www.ikast-brande.dk

2010

Krav og ønsker til e-handelssystemer – set

fra en indkøber-synsvinkel

Marit LundIkast-Brande Kommune

Oplæg på møde i IKA’s brancheopmærksomhedsgruppe vedr. e-

handel d. 30. november 2010

Baseret på erfaringer fra KMD WebBestilling, samt en smule viden om andre systemer

2010

www.ikast-brande.dk

E-kataloger Skal være enkelt for leverandørerne at uploade til systemet Leverandøren skal kunne se hvordan e-kat. kommer til at se

ud for brugerne Skal automatisere og servere så meget som muligt for

katalog-administratoren, f.eks.: Antal nye, slettede og ændrede varer, både samlet

indenfor hver af de 3 kategorier og opdelt på varegrupper indenfor hver af de 3

Hvor mange har tilknyttet billeder Hvor mange og hvilke varer mangler billeder (TrueLinks

måde ikke fordel for brugere af andre systemer) Ændrede ting fremhæves med gul markering Prisændringer skal fremgå i procent og fremhæves med

rødt for stigning og grønt for fald + kunne søges og sorteres

Skal vise gennemsnitlig prisændring, dels på ændrede varer, dels på alle varer i e-kataloget og på alle tilbudslistevarer

2010

www.ikast-brande.dk

E-kataloger – fortsat Skal være muligt at søge, sortere og lægge katalogdata

over i regneark, før der godkendes Skal være muligt at afvise enkelt-varelinier, så kataloget

kan godkendes pta. enkelte fejl Skal kunne skrive kommentarer til leverandøren både

overordnet og på varelinieniveau og både ved godkendelse og afvisning af katalog

Skal være muligt at have 2 mail-adresser lagt ind pr. katalog: 1 til bestillinger, 1 til mails vedr. kataloget

Skal være mellem-godkendelse, hvor administrator kan se e-kat. uden at der sendes godkendelsesmail til leverandøren, og uden at e-kat. kan ses af indkøberne

Billeder skal tilknyttes via link (ikke besværlig cd-rom-fremsendelse med følgende forsinkelse)

Link til datablade

2010

www.ikast-brande.dk

E-kataloger – fortsat

Tydelig angivelse af mindste bestillingsenhed og nettoindhold skal være obligatorisk

Pris pr. stk. skal regnes automatisk ud Emneord / søgeord skal kunne ses af brugerne i det

godkendte katalog Skal være muligt at indlæse regneark m. hhv. tilbudsliste og

øvrige varer, så systemet selv kan kontrollere om varenumre og priser passer i e-kataloget

Skal være god plads i alle felter, så leverandører kan lægge meget ind i f.eks. varenavn, emneord, varebeskrivelse

Skal være mulighed for flere forskellige e-kataloger (m. hver sit indhold og ”regler”) fra samme lev. uden at systemet opfatter det som forskellige lev. (f.eks. CVR-tjek)

Skal være nemt at vise hvilke varer der stammer fra udbuds-tilbudslisten

2010

www.ikast-brande.dk

E-kataloger – fortsat

Mulighed for gebyr (tillæg) ved ordrer under bestemt beløb og for fradrag hvis man køber over et bestemt antal

Pop-up med beløbsgrænse ved gebyrer Samme lev.: 1 e-kat. m. gebyr, 1 e-kat u. gebyr: Skal kunne

addere varelinier fra de 2 kataloger, før gebyr pålægges Tydelig og gennemskuelig måde at angive at varer kan

bestilles i anbrud Skal være muligt at eksportere et godkendt e-katalog til en

anden kommune med det samme e-handelssystem MEN skal også være muligt at køre HELT uafhængigt af

andre kommuner med samme system

2010

www.ikast-brande.dk

Søgning

Systemets hastighed er MEGET vigtig. Søgning og visning skal ske hurtigt

Skal være mulighed for flere forskellige slags søgning: Enkel søgning og avanceret søgning

Skal starte op i enkel søgning, men blive i avanceret søgning indtil logoff, hvis denne er valgt 1 gang, og ikke fravalgt igen

Èt søgefelt er IKKE nok Èn bred søgning med søgning i alle felter er IKKE nok Skal være mulighed for at vælge at søge:

