Krav til rapportering gjennom åretHonne 27. mai 2010

Økonomisk rapportering- noen “tanker” Forvaltningens siktemål (Allmenningsloven § 3-2)

Opprettholde fellesressurs Forvaltningen av selskapet (Al § 6-12)

Virksomhet,stilling,resultatutvikling og kontroll

Forståelse av styrets oppgaver, myndighet og ansvar Jfr dagens kurs

Hvert styremedlem må skaffe seg en forståelse/oversikt over almenningens samlede virksomhet og organisering/rutiner Spørre “Kjemi” styret- bestyrer Normal virksomhet og andre områder

A

N

Side 2Honne 27.05.2010

Økonomisk rapportering- noen “tanker” (fortsettelse) Fastsette mål, planer og budsjetter (veien)

Spørre og forstå Sunt bondevett (relalistisk og kritisk vurdering) Samspill mellom styre og bestyrer

Fastsette retningslinjer for rapporteringen (økonomiske) “Nok”, enkel og forståelig informasjon ( for mye-mister oversikt, for

lite-skjule viktig informasjon) Rapporteringsmal og klare frister/årsplan ( kjent presentasjonsform,

avvegning pålitelighet mot nyhetsverdi) Bruk tid på dette- behov for bistand? Rapport til styret

Bestyrers løpende rapportering til styret (holder vi oss på veien?) Hva går “riktig”, hva går “galt”

Bruk ikke unødvendig tid på det som går “riktig” Avvik-forklaring-vurdering-tiltak(-oppfølging av tiltak) .( Hva er et

avvik?) Ikke slipp taket i uavklarte forhold før de er løst

Honne 27. mai 2010

Ledelsens rapportering gjennom året

Styrets arbeid og kontroll gjennom året

Enkelte forhold knyttet til årsregnskapet

Aksjeloven

§ 6-15. Daglig leders plikter overfor styret(1) Daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. (2) Styret kan til enhver tid kreve at daglig leder gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker. Slik redegjørelse kan også kreves av det enkelte styremedlem.

Ingen tilsvarende bestemmelse i allmenningsloven

Konsernforhold

§ 6-16. Datterselskaps forhold til morselskapet(1) Styret i et datterselskap plikter å gi styret i morselskapet opplysninger som er nødvendige for å kunne vurdere konsernets stilling og resultatet av konsernets virksomhet.(2) Morselskapet skal underrette styret i et datterselskap om forhold som kan ha betydning for konsernet som helhet. Morselskapet skal også underrette datterselskapets styre om beslutninger som kan ha betydning for datterselskapet, før endelig beslutning treffes.

Ingen bestemmelser om hvor ofte eller form

Almenningens virksomhetHva driver allmenninger med og hvor kommer inntektene fra:

Skog Utmark herunder tomtefeste jakt og fiske Entreprenørvirksomhet Turisme Industrivirksomhet gjerne knyttet til skogen som råstoffkilde Handel Plassering av likviditet

Bankinnskudd, børspapirer Annet, mølle etc

Almenningens virksomhet

Altså mye mer enn skogVariert virksomhet er en utfordring ved rapportering av adekvate forhold til styret

Både i forhold til vesentlighet, tilstrekkelighet og tidsaspektet

Styret må ha en nødvendig forståelse av virksomheten, rapportene må tilfredsstille styrets informasjonsbehov

Ikke for overfladisk, ikke for detaljert

Organisering av virksomheten

Sidevirksomheter er ofte organisert i aksjeselskaperEnten som heleide datterselskapetEller sammen med andre allmenningerDet kan også være datterdatterselskaper

Disse virksomheter har sine egne styrerMen organiseringen (selskapsform) er egentlig uvesentlig for resultatutviklingen og rapportering

Rapportering må skje frem til eier (allmenningsstyret) uansett selskapsform der hvor allmenning har en betydelig eierandel.

Organisering av virksomheten

Og det må være allmenningsbestyrer som har ansvar for at denne rapporteringen skjer til styret etter den tidsplan og det innhold som styret fastsetter.

