KORIŠTENJE ARHIVSKOGA GRADIVA

Karmen Levanić, prof.Arhivist-latinistDržavni arhiv u Varaždinu042/332 509

KORIŠTENJE ARHIVSKOGA GRADIVA

- uporaba obavijesnih pomagala o AG i AG bez obzira na kojem je nosaču zapisa sačuvano. - pregled gradiva, prepisivanje, objavljivanje, izlaganje, izrada preslika, posudba i izdavanje ovjerovljenih prijepisa ili preslika.

Svrha: službena, za znanstvena istraživanja, publicistička, za potrebe nastave, za izložbe i objavljivanje, radi ostvarenja ili zaštite osobnih prava.

Pravo na korištenje AG: svi korisnici pod jednakim uvjetima.

ZAKONODAVNI OKVIR

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima NN 105/97, članci 18-28, Pravilnik o korištenju AG (NN 67/99), Pravilnici o radu čitaonice.

Na korištenje AG još se primjenjuju propisi: Zakona o pravu na pristup informacijama (NN 172/03), Zakona o tajnosti podataka (NN 97/07).

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG - DOSTUPNOST Javno AG – u pravilu dostupno 30 godina nakon nastanka ili prije ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako to dozvoli stvaratelj. Javno AG koje sadrži podatke koji se odnose na obranu, međunarodne odnose, gospodarske probitke države i poslove nacionalne sigurnosti postaje dostupno po isteku 50 godina od njegovog nastanka. Javno AG koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei) postaje dostupno 70 godina nakon svog nastanka ili 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi – može biti dostupno i prije ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako to odobri osoba na koju se ono odnosi, odnosno njezini nasljednici.

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – POSTUPAK KORIŠTENJA

Korisnik mora podnijeti pisanu molbu na obrascu koji se nalazi u čitaonici – unosi osobne podatke, temu istraživanja i gradivo koje bi htio koristiti.

Odobrenje daje ravnatelj – u slučaju da zahtjev odbije, to mora biti u pisanom obliku, a žalba se može podnijeti Ministarstvu kulture.

Privremeno uskraćivanje korištenja – ako je gradivo oštećeno, nesređeno, ako je u stručnoj obradi, na restauraciji, posudbi ili ako ga koristi drugi korisnik.

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – POSTUPAK KORIŠTENJA PRIJE ROKA

Ako korisnik želi koristiti AG prije isteka određenoga roka dospjelosti: Mora uputiti zahtjev za odobrenje prijevremene dostupnosti ravnatelju arhiva (postupak može inicirati i sam ravnatelj). Ravnatelj treba zatražiti mišljenje stvaratelja i sve zajedno dostaviti Hrvatskom arhivskom vijeću. HAV formira povjerenstvo (ravnatelj HDA te po jedan član iz Ministarstva obrane, vanjskih poslova, kulture i pravosuđa). Na temelju mišljena HAV –a ravnatelj donosi pisano rješenje u roku od 60 dana od zaprimanja zahtjeva.

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA

Korištenje AG u arhivima – u čitaonici. Svaki arhiv je obvezan donijeti Pravilnik o radu čitaonice. Na korištenje se u pravilu ne daje izvorno gradivo nego snimke. Izvorno filmsko i slikopisno gradivo, kao i sigurnosni snimci ne daju se na korištenje. Korištenje AG i obavijesnih pomagala je besplatno. Izrada preslika i drugi troškovi plaćaju se prema Cjeniku usluga državnog arhiva koji je isti za sve arhive. Istraživanje se naplaćuje prema Cjeniku.

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – POSUDBA

Iznimno – državnim tijelima u službene svrhe pod uvjetom da na svoj trošak naprave zaštitni preslik.

Za izložbe – obavezno uz ugovor o uvjetima posudbe i izlaganja i policu osiguranja.Priređivač izložbe dužan je točno citirati gradivo.

Posudba u inozemstvo – samo uz odobrenje Ministarstva kulture.

Za svaku je posudbu potrebno napraviti točan popis gradiva.

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – IZRADA PRESLIKA

Nije dopušteno za korisnike izrađivati preslike obavijesnih pomagala, cjelovitih arhivskih fondova ili zbirki ili njihovih većih dijelova.

Preslici se u načelu rade iz zaštitnih snimaka.

Mikrosnimci se obavezno izrađuju: za svo starije AG (do konca 18.st.), za određene vrste AG koje se tijekom umnažanja i korištenja mogu oštetiti (knjige, grafike, fotografije, karte).

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – OBVEZE KORISNIKA

Mora pažljivo postupati s gradivom, ne smije po njemu pisati, niti ga na bilo koji način oštetiti. U slučaju da ga ošteti – dužan je štetu nadoknaditi. Oštećivanje, uništenje i otuđivanje AG – kazneno djelo prema odredbama Kaznenog zakona RH. Korisnik odgovara za svaku štetu i povredu nečijeg prava nastalu korištenjem AG i snosi svu zakonsku i materijalnu odgovornost. Korisnik je dužan u svojim radovima točno citirati korišteno AG i dostaviti arhivu po jedan primjerak svoje knjige ili rada. Ako želi objaviti AG, dužan je zatražiti posebno odobrenje ravnatelja arhiva.

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – OVJERE

Ovjerovljeni prijepisi ili preslici AG – za potrebe državnih tijela i ostvarivanja prava građana i pravnih osoba.

Zahtjev se podnosi u arhivu u pisanom obliku uz točno navođenje svrhe za koju je potrebna isprava i podataka koji su potrebni za pronalaženje izvornika.

Za izdavanje preslika ili prijepisa naplaćuje se naknada prema Cjeniku.

Ovjerom arhiv potvrđuje istovjetnost preslika sa izvornikom, ali ne i istinitost podataka.

PRAVILNIK O RADU ČITAONICE

Njega je obvezan imati svaki arhiv i uz sve bitne odredbe iz Pravilnika o korištenju AG sadrži i one specifične za svaki pojedini arhiv glede radnog vremena, postupka prijave, načina naručivanja, izdavanja i korištenja gradiva te naručivanja preslika i reda u čitaonici. Naša čitaonica radi od 8-14.30, a u slučaju promjene, obavijest se stavlja dan ranije. U čitaonici ispunjavate prijavnicu, a gradivo dobivate odmah ili sljedeći dan. Na korištenje se odjednom daju najviše 2 jedinice gradiva - korisnici ga ne smiju iznositi van iz čitaonice ili mijenjati poredak spisa. Korisnici ne smiju sami fotografirati dokumente osim uz posebno odobrenje ravnatelja. U čitaonici se ne smije pušiti, jesti, piti, telefonirati, glasno razgovarati.