Kun hos bestemt(e) leverandør(er) Kun i varenumre Kun i varenavne Kun i emneord/søgeord I alle felter på én gang

2010

www.ikast-brande.dk

Søgning – fortsat

Skal kunne ”trunkere” – enten (og helst) med automatisk højre- og venstre-trunkering eller med mulighed for at gøre det ved at sætte et tegn – f.eks. ? – så ”?cyk?” (eller ”cyk”) giver alt med de 3 bogstaver i på den måde, f.eks. ”legetøjscykelhjelm”

Skal i avanceret søgning være muligt at kombinere søgninger (med ”og”, ”eller”, ”ikke”) og at genbruge søgninger

F.eks. ved at alle søgninger i avanceret søgning får et nummer og en kort gengivelse af søgestrengen + bliver oplistet, hvorefter det er muligt at søge: ”s3 ikke jul”, når s3 var en søgning efter servietter, hvor resultatet blev alt for stort, og bl.a. indeholdt juleservietter, som man ikke var interesseret i

2010

www.ikast-brande.dk

Søgning – fortsat

Eller uden at kombinere søgninger, men f.eks. ved at man vælger at skrive i ”Alle felter” og skriver ”servietter og 3-lags ikke jul” – (”og”, ”eller” og ”ikke” er altid søgeværktøjer, ikke ord, man søger på, medmindre de skrives med stort (Og, Ikke, Eller))

Hvis man skriver flere ord i et søgefelt, uden at skrive ”og”,”eller”,”ikke” i mellem ordene, skal det være underforstået at der står ”og” imellem dem. Ellers kommer der kun et resultat, hvis ordene står lige ved siden af hinanden i samme rækkefølge, og det duer IKKE

Mulighed for ”gennemse”-funktion, hvor man kan bladre ned igennem leverandørens varegrupper og undervaregrupper, hvis man ikke kan søge en vare frem vha. de ord man selv kan forestille sig

Skal være muligt at søge på miljømærker o.lign. mærker

2010

www.ikast-brande.dk

Visning

Gerne første-visning i 1-liniet format, så mange varer kan ses på én gang

Mulighed for at vælge mellem andre visningsformater, når man vil se flere oplysninger (administrator skal kunne definere visningsformater)

Mulighed for at markere de varelinier, man vil se i andet format

Lille thumbnail-billede i det 1-liniede format Det lille thumbnail-billede skal være nemt at gøre stort,

f.eks. ved at holde markøren på billedet Hvis al tekst i et felt ikke er synligt, skal det kunne ses ved

at holde markøren på feltet Varer skal automatisk vises med den billigste først,

medmindre andet vælges De viste varelinier skal kunne sorteres efter alle mulige

parametre: F.eks. varenr., varenavn, pris, stykpris

2010

www.ikast-brande.dk

Bestilling Skal være nemt at sætte forskellige kontonumre på

forskellige varelinier i samme ordre Må ikke være nødvendigt selv at taste kontonr. hver gang Skal være nemt at tilføje posteringstekst Skal være nemt at skrive besked til leverandør (også selv

om lev. får ordren som XML-fil direkte ind i sit system) Skal være nemt at ændre til anden forud defineret

leveringsadresse (leveringsadressen skal IKKE skrives manuelt af den enkelte indkøber) – gerne mulighed for at bruge institutions tlf.nr. til identifikation af leveringsadresse

Skal være nemt at navngive ordre Varer i indkøbskurv skal blive liggende til de bliver sendt,

også selvom der logges af Skal være mulighed for ordrekladder

2010

www.ikast-brande.dk

Bestilling – fortsat

Skal være tydelig og gennemskuelig måde at bestille i anbrud på, hvis anbrud er aftalt med lev.

Skal være muligt for 1 indkøber at være tilnyttet til og købe ind for flere forskellige inst./afd.

Skal være muligt at bestille på CPR-nr., så faktuaen bliver automatisk bogført på CPR-nr.

