaufwand

in der DB, Daten-Overload (Performance/Last), Änderungen im WF beeinflussen immer alle Prozesse, höheres Risiko & Abnahmeaufwand

► Option 2: Erweiterung des ICN (Content Navigator) Step Processors+ Standard, Transparenz der darzustellenden Felder WF-Design = GUI, bessere Führung

durch Begrenzung auf relevante Felder, Feldvalidierung (Pflicht / optional), weniger Komponenten, keine gegenseitige Beeinflussung bei Prozessänderungen, Performanceverbesserung, geringe ORG-DB Anfragen

– Implementierung fehlende Funktionen im Step Prozessor, mehr Administration (>80 WFs), WF-Konzeption und Abnahmeprozess mit SGZ

► Option 3: Verwendung des Filenet Case Managers + IBM Standard, komfortable Administrations- & Designwerkzeuge, Integrierte Vorgangssuche

/-anlage, Historie/Vorgangsverlauf, Analysetool Case Analyzer vorhanden, Optionale Abbildung teilstrukturierter und Ad-hoc Prozesse (für neue DSGF Use Cases)

– Neubeschaffung Lizenz, Neugestaltung der WF & Views Konzeption und Abnahmeprozess mit dem Kunden, Funktionsumfang Views nicht ausreichend


Filenet Einsatz in der DSGF

Option 4: Verwendung Content Navigator mit dem EFORMS Step ProcessorEntscheidung der DSGF auf Basis der gemeinsamen Analyse mit Cenit

CONTENT NAVIGATOR

FILENETAUSTAUSCH

(ORG-DB)

IBM FILENET 5.2

CE PE

EFORMS STEPPROZESSOR

DSGFCENIT IBM

� GUI: IBM Content Navigator– Step-Prozessor: statisch, eForms– Funktion: Portierung in ICN

Funktionen

� Workflow-Model– Re-Design der PERS Workflows– Berücksichtigung einiger neuerer

Anforderungen des DL– 1 Master-Workflow, daraus Kopien

und spezifische Anpassungen

� ORG-DB / DB Design– Re-Design der DB Strukturen zur

Unterstützung weiterer fachlicher Themen

– Integration in das DSGF Reporting Framework

PFLEGE

. NET


Layout des neuen Filenet Systems

2 identische Filenet Systeme 1 und 2

Connection Point

IBM Websphere

Workplace XT/

eForms Step

Processor

Objectstore

PERS

Content

Navigator

Connection Point

IBM Websphere

Workplace XT/

eForms Step

Processor

Objectstore

Kredit

Content

Navigator

Oracle

Connection Point

IBM Websphere

Workplace XT/

eForms Step

Processor

Objectstore

Passiv

Content

Navigator

Oracle

Connection Point

IBM Websphere

Workplace XT/

eForms Step

Processor

Objectstore

DSGF

Content

Navigator

OracleOracle

Citrix Netscaler Load Balancer (System 1)


Lessons Learned

Beim Aufbau der FileNet-Lösung 5.2

► eForms-Stepprozessor leider noch nicht im Content Navigator integriert– Workplace XT wird noch benötigt, wurde aber schon einmal abgekündigt (wieder

zurückgenommen) => Weitere Entwicklungen seitens des Herstellers?

► Version 5.2 enthielt Probleme, die in Version 5.1 schon gelöst waren– z.B. IE 11 – Kompatibilität (konnte durch Installation von Fixes gelöst werden)

► Datenbankverbindungen können in JDBC-Lookups in eForms nur fest hinterlegt werden (Problem beim Staging)

► Deploymentmanager erfordert noch manuelle Eingriffe► eForms stammt aus 2008 (letzte Version) – Hoffnung auf eine aktualisierte Version

– Z.B. Felder können nicht dynamisch ein- und ausgeblendet werden; Feste Größenbeschränkungen des Formulars; Maximal 5 sichtbare Einträge in DropDowns; die restlichen Einträge sind nur per Scrollbalken erreichbar.

► Alternativen zu eForms derzeit nicht verfügbar (subjektive Einschätzung)– Benötigt wäre eine benutzerfreundliche Möglichkeit grafische ansprechende Formulare (z.B.

auf Basis von HTML 5) designen zu können, die auf dem aktuellen Stand der Technik sind.– ICN-Anpassungen zu aufwändig; der CaseManager ist besser, aber mit Zusatzkosten

verbunden

► Wunsch nach einer besseren Dokumentenintegration (vieles selbst programmiert)

Ein Unternehmen der

© Copyright: Dieses Dokument der DSGF ist ausschließlich für den Adressaten bzw. Auftraggeber bestimmt. Es bleibt bis zu einer ausdrücklichen Übertragung von NutzungsrechtenEigentum der DSGF. Jede Bearbeitung, Verwertung, Vervielfältigung und/oder gewerbsmäßige Verbreitung des Werkes ist nur mit Einverständnis der DSGF mbH zulässig.

2. Quartal 2016

Unterstützer der

Ulrich Adam

Prokurist

Leiter Prozess- und Qualitätsmanagement & EntwicklungTel: 0221 9900-6197

Fax: 0221 9900-96197

Mail: [email protected] 1

50829 Köln

Karl-Heinz Werner

Software Architekt

Leiter Entwicklung

Tel: +49 221 9900-1224

Fax: 0221 9900-91224

Mail: [email protected] 1

50829 Köln

kreditfabrik 2.0 – digitalisierung als basis der ... · pdf file09.06.2016 cenit...

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