Eksempel på en struktur

Allmenning A(30%) Allmenning B(40%) Allmenning C(30%)

Eier sammen

Holdingselskap ASSom eier

Drift selskap A Drifts selskap B Driftsselskap C

Datterdatterselskap

Resultatregnskap

200831.08

2009Budsj,31.08

2009 31.08

Avvik 2009 Prognose

2009 Budsjett

Salgsinntekter 19500 22000 20 000 -2000 30000 33000

Varekostnad -4800 -5500 -5 000 +500 -7500 -8250

Lønnskostnad -6000 -6500 -6300 +200 -9400 -9800

Avskrivning -1000 -1000 -1000 0 -1500 -1500

Annen driftskostnad

-7500 -8000 -7800 +200 -11500 -12000

Driftsresultat 2) 200 1000 -100 -1100 100 1450

Netto finansposter 1)

1000 1200 800 -400 1000 1500

Resultat før skatt

1200 2200 700 -1500 1100 2950

Balanse bokført tall:

311208 310809

Aksjer i tilknyttede selskap

30000 30 000

Plasseringer 19500 20 000

Eiendeler knyttet allmenningsdrift

18000 20 000

1) Før resultat av datterselskap/tilk

selskap

Rapportering

Hold oversikt over hierarkietDatterdatterselskap rapporterer til drift DDrift D rapporterer til Holding ASHolding AS rapporterer til allmenningenNB ingen rapportering fra datterdatterselskap til Holding AS

Rapporteringen må være skriftligog helst på en standard mal

Rapportering hvor ofte

To typer rapporter: Regnskapsrapportering minst hver tertial

Bør foreligge på (”konsernnivå”) innen den 20 etter utløpet av perioden

Nøkkeltall hver måned Bør kunne foreligge innen en uke etter utløpet av

måneden Viktigere med rask rapportering enn en helt ”riktig”

regnskap

Hva skal rapporteresRapportering nøkkeltall

LikviditetOmsetning for hver resultatgivende enhetUtestående fordringer aldersfordelt (men ikke spesifisert)

ProduksjonsstatistikkerAvvirkningSkurkvantum

Bruksrettsuttak

Hva skal rapporteres Rapportering nøkkeltall

Investeringer Kursverdi på plasseringer Jaktresultater Entreprenøravdeling

Antall enheter solgt Tilvarende nøkkeltall fra datterselskap og tilknyttede selskap Gjerne med en kort skriftlig kommentar fra bestyrer Kommunikasjon mellom bestyrer og styret om hvilke hovedtall,

sammenhenger og hendelser som bør rapporteres ( også revisor) Hva trenger almenningsstyret å vite for og kunne forsikre seg om

at den samlede virksomheten går som planlagt?

Hva skal rapporteresRegnskapsrapporter hver tertialResultat for hver resultatgivende enhet

Ikke for detaljert, gjerne i hele tusenSammenligning mot budsjett og forrige årGjerne med kvantumstall og dermed gjennomsnittspriser

Også med resultat fra datterselskaper og tilknyttede selskap med hovedtall som omsetning, driftsresultat mv

(alt på ett A4 ark)

Spesielt om skogen

Problemstillinger om oppfølgning regnskap mot budsjett

Ikke del budsjettet på 3 perioder, men ta hensyn til aktivitetene i det periodiserte budsjettet

Ingen planting i 1 kvartal Jaktinntekter på høsten

Bruk salgspriser ved periodisering av ikke avregnet tømmer

Rapportering

Konklusjon rapporter:

”Formelle” skriftelige dokumenter for hele virksomheten også sidevirksomheter som er organisert i andre selskap

ansvar: allmenningsbestyrer

I det minste må tertialregnskapene behandles i styret

Styrets forhold til revisor

Et årlig møte med revisor hvor følgende temaer kan være aktuelle Er selskapets økonomiske rapportering tilfredsstillende? Er selskapets rutiner og interne kontroll tilfredsstillende? Er kvaliteten på selskapets bokføring tilfredsstillende? Er det forhold for øvrig som selskapets revisor har kommentarer

til?

Årsmelding og regnskapRegnskapsloven styrer regnskapsrapporteringen for alle virksomheter som har regnskapsplikt

Standard oppstilling for resultatregnskap og balanse

Notekrav i henhold til regnskapslovens kapital 7

Noen allmenninger har også inntatt avdelingsregnskap for skog, utmark, handel og andre avdelinger inn i årsmeldingen

Dette er antageligvis et krav fra de bruksberettigede?

Årsmelding og regnskapRegnskapsavleggelsen er på et godt nivå i forhold til lovgivningen

En problemstilling:Aksjer i datterselskap og tilknyttet selskap

Definisjoner:Datterselskapet eierandel over 50% Tilknyttet selskap eierandel mellom 20% og 50%

Aksjonæravtaler To måter å balanseføring av aksjer i datterselskap og tilknyttet selskap.

Årsmelding og regnskapKostmetoden

Balanseføres til kostprisBare nedskrivning ved et ikke forbigående verdifall (regnskapsl. § 5-3)

EgenkapitalmetodenAndel av datterselskaps/tilknyttede selskaps resultat etter skatt resultatføres i eierselskapet

Andel av datterselskaps/tilknyttede selskaps egenkapital balanseføres i eierselskapet

Driftsresultatet og egenkapitalen vil således avleire seg direkte i eierselskapet.