Skal være muligt at dele betalingen af den enkelte varelinie op på flere kontonumre med en af indkøberen indtastet procent-fordeling

2010

www.ikast-brande.dk

Standardordrer

Skal være nemt at oprette og benytte standardordrer Skal være nemt at redigere i standardordrer, både tilføje,

slette, ændre varelinierækkefølge og standardordrenavn Mulighed for at tilføje egne bemærkninger på

varelinieniveau Standardordrer skal kunne gives til andre, ekskl. kontonr. –

både kopieres ml. 2 indkøbere, og skubbes ud til få/ mange/alle fra administrators side

Skal være mulighed for fælles standardordrer i afdelingen Priser i standardordrer skal opdateres automatisk ved nyt e-

katalog Lev. skal kunne angive erstatningsvarenumre, som skal

godkendes først af administrator ved katalogupload, derefter af enkelt standardordreindehaver – dog kun godkendes af administrator på std.ordre-niveau på administrator-udskubbede standardordrer

Slettede varenumre og erstatningsvarenumre skal være nemme at opdatere i standardordrer, men IKKE automatisk

2010

www.ikast-brande.dk

Standardordrer – fortsat

Slettet varenr. og erstatningsvarenr. skal sættes op over for hinanden, så de kan sammenlignes, før accept af udskiftning. Slettede varenr. uden accepteret erstatningsvarenr. skal kunne udskrives, så indkøber selv kan finde og tilføje erstatninger – eller det skal laves, så manglende accept af eller manglende forslag til leverandør-erstatningsvarenr. medfører mulighed for umiddelbart selv at søge efter erstatning til standardordren

Skal kunne tilføje fra flere standardordrer til indkøbskurv – uden at der overskrives

Skal være mulighed for at overskrive eksisterende indhold i indkøbskurven, hvis det ønskes

Standardordre-indhold skal kunne sorteres på alle mulige termer: f.eks. varenr., varenavn, varegruppe, pris

Skal kunne have mange forskellige standardordrer, og kunne gruppere dem som ønsket

2010

www.ikast-brande.dk

Ordresøgning

Skal indeholde både default-søgning og mulighed for forskellige søgeparametre

Default-søgning kan f.eks. være på alle afdelingens ordrer inden for den sidste måned

De valgbare søgeparametre kan f.eks. være: Bestillerens navn, oprettelsesdato, leverandørnavn, ordrestatus (sendt, delvis varemodtaget, varemodtaget, faktura modtaget, automatisk bogført, til manuel bogføring, manuelt bogført, osv.), ordrenavn, ordrenummer, bestillende afdeling, alle leverandører og alle institutioner/afdelinger (den sidste kun for superbrugere og administrator)

Det skal være nemt at søge ordrer frem, som ikke er varemodtaget

Det skal være nemt at søge ordrer frem, hvor der ikke er modtaget nogen faktura

2010

www.ikast-brande.dk

Ordresøgning – fortsat

Det skal være nemt at søge ordrer frem, hvor der er modtaget faktura, men ikke varemodtaget

Det skal være nemt at søge ordrer frem, hvor der ikke har kunnet automatisk bogføres, selvom alt er varemodtaget

Det skal være nemt at søge ordrer frem, hvor der er sket automatisk bogføring

Kunne ønske oversigt med symboler for om der er modtaget faktura, hvor længe der er til fakturaen skal betales + rød markering, hvis betalingsfristen er overskredet

2010

www.ikast-brande.dk

Varemodtagelse

Skal være mulighed for både ”Delvis varemodtagelse” og ”Varemodtag alt”

Skal være mulighed for automatisk bogføring, hvis delvist varemodtaget og modtaget tilsvarende ”delvis” faktura

Delvis varemodtagelse skal være nem, også hvis kun 1 ud af 20 varelinier mangler at blive leveret

God ide med mulighed for at vinge af i ”sidste levering”, hvis leverandøren oplyser at en varelinie eller et antal af varer på varelinien aldrig kommer til at kunne leveres

Vigtigt at man kan varemodtage ting, som andre i afdelingen har bestilt

2010

www.ikast-brande.dk

Automatisk bogføring

Automatisk bogføring er alfa og omega i et e-handelssystem Kriterier for aut. bogf. skal være væsentlige, ikke

overdrevne Kriterier for aut. bogf. skal være fleksible, så administrator

kan fravælge konkrete kriterier, samt justere præcisionen af dem – f.eks. om prisen skal passe helt præcist eller om den må afvige med f.eks. 5 øre, så afrunding er mulig. Administrator skal kunne indtaste hvilken præcision, der ønskes

Er vant til flere kriterier for aut. bogf. end i mange andre e-handelssystemer – det giver os problemer med at få aut. bogf.

2010

www.ikast-brande.dk

Rolleopsætning

Systemet skal indeholde flere mulige roller: Administrator, som skal kunne alt – det skal være

muligt at have mere end 1 administrator, så der er ”backup”

E-katalog-administrator – der skal også kunne være flere

Superbrugere, som skal kunne en del administrative ting, men hvor det er administrator, som skal kunne definere, hvad de skal kunne. Gerne med mulighed for at have superbrugere på 2 forskellige niveauer

Indkøbere, som skal kunne søge, bestille og varemodtage + slå op i aftalekatalog

Brugere med søgeadgang i e-kataloger og adgang til opslag i aftaler, men uden adgang til at bestille og varemodtage

2010

www.ikast-brande.dk

Fleksibilitet i hele opsætningen Systemet skal være fleksibelt hele vejen igennem, så administrator

kan vælge hvordan det hele skal sættes op, f.eks.: Hvad de forskellige roller skal kunne - især hvad superbrugerne

skal kunne Automatisk bogførings-parametre og helt konkret afrunding

mm. ned på hver enkelt lev. – dog skal det ikke være muligt at fravælge pris som parameter

Om der skal være 1 eller flere e-kat. fra samme lev. Om det skal være tilladt at der er gebyr v. små ordrer i nogle e-

kat., men ikke i andre e-kat. fra samme leverandør Fritekstordre/tast-selv-ordre eller ej – SKAL kunne fjernes, så

man kan styre hos hvilke lev. indkøberne køber hvilke varer Mulighed for at definere forskellige visningsformater og definere

hvilke felter der skal med i de forskellige formater + gerne hvor de skal stå på skærmbilledet, og hvor meget de må fylde

Den enkelte bruger skal have mulighed for at lave egen standardopsætning – vil man altid starte i enkel eller i avanceret søgning, vil man altid starte med at få vist et 1-liniet visningsformat eller et andet visningsformat

Mulighed for automatisk udsendelse af rykkere til indkøbere der ikke har varemodtaget X antal dage efter fakturamodtagelse

2010

www.ikast-brande.dk

Fleksibilitet – fortsat

Fleksibiliteten skal være på et niveau, hvor man dels kan køre med fælles regler for alle e-kataloger/leverandører, dels kan vælge specielle regler for enkelte e-kataloger eller leverandører (f.eks. mht. parametre for automatisk bogføring, forskellige regler for indlæsning af e-kat., osv.)

Fleksibiliteten SKAL være en mulighed, men systemet skal leveres med en ”grundopsætning”, så kommuner/administratorer, der ikke ønsker at sætte eget præg, har mulighed for at bruge det alligevel

2010

www.ikast-brande.dk

Statistik og rapporter Skal være mulighed for at trække data ud på både

leverandører, institutioner/afdelinger, ordrer og varenumre, både alene og i kombination og både generelt og for enkelte leverandører eller enkelte inst./afd. – for valgfri perioder, som vi kan taste som vi vil, f.eks:

Hvor mange og hvor store ordrer + gennemsnitsordrestr.+ samlet ordrebeløb til lev. (enkelte lev. og alle lev.) + muligt at koble inst./afd. på, så man kan se hvor mange og hvor store ordrer den enkelte inst. har sendt til lev.