Årsmelding og regnskapKostmetoden Egenkapita

l-metoden

01.01Kjøp av aksjer i D 1 000 1 000

År 1 overskudd i D 200 200

Utbytte år 1 50 50 resultatføres -50

Balanseført verdi år 1 1 000 1 150

År 2 underskudd i D -50 -50

Balanseført verdi år 2 1 000 1 100

År 3 underskudd i D -400 -400

Balanseført verdi år 3 1 000 700

Behov for nedskrivning ved kostmetoden ?

Årsmelding og regnskapAndre problemstillinger:Umulig å overføre skatteposisjoner fra allmenningen til heleide datterselskap

Allmenningsbeskatningen er kanskje ikke så gunstig likevel

Balanseføring av utsatt skattefordel:Rimelig sikkerhet for at selskapet skal kunne nyttegjøre seg skattefordelen

Forstå prinsippene som årsregnskapet bygger på

Årsmelding og regnskapÅrsmelding:Regnskapsloven § 3-3

Arten av virksomheten og hvor virksomheten drives, inkludert opplysning om eventuelle filialer Årsberetningen skal minst omfatte en rettvisende oversikt over utviklingen og resultatet av den regnskapspliktiges virksomhet og av dens stilling. Det skal gis opplysninger om forsknings- og utviklingsaktiviteter.  Dersom forutsetning om fortsatt drift legges til grunn for årsregnskapet, skal det bekreftes at forutsetningen er til stede.

Årsmelding og regnskapÅrsmelding:

 Det skal gis opplysninger om arbeidsmiljøet og en oversikt over iverksatte tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Det skal opplyses særskilt om skader og ulykker. Regnskapspliktig som i regnskapsåret har sysselsatt minst 5 årsverk, skal i tillegg opplyse særskilt om sykefravær.

Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i virksomheten. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene.  

Årsmelding og regnskapÅrsmelding: 

Foretak som jevnlig sysselsetter mer enn 50 ansatte, skal redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven.  Det skal gis opplysninger om forhold ved virksomheten, herunder dens innsatsfaktorer og produkter, som kan medføre en ikke ubetydelig påvirkning av det ytre miljø. Det skal opplyses hvilke miljøvirkninger de enkelte forhold ved virksomheten gir eller kan gi, samt hvilke tiltak som er eller planlegges iverksatt for å forhindre eller redusere negative miljøvirkninger.  

Årsmelding og regnskapÅrsmelding:Årsmeldingene preges av å være gjenstand for kopifunksjonen i Word

(Litt) uensartet innholdDet er etter min mening en oppgave for forbundet å komme med en ny mal for årsmelding

Eierstyring og selskapsledelse pkt 9

Eierstyring og selskapsledelse pkt 9  Styret bør fastsette en årlig plan for sitt arbeid med særlig vekt på mål, strategi og gjennomføring. Styret bør fastsette instrukser for styret og for den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Det bør velges en nestleder som kan fungere når styrelederen ikke kan eller bør lede styrets arbeid. Styret bør vurdere bruk av styreutvalg for å bidra til grundig og uavhengig behandling av saker som gjelder finansiell rapportering og godtgjørelse til ledende ansatte. Slike utvalg bør bestå av styremedlemmer som er uavhengige av den daglige ledelsen. Styret bør informere om eventuell bruk av styreutvalg i årsrapporten. Styret bør evaluere sitt arbeid og sin kompetanse årlig.

10. Risikostyring og intern kontrollStyret skal påse at selskapet har god intern kontroll og hensiktsmessige systemer for risikostyring i forhold til omfanget og arten av selskapets virksomhet. Internkontrollen og systemene bør også omfatte selskapets verdigrunnlag og etiske retningslinjer.Styret bør årlig foreta en gjennomgang av selskapets viktigste risikoområder og den interne kontroll.  Styret bør i årsrapporten gi en beskrivelse av hovedelementene i selskapets interne kontroll og risikostyringssystemer knyttet til dets finansielle rapportering.

ÅRSPLAN

Tema Januar April August November

Strategi/planer X X

Budsjett X

Daglig leders orientering: Virksomhet og drift Perioderegnskap

Likviditet/investering/ Egenkapital

X X X X

Organisering og intern kontroll X

Årlig møte med revisor og revisjonsrapport

X

Vurdering av daglig leder X

Vurdering av styret X

Årsberetning/årsregnskap og generalforsamling

X

Bruksrettssaker X X X X