Hvem har sendt/fået flest ordrer og hvem har slet ingen sendt/fået

Hvem sender/får de største/mindste gennemsnitsordrer Hvilke inst./afd. har ikke e-handlet i en bestemt periode Hvilke inst./afd. har ikke varemodtaget Hvilke ordrer er ikke blevet varemodtaget X antal dage efter

ordreafsendelse og/eller efter fakturamodtagelse

2010

www.ikast-brande.dk

Statistik og rapporter – fortsat

Hvilke ordrer er ikke koblet sammen med en faktura X antal dage efter ordreafsendelse

Hvor mange ordrer på under/over X kr. er blevet afgivet til enkelte lev. og leverandører i alt

Hvor mange ordrer til konkret lev. ligger i intervallet 0-100 kr, 101-200 kr., osv. – med mulighed for at koble på hvilke inst./afd. der har afgivet ordrerne

Hvor mange og hvilke ordrer er blevet automatisk bogført Hvor mange og hvilke ordrer er sendt til manuel bogføring Statistik over køb af enkelte varenr. skal være opsummeret

– det samme varenr. skal ikke optræde i stat. hver gang det optræder i en ordre – listet i varenr.-orden med mulighed for forskellige sorteringer, f.eks. indenfor leverandørens varegrupper, efter pris, osv.

Alle statistikker skal kunne sorteres indenfor de enkelte parametre/overskrifter og skal kunne lægges over i regneark til videre behandling

2010

www.ikast-brande.dk

Statistik og rapporter – fortsat

Gerne mulighed for at vælge flere leverandører sammen til én statistik (dvs. ikke kun ”alle” eller 1 bestemt leverandør)

Skal være muligt at lave stat. både for enkelt e-katalog og for alle e-kataloger fra en bestemt leverandør

Statistik over hvor mange rykker-mails der er sendt pga. manglende varemodtagelse – opdelt på superbrugere, på afd./inst. og på indkøbere

Ønsker statistik med oprindeligt afsendte ordrer (ikke kun dem der stadig har status ”sendt”), hvor man kan se hvilke heraf, der er modtaget mindst 1 faktura til, der er varemodtaget, der er delvist varemodtaget, der er annulleret, der er automatisk bogført, der er sendt til manuel bogføring, osv. Alle skal være klikbare med mulighed for at se hvilke ordrer (og til og fra hvem) og klikke videre ind i de pågældende ordrer

Skal for hvert enkelt e-kat. kunne trække liste over varenr., der mangler billede

2010

www.ikast-brande.dk

Diverse

Der skal være genvejs-taster/-kommandoer – det må ikke være nødvendigt at klikke meget rundt med musen

Vigtigt at systemet altid skriver hvem der gør hvad Vigtigt at man selv har mulighed for at skrive kommentarer

på den enkelte ordre Vigtigt at systemet skriver forklaringer på hvorfor, hvis der

f.eks. ikke kan bogføres automatisk Vigtigt at systemet skriver hvornår systemet selv gør hvilke

ting (f.eks. hvornår fakturaen modtages, hvornår der bogføres automatisk, osv.)

Vigtigt ved systemskift at det nye system kan importere e-kataloger, brugere inkl. deres roller, afd./inst., osv. fra eksisterende e-handelssystem – må IKKE være nødvendigt at starte helt forfra

2010

www.ikast-brande.dk

Diverse – fortsat

Vigtigt at der er sammenhæng mellem e-handelssystemet og aftalestyring, aftaleopslag. Aftaleoversigt skal være en del af e-handelssystemet uanset om der er e-katalog fra leverandøren eller ej

Administrator skal automatisk kunne sende mail til alle oprettede indkøbere i hhv. en inst./afd., en hel forvaltning eller til alle indkøbere på 1 gang

Når administrator opretter de enkelte afd./inst. i systemet, skal det være muligt at kopiere opsætning mm. fra andre lignende afd./inst.

Når administrator skal rette i oplysninger/opsætning på afd./inst., roller mm., skal det være muligt at rette i alle på samme tid eller kun i enkelte, alt efter situationen

Der skal være et undervisnings-modul i systemet, hvor kursister kan lave bestillinger helt færdige uden at de reelt bliver sendt ud i verden, men som ellers fungerer helt normalt og gerne bruger de almindelige e-kataloger. Kan de alm. e-kataloger ikke bruges, skal der eksistere et bredt øvelseskatalog, som kan bruges til kurser

2010

www.ikast-brande.dk

Manualer

Vigtigt med grundig dokumentation og detaljeret manual til administrator

Gerne vejledning beregnet til indkøbere, men den skal være nem at tilpasse til kommunens måde at bruge systemet på